ABRINCOWEB CONTABILIDADE. responsabilidade profissional de Geraldo Leão dos Santos CRC/DF CEI 758 MANUAL DO CLIENTE ABRINCOWEB CONTABILIDADE

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1 ABRINCOWEB CONTABILIDADE responsabilidade profissional de Geraldo Leão dos Santos CRC/DF CEI 758 MANUAL DO CLIENTE 15 ABRINCOWEB CONTABILIDADE

2 PROCEDIMENTOS NA ÁREA ADMINISTRATIVA Quadros Após a constituição da empresa deverá ser mantido em local visível seu quadro de avisos para análise da fiscalização os seguintes documentos: C.N.P.J. - Inscrição no Ministério da Fazenda; CF/DF - Inscrição no Governo do Distrito Federal; Alvará de Funcionamento/Licença de Funcionamento; ASO Atestdo de Saúde Ocupacional; Último recolhimento da Guia do INSS (GRPS); Escala de revezamento; Quadro de Horário. (Atualizado). Além desses quadros, deverá estar à vista os seguintes itens: Placa indicativa do SIMPLES NACIONAL (se enquadrada); Placa indicativa com endereço e telefone do PROCON DF (151); Observações: Placa de obrigatoriedade de emissão de nota fiscal (Nota Fiscal). Placa Sonegar é Crime obrigados ao cumprimento: os estabelecimentos obrigados a emitir nota-fiscal. Os produtos expostos ao público na vitrine ou dentro do estabelecimento devem ter seus preços obrigatoriamente afixados no próprio produto, de forma visível ao consumidor. ARQUIVO A empresa deverá manter em seu arquivo os seguintes documentos: Contrato Social/Requerimento de Empresário; Alterações Contratuais (Consolidadas); Declaração de Enquadramento de ME/EPP. Observações: Em caso de ocorrer alteração em qualquer dado da empresa, seja de sócio, endereço, capital e etc., a AbrincoWEB Contabilidade deverá ser imediatamente informada, a fim de que possa proceder ao devido registro. 1

3 Consultar os custos processuais antes da solicitação dos serviços; Caso a alteração seja na mudança de endereço, a notificação é imediata e a alteração deverá ser realizada no prazo máximo de 30 (trinta) dias; Conforme legislação pertinente do Imposto de Renda é obrigatória a declaração de IRPF (Imposto de Renda Pessoa Física) de todos os sócios da empresa que não estão enquadrados nos limite de isenção; Caso haja aquisição ou venda de bens móveis ou investimentos feitos Pela pessoa física, sócia da empresa, ou jurídica, o profissional contábil deverá ser consultado previamente a fim de proceder à apuração do Ganho de Capital e posteriormente o recolhimento do Imposto de Renda (se houver); Conforme legislação do Distrito Federal, em casos de doações de bens de qualquer natureza feita pelas pessoas físicas, fica sujeita a tributação de 4%. O XML NAS OPERAÇÕES DE COMPRAS E VENDAS É direito do adquirente do produto o recebimento do XML da nota fiscal diretamente no fornecido. O ENVIO DO XML DAS ENTRADAS Á EMPRESA DE CONTABILIADE Duas são as alternativas: Primeira, salvar no HD do equipamento e depois compactar e enviar para a Contabilidade. Segunda, na impossibilidade de enviar o arquivo XML das entradas, adquira o certificado digital renovável a cada 3 anos e forneça o certificado à contabilidade para que esta puxe da fazenda os XML obrigatórios. O procedimento é o mesmo para os XML das saídas e serviços. O PRINCIPAL DOCUMENTO FISCAL PARA EMISSÃO AO CLIENTE O principal documento fiscal a ser fornecido ao cliente é o CUPOM FISCAL e a utilização de nota fiscal NF-E, NFVC, NFS, somente em casos excepcionais, queda de luz, quebra de equipamento, etc. Opere a venda ou serviço e emita o CUPOM FISCAL da ECF e entregue ao consumidor. Quando for entregar o CUPOM FISCAL ao cliente e o mesmo disser que necessita da NOTA FISCAL, proceda da seguinte maneira: 2

4 Primeiro: Mande fazer um carinho com a seguinte expressão: ICMS/ISS PAGO PELO CUPOM FISCAL No. DATA / / Segundo: Emita a NOTA FISCAL com os dados do destinatário e transponha os produtos/serviços do CUPOM FISCAL e logo abaixo da discriminação carimbe com o carimbo acima e anote o número do cupom fiscal e a data dele. Terceiro: O CUPOM FISCAL antes emitido grampeie na mesma nota, via fixa do talão. Quarto: Entregue a NOTA FISCAL ao cliente, agora com o carimbo ICMS/ISS PAGO PELO CUPOM FISCAL No. DATA / / AQUISIÇÃO DE IMPRESSORA FISCAL É obrigatório a aquisição da impressora fiscal ECF e a sua instalação no prazo máximo de 3 meses após a abertura da loja. AFIXAR O CARTÃO DA IMPRESSORA NA IMPRESSORA De forma reduzida cole na impressora o cartão da impressora e o original afixar no quadro de exposição de documentos. FEITIO DOS TALONÁRIOS DE NOTAS FISCAIS. A empresa deverá fazer pesquisa de preço e fazer a confecção de talonários de notas fiscais. Somente inicie as atividades pretendidas com talonários de notas fiscais necessários para emissão de nota fiscal ao consumidor. Faça blocos de NFVC suficiente até a aquisição da impressora fiscal e depois mantenha talões suficientes para o caso de quebra de equipamento, falta de energia elétrica, etc. e que a empresa tenha documento fiscal para fornecimento ao consumidor por ocasião das vendas; É obrigatório o fornecimento do documento fiscal de venda ao consumidor. SONEGAR É CRIME. 3

