Gestão Documental e Governança da Informação - O Debate Necessário

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1 Gestão Documental e Governança da Informação - O Debate Necessário 11 de novembro de 2014 Auditório da Torre do Tombo PATROCINDADORES Apoio Patrocinadores Globais APDSI

2 Gestão por Processos de Negócio Conferência Gestão Documental e Governança da Informação 11 de Novembro de 2014

3 Agenda Enquadramento da Gestão de Processos Maturidade BPM em Portugal (estudo) Aplicação Prática - Gestão de um Processo - Ciclo de Vida do Processo - Interoperabilidade Tendências - Case Management - Process Mining

4 Enquadramento Gestão de Processos A gestão por processos de negócio (BPM). Engloba seis dimensões: a estratégia, a governação, os métodos, as tecnologias, as pessoas e a cultura, para identificar, desenhar, executar, monitorar, avaliar, e otimizar os processos de negócio, para atingir resultados consistentes e alinhados com objetivos da organização. Ciclo de Vida dos Processos Começa com a criação do processo, passa por todas as fases que o compõem, otimiza-as e termina quando o processo está concluído.

5 Indicadores de Maturidade BPM Observatory in Portugal 2013 UMinho and HU University of Applied Science Utrecht 42 questions, Six dimensions Invitation for survey sended: 300

6 Aplicação Prática

7 O Processo de Compra Identificação da necessidade Caderno de encargos Respostas dos fornecedores Análise propostas decisão contratar Contrato CICLO DE VIDA DO PROCESSO DE COMPRA Pagamento Aprovação Registo contabilístico Entrada do documento fatura Receção e registo do material Valor probatório

8 Processo de Compra Atores Envolvidos Requisitante Compras Compras Requisitante/ Administração Jurídica Compras Identificação da necessidade Caderno de encargos Respostas dos fornecedores Análise propostas decisão contratar Contrato CICLO DE VIDA DO PROCESSO DE COMPRA Pagamento Aprovação Registo contabilístico Entrada do documento fatura Receção e registo do material Financeira Requisitante Financeira Expediente Logística

9 Processo de Compra Sistemas Envolvidos Gestão documental Gestão documental Gestão documental Gestão de contratos Identificação da necessidade Caderno de encargos Respostas dos fornecedores Análise propostas decisão contratar Contrato CICLO DE VIDA DO PROCESSO DE COMPRA Pagamento Aprovação Registo contabilístico Entrada do documento fatura Receção e registo do material ERP Gestão documental ERP Gestão documental ERP

10 Integração da Informação Face a este cenário é fundamental otimizar o processo de integração dos dados entre os vários sistemas: Assegurar que a informação possa ser facilmente trocada e usada pelos diferentes sistemas; Garantir o entendimento e a preservação do contexto e significado da informação trocada; Possibilitar a coexistência de sistemas informáticos diferentes, sem forçar a conversão para um único formato. INTEROPERABILIDADE Técnica: Garantir a integração dos diferentes sistemas ao nível técnico, infraestruturas, das comunicações, do armazenamento e representação de dados. Ex: CMIS (Content Management Interoperability Services) possibilita a gestão de conteúdos entre diferentes plataformas através de protocolos web. Semântica: Facilitar a codificação, transmissão e uso da informação, entre os diversos intervenientes, assegurando o entendimento da informação, quer pelos próprios sistemas, quer pelos utilizadores. Ex: MEF 2.0 Macroestrutura Funcional, para elaboração de planos de classificação e de arquivo.

11 Tendências Case Management Criar um contexto integrado de pessoas, processos e informação, agregando todos os dados com acesso único a toda a informação. ERP Gestão documental Contratos Com base no exemplo, os utilizadores passam a ter um único ambiente com o qual interagem, e que incide essencialmente sobre os processos e não sobre as aplicações tecnológicas.

12 Tendências Process Mining A figura abaixo ilustra o que acontece por diversas vezes: tudo é preparado e previsto para funcionar de uma determinada forma, mas o que acontece na prática é que são encontradas outras formas nas quais os intervenientes se reveem mais. Esta é a situação que nos leva ao Process Mining, numa perspetiva de perceber como é que as várias pessoas fazem realmente no terreno e a partir dessa realidade identificar padrões que permitam inferir um modelo que ilustre o que está a acontecer de facto, face ao que possa ter sido previamente desenhado e modelado. Gartner Symposium ITxpo

13 António Monteiro

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