Programa Serviços Especializados de Apoio à Gestão do Programa

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1 Programa Serviços Especializados de Apoio à Gestão do Programa Reunião de início de projeto 8 de agosto de 2013

2 Agenda Contexto do Programa RH-Folha Equipe de trabalho Accenture Produtos e Atividades iniciais Próximos passos 2

3 PREMISSA (*) OBJETIVO A estratégia de desenvolvimento e implantação foi definida após avaliação conjunta entre SGP, DDPE, DTI e Prodesp dos aspectos técnicos, operacionais, premissas e riscos Desenvolver Gestão de RH Homologar Capacitar Demonstrar a viabilidade do Sistema de RH Construir Estrutura Modernizar Folha RH Visibilidade RH Manter e Evoluir Elaborar Plano Base Trilha Contabilização Parametrização Cálculo Desenvolver Integraçao RH & Folha Migrar / Integrar -Maior escala de -Gestão desenvolvimento -Reavaliar fases de implantação FrameWork V2 -Envolvimento usuários -Transição do RH para produção (*) Principais grupos de ações ou premissas gerais Sistema desenvolvido e testado Sistema / Módulo em Produção Copyright 2013 Accenture All Rights Reserved. 3

4 Premissas, sugestões e diretrizes foram definidas para o sucesso do Programa Algumas premissas e diretrizes estabelecidas no Projeto de Planejamento concluído há 5 meses Diretrizes gerais Simplificação Governança e Controle de Mudanças Sugestões Especificação conjunta: Grupo de Especificação + DTI Revisão do processo e documentos do ciclo de desenvolvimento Revisão da organização e papéis do Desenvolvimento Criação da frente de desenvolvimento otimizado Registro de horas para refinamento de estimativas Definição do Novo Cálculo SDPE alinhado com Novo RH Pressupostos Alocação de recursos conforme planejado 4

5 Alguns aspectos da situação atual foram identificados essa semana Percepções da situação atual após conversas iniciais com membros do Programa Pontos Positivos Alocado Gerente do Projeto da Frente de Gestão RH / Desenvolvimento Iniciada infraestrutura do Portal de Gestão (TFS + EPM) Reduzida a concentração de atividades no Arquiteto do Desenvolvimento (gargalo) Incluídos dois Analistas de Especificação Técnica Mobilização e Planejamento Detalhado Pontos de Atenção Necessidade de planejamento detalhado da Frente Gestão de RH Necessidade de detalhamento dos processos para desenvolvimento do Novo RH Rotatividade de recursos de desenvolvimento Necessidade de definir aspectos de integração entre os sistemas Gestão de RH e SDPE Designado Gerente do Projeto de Desenvolvimento de RH Iniciada infraestrutura do Portal de Gestão (TFS + EPM) Redução da concentração de atividades no Arquiteto do Desenvolvimento (gargalo) Incluidos dois Analistas **** 5

6 Agenda Contexto do Programa RH-Folha Equipe de trabalho Accenture Produtos e Atividades iniciais Próximos passos 6 6

7 O time de projeto da Accenture atuará de forma integrada à Estrutura Organizacional do Programa RH Folha Estrutura Organizacional atual do Programa RH-Folha incluindo profissionais da Accenture Comitê Executivo Gestão do Programa Patrocinador do Programa Executivos SEFAZ, SGP e Prodesp Executivos Accenture SEFAZ SGP Accenture Accenture Serviços Especializados PMO SEFAZ Accenture Sistema de Gestão de RH Migração / Integração RH x Folha SEFAZ DTI Prodesp Modernização da Folha (SDPE) Prodesp SEFAZ DDPE Requisitos Novo Sistema de Folha A definir Especificação Funcional SGP UCRH SEFAZ DDPE SEFAZ DTI Prodesp Desenvolvimento SEFAZ DTI Prodesp Nomes 7

8 Embora tenha uma estrutura própria de gestão Estrutura preliminar do time da Accenture Comitê Executivo Gestão do Programa Especialistas PMO Gestão de Negócios Gestão de Arquitetura Gestão de TI Gestão da Mudança Processos de RH Arq.Funcional, Dados e Integração Acomp. Modernização Folha Comunicação Processos de Folha Arquitetura Técnica.Net Acomp. Desenvto. de RH Plano de Mudanças & Treinamento Processos de Especif., Des. e Testes Portal de Gestão Nomes 8

9 Agenda Contexto do Programa RH-Folha Equipe de trabalho Accenture Produtos e Atividades iniciais Próximos passos 9

10 Os produtos previstos no Edital para o primeiro e segundo mês de projeto têm foco no Entendimento da Situação Atual e Planejamento do Programa Produtos inicias (Anexo I) com foco em Entendimento da Situação Atual e Planejamento Tipo de Serviço Gestão do Programa Etapa Entendimento da situação atual & Elaboração do Plano de Gestão Integrada Portal de Gestão Definição e Instalação Produtos Mês da entrega Entendimento do Modelo de Gestão atual 1 Entendimento da situação atual das frentes de trabalho 1 Plano de Gestão Integrada 2 Portal do Sharepoint configurado para publicar documentos do projeto 2 Processos de Comunicação Relatórios semanais de Acompanhamento Gerencial Relatórios mensais de Acompanhamento Executivo Atas das reuniões Relatórios ou material de apresentação de reuniões de comunicação aos participantes Mensal (mês 2 até 36) Gestão da Mudança Plano de Gestão da Mudança Estratégia de Ações de Mudança 2 Serviços de Consultoria Modelagem de Processos Definição de abordagem e padrões Guia de orientação para revisão e documentação de processos 2 10

