VANTAGENS DA CERTIFICAÇÃO...

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2 ÍNDICE 1 OBJETIVO ABRANGÊNCIA IMPORTÂNCIA FUNDAMENTAÇÃO VANTAGENS DA CERTIFICAÇÃO Para cooperativa Para o Sistema OCB-SESCOOP/ES PROCEDIMENTOS Preenchimento do termo de adesão Preenchimento PDGC Visita do Técnico Pontuação Descontos na pontuação Elaboração do relatório conclusivo Apresentação do relatório conclusivo Emissão do Certificado de Regularidade Técnica VISITAS DE ACOMPANHAMENTO DAS COMPETÊNCIAS Sistema OCB-SESCOOP/ES Cooperativa ANEXO A ANEXO B ANEXO C Página 2 de 25

3 1. OBJETIVO Assessorar as cooperativas registradas no cumprimento às exigências legais e normativas dos órgãos federais, estaduais e municipais, bem como dos Princípios e Diretrizes do Cooperativismo além de promover nas cooperativas a adoção de boas práticas de gestão e governança, aprimorando os processos de produção, redução de custos e aumento a produtividade e competitividade das organizações. 2. ABRANGÊNCIA Todas as Cooperativas registradas no Sistema OCB-SESCOOP/ES com 03 (três) anos ou mais de registro. 3. IMPORTÂNCIA Verificação da sua conformidade em relação aos principais requisitos da Lei 5.764/71; Fortalecimento do Sistema Cooperativista através da segurança da transparência dos procedimentos administrativos para cooperados, colaboradores e clientes das Cooperativas Capixabas; Conhecimento do grau de maturidade de suas práticas de governança e gestão com base em modelo referencial construído a partir das boas práticas de governança e do Modelo de Excelência da Gestão ; Relatórios com pontos fortes e oportunidades para melhoria de sua situação legal, suas práticas de governança e gestão, possibilitando a construção de planos de melhoria para o aumento da competitividade; Uniformização de procedimentos administrativos e operacionais; Monitoramento e Autogestão previstos na Medida Provisória de 03/09/98, sobre a criação do SESCOOP, e no programa de diretrizes do Sistema OCB/SESCOOP. 4. DA FUNDAMENTAÇÃO Medida Provisória criação do SESCOOP de 03/09/98; Estatuto Social da OCB/ES; Lei Federal 5.764/71; Lei Cooperativista Estadual nº publicada no DIO-ES de 18/01/2006; Decreto Nº R de 02/10/07. Página 3 de 25

4 Lei Complementar 130 de 17/04/2009 NBC T 10.8 Sociedades Cooperativas Lei de 24/07/ VANTAGENS DA CERTIFICAÇÃO a. Para a cooperativa Receber assessoria técnica para organização documental; Promover a transparência dos atos praticados junto aos seus cooperados, à comunidade, aos fornecedores e consumidores dos bens e/ou serviços da Cooperativa; Fortalecer a autogestão da cooperativa, por meio de capacitação dos dirigentes e colaboradores, bem como, maior conscientização do quadro social; Possibilitar a participação das cooperativas nos processos licitatórios da administração direta e indireta do Estado. 5.2 Para o sistema OCB-SESCOOP/ES Exercer o papel de órgão orientador na atuação das Cooperativas em sua área de competência; Dispor de informações qualificadas e quantificadas sobre as Cooperativas registradas, visando o fortalecimento da função de representação do Sistema e das práticas de Autogestão; Monitorar e acompanhar o desenvolvimento das Cooperativas, auxiliando-as no que couber com vistas ao seu crescimento conforme estabelecido na Resolução 001/2006 da OCB/ES de 29/03/ PROCEDIMENTOS Neste novo formato a Certificação de Regularidade Técnica será realizada utilizando-se de duas ferramentas, que se complementam, a saber, PDGC Programa de Desenvolvimento da Gestão das cooperativas somado ao ICC - Instrumento de Conformidade Cooperativista. Tais ferramentas são o que existe de mais moderno para avaliação dos processos de qualidade e cumprimento à legislação no segmento cooperativista. Por meio do PDGC será possível analisar as práticas que a cooperativa desenvolve bem como o aprimoramento delas. Complementar a esta análise, por meio do ICC, será possível medir o grau Página 4 de 25

