RELACIONAMENTO ENTRE A UNIFAL-MG E SUA FUNDAÇÃO DE APOIO COM PÓS-GRADUAÇÃO RELAÇÃO ÀS AÇÕES DE EXTENSÃO, DE PESQUISA E

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1 RELACIONAMENTO ENTRE A UNIFAL-MG E SUA FUNDAÇÃO DE APOIO COM RELAÇÃO ÀS AÇÕES DE EXTENSÃO, DE PESQUISA E PÓS-GRADUAÇÃO Jeferson Alves dos Santos Auditor Chefe da UNIFAL-MG

2 IDENTIFICAÇÃO E DELIMITAÇÃO DA MATÉRIA Relevância dos recursos orçamentários envolvidos; Fragilidade do relacionamento entre as Instituições de ensino e suas Fundações de Apoio; Última Auditoria realizada no relacionamento entre a Instituição e sua fundação de Apoio foi em 2012; Ausência de análises por esta Auditoria Interna dos processos finalísticos da Instituição (Ensino, Pesquisa e Extensão); Matriz de Risco Maiores riscos Pós- Graduação, Pesquisa e Extensão.

3 PROGRAMA DE AUDITORIA OBJETIVO Análise do grau de regularidade, assim como a coerência, pertinência e viabilidade técnica das rotinas internas dos setores responsáveis pelas ações inerentes ao relacionamento da UNIFAL com sua Fundação de apoio no tocante às ações de extensão e projetos de pesquisa e pós-graduação.

4 PROGRAMA DE AUDITORIA ESCOPO DOS TRABALHOS - ÁREA MEIO Processos Licitatórios Dispensas (art.24, XIII) - exercício de 2014 e de 2015; Contratos Formalizados - vigentes e/ou encerrados no exercício de 2014, assim como os que terão vigência e/ou se encerrarão no exercício de 2015; Prestações de Contas (parciais e finais) Documentos comprobatórios da fiscalização dos contratos; Registros Contábeis

5 PROGRAMA DE AUDITORIA ESCOPO DOS TRABALHOS - ÁREA FIM Extensão Programas, Projetos, Eventos, Cursos e Ações (Gerenciados pela Fundação de Apoio); Pós-Graduação Stricto Sensu (Recursos CNPq, PROAP Capes, PIBPós UNIFAL e PAPG FAPEMIG) e Lato Sensu (Bolsa Trabalho Residência e o gerenciamento financeiro das mensalidades); Pesquisa Projetos Recursos CNPq (PIBIC, PIBIC/EM e PIBITI), FAPEMIG (PIBCT BIC Nacional e BIC Junior) e UNIFAL (PROBIC)

6 PROGRAMA DE AUDITORIA METODOLOGIA Buscar por normativos e Acórdãos recentes que regulem a matéria objeto deste programa para a realização da atualização do Check-List que é parte integrante do presente programa; Consulta no sistema específico todas as dispensas de licitação formalizadas para a contratação da FACEPE; Solicitar todos os processos licitatórios realizados para a contratação da FACEPE no exercício de 2014 e de 2015;

7 PROGRAMA DE AUDITORIA METODOLOGIA Solicitar todos os contratos formalizados com a FACEPE, vigentes e/ou encerrados no exercício de 2014, assim como os que terão vigência e/ou se encerrarão no exercício de 2015; Solicitar todas as prestações de contas, finais ou parciais dos referidos contratos; Solicitar junto à PROEXT relação de todas as ações de extensão que foram gerenciados pela FACEPE no exercício de 2014, assim como a previsão dos que serão geridos neste exercício de 2015; Solicitar, também à PROEXT, todas as prestações de contas, finais ou parciais das referidos ações;

8 PROGRAMA DE AUDITORIA METODOLOGIA Solicitar junto à PRPPG relação de todas os projetos de pesquisa e Pós-Graduação formalizados com o apoio da FACEPE e que encontram-se devidamente registrados naquela Pró-Reitoria; Realizar a análise dos Projetos e sua compatibilidade com os normativos pertinentes aplicar o check-list; Realizar a análise dos processos licitatórios e sua compatibilidade com os normativos pertinentes aplicar o check-list; Realizar a análise dos contratos formalizados, verificando se os mesmos guardam pertinência às legislações e orientações dos órgãos de controle aplicar o check-list;

