Relatório de Auditoria Exercício de 2014

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1 REPÚBLICA FEDERATIVA DO BRASIL Controladoria-Geral da União Relatório de Auditoria Exercício de 2014 Banco Intern. para Reconstrução e Desenvolvimento BIRD Projeto 7884-BR Teresina/PI,

2 PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO RELATÓRIO Nº: UCI: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DO PIAUÍ EXERCÍCIO: 2014 UNIDADE AUDITADA: COMPANHIA ENERGETICA DO PIAUI CIDADE: Teresina UF: PI RELATÓRIO DE AUDITORIA I INTRODUÇÃO Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço nº , e consoante o estabelecido na Seção VII do Capítulo VII da Instrução Normativa SFC nº 01, de 06 de abril de 2001, são apresentados os resultados dos exames realizados na gestão do Projeto de Melhoria da Performance Operacional e Financeira das Empresas de Distribuição de Energia Elétrica do Sistema Eletrobras Energia +, executado sob a responsabilidade da Eletrobrás Distribuição Piauí EDE/PI, relativo ao exercício encerrado em 31/12/2014. O Projeto auditado foi financiado parcialmente com recursos do Banco Internacional para Reconstrução e Desenvolvimento BIRD, por intermédio do Contrato de Empréstimo BIRD n.º 7884-BR. II ESCOPO DO TRABALHO Os trabalhos de auditoria foram realizados na sede da Unidade Executora, em Teresina/PI no período de 09 a 20 de março a 2015, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal, as quais são compatíveis com as Normas Internacionais de Auditoria (NIA), aprovadas pela Federação Internacional de Contadores (IFAC), tendo como objetivo verificar: a) a execução do Projeto no período de 01 de janeiro a 31 de dezembro de 2014, em confronto com as metas estabelecidas no plano de trabalho; b) a adequabilidade dos controles internos contábeis, financeiros, patrimoniais e administrativos mantidos pela coordenação do projeto; c) o cumprimento, pelo mutuário, das cláusulas contratuais de caráter contábil, financeiro e gerencial; d) de forma integrada, a conformidade dos processos de licitação/seleção com as políticas do Banco e com a legislação nacional aplicável, assim como a adequabilidade dos pagamentos realizados e das solicitações de desembolso apresentadas ao Banco; 1

3 Algumas restrições foram impostas aos exames de auditoria, tendo em vista que não foram prestadas as seguintes informações/documentações solicitadas: 1) Providências adotadas para cumprimento das recomendações da CGU referente ao Relatório de Auditoria n.º , quanto aos itens , , , , e ; 2) O Plano Operativo Anual POA e o Plano de Aquisições e Contratações PAC apresentados estão desatualizados e os Relatórios de Progresso não foram elaborados. Os critérios de seleção e a representatividade das amostras de gastos que foram aplicados pela equipe estão a seguir indicados: a) Aquisição de bens, obras e serviços: a amostra encaminhada pela Coordenação-Geral de Auditoria da Área de Minas e Energia DIENE, integrante do Órgão Central da CGU em Brasília/DF, foi composta por dois processos licitatórios e cinco contratos de aquisição de bens, obras e serviços. b) Contratação de serviços de consultoria: foi selecionado um contrato de Consultoria Individual, o qual não houve pagamentos amostra definida pela DIENE; c) Gerenciamento de bens patrimoniais: em face da não apresentação de inventário ou relação completa de bens do projeto, foram selecionados os bens objeto dos contratos analisados, perfazendo o total de sete itens (notebooks, microcomputadores, projetor de multimídia, empilhadeira elétrica, carros hidráulicos, medidores eletrônicos e transformadores); d) Acompanhamento de recomendações da CGU: relativo aos Relatórios de Auditoria da CGU n.º e , referentes ao Projeto; e) Gerenciamento de Recursos Descentralizados: não houve análise de cumprimento de cláusula e solicitação de desembolsos, tendo em vista que devem ser efetuadas no relatório consolidado a ser elaborado pela DIENE. Foi dado conhecimento formal dos resultados do presente trabalho de auditoria à direção do Projeto, cuja manifestação foi incorporada ao presente Relatório de Auditoria. III RESULTADO DOS EXAMES 1 RECURSOS EXTERNOS 1.1 BIRD Comprov. de Gastos junto ao Agente Financeiro INFORMAÇÃO Relação de gastos em conformidade com a execução do Projeto. O valor executado no exercício, segundo análise do Demonstrativo de Fontes e Usos por Categoria de Despesa - IFR-1 e do Demonstrativo de Investimentos do Projeto por 2

