Instituto Serzedello Corrêa EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE. Unidade 1 Operações Iniciais com os Dados. Aula 1 Importação dos Dados

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1 Instituto Serzedello Corrêa EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE Unidade 1 Operações Iniciais com os Dados Aula 1 Importação dos Dados

2 Permite-se a reprodução desta publicação, em parte ou no todo, sem alteração do conteúdo, desde que citada a fonte e sem fins comerciais. Copyright 2012, Tribunal de Contas de União <www.tcu.gov.br> RESPONSABILIDADE PELO CONTEÚDO Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa 2ª Diretoria de Desenvolvimento de Competências Serviço de Planejamento e Projetos Educacionais SUPERVISÃO Pedro Koshino CONTEUDISTA Helbert de Sousa Arruda TRATAMENTO PEDAGÓGICO Flávio Sposto Pompeo RESPONSABILIDADE EDITORIAL Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa Centro de Documentação Editora do TCU PROJETO GRÁFICO Ismael Soares Miguel Paulo Prudêncio Soares Brandão Filho Vivian Campelo Fernandes DIAGRAMAÇÃO Vanessa Vieira Brasil. Tribunal de Contas da União. Excel Avançado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da União ; conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Brasília : TCU, Instituto Serzedello Corrêa, p. : il. Conteúdo: Unidade 1: Operações iniciais com os dados. Aula 1: Importação dos dados. Curso realizado no período de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente Virtual de Educação Corporativa do Tribunal de Contas da União. 1. Importação de dados. 2. Normalização de dados. 3. Manipulação de dados. 4. Análise de dados. I. Título. Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

3 Aula 1 Importação dos Dados Quais os principais tipos de dados aceitos pelo Excel? Como proceder à importação dos dados? Como navegar nos dados e selecioná-los? Como copiar e movimentar os dados pela planilha? Iniciamos nossos estudos pelas operações iniciais, abordando a respeito dos dados. Esta apresentação inicial faz-se necessária, pois um conjunto de dados, seja digitado ou importado, requer procedimentos adequados fazendo com que o processo de manipulação torne o trabalho mais fácil e direto. Para facilitar o estudo, esta aula está organizada da seguinte forma: Aula 1 Importação dos Dados 3 Introdução 4 1. Tipos de dados 5 2. Importação de dados 9 3. Navegação pela planilha Seleção de intervalos Cópia e movimentação de dados 20 Síntese 24 Referências bibliográficas 25 Ao final desta aula, esperamos que você tenha condições de: conhecer quais os tipos de dados aceitos pelo Excel; executar os procedimentos de importação de dados; saber navegar pela planilha e selecionar as suas células; copiar e movimentar os dados pela planilha. Pronto para começar? Então, vamos! Unidade 1 - Aula 1 - Importação dos Dados [ 3 ]

4 Introdução A versão do Microsoft Excel 2003 já foi um importante produto, segundo a opinião da maioria dos especialistas. Já o Microsoft Excel 2007, por sua vez, eleva o padrão deste programa a um novo nível. Essa versão atualiza as tarefas comuns de planilhas e aprimora sensivelmente a potencialidade e a flexibilidade do programa. Quer seja uma tarefa simples, quer complexa, o Microsoft Excel 2007 derruba as barreiras entre a suposição e os dados. A primeira surpresa dos usuários ao abrir o Microsoft Excel 2007 é a ausência das barras de menus e de ferramentas, visto que foram substituídas pela Faixa de Opções. O programa possui uma nova interface orientada a resultados, novos recursos de fórmulas e um meio muito mais rápido para criar gráficos. Os botões que aparecem automaticamente na planilha ajudam o usuário com tarefas, como a verificação de erros em fórmulas, as opções de correção automática, colagem, preenchimento automático e inserção. Com um clique em um botão, pode-se escolher opções relacionadas à sua tarefa sem sair da planilha ou das células em que está trabalhando. A nova interface de utilizador orientada para os resultados facilita o trabalho no Microsoft Excel Os comandos e as funcionalidades até aqui escondidos em complexos menus e barras de ferramentas são agora fáceis de encontrar em separadores orientados por tarefas com grupos lógicos de comandos e funcionalidades. Muitas caixas de diálogo foram substituídas por galerias de lista pendente com as opções disponíveis e sugestões descritivas ou foi disponibilizada pré-visualização de exemplos que o ajuda a escolher a opção certa. O programa apresenta as ferramentas mais adequadas para concretizar a tarefa, seja qual for a atividade a ser executada na nova interface, como formatar ou analisar dados, por exemplo. O Microsoft Excel 2007, que daqui por diante será chamado apenas de Excel 2007, possui várias guias, grupos e comandos para realizar cada uma dessas tarefas. [ 4 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

5 1. Tipos de dados Por meio do Excel 2007, é possível trabalhar com três formatos de dados nas planilhas. São eles: Valores Constantes: um valor constante é um tipo de dado digitado diretamente na célula; sendo que pode estar em formato de número, incluindo datas, horas, moedas, porcentagens, frações, notação científica ou em formato de texto. Os valores são constantes e não podem ser alterados a menos que a célula seja selecionada e seus dados editados. Exemplos: 43, Código, 29/12/2011, 8:43 etc. Fórmulas: uma fórmula é uma sequência de valores, referências de célula, nomes ou operadores que produzam um novo valor a partir dos valores existentes. As fórmulas sempre começam com um sinal de igual (=). O valor resultante de uma fórmula altera-se quando outros valores relacionados da planilha são modificados. Exemplos: =A1+A2, =C4*10%, =D3/G5 etc. Funções: as funções seguem a mesma linha de trabalho das fórmulas com a diferença de que estas possuem nomes predefinidos e seus respectivos parâmetros, fazendo com que determinadas operações sejam executadas de maneira simples e direta. Exemplos: =SOMA(A1:A5); =HOJE(); =MÉDIA(B3:G7) etc. No Excel 2007, pode-se inserir três tipos básicos de constantes: número, data e hora, e texto: Número Para digitar um número como valor constante, selecione uma célula e digite o número. Os números podem incluir caracteres numéricos (de 0 a 9) e qualquer um dos caracteres especiais como, por exemplo, sinal de mais, de menos, parênteses, vírgula, barra, cifrão e sinal de porcentagem. Se uma entrada consistir em qualquer caractere diferente dos caracteres especiais apresentados, o Excel 2007 interpretará como texto. Um exemplo de entrada válida em uma célula seria rua dos Milagres nº 173, CR 170. Pode-se incluir pontos nos números e vírgula, como em ,00; Unidade 1 - Aula 1 - Importação dos Dados [ 5 ]

6 uma vírgula numa entrada numérica indica um valor decimal; os sinais de adição digitados antes dos números são ignorados; coloque um sinal de subtração antes dos números negativos ou coloque-os entre parênteses. Ao criar uma nova planilha, todas as células utilizarão o formato de número Geral. Sempre que possível, o Excel 2007 atribui automaticamente o formato de número correto para a sua entrada. Por exemplo, quando se digita um número com o R$ antes ou um sinal de porcentagem após, o programa altera automaticamente o formato da célula de Geral para Monetário ou Porcentagem. Os números digitados são alinhados automaticamente pela direita da célula e para incluir um número numa fórmula, basta digitá-lo após a inserção do sinal de igual. Nas fórmulas, não se pode usar parênteses para indicar números negativos, pontos para separar milhares e nem cifrões ($) antes dos números. Se for digitado um sinal de porcentagem (%) depois de um número, o Excel 2007 irá interpretá-lo como operador de porcentagem e armazená-lo-á como parte da fórmula. O operador de porcentagem atuará sobre o número anterior quando a fórmula for calculada. Texto Um texto se compõe de letras ou qualquer combinação de números e letras. Qualquer conjunto de caracteres digitados em uma célula que não for interpretado pelo Excel 2007 como número, fórmula, data, hora, valor lógico ou valor de erro será interpretado como texto. Quando o texto é digitado, os caracteres são alinhados automaticamente à esquerda na célula. Para digitar um texto, selecione uma célula e digite-o. Uma célula aceita até caracteres e pode-se inclusive formatar os caracteres individualmente dentro de uma célula. Data e Hora O Excel 2007 utiliza o relógio de 12 horas, para isso basta digitar am ou pm, por exemplo, 3:00 PM. Pode-se também digitar as letras a ou p em vez de am ou pm ; deixando um espaço entre a hora e a letra, a menos que queira digitar am ou pm, assim, o Excel 2007 exibe a hora utilizando o relógio de 24 horas, por exemplo, 15:00. [ 6 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

7 É possível digitar data e hora na mesma célula, bastando para isso, inserir um espaço entre elas, lembrando que, para digitar datas, usa-se a barra (/) ou o hífen (-). Embora possam ser exibidas datas e horas em diversos formatos padrão, o Excel 2007 armazena todas as datas como números seriais e todas as horas como frações decimais. Sendo datas e horas tratadas como números, elas podem ser adicionadas, subtraídas e incluídas em outros cálculos. As datas e horas podem ser vistas como formato de números seriais ou como frações decimais utilizando-se o recurso de formatação de números. Não se pode digitar números em formato de data ou de hora diretamente numa fórmula, pois seria preciso inserir a data e a hora em formato de texto, entre aspas, assim, serão convertidas no número correspondente quando calcular a fórmula. Veja o exemplo de uma operação com datas a seguir: a fórmula = 12/5/11-5/3/11 no formato DD/MM/AA apresentaria como resultado 68. Exercício: Módulo01_Aula01_Exe01 Atenção! 1. Abra o programa Excel 2007; 2. altere a largura da coluna B para 18,00 (observe o valor sendo alterado na caixa de informação de largura); 3. na célula B2 digite o valor 387, pressione ENTER e observe que o conteúdo foi alinhado automaticamente para a direita da célula; 4. na célula B3 digite o texto TCU, pressione ENTER e observe que o conteúdo foi alinhado automaticamente para a esquerda da célula; Unidade 1 - Aula 1 - Importação dos Dados [ 7 ]

8 5. na célula B4 digite o valor R$ 456. Após pressionar a tecla ENTER, volte com a seta do teclado para a célula B4 e note que o conteúdo foi automaticamente formatado como Moeda (esta informação é exibida no grupo Número presente na guia Início); 6. na célula B5 digite a data 15/09/2011, pressione ENTER e observe que o conteúdo foi alinhado automaticamente para a direita da célula (significando que é possível realizar operações matemáticas com as datas); 7. na célula B6 digite o valor 45, pressione ENTER e na célula B7 digite a fórmula =B5+B6. Observe que a resposta inserida na célula B7 é a data 30/10/2011, ou seja, somou-se 45 dias à data inicial presente na célula B5; 8. na célula B8 digite a hora 10:37, na célula B9 digite a hora 8:52 e na célula B10 digite a fórmula =B8-B9. Observe que surge o valor 01:45 significando que essa é a diferença de tempo entre as horas digitadas; 9. vá até a célula C2 e digite o valor (83), dentro dos parênteses mesmo, pressione ENTER e observe que o valor é alterado automaticamente para -83; 10. na célula C3 digite a fórmula =2^3-5+3*4*10%/2 e tente identificar a sequência dos cálculos e porque o resultado desta expressão resultou 3, ao final, salve o arquivo com o nome Mod01_Aula01_Exe01. xlsx na sua pasta Meus Documentos e feche o Excel [ 8 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

9 2. Importação de dados O Excel 2007 permite importar dados de um arquivo texto para uma planilha. Esse procedimento pode ser efetivado mediante a utilização do comando Abrir ou pelo Assistente de Importação que examina o arquivo original o qual cederá os dados a serem importados e auxiliará na escolha da forma mais adequada ao resultado pretendido. Existem três formatos de arquivo de texto usados com mais frequência em importações para planilhas do Excel São eles: arquivos de texto com largura fixa (.txt), nos quais o caractere TAB (código de caractere ASCII 009) geralmente separa cada campo de texto; arquivos de texto (.txt) com delimitadores que separam os campos, podendo apresentar-se com caracteres diferentes, como: ponto e vírgula, barra, traço etc; arquivos de texto com valores separados por vírgulas (.csv), nos quais o caractere vírgula (,) geralmente separa cada campo de texto. E de acordo com o site de suporte da Microsoft referente ao Excel 2007, os outros formatos aceitos são os seguintes: No momento em que Excel FORMATO EXTENSÃO DESCRIÇÃO Pasta de trabalho do Excel Pasta de trabalho do Excel (código) Pasta de Trabalho Binária do Excel.xlsx.xlsm.xlsb O formato de arquivo padrão com base em XML do Office Excel 2007 não pode armazenar o código de macro do Microsoft VBA (Visual Basic for Applications) ou planilhas de macro do Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm). O formato de arquivo do Office Excel 2007, baseado em XML e habilitado por macro, armazena código de macro VBA ou planilhas de macro do Excel 4.0 (.xlm). O formato de arquivo binário do Office Excel 2007 (BIFF12) executa a operação de abertura de um arquivo (.csv), ele utiliza as configurações atuais de formato de dados padrão para interpretar como importar cada coluna de dados. Se quisermos ter mais flexibilidade na conversão destas colunas em diferentes formatos de dados, é recomendável utilizar o Assistente de Importação de Texto. Modelo.xltx O formato de arquivo padrão do Office Excel 2007 para um modelo do Excel não pode armazenar código de macro VBA ou planilhas de macro do Excel 4.0 (.xlm). Unidade 1 - Aula 1 - Importação dos Dados [ 9 ]

10 Modelo (código).xltm O formato de arquivo padrão do Office Excel 2007 habilitado por macro para um modelo do Excel armazena código de macro VBA ou planilhas de macro do Excel 4.0 (.xlm). Pasta de Trabalho do Excel 97- Excel 2003.xls O formato de arquivo binário do Excel 97 - Excel 2003 (BIFF8). Modelo do Excel 97- Excel 2003.xlt O formato de arquivo binário do Excel 97 - Excel 2003 (BIFF8) para um modelo do Excel. Pasta de trabalho do Microsoft Excel 5.0/95.xls O formato de arquivo binário do Excel 5.0/95 (BIFF5). XML Spreadsheet 2003.xml Formato de arquivo do XML Spreadsheet 2003 (XMLSS). XML Data.xml Formato do XML Data. Suplementos do Excel.xlam O suplemento do Office Excel 2007 baseado em XML e habilitado por macro, um programa de suplemento que é projetado para executar código adicional, fornece suporte ao uso de projetos VBA e de planilhas de macro do Excel 4.0 (.xlm). Suplemento do Excel xla O Suplemento do Excel , um programa complementar que foi projetado para executar código adicional, oferece suporte para o uso de projetos do VBA. Pasta de Trabalho do Excel 4.0.xlw Um formato de arquivo do Excel 4.0 que salva apenas planilhas, planilhas de gráfico e planilhas de macro. Você pode abrir uma pasta de trabalho nesse formato de arquivo no Office Excel 2007, mas não pode salvar um arquivo do Excel nesse formato de arquivo. [ 10 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

11 Exercício: Módulo01_Aula01_Exe02 1. Abra o programa Excel 2007; 2. posicionado na célula A1 da Plan1, selecione a guia Dados, em seguida, no grupo Obter Dados Externos, escolha o botão De Texto; 3. aponte para a sua pasta Meus Documentos e escolha o arquivo Entidades_MDS.csv; 4. clique no botão Importar; O Excel 2007 abre automaticamente o Assistente de Importação de Texto (Etapa 1 de 3). Nesta primeira tela, é possível escolher o formato de origem do arquivo.csv (Delimitado ou Largura Fixa), a linha inicial de importação e a origem do arquivo. Unidade 1 - Aula 1 - Importação dos Dados [ 11 ]

12 5. em nosso caso, apenas clique no botão Avançar, pois as configurações padrão desta primeira etapa satisfazem as nossas necessidades; 6. wna tela da etapa 2, altere o delimitador de Tabulação para Vírgula. As demais opções não necessitam de alteração; [ 12 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

13 7. em seguida clique novamente no botão Avançar; Nesta etapa 3, é possível definir o formato de cada coluna de dados do arquivo importado clicando em cada uma delas e escolhendo o respectivo formato. Pode também ignorar a importação de uma coluna específica e definir/alterar os caracteres de formatação de valores como ponto para milhares e vírgula para decimais, por meio do botão Avançado. 8. ao final clique no botão Concluir; Para finalizar a operação, escolha a posição inicial em que os dados do arquivo (.csv) serão descarregados. Unidade 1 - Aula 1 - Importação dos Dados [ 13 ]

14 9. aceite a célula A1 como início da área de importação dos dados e clique no botão OK; Pronto! Os dados do arquivo (.csv) foram importados para uma planilha do Excel 2007 utilizando-se o Assistente de Importação de Texto. Para finalizar, basta salvar o arquivo no formato Excel 2007, ou seja, na extensão (.xlsx). 10. clique no Botão Office, escolha a opção Salvar e em seguida aponte para a pasta Meus Documentos e dê o nome Mod01_ Aula01_Exe02.xlsx. [ 14 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

15 3. Navegação pela planilha Ao trabalhar com uma planilha eletrônica que possua uma quantidade considerável de dados, sempre é necessário nos movimentarmos para um determinado local de forma rápida. O Excel 2007 permite movimentar-se pela planilha de várias maneiras diferentes por intermédio de técnicas que incluem o teclado e o mouse, bem como botões presentes na tela. Essas técnicas devem ser abordadas pelo simples fato de que as planilhas, quando pequenas, tendem a crescer gradativamente, ou seja, à medida que as planilhas vão sendo aprimoradas, elas crescem e assim surge a necessidade de uma movimentação mais rápida entre os vários pontos. Observe a tabela abaixo com as principais técnicas de movimentação pela planilha: TECLA(S) Setas de direção do teclado CTRL + Seta de direção do teclado HOME END AÇÃO DE MOVIMENTAÇÃO Move o cursor uma célula acima, abaixo, à esquerda ou à direita, conforme a seta de direção pressionada. Move o cursor para as extremidades da planilha ativa, ou seja, para um dos quatro cantos da planilha conforme a seta de direção pressionada em conjunto com a tecla CTRL. Move o cursor para o início da linha atual. Tecla END, seguida de uma tecla de direção qualquer, tem o mesmo efeito que a combinação das teclas CTRL + seta de direção apresentada acima. CTRL + HOME Move o cursor para a célula A1. CTRL + END PGDN PGUP CTRL + PGDN CTRL + PGUP F5 Move o cursor para a extremidade inferior direita da planilha ativa. Move uma tela para baixo. Move uma tela para cima. Move para a próxima planilha. Move para a planilha anterior. Abre a caixa de Ir Para, permitindo que o usuário digite o endereço específico da célula a qual deseja deslocar-se. Unidade 1 - Aula 1 - Importação dos Dados [ 15 ]

16 Exercício: Módulo01_Aula01_Exe03 Atenção! Agora vamos aprender a utilizar algumas técnicas de navegação na planilha de dados importada no exercício anterior. 1. Caso o programa Excel 2007 não esteja aberto, abra-o; 2. abra o arquivo Mod01_Aula01_Exe02.xlsx (caso não esteja aberto); 3. observe que você é posicionado inicialmente na célula A1; 4. pressione CTRL + seta para direita. Observe que o cursor é deslocado para a última coluna, ou seja, para a célula H1; 5. agora pressione CTRL + seta para baixo. Observe que o cursor é deslocado para a última linha desta coluna, ou seja, para a célula H71; 6. para voltar à célula A1, pressione as teclas CTRL + HOME; 7. para deslocar-se para a outra extremidade da planilha ativa diretamente, ou seja, para a última linha e a última coluna, basta pressionar as teclas CTRL + END; 8. pressionando somente a tecla HOME, o cursor é deslocado para a primeira coluna preservando a linha atual; 9. pressione a tecla PGDN sucessivas vezes para pular para as próximas telas da planilha; 10. pressionando a tecla PGUP várias vezes, o cursor desloca-se no sentido contrário, ou seja, pula para as telas anteriores; 11. pressione CTRL + HOME para retornar à célula A1; 12. pressione CTRL + PGDN e observe que você foi deslocado para a Plan2 (fazendo isso seguidas vezes, o Excel pula sempre para a próxima planilha até atingir a última); 13. pressione CTRL + UP para retornar uma planilha de cada vez; 14. pressione a tecla de função F5; [ 16 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

17 15. na caixa Ir Para, digite a referência FT37498, pressione ENTER e observe que o cursor é deslocado para esta célula; 16. pressione CTRL + HOME para retornar à célula A1 e salve o arquivo. 4. Seleção de intervalos Uma seleção consiste de itens destacados, que na tela serão afetados pelo próximo comando ou ação. Uma seleção de planilha pode ser um intervalo de célula, um objeto, um conjunto de planilhas, caracteres da barra de fórmulas etc. Existem dois tipos de seleção de células em uma planilha: Intervalo adjacente: é uma seleção sequencial, em que todas as células do intervalo selecionado encontram-se interligadas, seja por linha, coluna ou ambas. Intervalo não-adjacente: é uma seleção múltipla de células ou intervalos de células que não estão interligados uns aos outros. Após selecionar um intervalo adjacente ou não-adjacente, poderá ser usada a tecla TAB para mover a célula ativa dentro da seleção Para selecionar um conjunto de células em uma planilha com o mouse, use as ações apresentadas na tabela a seguir: Unidade 1 - Aula 1 - Importação dos Dados [ 17 ]

18 SELEÇÃO Uma única célula Um intervalo adjacente Uma linha ou uma coluna inteira Múltiplas linhas ou colunas em sequência Uma planilha inteira Um intervalo nãoadjacente PROCEDIMENTO Pressione o botão do mouse sobre a célula desejada. Arraste o mouse para as células desejadas, em qualquer sentido. Pressione o botão do mouse sobre o cabeçalho da linha ou da coluna. Arraste para os cabeçalhos das linhas ou das colunas. Pressione o botão do mouse sobre o retângulo cinza que fica à esquerda do cabeçalho da coluna A e acima do cabeçalho da linha 1. Arraste o mouse criando a primeira seleção e em seguida mantenha pressionada a tecla CTRL conforme for arrastando para as outras seleções. Exercício: Módulo01_Aula01_Exe04 Atenção! Vamos aprender a utilizar algumas técnicas de seleção de células com o mouse na planilha de dados importada no exercício Caso o programa Excel 2007 não esteja aberto, abra-o; 2. abra o arquivo Mod01_Aula01_Exe02.xlsx (caso não esteja aberto); 3. observe que você é posicionado inicialmente na célula A1; 4. clique no título da coluna D para selecionar toda esta coluna; 5. agora clique no título da linha 7 para selecionar toda a linha (observe que a seleção anterior é perdida); 6. clique no título da coluna B e arraste até o da coluna E para selecionar todas estas colunas; 7. pressione as teclas CTRL + HOME para deslocar o cursor até a célula A1 e desativar a seleção atual; 8. clique no retângulo cinza que fica à esquerda do cabeçalho da coluna A e acima do cabeçalho da linha 1 para selecionar toda a planilha; [ 18 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

19 9. pressione novamente as teclas CTRL + HOME desativar a seleção atual e deslocar o cursor para a célula A1; 10. aponte o mouse para a célula B4 e arraste até a célula B10. Agora mantenha a tecla CTRL pressionada, aponte o mouse para a célula E13 e arraste até a célula F19. Observe que os dois intervalos são selecionados simultaneamente; 11. clique em qualquer célula com o mouse para desativar as seleções; 12. agora treine as demais seleções apresentadas na tabela anterior. O Excel 2007 permite selecionar também um conjunto de células pelo teclado, facilitando assim a vida de quem não trabalha com o mouse ou dos que preferem selecionar células pelo teclado. A tabela a seguir exibe algumas das formas disponíveis de seleção pelo teclado: PARA Estender a seleção Estender a seleção em um intervalo Estender a seleção até o início da linha Estender a seleção até o fim da linha Selecionar linha inteira Selecionar coluna inteira Selecionar intervalo nãoadjacente Selecionar um intervalo específico Selecionar planilhas Selecionar o intervalo de uma planilha ativa SHIFT + setas de direção. PRESSIONE CTRL + SHIFT + setas de direção. SHIFT + HOME. SHIFT + END. SHIFT + Barra de espaço. CRTL + Barra de espaço. SHIFT + F8 ao final de cada intervalo selecionado. F5 e em seguida digitar o endereço do intervalo. Em sequência: tecla SHIFT pressionada e clique na aba da última planilha desejada. Alternadas: tecla CTRL pressionada e clique nas abas das demais planilhas. CTRL + T (se o cursor estiver fora da planilha ativa, o pressionamento das teclas selecionará a planilha inteira, incluindo as células em branco fora desta área). Unidade 1 - Aula 1 - Importação dos Dados [ 19 ]