9 PROGRAMA DE AUDITORIA METODOLOGIA Realizar a análise das prestações de contas verificar se são completas e se abrangem elementos quantitativos e qualitativos da prestação de serviço como um todo, ou seja, da ação propriamente dita, assim como do gerenciamento efetivado pela FACEPE; Verificar a compatibilidade da prestação de contas com os normativos pertinentes, assim como se as mesmas guardam pertinência ao preceituado nos contratos; Realizar o batimento das informações prestadas pela PROEXT e PRPPG com os contratos firmados e suas prestações de conta; Realizar ações in loco, se necessário, na FACEPE;

10 PROGRAMA DE AUDITORIA QUESTÕES DE AUDITORIA O relacionamento entre a UNIFAL-MG e sua Fundação de Apoio encontra-se dentro dos limites e ditames legais? A instrumentalização das ações referentes a este relacionamento está pertinente ao preceituado pelos órgãos de controle? Os contratos formalizados possuem objeto específico e bem definido evitando-se, assim, os contratos guarda-chuvas? As ações que são objeto dos contratos possuem começo, meio e fim, de tal sorte que não se perpetuem no tempo? As prestações de contas são individualizadas por ações ou por contratos? As prestações de contas abrangem critérios quantitativos e qualitativos tanto das ações quanto do gerenciamento feito pela Fundação de Apoio?

11 Lei nº 4320/64; Lei nº 8666/93; Lei nº 8958/94; Lei nº 12772/12; Acórdão nº 2731/08; Acórdão nº 3559/14; BASE NORMATIVA Decreto nº 6170/07 Normas Transferências de Recursos; Decreto nº 7423/10 Regulamenta a Lei 8958/94; Decreto nº 8241/14 Contratações bens e serviços por fundações de apoio; Resolução nº 53/11 do CONSUNI da UNIFAL-MG.

12 INFORMAÇÃO Os controles internos da Pró-Reitoria de Extensão foram otimizados consideravelmente a partir do segundo semestre de 2014, sendo nítida a melhora nos controles das ações registradas através das otimizações implementadas no Sistema de Controle de Ações de Extensão CAEX, assim como com a designação de setor específico para assessorar na elaboração de planilhas

13 CONSTATAÇÃO 01 Previsão de receitas e despesas realizadas de forma incompleta e/ou em desconformidade com os normativos legais quando da elaboração dos projetos das ações de extensão, assim como dos cursos de especialização, que são gerenciados pela fundação de apoio. CAUSA Ausência de planilha orçamentária com detalhamento adequado e suficiente à caracterização dos serviços a serem contratados, assim como planilhas de receitas e despesas elaboradas pela Fundação de Apoio, inclusive com o papel timbrado da mesma, antes mesmo da sua manifestação acerca do interesse ou não de gerenciar a ação/curso.

14 RECOMENDAÇÕES Recomendação 01 Fundamentar as contratações da fundação de apoio para o gerenciamento administrativofinanceiro de cursos de especialização e/ou ações de extensão com a planilha orçamentária devidamente aberta e contendo todo o detalhamento suficiente e adequado à caracterização dos serviços a serem contratados. Recomendação 02 Que as planilhas orçamentárias dos projetos de cursos de especialização, a exemplo do que passou-se a praticar com as ações de extensão, sejam elaboradas internamente sem a participação da fundação de apoio e que esta apenas se limite a apresentar seus custos após consultada acerca do interesse ou não de gerenciar o mesmo.

15 CONSTATAÇÃO 02 Não realização de avaliações qualitativas dos projetos em execução pela Fundação de Apoio. CAUSA Ausência de especificações de metas e indicadores de desempenho e de resultado no projeto do curso ou da ação de extensão.

16 RECOMENDAÇÕES Recomendação 01 incluir em todos os projetos a serem registrados na Instituição e executados com ou sem o auxílio da Fundação de Apoio informações acerca das metas a serem atendidas, assim como acerca dos indicadores de desempenho e de resultado com a finalidade de se viabilizar uma análise qualitativa do projeto.

17 Recomendação 02 disseminar através de orientações técnicas e/ou cursos de capacitação as regras para a elaboração de projetos de ações de extensão, cursos de especialização e outros que contemplem todos os requisitos necessários ao fiel desenvolvimento da ação, não se restringindo a aspectos pedagógicos e meramente financeiros, mas também abarcando aspectos qualitativos tais como a especificação de metas e indicadores.