4 Componentes, Sub-Componentes e Atividades IFR-2, foi da ordem de R$ ,38, dos quais R$ ,96 são recursos da contrapartida nacional e R$ ,42 correspondem a recursos do BIRD. Verificou-se que 98% dos recursos gastos no exercício, equivalentes a R$ ,39, foram alocados no Componente 1 do Projeto (Redução de Perdas Totais e Melhoria da Qualidade do Serviço), sendo os subcomponentes Digitalização de Redes, com 38,97% e o subcomponente Subsstituição de Medidores Obsoletos, com 25,45%, os que obtiveram maior execução. A amostra selecionada pelo Órgão Central da CGU em Brasília/DF foi referente aos Contratos nº 072/2014, 076/2014, 126/2014, 136/2014 e 163/2014, que envolvem o montante de R$ ,43. Confrontou-se a documentação comprobatória dos gastos efetuados em tais contratos, com os demonstrativos IFR-1 e IFR-2, bem como com a relação de gastos do Projeto. Destaca-se que a baixa materialidade dos itens analisados se deveu ao fato de os objetos dos Contratos nº 126/2014 e 136/2014 não terem sido entregues/executados no exercício de Os valores de tais objetos perfizeram R$ ,90. Da análise verificou-se que: a) Os gastos estão suportados por documentação válida; b) Os demonstrativos são apresentados apenas em moeda nacional; e c) Os gastos são elegíveis para alocação ao programa e para financiamento do Banco. #/# CONSTATAÇÃO Ausência dos Termos de Recebimento Provisório e Definitivo contrariando previsão do instrumento contratual. Da análise feita nos Contratos nº 072/2014, 076/2014, 126/2014, 136/2014 e 163/2014, a partir da amostra de gastos selecionada para exame, verificou-se que no processo de pagamento relativo ao Contrato nº 076/2014, firmado com a empresa de CNPJ nº / , para aquisição de empilhadeira elétrica retrátil, no valor de R$ ,00, não constam os Termos de Recebimento Provisório e Definitivo, contrariando disposições das alíneas c e d da Cláusula Oitava do mencionado instrumento contratual. #/# Causa Falha nos controles internos relativos à elaboração e/ou à fiscalização da execução do Contrato. #/Causa# Manifestação da Unidade Examinada A Unidade apresentou a seguinte justificativa: O Contrato 076/2014 tem como objeto a aquisição de empilhadeira elétrica para movimentação de materiais. O recebimento provisório se deu com o protocolo da efetiva entrega do bem e da respectiva nota fiscal no Almoxarifado Central em 03/11/2014. Já o 3

5 recebimento definitivo ocorreu após a verificação técnica de aceitabilidade, com o atesto formal da NF pela gestora do contrato em 19/11/2014. #/ManifestacaoUnidadeExaminada# Análise do Controle Interno As alíneas c e d da Cláusula Oitava do Contrato nº 076/2014 dispõem o seguinte: CLAUSULA OITAVA DO PRAZO DE ENTREGA E DA VIGÊNCIA... c) o prazo de emissão do Termo de Recebimento Provisório é de 15 (quinze) dias corridos, contados a partir da entrega dos bens no local especificado no Anexo II, após verificar o atendimento das condições contratuais. d) o prazo de emissão do Termo de Recebimento Definitivo é de 30 (trinta) dias corridos, contados a partir da emissão do Termo de Recebimento Provisório, após a realização de inspeção, comprovando a adequação dos bens aos termos contratuais e desde que não haja pendência a solucionar.. Segundo a justificativa apresentada, tais termos não seriam necessários, tanto que não foram emitidos. Percebe, portanto, que houve falha ou na elaboração do instrumento contratual, ao acrescentar, na citada cláusula, itens desnecessários, ou na fiscalização da execução, por não ter sido exigido o cumprimento integral de cláusula especificada no contrato, com a emissão dos respectivos termos. #/AnaliseControleInterno# Recomendações: Recomendação 1: Adotar procedimentos de controle nas áreas de elaboração de contratos, tais como emissão dos termos de recebimento, assim como criar rotinas de fiscalização durante a execução de contratos, de forma a não expor o projeto a riscos CONTROLES PATRIMONIAIS CONSTATAÇÃO Fragilidades nos controles patrimoniais. Verificou-se que alguns bens do Projeto Energia + estão localizados no almoxarifado, tais como empilhadeira, carros hidráulicos, postes, cruzetas, cabos elétricos, medidores eletrônicos e transformadores; e outros, como notebooks, microcomputadores e projetor multimídia encontram-se distribuídos no Departamento de Tecnologia da Informação e Telecomunicações e no Escritório de Projetos. Quanto aos notebooks, microcomputadores e projetor multimídia, foram apresentados os respectivos termos de responsabilidade por sua guarda e utilização, nos quais não há informação quanto à origem dos recursos com que tais bens foram adquiridos. 4

