ASSOCIAÇÃO DOS AGENTES FISCAIS DE RENDAS DO ESTADO DE SÃO PAULO AFRESP. APRESENTAÇÃO

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1 ASSOCIAÇÃO DOS AGENTES FISCAIS DE RENDAS DO ESTADO DE SÃO PAULO AFRESP. Portaria AFRESP nº 82/2012. APRESENTAÇÃO A Auditoria Interna - AI tem como missão examinar mediante ações preventivas de orientação, fiscalização e avaliação dos resultados administrativos, visando assegurar os princípios fundamentais da Administração da AFRESP, pautando se sempre pela ética e transparência. Consequentemente a AI atua para garantir o cumprimento das normas quanto à legalidade, à impessoalidade, à moralidade, à publicidade e à eficiência. É com base nessa perspectiva, que se consolidam a transparência e o controle social sobre a gestão. Este Manual tem como finalidade instituir normas de procedimentos de Auditoria, visando à padronização das tarefas, serviços e ações a serem executadas pela equipe da AI, bem como pelas Unidades Executoras, no que tange a orientações e procedimentos para a verificação de processos administrativos. Dessa maneira, a AI possui objetivos pedagógicos, pois tem também a função de orientar os órgãos da Administração da AFRESP com vista à prevenção de ocorrência de erros e práticas ilegais, orientando-os sobre os procedimentos para melhorar as práticas de gestão. Nesse sentido, recebe denúncias e representações referentes a possíveis irregularidades ou prática de atos ilegais. Por fim, este Manual não esgota o assunto, muito pelo contrário, é o marco inicial a ser aplicado no dia a dia, e também será enriquecido com a adição de críticas construtivas e sugestões de melhorias oferecidas pela equipe técnica. O aprimoramento das normas e processos deve ser constante, de tal forma que os recursos tanto dos associados, como de outras origens, sejam utilizados de forma a garantir-lhes serviços de qualidade em seu próprio benefício.

2 Portaria AFRESP nº 82/2012. Dispõe sobre normas e procedimentos para realização de auditorias internas na AFRESP. O Presidente da Associação dos Agentes Fiscais de Rendas do Estado de São Paulo AFRESP, no uso de suas atribuições legais que são conferidas pelo Estatuto Social, estabelece as seguintes normas e procedimentos para a realização da Auditoria Interna na AFRESP: Artigo 1º. Ficam sujeitas à auditoria interna todas as unidades da estrutura organizacional da AFRESP. Artigo 2º. - Para os fins desta Portaria, considera-se: I - Auditoria Interna: consiste na análise e verificação sistemática, no âmbito da entidade, dos atos e registros contábeis, orçamentários, financeiros, operacionais e patrimoniais e da existência e adequação dos controles internos, baseada nos princípios da legalidade, legitimidade, economicidade, eficiência e eficácia e dos planos, metas, objetivos e políticas definidas para a mesma. II - Auditoria Contábil: compreende o exame dos registros e documentos e na coleta de informações e confirmações, mediante procedimentos específicos, pertinentes ao controle do patrimônio, com o objetivo de obter elementos comprobatórios suficientes que permitam opinar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com os princípios fundamentais de contabilidade e se as demonstrações deles originárias refletem, adequadamente, a situação econômico-financeira do patrimônio, os resultados do período administrativo examinado e as demais situações nelas demonstradas; III - Auditoria Operacional: é a auditoria que atua nas áreas interrelacionadas da entidade, avaliando a eficácia dos seus resultados em relação aos recursos materiais, humanos e tecnológicos disponíveis, bem como a economicidade e eficiência dos controles internos existentes para a gestão dos recursos. Sua filosofia de abordagem dos fatos é de apoio, voltado a medir a efetividade na observância das rotinas internas e procedimentos de controle, bem como pela apresentação de sugestões para seu aprimoramento; IV - Auditoria em Tecnologia da Informação: objetiva assegurar a adequação, privacidade dos dados e informações oriundas dos sistemas eletrônicos de processamento de dados, observando as diretrizes estabelecidas e a legislação específica;

