Manual do Fornecedor Versão

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1 Manual do Fornecedor Versão

2 Utilidades e Suporte REQUISITOS MÍNIMOSM Máquina com Processador 1 Núcleo, N 1 GHZ,, 2GB Memória. Link Internet: Mínimo: M 1Mbps. CONFIGURAÇÕES O Navegador precisa estar atualizado com a última versão disponível: Firefox Mozilla, Google Chrome,, Internet Explorer (não usar modo de compatibilidade), Safari,, Opera. O acesso aos Pop-up da Síntese S precisa estar liberado. Resolução mínima m da tela: 1024 x 768 pixels.

3 Utilidades e Suporte

4 Utilidades e Suporte Recomendamos o uso dos navegadores Google Chrome ou Mozilla Firefox (ultima versão disponível) para maior velocidade de navegação. Solicitamos desbloquear a abertura automática tica de pop-up no seu navegador. Algumas funcionalidades necessitam da abertura da janela pop-up up. Você deve digitar, em seu navegador, o endereço e entrar com seu usuário e senha.

5 Utilidades e Suporte

6 Utilidades e Suporte Minha Senha: Em caso de esquecimento ou travamento de sua senha, uma nova senha pode ser solicitada pela própria pria Plataforma. Utilize o botão "Esqueci minha senha" na página principal, na parte superior direita da tela, ao lado do campo "usuário". A nova senha será enviada para o e que foi cadastrado. Fale Conosco: Em caso de dúvidas, d atendimento ao cliente, reclamações, sugestões, elogios, etc. Entre em contato conosco através s dessa funcionalidade. Criar uma conta: Use esse espaço o para solicitar seu cadastro. Melhor no Firefox: Página de acesso ao download do Mozilla Firefox. Dúvidas Frequentes: Lista das dúvidas d e respostas mais freqüentes. entes. Siga-nos: Link da Fan Page da Plataforma Síntese S no Facebook.

7 Acessando a Plataforma Menu: Fornecedor Contém m suas informações cadastrais, documentações (controle de validade) e possibilidade de filtrar as famílias de produtos que sua empresa deseja trabalhar na Plataforma. Comprador Contém m os dados dos compradores da Plataforma e documentações. Compras Consultas das Cotações e Ordens de Compra. Relatórios Emissão do relatório rio de participação do Fornecedor nas cotações; Funcionalidade opcional, caso deseje contratar, entre em contato com o setor de Relacionamento com Fornecedores da Plataforma Síntese. S Controle e Acesso Possibilidade de alterar senha de usuário e definir as Unidades Federativas onde você atua. Essa seleção padrão será reproduzida automaticamente no Painel de Visualização das Cotações.

8 Acessando a Plataforma Ao acessar a plataforma a tela de Acompanhamento de Entrega será mostrada. Nesta tela o Fornecedor poderá enviar as informações de envio das OCs,, clicando no botão Informar Envio. Depois basta preencher os dados solicitados e Confirmar

9 Acessando a Plataforma Caso o fornecedor possua Ordens de Compras (OC s) ainda não resgatadas, as mesmas serão exibidas conforme a tela abaixo. Para visualizar, basta selecionar a OC desejada e clicar no botão detalhar ou imprimir.. Caso queira sair dessa tela sem consultar a OC, basta clicar no botão Acessar Cotações ões. No canto superior direito da tela, o fornecedor visualizará sua nota de avaliação do grupo. Essa nota é uma média m de todas as notas informadas pelas empresas compradoras, após cada compra. Você poderá visualizar o gráfico de evolução de sua nota clicando no desenho gráfico.

10 Painel de Visualização

11 Painel de Visualização Ao acessar o menu principal: Compras - consultar cotação ão,, a Plataforma exibirá o painel de visualização para que o usuário possa visualizar as cotações em andamento e aplicar filtros sobre 3 critérios: rios: Famílias, UF s e Clientes. Caso alguma cotação estiver com um prazo menor que 2 horas para encerrar, um sinalizador vermelho fica piscando ao lado do nome do campo. Suas seleções serão levadas em consideração na tela seguinte, na lista de cotações. As mesmas serão filtradas conforme sua escolha. Famílias: O painel mostra a lista das Famílias de Produtos para as quais existem cotações em andamento, respeitando eventuais filtros ativados nas outras colunas (UF( UF s e Clientes). Ao lado de cada Família, aparece entre parênteses o número de cotações em andamento. Você pode também m usar este painel para filtrar as cotações por Famílias. Pode selecionar uma ou várias v famílias. O filtro vem pré-marcado com as Famílias que foram cadastradas no perfil de sua Empresa. Se não tiver Famílias pré- selecionadas no Perfil da Empresa, o sistema seleciona automaticamente amente a opção "Todas". Caso deseje mudar o perfil de sua Empresa, faça a essa solicitação ao departamento de suporte da Síntese. S Lembre-se que uma modificação de Perfil terá validade para todos os usuário da sua Empresa.

