ALGUMAS DICAS E DÚVIDAS

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1 ALGUMAS DICAS E DÚVIDAS VAI VIAJAR? Dicas para o síndico que vai se ausentar durante as festas e/ou em janeiro, deixando tudo encaminhado no condomínio: - A primeira providência seria marcar duas reuniões: uma com o subsíndico (se houver) e com o Conselho; outra com a empresa administradora, se o condomínio usar o serviço. - Se o síndico se ausentar em janeiro, será preciso nomear por escrito um preposto, uma pessoa que vá representar o condomínio em eventuais audiências na Justiça. É recomendável que o documento tenha firma reconhecida. - O período das festas é de férias forenses, portanto não há audiências nestes dias. - Também é bom conferir se o zelador tem todas as informações necessárias para o período. Tratar com subsíndico/conselho: - Quem vai responder pelo condomínio no período (a prioridade é para o subsíndico) - O responsável deve ter uma cópia da Convenção e do Regulamento Interno. - Elencar pagamentos que devem ser feitos no período, se não for possível agendar pela internet e/ou se o condomínio não contar com empresa administradora. - Observar funcionários que terão concessão de férias no período, assinando os respectivos papéis e prevendo o pagamento do 1/3 legal. - O síndico pode deixar com o responsável um telefone de contato, para emergências. Tratar com a administradora: - Ao gerente de condomínio da empresa, informar período que estará fora. - Autorizar os pagamentos necessários no período, sempre discriminados. - Organizar/ autorizar escala de que funcionários que trabalharão no Natal e na passagem do ano. Tratar com o zelador: - Certificar-se de que o zelador tem os telefones abaixo, para qualquer eventualidade: * empresa de conservação/manutenção do elevador. * demais empresas de manutenção (portões, bombas etc.) * delegacia mais próxima/ telefone para emergências. * corpo de bombeiros da região/ telefone para emergências. - Certificar-se de que há um Livro de Ocorrências na portaria, para registrar desrespeitos ao Regulamento Interno e quaisquer outros problemas que possam ocorrer. Desrespeitos ao Regulamento Interno: - O período de férias é o de maior uso da área de lazer do condomínio. É também a época mais propícia a desrespeitos ao RI, como abuso no volume de rádios, horário de uso dos equipamentos etc.

2 - Por isso, tanto o responsável pelo condomínio no período quanto o zelador têm de estar instruídos a respeito. - Para o responsável, é importante ter a Convenção e o Regulamento Interno em mãos para saber quais as medidas devem ser tomadas com respaldo legal. - Para o zelador, é preciso orientar ao uso do Livro de Ocorrências. - Além disso, quando constatada alguma infração, o zelador deve apenas informar ao condômino que ele está desrespeitando as normas do condomínio, e comunicar o caso o mais rapidamente possível ao subsíndico ou conselheiro que está respondendo pelo condomínio no lugar do síndico. 2 SISTEMAS DE ECONOMIA DE ÁGUA Em relação à economia de água, a adoção de intervenções físicas no condomínio traz resultados muito mais palpáveis do que a recomendação de mudanças no procedimento dos condôminos. Abaixo, algumas sugestões que podem reduzir os gastos do seu edifício:» Vistoria periódica de todas as válvulas e torneiras» Redutores de vazão» Troca de vasos sanitários» Individualização dos hidrômetros» Eliminador de ar - A principal medida para a economia de água é a vistoria periódica de todas as válvulas e torneiras do edifício. O síndico não deve esperar que essa intervenção parta da iniciativa dos condôminos individualmente. - No ato da vistoria, o técnico identificará onde há problemas e se estes devem ser arcados pelo condomínio ou pelas unidades, individualmente. Se o problema for gerado pelo mau uso dos equipamentos, então é o condômino quem deve arcar com as despesas. - Redutores de vazão instalados em chuveiros e torneiras geram uma boa economia de água. - Esses aparelhos podem ser sofisticados, como as torneiras automáticas ou com leitores fotoelétricos, ou simples, como redes de ferro que direcionam a água. Os gastos têm retorno garantido, segundo as fontes consultadas. - O aquecimento de água deve ser feito, se possível, diretamente nas saídas (torneiras e chuveiros), em vez de se utilizar um aparelho central. Isso porque, a cada vez que vai usar água quente, o morador precisa esperar que toda a água fria saia do encanamento. Isso gera um gasto desnecessário. - A troca de vasos sanitários pode significar economia. As bacias e válvulas mais antigas despejam entre 12 litros e 24 litros de água por descarga. Já os vasos com caixa acoplada diminuem esse volume para 6 litros. - Há no mercado vasos sanitários "inteligentes". Há, na caixa acoplada, dois botões distintos que despejam 3 litros ou 6 litros de água, dependendo da necessidade do uso na descarga. - O síndico pode convocar uma assembléia para aprovar a substituição de todos os vasos sanitários da área comum do edifício, e estimular a troca nas unidades. - Algumas empresas financiam a troca dos vasos sanitários.