5 DEPARTAMENTO DE PESSOAL A admissão de empregados deverá ser realizada no prazo máximo de 48(quarenta e oito) horas após o início da prestação dos serviços. Documentos necessários para o registro: Solicitar a Ficha de Admissão junto a AbrincoWEB Contabilidade e de volver devidamente preenchida e assinada; Carteira de Trabalho (CTPS); 01 (uma) foto 3x4; Atestado de Saúde Ocupacional (ASO); Cópia da Carteira de Identidade; Cópia do CIC (CPF); Cópia da Carteira de Reservista; Cópia do Título de Eleitor; Cópia do Cartão do PIS - exceto se for o primeiro emprego; Cópia da Certidão de Nascimento dos filhos menores de 14 anos; Cartão de Vacinação dos filhos menores de 14 anos; Comprovante de frequência da escola dos filhos a partir 7 anos; Comprovante de residência; Certidão de Casamento. VALE-TRANSPORTE É proibido por lei o pagamento em dinheiro; Obs.: O pagamento em espécie poderá ser feito mediante a aprovação em Convenção Coletiva, junto ao Sindicato de Classe homologado pelo Ministério do Trabalho. Somente entregar ao empregado mediante recibo; No caso da não utilização do vale-transporte, solicitar ao empregado a declaração de dispensa; 4

6 O vale-transporte deverá ser adquirido por meio de cadastro nas agências credenciadas de venda. VALE-REFEIÇÃO Fornecer somente mediante convênio com o Ministério do Trabalho (PAT); Ou previsto em convenção coletiva junto ao Sindicato da Classe; Entregar ao funcionário por meio de recibo. CONTROLE DE PONTO A presença dos funcionários deverá ser controlada por meio do livro de ponto, fichas individuais de presença ou relógio de ponto; O controle de ponto é obrigatório para empresas com mais de 10 funcionários; no entanto, é recomendado a todas as empresas. ATESTADOS MÉDICOS Caso haja um funcionário com atestado médico superior a 15 dias, comunicar o fato imediatamente ao profissional contábil; Em caso de acidente de trabalho, comunicar ao INSS no prazo de 24 (vinte e quatro) horas após o ocorrido; Caso uma funcionária apresente atestado de salário-maternidade, enviar mediatamente ao profissional contábil; Solicitar atestado médico no momento da admissão, demissão e a cada 12meses; Fica o empregado obrigado a apresentar o atestado médico de comparecimento para justificar faltas; É obrigatório a empresa fazer o PCMSO junto à empresa credenciada em medicina do trabalho. FÉRIAS Controlar a escala de férias dos funcionários e solicitar ao contador a documentação relativa às férias dos empregados com mais de um ano de registro; Enviar o livro de registro de empregados, juntamente com a carteira de trabalho, para que sejam feitas as devidas anotações. 5

7 RECIBO DE PROFISSIONAL AUTÔNOMO Os recibos de pagamento a Autônomos (RPAS) deverão ser solicitados ao contador; para que sejam feitas as guias dos impostos. DEMISSÃO DE EMPREGADOS As demissões dos empregados deverão ser avisadas ao profissional contábil no ato do aviso prévio, a fim de que a documentação seja preparada em tempo hábil para o pagamento dos direitos trabalhistas; As rescisões de contrato com mais de 01 (um) ano de registro deverão ser homologadas no Sindicato Laboral, obedecidos aos prazos legais de cada Sindicato; Aviso Indenizado pagar em até 10 dias; Aviso Trabalhado (cumprido) dia seguinte ao término do aviso; Contrato de Experiência dia seguinte ao término do contrato; Guia do INSS (GRPS). Enviar mensalmente ao Sindicato dos Empregados (Laboral) a cópia da guia recolhida e anexar na original o comprovante de entrega. SALÁRIOS O pagamento dos empregados mensalistas deverá ser efetuado até o 5º dia útil do mês subsequente à prestação do serviço. Nesses casos, o sábado também é considerado dia útil para a contagem do prazo; No pagamento do 13º salário levar-se-á em conta o seguinte prazo: 1ª parcela de fevereiro até 30 de novembro; 2ª parcela - até 20 de dezembro. ALTERAÇÃO NO CONTRATO DE TRABALHO Qualquer alteração no contrato de trabalho (mudança de função, alteração de salário, férias, etc.) deverá ser comunicada ao profissional contábil, juntamente com o livro de registro de empregados e a carteira de trabalho; Nas datas-bases, obrigatoriamente, deverão ser encaminhados o livro de registro dos empregados e as carteiras de trabalho, para serem registradas as anotações devidas. 6

8 VARIÁVEIS NA FOLHA DE PAGAMENTO Consultar o profissional contábil sobre a data limite para remessa dos dados, caso haja na folha de pagamento anotações como: horas extras, faltas, comissões e etc. CONTRATO DE EXPERIÊNCIA Quando da contratação, o procedimento indicado é o de que o contrato de experiência seja firmado por escrito. A sua falta torna o contrato por prazo Indeterminado, com o ônus da necessidade de concessão do aviso-prévio para dispensa do empregado e da multa de 50% do FGTS, se houver interesse na extinção do contrato de trabalho. O contrato de experiência pode ser prorrogado uma única vez. O prazo máximo considerado como experimental é de noventa dias. O mais comum é que se contrate por quarenta e cinco dias, renovando-se o período de experiência por outro, de mais quarenta e cinco dias. Alerte-se que se não houver interesse na continuidade do funcionário, o contrato de experiência não pode superar a data limite, sob pena de passar a ser considerado um contrato por prazo indeterminado, surgindo novamente a necessidade da concessão de aviso-prévio e do pagamento da multa de 50% do FGTS para a rescisão contratual. RESCISÃO DO CONTRATO DE TRABALHO Aviso Prévio O aviso prévio deverá ser concedido pela parte que provoca a rescisão do contrato de trabalho e tem a duração de 30 dias. Durante o aviso prévio, caso a rescisão tenha sido promovida pelo empregador, o horário normal do empregado será reduzido de duas horas diárias, podendo a redução ser convertida em ausências de sete dias corridos. Se a rescisão for promovida pelo empregado e o mesmo não conceder o aviso prévio ao empregador, este poderá descontar os salários correspondentes ao prazo respectivo. O prazo para a quitação e homologação é o primeiro dia útil após o término do aviso prévio trabalhado. Caso o aviso prévio seja indenizado, o prazo passa a ser o décimo dia, contado a partir da data da dispensa. Nos casos de empregados com mais de 1 ano de serviço na empresa haverá necessidade de homologação no sindicato da categoria profissional do trabalhador ou no Ministério do Trabalho, previamente agendados. 7