20 Exercício: Módulo01_Aula01_Exe05 Agora vamos aprender a utilizar algumas técnicas de seleção de células com o teclado na planilha de dados importada no exercício Abra o arquivo Mod01_Aula01_Exe02.xlsx (caso não esteja aberto); 2. estando posicionado na célula A1, mantenha a tecla SHIFT pressionada enquanto aperta e solta a tecla de seta para baixo várias vezes até que a seleção atinja a célula A8; 3. ainda com a tecla SHIFT pressionada, agora aperte e solte várias vezes a tecla de seta para a direita até que a seleção atinja a célula D8; 4. desfaça a seleção e leve o cursor até a célula E5, pressione simultaneamente as teclas CTRL + Barra de Espaço e observe que toda a coluna E foi selecionada; 5. desfaça a seleção, mantenha o cursor em qualquer célula que possua conteúdo, ao final pressione simultaneamente as teclas CTRL + T e observe que toda a área da planilha ativa foi selecionada, deixando sem seleção todas as células fora desta área (para ver este resultado, recorra às barras de rolagem horizontal ou vertical até que a planilhas se desloque até as células vazias); 6. para desfazer a seleção e se deslocar para a célula A1, pressione simultaneamente as teclas CTRL + HOME; 7. agora treine as demais seleções apresentadas na tabela anterior. 5. Cópia e movimentação de dados Eventualmente, são inseridas informações em locais errados na planilha, para corrigir este tipo de problema não é necessário apagar a informação e redigitá-la no local correto, basta mover a informação ou o conjunto para o devido local. A diferença básica entre este recurso dos aplicativos do Windows e do Excel 2007 é se for movimentada ou copiada uma informação de uma [ 20 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

21 célula que seja uma fórmula, não serão colados os mesmos resultados da seleção anterior e sim o resultado dos novos elementos com que a fórmula se relaciona. Veja o exemplo abaixo: Nas respectivas células, encontram-se as seguintes informações: A1 = 3 B1 = 4 C1 = A fórmula =A1+B1 que resulta 7. Se for copiada a fórmula que está em C1 para a célula C2 e que existam os valores nas células abaixo, a fórmula terá o seguinte efeito: A2 = 5 B2 = 8 C2 = A fórmula será alterada para =A2+B2 resultando 13. Para copiar uma informação utilizando o realçado, posicione o ponteiro do mouse no canto inferior direito da borda do realçado até que este ponteiro se torne um sinal de mais (+) escuro e então arraste (pode-se também dar um duplo clique) a seleção no sentido desejado. Para ter uma melhor ideia sobre este processo, observe a figura a seguir: Os botões Copiar e Colar, presentes no grupo Área de Transferência, da guia Início, também podem ser utilizados para realizar esta operação. Já a operação de movimentação é bastante simples. As células ou seleção que contenham as informações a serem movidas devem ser previamente selecionadas e logo após executa-se o processo de arraste. Para executar esta operação, o mouse deve transformar-se em uma seta assim que for posicionado sobre a borda da seleção ou da célula. Unidade 1 - Aula 1 - Importação dos Dados [ 21 ]

22 Os botões Recortar e Colar, presentes no grupo Área de Transferência, da guia Início, também podem ser utilizados para realizar esta operação. A movimentação pode ser considerada uma das maiores vantagens existentes no Excel 2007, pois como há um relacionamento de células por meio de fórmulas, estas não perdem a referência ao serem movidas para outra parte da planilha. Foi tomado o devido cuidado por parte da Microsoft para que essa operação não se tornasse um caos durante a preparação de planilhas. Exercício: Módulo01_Aula01_Exe06 Agora vamos aprender a utilizar algumas técnicas de seleção de células com o teclado na planilha de dados importada no exercício Abra o arquivo Mod01_Aula01_Exe06.xlsx que se encontra na pasta Meus Documentos de seu computador; 2. coloque o cursor na célula F2, digite a seguinte fórmula: =E2*25% e pressione ENTER (usamos como cálculo neste exemplo, que o valor da contrapartida em relação ao valor do convênio seja de 25%); 3. volte à célula F2 e aponte o mouse na alça de cópia e clique duas vezes (pode-se também obter a cópia arrastando até a célula F16); Observe que o Excel 2007 preencheu todas as células abaixo com a mesma fórmula mantendo as respectivas referências. [ 22 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

23 4. desloque o cursor até a célula G2 e digite a fórmula =E2- F2 para obter a diferença entre os valores do convênio e da contrapartida; 5. execute o mesmo procedimento anterior para copiar as fórmulas até a célula G16; 6. vá até a célula I2 e digite a fórmula =E2-H2, em seguida copie esta fórmula para as demais linhas da mesma maneira que foi executado nos itens acima. A planilha agora está completa. Acesse o botão Office e selecione a opção Salvar para guardar essas novas modificações realizadas no arquivo. Unidade 1 - Aula 1 - Importação dos Dados [ 23 ]

24 Síntese Nesta aula, conhecemos os tipos de dados aceitos pelo Excel 2007 bem como os formatos de arquivos que podem ser importados para suas planilhas. Percebemos que após serem importados, esses dados apresentam-se de maneira tal nas planilhas que forçam os seus usuários a utilizarem técnicas que facilitem sua manipulação. Também estudamos que o Excel 2007 possui a execução dos recursos de recortar, copiar e colar, tanto por intermédio dos botões tradicionais, como também por ações executadas pelo mouse. [ 24 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

25 Referências bibliográficas Microsoft. Novidades no Microsoft Office Excel Novidades na versão Disponível em: <http://office.microsoft.com/pt-pt/getstarted-with-2007/novidades-no-microsoft-office-excel-2007-ha aspx>. Acesso em 19 de fevereiro de Microsoft. Serviço de Suporte ao Excel Importando dados. Disponível em: <http://office.microsoft.com/pt-br/excel-help/importarou-exportar-arquivos-de-texto-hp aspx>. Acesso em 20 de fevereiro de Microsoft. Serviço de Suporte ao Excel Importar ou exportar arquivos de texto. Disponível em: <http://office.microsoft.com/pt-br/ excel-help/importar-ou-exportar-arquivos-de-texto-hp aspx>. Acesso em 21 de fevereiro de Unidade 1 - Aula 1 - Importação dos Dados [ 25 ]

26 Instituto Serzedello Corrêa EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE Unidade 1 Operações Iniciais com os Dados Aula 2 Ajustes dos Dados

27 Permite-se a reprodução desta publicação, em parte ou no todo, sem alteração do conteúdo, desde que citada a fonte e sem fins comerciais. Copyright 2012, Tribunal de Contas de União <www.tcu.gov.br> RESPONSABILIDADE PELO CONTEÚDO Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa 2ª Diretoria de Desenvolvimento de Competências Serviço de Planejamento e Projetos Educacionais SUPERVISÃO Pedro Koshino CONTEUDISTA Helbert de Sousa Arruda TRATAMENTO PEDAGÓGICO Flávio Sposto Pompeo RESPONSABILIDADE EDITORIAL Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa Centro de Documentação Editora do TCU PROJETO GRÁFICO Ismael Soares Miguel Paulo Prudêncio Soares Brandão Filho Vivian Campelo Fernandes DIAGRAMAÇÃO Vanessa Vieira Brasil. Tribunal de Contas da União. Excel Avançado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da União ; conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Brasília : TCU, Instituto Serzedello Corrêa, p. : il. Conteúdo: Unidade 1: Operações iniciais com os dados. Aula 2: Ajustes dos dados. Curso realizado no período de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente Virtual de Educação Corporativa do Tribunal de Contas da União. 1. Importação de dados. 2. Normalização de dados. 3. Manipulação de dados. 4. Análise de dados. I. Título. Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

28 Aula 2 Ajuste dos Dados Qual a utilidade da colagem especial? Como dividir as planilhas em painéis? Como trabalhar com grupos de planilhas? Quais as opções de classificação das células? Iniciamos nossos estudos pelas operações iniciais com os dados. Esta apresentação inicial faz-se necessária, pois um conjunto de dados, seja digitado ou importado, requer procedimentos adequados fazendo com que o processo de manipulação torne o trabalho mais fácil e direto. Para facilitar o estudo, esta aula está organizada da seguinte forma: Aula 2 Ajuste dos Dados 3 1. Colagem especial 4 2. Divisão e congelamento de painéis Múltiplas planilhas Classificação de dados 17 Síntese 22 Referências bibliográficas 23 Ao final desta aula, esperamos que você tenha condições de: conhecer a utilidade da opção de colagem especial; saber como dividir uma planilha grande em painéis; trabalhar com dados em diversas planilhas; executar o processo de classificação do conteúdo das células. Pronto para começar? Então, vamos! Unidade 1 - Aula 2 - Ajuste dos Dados [ 3 ]

29 1. Colagem especial Um dos recursos mais utilizados atualmente pelos programas de computador é o de Copiar, Recortar e Colar. Estes três comandos permitem que os usuários economizem tempo em suas tarefas, realizando, com extrema facilidade, operações de cópia e movimentação de elementos. Copiar Colar (ou CTRL+C e CTRL+V): permite que determinados elementos sejam copiados de um local de origem para um destino qualquer. Recortar Colar (ou CTRL+X e CTRL+V): já essa combinação permite que elementos sejam movidos de um local (origem) para outro (destino) de maneira rápida e direta. A combinação desses comandos executam inúmeras tarefas que facilitam a integração de determinados aplicativos. No Excel 2007, bem como em outros programas, existe um comando denominado Colar Especial que permite dar mais praticidade às operações de edição. No Excel 2007, selecionamos uma ou mais células que se deseja utilizar e em seguida copiamos o conteúdo para a área de transferência. Ao final, deve-se clicar na parte inferior do botão Colar, presente no grupo Área de Transferência da guia Início, em seguida na opção Colar Especial ou por meio do atalho de teclado, CTRL + ALT + V. Isto fará com que a caixa de diálogo Colar Especial seja apresentada na tela. [ 4 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

30 As opções existentes no grupo Colar são: OPÇÃO AÇÃO Tudo Fórmulas Valores Formatos Comentários Validação Todos usando tema de origem Tudo, exceto bordas Larguras e colunas Fórmulas e formatos de número Valores e formatos de número Cola todo o conteúdo utilizando a mesma formatação. Cola somente a fórmula utilizada no trecho copiado. Cola apenas os valores. Cola apenas a formatação do trecho copiado. Cola os comentários anexados à célula. Cola as regras de validação das células copiadas. Cola todo o conteúdo com a formatação e o tema de origem. Cola todo o conteúdo com exceção das bordas. Cola as larguras ou intervalos entre as colunas. Cola somente as fórmulas e a formatação dos números. Cola os valores e a formatação dos números. Unidade 1 - Aula 2 - Ajuste dos Dados [ 5 ]

31 As opções existentes no grupo Operação são: OPÇÃO AÇÃO Nenhum Adicionar Subtrair Multiplicar Dividir Cola a opção sem efetuar qualquer operação. Adiciona os valores copiados aos das células de destino. Subtrai os valores de destino das células copiadas. Multiplica os valores copiados com os de destino. Divide os valores da área de colagem pelo copiados. Na parte inferior da caixa de diálogo Colar Especial ainda se encontram as seguintes opções de colagem: A opção Ignorar em Branco, presente na caixa de diálogo Colar Especial, evita a substituição de células sem nenhum dado da área de colagem; para transportar os valores das colunas para as linhas e viceversa há a opção Transpor; por intermédio da opção Colar Vínculo, o Excel 2007 também permite fazer com que os dados colados mantenham uma interligação com as células copiadas em tempo real para que estas sejam atualizadas. Vamos exercitar um pouco? Vamos lá! Exercício: Módulo01_Aula02_Exe01 1. Abra o programa Excel 2007; 2. abra o arquivo Mod01_Aula02_Exe01.xlsx presente na pasta Meus Documentos do seu computador; 3. na célula E18 digite o valor 2 e pressione ENTER; 4. volte à célula E18 e pressione as teclas CTRL + C para copiar o conteúdo; 5. faça uma seleção das células E2 até E16; [ 6 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

32 6. agora acesse a opção Colar Especial presente no grupo Área de Transferência da guia Início; 7. Selecione a opção Multiplicação e clique no botão OK. Observe que os valores do intervalo E2:E16 foram multiplicados por 2. Agora vamos diminuir em ,00 todos os valores deste mesmo intervalo, utilizando agora a operação Subtração. 8. Substitua o valor 2, na célula E18, pelo valor 35000; 9. após a troca do valor, posicionado na célula E18, pressione as teclas CTRL + C; 10. agora selecione o intervalo E2:E16; 11. acesse novamente o recurso Colar Especial, escolha a operação Subtração e clique em OK. Unidade 1 - Aula 2 - Ajuste dos Dados [ 7 ]

33 Observe que todos os valores do intervalo E2:E16 foram subtraídos em , apague o conteúdo da célula E18; Agora copiaremos o conteúdo de algumas células que possuem fórmulas e transformaremos em valores fixos, desvinculando-se assim das células de origem. 13. Selecione o intervalo G2:G16 (intervalo esse que possui apenas fórmulas); 14. pressione as teclas CTRL + C para copiar o conteúdo para a área de transferência; 15. agora clique na célula I2 e, em seguida, pressione simultaneamente as teclas CTRL + ALT + V para abrir a caixa de diálogo Colar Especial; [ 8 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

34 16. selecione a opção Valores e clique no botão OK; 17. clique em qualquer uma das células coladas e observe que o valor não é mais resultante de uma fórmula e sim um valor fixo; Agora vamos executar uma transposição de dados de uma linha para uma coluna. 18. Selecione o intervalo A1:G1; 19. pressione as teclas CTRL + C e em seguida clique na célula B18; 20. agora acesse a opção Colar Especial presente no grupo Área de Transferência da guia Início; 21. selecione a opção Transpor e observe que os dados copiados em linha foram transportados para coluna; 22. salve o arquivo. É possível tanto transpor dados de linha para coluna como de coluna para linha, bastando para isso escolher o mesmo comando Transpor, presente na caixa de diálogo Colar Especial. Unidade 1 - Aula 2 - Ajuste dos Dados [ 9 ]

35 2. Divisão e congelamento de painéis Uma planilha pode ser dividida em até quatro painéis e podem ser congeladas tanto linhas como colunas simultaneamente. Em uma planilha grande e complexa, com inúmeras células preenchidas com dados, às vezes, navegar por sua área torna-se um enorme desafio. E de fato, quando uma planilha é rolada para baixo, os rótulos de coluna e linha não permanecem visíveis, fazendo com que a referência correta dos dados torne-se um problema. Para este inconveniente, o Excel 2007 possui dois recursos que auxiliam os usuários na navegação pela planilha e no relacionamento vertical e horizontal dos dados. São eles: Dividir painéis: permite a divisão da planilha em quadros (painéis) com movimentações independentes, facilitando a visualização simultânea de partes distintas da planilha. Podemos, por exemplo, visualizar a linha 15 e a linha ao mesmo tempo na tela. Congelar painéis: ao usarmos o comando de congelamento de painéis do Excel 2007, torna-se possível fazer com que linhas e colunas específicas permaneçam visíveis enquanto rolamos pela planilha. Exercício: Módulo01_Aula02_Exe02 Atenção! 1. Abra o programa Excel 2007; 2. faça a importação do arquivo Entidades_MDS(pipe).txt, presente na pasta Meus Documentos, utilizando com opção de delimitadores o símbolo Pipe ( ), conhecido com barra vertical; 3. após a importação dos dados do arquivo (.txt), coloque o cursor na célula C17, acesse a guia Exibição e clique na opção Dividir, presente no grupo Janela; [ 10 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

36 4. observe que a planilha foi dividida em quatro painéis a partir da posição do cursor; 5. a posição das divisões destes painéis pode ser alterada simplesmente apontando o mouse na linha ou coluna divisória do painel e arrastando para cima, para baixo, esquerda ou direita; Estes painéis possuem movimentos independentes, permitindo que o usuário clique em qualquer um deles e movimente o cursor com o teclado para qualquer direção e assim conseguindo visualizar partes da planilha que antes se encontravam distantes. Assim, 6. clique em qualquer um dos painéis e tente executar movimentações para uma determinada direção e observe o resultado; 7. para excluir dois dos painéis, clique duas vezes na linha divisória (vertical ou horizontal) e assim permanecerão visíveis somente dois painéis (ainda com movimentações independentes); 8. clique novamente no botão Dividir para retornar à forma tradicional de apresentação da planilha, ou seja, sem a exibição dos painéis. Outro recurso de visualização de planilhas e o congelamento de painéis. Vamos executá-lo! 9. Clique na célula B2, na guia Exibição escolha o botão Congelar Painéis, em seguida escolha a opção Congelar Painéis; Unidade 1 - Aula 2 - Ajuste dos Dados [ 11 ]

37 10. isto faz com que a coluna à esquerda e a linha acima do cursor fiquem fixas (é possível ver uma linha fina escura demarcando esta área fixa); 11. agora role a tela da planilha tentando ultrapassar o limite inferior e o direito e observe que as linhas congeladas não acompanham o deslocamento imposto; 12. para desativar o congelamento destes painéis, basta clicar novamente na opção Congelar Painéis e selecionar a opção Descongelar Painéis; 13. pode-se também congelar apenas a linha acima ou a coluna à esquerda da posição do cursor. Para isto existe uma opção para cada situação; 14. salve o arquivo na pasta Meus Documentos com o nome Mod01_Aula02_Exe02.xlsx. [ 12 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

38 3. Múltiplas planilhas As pastas de trabalho proporcionam um meio de organizar muitas planilhas em um mesmo arquivo. Uma pasta de trabalho é uma coleção de várias páginas de planilha que possuem o mesmo número de colunas e linhas que a primeira e, opcionalmente, pode-se criar planilhas exclusivas para gráfico. Cada página de planilha é uma grade formada por colunas e linhas distribuídas na tela de maneira tal que o usuário possa relacionar, horizontal e verticalmente, informações Cada pasta de trabalho é gravada como se fosse um arquivo, sendo que, o nome de arquivo padrão para a primeira pasta de trabalho é Pasta1. Há três utilizações principais para fazer uso da pasta de trabalho: dividir uma planilha grande em partes menores, ou seja, em páginas separadas; reunir dados relacionados logicamente no mesmo arquivo; consolidar planilhas de formato semelhante em um mesmo arquivo. Divisão de Planilha Se estiver trabalhando com uma planilha que possua uma grande quantidade de dados no Excel 2007, pode-se tornar o trabalho muito mais fácil se a planilha for dividida em partes separadas em cada página da pasta de trabalho. Para chegar a uma página específica, deve-se clicar na aba de página (isso se torna mais fácil do que movimentar-se entre as diversas partes de uma única planilha de tamanho maior), que fica na parte inferior da tela. E também, quando se escreve uma fórmula que faz referência às células de outra página, o nome da página aparece na fórmula, ficando fácil perceber que está sendo realizada uma referência. Reunião de Dados Relacionados Em vez de gravar um orçamento, um cronograma, um inventário de estoque ou outras informações correlatas em diferentes arquivos do disco, pode-se transformá-los em páginas separadas da mesma pasta de trabalho. Com isso só será necessário lembrar o nome de um arquivo e não de vários. Unidade 1 - Aula 2 - Ajuste dos Dados [ 13 ]

39 Consolidação de Dados Se estiver trabalhando com dados que seguem certo gabarito ou apresentação, as pastas de trabalho proporcionam maneiras eficientes de digitar e formatar os dados, agrupando as páginas antes de digitar informações padrões para títulos de colunas ou, antes de realizar mudanças de formato, acelerando assim o seu trabalho. No Excel 2007, cada planilha tem as configurações independentes, ou seja, os ajustes de formatação, configuração de impressão são definidos para cada planilha dentro da pasta de trabalho. Isso tem as suas vantagens ao permitir que o usuário defina separadamente todas as alterações e ajustes feitos em uma determinada planilha sem que afete o padrão de outra planilha que não necessariamente requeira das mesmas configurações e formatos. Exercício: Módulo01_Aula02_Exe03 Agora vamos aprender a trabalhar com um grupo de planilhas. 1. Caso o programa Excel 2007 não esteja aberto, abra-o; 2. clique no ícone de inserção de nova planilha (presente após a aba Plan3). Assim é criada a planilha Plan4; 3. clique duas vezes na aba da Plan1 (isto faz escurecer sua identificação) e digite o termo Janeiro; 4. faça o mesmo com as demais planilhas, fazendo com que elas sejam renomeadas para Fevereiro, Março e Total, respectivamente; 5. clique com o botão da direita do mouse sobre a aba Total, escolha a opção Mover ou Copiar, na caixa de diálogo que surge, na área Antes da Planilha, escolha a opção (mover para o final) e por fim, ative a caixa de verificação Criar uma Cópia e clique em OK; [ 14 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

40 6. observe que a planilha Total foi duplicada e sua cópia recebeu o nome de Total(2), pois o Excel 2007 não aceita planilhas com o mesmo nome; 7. para eliminar esta cópia, clique com o botão da direita do mouse sobre a aba Total(2), escolha a opção Excluir; Como assim? O Excel 2007 não pede confirmação? Não se preocupe, pois apesar de ter eliminado a planilha, o Excel 2007 inteligentemente sabe que a planilha encontrava-se vazia, mas isso não acontece com planilhas que tenham dados. A confirmação de exclusão é apresentada. Veja a seguir: Unidade 1 - Aula 2 - Ajuste dos Dados [ 15 ]

41 Para colorir as abas das planilhas (ou grupos de planilhas) façamos o seguinte: 8. clique na aba Janeiro, mantenha pressionada a tecla SHIFT e em seguida dê um clique na aba Março; 9. observe que as três planilhas agora ficaram com as abas na cor branca, significando que fazem parte de um grupo; 10. clique com o botão da direita do mouse sobre a aba Janeiro e escolha a opção Cor da Guia e escolha a cor laranja; 11. clique na aba Total para desfazer o grupo e observe que as planilhas dos meses ficaram com a cor laranja; Por último, para mover uma planilha: 12. aponte para a aba Total e arraste-a para a esquerda da aba Janeiro e ao final solte o botão do mouse. Pronto, a planilha mudou de posição. 13. as planilhas podem ainda ser ocultadas ou reexibidas mediante o clique na opção correspondente no menu das planilhas; 14. feche o arquivo sem salvar. [ 16 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

42 4. Classificação de dados Utilizando o Excel 2007 é possível colocar uma lista de nomes de pessoas em ordem alfabética, organizar uma lista de níveis de categoria de produtos do mais alto para o mais baixo ou até mesmo organizar linhas por cores ou ícones. A classificação de dados permite uma melhor visualização dos dados e também compreendê-los de modo mais rápido e melhor, efetuar uma organização, bem como localizar dados desejados de maneira mais clara. Podemos classificar dados por texto (crescente ou descrescentemente), números (dos menores valores para os maiores ou vice-versa) e datas e horas (ordem cronológica) em uma ou mais colunas. É possivel também classificar dados por uma determinada lista ou por formato, incluindo a cor da célula, a cor da fonte ou o conjunto de ícones. IMPORTANTE Apesar de a maioria das operações de classificação serem executadas por coluna, o Excel 2007 também aceita que essas sejam executadas por linhas. Dependendo de qual a célula esteja selecionada atualmente, o menu de classificação adapta-se ao conteúdo: Célula com Texto: classificação alfabética dos dados (Classificar de A a Z ou de Z a A). Unidade 1 - Aula 2 - Ajuste dos Dados [ 17 ]

43 Célula com Número: classificação numérica dos dados (Classificar do Menor para o Maior e do Maior para o Menor). Célula com Data/Hora: classificação cronológica dos dados (Classificar do Mais Antigo para o Mais Novo e do Mais Novo para o Mais Antigo). Caso o usuário tenha formatado um intervalo de células com cor da célula ou cor de texto, de forma manual ou por intermédio do recurso de Formatação Condicional, este poderá classificar o intervalo pelas cores utilizadas, bem como por um conjunto de ícones que o Excel 2007 disponibiliza para análise de dados. [ 18 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