5 de aderência às obrigações cooperativistas. A relação completa das questões que serão analisadas seguem no ANEXO A. A Certificação de Regularidade Técnica contemplará as seguintes etapas: 6.1 Preenchimento do termo de adesão É fundamental que a cooperativa realize o preenchimento e assinatura do termo de adesão conforme modelo no ANEXO C, informando sua participação no processo de Certificação de Regularidade Técnica 2014 Ano Base O termo de adesão assinado deverá ser enviado para os seguintes s: micheli.alvarenga@ocbes.coop.br; theresa.trancoso@ocbes.coop.br; 6.2 Preenchimento do PDGC A cooperativa terá um prazo máximo de 15 dias após o lançamento do Programa de Certificação de Regularidade Técnica para realizar o preenchimento do termo de adesão e completo preenchimento do ciclo 2014 do PDGC no hotsite. Para Cooperativas que já estão cadastradas no PDGC: Entrar endereço: Página 5 de 25

6 Clicar em participe Entrar com o CNPJ e a senha já cadastrados no ciclo 2013 Página 6 de 25

7 Iniciar pelo diagnóstico Após responder cada questão, clicar em salvar assim irá automaticamente para a próxima questão, até a finalização das 32 questões. Finalizada a fase de resposta das 32 questões do diagnóstico, passar para a parte da auto avaliação: Página 7 de 25

8 Após responder cada questão, clicar em salvar assim irá automaticamente para a próxima questão, até a finalização das 56 questões. Para Cooperativas que não estão cadastradas: Entrar endereço: Clicar em participe Na página seguinte clique em cadastro Página 8 de 25

9 1. Entrar com o CNPJ da cooperativa; 2. Em seguida digitar o número de registro na OCB/ES, (e caso tenha um zero à esquerda, digitar os números sem o zero); 3. Digitar a razão social da cooperativa; 4. E por último o da Cooperativa. Página 9 de 25

10 Em seguida a Cooperativa deverá dar continuidade ao preenchimento do cadastro, e ao final clicar em salvar. Iniciar pelo diagnóstico Página 10 de 25 Após responder cada questão, clicar em salvar assim irá automaticamente para a próxima questão, até a finalização das 32 questões.

11 Finalizada a fase de resposta das 32 questões do diagnóstico, passar para a parte da auto avaliação: Após responder cada questão, clicar em salvar assim irá automaticamente para a próxima questão, até a finalização das 56 questões. ATENÇÃO: O preenchimento do PDGC pela cooperativa se fará apenas uma vez, proporcionando a participação tanto no Programa de Desenvolvimento da Gestão das Cooperativas quanto para o Programa de Certificação de Regularidade Técnica. 6.3 Visita do técnico A visita técnica para verificação e análise dos documentos será agendada com a cooperativa por e/ou telefone, e será necessário acompanhamento de conselheiro e/ou colaborador responsável pela gestão da cooperativa no dia da visita. Página 11 de 25

12 No dia da visita será necessário que todos os documentos comprobatórios estejam devidamente separados e organizados para otimizar e possibilitar a verificação, conforme listagem no ANEXO A. Caso a cooperativa tenha disponibilidade, importante liberar dois pontos de acesso para os técnicos do Sistema OCB/ES. O Sistema OCB-SESCOOP/ES primando pela otimização de tempo e recurso este ano realizará o processo de visitas para análise documental por regiões, sendo que cada fase será finalizada antes de iniciar a outra, com isto os agendamentos serão concentrados de acordo com a proximidade das cooperativas participantes. Conforme definições estudadas a ordem de visitação seguirá de acordo com a listagem abaixo: Região Metropolitana; Região Sul; Região Centro Serrana; Região Sul Serrana; Região Norte. ATENÇÃO: No caso em que a cooperativa após agendamento confirmado desmarcar a visita técnica será necessário aguardar o final do ciclo para ser reagendado, visto que as visitas de cada etapa serão todas agendadas ligadas umas as outras, sem intervalos, não permitindo deste modo a inserção de visitas e ou realocação desta em um curto espaço de tempo. 6.4 Pontuação A composição da pontuação será repartida entre os dos instrumentos da seguinte forma, o PDGC- Programa de Desenvolvimento da Gestão das Cooperativas representará 35% (trinta e cinco por cento) e o ICC- Instrumento de Conformidade Cooperativista representará 65% (sessenta e cinco por cento) da pontuação total da Certificação. Desta forma alcançamos o 100% (cento por cento) do total disponibilizado no Programa de Certificação. Página 12 de 25