12 Painel de Visualização UF: O painel mostra a lista das UF s onde existem cotações em andamento, respeitando eventuais filtros ativados nas outras colunas (Famílias de Produtos e Clientes). Ao lado de cada UF, aparece entre parênteses o número n de cotações em andamento. Você pode também m usar esse painel para filtrar as cotações pelas Unidades Federativas. Pode selecionar uma ou várias v UF s. O filtro vem pré-marcado com as UF s que foram cadastradas no seu perfil de Usuário. Se não tiver UF s pré-selecionadas no seu Perfil, o sistema seleciona automaticamente a opção "Todas". Caso deseje mudar seu perfil, clique no link situado na parte inferior esquerda desta tela chamado "Defina suas UF s de atuação". Clientes: O painel mostra a lista dos Clientes que possuem cotações em andamento. Ao lado de cada Cliente, aparece entre parênteses o número n de cotações em andamento. Você pode usar esse painel para filtrar as cotações pelos Clientes, selecionando aqui os compradores que quer visualizar. Pode selecionar um ou vários Clientes.

13 Lista de Cotações

14 Pesquisas e Filtros de Cotação Além m dos filtros iniciais, a Plataforma disponibiliza opções de pesquisas adicionais. Para acessar esses filtros, clique no atalho Pesquisar ao lado da lupa na parte superior da tela. Os critérios rios de busca disponíveis são: Participação: Você pode filtrar as cotações de acordo com o Status da sua Participação de cada cotação. As opções de Status são: - Pendente - Cotação que você ainda não ofertou ou não terminou de ofertar. As cotação aparecem inicialmente com o Status "Pendente. - Respondida - Cotação jáj respondida, sem outras ofertas para inserir. Obs.: caso não tenha inserido nenhuma oferta em uma cotação, o Status "Respondida" não fica disponível na lista de opções. - Não Cotarei - Cotação sem ofertas, da qual você não quer participar. Obs.: caso jáj tenha inserido ofertas um uma cotação, o Status "Não Cotarei" é automaticamente removido da lista de opções. Número da Cotação: Pesquise a cotação pelo seu número. n Exemplo: Os números antes do hífen h são referentes a identificação do cliente no sistema e os números depois, indicam o número n de cotações realizadas por ele. Nome do Cliente: Pesquise as cotações pelo nome do comprador. Não precisa digitar o nome completo; apenas uma parte do nome jáj é suficiente.

15 Lista de Cotações Após s a aplicação de filtros e pesquisas, a Plataforma exibirá a lista das cotações conforme escolhas feitas pelo usuário. Nessa tela, estão disponíveis as seguintes funcionalidades: Os filtros do Painel continuarão disponíveis do lado esquerdo da tela, caso o usuário necessite atualizar sua seleção. Também é possível Reabrir o Painel de visualização a qualquer momento, clicando no ícone: Painel de Visualização ão,, localizado na parte esquerda superior da tela, acima dos filtros. Ordens de Compras Pendentes: O usuário poderá utilizar este atalho para ser direcionado à página que mostra se existem cotações pendentes. Documentos Pendentes: O usuário poderá utilizar este atalho para visualizar quais dos seus documentos estão pendentes de atualização na Plataforma.

16 Pesquisas de Cotação Com Ofertas: Você pode filtrar as cotações que jáj foram ofertadas ou não: - "Sim": cotações com pelo menos 1 oferta de sua empresa; - "Não": cotações sem nenhuma oferta de sua empresa. Código de Produto do Fornecedor: Localize, nas cotações em andamento, os produtos que lhe interessam, usando seu código c interno de produto para realizar a busca. Para que este recurso funcione, seu código c precisa ter sido inserido pelo menos 1 vez, no processo de cotação do produto (primeira coluna na tela de oferta do produto-marca). Descrição do Item: Localize, nas cotações em andamento, os produtos que lhe interessam, usando a descrição do Cliente ou a descrição padrão da Síntese S para realizar a busca. Não precisa ser a descrição completa; apenas uma parte da descrição jáj é suficiente.