11 Os produtos das etapas de Entendimento da Situação Atual e Planejamento estão representados no cronograma preliminar Cronograma preliminar de produtos AGOSTO SETEMBRO Tipo Serviço Etapa / Produtos S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 Entendimento da Situação Atual Relatorio Situacao Atual Modelo de Gestão Relatório Situação Atual Modernização SDPE Relatório Situação Atual Especificação de RH Relatório Situação Atual Desenvolvimento de RH Relatório Situação Atual Integração Gestão do Programa Gestão da Mudança Serviços de Consultoria Plano de Gestão Integrada Plano de Projeto Portal de Gestão Plnao de trabalho do Portal de Gestão Sharepoint de Documentos do Projeto Processos de Comunicação Relatório de Acompanhamento Mensal Relatório de Acompanhamento Semanal Atas e Material de apresentação (se aplicável) Plano de Gestão da Mudança Documento de Estratégia Geral de Ações de Mudança Modelagem de Processos - Abordagem Guia de Orientação para documentação de Processos 11

12 Agenda Contexto do Programa RH-Folha Equipe de trabalho Accenture Produtos e Atividades previstas para o Mês 1 Próximos passos 12

13 Uma agenda inicial de atividades foi elaborada a partir do cronograma para entendimento da situação atual das frentes de trabalho do Programa Calendário de atividades A G O S T O Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Frentes / Atividades Modelo de Gestão Confirmar membros Comitê Executivo Confirmar Estrutura Organizacional do Programa Kickoff T Modernização da Folha SDPE Visão Geral do Desenho de Solução M Plano de Projeto M Situação Atual Especificação Funcional Novo RH Modelo Conceitual e Funcional de RH T Planejamento & Situação atual T Desenvolvimento do Novo RH Visão Geral do Desenho de Solução Plano de Projeto Situação Atual Integração Novo RH & Folha Modernizada Visão Geral da Arquitetura de Integração Planejamento & Situação atual Portal de Gestão Infraestrutura existente T Necessidade de ajustes T Data sugerida Reunião confirmada Evento relevante Comunicação possível via ou telefone 13

14 Próximos passos Iniciar levantamento da situação atual Detalhar cronograma de atividades 14

15 Agenda Obrigado Copyright 2013 Accenture All Rights Reserved

16 Agenda LINKS Copyright 2013 Accenture All Rights Reserved. 16

17 O time de projeto da Accenture atuará de forma integrada à Estrutura Organizacional do Programa RH Folha Estrutura Organizacional atual do Programa RH-Folha destacando principais lideranças Comitê Executivo Roberto Yamazaki (SFZ) Ivani Bassotti (SGP) Rubens Peruzin (SFZ) Evandro F / Milton V (SFZ) Celio B / Marcos T (PRD) Alexandre Fonseca (ACN) Jair Merlo (ACN) Sandra Gioffi (ACN) Accenture Serviços Especializados Gestão do Programa Ivani Bassotti (SGP) Rubens Peruzin (SFZ) Elcio Tarallo (ACN) PMO Edson Takeshi (SFZ) Mario Vasconsellos (ACN) Fernanda Gouveia (ACN) Luciana Lutaif (ACN) Sistema de Gestão de RH Migração / Integração RH x Folha Modernização da Folha (SDPE) Requisitos Novo Sistema de Folha Igor Cabral (SFZ) Saulo (DTI) Pedro Z (DTI/PRD) Fledy (PRD) Rosana (PRD) SEFAZ DDPE A definir Especificação Funcional Desenvolvimento Marisa (SGP) Marines (SGP/PRD) Daniel (DTI) 17

18 Embora tenha uma estrutura própria de gestão Estrutura preliminar do time da Accenture Comitê Executivo Alexandre Fonseca (Programa) Jair Merlo (Tecnologia) Sandra Gioffi (Negócios) André Martins Carlos Ferrarini Viriato Borges Guilherme Portugal Adriano Neves Especialistas Gestão do Programa Elcio Tarallo PMO Mario Vasconsellos Fernanda Gouveia Luciana Lutaif Gestão de Negócios Daniella Alledo Fernanda Gouveia Christian Nishimura Luciana Lutaif Gestão de Gestão da Gestão de TI Arquitetura Mudança Processos de RH Caio Vahanian Arq.Funcional, Dados e Integração Acomp. Modernização Folha Comunicação Processos de Folha Silvia Sato Arquitetura Técnica.Net Acomp. Desenvto. de RH Lucas Freire Plano de Mudanças & Treinamento Processos de Especif., Des. e Testes Diogo Nunes Jussara Tsukia Portal de Gestão Fernanda Saraiva Suporte ao PMO: Fernando Luna Carla Garcia Dmitrius Calazans 18

19 Atividades de revisão do Modelo de Gestão Confirmação dos participantes do Comitê Executivo e periodicidade de reuniões Tema Informações necessárias Pessoas chave Reuniões / Local Comitê Executivo Confirmar nomes dos membros do Comitê Executivo (manter a estrutura anterior ou alterar) Definição inicial da periodicidade de reuniões do Comitê Executivo Estrutura Organizacional Confirmar a Estrutura Organizacional do Programa RH-Folha Confirmar nome dos integrantes dos times gerenciais Confirmar nomes dos demais integrantes do Programa Roberto Yamazaki Célio Bosola Ivani Bassotti Enock G Souza Edson T. Sunami Laércio A Cortez (Prodesp) Ivani Bassotti Confirmar nomes Confirmar periodicidade 12/08, Rangel Pestana Representantes da Accenture: Alexandre Fonseca Elcio Tarallo Mario Vasconsellos 19