9 Documentos Necessários Empregados com menos de 1 ano: Termo de Rescisão de Contrato; CTPS-Carteira de Trabalho e Previdência Social; Livro ou Ficha de Registro de Empregados; Aviso Prévio; CD-Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro-desemprego; Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador); Atestado Médico Demissional. Empregados com mais de 1 ano: Termo de Rescisão de Contrato; Cheque administrativo nominal ao ex-funcionário no valor das verbas rescisórias; ou dinheiro, no caso de analfabeto; ou depósito bancário. CTPS-Carteira de Trabalho e Previdência Social; Livro ou Ficha de Registro de Empregados; Comprovante de Aviso Prévio; CD-Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro-desemprego; Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador). Atestado Médico Demissional; 06 últimas guias do FGTS GFIP; -GRFP paga. GRs das contribuições sindical, assistencial e confederativa do empregado referentes ao exercício; Carta de Preposto. Cuidados Especiais na Dispensa Convém lembrar que nos casos em que a rescisão de contrato se opere nos trinta dias que antecedem a data-base da categoria, a lei estabelece uma indenização adicional correspondente ao valor de um mês do salário do empregado. 8

10 Da mesma forma, é necessário sempre consultar a Convenção Coletiva aplicável, tendo em vista direitos especiais que podem ser assegurados, tais como situações especiais de estabilidade (funcionário em fase de alistamento, com determinada idade e/ou tempo de serviço, gestantes, etc.). FÉRIAS Férias Normais e Coletivas A cada período de 12 meses o trabalhador tem direito ao gozo de 30 dias de férias, sem prejuízo de sua remuneração. A Constituição de 1988 assegura o pagamento de 1/3 a mais do que o salário normal, a título de férias. Além disso, o empregado pode, ainda, converter 1/3 de suas férias em abono pecuniário. Concessão A época da concessão das férias é a de melhor conveniência para o empregador. Contudo, se vencidos 2 períodos de aquisição, o empregado faz jus ao recebimento do primeiro período em dobro. Somente em casos excepcionais e para os maiores de 18 anos e menores de 50 anos de idade, as férias poderão ser concedidas em 2 períodos, um dos quais não poderá ser inferior a 10 dias corridos. O empregado estudante, com menos de dezoito anos, terá direito a férias coincidentes com as férias escolares. Férias Coletivas Poderão ser concedidas férias coletivas a todos os empregados, a um setor ou a um estabelecimento específico da empresa. Neste caso, deverá ser feita comunicação com no mínimo 15 dias de antecedência ao Ministério do Trabalho e aos sindicatos que representem os empregados, além da afixação de avisos nos locais de trabalho. Comunicação e Anotação As férias deverão ser comunicadas por escrito ao empregado com antecedência mínima de trinta dias. A concessão das férias deve ser anotada na CTPS do empregado, antes que este entre em gozo das mesmas. Perda do Direito Não terá direito a férias o empregado que no curso do período aquisitivo permanecer em licença remunerada por mais de 30 dias ou tiver sido afastado pela Previdência Social por mais de 6 meses, ainda que descontínuos. 9

11 Não pode ser procedido desconto de faltas a título de férias. Contudo, haverá redução do período de gozo, sempre que o funcionário tiver mais de 5 faltas injustificadas durante o período aquisitivo. Pagamento O pagamento das férias deverá ser efetuado até 2 dias antes do início do respectivo período. HORÁRIO DE TRABALHO Duração A duração normal da jornada de trabalho não deverá ser superior a 8 horas diárias, se não fixado outro limite inferior no contrato de trabalho, salvo se houver acordo para prorrogação ou compensação. Trabalho Noturno O trabalho entre as 22 horas de um dia e as cinco horas do dia seguinte é considerado trabalho noturno. A hora do trabalho noturno é computada com 52 minutos e 30 segundos. A hora noturna é remunerada com adicional de 20% sobre a hora normal. Trabalho aos Domingos O trabalho aos domingos, exceto algumas atividades específicas, requer autorização prévia dos órgãos do Ministério do Trabalho e o cumprimento das demais posturas da legislação local. A remuneração das horas trabalhadas aos domingos é no mínimo 100% superior às horas normais. HORAS EXTRAS A jornada poderá ser aumentada em até 2 horas por dia, mediante acordo escrito, individual ou coletivo. Neste caso, a remuneração mínima das horas extras é 50% superior à da hora normal. Contudo, muitas das convenções coletivas têm fixado este percentual em patamares superiores. CONTROLE DE PONTO As empresas com mais de 10 empregados deverão manter controle de frequência através de livro ou registro de ponto, que demonstre a hora de entrada e saída dos funcionários. Deverá ainda conter pré-assinalado o horário de almoço e portar a assinatura do empregado. Lembramos que há Convenções Coletivas que exigem a anotação do ponto para qualquer número de empregados, o que, aliás, é um procedimento recomendável. 10

