SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL - SPED

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1 SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL - SPED Luiza Helena Flores 1, Carla Cristina Ferreira de Miranda 2 1 Universidade do Vale do Paraíba/Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas e Comunicação, Av. Shishima Hifumi, 2911, Urbanova, São José dos Campos São Paulo, 2 Universidade do Vale do Paraíba/Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas e Comunicação, Av. Shishima Hifumi, 2911, Urbanova, São José dos Campos São Paulo, Resumo - Instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o Sistema Público de Escrituração Digital faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC ) e constitui-se em três grandes subprojetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e Nota Fiscal Eletrônica Ambiente Nacional, ocorrendo uma grande revolução no relacionamento entre contribuintes e fiscalização, uma vez que as informações fiscais das empresas, além de serem fornecidas com maior detalhamento, ficarão à disposição da administração tributária. Neste artigo de iniciação científica, analisamos como as empresas estão se adequando ao SPED e quais as mudanças que estão ocorrendo nas mesmas. Palavras-chave: Tecnologia da Informação. Contabilidade. SPED. Área do Conhecimento: Ciências Sociais Aplicadas. Introdução A área contábil está passando por várias mudanças, o processo de escrituração contábil, antes feito manualmente, foi substituído pelo mecânico e, logo em seguida, pelo eletrônico. Com o avanço da era digital, está surgindo o SPED Sistema Público de Escrituração Digital, que tem como finalidade a substituição dos livros contábeis e fiscais por livros de escrituração em versão digital. É possível encontrar artigos referentes a esse assunto e sites de órgãos públicos e outros sites relacionados com o projeto. O objetivo deste trabalho é mostrar quais as mudanças que estão ocorrendo a partir da implantação do SPED e como as empresas estão se adequando a esta nova realidade. Metodologia O artigo utiliza-se de pesquisa bibliográfica realizada em fontes primárias como: mídias virtuais presentes em sites de órgãos públicos, leis federais relacionadas com a escrituração contábil, fontes secundárias como: livros de teoria da contabilidade, contabilidade geral e sistema de informação contábil. A Contabilidade e o Sistema de Informação Segundo Franco (2008), a contabilidade é a ciência que estuda e pratica, controla e interpreta os fatos ocorridos no patrimônio das entidades, mediante o registro, a demonstração expositiva e a revelação desses fatos, com o fim de oferecer aos seus usuários informações sobre a composição do patrimônio, suas variações e o resultado econômico decorrente da gestão da riqueza econômica. Segundo Marion (2003, p 25), o usuário pode ser considerado como qualquer pessoa (física ou jurídica) que tenha interesse em conhecer dados, (normalmente fornecidos pela contabilidade) de uma entidade. O sistema de informação auxilia os usuários e as empresas a sanar um grande problema dos dias de hoje: a necessidade de informações internas e externas em um curto espaço de tempo. Essa necessidade surge das rápidas mudanças que ocorrem no mercado, auxiliando assim as tomadas de decisões. Desde a sua estruturação primária até a implementação dos sistemas de informação, seu objetivo maior sempre foi a disponibilização de informações que alicerçassem as tomadas de decisões. A Busca pela Evolução Breve Histórico Segundo Zanluca (Portal de Contabilidade), a história da contabilidade tem as seguintes divisões: - Contabilidade no mundo antigo: período que se inicia com as primeiras civilizações e vai até 1202 da Era Cristã, quando apareceu o Liber Abaci, de autoria de Leonardo Fibonaci, o Pisano. - Contabilidade do mundo medieval: período que vai de 1202 da Era Cristã até 1494, quando apareceu o Tratactus de Computis et Scripturis (Contabilidade por Partidas Dobradas) de Frei Luca Pacioli, publicado em 1494, enfatizando que a teoria contábil do débito e do crédito correspondem à teoria dos números positivos e 1

