Referências e Reflexões sobre Treinamentos

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1 Referências e Reflexões sobre Treinamentos v

2 SUMÁRIO INTRODUÇÃO DEFINIÇÕES IMPORTANTES Educação Continuada Os Quatro Pilares da Educação Diferenças entre Capacitação e Evento Tipologias de Ações para Eventos: DIRETRIZES PARA TREINAMENTO Levantamento das Necessidades de Treinamento Projeto e Planejamento do Treinamento Definição de Restrições Métodos de Treinamento Critérios para seleção dos Métodos de Treinamento Especificação do Plano de Treinamento Execução do Treinamento Atividades de Apoio Avaliação dos Resultados do Treinamento MONITORAMENTO E MELHORIA DO PROCESSO DE TREINAMENTO VALIDAÇÃO DO PROCESSO DE TREINAMENTO INFRAESTRUTURA CUSTO DO TREINAMENTO Composição dos Custos do Treinamento CONCLUSÃO REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

3 INTRODUÇÃO O Programa Bolsa Família (PBF) tem como característica ser um programa de caráter federativo, ou seja, sua gestão é feita de forma compartilhada pelos três níveis governamentais: federal, estadual e municipal. Esse desenho implica em desafios em sua gestão e principalmente na capacitação de todos os atores envolvidos no processo. Apesar da gestão do Programa ser realizada pelas três esferas de governo, o Programa Bolsa Família e o Cadastro Único para Programas Sociais do Governo Federal (Cadastro Único) são administrados principalmente pelos municípios. São eles os responsáveis pela identificação, caracterização e cadastramento das famílias pobres para o recebimento do benefício do Programa Bolsa Família. A esfera estadual tem atribuições essenciais e complementares na gestão do PBF, colaborando com o governo federal e os municípios na execução de algumas ações. Dentre as atribuições da esfera estadual merece destaque a ação de apoiar e realizar capacitações para as equipes municipais. Diante disso, a Secretaria Nacional de Renda de Cidadania (Senarc) produziu este documento que aborda, de forma sintética, conceitos, orientações e reflexões sobre capacitação, com base na literatura que aborda essa temática. O principal objetivo deste documento é fornecer subsídios teóricos para que as Coordenações Estaduais possam refletir sobre o tema e elaborar o Plano de Treinamento, que englobará as capacitações e eventos pensados. 3

4 1. DEFINIÇÕES IMPORTANTES 1.1 Educação Continuada O ambiente dinâmico requer o desenvolvimento de ações voltadas à constante capacitação das pessoas, com vista em torná-las mais eficazes naquilo que fazem (Gil, 2001). A partir dessa premissa, a política de capacitação dos estados deve se basear no conceito de educação continuada, que significa um processo de qualificação profissional que pode ser planejado a médio e longo prazo, atendendo as demandas e as necessidades que as pessoas sentem na medida em que vão acontecendo mudanças nos processos de trabalho. A educação continuada requer o desenvolvimento de competências como capacidade para pensar e decidir; saber mobilizar os saberes para atuar nos diversos contextos e o manejo das relações interpessoais: saber ouvir e observar; perspicácia para mudar, transformar, inovar; assumir posturas de autonomia, de assumir riscos, de ser próativo. 1.2 Os Quatro Pilares da Educação As características do mundo atual e as necessidades de educação citadas pressupõem que a educação tradicional bancária de cunho meramente instrucional não contempla mais os requisitos para a formação do profissional para os novos tempos. Assim, diversos estudiosos debruçam-se na busca de outros caminhos. Nesta perspectiva Delors (1999), propõe quatro pilares para embasar e nortear os processos de educação para toda a vida: aprender a conhecer, aprender a fazer, aprender a conviver e aprender a ser. Aprender a conhecer - também significa aprender a aprender. É a capacidade de conhecer linguagens e metodologias a partir dos quais os conhecimentos são gerados e transferidos; Aprender a fazer refere-se a habilidades e atitudes que tornem o indivíduo constantemente apto a enfrentar novas e desafiadoras situações, inclusive de trabalho; 4

