UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE EDUCAÇÃO DE BIGUAÇU CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS

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1 UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE EDUCAÇÃO DE BIGUAÇU CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS CONTROLE GERENCIAL DA EMPRESA X : ESTUDO DE CASO HUMBERTO PEREIRA JUNIOR BIGUAÇU 2008/1

2 2 HUMBERTO PEREIRA JUNIOR CONTROLE GERENCIAL DA EMPRESA X : ESTUDO DE CASO Monografia apresentada ao Curso de Ciências Contábeis do Centro de Educação Biguaçu, da Universidade do Vale do Itajaí, como requisito parcial à obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis. Orientador: Prof. MSC Francisco Eugênio Pereira. BIGUAÇU 2008/1

3 HUMBERTO PEREIRA JUNIOR CONTROLE GERENCIAL DA EMPRESA X : ESTUDO DE CASO Esta monografia foi apresentada como trabalho de conclusão de curso de Ciências Contábeis da Universidade do Vale do Itajaí- Biguaçu e aprovada pela banca constituída pelo orientador e membros abaixo. Biguaçu SC, 11 de julho de 2008 Professora Marialene Pereira Coordenadora de monografias do curso de Ciências Contábeis Professores que compuseram a banca: Profº. Francisco Eugênio Pereira, M. Sc. (Orientador) Profª. Marisa Luciana Schwabe de Moraes M. Sc. (Membro de Banca) Profª. Luiz Carlos Wisintainer, M.Sc. (Membro de Banca

4 EPÍGRAFE No momento ruim da vida, prefiro fingir que estou tranqüilo e vencer, do que transmitir meu medo e perder. Tiago Augusto da Cunha (mindinho)

5 5 AGRADECIMENTOS Primeiramente agradeço a Deus, porquê sempre me deu forças quando eu achava que não conseguiria alcançar certos objetivos. Deus também me deu um pai maravilhoso que sempre me ajudou financeira e emocionalmente, nunca me deixando desistir, meu professor, meu herói, uma mãe que me deu o amor e carinho, necessários para criar meu caráter e me tornar uma pessoa melhor. E irmãs que muito amo. Aos meus colegas de trabalho que sempre me deram o suporte que precisei, principalmente ao Giovane da informática e a Ivete minha coordenadora, que tanto teve paciência e me ajudou quando precisei me ausentar. Por fim, agradeço ao meu orientador, Professor Francisco Eugênio Pereira, que além de ótimo mestre, acabou se tornando um amigo.

6 6 RESUMO A enorme concorrência, as mudanças repentinas no mercado, nos preços das matérias-primas, as tecnologias cada vez mais inovadoras, a eterna busca pela continuidade empresarial saudável e rentável, entre outros diversos fatores, culminaram no surgimento de um novo conceito de contabilidade. A contabilidade que agregava apenas dados financeiros e era direcionada principalmente a um público externo, começa a dar lugar a uma contabilidade voltada ao gerenciamento, a redução de custos, a tomada de decisão precisa e pontual, voltando-se agora ao público interno, aos administradores. O objetivo deste trabalho é demonstrar a importância das ferramentas utilizadas no controle gerencial e para isso foram utilizadas pesquisas bibliográficas em conteúdos da contabilidade gerencial, de custos, administração, marketing empresarial, entre outros. Além disso, foi realizado um estudo nas dependências da empresa X, com a finalidade de demonstrar as ferramentas atualmente utilizadas no processo decisório, para, desta forma tentar verificar possíveis erros e propor melhorias que possam ajudar a melhorar o controle gerencial. Através do modelo pesquisado na Empresa X, foi possível verificar que a empresa possui sistemas de controle voltados apenas ao curto-prazo o que não é recomendado, e que algumas ferramentas não estão sendo utilizadas. Palavras Chave: Controle. Ferramentas. Modelo de gestão.

7 LISTA DE FIGURAS FIGURA 1: O PROCESSO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO FIGURA 2: ORGANOGRAMA EMPRESA X...54 FIGURA 3: SISTEMA DE INFORMAÇÃO ATUAL EMPRESA X...57 FIGURA 4: SISTEMA DE INFORMAÇÃO PROPOSTO EMPRESA X...69

8 8 LISTA DE QUADROS QUADRO 1: SISTEMA ATUAL X SISTEMA PROPOSTO...72

9 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO JUSTIFICATIVA DA ESCOLHA DO TEMA DEFINIÇÃO DO PROBLEMA OBJETIVOS Objetivos Gerais Objetivos Específicos SUPOSIÇÕES ESTRUTURA DO TRABALHO FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA CONTABILIDADE GERENCIAL Características do contador gerencial CONTROLE CONTROLADORIA CONTROLLER CONCEITO DE DADO E INFORMAÇÃO SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL (SIG) MODELO DE GESTÃO FERRAMENTAS DE GESTÃO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO FLUXO DE CAIXA GESTÃO DE MARKETING GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS GESTÃO DE QUALIDADE TOTAL (TQC) BENCHMARKING...45

10 BALANCED SCORECARD (BSC) PROGRAMA 5S METODOLOGIA CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA ESTUDO DE CASO PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS ESTUDO DE CASO Caracterização da Empresa em estudo Estrutura Organizacional SISTEMAS DE INFORMAÇÃO - ATUAL SISTEMAS DE INFORMAÇÃO PROPOSTO CONSIDERAÇÕES FINAIS GENERALIDADES QUANTO AO ALCANCE DOS OBJETIVOS LIMITAÇÕES RECOMENDAÇÕES PARA FUTUROS TRABALHOS...75 Referências...76

