Gestão de estabelecimentos de formação M 5 - O orçamento dos centros

Transcrição

1 07 de maio de 2015 Gestão de estabelecimentos de formação M 5 - O orçamento dos centros Philippe PIRSCH

2 Orçamento e formação Orçamento Noções de custos 2

3 Orçamento e formação A gestão dos sistemas torna-se cada vez mais importante e complexa à medida que aumentam as exigências à formação no que diz respeito ao seu contributo para a economia nacional e às perspetivas para os alunos. 3

4 Orçamento e formação A particularidade dos estabelecimentos de formação reside no facto de esta ser sempre solicitada a responder perante os recursos que utiliza (administração, financiadores, etc.) Desenvolver a formação exige uma gestão eficiente destes recursos. 4

5 Noção de orçamento O orçamento pode ser definido como sendo a expressão, em matéria de recursos, das atividades previstas O orçamento acompanha a estratégia do centro de formação O orçamento deve ser exaustivo e transparente Tomar tudo em conta Claro para toda a gente 5

6 Orçamento O orçamento traduz geralmente o aspeto financeiro, mas pode também ser expresso por unidade de recursos ou em custos Exemplo: O pessoal: Recrutamento, desenvolvimento, utilização e despedimento de pessoal, Em formação, um plano horário é um orçamento 6

7 Orçamento Deverá incluir Uma previsão dos recursos disponíveis Um plano relativo à sua utilização em função dos objetivos a alcançar Um quadro para a autorização das despesas para utilizações aprovadas Um modelo padrão que permita avaliar os resultados da organização e das pessoas responsáveis pela gestão dos recursos sobre os quais incidirá o controlo 7

8 Diferentes tipos de orçamentos Os orçamentos de exploração: vendas, produção, compras, massa salarial, funções de suporte (administrativo, manutenção, etc.) A demonstração de resultados previsional Os orçamentos de investimento: recensear e hierarquizar os investimentos, os compromissos. Os orçamentos financeiros: orçamento de tesouraria, balanço e cash-flow previsional, plano de financiamento. 8

9 Questões fundamentais do controlo orçamental A análise dos desvios: desvios sobre a quantidade desvios sobre o preço os custos-padrão os diferentes tipos de custo a reter 9

10 Questões fundamentais do controlo orçamental A análise dos desvios: desvios sobre o volume de negócios desvios sobre os custos diretos desvios sobre os custos indiretos desvios sobre o rendimento Implementar ações corretivas 10

11 O ciclo orçamental Quando conhecemos os recursos disponíveis (aquisição), podemos elaborar o orçamento detalhado (afetação) seguido da elaboração do programa financiado pelo orçamento adotado (despesas) Durante o período orçamental, as despesas são controladas e as medidas necessárias são adotadas para assegurar que correspondem aos montantes afetados (controlo) 11

12 O planeamento orçamental orçamento é um documento voltado para o futuro O orçamento deve ter em conta as decisões estratégicas É através do orçamento que a procura de recursos (conforme expressa e hierarquizada nos objetivos da organização) pode ser equilibrada com a oferta, ou seja, com os recursos disponíveis Os desequilíbrios entre oferta e procura são resolvidos modificando os objetivos ou prioridades ou através de decisões específicas 12

13 A avaliação orçamental Perguntas? Quais são as consequências do consumo de recursos? As despesas foram úteis tendo em conta os objetivos da organização? 13

14 Conceitos de custos Conceitos de custos Custos de desenvolvimento e custos de funcionamento: referem-se à duração, à inovação Desenvolvimento: custos incorridos antes da formação Ex.: conceção de novos materiais de formação Funcionamento: custos incorridos regularmente quando a inovação funciona Exemplo: custos de produção de novos materiais (documentação, publicações, etc). 14

15 Conceitos de custos Conceitos de custos Custos diretos e indiretos Diretos: referem-se a uma atividade específica Ex.: Salário do formador Indiretos: custos necessários ao seu desenvolvimento Ex.: Salário do diretor, da secretária, etc. 15

16 Conceitos de custos Conceitos de custos Custos fixos e variáveis: Variáveis: custos que variam em função do nível de atividades Ex.: Materiais fornecidos aos alunos Fixos: custos que não variam em função da atividade Ex.: Renda 16

17 Conceitos de custos Conceitos de custos Custo total e custo suplementar Custo total: custo total da atividade, adicionando os custos diretos e indiretos Custo suplementar: visa determinar o custo de uma variação de nível de atividade (custos variáveis, apenas) 17

18 Conceitos de custos Conceitos de custos Custo médio e custo marginal: Custo médio: custo total da atividade dividido em unidades Ex.: custo médio por estabelecimento de formação, por aluno Custo marginal: custo de uma unidade adicional Ex.: custo de um aluno suplementar 18

19 Ferramentas orçamentais O orçamento e o controlo orçamental permitem comparar as previsões face às concretizações São ferramentas ao serviço da verificação do desempenho 19

20 Trabalhos de grupo 20