Coordenadoria de Tecnologia da Informação Documentos Formais. Governança de Catálogo de Ativos de TI com AGIL-GPR

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1 Coordenadoria de Tecnologia da Informação Documentos Formais Governança de Catálogo de Ativos de TI com AGIL-GPR 1

2 Sumário 1 Introdução Políticas de Governança de Ativos de TI Área de Governança de Ativos de TI Alinhamento estratégico com a Matriz de GPR do Governo Serviços de Governança de Ativos de TI Funções, Perfis e Competências de Ativos de TI Indicadores de Governança de Ativos de TI Metas de indicadores de Ativos de TI Catalógo de Ativos de TI Agrupamentos de Ativos de TI para contratação de cobertura (Garantia/Manutenção) Avaliação da situação atual Desafios para melhoria da Governança de Ativos de TI a Glossário

3 1.Introdução Este documento tem como objetivo apresentar as práticas de governança utilizada para o gerenciamento dos Ativos de TI da Procuradoria Geral do Estado do Ceará, para atender as necessidades de Controle e Gerenciamento dos mesmos, e também, estabelecer os procedimentos adequados para alcançar e manter a proteção adequada dos ativos desta Procuradoria. O Catálogo de Ativos de TI, deverá apresentar ainda a distribuição atual dos mesmos entre as diversas Áreas da Procuradoria. 3

4 2.Políticas de Governança de Catálogo de Ativos de TI Esta política dispõe sobre como planejar e acompanhar as Soluções em Tecnologia da Informação da Procuradoria Geral do Estado do Ceará. Art. 1º Quanto a periodicidade de atualização do documento: Este documento deverá ser atualizado semanalmente. Art. 2º Quanto aos meios de publicação do documento: Este documento deverá ser publicado e divulgado trimestralmente na wiki de TI da PGE no endereço wiki.pge.ce.gov.br.. Art. 3º Quanto a periodicidade de divulgação do documento: Este documento deverá ser divulgado mensalmente. Art. 4º Quanto aos meios de publicação do documento: Este documento deverá ser divulgado semanalmente. Art. 5º Quanto a solicitação de equipamentos de informática para área: Este só poderá ser entregue após autorização do Procurador-Geral do Estado. Art. 6º Quanto à instalação de softwares: Este só poderá ser instalado pela equipe do suporte, a qual irá verificar o tipo de licença do software, bem como se o mesmo é compatível com o sistema operacional Linux. Art. 7º Quanto a disponibilização dos recursos de reserva. Definir equipamentos de backup para substituição de ativos com problemas e que são críticos, e implantar normas e responsabilidades sobre o controle das mídias de software. 4

5 Art. 8º Quanto a adoção de critérios relacionados ao uso de ativos de processamento no Governo do Estado do Ceará. Manter os ativos de processamento críticos em áreas seguras e adequadas, protegidos contra perigos ambientais e com implantação de controles de acesso; Inventariar os ativos, classificando-os quanto a importância, prioridade e nível de proteção; Proteger os ativos de roubo e modificação, definindo controles de forma a minimizar a perda ou dano; Adotar controles de acesso físico e lógico para uso de ativos no âmbito do Governo do Estado do Ceará; Implementar mecanismos de registro de históricos dos ativos de TI, garantindo a sua rastreabilidade. 5

6 3.Área de Governança de Ativos de TI O Suporte Técnico é a área da CTI responsável pelo gerenciamento e controle dos Ativos de TI da Procuradoria Geral do Estado em concordância com as políticas e serviços de governança de TI. A Equipe atual possui no seu quadro 6(seis) colaboradores: Nome Cléber Ramos e Silva Luciana Façanha Tipo de Contratação Cargo Data da Entrada na PGE Terceirizado Analista de Sistemas 01/02/12 Líder de Equipe de Suporte Técnico Terceirizado Analista de Sistemas Março 2007 Viabilizador de Chamados Técnicos Sérgio Augusto Terceirizado Programador Pleno Julho 2009 Viabilizador de Chamados Técnicos Jucélio Augusto Terceirizado Programador Pleno Fevereiro 2009 Viabilizador de Chamados Técnicos Járcio Costa Servidor Público Assessor Técnico Dezembro 2008 Viabilizador de Chamados Técnicos Carlos Rennan Terceirizado Téc. de Suporte em Hardware e Software Janeiro 2011 Principais Funções Ramal Voip Viabilizador de Chamados Técnicos