6 #/AnaliseControleInterno# Especificamente em relação à empilhadeira e aos dois carros hidráulicos, localizados no almoxarifado, verificou-se que, no sistema relativo ao estoque da Eletrobrás ED PI, não consta informação sobre a fonte do recurso pela qual os mesmos foram adquiridos. Vale ressaltar que, como a empilhadeira e os carros hidráulicos são bens pertencentes ao Ativo Permanente da empresa, deveriam estar devidamente inventariados e com os respectivos números de patrimônio. No entanto verificou-se que os mesmos estão como bens estocados, sem os termos de responsabilidade por sua guarda e utilização e sem código patrimonial. De acordo com informações prestadas pela Unidade Gestora do Projeto, não há inventário anual de bens patrimoniais, procedimento este adotado pela Eletrobrás Piauí, haja vista que, assim como os bens do Projeto Energia +, outros bens da empresa não são inventariados anualmente, mas tão somente cadastrados no Sistema de Estoque ou fixadas plaquetas com o número patrimonial e consequente emissão de termo de responsabilidade. É importante salientar que, embora não haja norma interna da Eletrobrás ED PI orientando a necessidade ou não do Inventário Anual, este é exigido nas regras de contabilidade, bem como no Manual de Contabilidade do Setor Elétrico. O Gestor informou, ainda, que, no exercício de 2014, não foram registrados indícios de roubos, furtos, desvios ou desaparecimentos de bens ou material em estoque. #/# Causa Fragilidades nos controles dos bens do Projeto evidenciadas pela ausência de inventário e/ou relação dos bens, bem como de termos de responsabilidade pela guarda e movimentação dos mesmos. #/Causa# Manifestação da Unidade Examinada Instada a se manifestar sobre a inexistência de Inventário Anual, a Unidade apresentou a seguinte justificativa: Conforme exposição do Departamento de Contabilidade e Gestão de Ativos DFC, os estoques são segregados virtualmente, de acordo com a fonte de investimento, por controle do software OFM, denominado tipo de estoque. O inventário para fins de conferência virtual/física 2014, como nos anos anteriores, contempla todo o estoque, incluindo os materiais adquiridos por meio do Projeto Energia +. Fazemos destaque que, ainda conforme apontamento do DFC e conforme controle físico da equipe da Gerência de Planejamento e Controle de Estoques DGSP, não houve divergência entre os quantitativos e/ou valores virtual e físico.. #/ManifestacaoUnidadeExaminada# Análise do Controle Interno A informação prestada pelo Gestor ratifica o fato de não ter Inventário Anual, mas tão somente um sistema de controle de estoques. Quanto aos bens permanentes do Projeto, estes são controlados por meio de Termos de Responsabilidade, sendo que para alguns bens, conforme acima relatado, nem sequer existem tais termos. 5

7 Recomendações: Recomendação 1: Adotar mecanismos de controle dos bens patrimoniais do Projeto, mantendo relação completa e atualizada dos mesmos, bem como providenciar termos de responsabilidade pela sua guarda e movimentação de forma a permitir sua identificação e das pessoas responsáveis pela sua utilização, bem como sua localização CONSTATAÇÃO Aquisição de equipamento que, em razão das características do espaço físico em que deveria ser utilizado, não pode ser utilizado. Em inspeção física, constatou-se que a empilhadeira, adquirida pelo valor de R$ ,00, encontra-se em desuso, e a sua não utilização deve-se, segundo informações prestadas pelo Responsável pelo Almoxarifado, ao piso inadequado dos galpões. #/# Causa Falha no planejamento para aquisição/contratação e/ou na execução do projeto. #/Causa# Manifestação da Unidade Examinada Não houve manifestação da unidade examinada sobre este item. #/ManifestacaoUnidadeExaminada# Análise do Controle Interno Diante da ausência de manifestação da unidade examinada após a apresentação dos fatos, a análise do Controle Interno sobre a constatação consta registrada acima, no campo fato. #/AnaliseControleInterno# Recomendações: Recomendação 1: Adotar procedimentos de rotina no que tange ao planejamento prévio das aquisições e contratações, tendo por base a necessidade e a realidade física da Unidade, assim como promover revisão do plano de aquisições, de forma a evitar a contratação de bens que, por conta de deficiências na infraestrutura da empresa, não possam ser plenamente utilizados. Recomendação 2: Apurar a responsabilidade de quem deu causa à aquisição de um bem que se encontra em desuso, por falta de condições de utilização Aquisição de Bens, Obras e Serviços INFORMAÇÃO Processos de aquisição e contratação de bens, obras e serviços realizados em conformidade às normas do Banco e à legislação nacional aplicável. Da análise realizada nos processos licitatórios, realizados no exercício de 2014, em sua totalidade, verificou-se que, no que se refere aos seus aspectos mais relevantes, foram 6

8 #/Causa# realizados em observância às diretrizes do Banco e à legislação nacional aplicável, estando os mesmos respaldados por documentação de suporte válida e correspondem a aquisições elegíveis ao projeto. Com relação à execução dos contratos exclusivamente com recursos de contrapartida nacional, constataram-se algumas inconsistências, tais como: falhas nos controles relativos aos pagamentos e alteração de materiais especificados no projeto básico durante a execução da obra, sem Parecer Técnico com a devida justificativa, conforme apontado em outros itens deste Relatório. É importante salientar que, em face da não apresentação do Plano de Aquisições e Contratações do período atualizado, conforme evidenciado no item deste Relatório, não foi possível atestar a aderência das aquisições ao disposto no citado plano. #/# CONSTATAÇÃO Pagamento de multa e juros no valor de R$ 3.057,58, além de pagamento indevido de ,16 a empresa contratada. Da análise realizada nos processos de pagamentos relativos ao Contrato nº 068/2014, firmado com a empresa de CNPJ nº / , no valor de R$ ,00, referente à aquisição de estruturas de concreto armado, verificou-se que houve pagamento de multa e juros por atraso no valor de R$ 3.057,58. Essas despesas com multa e juros ocorreram porque a mercadoria foi entregue em 18 de agosto de 2014, (conforme atesto na respectiva nota fiscal), a fatura venceu em 17 de setembro de 2014, e o pagamento somente foi efetuado em 23 de dezembro de Também se constatou que houve, inicialmente, um pagamento a maior no valor de R$ ,16, ou seja, em 23 de dezembro de 2014 foi realizado um crédito em favor da Contratada no valor de R$ ,27, sendo que o correto seria R$ ,11, conforme detalhado no quadro abaixo: Quadro 01 Detalhamento do valor devido à Contratada. Descrição Valor (R$) Valor total dos produtos ,00 DARF (6.528,60) Juros e Multa por atraso 3.057,58 DARF Juros e multa (178,87) Valor total devido à Contratada ,11 Fonte: Processo de pagamento nº 156/2014. No mencionado processo de pagamento não consta justificativa ou qualquer informação acerca do pagamento superior ao valor firmado em contrato, havendo apenas cópia do extrato bancário da Eletrobrás PI, no qual há um crédito no valor de R$ ,16, realizado em 07 de janeiro de 2015, ou seja, quinze dias após o pagamento feito à empresa Contratada. #/# Causa Falhas nos controles internos relativos a pagamentos. 7