18 CONSTATAÇÃO 03 Falta de publicidade e transparência dos projetos e respectivos instrumentos contratuais, assim como de todas as demais exigências elencadas no art. 4º- A da Lei 8.958/94. CAUSA Ausência de divulgação, na íntegra, em sítio eletrônico mantido pela Fundação de Apoio, das informações elencadas nos incisos do art. 4º-A da Lei nº 8.958/94.

19 ART. 4º-A DA LEI 8.958/94 Art. 4 o -A. Serão divulgados, na íntegra, em sítio mantido pela fundação de apoio na rede mundial de computadores - internet: (Incluído pela Lei nº , de 2010) I - os instrumentos contratuais de que trata esta Lei, firmados e mantidos pela fundação de apoio com as IFES e demais ICTs, bem como com a FINEP, o CNPq e as Agências Financeiras Oficiais de Fomento; (Incluído pela Lei nº , de 2010) II - os relatórios semestrais de execução dos contratos de que trata o inciso I, indicando os valores executados, as atividades, as obras e os serviços realizados, discriminados por projeto, unidade acadêmica ou pesquisa beneficiária; (Incluído pela Lei nº , de 2010)

20 ART. 4º-A DA LEI 8.958/94 III - a relação dos pagamentos efetuados a servidores ou agentes públicos de qualquer natureza em decorrência dos contratos de que trata o inciso I; (Incluído pela Lei nº , de 2010) IV - a relação dos pagamentos de qualquer natureza efetuados a pessoas físicas e jurídicas em decorrência dos contratos de que trata o inciso I; e (Incluído pela Lei nº , de 2010) V - as prestações de contas dos instrumentos contratuais de que trata esta Lei, firmados e mantidos pela fundação de apoio com as IFES e demais ICTs, bem como com a FINEP, o CNPq e as Agências Financeiras Oficiais de Fomento. (Incluído pela Lei nº , de 2010)

21 RECOMENDAÇÕES Recomendação 01 Reiterar a orientação à Fundação de Apoio à Cultura, Ensino, Pesquisa e Extensão de Alfenas FACEPE para que, dentro de um prazo razoável, divulgue em seu sítio eletrônico na rede mundial de computadores todas as informações contidas no art. 4º-A da Lei nº 8.958/94, adequando-se, assim, às exigências legais. Recomendação 02 Feita a orientação à Fundação de Apoio, a Instituição deve certificar se a Fundação de Apoio atendeu à orientação de adequação à Norma Legal através da instituição de controles internos.

22 Recomendação 03 A Universidade Federal de Alfenas deverá providenciar a divulgação no seu sítio eletrônico, de modo organizado e melhor estruturado, todos os normativos referentes à concessão de bolsas/auxílios/retribuições, assim como referente ao seu relacionamento com a sua fundação de apoio. Deverá também, providenciar a divulgação eletrônica dos contratos firmados com a Fundação de Apoio, assim como de todos os projetos, prestações de contas e demais informações elencadas pelo art. 4ºA da Lei nº 8.958/94 e pelos acórdãos do TCU sobre a matéria.

23 CONSTATAÇÃO 04 Inexistência de um contrato individualizado para cada projeto a ser desenvolvido com o apoio da Fundação de Apoio. CAUSA Celebração de contratos com objetos genéricos (contrato 41/2013) ou que contemplem em seu objeto grande número de ações sem contratos específicos (contrato 20/014).

24 RECOMENDAÇÕES Recomendação 01 Abster-se de celebrar contratos com a Fundação de apoio com objetos genéricos. Recomendação 2 Abster-se de celebrar contratos com a fundação de apoio para o gerenciamento de programas contemplando diversas ações desvinculadas de projetos específicos por ação.

25 CONSTATAÇÃO 05 Inobservância do princípio da Segregação de Funções no tocante à coordenação das ações/projetos e a nomeação de fiscalização do contrato. CAUSA Indicação de coordenadores de ações/projetos como fiscais dos contratos celebrados com a Fundação de Apoio para o gerenciamento dos respectivos projetos/ações.