44 A seguir, realizaremos um exercício que permitirá utilizar estes recursos de classificação de dados na planilha. Exercício: Módulo01_Aula02_Exe04 Vamos aprender a utilizar alguns recursos de classificação de dados em uma planilha específica. Atenção! 1. Caso o programa Excel 2007 não esteja aberto, abra-o; 2. abra o arquivo Classificacao.xlsx presente na sua pasta Meus Documentos; 3. clique na célula C2, em seguida escolha a opção Classificação de A a Z presente no botão Classificar e Filtrar da guia Início; 4. observe que a planilha foi classificada crescentemente pela coluna C e todos os outros dados (das outras colunas) acompanharam esta classificação; Vamos agora classificar decrescentemente dados de uma planilha em que o conteúdo da coluna sejam datas. 5. Clique em qualquer célula pertencente à coluna F (Data de Protocolo); 6. selecione o botão Classificar e Filtrar e, em seguida, escolha a opção Classificar do Mais Novo para o Mais Antigo; 7. observe que agora a planilha foi classificada cronologicamente de forma decrescente; Unidade 1 - Aula 2 - Ajuste dos Dados [ 19 ]

45 E quando a classificação desejada não é alfabética, cronológica ou numérica? Podemos realizar uma classificação pela formatação da planilha? A resposta é Sim. Vamos realizá-la! 8. Observe que, propositalmente, a planilha possui na coluna E (Processo), os textos das células formatados em cores diferentes; 9. clique então em qualquer célula desta coluna, clique no botão Classificar e Agrupar e escolha a opção Personalizar Classificação; 10. na caixa Coluna escolha a coluna Processo, na caixa Classificar Em selecione a opção Cor da Fonte e na caixa Ordem escolha a cor vermelha (Na parte superior); 11. clique no botão Adicionar Nível e nele, escolha as mesmas opções acima, porém a cor verde; 12. agora adicione um novo nível e para ele escolha também as mesmas opções, porém a cor azul; [ 20 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

46 13. ao final clique em OK; 14. observe que dessa vez a classificação acompanhou não o conteúdo das células e sim a formatação delas, ou seja, primeiramente as células que estão em vermelho, em seguidas as, em verde e por último as, em azul; 15. salve o arquivo. Desafio: E agora, como podemos classificar a planilha crescentemente pelos números dos processos (coluna E) dentro de cada grupo de cores? Tente realizar esta tarefa. Unidade 1 - Aula 2 - Ajuste dos Dados [ 21 ]

47 Síntese Nesta aula, conhecemos o recurso de colagem especial que permite agilizar determinadas tarefas nas planilhas, fornecendo métodos que auxiliem na cópia de elementos, sejam eles na mesma planilha ou em outra qualquer. Também executamos os recursos de divisão e congelamento de painéis que trazem um desempenho maior na hora de verificar dados em planilhas de tamanhos consideráveis. Por último, vimos que o Excel 2007 fornece recursos para se trabalhar com múltiplas planilhas e, também, permite executar procedimentos diversos de classificação de dados. [ 22 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

48 Referências bibliográficas Express Training. Dicas para trabalhar com grupo de planilhas. Disponível em: <http://expresstraining.com.br/index.php?page=article&id=314>. Acesso em 24 de fevereiro de Microsoft. Serviço de Suporte ao Excel Importar ou exportar arquivos de texto. Disponível em: <http://office.microsoft.com/ pt-br/excel-help/classificar-dados-em-um-intervalo-ou-tabela- HP aspx?CTT=3>. Acesso em 23 de fevereiro de Tecmundo. Descubra e aprenda tudo sobre tecnologia. Disponível em: <http://www.tecmundo.com.br/789-excel-colagem-especial-aprenda-ausar.htm>. Acesso em 23 de fevereiro de Unidade 1 - Aula 2 - Ajuste dos Dados [ 23 ]

49 Instituto Serzedello Corrêa EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE Unidade 2 Normalização dos Dados Aula 1 Operações com Funções

50 Permite-se a reprodução desta publicação, em parte ou no todo, sem alteração do conteúdo, desde que citada a fonte e sem fins comerciais. Copyright 2012, Tribunal de Contas de União <www.tcu.gov.br> RESPONSABILIDADE PELO CONTEÚDO Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa 2ª Diretoria de Desenvolvimento de Competências Serviço de Planejamento e Projetos Educacionais SUPERVISÃO Pedro Koshino CONTEUDISTA Helbert de Sousa Arruda TRATAMENTO PEDAGÓGICO Flávio Sposto Pompeo RESPONSABILIDADE EDITORIAL Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa Centro de Documentação Editora do TCU PROJETO GRÁFICO Ismael Soares Miguel Paulo Prudêncio Soares Brandão Filho Vivian Campelo Fernandes DIAGRAMAÇÃO Vanessa Vieira Brasil. Tribunal de Contas da União. Excel Avançado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da União ; conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Brasília : TCU, Instituto Serzedello Corrêa, p. : il. Conteúdo: Unidade 2: Normalização dos dados. Aula 1: Operações com funções. Curso realizado no período de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente Virtual de Educação Corporativa do Tribunal de Contas da União. 1. Importação de dados. 2. Normalização de dados. 3. Manipulação de dados. 4. Análise de dados. I. Título. Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

51 Aula 1 Operações com funções Para que servem as funções? Como é a sintaxe das funções? Como utilizar funções de ajuste de números e textos? Qual a utilidade das operações Localizar/Substituir? Iniciamos nossos estudos pela apresentação das características básicas das funções do Excel 2007 e a demonstração de algumas delas. Para complementar este estudo, mostraremos como utilizar de maneira eficaz os recursos de localização e substituição de dados na planilha por meio dos comandos próprios para esta tarefa. Para facilitar o estudo, esta aula está organizada da seguinte forma: Aula 1 Operações com funções 3 1. Utilização de funções 4 2. Funções de ajuste de números 7 3. Funções de manipulação de texto 9 4. Localizar e substituir dados 13 Síntese 18 Referências bibliográficas 19 Ao final desta aula, esperamos que você tenha condições de: conhecer a sintaxe e as características das funções; conhecer e utilizar algumas funções de ajustes de números; conhecer e utilizar algumas funções de manipulação de texto; executar o processo de localização e substituição automática de dados na planilha. Pronto para começar? Então, vamos! Unidade 2 - Aula 1 - Operações com Funções [ 3 ]

52 1. Utilização de funções Uma função é uma fórmula especial predefinida, que toma um valor ou valores, executa uma operação e produz um valor ou valores. As funções podem ser usadas isoladamente ou como bloco de construção de outras fórmulas. O uso de funções simplifica e reproduz as fórmulas em planilhas, especialmente aquelas que realizam cálculos extensos e complexos. Por exemplo, em vez de digitar a fórmula =A1+A2+A3+A4, pode-se usar uma função para calcular o intervalo entre as células A1 e A4. As funções predefinidas de planilhas do Excel 2007 servem para executar cálculos padronizados de planilha. Os valores fornecidos a uma função para executar operações são denominados argumentos da função, os valores que a função produz são chamados de resultados e a sequência de caracteres utilizados denomina-se sintaxe, sendo que todas as funções possuem a mesma sintaxe básica. Sintaxe: =NomeDaFunção(Argumentos) Nome Da Função: cada função do Excel possui um nome específico, podendo ser digitado em letras maiúsculas ou minúsculas. Argumentos: os argumentos das funções são os dados inseridos para serem trabalhados pela função. Estes argumentos podem ser números, datas, textos, fórmulas, células, intervalos etc. As funções estão divididas nas seguintes categorias: CATEGORIA DESCRIÇÃO Cubo Banco de Dados Engenharia Financeiras Possui funções que manipulam dados de procedimentos armazenados em banco de dados existente. Possui funções que auxiliam na manipulação de dados de uma base existente na planilha, permitindo realizar análises em registros, tais como média, desvio padrão e outros. Possui funções que realizam conversões e cálculos com números decimais, hexadecimais e logaritmos. Possui funções que manipulam taxas, valores de depreciação, pagamento e outras funções similares à calculadora científica e financeira. [ 4 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

53 Informação Possui funções que manipulam e retornam expressões de informações referentes aos dados manipulados em uma ou mais células, como tipo de erro, conteúdo e tipo de célula. Lógicas Possui funções que retornam valores lógicos ou booleanos (verdadeiro/falso) e outros tipos. Procura e Referência Possui funções que permitem pesquisar dados e referências em um conjunto de células ou listas. Matemáticas e Trigonométricas Possui funções que permitem arredondar valores exibidos em cálculos, seno e cossenos e cálculo raiz quadrada. Estatísticas Possui funções que permitem realizar análise de dados, como médias, desvios, variância, etc. Texto Data e Hora Possui funções que permitem manipular células com conteúdo de texto, tais como procurar a substituição de dados por outro e conversões para maiúsculas, minúsculas e valores. Possui funções que manipulam datas e horas, realizando conversões e localização de ano, mês, dia da semana e minutos. Suplemento e Automação Possui funções que visam atualizar vínculos, bibliotecas e procedimentos de consulta a banco de dados. O Excel 2007 possui um recurso conhecido como Assistente de Função. Este recurso permite que seja localizada e inserida uma função selecionada na caixa de diálogo Inserir Função que aparece assim que é selecionado o botão. Nesta caixa, são listadas todas as funções do Excel 2007 com os respectivos argumentos, exemplos, categorias, sintaxes, etc. Para acessar este recurso, basta clicar sobre o botão Inserir Função, presente na guia Fórmula. Desta maneira, surge na tela a caixa de diálogo chamada Inserir Função, como é apresentada na figura a seguir: Unidade 2 - Aula 1 - Operações com Funções [ 5 ]

54 Selecione uma categoria: permite a seleção de subconjuntos das funções disponíveis conforme a tabela exibida anteriormente. Se for selecionada a categoria Todas nesta caixa, todas as funções disponíveis serão listadas e se for selecionada qualquer outra categoria, apenas as funções que pertençam a ela serão listadas. Selecione uma função: lista todas as funções predefinidas e personalizadas disponíveis na categoria selecionada e também as funções de macro predefinidas e personalizadas se uma folha de macro estiver ativa. Vamos conhecer na prática o uso de algumas funções básicas e o uso do Assistente!? Vamos lá! Exercício: Módulo02_Aula01_Exe01 1. Abra o programa Excel 2007; 2. importe o arquivo Convenios_Funcoes(csv).csv para um novo arquivo a partir da célula A1; [ 6 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

55 3. coloque o cursor na célula F22 e digite a função =SOMA(F2:F21) para obter o somatório de toda a coluna F; 4. coloque o cursor na célula F23 e digite a função =MÉDIA(F2:F21) para obter a média aritmética dos dados da coluna F; 5. respectivamente, digite nas células F24 e F25, digite as funções =MÍNIMO(F2:F21) e =MÁXIMO(F2:F21) para obter o menor e maior presente no intervalo; 6. para saber a quantidade de elementos presente no intervalo, digite a função =CONT.VALORES(F2:F21) na célula F26; 7. na célula D22 digite a função =HOJE() para inserir a data do computador na respectiva célula; 8. na célula D23 digite a função =AGORA(). Esta função insere além da data do computador também a hora; Essas são algumas das funções básicas existentes no Excel Ao longo das demais aulas, iremos verificar outras funções com aplicações específicas. 9. Salve o arquivo com o nome Mod02_Aula01_Exe01.xlsx na sua pasta Meus Documentos. 2. Funções de ajuste de números O Excel 2007 possui algumas funções que têm como objetivo o ajuste de números inseridos como conteúdos de células. Conhecer estas funções torna-se interessante, pois os dados numéricos importados de outros formatos de arquivos precisam eventualmente ser adaptados ao contexto atual de uma determinada planilha. As funções de ajuste de números são =ABS() Esta função retorna o valor absoluto de um número. O valor absoluto de um número é o próprio número sem o respectivo sinal. Sintaxe: =ABS(número) =ARRED() Unidade 2 - Aula 1 - Operações com Funções [ 7 ]

56 Esta função tem como objetivo arredondar um determinado número até uma quantidade especificada de dígitos. Sintaxe: =ARRED(número; número_dígitos) =INT() Esta função executa a extração da parte inteira de um número fracionário qualquer. Sintaxe: =INT(número_fracionário) =TRUNCAR() Esta função trunca um número para um inteiro removendo a parte fracionária de um número. Sintaxe: =TRUNCAR(número_fracionário; núm_dígitos) Agora, vamos conhecer na prática o uso dessas funções acima? Vamos lá! Exercício: Módulo02_Aula01_Exe02 Atenção! 1. Abra o programa Excel 2007; 2. na célula B2 digite o valor 20 e na célula B3 digite o valor 30; 3. na célula B4 digite a fórmula =B2-B3. Observe que o resultado é -10; Quando o sinal negativo não houver importância para o resultado do cálculo, ou seja, quando este puder ser desprezado, você deverá usar a função =ABS() para esta tarefa. Vamos então utilizá-la! 4. Posicione o cursor na célula B4 novamente, pressione a tecla F2 para editar a fórmula e altere-a para =ABS(B2-B3) e observe que o resultado não mais apresenta o sinal negativo; 5. digite o valor 345, na célula C2; 6. na célula C3 digite a função =ARRED(C2;4) e observe que o resultado desta expressão retornou o valor 345,3275, pois foi [ 8 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

57 requisitado o arredondamento na quarta casa decimal e, como o valor da quinta casa decimal é 6, o valor foi arredondado para cima; 7. altere o valor digitado na célula C2 na quinta casa decimal para 4, ou seja, o valor agora ficará 345,327448; Observe que o valor obtido pela função (célula C3) preservou a quarta casa decimal, ou seja, ficou em 345,3274. Isso significa que valores de 0 a 4 a função preserva-o e de 5 a 9 a função arredonda-o para cima. 8. Na célula C4 digite a função =INT(C2) para que o Excel 2007 assuma como resultado apenas a parte inteira do valor, desprezando toda a parte decimal; 9. deixe a célula C2 novamente com o valor 345,327468; 10. digite, na célula D3, a função =TRUNCAR(C2;4) e observe que esta função apenas corta o número na posição indicada não levando em consideração o número posterior; 11. comparando as funções ARRED e TRUNCAR, a primeira retorna o valor 345,3275 e a segunda 345,3274; 12. assim verificamos o funcionamento de algumas funções de ajuste de números; 13. salve o arquivo com o nome Mod02_Aula01_Exe02.xlsx na pasta Meus Documentos. 3. Funções de manipulação de texto O Excel 2007 possui também algumas funções que permitem o ajuste e manipulação de conteúdos em formato texto. Dessa maneira, torna-se possível tratar células que possuam texto, aplicando-se recursos de conversão de letra, extração de partes do texto etc. As funções de ajustes e manipulação de textos são =TEXTO() Esta função permite converter um valor para texto em um formato de número específico. Unidade 2 - Aula 1 - Operações com Funções [ 9 ]

58 Sintaxe: =TEXTO(valor;formato_texto) Alguns formatos: dd ddd dddd mm CARACTERES RESULTADO Exibe o dia como um número com zero à esquerda quando apropriado. Exibe o dia como uma abreviação (Dom a Sáb). Exibe o dia como um nome completo (Domingo a Sábado). Exibe o mês como um número com zero à esquerda quando apropriado. mmmm aa aaaa hh ss Exibe o mês como um nome completo (Janeiro a Dezembro). Exibe o ano como um número de dois dígitos. Exibe o ano como um número de quatro dígitos. Exibe a hora como um número com zero à esquerda quando apropriado. Se o formato contiver AM ou PM, a hora será indicada com base no relógio de 12 horas. Caso contrário, a hora será indicada com base no relógio de 24 horas. Exibe o segundo como um número com zero à esquerda quando apropriado. Se você deseja exibir frações de segundo, use um formato de número que se assemelhe a h:mm:ss.00. =DIREITA() Esta função retorna o último caractere ou caracteres em uma sequência de caracteres de texto com base no número de caracteres especificado pelo usuário. Sintaxe: =DIREITA(texto;núm_caracteres) =ESQUERDA() Esta função, similar à função =Direita(), retorna o primeiro caractere ou caracteres em uma sequência de caracteres de texto baseado no número de caracteres especificado pelo usuário. Sintaxe: =ESQUERDA(texto;núm_caracteres) =EXT.TEXTO() Retorna um número específico de caracteres da sequência de caracteres texto, começando na posição especificada, com base no número de caracteres especificado. [ 10 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

59 Sintaxe: =EXT.TEXTO(texto;pos_inicial;núm_caracteres) Agora vamos conhecer na prática o uso das funções acima? Vamos lá! Exercício: Módulo02_Aula01_Exe03 Agora vamos aprender a trabalhar com um grupo de planilhas. 1. Caso o programa Excel 2007 não esteja aberto, abra-o; 2. abra o arquivo Extracoes.xlsx presente na pasta Meus Documentos do seu computador; Observe que esta planilha possui vários dados truncados presentes na coluna A. Vamos utilizar algumas funções apresentadas há pouco para extrair dados. 3. Posicione o cursor na célula C2 e digite a função =ESQUERDA(A2;10), pressione ENTER e observe que a data presente na parte esquerda da célula A2 foi toda extraída para esta célula; 4. volte à célula C2 e copie o conteúdo da célula até a célula C101; 5. agora examinaremos o dia da semana de cada data presente na coluna D; 6. posicione o cursor na célula D2, digite a função =TEXTO(C2; dddd ), pressione ENTER e observe que a célula agora exibe o dia da semana referente à data da célula D2; 7. copie a célula D2 para as demais células desta coluna até a célula D101; Unidade 2 - Aula 1 - Operações com Funções [ 11 ]

60 Agora vamos extrair os números de CNPJ embutidos nos dados presentes na coluna A. 8. Posicione o cursor na célula E2, digite a função =DIREITA(A2;18), pressione ENTER e observe que o número do CNPJ da primeira célula da coluna A foi extraído do seu conteúdo; 9. agora copie o conteúdo desta célula até a célula E101; Observe que agora em todas as células da coluna E encontram-se os CNPJ de forma separada dos dados da coluna A. Mas poderíamos retirar desse número, os caracteres ponto, barra e traço? Vamos realizar esta tarefa? 10. posicione o cursor na célula F2 e digite a seguinte combinação de funções: =ESQUERDA(E2;2) & EXT.TEXTO(E2;4;3) & EXT. TEXTO(E2;8;3) & EXT.TEXTO(E2;12;4) & DIREITA(E2;2) 11. pressione ENTER e observe que na célula F2 agora temos o número do primeiro CNPJ sem os respectivos caracteres, ou seja, preservamos somente os números; 12. agora copie o conteúdo desta célula até a célula F101; 13. agora para desvincularmos estes conteúdos obtidos com as [ 12 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

61 funções da coluna A, executaremos o processo de cópia e, em seguida, a colagem especial (escolhendo a opção Valores). 14. salve o arquivo. 4. Localizar e substituir dados As planilhas do Excel 2007 podem conter mais de um milhão de linhas de dados, portanto é pouco provável que tenhamos tempo para percorrer uma planilha inteira linha por linha para localizar um dado. Podemos localizar dados específicos em uma planilha do Excel 2007 utilizando a caixa de diálogo Localizar e Substituir, que tem duas guias(uma denominada Localizar; a outra, Substituir) as quais permitem procurar células com determinados valores. A guia Localizar procura dados que especificamos; a guia Substituir substitui um determinado valor por outro. IMPORTANTE O botão Opções, presente na caixa de diálogo Localizar e Substituir, expande a quantidade de opções de pesquisa que podem ser utilizadas nas localizações. O botão Opções abre novos itens de localização, a saber: Para procurar dados em uma planilha ou em uma pasta de trabalho inteira, na caixa devemos selecionar Planilha ou Pasta de Trabalho. Para procurar dados em linhas ou colunas específicas, na caixa Pesquisar, devemos clicar em Por Linhas ou Por Colunas. Unidade 2 - Aula 1 - Operações com Funções [ 13 ]

62 Para procurar dados com detalhes específicos, na caixa Examinar, devemos clicar em Fórmulas, Valores ou Comentários. Para procurar dados que diferenciam maiúsculas de minúsculas, devemos marcar a caixa de seleção Diferenciar maiúsculas de minúsculas. Para procurar células que contenham apenas os caracteres que digitados na caixa Localizar, devemos marcar a caixa de seleção Coincidir conteúdo da célula inteira. A seguir, realizaremos um exercício que permitirá utilizar esses recursos de localização e substituição de dados na planilha. Exercício: Módulo02_Aula01_Exe04 Atenção! Aprenderemos a utilizar os dois recursos em uma determinada planilha que possua muitos dados. 1. Caso o programa Excel 2007 não esteja aberto, abra-o; 2. abra o arquivo Loc_Sub.xlsx presente na pasta Meus Documentos; 3. execute os devidos procedimentos (mostrados no capítulo anterior) para extrair de todas as células da coluna A, o termo RESPONSÁVEL: à esquerda e TRÂNSITO EM JULGADO à direita; [ 14 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

63 4. após esta limpeza dos dados, posicione o cursor na célula A1 e pressione as teclas CTRL + L para abrir a caixa de diálogo Localizar e Substituir; 5. vamos encontrar todas as ocorrências do sobrenome Silva presente nesta planilha, para isso, devemos digitar o termo Silva na caixa Localizar e pressionar o botão Localizar Tudo; 6. observe que o Excel 2007 localizou todas as ocorrências e listouas na parte de baixo da caixa de diálogo; 7. para localizar a próxima ocorrência basta clicar no botão Localizar Próximo e assim sucessivamente; 8. caso queira pular em uma ocorrência específica, basta clicar na respectiva linha da lista; 9. clique no botão Fechar. Caso desejássemos efetuar a transposição dos dados da coluna A para as demais colunas com o comando Texto para Colunas, teríamos um pequeno inconveniente, pois deveríamos utilizar como delimitador o Espaço (que separa os três dados: Nome, CPF e Processo), porém os nomes das pessoas também possuem espaço. Observe o que aconteceria: Unidade 2 - Aula 1 - Operações com Funções [ 15 ]

64 Como proceder então, para que isto não ocorra? Vamos lá! 10. Posicione o cursor na célula A1, abra o recurso de Localizar e Substituir, e então altere para a guia Substituir; 11. nas caixas abaixo digite as seguintes informações: Localizar: CPF. Substituir por: ;. 12. clique no botão Substituir Tudo e observe que todas as palavras CPF: foram trocadas por ponto-e-vírgula; 13. faça o mesmo trocando as palavras PROCESSO: também por ponto-e-vírgula; Agora você pode utilizar o comando Texto para Colunas escolhendo o símbolo ponto-e-vírgula como sendo o delimitador das colunas. Faça isso! [ 16 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

65 Observe que ao final a planilha deverá ficar como abaixo: 14. salve o arquivo.. Unidade 2 - Aula 1 - Operações com Funções [ 17 ]

66 Síntese Nesta aula, conhecemos a definição, características e sintaxe das funções do Excel 2007 e percebemos as vantagens proporcionadas pelo uso deste recurso. Também aprofundamos o conhecimento em dois grupos de funções do Excel 2007, ou seja, nas funções de ajuste de números e manipulação de texto. E por fim, adquirimos experiência na utilização dos recursos de localizar e substituir, fazendo com que operações complexas de localização de dados em uma planilha fossem realizadas com extrema facilidade. [ 18 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

67 Referências bibliográficas ComputerDicas. Categorias de funções no Excel. Disponível em: <http://www.computerdicas.com.br/2011/05/categorias-de-funcoesno-excel-2010.html>. Acesso em 27 de fevereiro de COX, F.; FRYE C.; LAMBERT, M.D; PREPPERNEAU, J.; MURRAY, K. Microsoft Office System 2007 Passo a passo. Porto Alegre: Artmed, Microsoft. Serviço de Suporte ao Excel Localizar ou substituir texto ou números em uma planilha. Disponível em: <http://office.microsoft. com/pt-br/excel-help/localizar-ou-substituir-texto-ou-numeros-emuma-planilha-hp aspx>. Acesso em 27 de fevereiro de Unidade 2 - Aula 1 - Operações com Funções [ 19 ]

68 Instituto Serzedello Corrêa EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE Unidade 2 Normalização dos Dados Aula 2 Transposições e Operações Diversas