7 4.Alinhamento Estratégico com a Matriz de GPR do Governo Eixo Resultado de Governo Indicador de Resultado da Área Gestão Ética, Eficiente e Participativa Economia para uma Vida Melhor Serviço Público Qualificado e Ágil Bens patrimoniais definidos e protegidos Quantidade de Softwares Regularizados; Quantidade de Softwares Livres; Quantidade de Equipamentos de TI por Colaborador; Índice de revisão do catálogo de ativos de TI Número de ativos registrados; Número de Ativos sem cobertura de manutenção; Número de Ativos com cobertura de manutenção;

8 5.Serviços de Governança de Ativos de TI Quadro dos principais serviços de governança de ativos de TI: Serviço de Registro de Ativos de TI Serviço de Alteração de Ativos de TI Serviço Resumo Estimativa de Tempo de Execução Todos os ativos devem ser identificados, classificados e feito acompanhamento periódico. O inventário dos ativos deve conter as informações que ajudem a assegurar a sua proteção efetiva: nome do ativo, tipo, proprietário, custodiante, localização, tombo, dentre outros específicos. Serviço que permite a alteração nos Qtde Estimada de Execuções Mensais Entre 1h e 8h 20 Entre 1h e 8h 20 Serviço de Avaliação de Ativos de TI Serviço de Elaboração do documento de catálogo de ativos de TI Serviço de Alteração do documento de catálogo de ativos de TI ativos de TI já cadastrados. Serviço que permite que seja avaliado a situação atual de cada ativo da Procuradoria Geral do Estado, permitindo analisar a situação atual, incluindo a garantia. Serviço que permite a elaboração do catálogo de ativos de TI da Procuradoria Geral do Estado. Serviço que permite a alteração do documento de catálogo de ativos de TI da Procuradoria Geral do Estado. Entre 1h e 8h 1 Entre 1h e 8h 4 Entre 1h e 8h 4

9 Serviço de Elaboração do Documento de Catálogo de Ativos de TI 9

10 Serviço de Alteração do Documento de Catálogo de Ativos de TI 10

11 6.Funções, Perfis e Competências para Governança de Ativos de TI Quadro das principais funções e suas competências da área: Serviço Função Conhecimentos Habilidades Atitudes Serviço de Registro de Ativos de TI Serviço de Alteração de Ativos de TI Serviço de Avaliação de Ativos de TI Serviço de Alteração de Garantias de Ativos de TI Serviço de Elaboração do documento de catálogo de ativos de TI Serviço de Alteração do documento de catálogo de ativos de TI Registrador de Ativos de TI Registrador de Ativos de TI Avaliador de Ativos de TI Registrador de Ativos de TI Registrador de Ativos de TI Registrador de Ativos de TI Conhecer os ativos de TI; Conhecer o sistema Portal Digital; Conhecer os equipamentos e softwares, chamados ativos de TI; Conhecer os equipamentos e softwares, chamados ativos de TI; Conhecer os contratos de equipamentos e softwares de ativos de TI; Conhecer os ativos de TI; Conhecer o sistema Portal Digital; Conhecer os equipamentos e softwares; Conhecer os ativos de TI; Conhecer o sistema Portal Digital; Conhecer os equipamentos e softwares; Habilidades em utilização do Portal Digital; Habilidade de identificação/classif icação de ativos; Habilidades em utilização do Portal Digital; Habilidade de identificação/classif icação de ativos; Habilidades em utilização do Portal Digital; Habilidade de identificação/classif icação de ativos; Habilidades em utilização do Portal Digital; Habilidades em utilização do Portal Digital; Habilidade na ferramenta DIA; Habilidades em utilização do Portal Digital; Habilidade na ferramenta DIA; Proatividade; comprometimento; responsabilidade; Proatividade; comprometimento; responsabilidade; Proatividade; comprometimento; responsabilidade; Liderança; Proatividade; comprometimento; responsabilidade; Proatividade; comprometimento; responsabilidade; Proatividade; comprometimento; responsabilidade; 11

