Caro parceiro, Queremos fornecedores e parceiros que tenham nível de comprometimento com a sociedade tão amplo quanto o do Rio 2016.

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1 Caro parceiro, O Comitê Organizador dos Jogos Olímpicos e Paralímpicos Rio 2016 trabalha para entregar Jogos excelentes, com celebrações memoráveis que irão promover a imagem global do Brasil, baseados em transformação sustentável por meio do esporte no âmbito social e urbano, assegurando um extenso legado para a cidade do Rio de Janeiro e para o Brasil. A missão é desafiadora e requer a colaboração de um time de fornecedores e parceiros de primeira linha que possa ser multiplicador dos valores - Celebração, Realização e Participação que norteiam as iniciativas do Comitê. O Rio 2016 busca parceiros que comunguem da vontade de transformar o país através do esporte e que estejam comprometidos com o processo de transformação que chega por meio dos Jogos. Nesse sentido, sustentabilidade constitui um dos critérios que serão formalmente considerados em todos os nossos processos decisórios, juntamente com outros aspectos balizadores como custo total, qualidade, prazo e riscos, de forma a sempre encontrarmos o produto ou o serviço que nos agregue o maior valor. Vamos nos relacionar com empresas e pessoas que compartilhem do nosso foco na excelência técnica e que acreditem que sempre é possível fazer melhor. Queremos fornecedores e parceiros que tenham nível de comprometimento com a sociedade tão amplo quanto o do Rio Por isso, preparamos este material, onde será possível encontrar informações importantes relacionadas ao cadastramento de empresas, contratação de serviços, utilização do Portal e atendimento a fornecedores. COMITÊ ORGANIZADOR DOS JOGOS OLÍMPICOS E PARALÍMPICOS RIO 2016 RIO 2016 ORGANISING COMMITTEE FOR THE OLYMPIC AND PARALYMPIC GAMES Avenida das Américas, 899 Barra da Tijuca Rio de Janeiro RJ Brasil rio2016.com

2 Também são abordados outros temas relevantes como: formas de conduta que são consideradas adequadas para as relações comerciais; segurança da informação; e política de sustentabilidade e diversidade dos nossos parceiros. Recomenda-se a leitura atenta de todo o material. Lembre-se que sua colaboração é muito importante para o sucesso dos Jogos Olímpicos e Paralímpicos Rio Boa Leitura! Comitê Organizador dos Jogos Olímpicos e Paralímpicos Rio

3 SUMÁRIO 01 CRITÉRIOS PARA CADASTRAMENTO DE FORNECEDORES 02 PLANO DE COMPRAS 03 CADASTRO 04 CANDIDATAR-SE 05 HOMOLOGAÇÃO DE FORNECEDORES 06 REGRAS PARA CONTRATAÇÕES E COMPRAS 07 REGRAS DE UTILIZAÇÃO DA MARCA 08 REGRAS DE CONDUTA 09 CONFLITO DE INTERESSES 10 ABUSO DE PODER/ASSÉDIO 11 CONCORRÊNCIA DESLEAL 12 CONDIÇÕES DE TRABALHO 13 SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO 14 SUSTENTABILIDADE 15 DIVERSIDADE 3

4 1. Critérios para cadastramento de Fornecedores Para fazer parte do quadro de fornecedores do Comitê organizador dos Jogos Olímpicos e Paralímpicos Rio 2016, a empresa interessada deverá primar pela eficiência, estar comprometida com a qualidade dos produtos e /ou serviços oferecidos e manter-se sintonizada e envolvida com o atendimento aos requisitos estabelecidos como parte da sustentabilidade do Projeto. 2. Plano de Compras Para que todos os potenciais fornecedores estejam preparados para atender às demandas da organização do maior evento esportivo já realizado no Brasil, e com o intuito de reforçar a transparência, as áreas de Suprimentos e Logística do Comitê Organizador dos Jogos Olímpicos e Paralímpicos Rio 2016 estão disponibilizando para o público o Plano de Compras dos Jogos até Por meio do Plano, o mercado poderá consultar as datas previstas para as solicitações de cotação nos mais variados setores de bens e serviços que a organização dos Jogos vai demandar até O Plano de Compras é uma importante ferramenta para garantir a manutenção de rígidos critérios de transparência nessas aquisições, com atualização mensal. Obs.: O Comitê Rio 2016 se reserva o direito de alterar a lista sem aviso prévio. 3. Cadastro Para participar de Processos Seletivos, a empresa interessada deve acessar o Portal de Suprimentos através do endereço (portaldesuprimentos.rio2016.com) e realizar o PRÉ-CADASTRO, seguindo as orientações abaixo: 4