17 Atalhos da Cotação

18 Atalhos da Cotação Na lista de cotações em andamento, o usuário poderá utilizar alguns ATALHOS disponíveis para facilitar o processo de cotação, são eles: Produtos da Cotação: Verifique a lista de produtos desta cotação antes de acessar a tela de ofertas. Documentos do Comprador: Verifique a lista de documentos disponíveis para o(s) comprador(es es). Informações da Cotação: Verifique as Condições do Comprador para esta cotação, tais como: prazo de entrega solicitado, tipo frete, endereço o de entrega, observação geral do comprador, etc. Ofertas Inseridas: Visualize quais são as ofertas que sua empresa jáj inseriu para essa cotação.

19 Acessando as Cotações Existem duas formas possíveis de acessar a cotação escolhida: Clicando no botão Cotar,, localizado na parte esquerda da grade de cotações; Clicando no Nome do Cliente.

20 Produtos da Cotação

21 Produtos da Cotação Na tela de Produtos da Cotação, estão disponíveis os seguintes links: Relatórios da Cotação: - Lista de produtos sem Marca: Relaciona apenas os produtos, sem mostrar as marcas que sua empresa jáj cotou. - Lista de produtos com Marca: Abaixo de cada produto, este relatório rio indica as marcas que sua empresa jáj cotou. Para cada marca, será exibido também m o seu código c de venda, caso tenha sido previamente inserido em outra cotação. - Lista de itens em falta: Itens que você informou estarem em falta, nessa cotação ou em outras cotações. Quando você informa que um produto está em falta, o mesmo permanece com esse status em todas as cotações, até que seja atualizado. - Ofertas Inseridas: Mostra o detalhe das ofertas que sua empresa já inseriu nesta cotação. Informações da Cotação: Condições inseridas pelo Comprador para esta cotação, tais como: prazo de entrega solicitado, tipo frete, endereço o de entrega, observação geral do comprador, etc. Condições Comerciais: Verifique as condições comerciais gerais que sua empresa ofertou para esta cotação: prazo de pagamento, prazo de entrega, etc.

22 Produtos da Cotação Cotar automaticamente: Esse recurso permite inserir preços automaticamente, de acordo com seu histórico de ofertas. Existem 4 modalidades: - Último preço o cotado para esse comprador; - Último preço o cotado para qualquer comprador; - Último preço o ganhador para esse comprador; - Último preço o ganhador para qualquer comprador. Em todas as modalidades, o sistema usa apenas preços que foram ofertados no máximo m 3 meses atrás. O usuário ainda possui as seguintes opções: Selecionar os itens da lista; Selecionar apenas os itens ofertados anteriormente em alguma outra cotação; Utilizar o filtro de exibição de item; Pesquisar um produto pela sua descrição ou pelo seu código. c Para iniciar o processo de inserção das ofertas, basta clicar em um dos itens da cotação. A Plataforma abrirá inicialmente a tela de Condições Comerciais da cotação.

23 Incluindo Condições Comerciais

24 Incluindo Condições Comerciais Ao Acessar a Tela de Ofertas, a Plataforma abrirá em primeiro lugar a tela de condições de pagamento. Nela o usuário deverá incluir suas condições comerciais, tais como: Tipo de frete, condição do pagamento, valor mínimo m de pedido e prazo de entrega em dias corridos. Nessa tela também é possível incluir uma observação geral para o comprador. Obs.: É necessário digitar primeiro as condições comerciais, antes de começar a digitar os preços de cada item. Esse mecanismo permite que sua cotação seja válida v desde a primeira oferta de preço. As condições que aparecem inicialmente nos campos "tipo do frete" e "condição de pagamento",, foram solicitadas pelo comprador. Por opção do comprador esses campos também podem vir bloqueados, ou seja, o comprador sós aceita ofertas com as condições que ele colocou. Nestes casos, o campo aparece bloqueado na cor cinza. Caso você não queira que o nome de sua empresa possa ser visualizado como ganhadora pelos outros participantes desta cotação, clique em não. Neste caso, você também m não poderá visualizar quem foram os ganhadores para os itens que você perdeu. O fornecedor deverá selecionar se permite ou não que o usuário comprador possa realizar alterações nas ofertas, em caso de renegociação entre fornecedor/comprador O sistema faz o controle do valor do pedido mínimo, m para evitar que o comprador emita OC s s que não estejam em conformidade com as condições oferecidas. Após s o preenchimento das condições comerciais clique em confirmar condições para iniciar o processo de inclusão das ofertas.