9 Manifestação da Unidade Examinada Em resposta à Solicitação de Auditoria nº /006, de 19 de março de 2015, o Gestor apresentou a seguinte justificativa: - No que tange ao atraso no pagamento acordado, ocasionando juros no valor de R$ 3.057,58: A Eletrobrás Distribuição Piauí vêm promovendo ao longo dos últimos anos, um rigoroso processo de ajuste na sua estrutura operacional e organizacional objetivando a racionalização de custos e a obtenção de eficiência empresarial. Apesar dos avanços conquistados em quase todos os indicadores empresariais gerenciáveis, notadamente aqueles relacionados às despesas operacionais (PMSO/ROL), e de uma forma consolidada nos indicadores de qualidade, a empresa ainda enfrenta dificuldades para liquidar financeiramente compromissos de custeio e investimento com recursos do seu caixa operacional próprio. Um fator adicional que tem contribuído para o desequilíbrio de caixa na ED PI, desde 2014, é o custo da compra de energia. A substituição de contratos antigos de suprimento de energia pela alocação das Cotas de Garantia Físicas de Energia resultou numa menor oferta do produto para as distribuidoras, com consequências significativas para o portfólio de contratos então vigentes das empresas que operam no Sistema Interligado Nacional, provocando uma situação de exposição involuntária no Mercado de Curto Prazo. Ressalta-se, ainda, a elevação do despacho de usinas térmicas, ocasionando aumento no custo associado ao Encargo de Serviço de Sistema ESS das usinas despachadas fora da ordem de mérito, provocando uma elevação do Preço da Liquidação das Diferenças PLD. Este fato deixou a maioria das distribuidoras involuntariamente expostas, agravando os dispêndios com a energia comprada no Ambiente de Contratação Regulada ACR. Com tudo isso, apesar dos esforços na racionalização de despesas e dos investimentos necessários a sua operação, a geração de caixa da ED PI ainda não é suficiente para honrar muitos dos compromissos assumidos, razão pela qual ao efetuarmos o pagamento de faturas com atraso por falta de disponibilidade financeira, somos obrigados a efetuar o pagamento de juros e multas previstas contratualmente. - Com relação à ausência de justificativa para o pagamento a maior no valor de R$ ,16 no respectivo processo: Constatamos que houve um erro no cadastramento dos parâmetros do contrato no sistema de gestão financeira ERP/OFM, gerando assim um lançamento indevido e o consequente pagamento a maior de R$ ,15. Entretanto, evidenciamos, com os documentos aqui anexados, que a falha foi devidamente corrigida com a respectiva devolução, por parte da contratada, dos valores pagos a maior. #/ManifestacaoUnidadeExaminada# Análise do Controle Interno Como as despesas são previamente empenhadas, além de que as mesmas, quando contratadas, deverão ser vinculadas a uma dotação orçamentária, a qual está especificada na Cláusula Quarta do Contrato nº 068/2014, não se justifica o pagamento com atraso, principalmente quando o objeto do contrato foi entregue um mês antes do vencimento da fatura para pagamento. 8