5 Preencher e enviar formulário online para a criação e recebimento de um login e senha exclusivo; Acessar o Portal utilizando o login e senha, preencher as informações cadastrais da empresa e incluir os documentos iniciais (Estatuto ou Contrato Social, CNPJ e CEPOM para fornecedores com sede no Município do rio de Janeiro não se aplica esse documento); Após todo o preenchimento e inclusão de documentos o cadastro deve ser enviado para que seu status seja alterado de INICIAL para PRÉ- CADASTRADO. 4. Candidatar-se A empresa interessada deve estar com o seu PRÉ-CADASTRO finalizado para poder se CANDIDATAR a um processo, seguem abaixo as orientações: Acessar o Portal de Suprimentos através do endereço (portaldesuprimentos.rio2016.com); No link CANDIDATAR-SE, verificar os processos disponíveis; Identificar o processo que se enquadra com o escopo de sua empresa e clicar em Candidatar-se; Inserir login e senha de seu PRÉ-CADASTRO finalizado. Caso a empresa não tenha realizado seu PRÉ-CADASTRO será levada obrigatoriamente para a etapa anterior CADASTRO, onde todas as ações devem ser concluídas antes da finalização da candidatura; O Portal de Suprimentos confirmará a candidatura. Importante ressaltar que a CANDIDATURA, não é o único meio de entrada em um Processo Seletivo, pois os negociadores têm a autonomia de convidar outros fornecedores cadastrados a participar de qualquer processo, utilizando uma pesquisa na base de dados do Portal de Suprimentos. 5

6 Antes de Novembro de 2014 o Candidatar-se era utilizado como mais um meio de captação de fornecedores com flexibilidade de datas estabelecidas. A partir de Novembro de 2014 as datas do Candidatar-se primeiramente são estabelecidas com a expectativa de data de primeira oferta, até o lançamento da RFP, após o lançamento a data é ajustada para dois dias úteis antes do prazo final da primeira oferta, desta forma mesmo que o processo tenha sido iniciado fornecedores que se candidatarem no prazo podem fazer parte da concorrência até o limite de dois dias úteis antes da entrega das primeiras ofertas pelos participantes. 5. Homologação de fornecedores A homologação de fornecedores é realizada pelo negociador para possibilitar a inclusão efetiva no Processo Seletivo (O status do cadastro do fornecedor deve estar como INTEGRADO ERP PRÉ-CADASTRO). Caso o fornecedor seja selecionado como vencedor de um processo, o negociador solicitará o seu CADASTRO COMPLETO, que consiste na complementação de informações do PRÉ-CADASTRO e inclusão de novos documentos que passam a ser obrigatórios para a geração de um contrato quando aplicável, que passarão por análise e seu status interno passará para APROVADO. 6

7 6. Regras para contratações e compras O Rio 2016 busca manter relacionamento com empresas confiáveis, transparentes e comprometidas com princípios éticos, procurando estabelecer parcerias e esperando encontrar no mercado fornecedores capacitados com as melhores condições administrativas, financeiras, técnicas e comerciais. Neste contexto, os processos de contratações e compras levam em conta o alinhamento dessas empresas às Condições Gerais de Prestação de Serviço e Fornecimento do Rio 2016, ou ainda aos documentos específicos que compõem cada um dos processos de concorrência para os quais a empresa é convidada a apresentar proposta de fornecimento/prestação de serviço. Esses documentos contêm as principais regras relativas a: Obrigações do projeto contratadas; Requerimentos técnicos; Fiscalização; Direito de propriedade intelectual; Seguros; Caução; Garantias; Multas, ressarcimentos, retenções, penalizações, descontos e indenizações; Preços, cobrança e pagamentos; Avaliação da contratada; Rescisão; Fornecimento de materiais; 7