5 Aprender a conviver diz respeito às habilidades e atitudes que permitem a boa convivência em ambientes de trabalho cada vez mais complexos e que exigem a atuação em equipes interdisciplinares para a solução de problemas; Aprender a ser relaciona-se ao desenvolvimento integral da pessoa, de sua personalidade, para que possa participar de projetos comuns e gerir conflitos, com base em valores do pluralismo, da compreensão mútua e da paz. A percepção de que se precisa ter como base a combinação dos quatro pilares é fundamental no trabalho de quem planeja e executa ações de capacitação e de quem procura promover a formação continuada. 1.3 Diferenças entre Capacitação e Evento Com base no que foi abordado sobre educação continuada e sobre os quatro pilares da educação, considera-se importante que alguns conceitos sejam desdobrados, a fim de subsidiar as equipes estaduais no momento da definição das ações de capacitação planejadas. É importante saber diferenciar um evento de uma capacitação ou curso. Ao pensar na organização é preciso verificar o tipo de evento que melhor se ajusta às necessidades levantadas. Capacitação ou Curso: Uma capacitação ou curso tem o objetivo de desenvolver habilidades e aprofundar ou transmitir conhecimentos específicos e desenvolver atitudes para tornarem os participantes aptos para o desempenho de uma determinada função. Destina-se a um grupo específico de indivíduos, tornando-os capazes a realizarem algum tipo de tarefa ou trabalho. Um curso pode ser ministrado por diversos instrutores, por meio de aulas. Evento: O evento é uma organização que pode se dividir em vários tipos. Dessa forma é importante conhecer o conceito e diferentes tipos de eventos. Todo o evento nada mais é 5

6 do que uma forma de reunião. Para Meirelles (1999), A reunião caracteriza-se como o embrião de todos os tipos de eventos. Trata-se do encontro de duas ou mais pessoas, a fim de discutir, debater e solucionar questões sobre determinado tema relacionado com suas áreas de atividade. 1.4 Tipologias de Ações para Eventos: Alguns autores, como Martins (1999) definem de forma didática alguns eventos, conforme abaixo: Palestra: uma pessoa, conhecida como palestrante se propõe ou concorda em levar aos ouvintes o seu conhecimento, a sua experiência ou o seu entendimento sobre determinado assunto. Normalmente, realiza-se no intervalo de 30 a 60 minutos, com ou sem perguntas durante a exposição. O comum é que perguntas ocorram após o término da palestra; Ciclo de palestras: é uma série de palestras. Tanto pode ser um assunto desdobrado em várias apresentações como vários assuntos que se complementam. Igualmente, pode ser ministrado por um ou vários palestrantes, especialistas no assunto; Conferência: é uma reunião formal, em que um especialista desenvolve determinado tema sobre o qual tem amplo domínio. Ao final de sua exposição, responde perguntas; Congresso: são reuniões promovidas por entidades de classe ou associações diversas, para apreciação, estudos, debates de interesses seus, de seus participantes ou sobre algum ramo de conhecimento que queira criar, desenvolver ou colaborar. Normalmente, o congresso se desenvolve em módulos ou sessões organizados de diversas formas: mesas-redondas, sessões plenárias, reuniões de comissões mistas, subcomissões, subgrupos ou grupos de trabalhos; Convenção: é o esforço de um determinado agrupamento social. Normalmente busca a integração, o conhecimento recíproco dos seus participantes, a homogeneização de procedimentos, comportamentos ou informações; 6

7 Fórum: destinado exclusivamente às pessoas que dominem o assunto a ser tratado. O participante poderá debater com liberdade suas posições, sem restrições quanto à quantidade de participantes. Existe um mediador para garantir a participação livre dos interessados, direcionando-os na busca do consenso e no registro de opiniões significativas; Mesa redonda: técnica utilizada por pequenos grupos comprometidos com um mesmo ramo de conhecimento ou interesse, para esclarecimentos, troca de idéias, discussão de casos. Cada participante tem tempo para expor os seus pontos de vista, para serem apreciados e debatidos. Para se garantir a boa ordem dos trabalhos é nomeado um coordenador que todos devem acatar; Seminário: destinado a pessoas que apresentem praticamente o mesmo nível de conhecimento. Os participantes têm prévio conhecimento do que será tratado. Divide-se em três fases: exposição, discussão e conclusão; Simpósio: os expositores debatem os assuntos com o público assistente, dentro de normas pré-estabelecidas; Solenidade: normalmente é um evento que consegue concentrar muitas pessoas. Não raro, destina-se a homenagens que prevêem a entrega de prêmios, de placas comemorativas, prática de discursos, etc; Workshop: trata-se de um Momento de Trabalho, cuja finalidade é promover o aprendizado de forma prática; Oficina: refere-se a atividades práticas em grupos pequenos, onde os participantes deverão produzir ou analisar um conhecimento ou realizar uma atividade prática, como um estudo de caso; Laboratório: refere-se à aula de estudos experimentais para trabalhar conteúdos científicos com objetivos práticos, ou ainda quando a realização de um laboratório de informática para aprendizado prático de um sistema ou ferramenta computacional. 7