10 No caso do pagamento a maior percebe-se que a falha ocorreu em face ao sistema de gestão financeira, o qual, se não sofrer ajustes, poderá acarretar mais pagamentos indevidos. #/AnaliseControleInterno# Recomendações: Recomendação 1: Adotar procedimentos para o aprimoramento dos controles internos relativos aos pagamentos, em especial quanto ao sistema de gestão financeira, assim como a adoção de rotinas, a criação de check lists e a orientação dos responsáveis pelo setor financeiro, evitando o reincidência de pagamentos indevidos, como o de R$ ,15 em favor da empresa Contratada AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS CONSTATAÇÃO Impossibilidade de avaliação do atingimento dos objetivos gerais e específicos previstos pelo Projeto Energia + devido à disponibilização de documentos/informações não atualizadas e/ou indisponibilização destes. Os documentos que foram disponibilizados pela EDE/PI, necessários para avaliação dos objetivos gerais do Projeto Energia +, no exercício de 2014, não estão atualizados ou não foram elaborados: a) O Plano Operativo Anual POA está desatualizado e apresenta data de 14 de maio de 2013, o que contraria a disposição do item 3.1.2, do Manual de Operação do Projeto transcrita a seguir: Para o desenvolvimento das ações do Projeto, cada EDE elaborará o seu POA específico, subsidiado pelas diretrizes da Diretoria Executiva das EDE e consolidado de acordo com as ações previstas no Projeto Energia + e com os critérios de elegibilidade destas ações, em conformidade com as categorias de despesa. Os departamentos responsáveis pela elaboração do POA, da respectiva EDE, deverão submetê-lo a Diretoria Executiva das EDE até 15 de outubro de cada ano. Após a aprovação dos POA de cada EDE pela Diretoria Executiva, esta deverá submetê-los à UGP até 30 de outubro de cada ano. À UGP caberá a consolidação do POA das EDE em um único documento, definido como POA do Projeto, e submetê-lo à aprovação do Banco Mundial até 30 de novembro de cada ano. b) O Plano de Aquisições e Contratações PAC apresenta-se desatualizado, pois a data refere-se a junho de O PAC deve seguir as mesmas diretrizes do POA, conforme disposto no item do Manual de Operação do Projeto, transcrito a seguir: Os bens, obras e serviços técnicos a serem contratados no Projeto devem constar do Plano Operativo Anual POA. Assim, deverá ser elaborado, em cada exercício, um Plano de Aquisições e Contratações - PAC baseado no POA do Projeto. Dessa forma, o Plano de Aquisições e Contratações deverá elaborado concomitantemente e seguir os mesmos procedimentos de elaboração e aprovação do POA Tendo em vista que os documentos não são atualizados, não é possível fazer o 9

11 #/Causa# #/ManifestacaoUnidadeExaminada# confronto entre as realizações pelo Projeto e a previsão de metas constante do POA.. c) Os Relatórios de Progresso/2014 não foram elaborados. Conforme previsto no item do Manual em questão, os Relatórios de Progresso deverão ser finalizados pelas EDE até trinta dias após o encerramento de cada semestre civil, e consolidado pela UGP em até quarenta e cinco dias, para posterior entrega dos mesmos ao Banco Mundial após o fim do período de apresentação. A não disponibilização das informações atualizadas constantes na documentação mencionada prejudicou a análise dos objetivos do Projeto e demonstra fragilidades nos controles internos da Unidade, no que se refere ao planejamento e monitoramento das ações do Projeto, gerando riscos quanto ao adequado atingimento destes objetivos. Cumpre salientar que a não disponibilização dos documentos mencionados já fora constatada no Relatório n.º , quando da auditoria realizada em 2014, ou seja, após passado um ano, não foram adotadas as providências visando sua correção. #/# Causa Fragilidade nos controles administrativos, face da não prestação de informações, por parte da EDE/PI, referentes à consolidação de dados quanto às metas previstas e respectivos resultados alcançados. Manifestação da Unidade Examinada Não houve manifestação da unidade examinada para este item. Análise do Controle Interno Diante da ausência de manifestação da unidade examinada após a apresentação dos fatos, a análise do Controle Interno sobre a constatação consta registrada acima, no campo fato. #/AnaliseControleInterno# Recomendações: Recomendação 1: Recomenda-se, como forma de contribuir para a efetiva concretização dos objetivos do Projeto, a elaboração dos seguintes documentos: Plano Operativo Anual - POA, Plano de Aquisições e Contratações - PAC e Relatórios de Progresso, relativos a 2014 e exercícios vindouros CONSTATAÇÃO Impossibilidade de avaliação dos indicadores de gestão por divergência de informações. Foi solicitada à EDE/PI a relação dos indicadores estabelecidos como metas para o exercício sob exame, acompanhados da série histórica dos últimos cinco anos (Solicitação de Auditoria n.º /001, reiterada por meio da Solicitação de Auditoria n.º /003). Por meio do documento CT/CAD-001/2015, de 16 de março de 2015, foram apresentados tais 10

12 indicadores, porém, divergem dos apresentados na Auditoria referente ao exercício de 2013, conforme demonstrado a seguir: a) Indicadores Econômico-Financeiros 2010 a 2012 (apresentados na Auditoria/2013) Quadro- Indicadores Econômicos-Financeiros 2010 a 2012 Indicadores PMSO/ROL previsto no 34,20% 35,60% 35,40% Relatório de Progresso Consolidado Reduzir gastos com PMSO* em 33,86% 35,25% 33,15% relação à Receita Operacional Líquida (PMSO/ROL) - executado Fonte: EDE/PI e Relatório de Progresso Consolidado *PMSO: parcela das despesas que responde pelos itens Pessoal (P), Material (M), Serviços de Terceiros (S) e Outras despesas (O). Indicadores Econômico-Financeiros 2010 a 2012 (apresentados na Auditoria/2014) Quadro- Indicadores Econômicos-Financeiros 2010 a 2012 Indicadores PMSO/ROL previsto no 28,30 24,13 32,54 Relatório de Progresso Consolidado Reduzir gastos com PMSO* em 34,20 30,96 34,75 relação à Receita Operacional Líquida (PMSO/ROL) - executado Fonte: EDE/PI (CT/CAD-001/2015, de 16/03/2015) b) Indicadores de Inadimplência a 2012 (apresentados na Auditoria/2013) Quadro Indicadores de Inadimplência a 2012 Exercícios Previsto % 23,00 27,20 30,40 Inadimplência % Anual Alcançada 23,04 27,49 29,91 Fonte: EDE/PI e Relatório de Progresso Consolidado Indicadores de Inadimplência a 2012 (apresentados na Auditoria/2014) Quadro Indicadores de Inadimplência a 2012 Exercícios Previsto % 24,20 27,12 15,00 Inadimplência % Anual Alcançada 23,00 30,04 30,40 Fonte: EDE/PI (CT/CAD-001/2015, de 16/03/2015) c) Indicadores de Perdas 2010 a 2012 (apresentados na Auditoria/2013) Quadro Indicadores de Perdas 2010 a 2012 Exercícios Perdas Totais/ 30,35% 33,03% 33,51% Previstas 11