8 Comunicação; Orientação para entrega de propostas; Outras disposições. 7. Regras de utilização da marca A organização dos Jogos Olímpicos Rio 2016 será custeado também por meio de contratos com patrocinadores. O valor da marca Rio 2016 bem como de toda a propriedade intelectual Olímpica e, consequentemente, a capacidade de oferecer aos patrocinadores oficiais uma associação exclusiva aos Jogos será fundamental para o financiamento do evento, portanto, o Rio 2016 e todos os seus fornecedores têm o compromisso de respeitar os contratos firmados com todos os patrocinadores dos Jogos. O Rio 2016 irá oferecer oportunidades únicas de negócios àqueles que desejam se associar à marca Rio 2016, tornando-se parceiros para os próximos anos. Esses parceiros irão se juntar aos do Comitê Olímpico Internacional (COI) - patrocinadores mundiais, no apoio aos Jogos. Desta forma, a utilização da marca e o relacionamento dos fornecedores com as marcas olímpicas deverão obedecer a critérios rigorosos definidos nos processos de concorrência e contratos de fornecimento. 8. Regras de conduta Ao definir as regras de conduta para fornecedores, o Comitê Organizador dos Jogos Olímpicos e Paralímpicos Rio 2016 alinha sua atuação com valores e 8

9 preceitos considerados indispensáveis ao exercício de uma atividade profissional que reflita padrões de conduta éticos e identidade cultural. O Rio 2016 preza por uma relação de transparência, que possa assegurar igualdade de oportunidades, respeito e integridade. Os colaboradores do Rio 2016 deverão ser coerentes e transparentes nas relações profissionais com fornecedores, patrocinadores e parceiros de negócio, assegurando a existência de uma concorrência justa e igualitária, tratando os parceiros (efetivos e potenciais) do Projeto de forma equânime e correta. Os colaboradores do Rio 2016 não devem aceitar presentes, exceção feita aos brindes comemorativos de datas especiais, como festas de final de ano. Mesmo presentes de baixo valor econômico não serão aceitos se forem dados repetidas vezes ou sem motivo especial. É estritamente proibido aceitar presentes em dinheiro. Os colaboradores devem salvaguardar os interesses do Rio 2016 e não podem utilizar a respectiva posição profissional em relação a parceiros do grupo ou empregados dos mesmos, visando a benefícios próprios ou de terceiros. As negociações junto aos parceiros comerciais serão conduzidas sempre de forma a buscar os melhores resultados para o Rio 2016, sem oferecer ou receber qualquer concessão pessoal. Assim, não é admitido obter privilégios de preços ou de outra natureza, para aquisição de bens para uso pessoal, ou ainda receber vantagens pessoais ou para terceiros que, de alguma forma, possam impactar no relacionamento comercial das partes. As concorrências consideram critérios comerciais, técnicos, profissionais, de sustentabilidade e éticos e também o cumprimento das exigências legais, em especial a trabalhista, previdenciária, tributária e ambiental, objetivando que sejam contratados os melhores fornecedores, de competência e reputação 9

10 comprovada, que garantam o melhor retorno para o Rio 2016 em termos de custo, qualidade e sustentabilidade. 9. Conflito de interesses Qualquer tipo de relação particular, de caráter habitual, entre fornecedores e colaboradores do Rio 2016, deve ser comunicada formalmente no ato do cadastramento, como por exemplo, relações de parentesco entre o fornecedor e seus funcionários com empregados do Rio 2016 ou pessoas ligadas à organização dos Jogos. Não será aceita intermediação de representante comissionado, exceto quando formalmente justificada pelo fornecedor a necessidade de envolvimento deste tipo de representante. 10. Abuso de poder/assédio O Rio 2016 não admite práticas comerciais coercitivas para obtenção de vantagem ou com qualquer tipo de assédio (moral, sexual, político e religioso). 11. Concorrência desleal Não serão aceitos atos de espionagem empresarial, bem como qualquer outra prática que, de algum modo, comprometa os princípios da concorrência leal. 12. Condições de trabalho 10