20 Atividades previstas para Entendimento da Situação: 1) Modernização da Folha (SDPE) Reuniões de levantamento Tema Informações necessárias Pessoas chave Reuniões / Local Visão Geral do Desenho de Solução Perspectivas de Dados, Processos e Funcionalidades Volumetria (programas, telas, rotinas) Plano de Projeto Assuntos pendentes da reunião ant. Cronograma de atividades e produtos Plano de Recursos Situação atual Resultados alcançados (definições, codificação, testes) Comparativo com o plano (progresso) Perspectiva A completar Marcos Fledy (Prodesp) Rosana (Prodesp) Carlos Kogawa (Prodesp) Laércio A Cortez (Prodesp) (Idem) (Idem) 13/08 9h / Boa Vista 14/08 9h / Boa Vista 20/08 9h / Boa Vista Representantes da Accenture: Viriato Borges Elcio Tarallo Mario Vasconsellos Christian Nishimura 20

21 Atividades previstas para Entendimento da Situação: 2) Especificação Funcional Novo RH Reuniões de levantamento Tema Informações necessárias Pessoas chave Reuniões / Local Modelo Conceitual e Funcional de RH Visão geral de Processos Visão geral Funcional Marisa Santarém Maria Inez Pedro Zerbinatti 13/08 14h / Bela Cintra Planejamento & Situação atual Assuntos pendentes da reunião ant. Cronograma de atividades e produtos Plano de Recursos Resultados alcançados (definições) Comparativo com o plano (progresso) Perspectiva A completar (Idem) 14/08 14h / Bela Cintra Representantes da Accenture: Luciana Lutaif / Daniella Alledo Elcio Tarallo Mario Vasconsellos 21

22 Atividades previstas para Entendimento da Situação: 3) Desenvolvimento do Novo RH Reuniões de levantamento Tema Informações necessárias Pessoas chave Reuniões / Local Visão Geral do Desenho de Solução Perspectivas de Dados, Processos e Funcionalidades Volumetria (programas, telas, rotinas) Plano de Projeto Assuntos pendentes da reunião ant. Cronograma de atividades e produtos Plano de Recursos Situação atual Resultados alcançados (especificações técnicas, codificação, testes) Comparativo com o plano (progresso) Perspectiva A completar Enock G Souza Daniel L Guimarães (Idem) (Idem) 15/08 9h / Rangel Pestana 16/08 9h / Rangel Pestana 19/08 9h / Rangel Pestana Representantes da Accenture: Rodrigo Lopes Elcio Tarallo Mario Vasconsellos 22

23 Atividades previstas para Entendimento da Situação: 4) Integração Novo RH & Folha SDPE Modernizada Reuniões de levantamento Tema Informações necessárias Pessoas chave Reuniões / Local Visão geral da Arquitetura de Integração Perspectivas de Dados e Sistemas Volumetria: definições de extração, de transformação ( de para ), programas, rotinas) Pedro Zerbinatti Saulo Pastor 20/08 9h / Rangel Pestana Planejamento & Situação atual Assuntos pendentes da reunião ant. Cronograma de atividades e produtos Plano de Recursos Resultados alcançados (definições, programas) Comparativo com o plano (progresso) Perspectiva A completar (Idem) 20/08 14h / Rangel Pestana Representantes da Accenture: Viriato Borges Elcio Tarallo Mario Vasconsellos 23

24 Atividades iniciais de configuração de infra para o Portal de Gestão Levantamento de informações sobre Sharepoint, EPM e TFS Tema Informações necessárias Pessoas chave Reuniões / Local Infraestrutura existente Versões e instalações existentes na Sefaz de: Sharepoint, TFS, Project e EPM Infraestrutura de Hardware e Rede que suporta esses ambientes Igor P S Cabral Wellington Duraes 06/08 14h / Rangel Pestana Necessidades de ajustes Defnir eventuais necessidades de ajustes na infraestrutura de Hw e Sw para o Portal de Gestão (idem) 12/08 xxh / Rangel Pestana Representantes da Accenture: Fernanda Saraiva Elcio Tarallo 24

25 O escopo da Modernização da Folha SDPE foi adequado ao contexto do Programa RH-Folha e será executada de forma independente Funcionalidades em reestruturação incluindo a elaboração de documentação Trilha de Auditoria Registro e consulta de alterações e aprovações efetuadas Parametrização Alteração de parâmetros de cálculo pelo próprio usuário Contabilização Maior flexibilidade para alterações na contabilização Cálculo Início de base histórica com cálculo retroativo automático Estrutura multi-empresa permitindo tratar Adm Central e Autarquias 25

26 PREMISSA (*) OBJETIVO É necessário aumentar a capacidade de desenvolvimento do DTI para o cumprimento das metas estabelecidadas no planejamento O Compromisso executivo para contratação e alocação de Recursos é fator críticos de sucesso Demonstrar a viabilidade do Sistema de RH Construir Estrutura Elaborar Plano Base Desenvolver Gestão de RH (Bloco funcional inicial) Modernizar Folha Trilha Param. Contab. Cálculo Desenvolver Integraçao da Gestão RH com Novo Cálculo Folha Visibilidade Homologar e Capacitar Implantar RH Migrar / Integrar RH Manter e Evoluir -Maior escala -Gestão desenvolvto -Reavaliar fases de implantação FrameWork V2 -Envolvimento usuários -Transição do RH para produção Contratação de recursos nos prazos planejados (Sefaz, SGP, Prodesp) Funcionais Técnicos Fábrica de Software Gestão e Consultoria Infraestrutura de produção na Prodesp (Sefaz, SGP) Ações de otimização da especificação, desenvolvimento e integração (Time do Programa) Copyright 2013 Accenture All Rights Reserved. 26