3 - O custo do investimento na individualização dos hidrômetros vem caindo sistematicamente nos últimos anos. Vale a pena fazer um orçamento para o seu edifício e calcular em quanto tempo haverá um retorno do investimento. - A vantagem do hidrômetro individual é que cada morador passa a pagar exatamente pela água que consome. No sistema tradicional, o condomínio rateia o gasto total de água entre os moradores. - Algumas empresas aconselham a construção de reservatórios para armazenar a água das chuvas. Essa água seria usada para a limpeza e também para regar os jardins. - O síndico deve avaliar se o investimento, relativamente alto, vale a pena diante do volume de água que é tradicionalmente utilizado para esses fins. - Eliminador de ar: Em muitos lugares, uma parte da conta de água é causada pela passagem de ar pelo hidrômetro. O eliminador de ar, também chamado de válvula bloqueadora de ar ou papa-vento, é instalado antes do hidrômetro e promete acabar com este problema. Algumas concessionárias ainda não aceitam o produto. 3 TER FOLGUISTA PODE DIMINUIR GASTOS COM FUNCIONÁRIOS Quem mora em prédio costuma começar o ano preocupado em reduzir o valor da taxa de condomínio. Não é para menos: em 2008, ela ficou 7% mais cara, em média, na cidade de São Paulo. Neste ano, o aumento deverá ser de 5% a 10%, de acordo com a Aabic (Associação de Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo). O pontapé inicial na redução dos custos é dado na primeira assembléia do ano, realizada no primeiro trimestre, que coloca em pauta itens como despesas do ano e provisões para reformas. Os gastos com funcionários (pagamento de salário e de encargos sociais) são os que mais abocanham (46%) a receita condominial, segundo a Aabic. A boa notícia é que, no ano passado, esses gastos diminuíram, já que, em 2005, eram responsáveis por 52% do valor da taxa condominial. Uma das táticas adotadas para aliviar a folha de pagamento é substituir as horas extras dos funcionários por folguistas. Em pesquisa do Jornal Folha de São Paulo, apontou que os edifícios gastam pelo menos 25% a mais em horas extras do que gastariam se usassem folguistas. Em segundo no ranking de maiores despesas, aparecem as contas de água e de luz (20,2%). Instalar medidores individuais de água ou de gás, modernizar elevadores para baratear sua conservação e trocar de empresa de manutenção são algumas das medidas que geram economia nas contas do condomínio e podem ser aprovadas pelos moradores na primeira assembléia do ano. 4 - LUZES Quando se fala em economia de energia elétrica, o item principal de economia em um condomínio é a iluminação: Elevadores e bombas d'água também contribuem muito para o consumo, mas exigem investimentos altos para a introdução de sistemas mais econômicos. É com a racionalização do uso das luzes que se tem a melhor relação custo-benefício. Estas foram as conclusões do Programa Anual Contra o Desperdício de Energia Elétrica, realizado pela Eletropaulo (que serve a Grande São Paulo) em 10 grandes condomínios residenciais e comerciais. A economia obtida foi de até 30%. Confira as dicas abaixo. Algumas informações foram retiradas do relatório do programa citado acima.