25 Seleção de Marca

26 Solicitação de Marca Caso seja a primeira vez que esteja cotando determinado item, será aberta automaticamente a janela Adicionar Marca,, na qual o usuário deve selecionar uma ou várias v das marcas pré-cadastradas na Plataforma da Síntese, e em seguida confirmar. Caso você não encontre a marca desejada na lista completa de marcas, poderá inserir uma marca clicando na opção Caso não encontre sua marca abaixo, clique aqui.. Será aberto um Pop Up em que se selecionará a marca desejada e a classificação (Gen( Genéricco,, Similar, Referência), bem como o campo para Nome Comercial, caso possua

27 Seleção de Marcas Uma vez que alguma marca é solicitada e criada, ela permanecerá disponível para todas as próximas cotações. Caso a marca não conste na lista de Opções de Marcas, basta selecionar a opção Caso a marca desejada não esteja na lista acima, clique aqui,, um Pop Up abrirá para que seja preenchida a marca desejada e enviada ao Suporte da SínteseS

28 Inserção das Ofertas

29 Inserção das Ofertas Após s a confirmação de inclusão das Marcas, a Plataforma abrirá uma grade com os seguintes campos: Código do Fornecedor - Campo de uso facultativo destinado a receber seu código interno. Você sós precisa preencher 1 vez esse campo e o mesmo será registrado no seu "catálogo virtual", criado automaticamente pela Plataforma Síntese. S Depois, este código c será trazido automaticamente pelo sistema em todas as novas cotações, facilitando dessa maneira a identificação do item solicitado pelo comprador. Esse código c é também inserido na Ordem de Compras, facilitando assim o processo de faturamento e eliminando o risco de erro. Marca A Plataforma Síntese S permite que você possa cotar várias v marcas para cada produto, cada uma com um preço o diferente e se necessário uma embalagem também m diferente. As marcas são escolhidas dentro de uma lista pré-cadastrada pela Síntese. S A primeira vez que você cota um produto, o sistema ainda não conhece as marcas que você oferece para este item. Neste caso, essa tela de cotação aparece sem nenhuma linha, sendo necessário abrir a lista com todas as marcas cadastradas e escolher aquelas que você quer cotar, clicando no botão chamado "Adicionar Marca",, situado na parte inferior da tela. A partir da segunda vez que você cotar esse mesmo produto (independente endente de ser para o mesmo comprador ou para outro), o sistema jáj propõe automaticamente as marcas que você jáj ofereceu. É possível inserir novas marcas na sua lista abrindo novamente a lista de marcas pré-cadastradas.

30 Inserção das Ofertas Especificação Contém m os dados comerciais do produto, tais como: Referência, Modelo, Nome comercial ou Classe do produto (Genérico/ Similar/ Referência). Essas informações são trazidas do cadastro da Plataforma Síntese. S Quantidade por Embalagem Essa informação corresponde à quantidade de unidades do produto contidas em uma embalagem mínima. m Quando o comprador elabora suas Ordens de Compras, o sistema faz o arredondamento automático tico da quantidade solicitada, para o múltiplo m mais próximo, evitando assim que haja divergência entre a quantidade solicitada na OC e a quantidade que sua empresa poderá efetivamente faturar. Basta inserir essa informação uma vez. Nas próximas cotações, a quantidade inserida será trazida automaticamente pelo sistema. Podem existir casos em que sua empresa oferece o mesmo produto, da mesma marca, em embalagens diferentes. Por exemplo: Comprimido X caixa com 12 / caixa com 500. O Portal Síntese S consegue gerenciar essas informações, permitindo que você cote preços diferentes em função da embalagem. Para isso, clique em" duplicar marca" para duplicar a linha e inserir uma nova opção de embalagem.

31 Inserção das Ofertas Preço Campo de preenchimento obrigatório. rio. A oferta de preço o do produto deve ser feita seguindo o padrão de unidade do item presente no lado direito do campo de valor. Obs.: Para dar mais agilidade na inserção do preço, a Plataforma disponibiliza, abaixo do campo de valor, a função Opção preço o por CAIXA.. Nela o fornecedor, insere o valor da caixa e a Plataforma calcula o valor unitário, levando em consideração à informação inserida previamente no campo de quantidade. IPI Este campo deve ser preenchido quando da incidência do referido imposto sobre o produto; Observação Campo Facultativo. Neste campo o usuário pode inserir informações adicionais específicas sobre o produto, referente a estoque disponível, validade. Informações Obrigatórias rias Alguns hospitais compradores necessitam de informações adicionais sobre o produto em suas cotações, tais como Cód. C ANVISA, Cód. C Simpro,, Cód. C Brasindice,, Data de Validade, Cód. C de Referência do Fabricante. Essa coluna sós estará visível vel se o hospital exigir a informação desses dados em suas cotações; Último Preço o Ofertado Apresenta o ultimo preço o cotado para o produto, pelo fornecedor para determinado hospital. Colocando o cursor do mouse sobre o produto, o, a plataforma informa a data da oferta e se essa foi vencedora ou não. A Plataforma também m permite, caso o fornecedor queira, utilizar o preço o jáj ofertado nesta cotação atual, para isso o usuário deve clicar em usar preço. Obs.: Nesse campo também é possível visualizar o histórico dos doze últimos preços ofertados para este produto, no intervalo de noventa dias, para qualquer comprador, ou o ultimo preço o cotado para cada hospital. Esta funcionalidade é opcional e pode ser adquirida a um baixo custo, entrando em contato com o setor de Suporte da Plataforma Síntese. S