11 1 INTRODUÇÃO A contabilidade gerencial é voltada ao controle gerencial das organizações e têm como principal objetivo facilitar a tomada de decisão. Para que este objetivo seja alcançado, são necessários a utilização de diversas ferramentas, técnicas e procedimentos contábeis tradicionais usados na contabilidade financeira e de custos, assim como índices, análise financeira e de balanço, entre outras. Com o aumento da concorrência e a busca exaustiva pelo aprimoramento de produtos, redução de gastos e custos etc. essas ferramentas e técnicas foram sendo cada vez mais utilizadas, e conseqüentemente mais estudadas e atualizadas, de acordo com a realidade de cada empresa ou cada finalidade a qual as informações geradas pela contabilidade gerencial fossem destinadas. Atualmente, apesar de em menor número, a contabilidade gerencial vem sendo utilizada até mesmo em micro e pequenas empresas e em muitos casos é responsável direta pelo sucesso destas, transformando-as em grandes organizações, com produtos de primeira linha, com aumento da margem de contribuição, custos reduzidos e aumento da rentabilidade, para alcançar seu principal objetivo: o Lucro. Sendo assim, é de suma importância para a saúde e sobrevivência das empresas, a utilização da contabilidade gerencial e suas ferramentas, pois, é uma arma poderosa para o processo decisório e para gerar lucro.

12 JUSTIFICATIVA DA ESCOLHA DO TEMA A necessidade de adaptação ao mercado atual, juntamente com a alta competitividade, levou os administradores a buscar novas estratégias para conseguir manter suas empresas preparadas para as muitas adversidades. Como apenas a contabilidade financeira e a contabilidade de custos não eram suficientes para suprir essa necessidade, surge a contabilidade gerencial, levando ao gestor todo o tipo de informação e facilitando a tomada de decisão precisa e pontual. A escolha por esse tema deu-se exatamente pela importância da contabilidade gerencial para a sobrevivência das organizações. Outro fator foi a curiosidade de saber como funciona a contabilidade em uma grande e conceituada indústria de embalagens plásticas e quais ferramentas estão sendo usadas no processo de tomada de decisão, bem como aqueles que precisam ser aprimorados, além de verificar outros tipos de controle gerencial que poderá ser útil para a empresa X após o término deste trabalho. Este trabalho também irá verificar os instrumentos utilizados no gerenciamento da empresa X, e demonstrar a importância destes para o bom funcionamento de uma organização, sugerir mudanças nos métodos utilizados na contabilidade gerencial da empresa em questão.

13 DEFINIÇÃO DO PROBLEMA A continuidade das empresas diante as dificuldades estruturais existentes, associados à elevada carga tributária praticada em nosso país, as necessidade de um bom gerenciamento, um planejamento de médio e longo prazo, constitui-se em um fator preponderante para facilitar o processo de tomada de decisão das organizações, bem como garantir a continuidade saudável das empresas. Diante desses fundamentos, o trabalho procura responder as seguintes questões: Como está formalizado o processo de tomada de decisão da empresa em estudo? Quais as ferramentas de gestão que contribuem para o bom gerenciamento da empresa? Por que a contabilidade gerencial é tão importante para o bom acompanhamento da empresa? 1.3 OBJETIVOS Os trabalhos científicos buscam aprofundar estudos profundos sobre os temas desenvolvidos, além de objetivos claros a serem alcançados, a partir dessa afirmação demonstra-se a seguir: Objetivo Geral Conhecer as ferramentas de gestão da empresa X e propor melhorias.

14 Objetivos Específicos Conhecer a empresa em estudo e o modelo de gestão utilizado no processo de tomada de decisão. Identificar os relatórios de controle gerencial e propor melhorias. Relacionar a importância da contabilidade gerencial para as organizações. 1.4 SUPOSIÇÕES A contabilidade gerencial constitui-se em um instrumento para transformar os dados em informações, permitindo analisar as informações financeiras e não financeiras. A partir dessa afirmação acredita-se que o processo de tomada de decisão da empresa X é elaborado a partir de ferramentas voltadas a visão de curto, médio e longo prazo, onde a empresa prioriza o desenvolvimento das pessoas, qualidade de seus produtos como conseqüência à satisfação dos seus clientes, a modernidade de seus processos, aos aspectos sociais e ambientais, buscando a sua continuidade no mercado e principalmente oportunizando a melhoria da sua lucratividade. Supondo ser verdadeira esses fundamentos acredita-se que as decisões sejam tomadas conforme mencionado acima e que utilize ferramentas voltadas à qualidade dos processos produtivos e administrativos, ao gerenciamento estratégico de longo prazo, além de medidas voltadas ao desenvolvimento de pessoas, clientes, aspectos ambientais e sociais. Como ultima suposição nessa proposta acredita-se que a contabilidade gerencial é um instrumento cujo propósito principal é fornecer informações financeiras e não financeiras, decidir o caminho adequado, atingir objetivos através de estratégias, satisfação de clientes internos e externos e principalmente oferecer uma visão de futuro para as organizações.

15 ESTRUTURA DO TRABALHO Este trabalho está estruturado em cinco capítulos. No primeiro capítulo, apresenta-se a introdução, seguida da justificativa da escolha do tema, da definição do problema, dos objetivos gerais, dos objetivos específicos, das suposições da pesquisa e, por ultimo desta descrição a estrutura do trabalho. O segundo capítulo apresenta a fundamentação teórica de todos os temas relevantes. Primeiramente temos a contabilidade gerencial e as características do contador gerencial. Logo após, conceitua-se controle, controladoria e controller, além de dado e informação, para dar início a fundamentação dos sistemas de informação gerencial. Em seguida aborda-se a importância do modelo de gestão e as ferramentas utilizadas nas organizações, como planejamento estratégico, fluxo de caixa, Benchmarking, gestão de recursos humanos e gestão de marketing. E para finalizar este capítulo discorre-se sobre a gestão de qualidade total, Balanced Scorecard e Programa 5S. No terceiro capítulo será apresentada uma abordagem metodológica proposta nesta pesquisa para realização do estudo de caso. No quarto capítulo demonstra-se o estudo de caso realizado com base no modelo de gestão da Empresa X, propondo melhorias e também um modelo de gestão a ser utilizado. No quinto capítulo serão apresentas as considerações finais, as generalidades, o alcance dos objetivos propostos, assim como as conclusões do estudo realizado e as recomendações para trabalhos futuros.