13 Para melhor compreensão. Vejamos abaixo a ilustração: Programa de Certificação das Cooperativas Instrumentos de avaliação = ICC + PDGC Pontuação por instrumento = 65% + 35% Pontuação Geral da Certificação = 100% Descontos na pontuação A cooperativa que não enviar anualmente para o Sistema a documentação contida no Estatuto Social da OCB/ES (vide conforme listagem detalhada abaixo, após a realização de sua Assembleia Geral, e/ou não estiver adimplente com suas obrigações financeiras com a OCB/ES, bem como não estiver em dia com o envio mensal até o dia 25 de cada mês do GFIP - Resumo do Fechamento Empresa, e GPS do código 2100, perderá 10% (dez por cento) da pontuação geral da certificação; Insta ressaltar que caso a cooperativa não envie a referida documentação antes da realização da visita do técnico para verificação documental, terá como prazo máximo o dia da visita do técnico, para realizar a entrega, devendo neste caso estar separadas cópias dos documentos (listados abaixo), e entregar ao técnico do sistema que estará realizando conferência. Edital de convocação da AGO 2013 ou da AGE se for o caso (cópia da publicação no jornal); Lista de presença da AGO 2013 (da 3 e última convocação) ou da AGE (se for o caso/se houver); Ata da AGO/2013 (ou também da AGE se for o caso); Relatório de Gestão da diretoria referente a 2012; Balanço Patrimonial em 31/12/2012; Demonstração de Sobras e Perdas em 31/12/2012; Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido; Página 13 de 25

14 Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC) quando for o caso; Notas Explicativas às Demonstrações Contábeis; Parecer do Conselho Fiscal assinado referente as contas de 2012; Estatuto Social atualizado caso tenha havido alteração/reforma; Parecer de Auditoria Interna/Externa (se houver); Quando houver eleições, os nomes dos integrantes do Conselho de Administração, Conselho Fiscal e de Ética; 6.5 Elaboração do relatório conclusivo A equipe técnica do Sistema OCB-SESCOOP/ES responsável pela execução da certificação na cooperativa, após realização da visita fará a elaboração de relatório conclusivo contendo pontuação final, orientações e recomendações de melhoria. 6.6 Apresentação e entrega do relatório conclusivo A apresentação e entrega do relatório conclusivo para a presidência e conselho de administração será realizada em reunião agendada para esta finalidade e deverão estar presentes os conselheiros de administração e os colaboradores que atuem na gestão da cooperativa (definição de participação será do conselho de administração). 6.7 Emissão do Certificado de Regularidade Técnica O certificado de regularidade técnica será emitido às Cooperativas que alcançaram a pontuação mínima exigida para a certificação, com a validade de 1 (um) ano. A pontuação final para a concessão do Certificado de Regularidade Técnica às Cooperativas basear-se-á no seguinte percentual: STATUS PONTUAÇÃO GERAL DA CERTIFICAÇÃO Certificada Mínimo de 65% Não Certificada Abaixo de 65% ATENÇÃO: As cooperativas terão prazo de 30 (trinta) dias, após a entrega do relatório conclusivo, para questionar o resultado atribuído. Caso haja ocorrência do item acima, o Sistema OCB-SESCOOP/ES fará nova análise do relatório conclusivo, emitirá parecer sobre o questionamento e procederá com as alterações devidas, quando for o caso, no prazo máximo de 30 (trinta) dias. Página 14 de 25