32 Inserção das Ofertas Item em Falta a a Plataforma Síntese S permite que o fornecedor informe pelo portal que o item está em falta. Caso desejar, pode também m informar a previsão de disponibilidade do produto. Para isso o usuário deve selecionar o ícone na ultima coluna (item em falta) e preencher ou não a data de previsão de disponibilidade. Para as futuras cotações o item permanecerá marcado como em falta, até que o status seja modificado pelo usuário. Os itens em falta não recebem preenchimento automático tico de preços (ver funcionalidade de cotação automática). tica). Obs.: As informações inseridas em qualquer campo do Mapa de Ofertas, serão salvas de forma automática tica ao clicar no campo seguinte ou simplesmente passando para o próximo item da cotação. Para facilitar o processo de resposta entre os produtos, na tela ofertas, a plataforma dispõe de setas de navegação, localizadas na parte superior da tela, no canto esquerdo (Item Anterior) e Direito ito (Próximo Item).

33 Consultando Ordens de Compras A Plataforma Síntese S envia avisos de que a sua empresa ganhou ordem(s) de compra(s), por ; e Para consultar as Ordens de Compras emitidas para sua empresa, acesse a o menu superior: cotação ão- consultar Ordem de Compra. Você poderá utilizar três critérios rios de busca: número n de ordem de compra, número da cotação ou pelo nome do cliente; As Ordens de Compras que ainda não foram visualizadas por sua empresa, estarão na aba Liberados, após s sua visualização, essas Ordens passarão para a aba Histórico.

34 Resgatando ordens de compra A plataforma Síntese S disponibiliza duas maneiras para resgatar ordens de compra: 1 Clicando no link com o nome do hospital 2 Ou clicando no ícone abrir

35 Funcionalidades Opcionais Alguns novos recursos são disponibilizados como opcionais e podem ser contratados ou não por cada usuário, conforme sua necessidade. As funcionalidades abaixo podem ser adquiridas por um custo mensal reduzido, através s da contratação do Pacote Premium: Relatório do ganhador: : Para cada produto da cotação que sua empresa ofertou, esse relatório rio permite consultar qual fornecedor foi escolhido como ganhador pelo comprador, qual foi a marca vencedora e qual foi o prazo de pagamento oferecido. Histórico das ofertas : Na sua tela de ofertas, para cada produto oferecido, a Plataforma lhe mostra o seu histórico de cotação: Nome do comprador, data da última cotação, preço o oferecido e resultado da cotação (ganhador).

36 Funcionalidades Opcionais Filtro automático tico dos itens da cotação :Numa cotação extensa, permite que o sistema selecione sozinho os itens que fazem parte do seu catálogo. Esse catálogo é criado e atualizado automaticamente pela Plataforma, com base ao seu histórico de cotação. A identificação dos itens torna-se extremamente rápida. r Preenchimento automático tico das ofertas : Essa funcionalidade permite preencher automaticamente os preços, atribuindo para cada produto da cotação, o último preço o que você cotou. Pode selecionar o valor da última cotação especificamente deste comprador ou ainda sua última oferta considerando todos os hospitais da Plataforma. Para confirmar sua contratação, envie um no endereço contato@sintese.net,, com o assunto "Pacote Premium" ou informe do seu interesse pelo própria pria Plataforma. O contrato terá validade a partir do primeiro pagamento. Caso desejar, pode solicitar ao departamento de suporte da Síntese S que essas funcionalidades sejam liberadas por um período de teste de alguns dias, sem custo.

37 Porto Digital do Recife PE Empresarial ITBC/Softex Fones: / suporte@sintese.net Site: BOAS VENDAS!

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