12 Intervalo para repouso e alimentação Sempre que a jornada de trabalho for superior a 6 horas contínuas deverá ser concedido um intervalo mínimo de 1 hora para repouso e alimentação. Este intervalo não é computado na duração do trabalho e não deverá ser superior a 2 horas, exceto se houver acordo escrito que traga a previsão dessa possibilidade. Nas jornadas superiores a 4 horas e inferiores a seis, deverá ser observado intervalo mínimo de 15 minutos. Há, ainda, situações especiais de intervalo, como no caso dos digitadores e de atividades consideradas insalubres e/ou perigosas. Intervalo entre jornadas O intervalo entre as jornadas de trabalho não pode ser inferior a 11 horas. Trabalho da Mulher e do Menor e Categorias Diferenciadas Embora a Constituição Federal estabeleça que homens e mulheres são iguais em direitos e deveres, pela própria diferença natural existente, a legislação estabelece intervalos peculiares ao trabalho da mulher, como, por exemplo, o período para amamentação. Da mesma forma, o trabalhador menor, sobretudo o estudante, tem direitos especiais assegurados, tanto pela CLT, quanto por acordos e convenções coletivas. Igualmente, as chamadas categorias diferenciadas (telefonistas, ascensoristas, etc.) contam com intervalos e jornadas específicas, até pelas condições próprias de determinadas atividades e tarefas. REMUNERAÇÃO Pagamento dos salários A periodicidade do pagamento de salários não pode ser superior a 1 mês, devendo ser efetuado até o 5 dia útil do mês subsequentes ao vencido. Adiantamento Salarial A quase totalidade das convenções coletivas e os próprios usos e costumes do mercado determinam a concessão de adiantamento salarial, cuja data varia de empresa para empresa e de acordo com a data em que é efetuado o pagamento. Itens que integram os salários Além do valor fixo estipulado, deverão ser considerados para efeito de remuneração também as comissões, percentagens, gratificações, diárias para viagens quando excedentes a 50% do salário do empregado, e abonos. 11

13 Garantias A lei estabelece a impossibilidade de redução salarial. Da mesma forma, não pode haver desigualdade de salários entre dois funcionários com diferença de tempo de serviço na mesma função inferior a dois anos, que realizem trabalho com igual produtividade e perfeição técnica, na mesma localidade. É o chamado paradigma. Vale Transporte O benefício do vale-transporte consiste na antecipação e parte do custeio das despesas realizadas pelos empregados para o deslocamento ao local de trabalho. É devido aos trabalhadores em geral. É custeado pelo empregador na parcela que excede a 6% do salário do empregado. Sua aquisição deve ser comprovada através de recibo emitido pelas empresas autorizadas à venda deste. Outras Vantagens e Benefícios Se por liberalidade ditada pela política de RH da empresa, ou ainda por determinação de acordo individual ou acordo ou convenção coletiva forem concedidos benefícios in natura, os mesmos não podem ser suprimidos, exceto pelo surgimento de fato novo que justifique a supressão. Os exemplos mais usuais de benefícios e vantagens adicionais são: Ticket Refeição; Cesta Básica; Assistência Médica; DÉCIMO TERCEIRO SALÁRIO Normas Gerais A todo trabalhador é assegurado o pagamento de uma gratificação até o dia 20 de dezembro de cada ano. Trata-se do 13 Salário. O décimo terceiro salário é devido à razão de 1/12 da remuneração do mês de dezembro, por mês de serviço, do ano correspondente. Para este efeito, são considerados como mês completo as frações iguais ou superiores a quinze dias. Antecipado por ocasião da concessão de férias A primeira parcela do décimo terceiro salário poderá ser paga por ocasião da concessão das férias, sempre que o empregado assim o solicitar até 31 de janeiro do ano a que se refere. 12

14 Prazo para Pagamento Se a primeira parcela não for paga juntamente com a remuneração das férias, a mesma deverá ser quitada até o dia 30 de novembro do ano correspondente. O saldo, ou seja, a segunda parcela deverá ser paga até o dia 20 de dezembro do respectivo ano. OBRIGAÇÕES LEGAIS EM GERAL Livros que devem permanecer no local de trabalho A legislação estabelece a obrigatoriedade do Livro de Inspeção do Trabalho que deve ser mantido em cada um dos estabelecimentos que tenham empregados, para verificação e eventuais anotações dos autos de infração e dos termos de ocorrência. Igualmente, o Livro ou Fichas de Registro de Empregados deverão ser apresentados à fiscalização, sempre que solicitados. PROCEDIMENTOS NA ÁREA FISCAL NOTAS FISCAIS É obrigatória a emissão de nota fiscal. As seguintes notas fiscais e documentos deverão ser enviados ao escritório contábil até o dia 03 do mês subsequente daquele em que foram emitidos, para o necessário registro e a apuração dos impostos. Compra de mercadorias; Venda de mercadorias ou cupom fiscal; Prestação de serviços; NF Eletrônica (NF-e), arquivo XML e DANFE, Cat 52. Todos deverão ser enviados por e- mail; Redução Z de todos os dias do mês corrente; Notas Fiscais que tenham Antecipação ou Substituição Tributária ST devem ser encaminhadas por ou papel diariamente; Notas Fiscais pagas que tenham retenção de Contribuições (Cofins, Pis, CSLL) e IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte), enviar por ou papel quinzenalmente; Recibo de Alugueis pagos a Pessoas Físicas com retenção de IR/Fonte, devem ser encaminhados mensalmente; 13

15 Relação de estoques de mercadorias, existentes no último dia do ano. Observações: Observar o prazo de validade das notas fiscais emitidas e recebidas; Seguir rigorosamente a ordem numérica e cronológica das notas fiscais de vendas e serviços; Guardar por cinco anos todos os talonários usados (última via do talão) e Notas Fiscais Eletrônicas em arquivos magnéticos; Todas as vias das notas fiscais canceladas deverão permanecer no talão; Os descontos concedidos no ato da venda deverão constar da própria nota fiscal de saída; no caso de prestação de serviço, os descontos são geralmente acertados no ato da proposta ou no contrato, devendo as notas fiscais ser emitidas pelo valor líquido; Encaminhar ao escritório contábil, anualmente, informes de rendimentos e retenção de IR na fonte sobre serviços prestados a outras pessoas jurídicas. Estes documentos, fornecidos pela fonte pagadora, são de suma importância para a emissão da DIRPJ e para a compensação de impostos devidos. INVENTÁRIO Os produtos e mercadorias, bem como os mesmos itens em poder de terceiros e os de terceiros em poder da empresa, existentes no fim do período (anual ou trimestral, conforme o regime tributário do contribuinte), devem ser relacionados observando-se os seguintes itens: quantidade, unidade, discriminação, preço unitário e valor total. Essa relação servirá para a escrituração do Livro de Registro de Inventário, obrigatório pela legislação federal e estadual, e necessário para a apuração do resultado do exercício (lucro ou prejuízo). Para a avaliação dos estoques, de matérias primas e mercadorias, regra geral, utiliza-se o custo médio ponderado, ou o PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), porém existem outros métodos aceitos pela legislação, bem como outras formas de avaliação praticadas em situações específicas. Consulte nosso departamento contábil no caso de dúvida sobre o melhor método. O inventário físico (contagem dos estoques existentes no fim do período) deve coincidir com a apuração escritural (estoque inicial, mais compras no período, menos vendas no mesmo período, igual a estoque final) e as possíveis diferenças devem ser justificadas sob pena de autuação pelo fisco. Alguns percentuais para perdas (quebra de estoque) são aceitos pela legislação, variando em conformidade com o produto ou 14