15 7.0 VISITAS DE ACOMPANHAMENTO As cooperativas serão visitadas, visando o acompanhamento da evolução e os ajustes dos itens elencados no relatório e receberão acompanhamento e assessorias dos técnicos do Sistema para adequações das inconformidades apontadas no relatório conforme necessidade e solicitação da cooperativa. 8.0 DAS COMPETÊNCIAS 8.1 Sistema OCB-SESCOOP/ES Realizar as visitas técnicas; Analisar a documentação das cooperativas; Compilar os dados contidos nos questionários; Emitir relatórios conclusivos das análises e ressalvas apresentadas; Assessorar as cooperativas nas recomendações elencadas no relatório; 8.2 Cooperativa Preencher e validar sua adesão ao Programa; Preencher o questionário do PDGC- Programa de Desenvolvimento da Gestão das Cooperativas; Separar e fornecer a documentação necessária para análise do técnico; Analisar e atentar-se para as recomendações contidas no relatório conclusivo; Manifestar ao Sistema OCB-SESCOOP/ES as devidas ressalvas e observações apresentadas no relatório conclusivo no prazo estabelecido neste manual; Página 15 de 25

16 ANEXO A LISTA DE DOCUMENTOS CERTIFICAÇÃO DE REGULARIDADE TÉCNICA 2014 Ano base 2013 ASSEMBLEIAS Edital de convocação Atas de AGO s Assembleia Geral Ordinária devidamente arquivadas na JUCEES; Atas de AGE s Assembleia Geral Extraordinária devidamente arquivadas na JUCEES; Livro de Presença, lista de presença e/ou fichas soltas de cooperados das Assembleias; Editais de Convocação. Listas de presenças das Assembleias Gerais; Relatório de Gestão da diretoria referente a 2013; Plano de trabalho 2013; Registro de evolução da participação dos Cooperados em assembleias. REGULAMENTOS E REGIMENTOS INTERNOS Estatuto Social e suas alterações devidamente arquivadas na JUCEES; Regimento Interno ou manual dos órgãos regulamentadores, quando houver; Código de ética; Organograma hierárquica; Planejamento Estratégico; Relatórios gerenciais; Planos de ação para as metas da cooperativa. Avaliação de Desempenho funcional dos empregados; Manual de procedimentos/fluxograma de procedimentos; Planos de carreira, cargos e salários; Editais de processos seletivos; Estudo de mercado/ Plano de negócios; ATAS Ata de Constituição devidamente registra na JUCEES Atas de Reunião do Conselho de Administração (Ano base 2013); Atas de Reunião do Conselho Fiscal (Ano base 2013); Atas de Reunião da Diretoria Executiva (quando houver); Ata da última eleição do conselho de administração e Diretoria; Ata da última eleição do Conselho Fiscal; Ata da eleição do conselho Fiscal atual; Página 16 de 25

17 Ata da Assembleia Geral Ordinária (assinada e registrada); Ata da Assembleia Geral Extraordinária (assinada e registrada) *Caso houver; Parecer do Conselho Fiscal de Aprovação de Contas do Conselho Fiscal; DOCUMENTAÇÃO DO COOPERADO Proposta de Adesão, caso haja; Livro e/ou fichas de matricula de cooperados; Demonstrativo de Produção; (RPC Recibo de Pagamento ao Cooperado); DOCUMENTOS CONTÁBEIS Balanço Patrimonial e/ou Balancete Analítico em 31/12/2013; Demonstração de Sobras e Perdas em 31/12/2013; Demonstrativo das Mutações do Patrimônio Líquido - DMPL em 31/12/2013; Demonstrativo de Fluxo de Caixa - DFC (caso o Patrimônio Líquido seja superior a dois milhões), quando for o caso; Notas Explicativas às Demonstrações Contábeis; Razão da conta contábil do FATES; DOCUMENTOS FISCAIS (verificação dos 03 últimos meses) DARF de recolhimento Imposto de Renda (IRPJ) DARF de recolhimento Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL) sobre os atos nãocooperados. Guias de INSS do cooperado; Guias de INSS dos empregados; GFIP e seus comprovantes de pagamentos Guia de recolhimento do ISSQN Livro de apuração do ICMS e DUA de recolhimento; Guia de recolhimento Contribuição Sindical dos Empregados Guia de recolhimento Contribuição Sindical Patronal; DOCUMENTOS TRABALHISTAS e PREVIDENCIÁRIOS Atestado(s) de Saúde Ocupacional (ais) do(s) empregado(s) Quando houver Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical (Empregados) Quando houver Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical Patronal Recibo de Transmissão da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) Quando houver Página 17 de 25