4 Tipos de lâmpadas - Incandescentes: são as convencionais, com um filamento que fica incandescente com a passagem da corrente elétrica. - Fluorescentes: o mesmo que halógenas ou luz fria. Funcionam com a reação química de substâncias contidas no tubo, como flúor e iodo. - As fluorescentes gastam menos energia do que as incandescentes - uma fluorescente de 40 W ilumina mais do que uma incandescente de 100W, com consumo inferior. Têm vida útil maior, em geral: horas contra São recomendáveis para lugares onde ficarão muito tempo acesas. - Luminárias refletoras (para fluorescentes) aumentam a distribuição de luz, permitindo a instalação de lâmpadas menos potentes. - As lâmpadas de vapor metálico gastam menos que as de vapor mercúrio. - A vida útil de uma lâmpada é muito reduzida se não tiver a voltagem da rede elétrica. No Estado de São Paulo, por exemplo, a voltagem é de 127 V ou 220 V. Ligar uma lâmpada incandescente para 120 V em uma rede de 127 V reduz sua vida útil a um terço: 350 horas. Minuterias e sensores de presença - Minuterias: desligam as luzes do ambiente em um tempo pré-programado. Para o usuário, funcionam como interruptores normais. Há dois tipos básicos: as coletivas (para várias lâmpadas, acionadas por botão instalado junto ao disjuntor que as controla) e as individuais (acionadas por toque). Entre as últimas, há as de tecla, semelhantes a um interruptor de luz convencional, e as digitais, com sensor acionado também pelo toque. - Sensores de presença: também são chamados de minuteria sensorizada. Acionam as luzes quando há movimento no ambiente. Têm diferentes alcances, geralmente entre 3 e 10 metros, e podem ser instalados no teto ou na parede. Os produtos costumam ser específicos para um ou dois tipos de lâmpadas (incandescentes, fluorescentes, halógenas). - Sensores de presença tendem a gerar mais economia do que minuterias convencionais. Ambos são usados, em geral, em corredores, escadas e nas áreas comuns dos andares. - Não é recomendável o uso de minuterias ou sensores de presença para lâmpadas fluorescentes. Elas têm sua vida útil muito reduzida se acendidas muitas vezes. Garagens e hall de entrada - Garagens concentram o maior gasto de energia elétrica de muitos condomínios. Recomenda-se usar lâmpadas fluorescentes. Desligar as luzes durante o período de menor uso ou melhor iluminação natural pode acarretar grande economia. - Em lugares de muito acendimento, como garagens, usar sensores de presença ou minuterias em lâmpadas fluorescentes pode não gerar economia porque reduz a vida útil da lâmpada. - No hall de entrada, onde muitas vezes as luzes ficam acesas durante toda a noite, talvez não seja necessário deixar ligadas todas as lâmpadas. Deixar algumas ligeiramente desenroscadas, o suficiente para perderem o contato com o soquete, diminui o gasto com energia, deixa o ambiente mais aconchegante e não prejudica a estética do ambiente, ao contrário do que aconteceria com luminárias sem lâmpadas. - Pintar as paredes com cores claras ajuda a reduzir a quantidade de lâmpadas acesas. Fuga de energia elétrica (Fonte: Elektro) - Fenômeno que pode aumentar a conta de luz desproporcionalmente ao consumo.