27 PREMISSA (*) OBJETIVO Estruturar governança do Programa que possibilite o controle de mudanças, a gestão dos riscos e a tomada de ações tempestivas de ajustes, mantendo foco em simplificação A ação das lideranças na direção de simplificação e no tratamento adequado das escalações será fundamental Demonstrar a viabilidade do Sistema de RH Construir Estrutura Elaborar Plano Base Desenvolver Gestão de RH (Bloco funcional inicial) Modernizar Folha Trilha Param. Contab. Cálculo Desenvolver Integraçao da Gestão RH com Novo Cálculo Folha Visibilidade Homologar e Capacitar Implantar RH Migrar / Integrar RH Manter e Evoluir -Maior escala de -Gestão desenvolvimento -Reavaliar FrameWork V2 fases implantação -Envolvimento usuários -Transição do RH para produção Patrocinador do Programa com influência sobre as Secretarias e Autarquias Decisão de regras funcionais em conjunto (DTI/Consultoria e Grupo de Especificação) com foco na simplificação, incluindo processos de negócio e aspectos técnicos Processo de governança contemplando escalação e controle de alterações PMO focado em gestão de riscos Reavaliar fases de implantação a partir da evolução dos sistemas e soluções de integração Copyright 2013 Accenture All Rights Reserved. 27

28 PREMISSA (*) OBJETIVO Além das ações para adoção do Sistema de RH pelos usuários deverá ser detalhada a estratégia de implantação ( rollout ) para minimizar os riscos de implantação tipo big bang A estratégia de implantação ( rollout ) será detalhada ao longo do Programa a partir da evolução do desenvolvimento, do conhecimento dos sistemas e dos modelos de integração Demonstrar a viabilidade do Sistema de RH Construir Estrutura Elaborar Plano Base Desenvolver Gestão de RH (Bloco funcional inicial) Modernizar Folha Trilha Param. Contab. Cálculo Desenvolver Integraçao da Gestão RH com Novo Cálculo Folha Visibilidade Homologar e Capacitar Implantar RH Migrar / Integrar RH Manter e Evoluir -Maior escala de -Gestão desenvolvimento -Reavaliar fases de implantação FrameWork V2 -Envolvimento usuários -Transição RH p/ produção Escopo Funcional Completo (Adm. Direta / Educação / Autarquias) Automação / Workflow Funcionalidades Postergadas 3 2 Estratégia de adoção ( Rollout ) será definida ao longo do Programa Bloco Funcional Essencial 1 Administração Direta Sec. da Educação Autarquias Abrangência (Usuários / Adoção) Copyright 2013 Accenture All Rights Reserved. 28

29 FOCO PRODUTOS AÇÕES Ao longo do Programa as ações previstas devem ser executadas para viabilizar os obetivos, enquanto são produzidos e testados módulos funcionais de RH antes de entrarem em produção DTI assume desenvolvimento RH Grupo qualificado de desenvolvimento (porém pequeno) Solução customizada sem questionamento Introdução da Metodologia Ágil Definições estruturais Elaboração do Plano Base Aportar recursos técnicos e funcionais capacitados Aportar recursos de gestão e mudanças Crescer fábrica Reorganizar processos de desenvolvimento Fortalecer Arquitetura Descent decisões funcion Simplificar solução Gerenciar requisitos Definir Base RH em conjunto com Prodesp Reavaliar faseamento Detalhar necessidades integração Educ, PM Preparar ambientes e processos de testes integrados/homologação Executar paralelos de Folha Planejar e iniciar treinamentos Executar testes de desempenho Definir estratégia rollout Preparar ambiente de Produção Criar equipe de suporte à implantação Migrar desenvolvedores para equipe manutenção Pessoa Classe, Cargo, Quadro Freq, Contagem, Ac.Remun... RH Bloco 1 FrameWork V1 Provimento, Designação Folha Mod. Interrup, Subst ILUSTRATIVO Vacância, Afast Benefícios Vantagens, Férias, Licença... Conhecer o Sistema (DTI) Estabelecer Arquitetura Gerar primeiros produtos Iniciar planejamento e gestão básicos Aumentar escala do desenvolvimento Desenvolver Bloco 1 Implementar Governança do Programa Desenvolver Testar Bloco 1 Desenvolver e Testar Migração e Integração RH & Folha Iniciar Homologação Iniciar Treinamentos Novo Cálculo Folha em Prod Iniciar RH em Produção Rollout Secretarias (Central, Educ, PM, Autarquias) Integrar c/ outros sistemas Início da Manutenção e Evolução do Sistema Copyright 2013 Accenture All Rights Reserved. 29

30 As lideranças do Programa RH-Folha deverão atuar fortemente na busca da realização das ações e premissas para o atingimento dos objetivos Equipe reduzida desenvolvto Aumentar capacidade de desenvolvto Contratar recursos Func, Técn. e Gestão Contratar Fábrica de Software Fortalecer papel da Arquitetura (DTI) Alterar docto Regras e Crits Baixa escalabilidade do desenvolvto Reduzir os gargalos & Acelerar desenvolvimento Descentralizar decisões funcionais Criar frentes funcionais Reduzir ciclo de esp., des e ajustes Alocar An Funcional (TI) junto ao Grupo Especificação Adotar novo docto Especif. c/ An Funci Acelerar especificação e desenvolvto Utilizar doc. Modernização Utilizar protótipo de telas Restrições faseamento funcional Diretriz implantação Secret Educ. Diretriz implantação Autarquias Implantar bloco funcional amplo em D1 Implantar Educação no D1 Implantar Autarquias em D1 Simplificar funcionalidades 1ª fase Postergar funcionalidades p/ prox. fases Definir estratégia p/ turn key Minimizar integração c/ RH Educ. Definir estratégia p/ turn key Tratar Autarquias no Cálculo SDPE Definir estratégias p/ turn key Adotar desen. otimizado Azul Executar paralelo e homolog completa Fasear implantação por abrangência Adotar gestão de requisitos c/ PMO Liberar no D1 funções Web atual Manter funções DDPE D1 Liberar funções c/ estabilização Avaliar necessidade volta p/ Educ. Fasear a implantação de Autarquias Pontos críticos identificados Implicações Ações (Premissas) Copyright 2013 Accenture All Rights Reserved. 30