13 Perdas Totais/Executadas 30,36% 32,98% 33,58% Fonte: EDE/PI e Relatório de Progresso Consolidado Indicadores de Perdas a 2012 (apresentados na Auditoria/2014) Quadro Indicadores de Perdas 2010 a 2012 Exercícios Perdas Totais/ 28,10% 32,42% 25,02% Previstas Perdas 30,04% 32,98 34,22% Totais/Executadas Fonte: EDE/PI (CT/CAD-001/2015, de 16/03/2015) Quanto ao exercício de 2013, a meta apresentada na Auditoria referente ao exercício de 2013 estava prevista somente até junho de 2013, por este motivo foi desconsiderada. Tendo em vista a divergência entre as informações prestadas pela Eletrobras-PI nos exercícios de 2013 e 2014, referentes aos exercícios de 2010 a 2012, não foi possível fazer a avaliação dos indicadores, pois não são fidedignos. #/# Causa Controle deficiente no levantamento de indicadores de gestão, ocasionado divergência de informações. #/Causa# Manifestação da Unidade Examinada Não houve manifestação da unidade examinada para este item. #/ManifestacaoUnidadeExaminada# Análise do Controle Interno Diante da ausência de manifestação da unidade examinada após a apresentação dos fatos, a análise do Controle Interno sobre a constatação consta registrada acima, no campo fato. #/AnaliseControleInterno# Recomendações: Recomendação 1: Recomenda-se que a EDE/PI promova a análise e validação dos indicadores, documentando adequadamente os parâmetros e as evidências dos valores registrados Contratação de Consultorias INFORMAÇÃO Não houve pagamento relativo ao contrato de consultoria da amostra. Conforme amostra disponibilizada pela Coordenação-Geral de Auditoria das Áreas de Minas e Energia- DIENE para verificação da conformidade da execução contratual, bem como dos pagamentos relativos ao processo de consultoria (Contrato n.º 160/2013), foi possível 12

14 verificar que não houve pagamentos no exercício em exame e o contrato foi aditivado alterando sua vigência (2.º Termo Aditivo Vigência 390 dias, a partir da assinatura do contrato em 10 de março de 2014). #/# Acompanhamento de Recomendações da CGU INFORMAÇÃO Recomendações da CGU pendentes de atendimento há dois anos. Foi requerido à direção do Projeto, por meio da Solicitação de Auditoria n.º /001, de 02 de março de 2015 (reiterada por meio da Solicitação de Auditoria n.º /003, de 11 de março de 2015), que informasse as providências adotadas para cumprimento das recomendações da CGU referentes ao Relatório de Auditoria n.º , as quais não foram apresentadas. Demonstram-se, no quadro a seguir, as considerações acerca do cumprimento ou não de cada recomendação referente ao Relatório de Auditoria n.º , exercício de 2013: Quadro N.º do Relatório de Auditoria/Exercício N.º /2013 Item N.º e Texto da Providências Informadas Recomendação pelo Projeto Análise da Equipe e Indicação da Situação Atual : Implantar mecanismos de controles administrativos com o objetivo de consolidar dados quanto às metas previstas e respectivos resultados alcançados, bem como disponibilizar tais informações quando solicitadas pela CGU e Banco Mundial : Elaborar os Relatórios de Progresso Semestrais, no prazo de até 45 dias após o encerramento de cada semestre, para consolidação e encaminhamento ao BIRD pela Unidade Gestora do Projeto, conforme consta no anexo II, Seção II, A.1 do respectivo Contrato de Empréstimo : Recomenda-se a elaboração do Plano Operativo Anual relativo aos exercícios vindouros, cumprindo os prazos estabelecidos no Manual de Não houve manifestação Pendente de atendimento, com impacto na gestão do projeto no exercício: Não houve manifestação Pendente de atendimento, com impacto na gestão do projeto no exercício: Não houve manifestação Pendente de atendimento, com impacto na gestão do projeto no exercício: 13