3 V - Auditoria Especial: objetiva o exame de fatos ou situações consideradas relevantes, de natureza incomum ou extraordinária, sendo realizadas para atender determinação do Presidente ou do Conselho Deliberativo. Artigo 3º. Para o cumprimento do Estatuto Social, em especial, o contido em seus artigos 45, I e III; 53, I a VII e 71 a 79, tornam-se necessárias, entre outras, as seguintes atividades: I - A avaliação do cumprimento das metas previstas no Plano Plurianual e da execução dos programas e dos orçamentos da AFRESP; II - A comprovação da legalidade e avaliação dos resultados quanto à eficácia da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos diversos setores e entidades da AFRESP; III - A correta aplicação de todos os recursos; IV - A fiscalização da aplicação em operações financeiras; V - O apoio ao controle externo no exercício de sua missão institucional; VI - A função consultiva, uma vez que a mesma elabora pareceres prévios e individualizados de conteúdo essencialmente técnico. Artigo 4º. - São responsabilidades das unidades administrativas sujeitas à auditoria interna; I - Atender às solicitações da Auditoria Interna, facultando amplo acesso a todos os elementos de contabilidade e de administração, bem como assegurar condições para o eficiente desempenho dos trabalhos; II - Atender às requisições e cópia de documentos e aos pedidos de informação apresentados durante a realização dos trabalhos de auditoria interna; III - Não sonegar, sob pretexto algum, nenhum processo, informação ou documento à Auditoria Interna. Artigo 5º. - A Auditoria Interna realizará auditorias com a finalidade de: I - Medir e avaliar a eficiência e eficácia dos procedimentos operacionais e de controle interno;

4 II - Medir e avaliar a execução das diretrizes, objetivos e metas previstas no Orçamento, examinando a conformidade da execução com os limites e destinações estabelecidos na legislação pertinente; III - Examinar a legalidade dos atos da Administração e avaliar os resultados quanto à eficácia, eficiência e economicidade das gestões orçamentária, financeira, patrimonial, operacional e contábil; IV - Verificar a exatidão dos controles financeiros, patrimoniais, orçamentários, administrativos e contábeis, examinando se os recursos foram empregados de maneira eficiente e econômica e, na execução dos programas, se foram alcançados os resultados e benefícios desejados, em obediência às disposições legais e às normas contábeis; V - Propor a melhoria na segurança física do ambiente e das instalações da área de processamento de dados, com o objetivo de aprimorar os controles internos, agilizar as rotinas e melhorar o nível das informações. Artigo 6º. - As normas relativas aos auditores envolvidos na atividade de auditoria interna abrangem: I - Comportamento ético: o colaborador de uma sociedade civil sem fins lucrativos deve sempre proteger os interesses dos associados e respeitar as normas de conduta vigentes, não podendo valer-se da função para benefício próprio ou de terceiros, ficando, ainda, obrigado a guardar confidencialidade das informações obtidas, não as podendo revelar a terceiros, salvo com autorização específica da autoridade competente ou em razão de disposições de obrigação legal ou profissional de assim proceder; II - Cautela e zelo profissional: agir com prudência, habilidade e atenção, de modo a reduzir ao mínimo a margem de erro, acatando as normas de ética profissional, o bom senso em seus atos e recomendações, o cumprimento das normas e procedimentos contidos neste Manual e o adequado emprego dos procedimentos de aplicação geral ou específica; III - Independência: manter uma atitude de independência com relação ao agente controlado, de modo a assegurar imparcialidade no seu trabalho, assim como nos demais aspectos relacionados à sua atividade profissional; IV - Soberania: possuir o domínio do julgamento profissional, pautando-se no programa de auditoria de acordo com o estabelecido na ordem de serviço, na seleção e aplicação de procedimentos técnicos e testes cabíveis e na elaboração dos relatórios de auditorias ou parecer técnico;

5 V - Imparcialidade: abster-se de intervir em casos onde haja conflitos de interesses ou desavenças pessoais, que possam influenciar na imparcialidade do seu trabalho, devendo comunicar o fato ao seu superior imediato; VI - Objetividade: apoiar-se em documentos e evidências concretas que permitam estabelecer convicção sobre a realidade ou a veracidade dos fatos ou situações examinadas; VII - Conhecimento técnico e capacidade profissional: possuir, em função de sua atuação multidisciplinar, um conjunto de conhecimentos técnicos, experiências e capacidade para execução das tarefas a serem executadas, envolvendo o processo de gestão, a operacionalização dos diversos programas afetos à AFRESP, os aspectos econômicos, financeiros, contábeis e orçamentários, assim como outras disciplinas necessárias ao fiel cumprimento do objetivo do trabalho; VIII - Atualização dos conhecimentos técnicos e procedimentos de auditoria: manter atualizado conhecimentos técnicos, necessários ao desenvolvimento dos seus trabalhos, acompanhar a evolução dos procedimentos aplicáveis ao Sistema de Controle Interno da AFRESP e ao Conselho Deliberativo, assim como as práticas internacionais de auditoria; IX - Cortesia: ter habilidade no trato pessoal, verbal e escrito com pessoas e instituições, respeitando superiores, subordinados e aqueles com os quais se relaciona profissionalmente; X - Zelo no cumprimento dos princípios básicos de relações humanas e, por consequência, a manutenção de relações cordiais com os auditados. Artigo 7º. - As auditorias serão planejadas consoantes as Normas Brasileiras de Auditoria Interna e de conformidade com os prazos, diretrizes e metas traçadas pela Controladoria Interna e os respectivos fluxogramas. I - O planejamento referido no caput será formalizado através do Plano Anual de Auditoria Interna PAAI, a ser elaborado e submetido à apreciação e aprovação da Presidência e deverá indicar os sistemas administrativos ou unidades a serem auditadas, o período previsto para a sua execução, o objetivo dos trabalhos, a metodologia, e quando houver, os custos estimados para a execução das auditorias. II - Na seleção dos sistemas administrativos ou unidades a serem auditadas, serão considerados os aspectos da materialidade, relevância, vulnerabilidade e criticidade pretérita - falhas, erros e outras deficiências anteriores, bem como recomendações da Controladoria Interna pendentes de implementações, quando existentes.