2 negativos, obra que contribuiu para inserir a contabilidade entre os ramos do conhecimento humano. - Contabilidade do mundo moderno: período que vai de 1494 até 1840, com o aparecimento da obra La Contabilità Applicatta alle Amministrazioni Private e Pubbliche, de autoria de Franscesco Villa, premiada pelo governo da Áustria. Obra marcante na história da Contabilidade. - Contabilidade do mundo científico: período que se inicia em 1840 e continua até os dias de hoje. O diagrama abaixo representa um resumo da evolução da Contabilidade no mundo cientifico. A CONTABILIDADE E SUA EVOLUÇÃO Livros feitos manualmente; Folhas soltas copiativas (Gelatina) Máquinas de escrever; Máquinas com cartões; Computadores (software e hardware) DIGITALIZAÇÃO DAS INFORMAÇÕES A Era Digital SPED De acordo com o art. 2º, instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o Sistema Público de Escrituração Digital SPED é um instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único computadorizado de informações. Seus objetivos são: - Promover a integração dos fiscos; - Padronizar e compartilhar as informações contábeis e fiscais; - Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias; - Estabelecer uma transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores; - Tornar mais célere (rápida) a identificação de ilícitos tributários; - Fiscalizar mais efetivamente as operações com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica; - Tornar rápido o acesso às informações. De acordo com o site da Receita Federal, o SPED é composto por três grandes subprojetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e a NF-e - Ambiente Nacional. Segundo Pinto (2007), em 2013, com a implementação completa da Nota Fiscal Eletrônica Federal, Estadual e Municipal, e a Escrituração Contábil Digital, a Fazenda terá o mais completo e imediato mecanismo de cruzamento de dados e autuação fiscal, sem precisar fazer qualquer visita à sede da empresa e checar os livros fiscais. Escrituração Contábil Digital Pode-se definir a Escrituração Contábil Digital (ECD), também conhecida como SPED Contábil, como a substituição dos livros da escrituração mercantil pelos seus equivalentes digitais. São previstas as seguintes formas de escrituração: - Diário Geral; - Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar); - Diário Auxiliar; - Razão Auxiliar; - Livro de Balancetes Diários e Balanços. O SPED Contábil, em princípio, se destina às empresas que são tributadas no lucro real e no regime diferenciado, conforme Instrução Normativa da Receita Federal nº 787 de 19 de novembro de 2007: Art. 3º - Ficam obrigadas a adotar a ECD, nos termos do art. 2º do Decreto nº 6.022, de 2007: I - em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, as sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº , de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real; (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009) II - em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, as demais sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real. (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009). Escrituração Fiscal Digital A Escrituração Fiscal Digital (EFD), também conhecido como SPED Fiscal, é um arquivo digital que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como, de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. Esse arquivo deverá ser assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente SPED. De acordo com a cláusula sétima do Convênio ICMS 143/06, esta estabelece que a escrituração 2

3 prevista na forma deste convênio substitui a escrituração e impressão dos seguintes livros: - Registro de Entradas; - Registro de Saídas; - Registro de Inventário; - Registro de Apuração do IPI; - Registro de Apuração do ICMS. Nota Fiscal Eletrônica NF-e Conforme o site da Receita Federal, a NF-e é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador. Segundo o Protocolo ICMS 10/07 e as suas alterações, empresas de vários ramos de atividades já estão obrigadas a utilizar a Nota Fiscal Eletrônica. O Protocolo ICMS 87/08, de 26/09/2008, alterou disposições do Protocolo ICMS 10/07, estabelecendo a obrigatoriedade, a partir de 01/09/2009, a mais de cinquenta atividades. Resultado O arquivamento de documentos sempre foi uma das maiores preocupações das empresas. De acordo com a legislação, é necessário guardar os documentos contendo a movimentação da empresa por, no mínimo, 5 (cinco) anos. Empresas muito grandes e com várias filiais requer um número maior de documentos, o que traz dificuldade em relação ao espaço físico e a organização. Em relação à implantação do SPED, o Jornal Gazeta Mercantil (25/09/2008) publicou sobre a redução que ocorre no espaço de arquivamento das obrigações acessórias, que consumia cerca de 300 metros quadrados por Estado. Abaixo segue uma comparação na mudança de arquivamento dos documentos contábeis: Método 1 Forma de registro 2 Guarda dos registros Livros Contábeis - Papel Dado no meio digital Impressão para o papel e encadernação Livros Contábeis Digital Dado no meio digital Gera arquivo eletrônico 3 Reconhecimento pelo responsável 4 Arquivamento na Junta 5- Arquivamento dos relatórios contábeis na empresa Assinatura dos relatórios impressos no papel pelo empresário e contabilista Registro na Junta Arquivo morto Assinatura com certificação digital do empresário e do contabilista Registro com certificado digital na Junta Arquivo Digital Eletrônico Figura 1: Comparação na mudança de arquivamento dos documentos contábeis Entre os benefícios resultantes da adoção do SPED estão os aspectos como simplificação, padronização e segurança dos processos, com destaque para a qualidade da documentação digital. Dentre as vantagens, de um lado o governo, que aumenta a eficiência da fiscalização e do uso de recursos, e de outro, as empresas, que têm um ganho em termos de organização, otimização de processos internos e agilidade de comunicação, outro aspecto positivo está ligado à transparência do processo, o que torna a concorrência mais leal, beneficiando as empresas que cumprem com as responsabilidades fiscais e tributárias. Discussão Com o SPED, as empresas estão uniformizando as informações que prestam aos fiscos Federais, Estaduais e Municipais, mediante a padronização e racionalização das informações e do acesso compartilhado à escrituração digital de contribuintes por pessoas legalmente autorizadas. No entanto, muitas são as empresas que encontram dificuldades para se adaptar ao SPED, que tem como objetivo final acolher, por meio de um único aplicativo eletrônico, tanto a nota fiscal quanto os livros fiscais que, integrados à contabilidade, se prestam para consolidar em tempo real todas as informações, e enviar de forma eletrônica os arquivos para o fisco. No dia 16 de abril de 2009, o contador Nivaldo Cleto autenticou o primeiro livro do Estado de São Paulo na JUCESP (Junta do Estado de São Paulo) feito com o procedimento digital SPED, o livro autenticado é o livro diário. Em sua palestra, disponível no site do You Tube, Nivaldo Cleto explica como foi todo o processo para fazer 3