15 Operação (Resolução da Diretoria Executiva da Eletrobrás nº.358/2010, de 14/04/2010), conforme segue: Os departamentos responsáveis pela elaboração do POA, da respectiva EDE deverão submetê-lo a Diretoria Executiva das EDE até 15 de outubro de cada ano. Após a aprovação dos POA de cada EDE pela Diretoria Executiva, esta deverá submetê-los à UGP até 30 de outubro de cada ano : Implantar mecanismos de controle visando o atendimento às solicitações da auditoria da CGU no prazo estipulado : Adotar mecanismos de controle dos bens patrimoniais do Projeto mantendo relação completa e atualizada dos mesmos, bem como providenciar termos de responsabilidade pela sua guarda e movimentação de forma a permitir sua identificação e localização : Rescindir o Contrato n.º 069/2013 conforme a cláusula 11.ª, tendo em vista que os Produtos não foram apresentados no prazo estipulado. Não houve manifestação Pendente de atendimento, com impacto na gestão do projeto no exercício: Não houve manifestação Pendente de atendimento, com impacto na gestão do projeto no exercício: Não houve manifestação Pendente de atendimento, com impacto na gestão do projeto no exercício: Fonte: Relatório de Auditoria /Exercício N.º /2013 Quanto ao Relatório de Auditoria n.º , exercício 2012, foram requeridas por meio da Solicitação de Auditoria n.º /005, de 16 de março de 2015 (reiterada por meio da Solicitação de Auditoria n.º /006, de 19 de março de 2015), informações sobre as providências adotadas para cumprimento das recomendações. A seguir, apresenta-se quadro demonstrativo com as manifestações e a respectiva análise: Quadro N.º do Relatório de Auditoria/Exercício N.º /2012 Item do N. º e Texto da Providências Relatório Recomendação Informadas Projeto pelo Análise da Equipe e Indicação da Situação Atual 14

16 #/# Recomenda-se a elaboração de todos os Relatórios de Progresso de cada semestre civil já encerrado, desde o início do Projeto até 31/12/2012, conforme modelo estipulado no Anexo V, do Manual de Operação aprovado pela Resolução da Diretoria Executiva da Eletrobrás nº. 358/2010, de 14/04/ Recomenda-se a elaboração do Plano Operativo Anual relativo aos exercícios vindouros, cumprindo os prazos estabelecidos no Manual de Operação (Resolução da Diretoria Executiva da Eletrobrás nº 358/2010, de 14/04/2010), conforme segue: Os departamentos responsáveis pela elaboração do POA, da respectiva EDE deverão submetê-lo a Diretoria Executiva das EDE até 15 de outubro de cada ano. Após a aprovação dos POA de cada EDE pela Diretoria Executiva, esta deverá submetê-los à UGP até 30 de outubro de cada ano Adotar mecanismos de controle dos bens patrimoniais do Projeto de forma a permitir sua identificação e localização; Até 2014 o relatório era elaborado pelo Escritório Central de Brasília para as 06 (seis) distribuidoras de forma consolidada. A partir de 2015 será também feito pelo EGP local. Segue anexo (Anexo 4) POA O POA 2015 ainda está no modelo de Qualquer alteração será informada à CGU. Este controle já é feito através de listagem dos equipamentos adquiridos no referido projeto. A listagem permite a identificação do equipamento pelo código patrimonial, UA responsável, contrato, gestor do contrato bem como colaborador que utiliza o equipamento. Paralelo a este controle são mantidas cópias dos respectivos termos de responsabilidade dos bens listados. (Anexo 5) Pendente de atendimento, com impacto na gestão do Projeto. Pendente de atendimento, com impacto na gestão do Projeto. Obs.: O POA apresentado está com data de 14 de maio de 2013 divergindo da manifestação. Pendente de atendimento, sem impacto na gestão do Projeto. #/# Avaliação de Controles Internos INFORMAÇÃO Deficiências identificadas nos controles internos. 15

17 A seguir apresenta-se Avaliação do Controle Interno do Projeto Energia + na EDE/PI com base nos dados disponibilizados e na ausência destes: Em relação ao Ambiente de Controle: Em 02 de abril de 2014, por meio da Resolução RES-026/2014, houve uma substituição na equipe da Unidade Executora do Projeto, mas não houve mudança na estrutura gerencial que atuou no exercício em exame, que foi responsável pelo desempenho das atividades previstas no Acordo de Empréstimo. Porém, diante da ausência de informações e informações incompletas/incorretas, descritas em diversos itens deste Relatório, é possível perceber que a EDE/PI, não está estruturalmente preparada para gerenciar as necessidades do Projeto, tendo em vista que muitas informações prestadas à equipe de auditoria são solicitadas primeiramente à Coordenação em Brasília, demonstrando que não possui controle e acompanhamento das informações de forma adequada. Em relação à Avaliação de Riscos: i) Como não houve disponibilização das informações quanto aos objetivos e metas do Projeto, entende-se que a equipe não tem conhecimento destas informações, sem as quais impossibilita sua utilização como referencial para as atividades operacionais relacionadas à avaliação de riscos; ii) A EDE/PI não mantém rotina de forma autônoma ou em parceria com o organismo financiador de identificação de riscos que possam impactar os resultados do Projeto. Em relação aos Procedimentos de Controle: i) A EDE/PI não possui equipe responsável exclusivamente pelas ações do Projeto, apesar dos valores envolvidos. Da análise efetuada nas licitações, contratações e pagamentos, verificouse que as funções são executadas pela própria estrutura de pessoal da Unidade, onde não foi observada desobediência ao princípio de segregação de funções; ii) A Unidade Gestora do Projeto - UGP não mantém sistema atualizado de acompanhamento, com base em informações periódicas encaminhadas pelos órgãos executores sobre a implementação física e financeira do Projeto, avaliando se são adotadas providências de caráter corretivo, para ajustes de deficiências ocorridas, ou de caráter preventivo, para a correção de rumos, quando da identificação de possíveis falhas que possam comprometer o bom andamento do projeto. iii) A EDE/PI não possui uma adequada sistemática/estratégia de análise de desempenho, a partir da existência de instrumentos que abranjam todas as ações a implementar, em implementação e implementadas. Em relação à Comunicação e Informação: Não existem na EDE/PI mecanismos internos de comunicação voltados aos funcionários e coexecutores do Projeto. Em relação ao Monitoramento: i) Não há monitoramento/acompanhamento da execução e do desempenho do projeto, no âmbito da EDE/PI, por parte do organismo financiador. O acompanhamento acontece no âmbito da Unidade Central do Projeto UCP a qual recebe mensalmente dos gestores de projetos as informações de desempenho de cada projeto para serem consolidadas. Utilizam 16