69 Permite-se a reprodução desta publicação, em parte ou no todo, sem alteração do conteúdo, desde que citada a fonte e sem fins comerciais. Copyright 2012, Tribunal de Contas de União <www.tcu.gov.br> RESPONSABILIDADE PELO CONTEÚDO Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa 2ª Diretoria de Desenvolvimento de Competências Serviço de Planejamento e Projetos Educacionais SUPERVISÃO Pedro Koshino CONTEUDISTA Helbert de Sousa Arruda TRATAMENTO PEDAGÓGICO Flávio Sposto Pompeo RESPONSABILIDADE EDITORIAL Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa Centro de Documentação Editora do TCU PROJETO GRÁFICO Ismael Soares Miguel Paulo Prudêncio Soares Brandão Filho Vivian Campelo Fernandes DIAGRAMAÇÃO Vanessa Vieira Brasil. Tribunal de Contas da União. Excel Avançado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da União ; conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Brasília : TCU, Instituto Serzedello Corrêa, p. : il. Conteúdo: Unidade 2: Normalização dos dados. Aula 2: Transposições e operações diversas. Curso realizado no período de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente Virtual de Educação Corporativa do Tribunal de Contas da União. 1. Importação de dados. 2. Normalização de dados. 3. Manipulação de dados. 4. Análise de dados. I. Título. Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

70 Aula 2 Transposições e operações diversas Como executar as operações de transposição de dados? Como utilizar funções de manipulação de data? Como funciona a formatação de números? Como proceder para remover dados duplicados na planilha? Iniciamos nossos estudos pela apresentação das operações de transposição de dados na planilha. Também serão exibidas algumas funções de manipulação de elementos de data, suas características e sintaxes, bem como as opções de formatação de números para auxiliar na forma de apresentação deste tipo de dado. E para finalizar este estudo, mostraremos como executar o procedimento de eliminação de dados duplicados por intermédio de comando existente no Excel Para facilitar o estudo, esta aula está organizada da seguinte forma: Aula 2 Transposições e operações diversas 3 1. Transposição de dados 4 2. Funções de manipulação de data Formatação de números Remoção automática de dados duplicados 20 Síntese 23 Referências bibliográficas 24 Ao final desta aula, esperamos que você tenha condições de: utilizar os recursos de transposição de dados na planilha; conhecer a sintaxe e as características de algumas das funções da categoria Data/Hora; conhecer e utilizar as formatações de números; executar o processo de remoção automática de dados duplicados na planilha. Pronto para começar? Então, vamos! Unidade 2 - Aula 2 - Transposições e Operações Diversas [ 3 ]

71 1. Transposição de dados Caso os dados de uma determinada planilha estejam inseridos em colunas ou linhas e desejarmos reorganizá-los em linhas ou colunas, poderemos transpor rápida e automaticamente esses dados de uma situação para outra. Outra operação permite separar diversos dados presentes em uma determinada célula, em células separadas para que eventualmente sofram operações de forma individual. Transpor Esta operação pode ser realizada tanto pela utilização da opção de colagem, denominada Transpor (observe a figura), presente na caixa de diálogo Colar Especial, como também pela função matricial chamada =TRANSPOR(matriz). Como podemos verificar, a caixa de diálogo Colar especial possui um item denominado Transpor. Se a função =TRANSPOR() não for inserida como uma função de matriz, a fórmula terá um resultado inesperado. Para que a função seja inserida como função de matriz, deve-se após a digitação, pressionar F2 e, em seguida, pressionar simultaneamente as teclas CTRL+SHIFT+ENTER. Para exemplificar estas duas operações (com a opção e com a função), execute os próximos exercícios propostos. Vamos iniciar! [ 4 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

72 Exercício: Módulo02_Aula02_Exe01 1. Abra o programa Excel 2007; 2. abra o arquivo Mod02_Aula02_Exe01.xls presente na pasta Meus Documentos do seu computador; 3. observe que este arquivo possui uma planilha com 4 linhas e 5 colunas, no qual os meses estão dispostos nas linhas e os anos nas colunas; 4. selecione o intervalo B2:F5 e em seguida pressione as teclas CTRL + C para copiar os dados para a área de transferência; 5. posicione o cursor na célula B8; 6. agora acesse a caixa de diálogo Colar Especial e escolha o comando Transpor; 7. clique no botão OK; 8. observe que os dados copiados foram alocados a partir da célula B8 e as referências invertidas de linha para coluna e vice-versa; Unidade 2 - Aula 2 - Transposições e Operações Diversas [ 5 ]

73 9. assim sendo, a planilha de baixo ficou com cinco linhas e quatro colunas (ao contrário da planilha original); 10. salve o arquivo. Agora executaremos a mesma operação de transposição, porém utilizando a função =TRANSPOR() que tem uma matriz como único argumento. 11. No mesmo arquivo, passe para a Plan2 e observe que temos novamente a planilha original (com 4 linhas e 5 colunas); 12. posicione o cursor na célula B8 desta Plan2, selecione até a célula E12; 13. digite a seguinte função: =TRANSPOR(B2:F5) 14. pressione simultaneamente as teclas CTRL + SHIFT + ENTER para que esta função seja inserida como uma matriz; [ 6 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

74 15. pronto, executamos o mesmo procedimento anterior, mas dessa vez utilizamos uma função e não o comando Transpor; 16. salve a planilha. Viu como estas duas operações são fáceis! Texto para colunas Agora falaremos sobre outro comando que realiza a transposição de dados, mas dessa vez o processo afeta o conteúdo presente em uma célula específica. Podemos utilizar o Assistente de Conversão de Texto para Colunas, presente na guia Dados, a fim de separar simples conteúdos das células, dependendo dos dados, é possível dividir o conteúdo das células com base num delimitador, como, por exemplo, um espaço ou uma vírgula, ou com base numa localização específica de quebra de coluna nos dados em questão. Agora vamos conhecer na prática o uso dessa opção? Vamos lá! Exercício: Módulo02_Aula02_Exe02 1. Abra o programa Excel 2007; Atenção! 2. abra o arquivo Sancionadas(xlsx).xlsx presente na pasta Meus Documentos do seu computador; 3. observe que existem vários dados truncados (separados por espaço) na coluna A; Unidade 2 - Aula 2 - Transposições e Operações Diversas [ 7 ]

75 Vamos então executar o procedimento de desmembramento destes dados de uma única coluna para várias. Para isso devemos executar o comando Texto para Colunas. 4. selecione toda a coluna A dando um clique no título desta coluna; 5. acesse a guia Dados, e no grupo Ferramentas de Dados, dê um clique no botão Texto para Colunas; 6. surge na tela o Assistente para Conversão de Texto em Colunas; [ 8 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

76 7. alterne a opção Tipo de Dados Originais para Delimitado e clique em Avançar; 8. desative a opção Tabulação e ative a opção Espaço. Clique em Avançar; Unidade 2 - Aula 2 - Transposições e Operações Diversas [ 9 ]

77 9. para cada coluna de dados defina o tipo de dados da coluna. Os tipos são os seguintes: DataInicSancao: Data (DMA). DataFinalSancao: Data (DMA). TipoSancao: Texto. UF: Texto. CPF_CNPJ: Texto. 10. ao final clique no botão Concluir; 11. observe que os dados da coluna A foram desmembrados em outras colunas; 12. faça o ajuste de todas as colunas e observe o resultado; [ 10 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

78 13. salve o arquivo. 2. Funções de manipulação de data O Excel 2007 possui algumas funções que têm como objetivo a manipulação de elementos que compõem datas, como por exemplo, dia, mês e ano. Conhecer essas funções permite ao usuário formular contextos que trabalhem com data e assim definir uma melhoria no aspecto dos trabalhos que envolvam elementos de ordem cronológica. Unidade 2 - Aula 2 - Transposições e Operações Diversas [ 11 ]

79 As funções de manipulação de data são =DIA() Essa função retorna o dia de uma data representado por um número de série. O dia é dado como um inteiro que varia de 1 a 31. Sintaxe: =DIA(núm_série) =MÊS() Essa função retorna o mês de uma data representado por um número de série. O mês é fornecido como um inteiro, variando de 1 (janeiro) a 12 (dezembro). Sintaxe: =MÊS(núm_série) =ANO() Essa função retorna o ano correspondente a uma data. O ano é retornado como um inteiro no intervalo de Sintaxe: =ANO(núm_série) =DIATRABALHO() Esta função retorna um número que representa uma data que é o número indicado de dias úteis antes ou após uma data (a data inicial). Os dias úteis excluem fins de semana e quaisquer datas identificadas como feriados. Use a função DIATRABALHO() para excluir os fins de semana ou feriados ao calcular as datas de vencimento de fatura, horas de entrega esperadas ou o número de dias de trabalho executado. Se essa função não estiver disponível e retornar o erro #NOME?, instale e carregue o suplemento Ferramentas de Análise. Sintaxe: =DIATRABALHO (data_inicial; dias; [feriados]) Agora vamos conhecer na prática o uso dessas funções acima? Vamos lá! [ 12 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

80 Exercício: Módulo02_Aula02_Exe03 1. Abra o programa Excel 2007; 2. abra o arquivo de planilha salvo no exercício anterior chamado Sancionadas(xlsx).xlsx; 3. agora vamos separar os elementos de data da coluna DataInicSancao em colunas diferentes; 4. digite na célula G1 a palavra Dia, na célula H1 a palavra Mês e na célula I2 a palavra Ano; 5. posicione o cursor na célula G2 e digite =DIA(A2) para extrair o dia da respectiva data; 6. pressione ENTER e observe que a célula G2 assume o número 15, correspondente ao dia da respectiva data; 7. na célula H2 digite =MÊS(A2) e na célula I2 digite =ANO(A2). As células assumem os valores 2 e 2011, respectivamente; 8. agora selecione o intervalo G2:I2, aponte para a alça de cópia e arraste até a linha 800 para copiar as fórmulas; Unidade 2 - Aula 2 - Transposições e Operações Diversas [ 13 ]

81 9. observe que agora os elementos Dia, Mês e Ano encontram-se em colunas separadas; 10. salve o arquivo. Agora descobriremos, por meio da função DIATRABALHO(), uma data final, em função de um número de dias úteis a partir de uma data inicial, incluindo uma lista de feriados. 1. Abra o programa Excel 2007; 2. abra o arquivo DiaTrabalho(xlsx).xlsx; 3. na célula C4 digite a seguinte função: =DIATRABALHO(C2;C3;C6:C8) 4. o resultado é a data 26/01/2012 (caso não esteja no formato de data, acesse a opção de formato Data Abreviada); 5. isso significa que, 15 dias úteis a partir da data 02/01/2012, descontando os 3 feriados, a data resultante é 26/01/2012; 6. para confirmação do resultado, faça-o utilizando um calendário e conte o número de dias pulando os sábados, domingos e os dias discriminados dos feriados. 7. salve o arquivo. [ 14 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

82 3. Formatação de números Este recurso determina a maneira que as informações serão exibidas nas células selecionadas. É possível usar um dos formatos de número predefinidos ou criar formatos personalizados, utilizando a guia Número da caixa de diálogo Formatar Células acessando a lista dropdown do grupo Número na faixa de opções Início. Categoria: lista vários formatos de número, data e hora. Quando se seleciona uma categoria, o quadro exibe os formatos predefinidos e personalizados para essa categoria. Exemplo: exibe um exemplo do formato selecionado na caixa Exemplo. Casas decimais: permite a escolha do número de casas decimais para um determinado número fracionário. Símbolo: define o símbolo monetário para o número. Números negativos: define o formato para os números negativos. Unidade 2 - Aula 2 - Transposições e Operações Diversas [ 15 ]

83 O Excel 2007 fornece vários formatos de número internos, mas, se eles não atenderem às nossas necessidades, podemos personalizar um. Para obter mais informações sobre como alterar os códigos de formato de número, talvez seja necessário revermos as diretrizes de personalização de um formato de número antes de iniciar. Não é possível excluir um formato de número interno, mas podese excluir um formato de número personalizado quando o usuário não precisar mais dele. Diretrizes de personalização de números Para criar um formato de número personalizado, devemos começar selecionando um dos formatos de número internos como ponto de partida. Em seguida, alteramos qualquer uma das seções de código desse formato. Um formato de número pode ter até quatro seções de código, separadas por ponto-e-vírgulas. Essas seções de código definem o formato para números positivos, números negativos, zeros e texto, nessa ordem. <POSITIVO>;<NEGATIVO>;<ZERO>;<TEXTO> Por exemplo, use essas seções de código para criar o seguinte formato personalizado: [Azul]#.##0,00_);[Vermelho](#,##0,00);0,00; Veja alguns exemplos na tabela a seguir: ORIGINAL PERSONALIZADO CÓDIGO 12345, ,60 ####,# 8,9 8,900 # 0,000 0,631 0,6 0,# ,568 12,0 1234,57 #,0# 44, ,65 2,8 5,25 5,3 44, ,65 2,8 (com decimais alinhados) 5 1/4 5 3/10 (com frações alinhadas)???,??? #???/??? [ 16 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

84 Agora vamos exercitar! Exercício: Módulo02_Aula02_Exe04 Agora aprenderemos a trabalhar com formatação de números. Atenção! 1. Caso o programa Excel 2007 não esteja aberto, abra-o; 2. vamos importar dados de um arquivo.csv e para isso, acesse a guia Dados e escolha a opção De Texto; 3. aponte para o arquivo Convenios_Ministerios(csv).csv presente na sua pasta Meus Documentos e clique no botão Importar; 4. abrir-se-á a tela do Assistente de importação de texto; 5. conforme visto na Aula 01, defina as seguintes opções de importação: Tipo de campo: Delimitado. Delimitadores: Ponto e vírgula. Posição inicial: célula A1. 6. ao final clique no botão OK; Unidade 2 - Aula 2 - Transposições e Operações Diversas [ 17 ]

85 7. observe os dados importados na planilha, pois iremos adaptar alguns formatos numéricos dela; 8. presumindo que todos os dados da coluna A devessem possuir o formato XXX-XXX, selecione o intervalo A2:A101 e acesse a opção de Formato de células; 9. selecione a opção Mais Formatos de Número e em seguida o item Personalizado; 10. na caixa Tipo, digite a sequência ; [ 18 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

86 11. ao final clique em OK e observe que todos os números desta coluna A ficaram com o formato XXX-XXX, ou seja, com um traço separando dois blocos de três números; Agora formataremos os dados da coluna C. Presumindo que todos os dados desta coluna devam ficar com 4 dígitos, ou seja, inclua o zero à esquerda dos números que possuírem apenas 3 dígitos, faça o seguinte: 12. selecione o intervalo C2:C101, acesse a caixa de formatos de números como realizado anteriormente; 13. digite 0000 na caixa tipo e clique em OK; Pronto! Todos os dados desta coluna ficaram padronizados com 4 dígitos; 14. Agora corrigiremos a aparência dos números presentes na coluna L, para isso, selecione o intervalo L2:L101; Unidade 2 - Aula 2 - Transposições e Operações Diversas [ 19 ]

87 15. acesse a caixa de formatos de número e digite na caixa Tipo o número zero 14 vezes; Pronto! A apresentação dos códigos dos Convenentes foi padronizada em 14 dígitos; 16. salve o arquivo na pasta Meus Documentos com o nome Mod02_Aula02_Exe04.xlsx. 4. Remoção automática de dados duplicados Na maioria das vezes, quando importamos dados de outro formato de arquivo (geralmente originados de um banco de dados), uma parte dos registros se repete e de certa forma desejamos eliminá-los para que permaneça apenas uma amostra de cada. Esta operação pode ser realizada automaticamente por intermédio do botão Remover Duplicatas presente no grupo Ferramentas de Dados da guia Dados. [ 20 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

88 Quando removemos valores duplicados, apenas os valores no intervalo de células ou na tabela são afetados. Quaisquer outros valores fora do intervalo de células ou da tabela não são alterados ou movidos. Como estamos excluindo dados permanentemente, convém copiarmos o intervalo de células ou a tabela original para outra planilha ou pasta de trabalho antes de removermos os valores duplicados. IMPORTANTE O botão Opções, presente na caixa de diálogo Localizar e Substituir, expande a quantidade de opções de pesquisa que podem ser utilizadas nas localizações. A seguir, realizaremos um exercício que permitirá utilizar este recurso de remoção de dados duplicados em uma planilha. Exercício: Módulo02_Aula02_Exe05 Vamos realizar o exercício então? 1. Caso o programa Excel 2007 não esteja aberto, abra-o; 2. abra o arquivo Duplicadas.xlsx presente na pasta Meus Documentos do seu computador; 3. execute o procedimento de transposição de dados (desmembramento) da coluna A por meio do comando Texto para Colunas apresentado no capítulo 1 desta aula; 4. após o desmembramento da coluna A em várias, realize o ajuste das larguras de todas as colunas e centralize seus dados; Unidade 2 - Aula 2 - Transposições e Operações Diversas [ 21 ]

89 5. selecione as colunas A até E, acesse a guia Dados e escolha o botão Remover Duplicatas presente do grupo Ferramentas de Dados. Assim, surge na tela a caixa de diálogo Remover Duplicatas; 6. como todas as opções desta caixa encontram-se devidamente corretas, basta clicar no botão OK; 7. assim, uma mensagem informativa avisa a quantidade de linhas removidas e a as remanescentes; 8. clique em OK para fechá-la e percorra a planilha para verificar que realmente a linhas de dados (excetuando-se a do cabeçalho) diminuíram de 100 para 72; 9. salve o arquivo. [ 22 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

90 Síntese Aprendemos nesta aula que é possível efetuar transposições de dados entre linhas e colunas (e vice-versa), bem como dividir conteúdos de uma célula em várias outras. Conhecemos a definição, características e sintaxe de algumas funções de manipulação de datas do Excel 2007 e percebemos as vantagens proporcionadas pelo uso delas. Vimos que a formatação de números pode tornar-se um procedimento atraente e usual quando necessitamos de adaptações em suas formas de apresentação. Também nesta aula, executamos a operação de remoção de dados duplicados, fazendo com que planilhas com muitos dados sejam ajustadas com extrema rapidez e versatilidade. Unidade 2 - Aula 2 - Transposições e Operações Diversas [ 23 ]

91 Referências bibliográficas COX, F.; FRYE C.; LAMBERT, M.D; PREPPERNEAU, J.; MURRAY, K. Microsoft Office System 2007 Passo a passo. Porto Alegre: Artmed, Microsoft. Serviço de Suporte ao Excel Criar ou excluir um formato de número personalizado. Disponível em: <http://office. microsoft.com/pt-br/excel-help/criar-ou-excluir-um-formato-denumero-personalizado-hp aspx>. Acesso em 28 de fevereiro de Microsoft. Serviço de Suporte ao Excel Dividir nomes utilizando o Assistente de Conversão de Texto para Colunas. Disponível em: <http:// office.microsoft.com/pt-pt/excel-help/dividir-nomes-utilizando-oassistente-de-conversao-de-texto-para-colunas-ha aspx>. Acesso em 28 de fevereiro de Microsoft. Serviço de Suporte ao Excel Reorganizar (transpor) dados de colunas para linhas ou vice-versa. Disponível em: <http:// office.microsoft.com/pt-br/excel-help/reorganizar-transpor-dados-decolunas-para-linhas-ou-vice-versa-hp aspx>. Acesso em 28 de fevereiro de [ 24 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

92 Instituto Serzedello Corrêa EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE Unidade 3 Manipulação dos Dados Aula 1 Fórmulas

93 Permite-se a reprodução desta publicação, em parte ou no todo, sem alteração do conteúdo, desde que citada a fonte e sem fins comerciais. Copyright 2012, Tribunal de Contas de União <www.tcu.gov.br> RESPONSABILIDADE PELO CONTEÚDO Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa 2ª Diretoria de Desenvolvimento de Competências Serviço de Planejamento e Projetos Educacionais SUPERVISÃO Pedro Koshino CONTEUDISTA Helbert de Sousa Arruda TRATAMENTO PEDAGÓGICO Flávio Sposto Pompeo RESPONSABILIDADE EDITORIAL Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa Centro de Documentação Editora do TCU PROJETO GRÁFICO Ismael Soares Miguel Paulo Prudêncio Soares Brandão Filho Vivian Campelo Fernandes DIAGRAMAÇÃO Vanessa Vieira Brasil. Tribunal de Contas da União. Excel Avançado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da União ; conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Brasília : TCU, Instituto Serzedello Corrêa, p. : il. Conteúdo: Unidade 3: Manipulação dos dados. Aula 1: Fórmulas. Curso realizado no período de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente Virtual de Educação Corporativa do Tribunal de Contas da União. 1. Importação de dados. 2. Normalização de dados. 3. Manipulação de dados. 4. Análise de dados. I. Título. Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

94 Aula 1 Fórmulas Quais as características e as aplicações das fórmulas? Quais os tipos de operadores? Como trabalhar as operações matemáticas e de data/hora? Como fazer referências a outras planilhas/arquivos? Iniciamos nossos estudos pela abordagem das operações com fórmulas no Excel 2007, exibindo assim sua sintaxe, características e aplicações tradicionais em cálculos nas planilhas. Também evidenciamos o uso de fórmulas incluindo referências externas, como por exemplo, outras planilhas e arquivos. Para facilitar o estudo, esta aula está organizada da seguinte forma: Aula 1 Fórmulas 3 1. Uso de fórmulas e seus operadores 4 2. Operações com datas e horas 8 3. Referências em planilhas 12 Síntese 16 Referências bibliográficas 17 Ao final desta aula, esperamos que você tenha condições de: conhecer a sintaxe e as características das fórmulas; executar operações matemáticas com datas e horas; conhecer as categorias e os respectivos operadores; elabora fórmulas que façam referência a elementos externos à planilha. Pronto para começar? Então, vamos! Unidade 3 - Aula 1 - Fórmulas [ 3 ]

95 1. Uso de fórmulas e seus operadores O uso de fórmulas pode ajudar-nos a analisar a consistência dos dados em uma planilha. Por meio de uma fórmula é possível executar operações como adição, multiplicação, comparação de valores da planilha etc. Sempre devemos usar uma fórmula quando desejarmos incluir valores calculados em uma planilha de dados. Uma fórmula pode incluir qualquer um dos seguintes elementos: operadores, referências de células, valores, funções de planilha e nomes. Para incluirmos fórmulas em uma determinada célula da planilha, devemos digitar uma combinação desses elementos na barra de fórmulas. Pode-se pensar em uma fórmula como um lado de uma equação cujo resultado é mostrado nas células. Uma fórmula sempre é iniciada com um sinal de igual (=). Veja o exemplo abaixo: Referência da célula Operador de adição Operador de divisão =(B4+25)/100 Constantes numéricas Usam-se os operadores para especificar a operação a ser realizada nos operandos (valores em ambos os lados do operador) contidos na fórmula. O Excel 2007 possui quatro categorias de operadores. São elas: Operadores Aritméticos Estes operadores executam operações básicas, combinam e produzem resultados numéricos: OPERADOR DESCRIÇÃO + Adição - Subtração * Multiplicação / Divisão ^ Exponenciação % Porcentagem [ 4 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

96 Operadores de Texto Este tipo de operador une duas ou mais informações de texto em um único valor de texto combinado (útil no uso de funções que produzam texto). A outra utilização deste tipo é a definição de conteúdos em formato texto para serem utilizados em combinação nas fórmulas. OPERADOR & DESCRIÇÃO Conecta ou concatena dois valores de texto para produzir um valor de texto contínuo; se um operando for uma referência de células e a célula referenciada contiver uma fórmula, este operador juntará o valor produzido pela fórmula na célula referenciada como valor texto. Define o comportamento de um determinado conteúdo da célula como valor literal. Operadores de Comparação Este tipo de operador compara dois valores e produz o valor lógico VERDADEIRO ou FALSO. Por exemplo, a fórmula =Receita<550 produz o valor VERDADEIRO se a Receita for menor que R$ 550,00. Se o valor for maior que R$ 550,00, esta fórmula produzirá o valor lógico FALSO. OPERADOR DESCRIÇÃO = Igual a > Maior que < Menor que >= Maior ou igual a <= Menor ou igual a <> Diferente de Operadores de Referência Este tipo de operador combina duas células em uma única referência de junção formando um intervalo (adjacente ou não-adjacente). Também é possível efetuar uma referência à outra planilha da mesma pasta de trabalho. OPERADOR : ; DESCRIÇÃO Define um intervalo de células (da primeira até a última incluindo as intermediárias) Define a alternação de referências de células e separação de argumentos de funções.! Este operador une informações entre planilhas diferentes. Unidade 3 - Aula 1 - Fórmulas [ 5 ]