5 - Causas: emendas na fiação, fios desencapados e aparelhos defeituosos. - Como verificar: Desligue todos os aparelhos elétricos das tomadas e apague as luzes, verifique se o disco do medidor continua girando; se continuar e der uma volta em menos de 15 minutos, existe a fuga de energia elétrica, em caso afirmativo, verifique a instalação elétrica; desligue a chave geral: se o disco parar de funcionar, o defeito é na instalação elétrica do imóvel. Procure um eletricista de sua confiança para solucionar o problema. Elevadores - Deixar um dos elevadores desligados entre as 22 e as 6 horas. Mesmo parado, o equipamento gasta energia com sua iluminação. E de quebra, evita-se que o usuário chame dois elevadores neste período. Sistemas que geram economia: Contra duplicidade de chamadas: Registram as chamadas apenas para o elevador mais próximo do andar solicitante. Sinalizador de elevador preso: Se um usuário prender o elevador em um andar, com a porta aberta, o dispositivo toca após 15 ou 30 segundos. Pode ser inconveniente em casos mais esporádicos como mudanças, mas no dia-a-dia ajuda a agilizar o trabalho do aparelho, diminuindo a duplicidade de chamadas (um usuário chamar dois elevadores). Contra chamadas múltiplas: Se uma criança acionou vários botões, o sistema identifica automaticamente quando o elevador parou em três andares sem que nenhuma porta fosse aberta. 5 TERCEIRIZAÇÃO UMA TENDÊNCIA CADA VEZ MAIS CRESCENTE Uma das grandes vantagens em trabalhar no sistema de Terceirização de serviços é a possibilidade de contar com profissionais especializados, treinados, aparelhados e disponíveis para todas as situações possíveis de uma administração moderna, e ainda contando a todo e qualquer momento com um acompanhamento de suporte 24 horas. Com relação aos custos gerados na sua folha de pagamento e impostos, estudos comparativos com a terceirização serão apresentados ao longo de um exercício de um (1 ano), comprovando-se que existe efetivamente uma economia em relação ao Custo x Benefício e ainda melhor, propiciando melhorias de condições gerais e valorização para o seu patrimônio. São grandes as vantagens com a terceirização, pois geralmente, é muito difícil e custoso á sua empresa ou condomínio consegui-las sem a utilização deste recurso. Entre elas, destacamos: 1 Seleção de funcionários Entrevista com o recrutador; Teste de conhecimentos e aptidões; Avaliação psicológica com a emissão de um laudo psicológico; Levantamento do Atestado de Antecedentes Criminais; Checagem completa das referências profissionais; Investigação social efetuada por empresa especializada com emissão de laudo;

6 Checagem de toda a documentação; Entrevista com a Gerência; Palestra de integração com nosso sistema de atendimento ao cliente. Obs.: Neste processo de triagem são considerados porte físico, idade, letra, vocabulário, vida social e antecedentes profissionais. Todos são itens eliminatórios. 2 Isenção para o cliente Os custos do processo de triagem de admissão, exame médico admissional e outras despesas rescisórias; 3 Antecedentes criminais Levantamento Criminal de cada funcionário. Para todos os funcionários fazemos a verificação dos antecedentes criminais; uma investigação social executada por empresa especializada. 4 Treinamento específico Desenvolvemos treinamentos específicos com tecnologia avançada e ministrados por professores experientes e capacitados para qualificar profissionais de que dispomos para os serviços em nosso Centro de Formação, Treinamento e Reciclagem Periódica. 