16 mercadoria ou em razão de situações especiais. Consulte nosso departamento contábil para maiores esclarecimentos. A destruição de produtos ou mercadorias inservíveis (estragados, deteriorados, obsoletos, etc.), deve ser comunicada antecipadamente à Receita Federal, e os impostos creditados por ocasião da compra, deverão ser estornados. Os bens que compõe o imobilizado da empresa, tais como: maquinas, móveis, veículos, etc., não precisam ser relacionados no Livro de Registro de Inventário. As compras deverão ser necessariamente lastreadas por notas fiscais contendo as informações previstas na legislação, tais como: tipo da operação, dados do adquirente, condições de pagamento, descrição dos produtos e destaques dos impostos incidentes, não se esquecendo de anotar a data de recebimento da mercadoria. É vedada a utilização de alguns cupons fiscais, tíquetes emitidos por caixas registradores e notas fiscais simplificadas. ESCRITURAÇÃO DOS LIVROS FISCAIS As notas fiscais de compras deverão ser escrituradas em livros próprios. Para tanto se faz necessário o envio periódico da primeira via, à organização contábil, sob protocolo especial para esse fim, conforme o acordado no contrato de prestação de serviços. Classificação A melhor classificação de uma compra, sem sombra de dúvida, é realizada pelo próprio comprador, pois este sabe para que e porque a fez. Assim sendo, recomenda-se a utilização de um carimbo próprio para este fim. CONTROLE FINANCEIRO DAS COMPRAS Por determinação legal e para atender aos aspectos gerenciais, as compras deverão ser controladas separadamente em: à vista e a prazo. As compras à vista deverão ser acompanhadas da cópia do cheque utilizado para o pagamento, se pagas por este meio ou com uma anotação da utilização de dinheiro no referido pagamento, e sempre vir acompanhadas da respectiva duplicata quitada, recibo de pagamento ou utilização de um carimbo próprio, esclarecendo quanto à sua quitação. Salientamos que a simples referência de venda à vista, não quita a nota fiscal. 15

17 DEVOLUÇÕES DE COMPRAS As devoluções de compras devem receber um tratamento próprio, nos termos da legislação fiscal, devendo receber uma orientação especial de nossa organização contábil. IMOBILIZADO - AQUISIÇÃO E VENDA Conceito Imobilizado é o conjunto de bens e direitos que a empresa necessita para funcionar. Exemplos de bens: imóveis (terrenos, edifícios e construções), maquinas, computadores, móveis, instalações e ferramentas. Exemplos de direitos: marcas, patentes e direito de uso. O original ou uma cópia deverá ser enviada a nossa organização contábil para registro fiscal e contábil. Se tiver qualquer dúvida sobre o documento, consulte um dos nossos sócios. Na compra de veículo de pessoa jurídica, tire uma cópia da nota fiscal, e na compra de particular, tire uma cópia autenticada, frente e verso, do documento de transferência após o reconhecimento da firma e antes de envia-lo para efetivar a transferência. Na aquisição de bens pelo valor residual ao término do arrendamento (leasing), exija, também, a nota fiscal correspondente. Não se esqueça de que a nota fiscal é comprovante de venda, não é comprovante de pagamento. Exija do vendedor o correspondente recibo ou duplicata quitada para sua segurança. Quando a compra for de valor significativo: imóvel, veículo, máquina, etc., consulte um dos nossos sócios sobre as implicações legais e tributárias e sobre as diversas modalidades de aquisição: a vista, a prazo, financiada, leasing, etc., antes de efetivar o negócio. Antes de iniciar a construção ou reforma de imóvel, consulte-nos, pois além de diversas exigências burocráticas há incidência de tributos e contribuições (INSS, FGTS, ISS etc.). No caso de benfeitorias em imóvel de terceiros (construção, reforma, ampliação), consulte-nos sobre as implicações relacionadas com esse tipo especial de imobilização. Venda de bens e direitos Na venda de bens ou direitos, pode ocorrer lucro ou prejuízo. 16

18 Antes de concretizar uma venda consulte-nos sobre o valor do bem a ser vendido, pois ele pode ter sofrido alterações em razão de atualizações e depreciações. Se houver lucro haverá tributação em conformidade com o regime tributário escolhido pelo contribuinte. Na venda de veículo emita nota fiscal ou, se estiver desobrigado, tire cópia do documento de transferência após assiná-lo e reconhecer a firma e antes de entregá-lo ao comprador. Toda venda deverá estar amparada por documentação própria, tal como: contrato ou escritura para bens imóveis, nota fiscal ou recibo para bens móveis e direitos, além de outros específicos para determinadas operações. No caso de bens sinistrados cuja indenização for paga por companhia de seguro, enviar original ou cópia do comprovante do valor recebido. É recomendado o arquivo em separado dos comprovantes de compras para o ativo imobilizado. Vendas e Circulação de Produtos e Mercadorias e Prestação de Serviços As vendas de produtos, mercadorias e serviços irão gerar para as empresas, a obrigação de pagamento de vários impostos, tais como IPI, ICMS, ISS, PIS e COFINS; e se optante pela modalidade do lucro presumido, as vendas comporão a base de cálculo para a apuração do IRPJ (imposto de renda da pessoa jurídica) e da CSLL (contribuição social sobre o lucro líquido); e, se optante pelo Simples, as ME ou EPP, pagarão esse imposto com base nas suas vendas, o mesmo acontecendo para as optantes do Regime Simplificado, com relação ao ICMS. As notas fiscais deverão ser emitidas em conformidade com a legislação vigente, em modelos próprios, destacando-se principalmente o tipo de operação, os dados do adquirente, as condições de pagamento, os produtos comercializados e os impostos incidentes na referida operação. O cancelamento dos documentos fiscais merece tratamento específico. É obrigatória aguarda da via fixa da nota fiscal em ordem numérica sequencial. Alertamos que o destaque do talonário da nota fiscal deverá ser efetuado no momento da saída das mercadorias, sendo necessária a assinatura do recebedor no respectivo canhoto. 17