12 7.Indicadores de Governança de Ativos de TI Quadro dos principais indicadores: Indicador Quantidade de Softwares Regularizados; Quantidade de Softwares Livres; Quantidade de Equipamentos de TI por Colaborador; Índice de revisão do catálogo de ativos de TI Número de ativos registrados; Número de Ativos sem cobertura de manutenção; Número de Ativos com cobertura de manutenção; Tipo de Indicador (Desempenho/ Resultado) Resultado Resultado Resultado Desempenho Resultado Resultado Resultado O que demonstra Como calcular Demonstra o quantitativo de softwares que a Procuradoria possui de forma regularizada Demonstra o quantitativo de softwares livres que a Procuradoria possui Demonstra o quantitativo de equipamentos que o Colaborador possui. Demonstra o quantitativo de ativos de catálogo de ativos de TI Demonstra o quantitativo de ativos registrados que a Procuradoria possui Demonstra o quantitativo de ativos sem cobertura de manutenção que a Procuradoria possui Demonstra o quantitativo de ativos com cobertura de manutenção que a Procuradoria possui SR = TS SNR SR=TS-TSL TSL= TS SR Não se aplica Não se aplica Não se aplica Como analisar Entre 0 e 50% a situação está ruim; Entre 50 e 80%, a situação está razoável.; Entre 80 e 100% está boa; Não se aplica Não se aplica Não se aplica Não se aplica ASG=AT-ACG Aguardando a primeira pesquisa ACG=AT-ASG Aguardando a primeira pesquisa *TS=Total de Software;*SR=Software regularizado;*snr=software não regularizado,*tsl=total de Software Livre *ASG = Ativos sem garantia; *AT = Ativos Total; *ACG = Ativos com garantia; *ASG = Ativos sem garantia. 12

13 8.Metas de Indicadores de Governança de Ativos de TI Quadro de metas dos principais indicadores: Indicador Descrição da Meta Data de Definição da Meta Quantidade de Softwares Regularizados; Manter todos os softwares da PGE cadastrados e regularizados até Dez/2012; Data de Revisão da Meta Avaliação Atual do Cumprimento da Meta 01/12/11 14/03/12 Aguardando primeira avaliação; Manter todos os softwares da PGE cadastrados e regularizados até Dez/2012; 01/12/11 25/04/12 Atualmente está sendo verificado e segue o cadastro e regularização dos ativos da PGE Manter todos os softwares da PGE cadastrados e regularizados até Dez/2012; 01/12/11 25/05/12 Atualmente está sendo verificado e segue o cadastro e regularização dos ativos da PGE Manter todos os softwares da PGE cadastrados e regularizados até Dez/2012; 01/12/11 25/06/12 Atualmente está sendo verificado e segue o cadastro e regularização dos ativos da PGE Manter todos os softwares da PGE cadastrados e regularizados até Dez/2012; 01/12/11 25/07/12 Atualmente está sendo verificado e segue o cadastro e regularização dos ativos da PGE Quantidade de Equipamentos de TI por Colaborador; Realizar a atualização dos ativos de TI entre os colaboradores que possuem ativos obsoletos até Jun/2012; Realizar a atualização dos ativos de TI entre os colaboradores que possuem ativos obsoletos até Jun/2012; 01/12/11 26/04/12 Aguardando primeira avaliação; 01/12/11 26/05/12 Atualmente está sendo acompanhado. Realizar a atualização 01/12/11 10/06/12 Atualmente está 13