8 2. DIRETRIZES PARA TREINAMENTO O treinamento envolve todas as ações (capacitações e eventos) voltadas para o suprimento das carências de indivíduos ou grupos em termos de conhecimento, habilidades e atitudes, com vista a desempenhar as tarefas necessárias para alcançar os objetivos da organização. Dessa forma, pode-se visualizar o treinamento como um sistema que abrange diversos subsistemas: a) Levantamento, que visa identificar as necessidades de treinamento; b) Prescrição, que propõe a elaboração de um plano eficaz para suprir as carências; c) Execução, que procura levar a cabo o plano; e d) Avaliação, para verificar em que medida os objetivos do treinamento foram alcançados. 2.1 Levantamento das Necessidades de Treinamento O levantamento de necessidade de treinamento (LNT) é o processo que tem como objetivo identificar as carências de indivíduos e grupos para a execução das tarefas necessárias para o alcance dos objetivos da organização. Também se pode considerar o LNT como um levantamento das potencialidades individuais e grupais que deverão ser desenvolvidas. A análise da demanda educacional e a escolha da modalidade se constituem na primeira e importante etapa do planejamento, e dela dependem todas as demais fases que serão abordadas a seguir. Para a análise da demanda, é preciso conhecer as características do público-alvo e identificar as necessidades educacionais que vão desencadear as ações de aprendizagem em determinada modalidade. A qualidade da análise da demanda educacional exerce influência decisiva sobre a efetividade dos cursos a serem planejados. Essa análise, quando é bem realizada, define com clareza e precisão os conhecimentos, habilidades e atitudes que se necessita desenvolver. Além disso, possibilita a construção de estratégias compatíveis com as expectativas, necessidades educacionais e contextos do público-alvo. 8

9 São exemplos de necessidades educacionais: Aprender a operar o sistema do Cadastro Único; Aprender a preencher o formulário do Cadastro Único. As pessoas, portanto, precisam integrar diversos tipos de saberes: o Saber o quê por exemplo: o formulário do Cadastro Único; o Saber como por exemplo: realizar o preenchimento; o Saber por quê por exemplo: atualizar e validar cadastros para melhorar a gestão do Cadastro Único; o Saber para quê - por exemplo: melhorar a gestão do Cadastro e os índices do IGD nos municípios; o Saber com que agir - por exemplo: conhecer o trâmite legal dos processos envolvidos na gestão do Cadastro; utilizar corretamente o sistema do Cadastro Único. É importante fazer o levantamento das necessidades por meio de instrumentos como questionários ou entrevistas, por exemplo, e que pode ser feito por amostragem. Antes de iniciar o plano de treinamento, convém que a análise das necessidades tenha sido feita e as questões relacionadas às competências desejadas tenham sido registradas. Os objetivos do treinamento deverão se basear nas competências a serem desenvolvidas, a fim de assegurar o efetivo sucesso dos resultados a serem alcançados. Os objetivos deste estágio são: a) Definir as lacunas ente a competência existente e a requerida; b) Definir as necessidades de treinamento dos gestores e técnicos municipais e demais atores do processo de gestão do PBF, cuja competência existente não atenda àquelas requeridas para o trabalho; e c) Documentar as necessidades de treinamento especificadas. Convém que a análise das lacunas entre a competência existente e a requerida seja feita para determinar se tais lacunas podem ser supridas pelo treinamento ou se outro tipo de ação pode ser necessária, tais como a reformulação dos processos, melhoria de outros recursos, modificação dos procedimentos de trabalho etc. 9