31 Jan/13 Fev/13 Mar/13 Abr/13 Mai/13 Jun/13 Jul/13 Ago/13 Set/13 Out/13 Nov/13 Dez/13 Jan/14 Fev/14 Mar/14 Abr/14 Mai/14 Jun/14 Jul/14 Ago/14 Set/14 Out/14 Nov/14 Dez/14 Jan/15 Fev/15 Mar/15 Abr/15 Mai/15 Jun/15 Jul/15 Ago/15 Set/15 Out/15 Nov/15 Implantação do Sistema de Gestão de RH em Julho/15 Plano macro de implantação Espec. Funcional (Principal) Desenvolvimento (Principal) Desenv. do Sistema de RH DTI Espec. Funcional (Complementar) Desenvolvimento (Complementar) Desenv. Migração / Integração Migração / Integração Homologação Usuários Implantação DTI + Prodesp Capacitação VISIBILIDADE Homologação Paralelo Reestruturação SDPE Prodesp Modernização da Folha Trilha Auditoria Modernização Parametrização Novo Cálculo Rotina Contábil. Gestão de RH Frente Principal: Estrutural e Novos Conceitos Frente Complementar: Regras iguais às do SDPE 31

32 Cenário de implantação do Sistema de Gestão de RH em JUL/15 Pressupostos considerados para a construção do Cenário Pressupostos Governança Decisão de escopo e regras funcionais no âmbito conjunto TI e Equipe de Regras e Critérios, com foco na Simplificação Processo de Governança e controle de mudanças Adição de PMO focado em gestão de riscos Processo de Trabalho Especificação funcional elaborada pelo Analista Funcional Desenvolvimento em duas frentes paralelas (Estrutural e Regras SDPE) Desenho técnico elaborado pelo Líder Técnico da frente e revisado pelo arquiteto Parte da especificação com base em documentação existente Homologação em frente única Capacidade de Trabalho Produtividade de 140 hrs/mês na Frente Estrutural Produtividade de 172 hrs/mês na Frente Complementar Média de profissionais alocados DTI = 14 Média de profissionais alocados Fábrica = 12 Copyright 2013 Accenture All Rights Reserved. Azul: diferencial em relação ao cenário anterior 32

33 O escopo funcional da Gestão de RH foi mapeado, priorizado e está sendo desenvolvido para atender às características da Administração Direta, incluindo Educação, e Autarquias Estr. Organ. Estrutura de Macro-Funcionalidades priorizadas Quadro Função de serviço público Cargo Atos Oficiais Decisão Judicial Provimento / Exercício Bloqueio / Desbloqueio Certificação Ocupacional Interrupção / Suspensão contrato Alt. Local Exercício /Trabalho Disponibilidade Afastamento Frequência Substituição eventual Contagem de Tempo Férias Benefícios Vantagens Bônus Ascensão funcional Prêmio Classe Pessoa Origem Externa Extra Vínculo Licença Sindicância e Processo Administrativo Readaptação Abandono de cargo Licença Prêmio Aposentadoria Complement. Aposentadoria Designação Vacância Varal * Remoção QM/QAE Automatizar (Estrutural de RH) Legenda Implementar c/ regras SDPE (Eventos complementares) Envia dados para o SDPE Postergar Acumulação remunerada Atribuição de Aula Funcionalidades específicas da Sec. Educação 2012 Accenture. Todos os direitos reservados. 33

34 Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Assumindo as premissas do cenário escolhido foram estimadas entregas de Produtos/Módulos de Gestão de RH ao longo do Programa Acumulação Remunerada Função de Serviço Público Origem Externa Extra Vínculo Aposentadoria Estrutura Organizacional Licença Bloqueio / Desbloqueio Pessoa Vacância Interrupção/Suspensão de Contrato Frequência Classe Provimento/Preenchimento Alteração de Local de Exercício/Trabalho Cargo/Função-Atividade/Emprego Público Afastamento Contagem de Tempo Férias Benefícios Licença Prêmio Ascenção Funcional Designação Compl. Aposentadoria Abandono de Cargo Substituição Eventual Readaptação Vantagens Copyright 2013 Accenture All Rights Reserved. 34

35 Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Assumindo as premissas do cenário escolhido foram estimadas entregas de Produtos/Módulos de Gestão de RH ao longo do Programa Acumulação Remunerada Função de Serviço Público Origem Externa Extra-Vínculo Aposentadoria Estrutura Organizacional Licença Bloqueio / Desbloqueio Pessoa Vacância Interrupção/Suspensão de Contrato Frequência Classe Provimento/Preenchimento Alteração de Local de Exercício/Trabalho Cargo/Função-Atividade/Emprego Público Afastamento Contagem de Tempo Férias Benefícios Licença Prêmio Ascenção Funcional Designação Compl. Aposentadoria Abandono de Cargo Substituição Eventual Readaptação Vantagens Copyright 2013 Accenture All Rights Reserved. 35

36 Ações devem ser tomadas para quebrar barreiras de comunicação e estimular o envolvimento da equipe e dos usuários sobre o novo Sistema de RH Exemplos de Ações da Frente de Gestão de Mudanças Ações de Comunicação Jornal de Comunicação Vídeo Informativo Objetivos Divulgação e Conscientização das Mudanças Diminuir resistência de usuários que já possuem Sistema de RH (Educação, PM, etc.) Estimular a adoção futura do novo sistema Divulgar o Sistema de RH Benefícios Melhora a compreensão do evento de mudança Promove a aceitação da mudança, com patrocínio da gestão e frentes de trabalho Cria um ambiente de cooperação na implementação da mudança Aumenta a integridade e exatidão das informações transmitidas dentro da organização Quiosque Test Drive Divulgar os Benefícios aos Servidores Divulgar os Benefícios aos RHs Melhora a imagem interna da organização Apoio a implementação da mudança Workshop Estimular o Feedback Reforça a visão da organização Copyright 2013 Accenture All Rights Reserved. 36