19 As vendas a prazo deverão ser identificadas quanto a sua forma de recebimento, ou seja, dinheiro, cheques, cheques pré-datados, cobrança bancária, cartão de crédito, etc. ESCRITURAÇÃO DOS LIVROS FISCAIS As notas fiscais, bem como os cupons fiscais deverão ser escriturados em livros próprios. Para tanto, faz-se necessário o envio periódico de uma via dos respectivos documentos ou resumo diário dos equipamentos próprios de cupons fiscais, à nossa organização contábil, utilizando-se um protocolo especial para esse fim, obedecendo a periodicidade estabelecida em nosso Contrato de Prestação de Serviços. PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS Algumas atividades de serviços deverão destacar o Imposto de Renda/PisCofins-CSLL e/ou o INSS a ser retido na fonte, nos seus documentos de venda de serviços, nos termos de legislações específicas, consulte nosso departamento fiscal. As empresas dispensadas da emissão da nota fiscal deverão emitir o recibo ou documento equivalente em pelo menos 2 vias enviando uma cópia para nossa organização contábil para o devido registro contábil. RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS Este tópico tem por objetivo orientar nossos clientes sobre quais são os principais tributos existentes, e os cuidados que se deve ter na liquidação e guarda desses documentos. Esteja atento ao prazo de recolhimento de todos os seus tributos. Procure pagá-los dentro dos prazos estabelecidos por lei. Se não o fizer fique ciente de que incidirá multa, juros de mora e correção a ser aplicado na efetiva liquidação do tributo, bem como de eventuais notificações e fiscalizações que poderão ocorrer em função do não pagamento do mesmo. Enviar mensalmente para a contabilidade as guias quitadas no mês imediatamente anterior, para que se efetue o lançamento de baixa das mesmas. PROCEDIMENTOS NA ÁREA CONTÁBIL Documentação a ser remetida à contabilidade para escrituração Deverão ser enviados ao contador, para escrituração, os documentos abaixo: O papel Movimento Diário de Caixa do período de 01 a 30/31 de cada mês; 18

20 Extratos, avisos bancários, aplicações e qualquer outro documento referente à movimentação financeira da empresa; Todas as receitas e despesas arroladas no papel Movimento Diário de Caixa ; Guias de todos os tributos e contribuições recolhidas; Recibos de aluguel, luz, água e demais pagamentos de despesas realizadas no mês; Duplicatas pagas e recebidas no mês; Notas fiscais de aquisição de bens para o ativo permanente (veículos, máquinas, equipamentos, etc.); Recibos de salários, pró-labore, férias e etc.; Relação mensal de duplicatas a receber e a pagar; Documentos extra-caixa, no mês em que forem efetivados; Contratos existentes tais como: Leasing, Empréstimos Bancários, Comodato e etc. CUIDADOS BÁSICOS NA REALIZAÇÃO DE DESPESAS/CUSTOS. A despesa deve ser comprovada por meio de documentação hábil e idônea, tais como notas fiscais ou recibos; Todos os documentos que comprovam os gastos deverão ser emitidos nominativa mente à empresa, com data, valor total, discriminação dos itens ou serviços, quitação etc.; Todas as despesas pagas por meio de Internet, caixa, agendamento ou outra forma qualquer deverá ser anexada os comprovantes de pagamento. Documentos válidos: NF, NF-E, NFVC, NFS, Notas Promissórias, recibos (somente de pessoas físicas). Quando comprar produtos para revenda pedir NF, NF-E, aqui não serve a NFVC que será utilizada para venda ao consumidor final do produto. Quando fizer aquisições para o imobilizado da empresa, isto é, compra de mesa, cadeiras, computador, impressoras, veículos, sala, etc., pegar o documento correto: NF, NF-E, Escritura, recibo somente de pessoas físicas; Para gastos com viagens de interesse da empresa que estejam sem comprovantes (passagens, táxis, gorjetas etc.), torna-se necessário a elaboração de relatório mencionando as Despesa sem Comprovantes, afim de que possam ser relacionadas. 19

21 As despesas/custos realizadas deverão estar OBRIGATORIAMENTE relacionadas com a atividade da empresa e devem ser comprovadas por meio de documentação idônea, notas fiscais ou recibos, emitidas sempre em nome da empresa, com data do evento, valor, discriminação dos itens ou serviços e sua devida quitação. Ex: Nunca deveremos lançar despesas de manutenção de veículos, se a empresa não possui absolutamente nenhum veículo. Observar que determinadas despesas/custos sofrem retenção pela fonte pagadora de IRRF/INSS/ISS, devendo ser enviadas em tempo hábil à nossa organização contábil para cálculo dos mesmos. Ex: Recibo de aluguel, RPA recibo de pagamento a autônomos, etc. A legislação não aceita nota fiscal simplificada ou tíquete de caixa como documento comprobatório de despesa. Somente o cupom emitido pelo ECF (emissor de cupom fiscal) juntamente com as notas fiscais e recibos diversos são reconhecidos pela legislação. Se possível, todas as despesas e custos deverão ser pagas com cheque nominal. Para empresas que mantém atividade externa na realização de seus negócios ou manutenção em seus clientes, é permitida a elaboração de relatório periódico de despesas, contendo todas as atividades efetuadas naquele período (clientes visitados, distância em Km se for ao mesmo município ou próximo, táxi, refeições, gorjetas, passagens aéreas quando utilizadas, etc.), sempre com todos os comprovantes anexos. Para despesas e custos de manutenção permanente e periódica, exigir contrato das empresas que as realizam. Ex: Manutenção dos computadores, dos aparelhos de ar condicionado, etc. SERVIÇOS DE TERCEIROS Toda e qualquer atividade empresarial pode utilizar-se de serviços contratados de terceiros, a saber: Pessoas Físicas Pessoas Físicas inscritas são aquelas que estão registradas como autônomas nas Prefeituras Municipais, e junto ao INSS, e devem apresentar RPA (recibo de pagamento a autônomos), Nota Fiscal de Serviços ou Recibos. Os cuidados na contratação desses profissionais são os seguintes: Exigir, e se preciso emitir o competente RPA (recibo de pagamento a autônomo), descrevendo adequadamente os serviços prestados, todos os dados cadastrais do prestador dos serviços, incluindo RG, CPF, endereço completo, pois essas informações 20