97 No trabalho de manipulação de fórmulas, deve-se observar a ordem de precedência dos operadores, pois esta ordem de avaliação dos operadores, presentes em uma mesma fórmula faz com que o resultado seja diferente. Portanto é necessário tomar o devido cuidado na colocação de tais operadores na fórmula, de tal maneira, que seja realizado o cálculo na sequência desejada. A ordem de precedência é a seguinte: Se desejarmos alterar a ordem de avaliação, devemos utilizar os parênteses para agrupar expressões em sua fórmula. O Excel 2007 primeiro calcula as expressões entre parênteses e, em seguida, utiliza estes resultados para calcular o restante da fórmula. OPERADOR DESCRIÇÃO! União de múltiplas planilhas : Intervalo adjacente de células ; Intervalo não-adjacente de células % Porcentagem ^ Exponenciação * e / Multiplicação e Divisão + e - Adição e Subtração & Junção de texto = < > <= >= <> Comparações Se a fórmula contiver mais de um operador com a mesma prioridade, por exemplo, vários operadores de comparação, o Excel 2007 avalia os operadores da esquerda para direita. Agora vamos exercitar algumas fórmulas! Exercício: Módulo03_Aula01_Exe01 Atenção! 1. Abra o programa Excel 2007; 2. abra o arquivo Mod03_Aula01_Exe01.xlsx presente na pasta Meus Documentos do seu computador; 3. na célula D2 digite a fórmula: =B2+C2 para obter a soma dos dois valores; 4. na célula D3 digite a fórmula: =B3-C3 para obter a subtração dos dois valores; 5. na célula D4 digite a fórmula: =B4*C4 para obter a multiplicação dos dois valores; 6. na célula D5 digite a fórmula: =B5/C5 para obter a divisão dos dois valores; [ 6 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

98 7. na célula D6 digite a fórmula: =B6^C6 para elevar o primeiro valor à potência do segundo valor; 8. na célula D7 digite a fórmula: =B7*C7% para obter a porcentagem do primeiro valor em relação ao segundo; 9. na célula D8 digite a fórmula: =B8& &C8 para unir o conteúdo das duas células separadas por um espaço; Observe se obteve os mesmos resultados abaixo: 10. posicione o cursor na célula C18 e digite a função =SOMA(C12:C17) para obter a soma de todo o intervalo de valores acima da célula; 11. na célula C19, digite a função =SOMA(C12;C15;C17) para somar apenas as células referenciadas; Verifique se os resultados foram os mesmos abaixo: Unidade 3 - Aula 1 - Fórmulas [ 7 ]

99 12. caso negativo, refaça a(s) função(ões) errada(as), caso positivo, apenas salve o arquivo; 13. passe para a Plan2, coloque o cursor na célula D2 e digite a fórmula =A2=C2; 14. na célula D3 digite a fórmula =A3>C3; 15. na célula D4 digite a fórmula =A4<C4; 16. na célula D5 digite a fórmula =A5>=C5; 17. na célula D6 digite a fórmula =A6<=C6; 18. na célula D7 digite a fórmula =A7<>C7; Verifique se os resultados foram os mesmos abaixo: 19. caso negativo, refaça a(s) fórmula(s) errada(as), caso positivo, apenas salve o arquivo. 2. Operações com datas e horas Dentre as inúmeras possibilidades de cálculo que o Excel 2007 torna possível, uma muito interessante é a capacidade de realizar operações automatizadas com datas e horas, com base nas informações que inserimos na planilha. O Excel 2007 permite a execução de operações matemáticas com conteúdos tanto em formato de data como em horas. Por exemplo, é muito útil fazer uma espécie de folha de ponto para calcular a remuneração de funcionários que recebem por hora trabalhada, a partir dos horários de chegada e saída na empresa. [ 8 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

100 Então vamos exercitar essas operações com datas e horas? Exercício: Módulo03_Aula01_Exe02 1. Abra o programa Excel 2007; Com uma nova planilha na tela, 2. digite os seguintes dados em suas respectivas células: Para descobrirmos a quantidade de dias entre as datas 02/09/2010 e 09/06/2010, 3. posicione o cursor na célula B6 e digite a seguinte fórmula: =B3-B2 Observe que o resultado foi 85, informando que entre as duas datas há um período de 85 dias. Para descobrimos a quantidade de meses entre as mesmas datas acima, 4. digite a seguinte fórmula na célula B7: Observe que o resultado foi 3. =MÊS(B3)-MÊS(B2) Agora posicione o cursor na célula B8 e vamos descobrir a quantidade de meses entre duas datas, mas as que possuem mais de um ano de diferença. Unidade 3 - Aula 1 - Fórmulas [ 9 ]

101 5. Digite a seguinte fórmula: Após pressionar o ENTER observe que a resposta será 15, ou seja, entre a data 10/12/2011 e 02/09/2010 existe a diferença de 15 meses. Desafio: 6. digite as datas 15/09/2007 e 23/11/2011 em duas células diferentes e ao final descubra (utilizando uma fórmula) a quantidade de anos entre estas duas datas. Agora realizaremos uma operação matemática entre horas de um mesmo dia: 7. mude para a planilha Plan2 e digite os seguintes dados nas respectivas células: dia, Para descobrirmos a quantidade de horas líquidas trabalhadas no 8. posicione o cursor na célula C8 e digite a seguinte fórmula: [ 10 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

102 9. Observe a resposta 07:31 informando a quantidade de horas líquidas trabalhadas no dia. Agora vamos descobrir uma data específica, mediante outra de origem, somada a um número determinado de dias. Acesse a Plan2, 10. digite na célula B2 a data 13/01/2011 e na célula B3 digite o número 74 (que é o número de dias desejado): Posicionado na célula B4, 11. digite a seguinte fórmula: =B2+B3 Observe que é obtida a data 28/03/2011 como resposta. 12. Salve o arquivo na pasta Meus Documentos de seu computador com o nome Mod03_Aula01_Exe02.xlsx. Unidade 3 - Aula 1 - Fórmulas [ 11 ]

103 3. Referências em planilhas As pastas de trabalho proporcionam um meio de organizar muitas planilhas em um mesmo arquivo. Uma pasta de trabalho é uma coleção de várias páginas de planilha que possuem o mesmo número de colunas e linhas que a primeira e, opcionalmente, pode-se criar planilhas exclusivas para um determinado gráfico. Cada página de planilha é uma grade formada por colunas e linhas distribuídas na tela de maneira tal que o usuário possa relacionar informações horizontal e verticalmente, seja em referências internas (mesma planilha) ou externas (outras planilhas e/ou arquivos). Estas referências externas são comumente denominadas Referências 3D e são utilizadas para realizar cálculos com valores referenciados entre diferentes planilhas. E por que 3D? Pelo simples fato de que esta referência estende a ligação de linhas e colunas à outra dimensão (a de profundidade) que são as planilhas que compõem uma determinada pasta de trabalho do Excel. O ponto de exclamação (!) é o operador responsável pela interligação das fórmulas às células de outras planilhas e/ou arquivos. Vamos exercitar estas referências externas agora!? Exercício: Módulo03_Aula01_Exe03 Atenção! Agora aprenderemos a elaborar fórmulas que realizem referências externas em outras planilhas. 1. Abra o arquivo Mod03_Aula01_Exe03.xlsx que se encontra na pasta Meus Documentos de seu computador; 2. observe que este arquivo possui três planilhas: Valor, Pago e Saldo; Vamos subtrair os valores pagos dos valores dos convênios e colocar o resultado na planilha de saldo. Para isso, coloque o cursor na célula E2 [ 12 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

104 da planilha Saldo. 3. Digite o sinal de igual (=), em seguida dê um clique na aba da planilha Valor e por fim clique na célula E2 desta planilha; A primeira parte da fórmula está pronta. Para continuar, 4. digite o sinal de subtração (-), em seguida dê um clique na aba da planilha Pago e por fim clique na célula E2 desta planilha; 5. para finalizar a subtração basta pressionar ENTER; Observe se você obteve o resultado abaixo na célula E2 da planilha Saldo; Agora posicione o cursor novamente na célula E2 desta planilha, 6. pressione as teclas CTRL + C. Para finalizar, 7. selecione o intervalo E3:E16, acesse a caixa de diálogo Colar Especial e selecione a opção Fórmulas. Unidade 3 - Aula 1 - Fórmulas [ 13 ]

105 8. clique em OK para copiar a primeira fórmula para as demais células da coluna; 9. pressione a tecla ESC para eliminar o processo de cópia (o tracejado animado presente na célula E2); 10. clique na célula E17; Agora totalizaremos, em profundidade, os intervalos E2:E16 de todas as planilhas; 11. pressione a tecla SHIFT e clique na aba da planilha Valor para fazer um grupo com as três planilhas (isto fará com que qualquer operação realizada, afetará as três simultaneamente); 12. observe o termo [Grupo] na barra de título do arquivo, após o seu nome; 13. selecione a opção Soma no menu AutoSoma presente no grupo Edição da guia Início; 14. após ter sido inserida a função Soma, basta pressionar a tecla ENTER para confirmar a inserção da função nas três planilhas ao mesmo tempo; 15. clique na aba das demais planilhas para verificar como a função foi inserida em todas elas ao mesmo tempo; 16. salve o arquivo. Para realizar esta operação entre planilhas presentes em arquivos diferentes, basta abrir os dois arquivos (ou mais) ao mesmo tempo e executar o mesmo procedimento, porém alternando de arquivo na barra de tarefas do Windows. [ 14 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

106 Vamos realizar esta tarefa em um exemplo bem simples? Então, vamos lá! 1. Com o arquivo anterior ainda aberto, clique no botão Novo para que um novo arquivo de planilha seja aberto; 2. observe, na barra de tarefas, dois botões referentes ao Excel 2007, indicando que os dois arquivos encontram-se abertos; 3. aponte para a célula B2 da Plan1 do novo arquivo aberto e posicione o cursor nesta célula; Iremos subtrair o valor total pelo total pago, presente nas células E17 das planilhas Valor e Pago e armazenaremos o resultado na respectiva célula citada acima. 4. digite o sinal de igual (=), em seguida clique no botão da barra de tarefas do Windows correspondente ao arquivo Mod03_ Aula01_Exe03.xlsx e por fim selecione a célula E17 da planilha Valor; 5. digite o sinal de subtração (-), em seguida clique na aba da planilha Pago e depois na célula E17 desta planilha; 6. pressione ENTER e observe que o resultado desta subtração é apresentado neste novo arquivo; 7. observe a fórmula inserida neste processo: =[Mod03_Aula_01_Exe03.xlsx]Valor!$E$17-[Mod03_ Aula_01_Exe03.xlsx]Pago!$E$17 8. o nome do arquivo foi inserido entre colchetes para informar que o conteúdo desta fórmula faz referência a um endereço externo; 9. não há a necessidade de salvar este novo arquivo. Saia sem salvar. Unidade 3 - Aula 1 - Fórmulas [ 15 ]

107 Síntese Nesta aula conhecemos a sintaxe e as características das fórmulas, bem com as categorias de operadores e a utilização deles em exemplos práticos. Percebemos que as datas e horas também podem ser referenciadas em fórmulas como forma de obter uma quantidade líquida de dias, meses, anos, horas ou minutos. Também estudamos que o Excel 2007 permite elaborar fórmulas que possuam referências externas, sejam elas em outras planilhas de uma mesma pasta ou até mesmo em outros arquivos. [ 16 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

108 Referências bibliográficas PETRACIOLI, F., PC World. Artigo: Dicas para fazer cálculos usando datas e horas no Excel. Disponível em: <http://pcworld.uol.com.br/ dicas/2008/07/04/dicas-para-fazer-calculos-usando-datas-e-horas-noexcel/>. Acesso em 29 de fevereiro de SÓ TUTORIAL. Referências 3D. Disponível em: <http://www.sotutorial. com/index.php/tutoriais-excel/excel-027-referencias-3d/>.acesso em 29 de fevereiro de Unidade 3 - Aula 1 - Fórmulas [ 17 ]

109 Instituto Serzedello Corrêa EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE Unidade 3 Manipulação dos Dados Aula 2 Manipulação de Nomes e Textos

110 Permite-se a reprodução desta publicação, em parte ou no todo, sem alteração do conteúdo, desde que citada a fonte e sem fins comerciais. Copyright 2012, Tribunal de Contas de União <www.tcu.gov.br> RESPONSABILIDADE PELO CONTEÚDO Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa 2ª Diretoria de Desenvolvimento de Competências Serviço de Planejamento e Projetos Educacionais SUPERVISÃO Pedro Koshino CONTEUDISTA Helbert de Sousa Arruda TRATAMENTO PEDAGÓGICO Flávio Sposto Pompeo RESPONSABILIDADE EDITORIAL Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa Centro de Documentação Editora do TCU PROJETO GRÁFICO Ismael Soares Miguel Paulo Prudêncio Soares Brandão Filho Vivian Campelo Fernandes DIAGRAMAÇÃO Vanessa Vieira Brasil. Tribunal de Contas da União. Excel Avançado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da União ; conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Brasília : TCU, Instituto Serzedello Corrêa, p. : il. Conteúdo: Unidade 3: Manipulação dos dados. Aula 2: Manipulação de nomes e textos. Curso realizado no período de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente Virtual de Educação Corporativa do Tribunal de Contas da União. 1. Importação de dados. 2. Normalização de dados. 3. Manipulação de dados. 4. Análise de dados. I. Título. Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

111 Aula 2 Manipulação de nomes e textos Como gerenciar nomes em células? Como trabalhar com funções de transformação de texto? Quais as funções de manipulação de texto? Como utilizar o recurso de formatação condicional? Iniciamos nossos estudos pelas operações iniciais com os dados. Esta apresentação inicial faz-se necessária, pois um conjunto de dados, seja digitado ou importado, requer procedimentos adequados, que façam com que o processo de manipulação torne o trabalho mais fácil e direto. Para facilitar o estudo, esta aula está organizada da seguinte forma: Aula 2 Manipulação de nomes e textos 3 1. Gerenciamento de nomes 4 2. Funções de transformação de texto 8 3. Funções de manipulação de texto Formatação condicional 15 Síntese 25 Referências bibliográficas 26 Para facilitar o estudo, esta aula está organizada da seguinte forma: Ao final desta aula, esperamos que você tenha condições de: conhecer o gerenciamento de nomes em células; saber como utilizar as funções de transformação de texto; trabalhar com as funções de manipulação de texto; executar o recurso formatação condicional. Pronto para começar? Então, vamos! Unidade 3 - Aula 2 - Manipulação de Nomes e Textos [ 3 ]

112 1. Gerenciamento de nomes O Excel 2007 permite que sejam utilizados rótulos de colunas e linhas em uma planilha para que o usuário consiga referenciar-se às células que os compõem. É também possível criar nomes descritivos para representar células, intervalos, fórmulas, bem como constantes. Esses rótulos podem ser utilizados em fórmulas que se refiram aos dados da mesma planilha. Caso o usuário queira representar um determinado intervalo em outra planilha, este pode usar um nome para tal operação. A definição de um nome em uma determinada fórmula é utilizada para facilitar a compreensão do objetivo da fórmula. Por exemplo, a fórmula =SOMA(Taxas) talvez seja mais fácil de identificar do que SOMA(B2:B7). Deve-se levar em consideração que os nomes estão disponíveis em qualquer planilha. Por exemplo, se o nome VendasMes referir-se ao intervalo D4:D12 na primeira planilha de uma pasta de trabalho, dessa forma o usuário poderá usar o nome VendasMes em qualquer outra planilha da mesma pasta de trabalho para referir-se ao intervalo D4:D12 na primeira planilha. Por outro lado, também é permitido o uso de nomes para representar fórmulas ou constantes. Por exemplo, pode utilizar o nome TaxaAdm para representar o valor da taxa de administração (como 2,5 por cento) aplicado às transações de vendas. E finalmente, também se pode criar um vínculo a um nome definido em outra pasta de trabalho ou um nome que se refira a células em outra [ 4 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

113 pasta de trabalho. Tomemos como base a fórmula SOMA(Janeiro. xlsx!vendas) que refere-se ao intervalo nomeado Vendas pertencente à pasta de trabalho chamada Janeiro. Quais são as diretrizes para nomes? Caracteres válidos: o primeiro caractere de um nome deve ser uma letra, um caractere de sublinhado (_) ou uma barra invertida (\). Os caracteres restantes do nome podem ser letras, números, pontos e caracteres de sublinhado. Referências de célula não permitidas: os nomes não podem ser iguais a uma referência de célula, como Z$100 ou L1C1. Espaços não são válidos: espaços não são permitidos como parte de um nome. Use o caractere de sublinhado (_) e o ponto (.) como separadores de palavras; por exemplo, Imposto_ Sobre_Vendas ou Primeiro.Trimestre. Por padrão, os nomes usam referências absolutas de célula (referência de célula absoluta: em uma fórmula, o endereço exato de uma célula, independentemente da posição da célula que contém a fórmula, em que esta referência de célula absoluta tem a forma $C$L). Comprimento do nome: um nome pode conter até 255 caracteres. Diferenciação de maiúsculas e minúsculas: os nomes podem conter letras maiúsculas e minúsculas. O Excel não diferencia maiúsculas de minúsculas em nomes. Por exemplo, se o usuário criou o nome Vendas e, em seguida, criar outro nome chamado VENDAS na mesma pasta de trabalho, o Excel solicitará a escolha de um nome exclusivo. Para associar um nome a uma célula ou a uma região, execute os passos a seguir: Exercício: Módulo03_Aula02_Exe01 1. Abra o programa Excel 2007; Atenção! 2. abra o arquivo Nomes.xlsx presente na pasta Meus Documentos do seu computador; 3. observe que este arquivo possui várias colunas e um conjunto de dados que vai até a linha ; 4. dê um clique na célula D5 e em seguida efetue a classificação dos dados da planilha de forma decrescente por esta coluna; Unidade 3 - Aula 2 - Manipulação de Nomes e Textos [ 5 ]

114 Observe que agora as situações dos convênios estão agrupadas e que existe um grupo em sequência denominado INADIMPLENTE (intervalo D32:D66). 5. Selecione esse intervalo; 6. selecione a opção Definir Nome no grupo Nomes Definidos da guia Fórmulas; 7. Surge então a caixa de diálogo Novo Nome sugerindo o nome INADIMPLENTE para o intervalo selecionado ( Convenios é o nome da planilha); na célula D3 digite a fórmula: =B3-C3 para obter a subtração dos dois valores; [ 6 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

115 8. deixe as opções como estão e clique em OK; Agora vamos contabilizar o percentual de convênios inadimplentes em relação a todos os convênios, utilizando na fórmula, o nome que foi dado ao grupo. 9. posicione o cursor na célula G2 e digite a seguinte fórmula: 10. observe que o valor resultante é 0 (zero); 11. altere o formato da célula para porcentagem e aumente o número de casas decimais para verificar o real valor; 12. observe que utilizamos o nome INADIMPLENTE em nossa fórmula e o Excel 2007 aceitou-o sem resultar um erro; 13. salve o arquivo. Desafio: Definindo um nome para o valor do convênio (coluna W) e outro para a localidade do responsável (coluna S) igual a RIO BRANCO AC (não se esqueça de classificar por esta coluna para obter o grupo), crie uma fórmula para descobrir a média de valores dos convênios especificamente para esta localidade. Lembre-se de que devem ser usados, na fórmula, os nomes definidos e não os endereços dos intervalos das células. Unidade 3 - Aula 2 - Manipulação de Nomes e Textos [ 7 ]

116 2. Funções de transformação de texto Em uma planilha grande e complexa, com inúmeras células preenchidas com dados do tipo Texto, eventualmente se deseja, de certa forma, ajustar estes conteúdos, seja transformando de maiúscula para minúscula e vice-versa, ou até mesmo somente a primeira maiúscula. Para este trabalho, o Excel 2007 conta com algumas funções que permitem o usuário efetuar estas adaptações. São elas: =MAIÚSCULA() Esta função converte o conteúdo de uma determinada célula para letras maiúsculas. O parâmetro (texto) pode ser uma referência ou uma cadeia de texto. Sintaxe: =MAIÚSCULA(texto) =MINÚSCULA() Esta função, ao contrário da função anterior, converte o conteúdo de uma determinada célula para letras minúsculas. O parâmetro (texto) pode ser uma referência ou uma cadeia de texto. Sintaxe: =MINÚSCULA(texto) =PRI.MAIÚSCULA() [ 8 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

117 Esta função aplica a primeira letra de uma cadeia de texto em maiúscula e todas as outras letras do texto depois de qualquer caractere diferente de uma letra. Converte todas as outras letras para minúsculas. Sintaxe: =PRI.MAIÚSCULA(texto) Vamos exercitar! Exercício: Módulo03_Aula02_Exe02 1. Abra o programa Excel 2007; 2. posicione o cursor na célula B2 e digite a seguinte função: =TEXTO(HOJE(); dddd ) 3. pressione ENTER e observe que surgiu o dia da semana por extenso nesta célula (não necessariamente o mesmo que o da figura abaixo); Observe que o retorno desta função foi o dia da semana por extenso em letras minúsculas. Como poderíamos alterar estas letras para maiúsculas? Vamos lá?! 4. Posicione novamente o cursor na célula B2, pressione a tecla F2 para editar a fórmula e inclua a função MAIÚSCULA() da seguinte maneira: Unidade 3 - Aula 2 - Manipulação de Nomes e Textos [ 9 ]

118 5. ao pressionar ENTER, verifique que agora as letras alteraramse para maiúsculas; 6. agora, altere a função MAIÚSCULA() para PRI.MAIÚSCULA() conforme abaixo e observe o resultado; 7. observe que somente as primeiras letras ficaram em maiúsculas; Agora, vamos verificar o funcionamento da função MINÚSCULA(), para tanto, 8. posicione o cursor na célula B3, digite o valor 5 e pressione ENTER; 9. na célula B4, digite a função =ÉIMPAR(B3) e observe que o Excel 2007 retorna a palavra VERDADEIRO para indicar que realmente o número naquela célula é ímpar; Para transformar este texto para letras minúsculas, 10. edite a fórmula da seguinte maneira: 11. salve o arquivo com o nome Mod03_Aula02_Exe02.xlsx. [ 10 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

119 3. Funções de manipulação de texto No mesmo grupo de funções do capítulo anterior, existe um conjunto de funções que tem a finalidade de efetuar a manipulação de texto (bem como de outros caracteres, porém menos utilizados) de maneira que estes possam ser concatenados, ajustados e até mesmo substituídos por outras sequências de caracteres. Para estas operações, o Excel 2007 possui algumas funções que permitem o usuário efetuar tais manipulações. São elas: =CONCATENAR() Agrupa várias sequências de caracteres de texto em uma única sequência de caracteres de texto. Esta função tem o mesmo propósito que o caractere &, que também permite efetuar concatenações. Sintaxe: =CONCATENAR(texto1; texto2; texto3;...) =NÚM.CARACT() Esta função retorna o número de caracteres em uma sequência de caracteres de texto referenciada no argumento. Sintaxe: =NÚM.CARACT(texto) =MUDAR() Unidade 3 - Aula 2 - Manipulação de Nomes e Textos [ 11 ]

120 Substitui parte de uma sequência de caracteres de texto, com base no número de caracteres especificado, por uma sequência diferente. Sintaxe: =MUDAR(texto_antigo;núm_inicial;núm_caract;novo_ texto) =PROCURAR() Localiza uma sequência de caracteres de texto (texto_procurado) em outra sequência (no_texto) e retorna o número da posição inicial de texto_procurado a partir do primeiro caractere de no_texto. Também, pode-se usar a função LOCALIZAR para encontrar uma sequência de caracteres de texto em outra, mas ao contrário de LOCALIZAR, PROCURAR diferencia maiúsculas e minúsculas e não permite caracteres curinga. Sintaxe: =PROCURAR(texto_procurado;no_texto;núm_inicial) =SUBSTITUIR() Esta função coloca novo_texto no lugar de texto_antigo em uma cadeia de texto. Use SUBSTITUIR quando quiser substituir texto específico em uma cadeia de texto; use MUDAR quando quiser substituir qualquer texto que ocorra em um local específico de uma cadeia de texto. Sintaxe: =SUBSTITUIR(texto, texto_antigo, novo_texto, [núm_ da_ocorrência]) Exercício: Módulo03_Aula02_Exe03 Atenção! Agora vamos aprender a trabalhar com estas funções! 1. Caso o programa Excel 2007 não esteja aberto, abra-o; 2. abra o arquivo Textos.xlsx presente na pasta Meus Documentos de seu computador; Observe que este arquivo possui duas planilhas: Textos1 e Textos2. Posicione-se na célula H2 da planilha Textos1 e vamos, em seguida, concatenar dados de algumas células. [ 12 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