37 Desenv. Sist. Gestão RH Especificação Funcional Gestão Áreas externas ao Programa Usuários (Setoriais RH) DTI Produção DTI Segurança Prodesp Arquitetura / Prod. Especificação Funcional de Gestão de RH SEFAZ DDPE SGP UCRH SEFAZ DTI Setoriais RH Suporte Desenvolvimento de Gestão de RH SEFAZ DTI Accenture Comitê Executivo Gestão do Programa Patrocinador Diretoria Executiva: SEFAZ, SGP e Prodesp Diretoria Accenture SEFAZ Accenture Integração RH x Folha SEFAZ DTI Prodesp PMO SEFAZ Accenture Modernização Folha SDPE Prodesp Áreas externas ao Programa Usuários (Setoriais RH) DTI Produção DTI Segurança Prodesp Arquitetura / Prod. Especificação Funcional de Gestão de RH SEFAZ DDPE SGP UCRH SEFAZ DTI Setoriais RH Suporte Desenvolvimento de Gestão de RH SEFAZ DTI Accenture Comitê Executivo Gestão do Programa Patrocinador Diretoria Executiva: SEFAZ, SGP e Prodesp Diretoria Accenture SEFAZ Accenture Integração RH x Folha SEFAZ DTI Prodesp PMO SEFAZ Accenture Modernização Folha SDPE Prodesp Em 2012 o foco estava na definição e construção de itens estruturais, além do planejamento macro Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago 4 meses 3 a 5 anos Planejamento e Arquitetura (projeto atual) Organização & Gestão Arquitetura Plano Macro Organização & Gestão Releases Gestão de Modelo de Gestão Mudanças Analista Planejamento Consultores... Release 1 Release 2 Release N Navegação Liderança Capacitação Senso de Propriedade Especificação Funcional RH... Regras e Critérios Desenvolvimento do Sistema RH Especif. Funcional Mudanças, Org e Processos Líderes Técnicos Analista Funcional Requisitos/ TFS Protótipos Técnicos On- Site Fábrica... Recursos: DTI 5 Fábrica 1 On-Site Prodesp 3o Prodesp 2 (Especialistas) Gestão/Consultoria 37

38 Desenv. Sist. Gestão RH Especificação Funcional Gestão Áreas externas ao Programa Usuários (Setoriais RH) DTI Produção DTI Segurança Prodesp Arquitetura / Prod. Especificação Funcional de Gestão de RH SEFAZ DDPE SGP UCRH SEFAZ DTI Setoriais RH Suporte Desenvolvimento de Gestão de RH SEFAZ DTI Accenture Comitê Executivo Gestão do Programa Patrocinador Diretoria Executiva: SEFAZ, SGP e Prodesp Diretoria Accenture SEFAZ Accenture Integração RH x Folha SEFAZ DTI Prodesp PMO SEFAZ Accenture Modernização Folha SDPE Prodesp Áreas externas ao Programa Usuários (Setoriais RH) DTI Produção DTI Segurança Prodesp Arquitetura / Prod. Especificação Funcional de Gestão de RH SEFAZ DDPE SGP UCRH SEFAZ DTI Setoriais RH Suporte Desenvolvimento de Gestão de RH SEFAZ DTI Accenture Comitê Executivo Gestão do Programa Patrocinador Diretoria Executiva: SEFAZ, SGP e Prodesp Diretoria Accenture SEFAZ Accenture Integração RH x Folha SEFAZ DTI Prodesp PMO SEFAZ Accenture Modernização Folha SDPE Prodesp Em 2013 deve ocorrer a transição para um modelo que permita aumentar a escala de especificação e desenvolvimento Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago 4 meses 3 a 5 anos Planejamento e Arquitetura (projeto atual) Organização & Gestão Arquitetura Plano Macro Gestão e Consultoria (a ser contratado) Organização & Gestão Releases Gestão de Modelo de Gestão Mudanças Analista Planejamento Consultores... Release 1 Release 2 Release N Navegação Liderança Capacitação Senso de Propriedade Especificação Funcional RH Novos Documentos e Interação com TI... Regras e Critérios Desenvolvimento do Sistema RH Líderes Técnicos Especif. Funcional Mudanças, Org e Processos Nova Organização, Recursos e Planejamento Analista Funcional Requisitos/ TFS Protótipos Técnicos On- Site Fábrica... Recursos: DTI 5 Fábrica 1 On-Site Prodesp 3o Prodesp 2 (Especialistas) Gestão/Consultoria Transição 38