26 RECOMENDAÇÕES Recomendação 01 Abster-se de nomear os coordenadores das ações/projetos como fiscais do contrato de gerenciamento administrativo e financeiro celebrados com a Fundação de Apoio.

27 CONSTATAÇÃO 06 Inobservância dos preceitos legais e das regras contábeis que regem os processos de prestação de contas. CAUSA Apresentação de prestações de conta pela Fundação de Apoio contendo vícios formais e informações truncadas, confusas e, muitas vezes, insuficientes.

28 RECOMENDAÇÕES Recomendação 01 Orientar à Fundação de Apoio que elabore suas prestações de contas de forma lógica e coerente, bem como as instrua com um demonstrativo inicial de receitas e despesas, que será o primeiro documento da prestação de contas, e que todos os demais documentos comprobatórios das despesas sejam organizados e apresentados na mesma ordem descrita no demonstrativo inicial. Recomendação 02 Orientar à Fundação de Apoio que instrua os seus processos de prestação de contas com as respectivas atas das licitações realizadas, ou processos de compra equivalente, conforme preceituado no item do Acórdão nº 2731/2008.

29 Recomendação 03 Orientar à Fundação de Apoio que todos os comprovantes de despesas juntados às Prestações de contas venham devidamente identificados com o número do respectivo projeto; Recomendação 04 Orientar à Fundação de Apoio que os relatórios de beneficiários (bolsistas e/ou prestadores de serviços), os quais também deverão estar relacionados no demonstrativo de despesa inicial, contenham as respectivas cargas horárias individualizadas que fundamentaram a despesa.

30 Recomendação 05 Orientar à Fundação de Apoio que ela observe todos os prazos para o encaminhamento das prestações de contas à Instituição. Recomendação 06 Orientar à Fundação de Apoio para que providencie a devida publicação das suas prestações de contas (finais e/ou parciais), assim como a relação dos beneficiários contendo os valores e respectivas cargas horárias, no sítio eletrônico mantido pela Fundação na Rede mundial de computadores. Recomendação 07 Encaminhar formalmente à Fundação de Apoio cópia das análises feitas das prestações de contas pela Instituição depois de formalmente aprovadas pela autoridade superior competente.

31 CONSTATAÇÃO 07 Execução contratual sem a comprovação de rotinas de fiscalização por parte dos fiscais de contrato nos projetos em execução com o apoio da FACEPE. CAUSA Ausência de anotações formais nos documentos de execução contratual que comprovem a efetiva atuação dos fiscais de contrato.

32 RECOMENDAÇÕES Recomendação 01 Criar rotinas internas de tal sorte que se exija dos fiscais dos contratos firmados com a FACEPE, os quais foram formalmente designados, comprovação da sua efetiva atuação junto à execução dos contratos através da apresentação de medições, conferências e/ou outros documentos.

33 CONSTATAÇÃO 08 Previsão insuficiente no contrato da Fundação de Apoio, onde na cláusula de prestação de contas não se exige a prestação de contas sob o aspecto qualitativo. CAUSA Inexigibilidade em cláusula contratual de prestação de contas de apresentação dos resultados mensurados dentro das metas e indicadores estabelecidos no projeto, se limitando a exigir os aspectos financeiros.

34 RECOMENDAÇÕES Recomendação 01 Inserir na cláusula contratual de prestação de contas a exigência de apresentação de informações qualitativas de todas as ações, tais como o cumprimento das metas e dados acerca dos indicadores de resultado, desempenho e qualidade.

35 CONSTATAÇÃO 09 Ausência de controles internos por parte da PRPPG com relação a aspectos não pedagógicos dos cursos de especialização e pesquisas realizadas com o auxílio da Fundação de Apoio CAUSA Inexistência de documentos e/ou instrumentos de controles mantidos pela PRPPG, diferentes dos pedagógicos, acerca dos cursos de especialização e pesquisas realizadas na Instituição com o apoio da FACEPE

36 RECOMENDAÇÕES Recomendação 01 Instituir internamente ferramentas de controles relacionados a aspectos não pedagógicos dos cursos de especialização, assim como às pesquisas realizadas, ambos com o auxílio da Fundação de Apoio, no intuito de otimizar os controles internos da PRPPG.

37 MUITO OBRIGADO!!!! CONTATOS (35) / (61) / (35)