6 Artigo 8º. - Em cumprimento ao PAAI, será executada Auditoria Operacional, Contábil e Tecnologia da Informação. Artigo 9º. - Independentemente de constar no PAAI, poderá ser realizada a Auditoria Especial, em qualquer unidade, mediante determinação do Presidente ou do Conselho Deliberativo. Artigo 10 - A auditoria será realizada utilizando-se de procedimentos e técnicas de auditoria interna, definidos nas Normas para o Exercício de Auditoria Interna e Manual de Auditoria Interna. Artigo 11 - Para a execução dos trabalhos, as unidades administrativas da AFRESP devem manter à disposição da Auditoria Interna, no exercício de suas funções, além dos balancetes mensais e contas anuais, os seguintes documentos: I - Contratos e seus aditivos, certame licitatório ou atos de dispensa ou de inexigibilidade de licitação a que se vincularem; II - Convênios ou outros instrumentos congêneres e seus aditivos, decorrentes de quaisquer fontes de recursos, acompanhados de seus aditivos; III - Movimento contábil da execução orçamentária e financeira mensal, com os respectivos extratos, conciliações, anexos e processos; IV - Folhas de pagamento e encargos, férias, atos de admissão e desligamento de pessoal; V - Relatórios gerenciais elaborados pela unidade; VI - Manual de normas e procedimentos de controle aplicáveis à unidade auditada; VII - Documentos e formulários utilizados e gerados pela unidade; VIII - Outros documentos necessários ao desempenho das atividades. Da Conclusão dos Trabalhos Artigo 12 - Finda a Auditoria, será elaborado o Relatório Preliminar com a indicação dos apontamentos de auditoria a ser encaminhado ao responsável pelas unidades auditadas para ciência com confirmação de data de reunião de encerramento dos trabalhos.

7 Artigo 13 - A reunião de encerramento visa a possibilitar às unidades a apresentação dos esclarecimentos e/ou documentos que possam sanar eventuais dúvidas surgidas na conclusão dos trabalhos. Parágrafo único A critério da Auditoria Interna, a reunião de encerramento poderá ser dispensada nos casos das auditorias especiais, assim como, nos casos de constatações decorrentes de quaisquer auditorias que apurem indícios de irregularidades, as quais ensejarão a adoção de providências por parte da Presidência. Artigo 14 - Com as informações, justificativas e/ou documentos fornecidos pelas Unidades auditadas, a Auditoria Interna elaborará o Relatório Final, a ser encaminhado ao Presidente para conhecimento e, se for o caso, para a tomada de providências quanto às inconformidades, irregularidades e/ou ilegalidades porventura apontadas. I - Se a unidade auditada não apresentarem informações, justificativas ou documentos que esclareçam os apontamentos contidos no Relatório Preliminar, este será encaminhado ao Presidente, como Relatório Final. II - Quando se tratar de auditoria operacional, o Relatório Final só será encaminhado ao Presidente se apontar transgressão, de qualquer natureza, à norma legal ou regulamentar e no caso da não adoção das providências em relação às constatações e recomendações apresentadas pela Auditoria Interna. Artigo 15 - A Auditoria Interna deverá acompanhar o cumprimento das determinações do Presidente em relação às recomendações/sugestões provenientes dos apontamentos. Artigo 16 - Esta Portaria entra em vigor na data de sua assinatura. São Paulo, 30 de agosto de TERUO MASSITA Presidente da AFRESP.

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