39 Desenv. Sist. Gestão RH Especificação Funcional Gestão Áreas externas ao Programa Usuários (Setoriais RH) DTI Produção DTI Segurança Prodesp Arquitetura / Prod. Especificação Funcional de Gestão de RH SEFAZ DDPE SGP UCRH SEFAZ DTI Setoriais RH Suporte Desenvolvimento de Gestão de RH SEFAZ DTI Accenture Comitê Executivo Gestão do Programa Patrocinador Diretoria Executiva: SEFAZ, SGP e Prodesp Diretoria Accenture SEFAZ Accenture Integração RH x Folha SEFAZ DTI Prodesp PMO SEFAZ Accenture Modernização Folha SDPE Prodesp Áreas externas ao Programa Usuários (Setoriais RH) DTI Produção DTI Segurança Prodesp Arquitetura / Prod. Especificação Funcional de Gestão de RH SEFAZ DDPE SGP UCRH SEFAZ DTI Setoriais RH Suporte Desenvolvimento de Gestão de RH SEFAZ DTI Accenture Comitê Executivo Gestão do Programa Patrocinador Diretoria Executiva: SEFAZ, SGP e Prodesp Diretoria Accenture SEFAZ Accenture Integração RH x Folha SEFAZ DTI Prodesp PMO SEFAZ Accenture Modernização Folha SDPE Prodesp É esperado um aumento significativo da capacidade de desenvolvimento com a adição dos novos recursos e organização das frentes de trabalho Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago 4 meses 3 a 5 anos Planejamento e Arquitetura (projeto atual) Organização & Gestão Arquitetura Plano Macro Gestão e Consultoria (a ser contratado) Organização & Gestão Releases Gestão de Modelo de Gestão Mudanças Analistas Planejamento Consultores... Release 1 Release 2 Release N Navegação Liderança Capacitação Senso de Propriedade Especificação Funcional RH Novos Documentos e Interação com TI... Regras e Critérios Desenvolvimento do Sistema RH Líderes Técnicos Especif. Funcional Mudanças, Org e Processos Nova Organização, Recursos e Planejamento Analista Funcional Requisitos/ TFS Protótipos Técnicos On- Site Fábrica... Recursos: DTI 5 Fábrica 1 An On-Site Prodesp 3o Prodesp 2 (Especialistas) Gestão/Consultoria 1 Coord Pontos de Função 8 Desenvolvedores Transição 6 An Funcional & Técnicos A Definir Renovação Fábrica 39

40 O trabalho conjunto é essencial para a definição funcional e para a definição de integração entre os sistemas de RH e da Folha Modernizada -Agilização do processo -Foco em simplificação -Definição da integração entre RH e Folha Definição Funcional RH Desenvolvimento RH Novo Cálculo da Folha Grupo de Regras e Critérios Líder Funcional TI Líder Especificação Especificação DTI + Ans. Funcionais e Consultoria Arquiteto RH Arquiteto FOLHA Integração RH e Cálculo PRODESP Arquitetura Gestão Especificação Integração RH Cálculo Definição de Escopo, Especificação Funcional, Especificação Técnica, Priorização Estrutura de Dados, Histórico, De Para, Convivência RH x Novo Cálculo Copyright 2013 Accenture. All rights reserved. 40

41 Fábrica Desenvolvimento RH Frente por Bloco Funcional Frente de Regras SDPE Grupo de Arquitetura Técnica Grupo de Especificação É recomendada a adição de novos papéis além da descentralização de decisões funcionais Líder Negócio/Processo Líder Funcional Especificação Analistas Funcionais RH Setoriais Agilização, simplificação e redução do ciclo de Especificação Funcional Foco em Arquitetura, DDPE orientação e revisão da adequação aos padrões Liderança do Especialistas desenvolvimento dos blocos funcionais Arquiteto Líder DDPE Analista Funcional Especificação otimizada a Foco partir em de Gestão documentação de Riscos e existente, Controle de reduzindo Mudanças a dependência da Equipe de Regras e Critérios Processo de construção PMO Controle de Mudanças apoiado em recursos de Fábrica Suporte eventual PMO Gerente de Projetos Líder Técnico Arquitetos Líder Técnico Desenvolvedores Testadores Analista de Sistemas Arquiteto Fábrica Analista de Sistemas Testadores Desenvolvedores Especialistas Folha (Prodesp) Líder Fábrica Testadores Desenvolvedores Desenvolvedores Frente Estrutural e Novos Conceitos Frente Regras iguais às do SDPE 41

42 O PMO atuará na redução do ciclo de desenvolvimento e ajustes efetuando gestão de requisitos com foco em simplicidade, evitar e postergar alterações Uma das frentes do PMO será a de Gestão de Simplificação Funcional e Técnica, que na estrutura das frentes de trabalho foi denominada PMO Controle de Mudanças. Essa frente é de suma importância, pois estará focada no Controle de Mudanças, atuando como o poder moderador entre o Grupo de Especificação e a equipe de Desenvolvimento RH, buscando a simplificação dos requisitos dos pontos de vista técnico e funcional. Simplificação Funcional Evitar mudanças desnecessárias (sem valor significativo para o negócio); Postergar mudanças não prioritárias; Levar em conta o valor do requisito para o negócio e o risco da não implementação. Moderador Simplificação Técnica Evitar que componentes complexos sejam desenvolvidos ou excesso de automatismo seja implementado sem trazer um nível de benefícios significativo, especialmente em termos de produtividade, qualidade e manutenibilidade. 42

43 O PMO atuará na redução do ciclo de desenvolvimento e ajustes efetuando gestão de requisitos com foco em simplicidade, evitar e postergar alterações Principais frentes do PMO relacionadas ao desenvolvimento do Sistema de Gestão de RH. War Room Posicionamento Gestão de Riscos Gestão de Alterações de Requisitos Funcionais Reuniões semanais com lideranças de projeto e Comitê de Gestão (RAS Relatório de Acompanhamento Semanal Gestão tática da jornada; Progresso Próximos passos Pendências Interdependências entre projetos Capacidade e Capacitação de Recursos. Identificar Riscos; Qualidade Técnica Qualidade Funcional Prazo Custo / Esforço Propor Ações de Mitigação Arquitetos Especialistas, Consultores Planejar Ações Mitigação Acompanhar e Reportar status das ações Questionar necessidade da mudança (evitar) Questionar urgência de implementar a mudança (postergar) Utilizar critério de análise baseado em: Valor do requisito (impacto para o servidor ou para a gestão) Risco caso não implemente a alteração PMO Tradicional Diferencial por meio do aporte de pessoal de arquitetura técnica e pessoal funcional, complementar ao PMO tradicional. 43