18 Recibo de Transmissão do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) Quando houver Guia de Recolhimento da Previdência Social - GPS GFIP-FGTS Informações à Previdência Social / Funcionários e Cooperados; Comprovante do cumprimento do acordo coletivo de trabalho (auxílio refeição, vale transporte, taxa assistencial, seguro de vida); Contratos de prestação de serviços ou livro de funcionários; Folha de pagamento CERTIDÕES NEGATIVAS Certidão Negativa de Débitos INSS (CND) Certidão Negativa Conjunta de Débitos Receita Federal e PGFN Certificado de Regularidade do FGTS CRF Certidão Negativa Tribunal Superior do Trabalho. REGISTROS Cartão CNPJ/MF (Inclusive Filiais, caso existam) Alvará de Localização e Funcionamento com Inscrição Municipal (Inclusive Filiais, caso existam). Inscrição Estadual; COMPROVANTES DIVERSOS Certificados de capacitação dos Cooperados Certificados de capacitação dos Colaboradores Certificados de capacitação do Contador ou Colaborador da Contabilidade Comprovações de Inter cooperação (atos entre cooperativas) Comprovantes de ações ligadas ao interesse pela comunidade Projetos ligados ao interesse pela comunidade Comprovante de algum tipo de Planejamento (Estratégico ou Plano de Ação) Comprovante dos canais formais do trâmite das solicitações, sugestões e reclamações Comprovante da avaliação da satisfação dos cooperados e clientes Comprovações de ações voltadas para o público jovem; Registro de ações sociais. Registro de programa ou ações de desenvolvimento de cooperados; Controle de ocorrências de acidentes no trabalho, mapa de riscos, SIPAT, PCMSO, exames admissionais, periódicos e específicos de risco; Oficio de nomeação do ADH; Página 18 de 25

19 Materiais de divulgação da Cooperativa; ANEXO B QUESTIONÁRIO CERTIFICAÇÃO DE REGULARIDADE TÉCNICA 2014 Ano base 2013 O Questionário no ano de 2014 será realizado nas seguintes etapas: PDGC Programa de Desenvolvimento da Gestão Cooperativista (Diagnóstico e Auto avaliação); ICC- Instrumento de Conformidade Cooperativista Diagnóstico PDGC: 1. O Ato Constitutivo da cooperativa está arquivado na Junta Comercial? 2. As atividades econômicas praticadas pela cooperativa estão previstas no estatuto? 3. O estatuto prevê a forma de devolução das sobras ou do rateio das perdas entre os cooperados? 4. O estatuto define o valor da quota-parte e o capital mínimo necessário para manter a cooperativa? 5. O estatuto prevê quais os órgãos responsáveis pela administração da cooperativa? 6. O órgão de administração da cooperativa (Conselho de Administração ou Diretoria) é eleito pela Assembleia Geral Ordinária? 7. Os membros do órgão de administração (Conselho de Administração ou Diretoria) são renovados de acordo com a legislação e o estatuto? 8. O Conselho Fiscal da cooperativa foi eleito pela Assembleia Geral Ordinária? 9. Os membros do Conselho Fiscal são renovados de acordo com a legislação? 10. As discussões e deliberações das reuniões do órgão de administração (Conselho de Administração ou Diretoria) e do Conselho Fiscal são registradas em atas? 11. O edital de convocação para Assembleia Geral é publicado com pelo menos 10 dias de antecedência e de acordo com o estatuto? 12. O edital de convocação contém a ordem do dia da Assembleia Geral? 13. A Assembleia Geral Ordinária reúne-se uma vez por ano, dentro do prazo legal, para a prestação de contas da administração, com a apresentação do Balanço Patrimonial, da Demonstração de Sobras ou Perdas e do parecer do Conselho Fiscal? 14. As atas das Assembleias Gerais são assinadas conforme define o estatuto? Página 19 de 25