16 16 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Neste capítulo será realizado um estudo sobre a contabilidade gerencial, abrangendo conceitos, objetivos, funções e características. Na seqüência expõese uma pequena apresentação das características do contador gerencial. Logo após, serão elaboradas algumas definições de controle, controller, controladoria, conceito de dados e informações e por fim sistemas de informação gerencial. Em seguida serão estudados modelos de gestão, ferramentas de gestão, Benchmarking, planejamento estratégico, gestão de qualidade total e Programa 5S. 2.1 CONTABILIDADE GERENCIAL No início a contabilidade gerencial buscava informações principalmente financeiras, não utilizando muito de informações do tipo operacionais ou físicas, mas com o passar do tempo a necessidade desse tipo de informação foi criando força, como conclui Atkinson (2000, p.36): Tradicionalmente, a informação gerencial tem sido financeira, isto é, tem sido denominada em moedas tais como dólares ou franco. Entretanto, recentemente, a informação gerencial contábil foi ampliando-se para incluir informações operacionais ou físicas (não financeiras), tais como qualidade e tempo de processamento, tanto quanto informações mais subjetivas como mensurar o nível de satisfação dos clientes, capacitação dos funcionários e desempenho do novo produto. A contabilidade gerencial é uma arma poderosa, dos administradores e utiliza-se de várias técnicas e ferramentas, necessárias ao controle gerencial, disponibilizando de um universo de informações que visam facilitar a tomada de decisão, de forma mais rápida e precisa. Conforme explica Ludícibus (1998, p.21): A contabilidade gerencial pode ser caracterizada, superficialmente, como um enfoque especial conferido a várias técnicas e procedimentos contábeis já conhecidos e tratados na

17 17 contabilidade financeira, na contabilidade de custos, na análise financeira e de balanços etc., colocados numa perspectiva diferente, num grau de detalhe mais analítico ou numa forma de apresentação e classificação diferenciada, de maneira a auxiliar os gerentes das entidades em seu processo decisório. Outra definição muito clara, é citada pela Associação Nacional dos Contadores dos E.U.A apud Padoveze (2000, p.27): Contabilidade gerencial é o processo de identificação, mensuração, acumulação, análise, preparação, interpretação e comunicação de informações financeiras utilizadas pela administração para planejamento, avaliação e controle dentro de uma organização e para assegurar e contabilizar o uso apropriado de seus recursos. As funções da contabilidade gerencial são várias, mas é necessário ser resaltado que todas elas estão voltadas a gestão e a tomada de decisão, portanto é importante que as informações supram as necessidades da administração, conforme explica Atkinson (2000, p.23): A demanda por informação gerencial contábil é derivada das necessidades administrativas explícitas, como: tomadas de decisões sobre produtos, serviços e clientes; melhorias das atividades e processos existentes; alinhamento das atividades organizacionais em torno dos objetivos estratégicos de longo prazo. Atkinson, cita ainda algumas outras funções da contabilidade gerencail, como segue (2000, p. 37): Medidas da condição econômica da empresa, como as de custos e lucratividade dos produtos, dos serviços, dos clientes e das atividades das empresas, são obtidas dos sistemas de contabilidade gerencial. Além disso, a informação gerencial contábil mede os desempenhos econômicos de unidades operacionais descentralizadas, como as unidades de negócios, as divisões e os departamentos. Essas medidas de desempenho econômico ligam a estratégia da empresa à execução da estratégia individual de cada unidade operacional. A informação gerencial contábil é, também, um dos meios primários pelo qual operadores/funcionários, gerentes intermediários e executivos recebem feedback sobre seus desempenhos, capacitando-os a aprenderem com o passado e melhorarem para o futuro. Todos os setores das empresas apreciam a contabilidade gerencial, cada área com sua necessidade e cada necessidade alimentada com informações

18 valiosas, importantes para supri-las. Dito isto, a contabilidade gerencial ajuda a melhorar desde os setores administrativos até os setores mais complicados de produção. Esta diversidade de informações, distribuída por toda a entidade, é citada por Padoveze (2000, p.34): 18 Tendo em vista que uma organização é estruturada de forma hierárquica, a Contabilidade Gerencial deve suprir, através do sistema de informação contábil gerencial, todas as áreas da companhia. Como cada nível de administração dentro da empresa utiliza a informação contábil de maneira diversa, cada qual com um nível de agregação diferente, o sistema de informação contábil gerencial deverá providenciar que a informação contábil seja trabalhada de forma específica para cada segmento hierárquico da companhia. Uma outra definição, não menos importante, abrangendo alguns exemplos de onde a contabilidade gerencial atua e qual sua importância para a administração, é transparentemente explicada por Atkinson (2000, p.36): Contabilidade gerencial é o processo de identificar, mensurar, reportar e analisar informações sobre os eventos econômicos das empresas. Um exemplo de informação gerencial contábil é o relatório das despesas de uma seção operacional, tal como a seção de padaria em uma mercearia. Outro exemplo é os cálculos de custos de se produzir um bem, prestar serviços, desempenhar uma atividade e um processo comercial, e atender a um cliente. A informação gerencial contábil é uma das fontes informacionais primárias para a tomada de decisão e controle nas empresas. Sistemas gerenciais contábeis produzem informações que ajudam funcionários, gerentes e executivos a tomar melhores decisões e a aperfeiçoar os processos e desempenhos de suas empresas. As diversas técnicas e ferramentas da contabilidade gerencial, constantemente sofrem alterações e vão se familiarizando com a necessidade de cada empresa, voltando sua preocupação principalmente para o usuário interno, mais especificamente o administrador. Muitas empresas, inclusive, guardam a sete chaves suas informações gerenciais, para evitar que elas caiam em mãos erradas, pois, nelas constam informações valiosas principalmente para a concorrência. Isso a diferencia de alguns relatórios financeiros que são disponibilizados ao usuário externo. Conforme explica Ludícibus (1998, p.21): De maneira geral, portanto, pode-se afirmar que todo procedimento, técnica, informação ou relatório contábil feitos sob