10 É importante que a Coordenação Estadual, ao realizar a análise das lacunas existentes, elabore ações utilizando a lógica do que é essencial para a equipe e o que é desejável no seu processo de formação. Treinamentos Essenciais: pode-se elencar como essencial os treinamentos imprescindíveis para a formação dos gestores e técnicos municipais e demais atores do Cadastro Único e do Programa Bolsa Família. Treinamentos Desejáveis: refere-se aos treinamentos de aperfeiçoamento que poderão agregar e desenvolver profissionalmente e pessoalmente os gestores e técnicos municipais e demais atores do Cadastro Único e do Programa Bolsa Família. 2.2 Projeto e Planejamento do Treinamento Após o diagnóstico de necessidades, passa-se à prescrição de ações com vista a saná-las, ou seja, isso ocorre no planejamento das atividades de treinamento. O planejamento é um processo desenvolvido com base na realidade fornecida pelo diagnóstico que visa proporcionar com a máxima eficácia possível o desencadeamento das ações necessárias para o alcance dos objetivos pretendidos. Do planejamento decorrem documentos. Os mais importantes são os projetos e os planos. Corresponde ao segundo estágio do processo de treinamento. Esta fase fornece as bases para a especificação do programa de treinamento e inclui as etapas: a) Projeto e planejamento das ações que devem ser adotadas para eliminar as lacunas de competência identificadas; b) Definição dos critérios de avaliação dos resultados do treinamento bem como a monitoração do processo de treinamento Definição de Restrições Durante este estágio é importante que se determine e liste os itens relevantes que possam restringir o processo de treinamento, conforme abaixo: 10

11 Itens Especificações Requisitos regulamentares impostos por lei; Verificar regulamentos, legislação, portarias etc.; Requisitos da política organizacional, incluindo aqueles relativos a recursos humanos; Considerações financeiras; Verificar normativos internos, critérios estabelecidos, procedimentos, cultura organizacional, missão etc.; Verificar orçamento disponível; Requisitos de prazo e programação; Verificar planejamento, cronograma, agenda; Disponibilidade, motivação e capacidade da pessoa a ser treinada; Fatores tais como a disponibilidade de recursos próprios para promover o treinamento, ou disponibilidade de entidades de treinamento credenciadas; Restrições de disponibilidade de recursos de outra natureza qualquer. Verificar disponibilidade, motivação e capacidade do recurso humano; Verificar recursos instrucionais, logística, prováveis parcerias com entidades de treinamento e etc.; Outros. A lista de restrições fornece subsídios para a seleção do método de treinamento, fornecedor do treinamento e para a elaboração da especificação do plano de treinamento Métodos de Treinamento A forma de treinamento adequada dependerá dos recursos, das restrições e dos objetivos listados. Os métodos de treinamento podem incluir: Capacitações presencias e a distância; e 11

12 Eventos Critérios para seleção dos Métodos de Treinamento Os critérios para escolha dos métodos ou combinação de métodos adequados para o treinamento são: Data e local; Infra-estrutura e instalações; Custo; Objetivos do treinamento; Público-alvo Duração do treinamento; e Formas de avaliação e certificação Especificação do Plano de Treinamento A construção da especificação do plano de treinamento possibilita a negociação de todas as condições dos processos que envolvem o conteúdo do treinamento interno / externo a ser fornecido. A especificação do plano de treinamento deverá considerar: Objetivos e requisitos; Especificação das necessidades do treinamento; Objetivos do treinamento; Treinandos (metas do grupo ou metas pessoais); Métodos de treinamento e conteúdo programático; Programação de requisitos (período de duração, datas, etapas importantes); Equipe e materiais necessários ao treinamento; Requisitos financeiros; e Critérios e métodos para avaliação dos resultados do treinamento. 12