22 serão necessárias no eventual preenchimento da GFIP, DIRF, bem como ao fornecimento do informe de rendimentos obrigatórios; Descontar dos valores a serem pagos pela fonte, do Imposto de Renda Devido, quando couber, de acordo com a tabela de incidência desse tributo e exigir a declaração de dependentes do Imposto de Renda para os casos que assim o exigirem; O valor bruto dos serviços prestados deve ser incluído na base de cálculo do INSS a fim de garantir o recolhimento da quota previdenciária. Alguns cuidados especiais e adicionais devem ainda ser considerados no tocante às legislações previdenciárias e trabalhistas: A legislação trabalhista e previdenciária poderá interpretar o pagamento com habitualidade como sendo decorrente de vínculo empregatício, se a relação apresentar as características próprias para tanto, implicando em sérios riscos de ações trabalhistas ou autuações administrativas, sendo necessários cuidados especiais na administração desses casos. Pessoas Jurídicas A empresa que se utilizar da contratação de serviços prestados por pessoas jurídicas deve atentar para os seguintes detalhes: Elaboração de contrato de prestação de serviços, estabelecendo todas as condições básicas, a fim de assegurar as responsabilidades profissionais envolvidas, além das demais situações; Exigir a devida nota fiscal de serviços ou documento hábil; Exigir recibo de pagamento inclusive dos adiantamentos efetuados; Verificar se a prestação de serviço está sujeita à retenção do Imposto de Renda na Fonte, de 1,5 % pela lista das 40 atividades, bem como das atividades sujeitas a 1,0 % e casos especiais de auto retenção; Verificar se a prestação de serviço está sujeita à retenção do INSS nos casos previstos em lei, que é de 11%, e em caso afirmativo descontar o valor desse imposto. SISTEMA DE CONTROLE Um papel muito importante dentro do sistema de controle de uma organização é o papel Movimento Diário de Caixa. Sua importância: Organizar e controlar o saldo do caixa. 21

23 Diante da necessidade de aprendizado de como fazer ou trabalhar com o Movimento Diário de Caixa, passamos a demonstrar de forma simples como escriturá-lo. Primeiro: Confeccione os seguintes carimbos: PAGO PELO CAIXA Outro, PAGO PELO CHEQUE NO. BANCO E, Outro, PAGO ATRAVÉS DE LANÇAMENTO EM C/C BANCO O que foi pago pelo caixa carimbe com o carimbo PAGO PELO CAIXA, o que foi pago com a utilização de folhas de cheque, carimbe PAGO PELO CHEQUE No. BANCO, anote o número do cheque e o nome do banco. E o que foi pago através de lançamento em C/C, carimbe com PAGO ATRAVÉS DE LANÇAMENTO EM C/C BANCO, anote o banco. 1 - Movimento Diário de Caixa Por convenção do setor administrativo da empresa, estipulou-se que o movimento diário de caixa seria de preenchimento diário e que o valor do caixinha da empresa ficaria como teto em R$200,00. Todos os pagamentos que ficarem inferiores ao valor do caixinha seriam quitados em dinheiro e que todos os pagamentos que ficarem superiores ao valor do caixinha seriam quitados através de cheque ou através de débito em C/C bancária e não em dinheiro. Começa o dia com o saldo inicial, uma importância em dinheiro, trocado para não dificultar o troco a ser entregue ao cliente; dinheiro esse entregue pelo gerente ou o administrador da empresa ao responsável pelo controle do caixa; Responsável pelo controle do caixa. O responsável pelo controle do caixa recebe o saldo inicial e opera durante o dia todos os recebimentos e pagamentos da empresa e no final do dia devolve o movimento diário de caixa com todos os comprovantes ao gerente ou ao administrador da empresa com o saldo atual. O dinheiro foi contado frente ao que entregou, tanto no saldo inicial como no saldo atual. 22

24 Durante todo o dia 01 de agosto de 2008 operou o responsável pelo controle do caixa com os seguintes papéis de trabalho: O formulário de Movimento Diário de Caixa; Cópia de cheque 0499 que serviu para pagar o aluguel de jul/xx e à cópia de cheque grampeado o recibo de aluguel. Vendas à Vista do dia R$2.800,00; Vendas à Prazo pelo Cartão do dia; Pgto. de título de fornecedor de mercadorias através de débito em conta corrente Banco do Brasil; A NFVC 600 da Papelaria Asa Sul Ltda, pagamento em dinheiro; Cópia de cheque 0500 do Banco do Brasil que serviu para fazer saque de cobertura do caixinha(limite R$200,00); O comprovante de depósito no Banco do Brasil(R$3.000,00); Uma explicação de tudo o que aconteceu nesse dia. Observou-se a autenticidade de todos os documentos. O recibo de aluguel estava sem rasuras, pelo valor de R$950.00, datado de 01/08/XX, devidamente preenchido com o nome do locador e locatário completo e legível, com o número do CPF abaixo do nome do locador, também assinado com assinatura semelhante ao que consta no contrato de locação; Observou-se que na cópia de cheque havia as anotações, serviu para..., com indicação clara do que pagou o cheque e que na cópia de cheque havia rubricas, visto, do setor financeiro, tesouraria, gerente, administrador; Observou-se que o total das vendas à vista no dia foi levado a depósito no Banco do Brasil, nesse caso pelo total para uma transparência junto ao conselho fiscal, sócios e acionistas da empresa; Somou as vendas à prazo pelo cartão no dia. Observou-se que pegou NFVC 600 na Papelaria Asa Sul Ltda. Pelo valor de R$50,00 e evitou aqueles papeis não fiscal, tipo: ordem de serviço com carimbo de recebemos, favor pagar no caixa, pedido com carimbo de recebemos, controle interno, isto porque todos estes documentos são administrativos do emitente e não serve para comprovação na empresa. A cópia de cheque 0500 do Banco do Brasil pelo valor de R$150.00, que serviu para cobrir o caixinha, nada era necessário anexar nele, mas continha nela a expressão - serviu para: cobertura do caixinha e que continha as rubricas dos setores corretos. 23