11 Os fornecedores devem assegurar que seus produtos e/ou serviços sejam produzidos e/ou prestados, no Brasil ou em outros países, atendendo a todas as normas e políticas legais, bem como boas práticas internacionais laborais. 13. Segurança da informação O Sistema de Gestão da Segurança da Informação do Rio 2016 objetiva garantir a integridade, confidencialidade e disponibilidade de dados e ainda: Assegurar que as informações relativas à área de fornecimento de materiais/serviços somente sejam acessadas e/ou alteradas por aqueles autorizados a fazê-lo; Garantir o acesso e a manutenção da exatidão e do teor das informações; Assegurar que as informações sejam disponibilizadas e utilizadas no momento e na forma adequada; Proteger a informação dos vários tipos de ameaças e reduzir os riscos de vazamento; Permitir à organização avaliar riscos e implantar controles apropriados. Cabe observar que informações confidenciais são aquelas de utilização restrita dentro do Rio 2016, cuja divulgação inapropriada pode gerar sério prejuízo nas operações, ativos ou reputação do Comitê, bem como sobre suas obrigações. Adicionalmente, é importante destacar que são consideradas informações confidenciais da área de Compras todas aquelas não disponibilizadas ao público por qualquer meio de comunicação. A saber: Dados técnicos e comerciais; 11

12 Objetivos, táticas e estratégias de negócios; Orçamentos anuais; Planejamento de curto e longo prazo; Volume e condições de compras; Resultados de pesquisas; Dados estatísticos, financeiros, contábeis e operacionais. Todos os fornecedores, parceiros e contratados por terceiros que venham a trabalhar nas dependências do Rio 2016 ou que tenham acesso às informações (na forma física e/ou eletrônica) ou aos sistemas do Comitê estão sujeitos à Política de Segurança das Informações do Rio O fornecedor deve estar ciente de que além dos compromissos relacionados à prestação do(s) serviço(s) contratado(s), pelo Rio 2016 possui as seguintes responsabilidades: Seguir as diretrizes de segurança, classificação e tratamento das informações; Assinar e estar atento às cláusulas de confidencialidade das informações às quais possui acesso; Respeitar os níveis de serviço acordados; Utilizar as informações e os sistemas de informação do Rio 2016 somente para fins aprovados e profissionais; Respeitar as cláusulas contratuais, leis e regulamentos aplicáveis à Segurança da Informação e ao serviço; Contatar o gestor responsável pelo contrato quando houver dúvidas com relação aos requisitos de Segurança da Informação. 12

13 Deve-se ressaltar ainda que, qualquer indivíduo que comprometa a segurança da informação e/ou os requisitos da Política de Segurança de Informações do Rio 2016 e os procedimentos, normas e padrões complementares, ou que interfira ou se recuse a cooperar na investigação de violações, estará sujeito a ações e medidas disciplinares, inclusive à rescisão do contrato de trabalho ou de acordos contratuais, bem como à ação civil, criminal ou regulamentar. 14. Sustentabilidade O Rio 2016 trabalha com critérios de sustentabilidade em todo o ciclo de gestão dos Jogos, desde a concepção e planejamento até as atividades de implementação, revisão e pós-evento, notadamente através da adoção do Programa da Cadeia de Suprimentos Sustentável. Os Guias da Cadeia de Suprimentos Sustentável contêm os detalhamentos de nossos requerimentos e critérios de sustentabilidade, bem como explica como esses critérios serão adotados ao longo de nossos processos de aquisição, licenciamento e patrocínio. 15. Diversidade O Rio 2016 tem uma equipe formada por pessoas de várias raças, culturas, crenças e origens. É essa mistura move o Comitê Rio 2016 no sentido de um objetivo comum e que celebra a diversidade harmônica. O Manifesto da Diversidade do Rio 2016 expressa o compromisso dos Jogos com a diversidade e descreve os valores que queremos compartilhar com 13

14 fornecedores, patrocinadores e licenciados. O Rio 2016 divulgará em breve o detalhamento dos objetivos do Manifesto, de forma a facilitar a integração dos mesmos aos processos de aquisições e licenciamento. O Rio 2016 incentiva a adoção de práticas no sentido de ampliar a participação, em sua Cadeia de Suprimentos, de micro, pequenas e médias empresas dos mais diferentes segmentos e grupos sociais, como forma de assegurar oportunidades de negócios ao maior número possível de integrantes do mercado. Em caso de dúvida ou necessidade de mais informações, favor enviar para os contatos disponibilizados na RFP de seu interesse. Dúvidas com relação a utilização do portal podem ser tiradas com a equipe de suporte no telefone ou no 14

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