13 2.3 Execução do Treinamento Corresponde ao terceiro estágio do processo de treinamento. A execução do treinamento é a aplicação prática de tudo que foi projetado e planejado, durante o segundo estágio, para suprir as necessidades de aprendizagem detectadas pela Coordenação Estadual. Neste estágio, dois fatores são fundamentais: A qualidade da aplicação do conteúdo; e A eficiência dos resultados. O papel da Coordenação Estadual em executar, apoiar e facilitar o treinamento pode incluir: Realização de capacitações e/ou eventos para os municípios; Apoio aos treinandos e aos instrutores; e Monitoração da qualidade do treinamento fornecido. A efetividade na interação entre Senarc, fornecedor do treinamento e treinando possibilita o sucesso das atividades especificadas para o treinamento Atividades de Apoio Apoio pré-treinamento: O apoio pré-treinamento pode incluir as seguintes atividades: Informar o treinando sobre a natureza do treinamento e as lacunas de competência que se pretende eliminar; e Possibilitar os contatos necessários entre o instrutor e os treinandos. Apoio ao treinamento: O apoio ao treinamento pode incluir as seguintes atividades: Fornecer ao treinando e/ou ao instrutor a infra-estrutura necessária, como por exemplo: equipamentos, materiais, acomodações, etc; Dar o retorno sobre o desempenho na atividade, conforme requerido pelo instrutor e / ou treinando. Apoio ao final do treinamento: O apoio ao final do treinamento pode incluir as seguintes atividades: 13

14 Recebimento de informações de realimentação do treinando; Recebimento de informações de realimentação do instrutor; e Fornecimento de informações de realimentação para os gestores e o pessoal envolvido no processo de treinamento. 2.4 Avaliação dos Resultados do Treinamento Corresponde ao quarto e último estágio do processo de treinamento. Tem por finalidade aferir comparativamente os resultados conseguidos entre o esperado / planejado pela organização e o executado. A avaliação dos resultados visa também proporcionar uma análise do retorno e da aplicabilidade efetiva dos conhecimentos, habilidades e atitudes adquiridos de forma eficaz nos treinamentos. Os resultados do treinamento serão analisados e validados durante o trabalho do treinando que será observado e avaliado. É conveniente que as avaliações sejam feitas: A curto prazo, para verificar a opinião do treinando sobre os métodos e recursos adotados e sobre os conhecimentos e habilidades adquiridas como resultado do treinamento; e A longo prazo, para verificar a melhoria da produtividade e do desempenho no trabalho. A permanência dos problemas diagnosticados após o treinamento poderá ter como indicativo que: O diagnóstico foi mal feito; A programação não foi correta; A execução do treinamento foi precária; A condição de trabalho não foi adequada; O colaborador não se encontrava motivado ou O colaborador não era capaz para aquele tipo de treinamento. As intercorrências durante o processo devem ser analisadas criticamente visando a sua melhoria. 14

15 A não conformidade do treinamento requer procedimentos de ações corretivas. A conclusão do treinamento deverá ser devidamente documentada no Relatório do Treinamento. 15

16 3. MONITORAMENTO E MELHORIA DO PROCESSO DE TREINAMENTO O objetivo do monitoramento é assegurar que o processo de treinamento está sendo devidamente gerenciado e implantado, de forma eficaz, em cada um dos quatro estágios. O monitoramento dos treinamentos deverá ser conduzido pela Coordenação Estadual de acordo com os procedimentos previstos pela organização, conforme indicado abaixo: Área responsável por treinamento; Instrutores; Gestores. Os métodos para monitorar podem incluir: consultas, observação e coleta de dados. O monitoramento é uma ferramenta valiosa para melhorar a eficácia do processo de treinamento. 16

17 4. VALIDAÇÃO DO PROCESSO DE TREINAMENTO Durante cada etapa do ciclo do treinamento será coletado identificado e registrado por meio de análise crítica, todos os itens não conformes aos procedimentos e requisitos exigidos, propondo ações preventivas e corretivas para melhoria, de acordo com o quadro abaixo: Procedimentos e Requisitos Se os procedimentos forem seguidos e os requisitos forem alcançados; Se os procedimentos não forem seguidos e os requisitos forem alcançados; Se os procedimentos forem seguidos e os requisitos não forem alcançados. Ações Os registros das competências devem ser atualizados para refletir a qualificação adicional; Os procedimentos deverão ser revistos e os registros das competências devem ser atualizados para refletir a qualificação adicional; Propor ações corretivas para melhoria do processo ou desenvolver uma solução alternativa ao treinamento. É necessário manter registros das atividades de monitoramento e avaliação realizadas, dos resultados obtidos e das ações planejadas. 17