18 #/# como ferramenta, dentre outras, a TV Corporativa do sistema Eletrobras (TV LUME) para realização de reuniões de acompanhamento dos projetos; ii) Conforme informado pela EDE/PI, por meio do documento CT/PR 018/2015, de 23 de março de 2015, o acompanhamento/monitoramento das ações do Projeto é realizado pela UCP com a EDE, da seguinte forma: Mensalmente é encaminhado para os diretores o relatório de monitoramento dos projetos que estão sendo acompanhados pelos escritórios de gestão dos projetos, bem como são realizadas interações rotineiramente com os diretores que tem projetos. Ressalta-se que não foi apresentada documentação comprovando tal monitoramento. IV CONCLUSÃO Com base nos trabalhos de auditoria realizados, tem-se a opinião de que os controles internos mantidos pela Empresa de Distribuição da Eletrobras/PI apresentam diversas fragilidades que podem prejudicar o atingimento dos objetivos do Projeto Energia + ou a salvaguarda das suas eficiência e efetividade, sobretudo por conta de falhas de planejamento e de acompanhamento da sua execução, pontos pertinentes aos seguintes assuntos referenciados neste relatório: a) Comprovação de Gastos junto ao Agente Financeiro: ; b) Controles Patrimoniais: ; c) Aquisição de Bens Obras e Serviços: ; d) Avaliação dos Resultados: , ; Cumpre salientar que as falhas e fragilidades ora apontadas são corroboradas pelas restrições impostas aos exames desta equipe de auditoria, tendo em vista que não foram apresentados informações e documentos solicitados, conforme relatado no 2º do item II ESCOPO DO TRABALHO. Tais restrições impossibilitaram verificar: - se o cronograma físico-financeiro de implementação dos produtos (bens e serviços) relacionados aos respectivos subcomponentes foi respeitado; - se os itens já executados atendiam às respectivas especificações constantes dos manuais técnicos; - se a administração do Projeto já identificou melhorias em decorrência das ações implementadas, como de reabilitação e reforço nos sistemas de distribuição, de implantação da infraestrutura de medição avançada, de modernização do Sistema de Gestão Integrada (SIG) e da reformulação de processos de trabalho de forma a padronizar tais fluxos nas seis EDE; - se o planejamento da EDE/PI contemplou um plano de contratações para o exercício de 2014; - se foi identificado um melhor gerenciamento ambiental e uma maior conscientização sobre o tema, tanto junto aos seus empregados quanto às comunidades atingidas por atividades ou projetos de energia elétrica executados pela EDE; 17

19 - se foram adotadas providências quanto ao estabelecimento de políticas e procedimentos comuns em todas as seis distribuidoras sobre o mapeamento dos processos atuais, sobre a adoção de um conjunto de medidas de salvaguardas ambientais e sobre a elaboração de diretrizes e procedimentos detalhados, estruturados por diferentes fases do ciclo de implantação dos subprojetos, para suas diferentes tipologias; - se foram estabelecidos indicadores como metas para o exercício sob exame, acompanhados, preferencialmente, de série histórica dos últimos cinco anos, em especial os Indicadores de Inadimplência, de Duração Equivalente de Interrupção por Unidade Consumidora DEC e de Frequência Equivalente de Interrupção por Unidade Consumidora FEC ; - se a EDE/PI adotou providências visando ao cumprimento das recomendações da CGU referentes ao Relatório de Auditoria n.º , quanto ao item , a saber: Adotar mecanismos de controle dos bens patrimoniais do Projeto de forma a permitir sua identificação e localização; e Adequar os locais de guarda dos bens do Projeto antes da sua utilização, de modo a mantê-los protegidos da vegetação, bem como dos efeitos do sol e da chuva ; - se foram promovidas modificações na estrutura gerencial e de pessoal alocado ao Projeto, no exercício de 2014; - se a EDE/PI respondeu o Questionário Auto Avaliação da Estrutura de Controle Interno do Projeto. Por fim, destaca-se que o atendimento a questões pendentes, assim como a verificação da entrega de objetos de materialidade relevante que ainda não haviam sido entregues quando do período de campo e a da respectiva efetividade da aplicação no projeto serão contempladas em trabalho de auditoria futuro. A importância de verificações posteriores mostra-se ampliada em razão de interrupções recorrentes no fornecimento de energia verificadas em Teresina/PI nos meses de março e abril de Teresina/PI, 25 de maio de