121 3. Digite a seguinte expressão e pressione ENTER: Obs: a inclusão das aspas nos argumentos da função foi para que os dados ficassem com um espaço entre si. 4. Observe que os dados foram unidos em uma célula somente; 5. copie o conteúdo da célula H2 até a célula H151; 6. posicione o cursor na célula G2, centralize o conteúdo e em seguida digite a função que contará o número de caracteres que constam em uma célula. A função é: =NÚM.CARACT(H2). 7. pressione ENTER ao final; Observe que a função descobriu que a célula H2 possui 60 caracteres. 8. Copie o conteúdo desta célula G2 até a célula G151 para sabermos o número de caracteres de cada célula da coluna H; Unidade 3 - Aula 2 - Manipulação de Nomes e Textos [ 13 ]

122 Agora vamos efetuar algumas localizações e alterações de conteúdo utilizando funções específicas para tal tarefa. Inicialmente descobriremos em que posição encontra-se o símbolo da barra no número do processo. Vamos lá! 9. Passe para a planilha Textos2, posicione o cursor na célula E2 e digite a seguinte expressão: 10. a função retorna o número 13 informando que o símbolo da barra encontra-se na 13º posição; Agora que já sabemos que o símbolo da barra fica na 13ª posição, alteraremos esse caractere por um traço. 11. Posicione o cursor na célula F2, digite a seguinte expressão: 12. pressione ENTER; Com isso, o número do processo foi preservado e a barra foi trocada por um traço. 13. Copie o conteúdo desta célula F2 até a célula F151; 14. observe que agora todos os números de processo possuem um traço no lugar da barra. [ 14 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

123 Agora veja como é fácil trocar o ponto que se encontra na 6ª posição pelo traço (a barra que está na 13ª posição retorna à sua origem). 15. Vá até a célula E2 e digite o número 6 no lugar do número salve o arquivo. Viu como foi fácil! 4. Formatação condicional A formatação condicional ajuda responder visualmente a questões específicas sobre os dados. É possível aplicar a formatação condicional a um intervalo de células, a uma tabela do Excel 2007 ou até mesmo a um relatório de Tabela Dinâmica. Além disso, ela ajuda responder a determinadas questões ao facilitar o destaque de células ou intervalos de células, a ênfase de valores não usuais e a visualização de dados usando barras de dados, escalas de cores e conjuntos de ícones. Um formato condicional altera a aparência de um intervalo de células com base em condições (ou critérios). Caso a condição seja verdadeira, o intervalo de células será formatado com base nessa condição; se a Unidade 3 - Aula 2 - Manipulação de Nomes e Textos [ 15 ]

124 condição for falsa, o intervalo de células não será formatado com base nessa condição. Os conjuntos de formatações e ícones que a Formatação Condicional pode apresentar são os seguintes: Barras de Dados Escalas de Cor [ 16 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

125 Conjuntos de Ícones Conclui-se, então, que o recurso de Formatação Condicional é uma operação que permite ao usuário selecionar as células que deseja adicionar, alterar ou remover formatação condicional (um formato, como sombreamento de célula e cor de fonte, que o Excel 2007 aplica automaticamente a células se uma condição especificada for verdadeira). A caixa de diálogo Nova Regra de Formatação permite que sejam definidos todos os parâmetros para construção das formatações conforme as condições definidas. Unidade 3 - Aula 2 - Manipulação de Nomes e Textos [ 17 ]

126 ATENÇÃO Pode-se utilizar a formatação condicional em células referidas em outra planilha pertencente à mesma pasta de trabalho, porém esse recurso não se encontra disponível entre pastas de trabalho. A seguir, realizaremos um exercício que permitirá utilizar esses recursos de formatação condicional na planilha. Exercício: Módulo03_Aula02_Exe04 Vamos aprender a utilizar alguns recursos de formatação condicional em uma planilha específica. 1. Caso o programa Excel 2007 não esteja aberto, abra-o; 2. abra o arquivo FC.xlsx que se encontra na pasta Meus documentos; 3. na célula H1 digite o texto MÊS ANÁLISE e pule para a célula H2; A condição é a seguinte: Se o município for da UF igual a SP o mês deverá ser Março, para a UF igual a RJ deverá ser Abril e para as demais UFs deverá ser MG. Vamos lá! [ 18 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

127 4. Digite a seguinte expressão: 5. após a digitação da expressão na célula H2, copie-a até a célula H151; Observe que o Excel 2007 se encarregou de distribuir os municípios nos meses conforme as respectivas UFs. Vamos aplicar a formatação condicional da seguinte maneira: para o mês de Março, a cor do texto vermelha, para o mês de Abril a cor verde e para o mês de Maio a cor azul. 6. Selecione o intervalo H2:H151 e em seguida acesse a opção Formatação Condicional presente na guia Início e por fim a opção Nova Regra; Unidade 3 - Aula 2 - Manipulação de Nomes e Textos [ 19 ]

128 7. na caixa de diálogo da nova regra escolha na caixa Tipo de Regra, a opção Formatar Apenas Células que Contenham; 8. em seguida escolha na Descrição da Regra, o item Texto Específico e escreva o termo Março na caixa de texto; [ 20 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

129 9. clique no botão Formatar Células e escolha a cor de texto vermelha; 10. clique em OK e de volta à caixa da nova regra, clique também em OK. Observe que a primeira regra foi concluída; Unidade 3 - Aula 2 - Manipulação de Nomes e Textos [ 21 ]

130 11. clique no botão Nova Regra e realize a mesma tarefa para os meses de Abril e Maio com suas respectivas cores; 12. as regras devem fica assim: 13. Ao final clique em OK e observe que os meses possuem as respectivas cores; Trabalharemos agora com ícones na coluna de valores para verificar como o recurso se comporta neste caso. Veja como é fácil! 14. Selecione o intervalo F2:F151, em seguida escolha a opção Formatação Condicional na guia Início; [ 22 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

131 15. escolha a opção Conjuntos de Ícones e passe o mouse nas várias opções para verificar como eles se comportam; Unidade 3 - Aula 2 - Manipulação de Nomes e Textos [ 23 ]

132 16. caso o usuário deseje alterar as regras estabelecidas pelos conjuntos de ícones, basta clicar na opção Mais Regras e escolher as novas definições; 17. ao final salve o arquivo. [ 24 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

133 Síntese Nesta aula, conhecemos o recurso de gerenciamento de nomes, que permite agilizar determinadas tarefas nas planilhas, fornecendo métodos que auxiliem na manipulação de dados nas fórmulas. Também executamos trabalhos utilizando funções que ajustam e manipulam conteúdos do tipo texto em células, fazendo com que operações complexas sejam realizadas com mais facilidade. Por último, vimos que o Excel 2007 fornece o recurso de formatação condicional que permite ao usuário obter formatos diversos mediante elaborações de expressões que retornem verdadeiro ou falso. Unidade 3 - Aula 2 - Manipulação de Nomes e Textos [ 25 ]

134 Referências bibliográficas Microsoft. Serviço de Suporte ao Excel Definir e usar nomes em fórmulas. Disponível em: <http://office.microsoft.com/pt-br/excelhelp/definir-e-usar-nomes-em-formulas-ha aspx?ctt=3>. Acesso em 07 de março de Microsoft. Serviço de Suporte ao Excel Adicionar, alterar, localizar ou limpar formatos condicionais. Disponível em: <http://office. microsoft.com/pt-br/excel-help/adicionar-alterar-localizar-ou-limparformatos-condicionais-hp aspx>. Acesso em 08 de março de [ 26 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

135 Instituto Serzedello Corrêa EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE Unidade 3 Manipulação dos Dados Aula 3 Vínculos e Funções de Análise

136 Permite-se a reprodução desta publicação, em parte ou no todo, sem alteração do conteúdo, desde que citada a fonte e sem fins comerciais. Copyright 2012, Tribunal de Contas de União <www.tcu.gov.br> RESPONSABILIDADE PELO CONTEÚDO Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa 2ª Diretoria de Desenvolvimento de Competências Serviço de Planejamento e Projetos Educacionais SUPERVISÃO Pedro Koshino CONTEUDISTA Helbert de Sousa Arruda TRATAMENTO PEDAGÓGICO Flávio Sposto Pompeo RESPONSABILIDADE EDITORIAL Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa Centro de Documentação Editora do TCU PROJETO GRÁFICO Ismael Soares Miguel Paulo Prudêncio Soares Brandão Filho Vivian Campelo Fernandes DIAGRAMAÇÃO Vanessa Vieira Brasil. Tribunal de Contas da União. Excel Avançado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da União ; conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Brasília : TCU, Instituto Serzedello Corrêa, p. : il. Conteúdo: Unidade 3: Manipulação dos dados. Aula 3: Vínculos e funções de análise. Curso realizado no período de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente Virtual de Educação Corporativa do Tribunal de Contas da União. 1. Importação de dados. 2. Normalização de dados. 3. Manipulação de dados. 4. Análise de dados. I. Título. Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

137 Aula 3 Vínculos e funções de análise Para que servem os vínculos externos? Como utilizar funções de análises numéricas? Como utilizar as funções de análises condicionais? Iniciamos nossos estudos pela apresentação dos procedimentos para criação de vínculos externos no Excel 2007 e uma demonstração prática. Para complementar este estudo, mostraremos como utilizar a função de análise de frequência de dados, de análises numéricas e condicionais. A fim de facilitar o estudo, esta aula está organizada da seguinte forma: Aula 3 Vínculos e funções de análise 3 1. Vínculos externos 4 2. Análise de frequência de dados 8 3. Funções de análise numérica Funções de análise condicional 15 Síntese 18 Referências bibliográficas 19 Ao final desta aula, esperamos que você tenha condições de: conhecer os procedimentos para criar vínculos externos; conhecer e utilizar a função de análise de frequência de dados; conhecer e utilizar as funções de análises numéricas; conhecer e utilizar as funções de análises condicionais. Pronto para começar? Então, vamos! Unidade 3 - Aula 3 - Vínculos e Funções de Análise [ 3 ]

138 1. Vínculos externos Um vínculo externo (também chamada de link) é uma referência a uma célula ou um intervalo em uma planilha em outra pasta de trabalho do Excel ou uma referência a um nome definido em outra pasta de trabalho. Desta forma, pode-se criar uma referência ao intervalo de células específico, a um nome definido do intervalo de células ou definir um nome para a referência externa. Em que situações as referências externas podem ser utilizadas de forma eficiente? SITUAÇÃO Mesclar dados de várias pastas de trabalho Criar exibições diferentes de seus dados Simplificar modelos complexos e grandes DESCRIÇÃO É possível vincular pastas de trabalho de vários usuários ou departamentos e depois integrar os dados pertinentes em uma pasta de trabalho de resumo. Assim, quando as pastas de trabalho de origem forem alteradas, não será necessário alterar manualmente a pasta de trabalho de resumo. Pode-se inserir todos os dados em uma ou mais pastas de trabalhos de origem e criar uma pasta de trabalho de relatório que contenha referências externas apenas para os dados pertinentes. Ao dividir um modelo complicado em uma sequência de pastas de trabalho interdependentes, o usuário poderá trabalhar no modelo sem abrir todas as planilhas relacionadas. As pastas de trabalho menores são mais fáceis de se alterar, não necessitam de muita memória e abrem, salvam e calculam com mais rapidez. Qual é a aparência de uma referência externa para outra pasta de trabalho? Fórmulas com referências externas a outras pastas de trabalho são exibidas de duas maneiras, dependendo de a pasta de trabalho de origem ( aquela que fornece dados para uma fórmula ) estar aberta ou fechada. Quando uma origem estiver aberta, a referência externa incluirá o nome da pasta de trabalho entre colchetes ([ ]), seguido do nome da planilha, um ponto de exclamação (!) e as células das quais a fórmula depende. Por exemplo, a fórmula a seguir adiciona as células C10:C25 a partir da pasta de trabalho com o nome Orçamento.xls =SOMA([Orçamento.xlsx]Anual!C10:C25) [ 4 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

139 Conheceremos na prática o uso destas referências externas. Vamos lá!? Exercício: Módulo03_Aula03_Exe01 1. Abra o programa Excel 2007; 2. abra o arquivo Link.xlsx que se encontra na pasta Meus Documentos do seu computador; 3. observe que esta planilha possui uma série de colunas referentes a Entidades. Imagine que quiséssemos obter somente alguns dados desta planilha a fim de colocá-los em outra, com os dados interligados, para que as atualizações entre eles sejam realizadas de forma automática. Bom, para isso é necessário executar o processo de criação de vínculos. Vamos lá? 4. Abra um novo arquivo, mas deixe o arquivo Link.xlsx ainda aberto; 5. obteremos somente as colunas C e D da planilha presente no arquivo Link.xlsx; 6. no novo arquivo, posicione o cursor na célula A1, digite apenas o sinal de igual e, em seguida, com o mouse, mude para o arquivo Link.xlsx na barra de tarefas do Windows e clique na célula C1. 7. ao final, pressione ENTER; 8. observe a expressão que foi inserida na célula A1 do novo arquivo: Unidade 3 - Aula 3 - Vínculos e Funções de Análise [ 5 ]

140 Foi criado o vínculo entre a célula A1 e C1 dos arquivos, porém a referência está no formato absoluto. Para conseguirmos replicar este vínculo para as demais células, retiraremos os dois símbolos de cifrão ($) da referência. 9. Após a retirada dos cifrões, copie a fórmula até a célula A71. Observe o resultado: 10. adapte a largura da coluna A ao conteúdo; 11. faça o mesmo procedimento interligando a célula B1 do novo arquivo à célula D1 do arquivo Link.xlsx; 12. retire, em seguida, a referência absoluta; 13. copie a fórmula até a célula B71. Agora, faremos o último vínculo por intermédio de uma fórmula matemática, obtendo a metade do valor da planilha do arquivo Link. xlsx. [ 6 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

141 14. Posicione o cursor na célula C1 no novo arquivo e digite o termo VALORES, ao final pule para a célula C2; 15. digite apenas o sinal de igual e, em seguida, com auxílio do mouse, mude para o arquivo Link.xlsx na barra de tarefas do Windows e clique na célula E2; 16. antes de finalizar, digite na fórmula o símbolo da barra (divisão) e, na sequência, o número 2; 17. ao final, pressione ENTER, para obter a metade do valor que está no arquivo Link.xlsx. Proceda da mesma maneira que as colunas anteriores. 18. a referência absoluta e copie a fórmula até a célula C71; 19. salve o novo arquivo com o nome Link2.xlsx na pasta Meus Documentos; Para verificar e editar os links entre as pastas de trabalho, é necessário acessar a caixa de diálogo Editar Vínculos, que pode ser acessada na guia Dados e opção Editar Link. Unidade 3 - Aula 3 - Vínculos e Funções de Análise [ 7 ]

142 20. Observe a caixa de diálogo Editar Vínculos e respectivas opções de edição e manutenção de vínculos entre planilhas. 2. Análise de frequência de dados Antes de apresentar a função =FREQUÊNCIA() do Excel 2007, torna-se necessário conhecer como basicamente funciona a distribuição de frequência. Portanto, eis a primeira pergunta: O que é uma distribuição de frequência? É um método de agrupamento de dados divididos em classes com o intuito de fornecer a quantidade (e/ou a percentagem) de dados em cada uma das classes. Dessa maneira, pode-se resumir e visualizar um conjunto de dados sem a necessidade de análise dos valores individuais. Basicamente, uma distribuição de frequência pode ser absoluta ou relativa, podendo ser representada no formato de tabelas ou gráficos. Frequência Absoluta É o número de vezes que um determinado valor de uma variável aparece dentro da amostra, ou seja, é a quantidade de elementos que se referencia a um grupo específico. [ 8 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

143 Frequência Relativa Conforme o site Wikipédia e em Estatística, denomina-se frequência relativa o resultado obtido da divisão entre a frequência - o valor que é observado na população - e a quantidade de elementos da população. Geralmente é apresentada na forma de percentagem. Eis um exemplo: Uma planilha que contenha uma lista de pessoas e seus respectivos Estados de origem. Pessoa/Estado Pedro: Alagoas Bruna: Acre Anete: Alagoas Paulo: Acre Célio: Goiás Manoel: Paraná Carlos: Paraná Fred: Goiás Sérgio: Pará Gilson: Paraná Rui: Pará Cláudia: Goiás Antônio: Pará Márcio: Goiás Marcelo: Paraná Ana: Piauí Geraldo: Goiás Rita: Alagoas Pedro: Alagoas Alícia: Pernambuco Meira: Paraná Flávio: Acre Lia: Paraná Fabiano: Pernambuco Esta planilha distribuída em classes ficaria desta maneira: Classes Frequência Absoluta Frequência Relativa Acre 3 12,5% Alagoas 4 16,7% Goiás 5 20,8% Pará 3 12,5% Paraná 6 25,0% Pernambuco 2 8,3% Piauí 1 4,2% Total ,0% Observe que os dados foram agrupados por Estado e contabilizados em quantidades por classe e porcentagens em relação ao total geral de pessoas. A função FREQUÊNCIA() é utilizada para obter informações a partir de dados presentes em planilhas deste tipo. =FREQUÊNCIA() Esta função retorna distribuição da frequência, ou seja, a frequência com que os valores ocorrem em um intervalo de valores e, em seguida, retorna uma matriz vertical de números. Sintaxe: =FREQUÊNCIA(matriz_dados;matriz_binária) Unidade 3 - Aula 3 - Vínculos e Funções de Análise [ 9 ]

144 IMPORTANTE Como o retorno da função FREQUÊNCIA() é uma matriz, esta deve ser inserida como uma fórmula matricial, ou seja, com a combinação das teclas CTRL+SHIFT+ENTER. Agora vamos conhecer na prática o uso dessa função acima? Vamos lá! Exercício: Módulo03_Aula03_Exe02 Atenção! 1. Abra o programa Excel 2007; 2. abra o arquivo Frequencia.xlsx presente na pasta Meus Documentos; 3. observe que esta planilha possui duas colunas de dados, sendo a UF e seus respectivos valores; Vamos descobrir o menor valor e o maior valor presente neste intervalo de valores presentes na coluna C. 4. Digite a função =MÁXIMO(C3:C72) na célula F2; 5. digite a função =MÍNIMO(C3:C72) na célula F3; [ 10 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

145 Agora vamos descobrir a quantidade de valores em cada uma das classes existentes na planilha (previamente digitadas). 6. Agora vá até a célula I6 e digite a seguinte função: =FREQUÊNCIA(C3:C72;H6:H10) 7. pressione ENTER e observe que resultou o valor 10; 8. selecione o intervalo I6:I10 e pressione a tecla F2 para entrar no modo de edição; 9. em seguida, após a seleção, pressione simultaneamente as teclas CTRL+SHIFT+ENTER para que a fórmula seja reinserida, porém em forma de matriz (você verá que a fórmula ficará entre Chaves); 10. analise os dados e verifique que o Excel 2007 encontrou a quantidade de valores em cada uma das classes; 11. pronto, salve o arquivo. Unidade 3 - Aula 3 - Vínculos e Funções de Análise [ 11 ]

146 3. Funções de análise numérica O Excel 2007 possui também algumas funções que permitem o ajuste e manipulação de conteúdos em formato numérico. Dessa maneira, torna-se possível analisar células que possuam números, aplicando-se recursos de aleatoriedade, mais frequência e destaque de k-ésimo número maior ou menor, etc. As funções de ajustes e manipulação de número são =ALEATÓRIO() Esta função permite retornar um número aleatório real maior ou igual a 0 e menor que 1 distribuído uniformemente. Um novo número aleatório real é retornado toda vez que a planilha é calculada. Sintaxe: =ALEATÓRIO() =ALEATÓRIOENTRE() Esta função permite retornar um número aleatório inteiro entre dois números previamente especificados. Um novo número aleatório inteiro é retornado toda vez que a planilha é calculada. Sintaxe: =ALEATÓRIOENTRE(núm_inicial;núm_final) =MODO.ÚNICO() Esta função retorna o valor que ocorre com mais frequência em um intervalo de dados ou matriz. Sintaxe: =MODO.ÚNICO(núm1;[núm2];...) =MAIOR() Esta função retorna o k-ésimo maior valor de um intervalo de dados. Uma aplicação prática para esta função é selecionar um valor de acordo com a posição relativa. Sintaxe: =MAIOR(matriz;k) =MENOR() [ 12 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

147 Esta função, ao contrário da função =Maior(), retorna o k-ésimo menor valor de um intervalo de dados. Sintaxe: =MENOR(matriz;k) Agora vamos conhecer na prática o uso das funções acima!?!? Vamos lá!! Exercício: Módulo03_Aula03_Exe03 1. Caso o programa Excel 2007 não esteja aberto, abra-o; 2. no novo arquivo, clique na célula B2 e digite a função =ALEATÓRIO() e pressione ENTER; 3. observe que foi inserido um número qualquer entre 0 e 0,99; 4. se quiser obter um número qualquer acima deste valor, basta multiplicá-lo por outro número. Exemplo: 5. após pressionar ENTER, copie esta fórmula até a célula B10; 6. para alterar o número, basta pressionar a tecla F9 ou executar qualquer operação que recalcule a planilha; Para criar números aleatórios entre dois números, utilize a função ALEATÓRIOENTRE(). Vamos ver como funciona! 7. Clique na célula C2 e digite a seguinte função: =ALEATÓRIOENTRE(15;22). 8. pressione ENTER e observe que o Excel 2007 inseriu um número entre 15 e 22; 9. copie esta expressão até a célula C25; Unidade 3 - Aula 3 - Vínculos e Funções de Análise [ 13 ]

148 Agora vamos descobrir o número que mais aparece nesta listagem, o segundo maior elemento e o penúltimo elemento. Vamos lá! 10. Nas respectivas células, digite as seguintes funções: Célula E3: =MODO.ÚNICO(C2:C25) Célula E4: =MAIOR(C2:C25;2) Célula E5: =MENOR(C2:C25;2) Obs: a cada atualização que os dados da planilha sofrem, os valores se modificam para se adaptarem à nova realidade. Nas funções MAIOR e MENOR, quando um número se repete, este também participa da verificação para definição do k-ésimo elemento pesquisado. [ 14 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

149 11. Salve o arquivo na pasta Meus Documentos com o nome Mod03_Aula03_Exe03.xlsx. 4. Funções de análise condicional Dentre os vários grupos de funções, o Excel 2007 possui um conjunto bastante útil para levantamento de informações mediante uma ou mais condições. Estas funções foram concebidas para executarem determinadas tarefas toda a vez que uma condição específica é atendida. Essas funções são: =CONT.SE() Esta função percorre um intervalo especificado e quantifica o número de células não vazias que porventura corresponda a um determinado critério pré-estabelecido. Pode-se utilizar a função CONT. SES() caso o critério não seja único. Sintaxe: =CONT.SE(intervalo;critérios) =SOMASE() Esta função também percorre um determinado intervalo e soma o conteúdo de outro intervalo correspondente conforme um critério préestabelecido. Pode-se utilizar a função SOMASES() caso o critério não seja único. Sintaxe: =SOMASE(intervalo;critérios;[intervalo_soma]) =MÉDIASE() Da mesma maneira que a função SOMASE(), esta também percorre um determinado intervalo e calcula a média aritmética de outro intervalo correspondente conforme um critério pré-estabelecido. Pode-se utilizar a função MÉDIASES() caso o número de critérios seja maior que um. Sintaxe: =MÉDIASE(intervalo;critérios;[intervalo_média]) A seguir, realizaremos um exercício que permitirá utilizar funções condicionais em uma planilha específica. Unidade 3 - Aula 3 - Vínculos e Funções de Análise [ 15 ]