20 15. As atas das Assembleias Gerais são arquivadas na Junta Comercial? 16. Os cooperados assinam Lista ou Livro de Presença nas Assembleias Gerais? 17. A instalação da Assembleia Geral e a aprovação das deliberações cumprem os quóruns legais? 18. Todas as deliberações relativas à ordem do dia contida no edital de convocação são registradas nas atas da Assembleia Geral? 19. Cada cooperado tem direito a apenas um voto, independentemente do número de quotas de capital? 20. Havendo sobras, a cooperativa destina parte delas para o FATES/RATES e para o Fundo de Reserva/Reserva Legal, respeitando os percentuais mínimos de 5% e 10%, respectivamente? 21. O Livro ou Ficha de Matrícula de cooperado está organizado em ordem cronológica de admissão e contém os dados pessoais e da conta corrente de quotas-partes do capital? 22. As demissões, exclusões ou eliminações de cooperados são registradas no Livro ou Ficha de Matrícula? 23. A cooperativa acompanha a evolução da participação do quadro social nas Assembleias Gerais? 24. São realizadas ações voltadas ao desenvolvimento de jovens? 25. A cooperativa realiza ações de educação cooperativista para os cooperados periodicamente? 26. A cooperativa utiliza os recursos do FATES/RATES para ações de assistência técnica, educacional ou social? 27. A cooperativa possui uma estrutura hierárquica definida? 28. A cooperativa possui um plano estratégico? 29. A cooperativa monitora seus resultados periodicamente? 30. A cooperativa conhece o mercado em que atua e seus clientes-alvo? 31. A contabilidade da cooperativa é terceirizada? 32. A gestão operacional é realizada por profissionais contratados? Auto Avaliação - PDGC: 1. É promovida a educação cooperativista dos cooperados? 2. Há práticas padronizadas para estimular a participação dos cooperados na cooperativa? 3. A cooperativa estimula o desenvolvimento de novas lideranças visando à renovação dos órgãos de administração e fiscalização? 4. O órgão de administração presta contas de sua atuação para os cooperados? 5. Há diretrizes definidas para a atuação do Conselho Fiscal? Página 20 de 25

21 6. As informações que impactam na condução do negócio são disponibilizadas aos cooperados? 7. A responsabilidade socioambiental é considerada na definição das estratégias, negócios e operações visando à sustentabilidade da cooperativa? 8. Os cooperados são agrupados e suas necessidades e expectativas são conhecidas? 9. A cooperativa divulga aos cooperados os produtos e serviços a eles oferecidos? 10. As reclamações dos cooperados são registradas e tratadas? 11. A satisfação dos cooperados é avaliada e os resultados obtidos são utilizados? 12. A missão da cooperativa está definida, validada pelos cooperados e é conhecida pelos colaboradores? 13. O comportamento ético é promovido pelos dirigentes nas relações internas e externas? 14. A análise do desempenho da cooperativa é realizada e permite uma visão abrangente de seu desenvolvimento? 15. Os dirigentes compartilham informações com os colaboradores? 16. A cooperativa investe no desenvolvimento gerencial dos conselheiros de administração, conselheiros fiscais e diretores? 17. As práticas de gestão da cooperativa são controladas com base em padrões documentados? 18. É promovida a melhoria nos processos, práticas de gestão, produtos e serviços, da cooperativa? 19. São realizadas ações de intercooperação? 20. A visão da cooperativa está definida, validada pelos cooperados e é conhecida pelos colaboradores? 21. As estratégias que permitem alcançar os objetivos da cooperativa estão definidas e validadas? 22. Os indicadores e metas relacionadas às estratégias estão estabelecidos? 23. Os planos de ação, visando alcançar as metas da cooperativa relacionadas às estratégias, estão definidos? 24. A implementação dos planos de ação é monitorada? 25. O mercado é conhecido e os clientes são agrupados? 26. As necessidades e expectativas dos clientes são conhecidas e utilizadas? 27. Os produtos e serviços são divulgados aos clientes? 28. As reclamações dos clientes são registradas e tratadas? 29. A satisfação dos clientes é avaliada e os resultados obtidos são utilizados? 30. As exigências legais necessárias para o funcionamento da cooperativa são acompanhadas e atendidas? 31. Os impactos negativos que podem causar danos ao meio ambiente são conhecidos e tratados? 32. A cooperativa realiza ações ou projetos sociais? Página 21 de 25