4 o SPED até a entrega, salientando a agilidade no processo, a responsabilidade do contador para entender e se adaptar a essa mudança, maior transparência nas informações contábeis e maior acesso por parte da fiscalização às informações contábeis. O SPED e a utilização da tecnologia digital irão provocar um impacto muito bom na classe contábil, pois se trata de uma maneira bem mais fácil de trabalhar. O SPED Contábil traz uma modernidade que possibilita os empresários dedicar-se essencialmente ao seu negócio, sem perder tempo com burocracia e com a utilização de papel. As empresas que iniciaram a implantação do SPED sentem as mudanças. A mudança imediata é a redução de custos com a dispensa de emissão e armazenamento de documentos em papel. Perceberam com isso que o SPED veio para agilizar as informações e deixar o processo mais transparente. Conclusão Concluímos que a área contábil está sentindo muito as mudanças decorrentes da era digital. Essas mudanças estão sendo percebidas principalmente com o arquivamento de documentos, simplificação e segurança do sistema. Comum a toda mudança, encontramos as dificuldades de adaptação, as quais ocorrem com maior nitidez nas empresas que legalmente não estão corretas. Os empresários e as empresas de contabilidade estão buscando informações sobre essa nova ferramenta e estão treinando seus funcionários. Quando todo o processo estiver implantado, as autoridades tributárias terão um maior controle na arrecadação tributária, diminuindo a sonegação e a carga tributária no país. Referências BRASIL, Deliberação CVM nº 29, de 05 de fevereiro de < 29.doc>. Acesso em 23 mai. BRASIL, Lei 2.354/54, e Lei 9.249/95, de 29 de novembro de Altera a legislação do imposto sobre a Renda, e dá outras providências. <http://www.fiscosoft.com.br/indexsearch.php?pid =557>. Acesso em 23 mai. BRASIL, Norma Brasileira de Contabilidade NBC T 2.2. <http://www.portaldecontabilidade.com.br/nbc/t22. htm>. Acesso em 04 abr.2009 BOMPAN, Fernanda. Usiminas e Sadia estão ajustadas ao sistema. Gazeta Mercantil, São Paulo, 25 set <http://www.mastersaf.com.br/forumsped/pdfs/gaz eta-materia-sped-03.pdf>. Acesso em 21 fev. BUZZATA, José Claudio. Escrituração e Certificação Digital. In: Seminário de Assuntos Contábeis, Porto Alegre. < cao_buzatta.pdf>. Acesso em 23 mai. CLETO, Nivaldo. SPED Contábil, Livro Diário Digital, Escrituração Contábil Digital ECD. São Paulo, <http://www.youtube.com/watch?v=h1-ki_c17jy>. Acesso em 23 mai. COSTA, Ana Paula Paulino. SPED, um caminho sem volta. Revista Exame, ed. 944, p jun. Ed. Abril. Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de <http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/dec retos/2007/dec6022.htm> Acesso em 23 ago. FILHO, Julio Maito. Revista Brasileira de Contabilidade RBC. p. 11, mar/abr FRANCO, Hilário. Contabilidade. Santa Catarina, out em <http://jdcampos.com.br/portal/html/noticia/contabil idadade> Acesso em 25 ago. IBGC - Instituto Brasileiro de Governança Corporativa. <http://www.ibgc.org.br/secao.aspx?codsecao=1 7>. Acesso em 06 jul. Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de <http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/ins/ 2007/in htm. Acesso em 23 ago. IUDÍCIBUS, Sergio, Contabilidade Introdutória. 9. ed. São Paulo: Atlas, NASCIMENTO, Janice Aparecida do. Nota Fiscal Eletrônica: Uma tecnologia da informação como instrumento da Contabilidade Tributária, <http://www.webartigos.com/ articles/ 9835/1/nota-fiscal-eletronica-uma-tecnolo gia-da-informacao- coomo-instrumento-da-contabi 4

5 lidade-tributaria/pagina1.html> Acesso em 23 ago. OLIVEIRA, Edson. Contabilidade Informatizada: teoria e prática. 2. ed. São Paulo: Atlas, PINTO, Fabiana Lopes. Nota Fiscal Eletrônica e SPED no Brasil. São Paulo, <http://www.comercioelectronico.pt/semanace2007 /images/aad_conf_sp1_02_flpinto.pdf.> Acesso em 07 fev. Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica. <http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/assuntoagru pado1.aspx#sc01> Acesso em 23 ago. Revista: REVISTA BRASILEIRA DE CONTABILIDADE RBC SÁ, Antonio Lopes, Fundamentos da Contabilidade Geral. Curitiba: Juruá SPED Sistema Público de Escrituração Digital. <http://www1.receita.fazenda.gov.br/sobre-o-pro jeto/apresentacao.htm> - 23 ago. ZANLUCA, Júlio César. A História da Contabilidade. < portaldecontabilidade.com.br/tematicas/historia.ht m>. Acesso em 23 mai. 5

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