14 Índice de revisão do catálogo de ativos de TI Número de ativos registrados; Número de ativos registrados; dos ativos de TI entre os colaboradores que possuem ativos obsoletos até Jun/2012; Realizar a atualização dos ativos de TI entre os colaboradores que possuem ativos obsoletos até Jun/2012; Realizar a atualização dos ativos de TI entre os colaboradores que possuem ativos obsoletos até Jun/2012; Manter atualizado o catálogo de ativos de TI até Dez/2012. Manter atualizado o catálogo de ativos de TI até Dez/2012. Controle de garantias de ativos de TI, agindo de forma proativa para ativos com garantia a vencer até Dez/2012; Controle de garantias de ativos de TI, agindo de forma proativa para ativos com garantia a vencer até Dez/2012; sendo acompanhado. 01/12/11 26/06/12 Atualmente está sendo acompanhado. 01/12/11 26/07/12 Atualmente está sendo acompanhado. 01/12/11 26/04/12 Aguardando primeira avaliação; 01/12/11 26/04/12 Atualmente está sendo acompanhado. 14/11/11 26/04/12 Aguardando primeira avaliação; 14/11/11 26/04/12 Atualmente está sendo acompanhado. Número de Ativos sem cobertura de manutenção; Número de Ativos sem cobertura de manutenção; Controle de garantias de ativos de TI, agindo de forma proativa para ativos sem garantia a vencer até Dez/2012 ; Controle de garantias de ativos de TI, agindo de forma proativa para ativos sem garantia a vencer até Dez/2012 ; 14/11/11 14/03/12 Aguardando primeira avaliação; 14/11/11 26/04/12 Atualmente está sendo acompanhado. 14

15 9.Catálogo de Ativos de TI Catálogo de Ativos de TI da PGE: 9.1 Quadros de Ativos Quadro Resumido de Ativos de TI Classificação Qtde Valor Estimado Software ,00 Hardware ,04 Total ,04 Gráfico 1 Quantitativo de Hardware e Software 1063 Softw are Hardw are 2190 Gráfico 2 Valor Estimado de Hardware e Software ,00 Softw are Hardw are ,46 15

16 9.1.2 Quadro Resumido de Ativos de TI da Classificação Hardware Quadro de Tipos de Ativos: Tipo do Hardware Qtde Valor Estimado Computador Servidor ,67 Computador Desktop ,18 Notebook ,55 Scanner ,054,00 Impressora ,00 Webcam ,00 Monitor ,000 HEADSET ,00 IP PHONE ,00 Switch ,20 Rack ,18 Modem 2 - Projetor ,00 TV Digital ,00 Energia (Nobreak/Estabilizador) ,33 Tela de projeção 1 373,00 GPS ,00 Câmera Digital ,62 Módulo de expansão 10G base 02 portas ,00 Mód. 3 COM Mod base SX SFP ,12 Cartão XFP 10GB base SR ,00 Protocoladora Digital ,00 No-Break 15 KVA ,00 No-Break 80 KVA ,00 Storage ,00 Drive de fita LTO ,00 Access Point ,00 Câmera de segurança IP ,76 Cartucho 95P GB ,20 Cofre data ,00 Sistema de armazenamento de dados ,07 E-Cpf A ,00 Chassi e Lâminas Blade ,16 HD Externo 500 GB 2 800,00 Total ,04 16

17 Quadro de Ativos para Leilão: Tipo do Hardware Qtde Valor Estimado Scanner ,00 Impressora Laser ,94 Estabilizadores ,65 17