19 19 medida para que a administração os utilize na tomada de decisões entre alternativas conflitantes, ou na avaliação de desempenho, recai na contabilidade gerencial. Certos relatórios financeiros, todavia, são válidos tanto sob o ponto de vista do interessado externo à empresa quanto sob o ponto de vista da gerencia. As ferramentas voltadas ao gerenciamento visam mostrar aos administradores os erros do passado para que se transformem em acertos no futuro, futuro este, que é a maior preocupação da contabilidade gerencial, pois é principalmente para ele que ela é voltada. Dessa forma, a contabilidade gerencial utiliza-se de relatórios e outras ferramentas para verificar quais decisões foram tomadas de forma errada e através das informações encontradas, formula novos relatórios e prepara novas ferramentas para que esses erros não voltem a ocorrer. A contabilidade gerencial, portanto, trabalha para a continuidade saudável das empresas, utilizando-se do passado e do presente para obter sucesso no futuro. Conforme Ludícibus (2000, p.21): Neste particular, considere-se que o modelo decisório do administrador leva em conta cursos de ação futuros. Informes passadas ou presentes somente serão insumos de valor para o modelo decisório à medida que o passado e o presente sejam estimadores válidos daquilo que poderá ocorrer no futuro, em situações comparáveis às já ocorridas. Dito isto, engana-se o administrador, principalmente de médias e grandes empresas, que acham que conseguirão uma boa gestão, sem as preciosas informações que a contabilidade gerencial fornece. Atualmente, com o aumento da competitividade e as constantes atualizações da concorrência, trazendo dificuldades enormes, é quase impossível não trabalhar em conjunto com a contabilidade gerencial e suas ferramentas Características do contador gerencial Segundo o IFAC International Federation of Accouting, citado por

20 Crepaldi, O contador gerencial é aquele que identifica, mede, acumula, analisa, prepara, interpreta e relata informações (tanto financeiras como operacionais) para uso da administração de uma empresa, nas funções de planejamento, avaliação e controle de suas atividades e para assegurar o uso apropriado e a responsabilidade abrangente de seus recursos. O contador gerencial para que possa se diferenciar de outros profissionais da contabilidade deve saber analisar, separar o dados de maior relevância e apresentar de forma transparente e resumida os diversos dados contidos nos registros contábeis, financeiros, de custos, no setor de compras e em outros diversos setores da empresa, para que possa suprir as necessidades dos administradores e assim facilitar a tomada de decisão. Ele deve saber um pouco de cada setor da empresa, deve conhecer as mais diversas técnicas, os objetivos dos administradores e da empresa. Deve saber como os administradores reagem aos diversos relatórios contábeis, pois, cada administrador possui características próprias e o contador gerencial deve conhecê-las para poder transmitir a informação da forma mais transparente e correta possível. Iudícibus (1998, p.22-23) caracteriza perfeitamente o contador gerencial da seguinte forma: 20 Se nos perguntassem qual ou quais as características que distinguem o bom contador gerencial de outros profissionais ligados à área da contabilidade, diríamos que fundamental é saber tratar, refinar e apresentar de maneira clara, resumida e operacional dados esparsos contidos nos registros da contabilidade financeira, de custos etc., bem como juntar tais informes com outros conhecimentos não específicos ligados à área contábil, para suprir a administração em seu processo decisório. Nas empresas o título de contador gerencial, simplesmente não existe, é geralmente o próprio contador da empresa quem prepara os relatórios gerenciais, e este deve tentar de todas as maneiras ser o mais ativo e esclarecedor para seus clientes internos. O contador deve focar em informações estratégicas, pois, cada vez mais os administradores consultam seus contadores sobre composição de custos, formação de preço de venda, analise de balanços, entre outros, e em grande

21 21 parte das vezes o contador não está preparado. 2.2 CONTROLE A contabilidade gerencial, precisa de um fator muito importante para que seus dados sejam elevados a um grau absoluto de conhecimento verdadeiro e objetivo, esse fator é o CONTROLE. Para que haja continuidade nas relações entre clientes e fornecedores, é necessário, entre outras coisas, que ambas as partes saiam satisfeitas com os resultados das transações que realizam entre si. No caso dos clientes, essa satisfação diz respeito à conformidade dos serviços ou bens que adquirem, assim como o peso dos mesmos na sua estrutura de custos e conseqüente condição financeira, decorrente das condições de pagamentos e dos preços das suas aquisições. Já no caso dos fornecedores, a satisfação está na viabilidade técnica, econômica e financeira das operações que necessita desenvolver para atender as necessidades dos seus clientes. Para que todos saiam satisfeitos, é muito importante definir um sistema operacional que consiste de um processo de transformação, responsável em converter recursos em saídas especificadas, possuindo um sistema de controle, responsável por ajustes que propiciem o alcance dos resultados esperados. O controle nada mais é, conforme Gomes (2000, p.3),que um conjunto de medidas exercidas sobre determinadas ações e processos de um sistema, para que não se desviem das normas preestabelecidas. Já para Migliavacca (2002, p.17): Controle interno define-se como o planejamento organizacional e todos os métodos e procedimentos adotados dentro de uma empresa, a fim de salvaguardar seus ativos, verificar a adequação e o suporte de dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a aderência às políticas definidas pela direção. Segundo Peleias (2002i, p.26) O controle é a etapa do processo de gestão, contínua e