150 Exercício: Módulo03_Aula03_Exe04 Atenção! Vamos aprender a utilizar as funções apresentadas! 1. Caso o programa Excel 2007 não esteja aberto, abra-o; 2. abra o arquivo Funcoes_SE.xlsx que se encontra na pasta Meus Documentos do seu computador; 3. observe que este arquivo possui uma série de colunas e uma área para análise dos dados nas colunas H e I; 4. na célula I2 já está inicialmente inserido a UF igual a SP para aplicação inicial das funções; 5. na célula I3 digite a seguinte função: 6. a resposta é 37; =CONT.SE(C2:C151;I2) 7. na célula I4 digite a seguinte função: 8. a resposta é ,00: =SOMASE(C2:C151;I2;F2:F151) [ 16 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

151 9. na célula I5 digite a seguinte função: 10. a resposta é ,68: =MÉDIASE(C2:C151;I2;F2:F151) 11. agora fique alterando a UF para outras e verificar os novos resultados das funções; 12. salve o arquivo. Desafio1: na célula I7, utilizando a função CONT.SES(), informe o resultado da quantidade de uma UF específica e que ao mesmo tempo possui a SITUAÇÃO ATUAL igual a Mec. Desafio2: na célula I8, defina a quantidade de processos que possua o ano 2003 após a barra, independente dos dois últimos números do processo. Unidade 3 - Aula 3 - Vínculos e Funções de Análise [ 17 ]

152 Síntese Nesta aula, conhecemos o recurso de gerenciamento de vínculos externos que permite agilizar determinadas tarefas nas planilhas, fornecendo métodos que auxiliem na interligação de dados nas fórmulas. Também executamos um trabalho utilizando a função de distribuição de frequência para análise de dados divididos em classes. Por último, conhecemos e utilizamos um conjunto de funções de análise condicional, lógicas, de informação de conteúdo e, por último, executaremos uma operação de pesquisa vertical ou horizontal de dados em uma determinada matriz a fim de obter o resultado correspondente. [ 18 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

153 Referências bibliográficas Microsoft. Serviço de Suporte ao Excel Criar uma referência externa (link) para um intervalo de células em outra pasta de trabalho. Disponível em: <http://office.microsoft.com/pt-br/excel-help/criaruma-referencia-externa-link-para-um-intervalo-de-celulas-em-outrapasta-de-trabalho-hp aspx>. Acesso em 08 de março de Wikipédia. Frequência Relativa. Disponível em: <http://pt.wikipedia. org/wiki/frequencia_relativa>. Acesso em 08 de março de Unidade 3 - Aula 3 - Vínculos e Funções de Análise [ 19 ]

154 Instituto Serzedello Corrêa EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE Unidade 3 Manipulação dos Dados Aula 4 Funções Lógicas, de Informação e de Pesquisa

155 Permite-se a reprodução desta publicação, em parte ou no todo, sem alteração do conteúdo, desde que citada a fonte e sem fins comerciais. Copyright 2012, Tribunal de Contas de União <www.tcu.gov.br> RESPONSABILIDADE PELO CONTEÚDO Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa 2ª Diretoria de Desenvolvimento de Competências Serviço de Planejamento e Projetos Educacionais SUPERVISÃO Pedro Koshino CONTEUDISTA Helbert de Sousa Arruda TRATAMENTO PEDAGÓGICO Flávio Sposto Pompeo RESPONSABILIDADE EDITORIAL Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa Centro de Documentação Editora do TCU PROJETO GRÁFICO Ismael Soares Miguel Paulo Prudêncio Soares Brandão Filho Vivian Campelo Fernandes DIAGRAMAÇÃO Vanessa Vieira Brasil. Tribunal de Contas da União. Excel Avançado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da União ; conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Brasília : TCU, Instituto Serzedello Corrêa, p. : il. Conteúdo: Unidade 3: Manipulação dos dados. Aula 4: Funções lógicas, de informação e de pesquisa. Curso realizado no período de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente Virtual de Educação Corporativa do Tribunal de Contas da União. 1. Importação de dados. 2. Normalização de dados. 3. Manipulação de dados. 4. Análise de dados. I. Título. Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

156 Aula 4 Funções lógicas, de informação e de pesquisa Como trabalhar com a função condicional? Quais as funções lógicas e para que servem? Como utilizar as funções de informação de conteúdo? Como trabalhar com as funções de pesquisa? Iniciamos nossos estudos pela apresentação da função condicional, que em conjunto, com as funções lógicas, também vistas nesta aula, ampliam as possibilidades fornecidas pelas fórmulas do Excel Isso se deve ao fato de que tais funções permitem o controle sobre os resultados, aplicando uma resposta para a situação verdadeira e outra para a falsa. Ainda nesta aula, apresentaremos funções que forneçam, por meio de informações de conteúdo, a possibilidade de o usuário tratar o dado de uma maneira mais direta. E para completar, serão evidenciadas funções que promovam a pesquisa e o retorno de dados, mediante critérios de referência, previamente informados. Para facilitar o estudo, esta aula está organizada da seguinte forma: Aula 4 Funções lógicas, de informação e de pesquisa 3 1. Função condicional 4 2. Funções lógicas 7 3. Funções de informação 9 4. Funções de pesquisa e referência 11 Síntese 16 Referências bibliográficas 17 Para facilitar o estudo, esta aula está organizada da seguinte forma: Ao final desta aula, esperamos que você tenha condições de: conhecer e aplicar a função condicional; saber como utilizar as funções lógicas e de informação de conteúdo; trabalhar com as funções de pesquisa e referência; Pronto para começar? Então, vamos! Unidade 3 - Aula 4 - Funções Lógicas, de Informação e de Pesquisa [ 3 ]

157 1. Função condicional O teste lógico de uma condição desencadeia, basicamente, um resultado verdadeiro ou falso. Para aplicação desta tarefa, o Excel 2007 possui a função SE que é utilizada para retornar um determinado resultado mediante um teste lógico referente ao valor contido em uma referência qualquer, seja uma célula, um intervalo, um texto entre outras. =SE() A função SE tem como objetivo retornar a um valor caso uma condição especificada avaliar como verdadeira e outro valor avaliar como Falso. Sintaxe: =SE(teste_lógico;caso_verdadeiro;caso_falso) Nessa sintaxe, os argumentos pertencentes à função têm os seguintes significados: Teste_lógico: este argumento verifica a condição estabelecida e que será testada pela função. Caso_verdadeiro: este argumento apresenta um resultado caso a condição estabelecida seja atendida. Caso_falso: este argumento apresenta um resultado caso a condição estabelecida não seja atendida. Eis um exemplo prático: Em uma planilha de pagamento, caso um vendedor atinja a meta de venda do mês, que é ,000, este deverá ganhar 10% de Comissão sobre o valor de suas vendas no mês, do contrário ganhará apenas 5%. Como este problema seria traduzido para o contexto do Excel 2007? Vamos ver?! [ 4 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

158 Assim sendo o resultado (na célula D3) para o primeiro vendedor seria de 10% de comissão sobre a venda mensal, pois esse ultrapassou a meta estabelecida de ,00, ou seja, a comissão deverá ser de R$ 2.650,00: Agora, copie a fórmula para as demais linhas e o Excel 2007 se encarregará de verificar quais vendedores receberão 10% de comissão e quais receberão somente 5%. O exemplo acima é uma típica situação que pode ser resolvida pelo Excel 2007 por intermédio da função SE. DICA Caso a situação a ser resolvida envolva múltiplas condições, o Excel 2007 permitirá que seja feito um encadeamento de funções SE para possibilitar mais opções de resultado. A sintaxe ficará assim: =SE(teste1;verdad1;SE(teste2;verdad2;falso)) Para aplicar o conhecimento adquirido nesta função, execute os passos a seguir: Unidade 3 - Aula 4 - Funções Lógicas, de Informação e de Pesquisa [ 5 ]

159 Exercício: Módulo03_Aula04_Exe01 1. Abra o programa Excel 2007; 2. abra o arquivo Funcoes_Logicas.xlsx que se encontra na pasta Meus Documentos; Problema: Suponha que a Ação (coluna F) a ser inserida deva ser o termo Análise se o ano da DataFinalSancao (coluna B) for igual a 2012 e Descarte caso seja outro ano qualquer. Utilizaremos a função SE para realizar esta tarefa. Vamos lá! 3. posicione o cursor na célula F2 e digite a seguinte expressão: =SE(ANO(B2)=2012; Análise ; Descarte ) 4. ao pressionar ENTER, observe que o primeiro resultado é o termo Análise pois o ano desta primeira data é igual a 2012; 5. Copie esta fórmula até a célula F101 para ver como o Excel 2007 se comporta com as demais células desta coluna; 6. salve o arquivo. [ 6 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

160 2. Funções lógicas As funções lógicas são o meio utilizado no Excel 2007 para que condições sejam testadas e, ao final, retornem verdadeiro se essas atenderem e falso se não atenderem. Basicamente, as expressões podem conter situações cumulativas ou alternativas, sendo que para cada uma delas há uma resposta diferente. Na lógica booleana, as situações são testadas e dependendo das expressões, resultam em valores verdadeiros ou falsos. Vamos conhecer uma tabela que exemplifica estes casos: Valor1 Valor2 E OU V V V V V F F V F V F V F F F F Resumo: para que a expressão lógica E retorne verdadeiro, é necessário que os valores Valor1 e Valor2 sejam verdadeiros, caso contrário retorna falso. E para a expressão lógica OU, basta que pelo menos um dos valores, Valor1 ou Valor2, seja verdadeiro para que o resultado seja verdadeiro; somente se os dois forem falsos que a expressão OU retorna falso. No Excel 2007, existem duas funções (na verdade são três, pois existe a função de negação, denominada NÃO) que são utilizadas para gerar estas aplicações. Vamos a elas! =E() Esta função retorna verdadeira somente se todos os argumentos forem verdadeiros; retornará falsa se um ou mais argumentos forem falsos. Sintaxe: =E(lógico1;[lógico2]; [lógico3];...) =OU() Esta função retorna verdadeira se qualquer um dos argumentos for verdadeiros; ela retorna falsa somente se todos os argumentos forem falsos. Unidade 3 - Aula 4 - Funções Lógicas, de Informação e de Pesquisa [ 7 ]

161 Sintaxe: =OU(lógico1;[lógico2]; [lógico3];...) =NÃO() Esta função inverte o valor do argumento. Usa-se NÃO() quando quiser ter certeza de que um valor não é igual a outro valor determinado. Sintaxe: =NÃO(lógico) Agora, exercitaremos estas funções! Exercício: Módulo03_Aula04_Exe02 Atenção! 1. Abra o programa Excel 2007; 2. caso não esteja aberto, abra o arquivo Funcoes_Logicas.xlsx utilizado no exercício anterior. Agora, definiremos a prioridade (coluna G). Problema: Se a quantidade de dias entre a DataFinalSancao e DataInicSancao for maior ou igual a 100 dias e que ao mesmo tempo o TipoSancao for igual a Inidônea, deve-se definir o termo Alta, caso contrário Baixa. Utilizaremos a função SE conjugada com a função E. Vamos lá! Para facilitar a análise da diferença de dias entre as duas datas, criaremos uma coluna para inserir estas quantidades. 3. Posicione o cursor na célula H1, digite a palavra Dias e na célula H2 digite a fórmula B2-A2. Ao final, copie esta fórmula até a célula H101; [ 8 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

162 4. agora na célula G2 digite a seguinte expressão: =SE(E(B2-A2>=1000;C2= Inidônea ); Alta ; Baixa ) 5. pressione ENTER e em seguida copie esta célula até o endereço G101 para verificar como os outros resultados se comportam; 6. salve o arquivo. Desafio: na coluna I, com a função NÃO, defina uma negativa para a expressão criada na coluna G, ou seja, as células que contenham a palavra Alta passam a conter a palavra Baixa e vice-versa. 3. Funções de informação No Excel 2007, este grupo de funções, chamado coletivamente de grupo de funções É, verifica o valor especificado e retorna verdadeiro ou falso, dependendo do resultado. Essas funções geralmente são utilizadas em conjunto com funções condicionais para que os resultados da expressão sejam manipuláveis, ou seja, as funções em si, retornem apenas o texto verdadeiro ou falso, e se forem utilizadas em conjunto com a função SE passam a produzir um resultado definido pelo usuário. Para estas operações de informação, o Excel 2007 possui algumas funções que permitam ao usuário efetuar tais operações. São elas: =ÉERROS(valor) Esta função produz um resultado verdadeiro se a expressão testada retornar a um erro qualquer, quer seja de referência, lógico, divisão por zero etc. A função SEERRO permite avaliar a expressão e se o resultado for um erro, ela permite definir o que deverá ser feito. Sintaxe: =ÉERROS() =ÉCÉL.VAZIA(valor) A função ÉCÉL.VAZIA retorna o valor lógico verdadeiro se o argumento de valor for uma referência a uma célula vazia; caso contrário, ele retorna falso. Sintaxe: =ÉCÉL.VAZIA() Unidade 3 - Aula 4 - Funções Lógicas, de Informação e de Pesquisa [ 9 ]

163 Exercício: Módulo03_Aula04_Exe03 Agora, aprenderemos a trabalhar com estas funções. 1. Caso o programa Excel 2007 não esteja aberto, abra-o; 2. abra o arquivo Funcoes_Infos.xlsx presente na pasta Meus Documentos; Para a coluna LIBERAÇÃO deve-se inserir o termo Pendência se a célula do CNPJ estiver vazia, do contrário deverá ser inserido o termo Imediata. 3. coloque o cursor na célula D2 e digite a seguinte expressão: 4. pressione ENTER e, em seguida, copie esta fórmula para as demais linhas desta coluna até a célula D71; Para a coluna N_PARCELAS deverá ser inserido o número 3 se a célula correspondente constar o conteúdo Imediata e para as células contendo o termo Pendência deverá ser inserido o número 0 (zero). 5. posicione o cursor na célula E2, digite a seguinte expressão e, em seguida, copie para as demais células da coluna E: =SE(D2= Imediata ;3;0) Para a coluna VALOR_PARC1 deve-se dividir o valor do convênio pelo número de parcelas encontrado na fórmula anterior. [ 10 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

164 Ao copiar esta expressão para o restante da coluna, veremos que em algumas linhas aparecerão a mensagem de erro #DIV/0! (não existe valor divisível por zero), que na realidade informa apenas uma inconsistência na fórmula.; Como podemos minimizar a apresentação desta expressão de erro para tornar a planilha mais elegante? Vamos ver!! 6. Retorne à célula F2 e altere a expressão para a seguinte: Dessa maneira o erro é tratado. =SE(ÉERROS(C2/E2);0;C2/E2) 7. copie novamente esta expressão para as demais células da coluna; 8. salve o arquivo. 4. Funções de pesquisa e referência Este grupo de funções localiza um valor na primeira coluna/linha de uma matriz de tabela e retorna um valor na mesma linha/coluna de outra linha/coluna na matriz da tabela. A letra V em PROCV significa vertical, ou seja, a pesquisa é realizada no sentido vertical e o resultado é dado pela coluna correspodente. Utiliza-se a função PROCV quando os valores da comparação estiverem localizados em uma coluna à esquerda dos dados que o usuário deseja encontrar. Já a função PROCH, sendo o H de horizontal, realiza a pesquisa no sentido horizontal e seu resultado é dado pela linha correspodente. Observe a ilustração do funcionamento dessas duas funções: Unidade 3 - Aula 4 - Funções Lógicas, de Informação e de Pesquisa [ 11 ]

165 PROCV: (pesquisa verticalmente e retorna a coluna correspondente) PROCH: (pesquisa horizontalmente e retorna a linha correspondente) Observe as sintaxes das funções: =PROCV(valor_proc, matriz, núm_coluna, [proc_intervalo]) =PROCH(valor_proc, matriz, núm_linha, [proc_intervalo]) [ 12 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

166 ATENÇÃO Se o argumento proc_intervalo for definido como verdadeiro, ou for omitido, os valores na primeira coluna de matriz deverão ser colocados em ordem ascendente; do contrário, PROCV poderá não retornar o valor correto. A seguir, realizaremos um exercício que permitirá utilizar estes recursos de pesquisa na planilha. Exercício: Módulo03_Aula04_Exe04 Aprenderemos criar um mecanismo de pesquisa de dados com a função PROCV. 1. Caso o programa Excel 2007 não esteja aberto, abra-o; 2. abra o arquivo Convenios_Procv.xlsx presente na pasta Meus Documentos; Observe que esta planilha possui uma lista com vários dados a partir da linha 5. Esta vai ser a nossa matriz de dados. 3. posicione o cursor na célula A2 e digite o número de convênio , somente para termos um resultado inicial; 4. digite, na célula B2 a seguinte expressão: =PROCV(A2;A6:G105;2;FALSO) A2: valor que está sendo procurado; A6:G105: intervalo da matriz onde os dados são pesquisados; 2: em relação à matriz, deseja-se a 2ª coluna como resposta; FALSO: correspondência exata do valor procurado. 5. observe o resultado SÃO PAULO que é realmente o Estado correspondente ao convênio de número ; Unidade 3 - Aula 4 - Funções Lógicas, de Informação e de Pesquisa [ 13 ]

167 No entanto, temos um inconveniente em nossa pesquisa. Se digitarmos um número de convênio não existente, o Excel 2007 retornará uma mensagem de erro #N/D (Não disponível). Como corrigiremos este problema? Alteraremos a expressão da seguinte maneira: =SEERRO(PROCV(A2;A6:G105;2;FALSO); Não Encontrado ) 6. digite um número de convênio não existente para verificar o resultado; Bom, como aproveitaremos esta primeira expressão e copiaremos para as demais células da linha 2, a fim de configurar algumas referências absolutas ($). Vamos fazer isso! 7. Altere a expressão da célula B2 para a seguinte forma: =SEERRO(PROCV($A$2;$A$6:$G$105;2;FALSO); Não Encontrado ) 8. após alterada a expressão, copie-a até a célula G2; Não se preocupe se não foi apresentado o estado SÃO PAULO em todas as células, pois temos que trocar a referência da coluna da matriz em cada fórmula. [ 14 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

168 9. Pule para a célula C2 e altere o valor 2 (terceiro parâmetro da função) para 3; na célula D2 troque-o para 4, na E2 para 5, na F2 para 6 e por último na G2 para 7; Pronto! Agora nosso mecanismo de pesquisa ficou pronto. 10. Faça o teste com números válidos e inválidos de convênio; 11. ao final, salve o arquivo. Unidade 3 - Aula 4 - Funções Lógicas, de Informação e de Pesquisa [ 15 ]

169 Síntese Nesta aula, aprendemos a trabalhar com as funções lógicas do Excel 2007 e obtivemos conhecimento de como ampliar as possibilidades fornecidas pelas fórmulas por meio da inserção da utilização de elementos condicionais. Também conhecemos funções que permitem analisar conteúdos resultantes de células e de expressões e, assim, efetuar determinadas operações conforme estas respostas. Por último, aprendemos a criar mecanismos de pesquisa mediante o uso de funções que realizam operações de pesquisa vertical ou horizontal de dados em uma determinada matriz. [ 16 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

170 Referências bibliográficas Microsoft. Serviço de Suporte ao Excel Funções lógicas. Disponível em: <http://office.microsoft.com/pt-br/excel-help/funcoes-logicas- HP aspx>. Acesso em 09 de março de Microsoft. Serviço de Suporte ao Excel Pesquisar valores em um intervalo. Disponível em: <http://office.microsoft.com/pt-br/excelhelp/pesquisar-valores-em-um-intervalo-hp aspx?ctt=3>. Acesso em 09 de março de Unidade 3 - Aula 4 - Funções Lógicas, de Informação e de Pesquisa [ 17 ]

171 Instituto Serzedello Corrêa EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE Unidade 4 Análise dos Dados Aula 1 Ferramentas de Agrupamento de Dados

172 Permite-se a reprodução desta publicação, em parte ou no todo, sem alteração do conteúdo, desde que citada a fonte e sem fins comerciais. Copyright 2012, Tribunal de Contas de União <www.tcu.gov.br> RESPONSABILIDADE PELO CONTEÚDO Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa 2ª Diretoria de Desenvolvimento de Competências Serviço de Planejamento e Projetos Educacionais SUPERVISÃO Pedro Koshino CONTEUDISTA Helbert de Sousa Arruda TRATAMENTO PEDAGÓGICO Flávio Sposto Pompeo RESPONSABILIDADE EDITORIAL Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa Centro de Documentação Editora do TCU PROJETO GRÁFICO Ismael Soares Miguel Paulo Prudêncio Soares Brandão Filho Vivian Campelo Fernandes DIAGRAMAÇÃO Vanessa Vieira Brasil. Tribunal de Contas da União. Excel Avançado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da União ; conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Brasília : TCU, Instituto Serzedello Corrêa, p. : il. Conteúdo: Unidade 4: Análise dos dados. Aula 1: Ferramentas de agrupamento de dados. Curso realizado no período de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente Virtual de Educação Corporativa do Tribunal de Contas da União. 1. Importação de dados. 2. Normalização de dados. 3. Manipulação de dados. 4. Análise de dados. I. Título. Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

173 Aula 1 Ferramentas de agrupamento de dados Como executar as operações de consolidação de dados? Como utilizar os filtros de dados? Como proceder às operações com subtotais? Iniciaremos nossos estudos pela apresentação das operações de consolidação de dados na planilha. Também serão exibidas algumas operações de manipulação com filtragens de dados presentes na planilha. E para finalizar este estudo, mostraremos como proceder às rotinas de subtotalizações ofertadas pelo Excel Para facilitar o estudo, esta aula está organizada da seguinte forma: Aula 1 Ferramentas de agrupamento de dados 3 1. Consolidação de dados 4 2. Filtros de dados 8 3. Subtotais 13 Síntese 17 Referências bibliográficas 18 Ao final desta aula, esperamos que você tenha condições de: utilizar os recursos de consolidação de dados na planilha; conhecer e utilizar os mecanismos de filtragem de dados; executar o processo de subtotalizações de dados na planilha. Pronto para começar? Então, vamos! Unidade 4 - Aula 1 - Ferramentas de Agrupamento de Dados [ 3 ]

174 1. Consolidação de dados Em termos práticos, consolidação é uma forma de convergir vários elementos em um único local. A partir deste conceito, o Excel 2007 possui uma ferramenta com o propósito de unir dados de várias planilhas em um só, interligando-as ou não. Sendo assim, para resumir e relatar os resultados de planilhas separadas é possível consolidar dados de cada planilha separada em uma planilha principal. Estas planilhas podem estar na mesma pasta de trabalho que a planilha principal ou em outras pastas de trabalho. Ao consolidar dados, o usuário monta os dados para que possa atualizá-los e agregá-los com mais facilidade, em uma base regular ou ad hoc. Se os dados a serem consolidados estiverem na mesma célula em outras planilhas, pode-se digitar uma fórmula com uma referência 3D que usa uma referência a um intervalo de nomes de planilha. Exemplo: =SOMA(Jan:Jun!B4) Por exemplo, se tiver uma planilha de valores de despesa de cada um dos escritórios regionais, é possível usar uma consolidação para combinar estes valores em uma planilha de despesas corporativas. Essa planilha principal pode conter totais e médias de venda e os produtos mais vendidos em toda a empresa. Para exemplificar esta operação de consolidação de dados, execute o próximo exercício proposto. Vamos iniciar! [ 4 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

175 Exercício: Módulo04_Aula01_Exe01 1. Abra o programa Excel 2007; 2. abra o arquivo Consolidacao.xlsx que se encontra na pasta Meus Documentos do seu computador; Observe que este arquivo possui valores em três planilhas (anos 2009, 2010 e 2011) para os 12 meses do ano e com todos os municípios do Brasil. Como podemos unir o conteúdo destas três planilhas sem a necessidade de criar fórmulas para isso. A resposta é Consolidação. Vamos executá-la! 3. Clique no ícone de criação de nova planilha (ao lado do nome da planilha 2011); 4. nesta nova planilha, clique na célula A1; 5. selecione a opção Consolidar no grupo Ferramentas de Dados da guia Dados; Unidade 4 - Aula 1 - Ferramentas de Agrupamento de Dados [ 5 ]