18 5. INFRAESTRUTURA Os recursos utilizados no treinamento são importantes, pois possibilitam sua aplicação de forma visual e ou auditiva para que os treinandos obtenham conhecimentos de maneira clara e objetiva. Atualmente a tecnologia possibilita realizar treinamentos de forma ágil e prática com a utilização de recursos como o projetor multimídia (data show), DVD, notebook etc. Outro recurso importante e complementar à aula teórica é o uso de sala prática, onde é possível aplicar simulações da atividade do empregado de forma lúdica. Para garantir a qualidade e padronização das ações é necessário alocar recursos de treinamento. Os equipamentos necessários para garantir a infra-estrutura são: o 01 Data show o 01 Quadro branco o 01 Flip chart o 01 Tela branca para projeção (preferencialmente retrátil) o Cadeiras universitárias por sala o Micro computadores para aula prática e simulação, quando necessário. 18

19 6. CUSTO DO TREINAMENTO É a contabilização das despesas que fazem parte de um Programa de Treinamento, a saber: a) Custo total (Ct) => É o conjunto do investimento total realizado (material, instalações, equipamentos, instrutores, encargos, impostos, taxas, etc.) e envolve todos os possíveis Custos diretos (Cd) e Custos indiretos (Ci). Cálculo: Custo total (Ct) é igual ao somatório do Custo direto (Cd) mais Custo indireto (Ci). Ct = Cd + Ci b) Custo homem-hora (Chh) => É o valor do treinamento considerando-se o fator tempo. Cálculo: Divide-se o Custo total (Ct) do treinamento pelo número Total de treinandos (Tt) que participaram do evento multiplicado pela quantidade Total de horas (Th). Chh = Ct Tt. Th c) Custo per-capita (Cpc) => É quanto foi investido com cada um dos treinandos que participaram do evento. Cálculo: Divide-se o Custo total (Ct) pelo número Total de treinandos (Tt) Cpc = Ct Tt 6.1 Composição dos Custos do Treinamento dividido em três áreas: O registro de despesas num programa de treinamento apresenta-se 19

20 Áreas Especificações Itens Passagem Hospedagem Despesas com Pessoal Material Despesas Diversas Ajuda de Custo Serviços Extraordinários Didático Equipamentos Escritório Outras Alimentação Deslocamento Traslado Pagamento a terceiros por serviços de logística (iluminação, decoração etc.). Apostilas, apresentações em Powerpoint, vídeos, livros. Data Show, projetor, tela, computadores, etc. Pastas, caneta, lápis, papel, clipes e etc. Todas as demais despesas havidas na montagem e na aplicação do programa (transporte, aluguel de salas, contratação de instrutores ou palestrantes etc.). 20

21 7. CONCLUSÃO Com base no que foi apresentado, é possível afirmar que a elaboração de um Plano de Treinamento depende de um bom diagnóstico e de um planejamento estruturado. É fundamental adequar as ações às necessidades do público-alvo, frente às demandas do Cadastro Único e do Programa Bolsa Família. Para isso, o planejamento deve contemplar ações que retratem a potencialização das lacunas de competência das equipes municipais, sempre com base na visão ampliada dos processos que envolvem o Cadastro Único e o PBF. De posse desse conteúdo, a Coordenação Estadual deverá iniciar a execução do plano anual de treinamento, que englobará capacitações e eventos. 21

22 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BLOOM, B. S. et al. Taxonomia de objetivos educacionais: domínio cognitivo. Porto Alegre: Globo, DELORS, Jaques. Educação: um tesouro a descobrir. Relatório para a UNESCO da comissão Internacional sobre educação para o Século XXI. 2ed. São Paulo: Cortez. Brasília, DF: MEC/UNESCO, P. 89, 101 e 102. DURAND, T. L alchimie de La competence. Revue Française de Gestion, Paris, v. 127, n. 1, p , jan/fev GIL, Antonio Carlos. Gestão de pessoas: enfoque nos papéis profissionais. São Paulo: Atlas, GAGNÉ, R. M.; BRIGS, L. J.; WAGNER, W. W. Principles of instructional design. Orlando, Florida: Holt, Rinehart and Winston, SILVA, Deborah Ribeiro. Educação Corporativa. Disponível em: porativa_deborah_ribeiro_silva.pdf. Pesquisado em 10/02/