22 22 recorrente, que avalia o grau de aderência entre os planos e sua execução; analisa os desvios ocorridos, procurando identificar suas causas, sejam elas internas ou externas; direciona as ações corretivas, observando a ocorrência de variáveis no cenário futuro, visando alcançar os objetivos propostos. A auditoria interna conforme Migliavacca (2002, p. 17), define controle da seguinte forma: A auditoria interna tem o conceito de que controle seja a adoção e o emprego, nas várias atividades da empresa, de todos e quaisquer meios visando a promover, dirigir, restringir, governar e verificar as transações, com o intuito de atingir os seus objetivos. Estes meios de controle incluem, mas não se limitam, à forma de organização, políticas, sistemas, procedimentos, instruções, padrões, comitês, plano de contas, orçamentos, relatórios, registros, listagem, métodos, instrumentos e auditoria interna. Para Chiavenato (2003, p.635), o controle pode ser definido como a função administrativa que consiste em medir o desempenho a fim de assegurar que os objetivos organizacionais e os planos estabelecidos sejam realizados. O controle segundo Martins (apud PAULA, 1999a) significa conhecer a realidade comparada com o que deveria ser, tomar conhecimento rápido das divergências e suas origens e tomar medida para sua correção. O controle tem por finalidade o estabelecimento de vários padrões, para que as informações sejam levadas de maneira real e para que os erros não se tornem inimigo constante, e quando isso não for possível, esses erros devem ser aproveitados para que no futuro tornem-se acertos. Os objetivos do controle são definidos por Atkinson (2000, p.67): Assegurar a integridade da informação financeira relativa às atividades e aos recursos da empresa; monitoramento e medição do desempenho e indução a qualquer ação corretiva exigida para retornar a atividade a seu curso intencional; fornecimento de informações aos executivos que operam em áreas funcionais que possam usá-las para alcançar o desempenho desejável. Segundo o American Institute of Certified Public Accountants, por meio do SAS (Statement on Auditing Standards) apud Migliavacca (2002, p.18): Controles internos, em seu sentido mais amplo, incluem os controles que podem ser caracterizados como administrativos ou contábeis, como segue:

23 23 Controles administrativos incluem, mas não se limitam, ao planejamento organizacional, procedimentos e registros que se referem aos processos de decisão ligados à autorização de transações pela administração. Essa autorização sendo uma função gerencial associada diretamente à responsabilidade de atingir os objetivos da organização, e sendo o ponto inicial para estabelecer controles contábeis sobre as transações. Controles contábeis são compostos pelo plano organizacional, procedimentos e registros que se referem à salvaguarda dos ativos e à veracidade dos registros financeiros, e conseqüentemente são desenhados para prover um certo nível de certeza de que: a. As transações contábeis sejam executadas de acordo com as autorizações da administração. b. As transações sejam registradas a fim de: permitir a preparação de relatórios financeiros em conformidade aos princípios contábeis geralmente aceitos ou outros critérios aplicáveis a esses relatórios, e manter controles sobre os ativos da empresa. c. O acesso aos ativos da empresa só seja permitido de acordo com a autorização da administração. d. Os registros contábeis dos ativos sejam comparados com sua existência física em intervalos razoáveis e que ação apropriada seja tomada a respeito de eventuais diferenças. Em resumo a citações de Migliavacca (2002, p ), já que todas são de suma importância e este trabalho não se dedica apenas ao controle, a seguir serão retiradas algumas partes de sua obra referentes à importância dos controles e algumas funções: Um sistema satisfatório de controles internos deve incluir: 1. Um planejamento organizacional que permita uma apropriada segregação de funções e responsabilidades. 2. Um sistema de autorizações, arquivamento e de relatórios, que permita um bom controle contábil sobre os ativos, obrigações, receitas e despesas.

24 24 3. Adequados controles físicos sobre os ativos. 4. Procedimentos adequados e por escrito, a serem seguidos no exercício das funções de cada departamento. E ainda segundo o autor, os controles devem ser: 1. Úteis A utilidade (muitas vezes difícil de mensurar) do controle interno, tanto o detectivo, quanto o preventivo, torna-se evidente quando assegura a salvaguarda dos ativos da empresa e promove o bom desenvolvimento dos negócios. Controles internos protegem não só a organização, mas também as pessoas que nela trabalham. 2. Práticos O controle interno, para ser prático, deve ser: Apropriado ao tamanho da empresa e ao porte das operações; Objetivo em relação ao que controlar; e Simples na sua aplicação. 3. Econômicos A economia do controle interno deve sempre ser levada em conta, já que é básica para a decisão de se implantar, manter, ou eliminar um controle, após uma análise criteriosa da relação custo/benefício (o benefício de se manter um controle deve ser maior que seu custo). Essa análise deverá levar em conta não só os elementos tangíveis (que têm valor monetário expresso), mas também os intangíveis (não expressos em valores monetários). 2.3 CONTROLADORIA A controladoria tem como função, auxiliar na transformação dos dados em informações úteis ao processo decisório. Essas informações possuem diferenças de empresa para empresa, dependendo do tamanho, objeto social, filosofia dos proprietários, acionistas e da capacidade dos seus gestores. Segundo Tung (1980, p.32-33), No contexto da administração financeira, a controladoria funciona como órgão de observação e controle da cúpula administrativa. É ela que fornece dados e informações, que planeja, pesquisa, e