44 Visão geral de possíveis abordagens de implantação por abrangência de usuários do Novo RH Administração Direta (sem Educação e PM) 1 2 Implantar Novo RH completo (Setoriais RH & DDPE no D1) Setoriais RH c/ funcionalidades equivalentes a web atuais DDPE operando demais funcionalidades no Novo RH Implantar todas funcionalidades p/ Setoriais RH Liberação de todas as funcionalidades para Setoriais de RH de acordo com estabilização do sistema Educação e PM 1 2 Não implantar na Educ. & manter sistemas atuais c/ SDPE Manter operação nos sistemas atuais integrados com o SDPE Não há integração com o Novo RH Não implantar na Educ. & criar interfaces com Novo RH Criar integrações do Novo RH com sistemas Educ. equivalentes ao SDPE atual Desativar entrada do SDPE 3 Implantar Novo RH na Educação Educação utiliza Novo RH desativando funções do sistema atual da Educação Construção de integrações de retorno p/ Sistemas Educação Autarquias 1 2 Implantar Novo RH nas Autarquias integrando com LGA Construir Integração do Novo RH com sistema atual LPA/LGA Implantar Novo RH nas Autarquias integrando c/ SDPE e LGA 3 Implantar Novo RH nas Autarquias integrando c/ SDPE Novo RH + SDPE com Cálculo Novo RH + SDPE com Cálculo Reestruturado tratando Autarquias e Reestruturado processando a enviando info de Folha p/ LPA/LGA Folha das Autarquias 2012 Accenture. Todos os direitos reservados. 44

45 Principais riscos identificados e ações de mitigação Risco Prob. Impact. Problemas na integração da Base de RH com o Novo Cálculo de Folha Atraso na alocação de recursos OU perda de recursos chave Dificuldades para implantação total na Administração Direta em D1 Problemas na integração com sistemas Educação, Fazenda, Autarquias Alto volume de alterações legais Inviabilidade do desenvolvimento otimizado p/ regras = SDPE M Copyright 2013 Accenture All Rights Reserved. A Área de impacto Qualid. Prazo M A Prazo M A Prazo M M A A Qualid. Prazo Qualid. Prazo B A Prazo Mitigação Alinhar a definição das estruturas das bases de dados nesta fase de planejamento (de imediato) Antecipar testes de migração e limpeza de dados Antecipar testes de integração Contratar recursos de Fábrica, Gestão e Consultoria Manter plano de alocação de recursos Prodesp Evitar alocação de especialistas em outros projetos Formar novos especialistas em RH e Folha Detalhar estratégias para reduzir riscos do Turn Key Reavaliar fases de implantação (funcional e abrangência de usuários) Validar solução técnica de implantação gradativa por Secretaria Detalhar integrações em paralelo ao desenvolvimento Envolver representantes dos sistemas a integrar Antecipar testes de migração e limpeza de dados Tratar no processo de governança (gestão de alterações, impacto, ações e priorização) Apartar recursos para tratar mudanças Antecipar avaliação de documentos e do processo otimizado (antes da POC) Alterar processo de especificação no caso de inviabilidade Resp. DTI Prod. Sefaz Prod. SGP DTI DDPE Prod. DTI DTI DDPE SGP Prod. DTI DDPE SGP Prod

46 A abordagem de implantação original foi alterada após avaliação em conjunto (SGP, DDPE, DTI e Prodesp) priorizando um cenário com menor faseamento Estratégia original Implantar funções GRADATIVAMENTE OU Implantar bloco funcional amplo, com SIMPLIFICAÇÕES, consistindo no SDPE Implicações Desenvolver o sincronismo das bases de dados de Gestão de RH e SDPE Construir Complexidade integração da síncrona convivência ou Operadores Gestão Eletrônicos de RH e SDPE Tratamento manual de inconsistências de dados (impacto técnico e operacional) = Efeitos Risco técnico Maior Maiores esforço e riscos prazo total (todas as fases) Maior técnicos, demanda operacionais de e especialistas de recursos de RH chave Risco de Integridade Dados Abordagem priorizada Implicações Efeitos Implantar BLOCO FUNCIONAL essencial (amplo) tendo parte das funções com regras iguais ao SDPE Maior escopo Maior escopo funcional funcional a ser desenvolvido para a primeira fase = Maior Maior prazo prazo para para implantação implantação inicial Características da Abordagem Priorizada (+) Foco total na nova solução (+) Reduz complexidade de convivência funcional com SDPE (solução temporária) (+) Reduz impacto operacional da convivencia (+) Reduz gargalo em recursos chave (+) Evita dupla manutenção em produção (-) Prazo maior para entregar primeiros resultados em produção 46 46

47 A abordagem de implantação original foi alterada após avaliação em conjunto (SGP, DDPE, DTI e Prodesp) priorizando um cenário com menor faseamento Estratégia original Fase 1 Fase 2 Fases seguintes Bloco inicial abrangente com simplificação Construir Operador Eletrônico para convivência Abrangência Funcional ampla c/ simplificação de regras Base estrutural de RH (Pessoa, Classe, Cargo, Vínculo) Frente Complementar (azul) com regras < SDPE atual Complemento das regras do SDPE Evolução de RH Complementação da automação de RH Funcionalidades específicas Educação Text Abordagem priorizada Fase 1 Fases seguintes Bloco inicial abrangente Integração via nova base de RH Abrangência Funcional ampla Base estrutural de RH (Pessoa, Classe, Cargo, Vínculo) Frente Complementar (azul) com regras = SDPE atual Evolução de RH Complementação da automação de RH Funcionalidades específicas Educação Características da Abordagem Priorizada (+) Foco total na nova solução (+) Reduz complexidade de convivência funcional com SDPE (solução temporária) (+) Reduz impacto operacional da convivencia (+) Reduz gargalo em recursos chave (+) Evita dupla manutenção em produção (-) Prazo maior para entregar primeiros resultados em produção 47 47

48 Agenda Fim Copyright 2013 Accenture All Rights Reserved. 48