22 33. As informações necessárias para o planejamento, execução e análise das atividades para a tomada de decisão estão definidas e organizadas? 34. As informações necessárias para a execução das atividades são disponibilizadas para os colaboradores? 35. O compartilhamento do conhecimento é promovido? 36. As funções e responsabilidades das pessoas que trabalham na cooperativa estão definidas e são conhecidas? 37. O processo de seleção dos colaboradores é feito segundo padrões definidos e considera os requisitos e responsabilidades da função? 38. É promovida a educação cooperativista dos colaboradores da cooperativa? 39. São realizadas ações para capacitação dos colaboradores? 40. Os perigos e riscos relacionados à saúde e segurança no trabalho são identificados e tratados? 41. A satisfação dos colaboradores é avaliada e os resultados obtidos são utilizados? 42. Os processos principais da cooperativa são executados de forma padronizada? 43. Os processos principais da cooperativa são controlados? 44. A cooperativa promove o desenvolvimento dos seus cooperados? 45. Os fornecedores externos da cooperativa são selecionados segundo critérios definidos? 46. Os fornecedores externos da cooperativa são avaliados? 47. As finanças da cooperativa são controladas? 48. Existem resultados relativos à satisfação dos clientes? 49. Existem resultados relativos a reclamações de clientes? 50. Existem resultados relativos à satisfação dos colaboradores? 51. Existem resultados relativos a acidentes de trabalho com colaboradores? 52. Existem resultados relativos à satisfação dos cooperados? 53. Existem resultados relativos ao ingresso por cooperado? 54. Existem resultados relativos ao percentual de sobras? 55. Existem resultados relativos à participação dos atos não cooperativos? 56. Existem resultados relativos à lucratividade dos atos não cooperativos? INSTRUMENTO DE CONFORMIDADE COOPERATIVISTA: 01. O Conselho de Administração, ou Diretoria, no último exercício, realizou as reuniões ordinárias conforme previstas no Estatuto Social? Página 22 de 25

23 02. Se os membros dos conselhos de administração, Diretoria Executiva e Conselho Fiscal recebem prólabore e/ou cédula de presença, o valor foi discutido e deliberado/votado anualmente pelos cooperados em Assembleia Geral Ordinária de acordo com o que estabelece o artigo 44 da Lei Federal 5.764/71? 03. O Conselho Fiscal, no último exercício, realizou as reuniões ordinárias conforme previsto no Estatuto Social da cooperativa? 04. Ao menos 1/3 do Conselho de Administração participou de capacitação para Conselheiros de Administração com carga horária mínima de 16 horas/ano durante o período do mandato? 05. Pelo menos 03 (três) membros do Conselho Fiscal, sendo que obrigatoriamente 02 (dois) sejam membros efetivos, participaram de capacitação para Conselheiros Fiscais com carga horária mínima de 16 horas/ano no último exercício? 06. A Cooperativa participou, através de seus novos colaboradores, de algum Curso de Cooperativismo oferecido pelo Sistema OCB-SESCOOP/ES? 07. A Cooperativa exige que o novo cooperado participe de curso de cooperativismo com carga horária mínima de 8h? 08. Houve a participação de pelo menos um membro do Conselho de Administração, Cooperado ou Colaborador da Cooperativa em capacitação específica para Convocação e Realização de Assembleias Gerais no último ano? 09. A cooperativa dispõe de algum Agente de Desenvolvimento Humano (ADH) para cuidar das capacitações, treinamentos e consultorias ou similares que se fizerem necessários para os colaboradores e cooperados? 10. O Agente de Desenvolvimento Humano participou de capacitação específica para ADH oferecida pelo Sistema OCB-SESCOOP/ES? 11. A cooperativa, com o objetivo de melhorar o desempenho de seus colaboradores e do Quadro Social, enviou, no último ano, Plano de Trabalho para o SESCOOP/ES para capacitações, treinamentos ou consultorias? 12. No repasse de valor aos seus cooperados, referente à produção, a Cooperativa utiliza algum documento que demonstre o valor a receber pelo cooperado? Como por exemplo: Demonstrativo de Produção Cooperativa (RPC), nota fiscal de emissão própria ou outro documento semelhante? 13.O demonstrativo utilizado para pagamento ao cooperado é claro quanto às informações de descontos e repasses? 14. A cooperativa recolhe o INSS (contribuição previdenciária) dos seus cooperados de acordo com a legislação vigente? 15. A cooperativa recolhe o INSS patronal (contribuição previdenciária) de seus empregados de acordo com a legislação vigente? 16. A cooperativa recolhe o Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza - ISSQN, para o município em que está sediada? 17. A cooperativa recolhe o Imposto Sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações e Serviços de Transporte Interestadual, Intermunicipal e de Comunicação ICMS? Página 23 de 25