25 25 demonstra à cúpula administrativa os pontos de estrangulamento atuais e futuros, que põem em risco ou reduzem a rentabilidade da empresa. A controladoria é tão importante, que tem força suficiente para modificar certas conclusões e, dessa forma, mudar as decisões dos seus gestores frente aos objetivos da empresa. Ela pode ser dividida em dois enfoques: como órgão administrativo ou como área de conhecimento, conforme Mossimann (1999, p ): a) como órgão administrativo terá a missão, funções e princípios definidos no modelo de gestão do modelo da empresa. Sua finalidade é direcionar o sistema de informação para suprir os gestores de informações adequadas, orientando-os no processo decisório, além de interagir nos diversos departamentos da empresa na busca da eficácia empresarial. b) Como área de conhecimento humano é estabelecida com fundamentos, conceitos, princípios e métodos oriundos da ciência da Administração, Economia, Psicologia, Estatística e Contabilidade. A administração contribui com os conceitos de eficácia empresarial, visão sistêmica e processo decisório; a Economia, no estudo da criação, transformação e distribuição de recursos econômicos na sociedade; a Psicologia, na analise do comportamento dos gestores frente aos relatórios gerenciais; a Estatística, ao apresentar valores numéricos, tanto físicos quanto financeiros, que contribuirão a base do modelo do sistema de informação; e a Contabilidade, ao registrar os eventos que interferem na riqueza da empresa. Muitas organizações não possuem um órgão administrativo chamado controladoria, principalmente empresas de pequeno e médio porte, pois não tem pessoal qualificado para essa função ou simplesmente desconhece a existência e importância de tal. Mas segundo Mosimann (1999, p.117), mesmo na falta da controladoria como órgão administrativo, ela ainda existirá como ramo do conhecimento, quer a estrutura da empresa a contemple ou não. Tem por finalidade auxiliar os gestores na administração de suas respectivas áreas e resolver problemas organizacionais. Quanto maior o porte da empresa, mais complexa sua estrutura

26 administrativos e mais complexos e em maio número também os controles exigidos para um bom gerenciamento. A principal função da controladoria é a de colher os diversos dados relevantes da empresa, examiná-los e colocá-los de maneira que a administração possa entende-los e tomar decisões através deles. Segundo Peres (1997, p.37) : 26 As informações de planejamento e controle exigem sistemas de informações que suportem estas decisões. A missão da controladoria é otimizar os resultados econômicos da empresa através da definição de um modelo de informação baseado no modelo de gestão. Para Kanitz (1997, p.7-8), a função básica da controladoria consiste em dirigir e implantar os seguintes sistemas: a) Informação Compreende os sistemas contábeis e financeiros, sistemas de pagamento, recebimento e folha de pagamento; b) Motivação Refere-se ao efeito dos sistemas de controle sob o comportamento das pessoas; c) Coordenação procura centralizar informações com o intuito de ação preventiva sob determinadas situações que podem afetar os planos da empresa; d) Avaliação interpreta os fatos e avalia se determinado resultado é bom para a organização; e) Planejamento avalia o passado para que possa planejar o futuro, determinando se os planos são consistentes; e. f) Acompanhamento verifica a evolução dos planos traçados, permitindo a interferência para corrigir as falhas ou então para se certificar de que o planejamento não poderá ser atingindo. O responsável por essas informações é o controller e suas funções serão explicadas no próximo capítulo.

27 CONTROLLER Segundo Horngren (1985), os modernos conceitos de controladoria indicam que o Controller desempenha a sua função de controle de uma maneira muito especial, isto é, ao reportar e interpretar dados relevantes, ele exerce uma força ou influência que induz os gerentes a tomarem decisões lógicas e consistentes com os objetivos da empresa. Figueiredo e Caggiano (1992, p.26) definem o controller como: O gestor encarregado do departamento de controladoria. Seu papel é, por meio de gerenciamento de um eficiente sistema de informação, zelar pela continuidade da empresa, viabilizando as sinergias existentes, fazendo com que as atividades, sendo desenvolvidas conjuntamente, alcancem resultados superiores o que alcançariam se fossem desenvolvidos independentemente. Portanto, cabe ao controller a tarefa de projetar, implementar, coordenar e manter um sistema de informações capaz de atender adequadamente as necessidades informativas do processo de planejamento e controle de uma empresa. Heckert e Wilson (apud TUNG, 1997), entendem que as características abaixo fazem parte da função do Controller: a) Capacidade de prever os problemas que poderão surgir e de coletar as informações necessárias para a tomada de decisão; b) Capacidade de prever o aparecimento de problemas, nos diferentes departamentos, bem como de providenciar os elementos para as devidas soluções; c) Fornecer as informações na linguagem do gerente que recebe; d) Traduzir os fatos e estatísticas em gráficos de tendência e em índices, uma vez que os números isolados não auxiliam a administração da empresa;

28 28 e) Capacidade de estar sempre voltado para o futuro, pois o passado não existe mais; f) Dar informações e elaborar relatórios, no momento em que forem solicitados; g) Prosseguir em seus estudos e interpretações, mesmo que os gerentes das áreas controladas não tenham dispensado imediata atenção aos assuntos; h) Assumir a posição de conselheiro, não de crítico dos pontos fracos de outras áreas; i) Ser imparcial e honesto nas tarefas que lhe forem confiadas; j) Ter capacidade de colocar suas idéias aos demais gerentes da empresa de forma compreensível para aqueles que a utilizam; e k) Capacidade de compreender que, no desempenho de suas funções, sua contribuição para outras áreas sofre limitações. As informações estatísticas não substituem a capacidade individual do gerente que recebe tais informações. A seguir será apresentado o sistema de informação gerencial, mas para que ele seja melhor compreendido, é importante ressaltar primeiro o que são dados e informações. 2.5 CONCEITO DE DADO E INFORMAÇÃO Para que se entenda o que são sistemas de informação é necessário que se saiba o que são dados e o que é informação. E é com este intuito que este capítulo será apresentado. Os dados são o início de tudo, se tratando de sistemas de informação, pois