18 Gráfico 3 - Quantitativo de Equipamentos HD Externo 500 GB E-Cpf A3 Cofre data Câmera de segurança IP Drive de fita LTO No-Break 80 KVA Protocoladora Digital Módulos 3 COM Mod base SX SFP Câmera Digital Tela de projeção TV Digital Modem Sw itch HEADSET Impressora Notebook Computador Servidor Gráfico 4 - Quantitativo do Valor Estimado HD Externo 500 GB E-Cpf A3 Cofre data Câmera de segurança IP Drive de fita LTO No-Break 80 KVA Protocoladora Digital Módulos 3 COM Mod base SX SFP Câmera Digital Tela de projeção TV Digital Modem Sw itch HEADSET Impressora Notebook Computador Servidor

19 9.1.3 Quadro Resumido de Ativos de TI da Classificação Software Quadro de Tipos de Ativos: Tipo do Software Qtde Valor Estimado Sistema Operacional Linux Sistema Operacional Microsoft XP Escritório Desenhos e áreas (Propama) ,00 Sistema metodologia CRUD 21 - Sistema metodologia AGIL-GPR Total ,00 Gráfico 5 Quantitativo (Tipo) Sistema metodologia AGIL-GPR 615 Sistema metodologia CRUD 21 Desenhos e áreas (Propama) 4 Escritório Sistema Operacional Microsoft XP Coluna B Sistema Operacional Gráfico 6 Barra Valor Estimado (Tipo) Sistema metodologia AGIL-GPR Sistema metodologia CRUD Desenhos e áreas (Propama) Escritório Coluna B Sistema Operacional XP Sistema Operacional Linux

20 9.1.4 Catálogo de Ativos de TI O catálogo de todos os ativos da PGE segue como Anexo 1 deste documento; 20

21 10. Agrupamentos de Ativos de TI para contratação de cobertura (Garantia/Manutenção) Quadro de Tipos de Contratos para cobertura dos ativos de TI Tipo do Contrato Garantia de Disponibilidade de Servidores Tipo do Hardware Computador Servidor Qtde Descrição SLA Custo Estimado 25 Tempo máximo de atendimento; Com substituição (sim/não) Armazenamento Backup 2 Garantia de 36 (trinta e seis) meses, com atendimento onsite cobertura 24x7 4h atendimento e 20h para solução e 67 (sessenta e sete) horas de serviço de instalação e implantação onsite. - - Qtde de Reservas (qtde ideal) Garantia de Disponibilidade de Estação de Trabalho Computador Desktop (quarenta e oito) meses ON- SITE. SLA 8x5.Atendimento 8h e solução 24h. Notebook 7 48 (quarenta e oito) meses, com assistência técnica autorizada. Atendimento 8x5. Scanner (trinta e seis) meses ON-SITE. cobertura 8x5. Atendimento 8h e solução 24h. Impressora 5 36 (trinta e seis) meses ON-SITE. 21

22 Garantia de Disponibilidade da Rede Elétrica Garantia de Disponibilidade da Rede Lógica Estabilizador - Grupo Gerador Switch 36 Garantia de 36 (trinta e seis) Meses ON-SITE, Atendimento 9x5, com início em até 2 (duas) horas, contadas a partir da solicitação do serviço. Prazo máximo para a Solução em até 4 (quatro) horas, contadas a partir do início do atendimento. Garantia de Disponibilidade da Rede Lógica Garantia de Disponibilidade da Telefonia IP Rack 10 Mínimo 36 (trinta e seis) meses, ON-SITE, com cobertura 8x5 e tempo de atendimento de no máximo 4 (quatro) horas, com tempo de solução, que compreende o tempo entre a abertura do chamado técnico e a definitiva solução do chamado será de até 8 (oito) horas. Telefones Voip (doze) meses com fabricante. Webcam (doze) meses com fabricante. Headset (doze) meses com fabricante. TV Digital 4 12 (doze) meses com fabricante. Energia (Nobreak/Estabiliz ador) Projetor 3 36 (trinta e seis) meses ON SITE. Total