24 18. O Balanço Patrimonial e Balancetes Analíticos da cooperativa estão de acordo com as NBCT 10.8 ENTIDADES COOPERATIVAS? 19. O Conselho de Administração e/ou a Contabilidade apresentaram aos cooperados na AGO, os índices econômicos e financeiros que avaliam como esta cooperativa se desenvolve no mercado? 20. A contabilidade apresentou na AGO os demonstrativos contábeis (Balanço, Demonstrações de Sobras ou Perdas, Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido, Demonstração do Fluxo de Caixa e Notas explicativas)? DFC Obrigatório apenas para PL acima de R$ , A cooperativa recolhe Imposto de Renda (IRPJ) e Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL) decorrentes dos atos não-cooperativos? 22. Os empregados da cooperativa estão com Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) - Admissional, Periódico, Retorno ao Trabalho, Mudança de Função e Demissional devidamente atualizados? 23. Foi recolhida a Contribuição Sindical dos Empregados? 24. A Cooperativa realiza avaliação de desempenho funcional de seus colaboradores? 25. Foi recolhida a Contribuição Sindical Patronal? 26. A cooperativa está com a Certidão Negativa de Débitos INSS dentro do prazo de validade? 27. A cooperativa está com a Certidão Negativa Conjunta de Débitos Receita Federal do Brasil RFB e Procuradoria Geral Fazenda Nacional PGFN dentro do prazo de validade? 28. A cooperativa está com o Certificado de Regularidade do FGTS CRF (Caixa Econômica Federal) dentro do prazo de validade? 29. A cooperativa está com a Certidão Negativa Tribunal Superior do Trabalho. 30. A Cooperativa cumpre as normas negociais previstas em CCT e/ou ACT, firmada pela OCB/ES ou diretamente pela Cooperativa, respectivamente? (Piso salarial, reajuste, auxílio refeição, vale transporte, fundo de assistência, taxa assistencial, etc) 31. A cooperativa possui Inscrição Estadual e/ou Municipal atualizada? 32. O alvará de funcionamento da cooperativa está em situação regular? 33. A cooperativa se apresenta como COOPERATIVA para a sociedade? 34. Cooperativa utiliza o domínio.coop em seus s e sites? 35. A cooperativa possui meios de comunicação com a população, cooperados e clientes? 36. A cooperativa divulga em seus informativos, sites, produtos conteúdo vinculado ao cooperativismo? Página 24 de 25

25 ANEXO C TERMO DE ADESÃO Programa de Certificação de Regularidade Técnica do Sistema OCB/ES 2014 Eu,, Presidente da Cooperativa (Sigla), (Nome por extenso), CNPJ, (Inserir o número do CNPJ), declaro por meio deste termo que a cooperativa acima qualificada (confirma ou não confirma) a participação no Programa de Certificação de Regularidade Técnica ano base Estou ciente que será necessário a presença de um responsável para acompanhar os técnicos durante a visita, que será realizada em dois momentos, sendo até 8h para conferência documental e até 2h para apresentação dos resultados. Adicionalmente, declaro ter recebido o manual contendo os procedimentos e orientações do Programa de Certificação de Regularidade Técnica ano base Cidade, xx de Maio de Nome do Presidente Sigla da Cooperativa Página 25 de 25