29 29 ele sustenta a informação. Mas eles precisam ser analisados e transformados para que possam ser úteis no processo decisório. Segundo Oliveira (2002, p.51), dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que, por si só, não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação. Dito isto, é necessário que vários dados, juntos, transforme-se em informação e essa é uma função dos sistemas de informação, transformar os dados em informação e através disto gerar conhecimento. Como explica Padoveze apud Nakagawa (2000, p.43): informação é o dado que foi processado e armazenado de forma compreensível para seu receptor e que apresenta valor real percebido para suas decisões correntes ou prospectivas. Já para Oliveira (1992), a informação auxilia no processo decisório, pois quando devidamente estruturada é de crucial importância para a empresa, associa os diversos subsistemas e capacita a empresa a impetrar seus objetivos. A informação precisa ser simplificada para que o gestor possa entendê-la e através desta, adquirir o conhecimento necessário para a tomada de decisão, ela deve vir de forma transparente e de fácil entendimento, pois dela pode defender o futuro da empresa. Como melhor explica Stair (1998, p.5), o conjunto de dados, regras, procedimentos e relações que devem ser seguidos para atingir o valor informacional ou resultado adequado do processo está contido na base do conhecimento. Informações são conseguidas através de dados, como número de funcionários, horas trabalhadas, etc. e é através dela que os gestores formulam suas decisões, sempre buscando a excelência. 2.6 SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL (SIG) Os sistemas de informação são instrumentos necessários para as organizações, pois, são eles que transformam as informações gerenciais de modo

30 30 que elas possam servir ao seu principal propósito: A tomada de decisão. As grandes empresas hoje em dia, gastam muito dinheiro investindo em sistemas de informação, pois, sem eles é quase impossível se fazer um controle correto e dependendo do tamanho da organização fica ainda mais difícil trabalhar sem esses sistemas. Mas para entender o que são sistemas de informação gerencial, mais conhecido como SIG, é necessário que se saiba primeiro o que são sistemas. Alguns autores citam sistemas como um conglomerado de dados, retirados dos diversos setores da empresa, que juntos acabam se transformando em importantes informações. Conforme define Padoveze (2000, p.42): Sistema pode ser definido como um complexo de elementos em interação. Em outras palavras, sistema é um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo. Como um resultante do enfoque sistêmico, o todo deve ser mais que a soma das partes. Fundamentalmente, o funcionamento de um sistema configura-se a um processamento de recursos (entradas do sistema), obtendo-se, com esse processamento, as saídas ou produtos do sistema (entradas, processamento, saídas). Já, segundo Oliveira (2002, p.35), sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função. Batista (2004, p.22), conceitua sistema da seguinte maneira:... disposição das partes de um todo que, de maneira coordenada, formam a estrutura organizada, com a finalidade de executar uma ou mais atividades ou, ainda, um conjunto de eventos que repetem ciclicamente na realização de tarefas predefinidas. Dito isto e já conhecendo um pouco do que são sistemas, podemos prosseguir e demonstrar agora a importância desses sistemas para a contabilidade gerencial. Para Nakagawa (1993, p.65), o sistema de informações caracteriza-se como um subsistema do sistema das empresas. Sob este enfoque sistêmico o sistema de informações é um subsistema do sistema empresa, e prosseguindo nesta linha de raciocínio pode-se concluir que o sistema de informações é um

31 31 conjunto de subsistemas de informações interdependentes. Os contadores gerenciais devem buscar dados de dentro e de fora da organização para suprir os sistemas de informação da forma mais completa possível. Deve buscar dados de clientes, fornecedores, concorrentes ou dentro da própria empresa como no setor financeiro, contábil, recursos humanos, marketing, custos, compras etc. Batista (2004, p.22) define sistema de informação gerencial, da seguinte maneira: É o conjunto de tecnologias que disponibilizam os meios necessários à operação do processamento dos dados disponíveis. É um sistema voltado para a coleta, armazenagem, recuperação e processamento de informações usadas ou desejadas por um ou mais executivos no desempenho de suas atividades. É o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, proporcionam a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados. Gil (1999, p.14), defende que... os sistemas de informação compreendem um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e a correspondente tradução em informações. Já segundo Laudon (1999, p.04), um sistema de informações pode ser conceituado da seguinte forma: Um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em empresas e outras organizações. Os sistemas de informação contêm informação sobre pessoas, lugares e coisas de interesse, no ambiente ao redor da organização e dentro da própria organização. Os sistemas de informação essencialmente transformam a informação em uma forma utilizável para a coordenação de fluxo de trabalho de uma empresa, ajudando empregados ou gerentes a tomar decisões, analisar e visualizar assuntos complexos e resolver outros tipos de problemas. O sistema de informação tem como principal objetivo, captar todos os dados internos e externos das empresas e transformá-los em informações transparente e de fácil entendimento, que serão levadas para os administradores para que estes possam tomar as diversas decisões do dia a dia de forma precisa.

32 Para explicar melhor, Tachizawa (1990, p.84-85) fala um pouco mais sobre esses objetivos: 32 Os sistemas de informações atuam como elementos polarizadores dos eventos empresariais provenientes do ciclo de atividades, interno e do meio externo à empresa. O processo de administração nas empresas utiliza a informação como apoio às decisões, através de sistemas informativos. Os sistemas informativos, como geradores de informações de caráter decisorial, devem ser estabelecidos como processos de comunicação mediante os quais são fornecidos os elementos básicos para as decisões nos vários pontos da organização. Os sistemas de informação gerencial ajudam no planejamento, organização e total controle das empresas, facilitando a tomada de decisão em tempo hábil e com excelência. STAIR (1998, p.278), define a função do SIG da seguinte maneira: o propósito básico de um SIG é ajudar a empresa a alcançar suas metas, fornecendo aos seus gerentes detalhes sobre as operações regulares da organização, de forma que possam controlar, organizar e planejar com mais efetividade e com maior eficiência. São diversos as áreas, setores e pontos que os sistemas de informações gerenciais atuam e também são muitos os seus benefícios, como afirma Oliveira (2002, p.54): Redução dos custos das operações; Melhoria no acesso às informações, proporcionando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço; Melhoria na produtividade; Melhoria nos serviços realizados e oferecidos; Melhoria na tomada de decisões, por meio de fornecimento de informações mais rápidas e precisas; Estímulo de maior interação dos tomadores de decisão; Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões; Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informações; Melhoria na estrutura de poder, proporcionando maior poder para