5 Uniformes e EPI S Todos os funcionários trabalham totalmente equipados e uniformizados com identificação da empresa. A composição do uniforme é variável de acordo com a função. Uniformes completos e EPI s (calça, camisa, paletó, blusa, bota p/ obra, sapato, cinto, gravata) ou adequados á sua função, incluindo equipamentos de apoio e específicos de cada posto. 6 Substituição Imediata De funcionário na falta deste ou a pedido do cliente para que seja mantida sempre, a postura profissional deste; 7 Isenção de custos Com Folha de Pagamento (Horas Extras 50% e 100%, 20% Adicional Noturno e Descansos Semanais Remunerados (DSR); 8 Recolhimento das guias Dos encargos sociais (GPS,GFIP, IRRF); 9 Cobertura de férias E outros afastamentos, sem aumento do valor da fatura para o Cliente e 13 Salário; 10 Cumprimento das leis trabalhistas e previdenciárias 11 Cesta básica e vale transporte 12 Seguro de vida 13 Consultoria de Segurança Análise de risco, projeto de Segurança, analise de Barreiras Físicas, Recursos Humanos, Recursos Tecnológicos, efetuado por Profissional Competente e Certificado. Visando o planejamento da segurança para os clientes;

7 14 Supervisão Controle, checagens e relatórios de avaliação de rotinas, controle de rondas, etc. 15 Metas de desempenho Exclusivo plano de metas de desempenho onde todos os funcionários da empresa possuem uma meta de treinamento semestral; 16 Seguro de responsabilidade civil Garantindo o ressarcimento de danos comprovadamente causados por nossos funcionários. Nossa empresa assume todas as responsabilidades civis, criminais e trabalhistas que os nossos homens derem causa. 17 Comprovantes e encargos trabalhistas Pagamentos para Empresa de acordo com todos os comprovantes relativos aos recolhimentos legais dos funcionários, como INSS, FGTS e outros necessários. 18 Isenção contratual do cliente Das responsabilidades cíveis, criminais e trabalhistas e reclamações trabalhistas que por ventura venham a ocorrer. 19 Incluso no custo Está a remuneração do pessoal, substitutos para férias e afastamentos, pagamento de férias e13º salário,encargos vigentes na época, obrigações trabalhistas e previdenciárias, benefícios, despesas com fardamento, treinamento, supervisão e fiscalização dos serviços e despesas administrativas. 6 REMUNERAÇÃO E INSS DO SÍNDICO No último censo realizado pelo SíndicoNet, em novembro de 2010 com entrevistados, foi possível constatar que uma grande maioria dos síndicos recebe algum tipo de benefício para exercer o cargo. Para se ter uma ideia, 86,4% responderam que são remunerados, isentos ou recebem desconto na taxa condominial para exercer a função de síndico. Pensando nisso, republicamos a matéria abaixo que fala extamente sobre Remuneração e Obrigatoriedade de Contribuição do INSS. Tire aqui suas principais dúvida sobre este assunto e boa leitura! REMUNERAÇÃO - Deve-se consultar a Convenção do condomínio sobre a natureza remunerada ou não remunerada do cargo do síndico. No silêncio desta, a remuneração ou qualquer outro benefício, como isenção ou desconto, devem ser decididos pela assembleia que elege o síndico. - Normalmente, o síndico fica dispensado das despesas ordinárias durante seu mandato. - Nesse caso, continua sendo obrigatória a participação do síndico nas despesas com obras e fundo de reserva, se ele for proprietário de sua unidade. ISENÇÃO A Previdência Social classifica o síndico como um contribuinte individual* quando este é remunerado ou isento da taxa condominial. Nesses dois casos, ele deve contribuir. Entende-se que, mesmo se não for remunerado, a isenção da taxa de condomínio é um tipo de pagamento e, por isso, os descontos devem ser calculados com base nesse valor. Vale lembrar que síndicos que não recebem qualquer pagamento, ajuda de custo ou isenção não contribuem com o INSS.