25 Documentos legais: NF, NFS, NFF, NFVC, Duplicata, Nota Promissória, Boleto, recibo, contrato. Figura 1. Um exemplo de Movimento Diário de Caixa do dia 01/08/20XX Data Histórico Recebimentos Pagamentos 01/08/XX Pg. Aluguel período de 01/07/XX a 31/07/XX 950,00 01/08/XX Emissão de cheque No.0499, B. Brasil 950,00 01/08/XX Vendas á Vista de hoje 2.800,00 01/08/XX Depósito em C/C B.Brasil das vendas de hoje 2.800,00 01/08/XX Vendas à Prazo pelo Cartão Visa 200,00 01/08/XX Cartões Visa a receber das vendas à prazo 200,00 01/08/XX Pg. título de fornecedor , Casabela Móveis Ltda 357,00 Débito em C/C B.Brasil, título de 01/08/XX fornecedor , Casabela 357,00 01/08/XX Pg. NFVC 600, Papelaria Asa Sul Ltda 13,00 01/08/XX Pg. IPTU/TLP, 1a. Parcela 20XX 47,00 01/08/XX Pg. Alimentação de funcionário, Rodrigo 120,00 01/08/XX Emissão de cheque No. 0500, B. Brasil, saque p/caixinha 180,00 SUBTOTAL 4.487, ,00 SALDO ANTERIOR 200,00 "xxxxxxxxxx" SALDO FINAL "xxxxxxxxx" 200,00 TOTAL 4.687, ,00 Juntamente com este papel Movimento Diário de Caixa, controle à parte o total a receber das vendas pelo cartão, bandeira por bandeira, e todo dia 30/31, em uma folha meio ofício, informe a contabilidade o total a receber nesse dia. * todas as informações, valores e datas são imaginários, somente para uma boa compreensão por parte do leitor. 2 - Cópia de Cheque Põe-se uma via do cheque sobre a cópia de cheque com um carbono no meio. 24

26 Preenche até a data e retira o cheque de sobre a cópia. O carbono guarda para fazer o preenchimento de outro cheque. O cheque, a cópia do cheque e o documento de despesa (NF, NFVC, NFF, NFS, etc.) prendem-se com um clipe e envia para o setor de pagamento. O setor de pagamento recolhe a assinatura no cheque, faz visto com rubrica na cópia de cheque, faz a devida verificação no documento de despesa e faz o pagamento. O setor de pagamento grampeia a cópia de cheque ao documento de despesa e envia ao responsável pelo controle de caixa. Figura 2. Um exemplo de feitio de cópia de cheque Cópia de cheque # 950,00# Novecnetos e cinqüenta reaisxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxx Benedito dos Santos Braslia,DF,01 agosto 20XX BANCO: CHEQUE No. SERVIU PARA: * todas as informações, valores e datas são imaginários, somente para uma boa compreensão por parte do leitor. 4 Documentos a serem enviados para a Contabilidade Enviar nessa ordem: Pela internet: CAT52 com o movimento de receitas do mês; O XML das entradas e saídas(fornecedores) do mês; O papel: Movimento diário de caixa. Ao Movimento diário de caixa, anexar: 1 - As receitas: -Os totalizadores Z diário; -As Notas Fiscais emitidas pela empresa; 2 As despesas, anexadas às cópias de cheques: 2.1 Fixas. -Aluguel e Condomínio; -Água, Luz e Telefone; 25

27 -O recibo de compra de Vale-Transporte; -Os recibos de entrega de VT aos empregados; -Honorário da Contabilidade; -Muitos outros De xérox dos impostos e contribuições: -DAS, PIS, COFINS, CSLL, IRPJ, ICMS, ISS, IRRF, GPS, FGTS, SINDICAL; -IPTU/TLP; 2.3 Variáveis: -Papelaria; -Xerox; -Correio; -Cartório; -Propaganda/Publicidade; -Jornais; -Café/Lanches -Água Mineral; -Aquisição de Bens (veículo, terreno, sala, loja); -Muitos outros... Obs.: os originas dos recibos de salários (verde), folha de pagamento (branca), avisos e recibos de férias e Termos de rescisões de contrato de trabalho, NÃO ENVIAR PARA A CONTABILIDADE, todos deverão ser arquivados em pastas próprias pela empresa para fins de comprovar pagamentos ao governo. É necessário arquivar em ordem, verificando se faltou documento, isto porque, em fiscalização de trabalho, todos são exigidos pela fiscalização. 2.4 Os títulos bancário, referente à compra de mercadorias a prazo. 3 O extrato bancário, mês cheio; 4 Passar para a contabilidade uma posição das vendas pelo cartão a receber com data de 30/31 do mês. A pergunta é: quanto que a empresa tem a receber no dia 30/31 de cada mês. * todas as informações, valores e datas são imaginários, somente para uma boa compreensão por parte do leitor. Esperamos que estas informações sejam de utilidade para os empresários Clientes da Abrinco WEB Contabilidade. Cordialmente 26