33 33 aqueles que entendem e controlam os sistemas; Redução do grau de centralização de decisões na empresa; e Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos. A empresa que sabe utilizar os sistemas de informações apresentará, com certeza, uma estrutura organizacional sólida e com isso um futuro de sucesso, pois, estará pronta para quaisquer adversidades. 2.7 MODELO DE GESTÃO As empresas cada vez mais desenvolvem uma personalidade própria, graças a sua história, do estilo de cada líder, dos objetivos dos acionistas e assim por diante. Desse conjunto de características forma-se a cultura organizacional, que estabelece o que é certo e o que é errado, valores, ética e etc. Os modelos de gestão em muito se parecem com a cultura organizacional das empresas. Um novo administrador, que queira assumir uma empresa deve conhecer a cultura organizacional da empresa, para saber como agir diante de algumas adversidades. Um grande problema muito visto, é que geralmente as médias empresas que adotam a cultura organizacional caseira, ao se transformarem em grandes empresas, acabam esquecendo de modificar sua cultura, que com toda a concorrência não mais é eficaz nessa nova empreitada. O modelo de gestão é baseado na crença da empresa, com princípios que ajudam os administradores a se orientarem. Geralmente os donos ou sócios que formam esse modelo, com seu modo de trabalhar e seus principais princípios. Alguns empresários, por exemplo, tratam seus funcionários como se fossem da própria família, outros, portanto nem sabem os nomes de quem trabalha para eles, se preocupam apenas com o lucro no final do mês, esse é um exemplo simples, mas mostra a realidade do modelo de gestão. Como nos esclarece Catelli (1999, p.262):

34 34 Modelo de gestão é a Carta Magna de uma entidade econômica. Esse conjunto de princípios, nem sempre formalizado, pode ser identificado por meio da observação dos instrumentos de gestão (processo de planejamento e controle, sistemas de informação etc.) e das demais práticas organizacionais. Figueiredo (2006,p30), explica mais detalhadamente o que é um modelo de gestão: Um modelo de gestão poderia ser definido como um conjunto de princípios e definições que decorrem de crenças especificas e traduzem o conjunto de idéias, crenças e valores dos principais executivos, impactando assim todos os demais subsistemas empresariais; é, em síntese um grande modelo de controle, pois nele são definidas as diretrizes de como os gestores vão ser avaliados, e os princípios de como a empresa vai ser administrada. O modelo de gestão é o DNA da empresa, é a partir de seus princípios que o administrador saberá se pode ou não tomar algumas decisões, se elas se encaixam no perfil do dono ou dos sócios ou não. Portanto, todo gestor para iniciar seus trabalhos dentro de determinada empresa deve procurar saber que modelo de gestão ela segue, pois isso pode ser peça importantíssima na sua permanência na organização. 2.8 FERRAMENTAS DE GESTÃO As ferramentas de gestão são os métodos e técnicas utilizados pela empresa para facilitar o processo de decisão. Existem vários tipos de ferramentas de uso gerencial, cada empresa, dependendo de seu porte e de sua necessidade utiliza aquela que lhe for mais valiosa. Infelizmente aqui no Brasil ainda existem várias empresas, que por terem péssimos administradores ou pessoas que os dão suporte mal informadas, simplesmente desconhecem a existência dessas ferramentas. E em alguns casos, essa falta de interesse por parte de gestores e seus auxiliares, acabam provocando uma desestruturação prematura da organização. Nos próximos capítulos, serão apresentadas algumas ferramentas de

35 gestão, algumas mais conhecidas e outras nem tanto, mas todas elas com suma importância para a saúde da empresa PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO O planejamento estratégico visa estabelecer um direcionamento a ser seguido pela empresa para alcançar todos os objetivos por ela estabelecidos. Mas para ser preparado um bom planejamento estratégico, é necessário que o gestor saiba das limitações da empresa, pois, não adianta planejar se na hora de colocar em prática não funcionar, seria perda de tempo e de dinheiro. Kotler (1992) define planejamento estratégico da seguinte maneira: planejamento estratégico é definido como o processo gerencial de desenvolver e manter uma adequação razoável entre os objetivos e recursos da empresa e as mudanças e oportunidades de mercado. Já Fishmann (1991, p.25) conceitua planejamento estratégico da seguinte forma: Planejamento estratégico é uma técnica administrativa que, através da análise do ambiente se uma organização, cria a consciência das suas oportunidades e ameaças, dos seus pontos fortes e fracos para o cumprimento de sua missão e, através desta consciência, estabelece o propósito de direção que a organização deve deverá seguir para aproveitar as oportunidades e reduzir riscos. O administrador precisa conhecer, primeiramente, todos os objetivos dos proprietários ou sócios da empresa, logo após, ele precisa saber quais estratégias podem ser elaboradas para que seus clientes fiquem satisfeitos e para que vença a concorrência, também deve pensar em que estratégia tomar para com seus fornecedores, funcionários, etc. Atkinson (2000, p.566), explica os primeiros passos para que se faça um bom planejamento estratégico: O primeiro passo do planejamento estratégico é identificar o que os proprietários esperam (por exemplo, aumento de riqueza) de suas participações na empresa. As expectativas dos proprietários

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