23 11.Avaliação da situação atual 10.1 Quadro Quantitativo de Ativos de TI x Cobertura (Garantia/Manutenção) Tipo de Hardware Impressora Laser Xerox 3500 Impressora Laser Xerox 3425 Impressora Laser HP 3005N Cobertura Vencida Cobertura a vencer nos próximos 3 meses Cobertura a vencer nos próximos 6 meses Cobertura a vencer nos próximos 12 meses Micros LENOVO Scanner Scanjet N Scanner Kodak i Scanner Kodak i Projetor Monitor TV Switch Notebook WEBCAM HEADSET TELEFONE IP Máquina Digital Plotter Servidor NOBREAK STORAGE PLACAS HBA DRIVE DE FITA LTO RACK Módulo de Expansão Protocoladora Digital Estabilizadores Câmeras MDI Disco Rígido Disco Rígido 1 TB Indicador de Cobertura (Total Vencido/Total de Hardware) 23

24 GPS de Navegação GPS Sistema Geodésico Tela Retrátil

25 12.Desafios para melhoria da Governança de Sistemas de TI a 2015 Dificuldade Riscos Sugestões (inovações propostas para melhorias de governança orçamentária) Assegurar que todos os ativos de TI tenham contrato de manutenção após o vencimento da garantia considerando seu ciclo de vida. Meta: Até Julho/2012 Garantir que as políticas de governança de ativos de TI sejam cumpridas Caso não consiga manter todos os ativos de TI com garantia até DEZ/2012 a PGE pode ficar com equipamentos com probabilidades altas de defeitos e sem garantia; Agentes públicos sem recursos computacionais prejudicando suas atividades diárias. Auditorias realizadas por parte dos órgãos fiscalizadores Realizar semanalmente a análise para verificar as garantias atuais de cada Ativo. Realizar uma agenda de avaliações mensalmente; Realizar auditorias internas; 25

26 13.Glossário Descrever os termos utilizados em governança nos sistemas com AGIL-GPR para nivelamento de conceitos. Termo Ativos Ativos de Informação Ativos de Software Ativos Físicos Ativos de Serviços Catálogo de Ativos Custodiante do Ativo GPR Indicadores Matriz GPR Órgão Público Proprietário do Ativo Usuários Conceito Qualquer coisa que tenha valor para a organização. [ISO/IEC :2004] Bases de dados e arquivos, contratos e acordos, documentação de sistemas, informações sobre pesquisas, manuais de usuário, material de treinamento, procedimentos de suporte ou operação, planos de continuidade do negócio, procedimentos de recuperação, trilhas de auditoria e informações armazenadas. [ISSO/IEC :2004]; Aplicativos, sistemas, ferramentas de desenvolvimento e utilitários. Equipamentos computacionais, equipamentos de comunicação, mídias removíveis e outros equipamentos. Serviços de computação e comunicações, utilidades gerais, por exemplo: aquecimento, iluminação, eletricidade e refrigeração. Lista descritiva de todos os ativos, bem como a quantidade existente e o local onde se encontram os mesmos. Identifica uma pessoa ou organismo que cuida do ativo no dia a dia. Gestão por Resultado São dados ou informações que representam um determinado fenômeno e que são utilizados para medir um processo ou seus resultados. Servem para compreender e controlar um determinado processo, bem como para contribuir para definição das metas de desempenho. Instrumento de planejamento do modelo de gestão por resultados do Governo do Estado do Ceará. Órgão Público qualquer ente da Administração Pública Direta ou Indireta, Fundações, Autarquias e Empresas Públicas. Identifica uma pessoa ou organismo que tenha uma responsabilidade autorizada para controlar a produção, o desenvolvimento, a manutenção, o uso e a segurança dos ativos. O termo proprietário não significa que a pessoa realmente tenha qualquer direito de propriedade ao ativo. Funcionários, prestadores de serviços, clientes, fornecedores, bolsistas e estagiários. 26

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