8 O síndico tem a possibilidade de contribuir com uma alíquota mínima de 11% ou, se preferir, pode optar por uma porcentagem maior. DÚVIDAS COMUNS Relacionamos abaixo, algumas dúvidas comuns sobre esse assunto. As fontes consultadas foram Instrução Normativa MPS/SRP nº 3, de 14 de Julho de 2005, do Ministério da Previdência Social e a Previdência Social. 1) - Síndico que não recebe pela função, mas é isento de taxa condominial, é obrigado a contribuir para o INSS? Sim, o desconto total da taxa condominial é considerado um tipo de pagamento ao síndico, por isso, ele pode contribuir como contribuinte individual*. O condomínio deve recolher 20% sobre o Remuneração e INSS do Síndico valor da taxa de que o síndico é isento. O síndico, por sua vez, deve contribuir com uma alíquota mínima de 11%, sendo que, nesse caso, terá benefícios restritos a um salário mínimo, com o valor referente da época. Se desejar, o síndico pode contribuir com uma alíquota maior. O condomínio deve registrar as contribuições na GFIP mensalmente. É importante ressaltar que devem ser respeitados o piso (um salário mínimo) e o teto salarial da Previdência Social (veja aqui), em caso de recolhimento total do síndico, incluindo suas outras atividades remuneradas. 2) - E se o síndico recebe ajuda de custo, recolhe ao INSS sobre ela? Sim, assim como a isenção da taxa condominial, a ajuda de custo é considerada um tipo de remuneração. O condomínio recolhe 20% do valor dos benefícios e o síndico contribui individualmente com a alíquota mínima de 11%. 4) - Se o síndico já recolhe como empregado ou como empresário, como fazer? Pode-se usar o número do PIS/PASEP (caso tenha tido algum vínculo empregatício) para contribuir à Previdência Social. Dessa forma, o trabalhador é dispensado de fazer novo cadastro, ou seja, nova inscrição. Caso o síndico não possua esse número, deverá obtê-lo por meio do PREVFONE (135). Para obter esse número, é preciso estar de posse do CPF e do RG. Após o fim do mandato, o síndico deve pedir a baixa da sua inscrição em agência do INSS, se não tiver mais a necessidade de recolher como contribuinte individual. 5) - E se o síndico já recolhe pelo teto de contribuição? O contribuinte individual que prestar serviços a mais de uma empresa, quando o total das remunerações recebidas no mês atingir o limite máximo do salário-de-contribuição, deverá informar o fato à empresa (condomínio) na qual sua remuneração atingir o limite e às que se sucederem, mediante a apresentação: I - dos comprovantes de pagamento ou; II - de declaração por ele emitida, sob as penas da lei, consignando o valor sobre o qual já sofreu desconto naquele mês ou identificando a empresa que efetuará, naquela competência, desconto sobre o valor máximo do salário-contribuição. Ou seja, o síndico deve informar o fato ao condomínio, para que não seja descontado. Deste modo, não haverá recolhimento indevido. Esta instrução normativa equipara o condomínio a empresas. 6)- E se o síndico for aposentado?

9 Deve realizar nova inscrição como contribuinte individual. 7) - Se o síndico não receber nada, nem for isento de taxa condominial, precisa ainda assim fazer sua inscrição junto ao INSS? Não. Nesse caso não há nada que caracteriza qualquer tipo de pagamento. 8) - O que for recolhido para o INSS contribuirá para a aposentadoria do síndico? Sim. Como qualquer trabalhador contribuinte o período de contribuição está ligado à aposentadoria. Remuneração e INSS do Síndico. 9) - Condomínio recolhe FGTS do síndico? Não, assim como não recolhe para nenhum outro contribuinte individual (autônomo). 10) - Qual o período de recolhimento no mês? A contribuição mensal vence no dia 15 do mês seguinte. Por exemplo, a competência (mês) julho vence no dia 15 de agosto. Se o dia 15 cair no sábado, domingo ou feriado, o contribuinte poderá pagar no primeiro dia útil imediatamente seguinte ao vencimento. 11) - Como fazer a inscrição? A inscrição como contribuinte individual pode ser feita pelo próprio trabalhador através do PREVFONE (135), assim como utilizando o respectivo link na página do I.N.S.S. na INTERNET ( ou ainda nas Agências da Previdência Social de todo o país.