176 6. observe que é aberta a caixa de diálogo Consolidar; 7. você pode escolher qualquer uma das funções na caixa Função para agrupar os dados nesta planilha; 8. apesar de existirem várias, vamos trabalhar mesmo com a função SOMA, então escolha na caixa Função; 9. defina os intervalos das três planilhas que comporão a consolidação; 10. clique no ícone com a seta vermelha (ao lado do botão Procurar) para que a caixa de diálogo se retraia permitindo que escolhamos o primeiro intervalo; [ 6 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

177 11. pegue o mouse, clique na planilha 2009 e selecione todos os dados desta planilha a partir da coluna B, ou seja, o intervalo B1:N5562; 12. clique no ícone para expandir a caixa de diálogo novamente; 13. de volta à caixa Consolidar; clique no botão adicionar para armazenar o primeiro intervalo; 14. clique na guia da planilha 2010 e depois em Adicionar; 15. clique na guia da planilha 2011 e, em seguida Adicionar para guardar o terceiro intervalo; 16. para que a planilha de consolidação também possua os mesmos cabeçalhos de linha e coluna das planilhas dos anos, basta ativar as caixas de verificação Linha Superior e Coluna Esquerda; Se quiser que os dados consolidados possuam vínculo com as planilhas de origem, basta ativar a opção Criar Vínculo com Dados de Origem. 17. ative esta opção e clique em OK; Unidade 4 - Aula 1 - Ferramentas de Agrupamento de Dados [ 7 ]

178 18. espere o resultado da consolidação e observe que o Excel 2007 somou os valores das três planilhas permitindo que ainda sejam vistos os valores originais por intermédio de cliques nas alças de expansão (sinal de mais); 19. crie novas planilhas e realize outras consolidações utilizando somente alguns meses, ou alguns municípios entre outras; 20. ao final, salve o arquivo. 2. Filtros de dados Planilhas de dados tendem a crescer de forma considerável e de certa forma passam a oferecer um maior trabalho no momento da manipulação e análise de dados. Por esta razão, o Excel 2007 possui uma ferramenta que auxilia o usuário a destacar (filtrar) determinados dados para facilitar sua manipulação. [ 8 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

179 Mediante critérios pré-estabelecidos, as linhas exibem apenas os dados que atendem às condições especificadas. Depois que os dados são filtrados, pode-se copiar, localizar, editar, formatar, fazer gráfico e imprimir o subconjunto de dados filtrados sem reorganizálos nem movê-los. A ferramenta permite que se filtre por mais de uma coluna. Os filtros são cumulativos, o que significa que cada filtro adicional baseia-se no filtro atual e ainda reduz o subconjunto de dados. As opções de filtragem são filtrar para o menor ou maior número; mostrar/filtrar um intervalo para linhas que contenham texto específico; mostrar/filtrar células vazias ou não vazias; mostrar/filtrar números maiores ou menores que outro número; Somente as 1000 primeiras entradas exclusivas na lista aparecem quando se clica na seta seta de campo. mostrar/filtrar um número igual ou diferente de outro número; mostrar/filtrar o início ou o fim de uma sequência de texto; mostrar/filtrar o número máximo ou mínimo por percentual. No momento da filtragem de dados, linhas inteiras são ocultadas quando determinados valores de uma ou mais colunas não atendem aos critérios de filtragem. É possível filtrar por diversos conteúdos diferentes, como: valores numéricos ou texto, cor, células que tenham formatação de cores aplicada ao plano de fundo ou ao texto dessas células. Agora vamos conhecer na prática o uso dessa ferramenta de filtragem de dados!?!? Vamos lá!! Unidade 4 - Aula 1 - Ferramentas de Agrupamento de Dados [ 9 ]

180 Exercício: Módulo04_Aula01_Exe02 Atenção! 1. Abra o programa Excel 2007; 2. abra o arquivo Filtros.xlsx presente na pasta Meus Documentos; 3. clique no botão Filtro no grupo Classificar e Filtrar presente na guia Dados; 4. observe que ao lado de cada título de coluna surgiu uma seta, clique na seta da coluna UF; 5. clique na opção Selecionar Tudo para desmarcar todas as UFs e em seguida marque somente as UFs da região Sudeste (ES, MG, RJ e SP); 6. clique em OK e observe que a listagem agora mostra apenas linhas destes quatro estados; 7. clique na seta da coluna SITUAÇÃO ATUAL e desmarque as opções Arquivado e Mec; [ 10 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

181 8. clique em OK e observe que a listagem agora mostra apenas linhas que possuam o processo na situação Em Análise; 9. por último, vá até a seta da coluna VALOR e escolha a opção Filtros de Número; 10. no menu ao lado, escolha a opção Está Entre; 11. selecione as opções conforme a caixa abaixo: 12. clique em OK e observe como a listagem mostra apenas registros que atendem os três critérios especificados; 13. para desfazer os três filtros, clique no botão Limpar presente no grupo Classificar e Filtrar; Unidade 4 - Aula 1 - Ferramentas de Agrupamento de Dados [ 11 ]

182 Agora efetuaremos mais uma filtragem. Dessa vez, filtraremos por uma parte do texto contido nas células. Vamos lá! 14. Clique na seta da coluna ENTIDADE e em seguida escolha a opção Filtro de Texto; 15. no submenu selecione a opção Contém; 16. na frente da caixa Contém escreva a palavra Beneficente e clique em OK; 17. observe que a listagem exibe apenas registros que possuam a palavra Beneficente; 18. para desfazer o recurso de filtro, clique novamente no botão Filtro e dessa forma as setas de todas as colunas desaparecem; 19. salve o arquivo. [ 12 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

183 3. Subtotais Este comando fornece um subtotal em uma lista ou em um banco de dados. O comando, após acionado, insere linha de subtotais para qualquer coluna (campo). De certa forma é mais fácil gerar uma lista com subtotais usando o comando e assim que esta lista de subtotais é criada, pode-se modificá-la editando a função SUBTOTAL(). Sintaxe: =SUBTOTAL(núm_função; ref1, ref2;...) O parâmetro núm_função é um número de 1 a 11 (caso queira incluir valores ocultos) ou 101 a 111 (ignorando valores ocultos) que especifica qual função usar no cálculo de subtotais dentro de uma lista. Caso o usuário queira editar a função inserida automaticamente pelo comando Formatar, basta conhecer os parâmetros da tabela abaixo para tal operação: Núm_Função (com inclusão de números ocultos) Núm_Função (sem inclusão de números ocultos) FUNÇÃO MÉDIA() CONT.NÚM() CONT.VALORES() MÁXIMO() MÍNIMO() MULT() DESVPAD() DESVPADP() SOMA() VAR() VARP() Unidade 4 - Aula 1 - Ferramentas de Agrupamento de Dados [ 13 ]

184 A função SUBTOTAL() ignora as linhas não incluídas no resultado de um filtro, independentemente de qual valor do parâmetro núm_ função seja utilizado. IMPORTANTE A função SUBTOTAL() foi projetada para trabalhar com colunas de dados ou intervalos verticais. Ela não foi projetada para linhas de dados nem intervalos horizontais. Por exemplo, quando o usuário subtotaliza um intervalo horizontal usando um núm_ função de 101 ou superior, como SUBTOTAL(109,D3:F3), ocultar uma coluna não afeta o subtotal. Porém, ocultar uma linha em um subtotal de um intervalo vertical afeta o subtotal. Exercício: Módulo04_Aula01_Exe03 Agora, aprenderemos a trabalhar com a subtotalização mediante o comando e editar por intermédio da função: 1. Caso o programa Excel 2007 não esteja aberto, abra-o; 2. abra o arquivo Subtotais.xlsx presente na pasta Meus Documentos do seu computador; Observe que esta planilha possui dados de vários municípios dos estados brasileiros para todos os meses do ano. Portanto, aplicaremos o recurso de subtotais para facilitar a análise dos dados. 3. como a planilha já se encontra classificada pela coluna UF, não há a necessidade de executar esta etapa. Então acesse a guia Dados, e no grupo Estrutura de Tópicos, escolha o botão Subtotal; [ 14 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

185 4. surge a caixa de diálogo Subtotais; 5. escolha as seguintes opções nesta caixa: A cada alteração em: UF. Usar função: Soma. Adicionar subtotais a: marque a caixa de verificação de todos os estados. As demais opções devem ser deixadas como estão. 6. clique em OK; Observe que a planilha apresenta, à esquerda da tela, três níveis de visualização dos dados. Nível 1 para verificação do Total Geral, Nível 2 para verificação das UFs e o Nível 3 para a verificação detalhada; 7. clique no nível 2 e verifique os totais de cada UF e o Total Geral; 8. observe que apareceu uma série de sinas de mais (+) na frente de cada UF. Ao clicar em algum deles, os respectivos dados daquela UF são apresentados; Unidade 4 - Aula 1 - Ferramentas de Agrupamento de Dados [ 15 ]

186 9. para recolher estes dados e retornar à visão anterior, basta clicar no sinal de menos (-) correspondente; Agora, incluiremos um novo nível de subtotalização sem eliminar o já existente. 10. Clique novamente no botão Subtotal e na caixa de diálogo Subtotais execute as seguintes ações: A cada alteração em: UF. Usar função: Contagem. Adicionar subtotais a: marque apenas a caixa de verificação Município. Desmarque a opção Substituir Subtotais Atuais para que este novo nível seja adicionado ao painel de verificação. 11. clique no botão OK e observe que surge na tela o Nível 4 e ao mesmo tempo a visualização da quantidade de municípios de cada estado na coluna Município; 12. clicando no Nível 4 é possível verificar os municípios pertencentes a cada UF e logo abaixo o seu total e quantidade de municípios; Agora, vamos desfazer os subtotais e voltar à planilha como a apresentada no início; 13. clique no botão Subtotal na guia Dados; 14. na caixa de diálogo Subtotais escolha o botão Remover Todos; [ 16 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

187 15. a planilha voltou ao estado original; 16. treine mais algumas situações e ao final salve o arquivo. Síntese Aprendemos, nesta aula, que é possível efetuar a consolidação de dados de várias planilhas, inserindo ou não a opção de vínculo. Conhecemos o processo de filtragem de dados e as várias possibilidades de critérios de filtros. Também, nesta aula, executamos a operação de subtotalização de dados, fazendo com que planilhas com muitos dados possam ser analisadas de forma mais sintética ou mais detalhada, conforme a escolha do usuário. Unidade 4 - Aula 1 - Ferramentas de Agrupamento de Dados [ 17 ]

188 Referências bibliográficas COX, F.; FRYE C.; LAMBERT, M.D; PREPPERNEAU, J.; MURRAY, K. Microsoft Office System 2007 Passo a passo. Porto Alegre: Artmed, Microsoft. Serviço de Suporte ao Excel Consolidar dados em várias planilhas. Disponível em: <http://office.microsoft.com/pt-br/excel-help/ consolidar-dados-em-varias-planilhas-hp aspx>. Acesso em 09 de março de Microsoft. Serviço de Suporte ao Excel Subtotal. Disponível em: <http://office.microsoft.com/pt-br/excel-help/subtotal-hp aspx>. Acesso em 13 de março de [ 18 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

189 Instituto Serzedello Corrêa EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE Unidade 4 Análise dos Dados Aula 2 Bases de dados e Gráficos

190 Permite-se a reprodução desta publicação, em parte ou no todo, sem alteração do conteúdo, desde que citada a fonte e sem fins comerciais. Copyright 2012, Tribunal de Contas de União <www.tcu.gov.br> RESPONSABILIDADE PELO CONTEÚDO Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa 2ª Diretoria de Desenvolvimento de Competências Serviço de Planejamento e Projetos Educacionais SUPERVISÃO Pedro Koshino CONTEUDISTA Helbert de Sousa Arruda TRATAMENTO PEDAGÓGICO Flávio Sposto Pompeo RESPONSABILIDADE EDITORIAL Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa Centro de Documentação Editora do TCU PROJETO GRÁFICO Ismael Soares Miguel Paulo Prudêncio Soares Brandão Filho Vivian Campelo Fernandes DIAGRAMAÇÃO Vanessa Vieira Brasil. Tribunal de Contas da União. Excel Avançado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da União ; conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Brasília : TCU, Instituto Serzedello Corrêa, p. : il. Conteúdo: Unidade 4: Análise dos dados. Aula 2: Bases de dados e gráficos. Curso realizado no período de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente Virtual de Educação Corporativa do Tribunal de Contas da União. 1. Importação de dados. 2. Normalização de dados. 3. Manipulação de dados. 4. Análise de dados. I. Título. Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

191 Aula 2 Base de dados e gráficos Como gerenciar bases de dados externas? Qual a importância da demonstração gráfica? Como trabalhar com gráficos? Iniciamos nossos estudos pelas operações iniciais com as bases de dados externas. O Excel 2007 possui a flexibilidade de reconhecer vários tipos de dados tabulares, entre eles encontramos bancos de dados variados, tabelas, outros formatos de planilhas entre outros. Saber gerenciar esta tarefa de transferir esses dados para o formato do Excel 2007 é de extrema importância, pois nem sempre nos depararemos com dados já no formato adequado. Por outro lado, temos os gráficos que representam, de forma clara e direta, os dados numéricos inseridos em uma determinada planilha. Sendo assim, a exibição traz uma maneira rápida de realizar uma análise desses dados. Para facilitar o estudo, esta aula está organizada da seguinte forma: Aula 2 Base de dados e gráficos 3 1. Base de dados do Access 4 2. Base de dados da web 8 3. Outras bases de dados Criação de gráficos 17 Síntese 26 Referências bibliográficas 27 Ao final desta aula, esperamos que você tenha condições de: saber gerenciar dados de bases externas; transferir dados de outros formatos e manipulá-los no Excel 2007; conceber e construir gráficos demonstrativos. Pronto para começar? Então, vamos! Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Gráficos [ 3 ]

192 1. Base de dados do Access Frequentemente os usuários de computador desejam trabalhar com os dados do Access, porém em formato de planilha do Excel 2007, a fim de se beneficiar das vantagens que os recursos de análise e gráfico de dados oferecem, da flexibilidade no gerenciamento e layout dos dados ou das muitas funções não disponíveis no Access. Dessa forma, a Microsoft disponibilizou diversas formas de transferir esses dados entre os dois programas. Vamos conhecer algumas: Transferência do Access para o Excel: podem-se copiar os dados da folha de dados do Access e colá-los em uma planilha do Excel, conectar-se a um banco de dados do Access a partir de uma planilha do Excel ou exportar os dados do Access para uma planilha do Excel. Transferência do Excel para o Access: podem-se copiar os dados de uma planilha do Excel e colá-los em uma folha de dados do Access, importar uma planilha do Excel para uma tabela do Access ou vincular uma planilha do Excel a partir de uma tabela do Access. O Excel 2007 permite que seja realizada uma conexão direta entre os dados do Access e a planilha, permitindo a interligação entre eles. Isto é possível devido à criação de um arquivo de conexão de dados do Office (.odc), para o banco de dados do Access e a consequente recuperação de todos os dados a partir de uma tabela ou consulta. Quando o usuário utiliza o Assistente para Exportação no Access, este pode exportar o objeto de banco de dados do Access da seguinte maneira: como uma tabela, consulta ou formulário, ou registros selecionados em um modo de exibição para uma planilha do Excel A maior vantagem em realizar a conexão aos dados do Access em vez de executar apenas a importação é que se torna possível analisar periodicamente esses dados no Excel 2007 sem a necessidade de copiar ou exportar repetidamente os dados do Access. Após efetuar a conexão aos dados, também se pode atualizar automaticamente as pastas de trabalho do Excel 2007 a partir do banco de dados original do Access sempre que este também for atualizado. A principal forma de interligar estes dados entre os dois programas é por meio da opção Do Access, presente no grupo Obter Dados Externos, da guia Dados do Excel [ 4 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

193 Vamos descobrir como realizar esta tarefa!? Vamos lá! Exercício: Módulo04_Aula02_Exe01 1. Abra o programa Excel 2007; Nesta nova planilha, interligaremos uma tabela do banco de dados em Access chamado Northwind.accdb (banco de dados de teste que a Microsoft disponibiliza para os usuários); 2. acesse a guia Dados e clique no botão Do Access; 3. aponte para o arquivo Northwind.accdb que está presente na sua pasta Meus Documentos; 4. em seguida clique no botão Abrir; 5. na caixa de diálogo Selecionar Tabela, encontre a tabela chamada Clientes e clique no botão OK; Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Gráficos [ 5 ]

194 6. na caixa de diálogo Importar Tabela, deixe selecionadas a opção Tabela e Na planilha Existente (célula =$A$1); 7. clique em OK; 8. agora salve o arquivo na pasta Meus Documentos com o nome Planilha_Access.xlsx; Observe que na linha da Empresa C, consta o nome de Thomas Axen como Representante de Compras. 9. feche o arquivo da planilha; 10. abra o arquivo de banco de dados Northwind.accdb clicando duas vezes com o mouse sobre o nome do arquivo e pressionando a tecla SHIFT simultaneamente (este procedimento faz com que o banco de dados seja aberto no formato para edição); 11. habilite o conteúdo ativo; [ 6 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

195 12. na parte da esquerda desta tela encontra-se a lista de objetos do Access. Encontre a tabela chamada Clientes e dê um duplo clique para abri-la; 13. altere o nome de Thomas Axen para Monteiro Lobato; 14. feche o Access (não há a necessidade de salvar a alteração feita, pois esta é salva automaticamente); 15. abra novamente o Excel 2007 e, em seguida, o arquivo Planilha_ Access.xlsx; Observe que na linha da Empresa C ainda consta o nome de Thomas Axen. 16. Acesse a guia Dados, e clique no botão Atualizar Tudo; Pronto! A planilha atualizou-se com o banco de dados e agora estamos vendo o nome de Monteiro Lobato; Viu como é fácil efetuar esta interligação entre planilhas Excel e bancos de dados Access? Faça outras interligações entre planilhas e tabelas diferentes e obtenham mais experiência com este recurso de vínculos entre diferentes formatos de arquivos. 17. salve a planilha. Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Gráficos [ 7 ]

196 2. Base de dados da web Outro tipo de dado que o Excel 2007 permite conectar-se é o presente em páginas Web. Isto significa que é possível também criar ou executar uma consulta à Web para recuperar texto ou dados de uma página Web. Comumente, as páginas Web contêm dados que podem ser utilizados para análise pelo Excel Dependendo da situação desejada, o usuário pode também recuperar dados atualizáveis, ou seja, os dados no Excel estarão conectados automaticamente com os dados mais recentes da página Web, ou pode-se também recuperálos de uma página Web e mantê-los estáticos na planilha. Para realizar a tarefa de obtenção de dados de páginas Web, o usuário deverá acessar a opção Da Web do grupo Obter Dados Externos, presente na guia Dados. DICA Geralmente usa-se uma consulta à Web para recuperar dados atualizáveis armazenados na Intranet ou na Intranet, como uma única tabela, várias tabelas ou todo o texto de uma página da Web. Em seguida, realiza-se a análise dos dados utilizando os recursos existentes no Excel As consultas à Web são especialmente úteis para recuperação de dados em tabelas ou áreas pré-formatadas. (As tabelas são definidas com a marca HTML <TABLE>. Em geral, as áreas pré-formatadas são definidas com a marca HTML <PRE>.) Os dados recuperados não contêm imagens, no formato.gif, por exemplo, e não incluem o conteúdo de scripts. Vamos interligar dados de índice da bolsa de valores e cotação do dólar no portal MSN com nossa planilha de dados no Excel [ 8 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

197 Exercício: Módulo04_Aula01_Exe02 1. Abra o programa Excel 2007; Atenção! 2. clique no botão Da Web, presente na guia Dados (grupo Obter Dados Externos); 3. acesse a seguinte página da internet na caixa de diálogo Nova Consulta à Web: br.msn.com 4. observe que na parte superior esquerda de algumas áreas são apresentadas algumas setas em um quadrado amarelo (esta seta indica que esta é uma área disponível para interligação de dados Web); 5. desça a barra de rolagem até que o quadro com o índice Ibovespa e a cotação de dólar e euro apareçam; Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Gráficos [ 9 ]

198 6. observe a presença da seta no quadrado amarelo. Clique nesta seta para selecionar a área deste quadro; A seta do quadrado amarelo deu lugar à marca de check em um quadrado verde. 7. Clique no botão Importar; 8. na caixa de diálogo Importar Dados, escolha a célula A1 da planilha existente e clique em OK; 9. aguarde alguns segundo e ao final observe que os dados foram copiados para a planilha; [ 10 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

199 Agora falta configurar alguns itens de atualização. 10. Clique no botão Propriedades; 11. faça os devidos ajustes de atualização, layout e formatação e por fim clique em OK; 12. ao final, salve o arquivo com o nome Mod04_Aula02_Exe02. xlsx. 3. Outras bases de dados Utilizando o Excel 2007 é possível também obter dados de outros tipos de base de dados, como por exemplo, do SQL Server, Microsoft Query, XML, serviços de análise entre outros. Vamos conhecer um de cada tipo de base de dados suportada pelo Excel Do SQL Server O SQL Server é um sistema gerenciador de banco de dados relacional completo projetado pela Microsoft para fornecer soluções de dados corporativos que requerem certo desempenho, disponibilidade, escalabilidade e segurança ideais. No Excel 2007, torna-se possível a conexão a um banco de dados do SQL Server. Esta opção encontra-se Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Gráficos [ 11 ]

200 na guia Dados, no grupo Obter Dados Externos, e em seguida na opção De Outras Fontes e por último em Do SQL Server. Ao conectar-se a um banco de dados do SQL Server, abre-se o Assistente para Conexão de Dados exibindo as etapas de conexão. São elas: Conexão ao servidor do banco de dados: nesta etapa deverá ser definido o servidor e a maneira como logon deve ser realizado no servidor de banco de dados. Seleção do banco de dados e da tabela: deve-se especificar o banco de dados e a tabela ou consulta. [ 12 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

201 Gravação do arquivo de dados e a conexão: nesta etapa especifica-se e descreve-se o arquivo de conexão e realiza-se a pesquisa de frases para localizar o arquivo. Da importação de dados XML O Excel 2007 possui compatibilidade com dados importados de estruturas XML (Linguagem de Marcação Extensível). Estes dados podem ser advindos de outros bancos de dados e aplicativos, o mapeamento dos elementos XML de um esquema XML para células da planilha e a exportação dos dados XML revisados para interação com outros bancos de dados e aplicativos. A seguir, são relacionados os principais cenários que os recursos XML podem resolver: estender a funcionalidade dos modelos do Excel existentes mapeando elementos XML para células existentes. Isso facilitará a obtenção de dados XML para dentro e para fora dos modelos sem precisar recriá-los; usar os dados XML como entrada para os modelos de cálculo existentes mapeando elementos XML para planilhas existentes; importar arquivos de dados XML para uma nova pasta de trabalho; importar dados XML de um serviço Web para a planilha do Excel; exportar dados das células mapeadas para arquivos de dados XML independente de outros dados da pasta de trabalho. Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Gráficos [ 13 ]

202 IMPORTANTE Ao importar dados XML para uma planilha, devemos lembrar que há diversos métodos e comandos que podem ser utilizados na importação dos dados XML. Do Microsoft Query O Microsoft Query foi elaborado para conectar-se a fontes de dados externas, selecionar dados dessas fontes, importar os dados para uma planilha e atualizá-los, conforme o necessário para manter os dados da planilha sincronizados com os dados nas fontes externas. É possível utilizar o Microsoft Query para recuperar dados de fontes externas, arquivos e dados de bancos de dados corporativos, fornecendo a comodidade de não ser mais necessário redigitar os dados a serem analisados no Excel Com ele, pode-se atualizar automaticamente os resumos e relatórios a partir do banco de dados original usado como fonte sempre que o banco de dados também for atualizado. Quais os tipos de bancos de dados que podem ser acessados? O Microsoft Query possui a capacidade de recuperar dados de vários tipos de bancos de dados, inclusive Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server e Serviços OLAP do Microsoft SQL Server, bem como das pastas de trabalho do Excel 2007 e de arquivos de texto. O Microsoft Office fornece drivers que podem ser usados para recuperar dados das seguintes fontes de dados: Serviços de Análise do Microsoft SQL Server (provedor OLAP) Microsoft Office Access dbase Microsoft FoxPro Microsoft Office Excel Oracle Paradox Bancos de dados de arquivos de texto [ 14 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

203 DICA O Microsoft Query permite selecionar as colunas dos dados desejados e importar apenas esses dados para o Excel Vamos executar uma conexão com base de dados externa no formato XML! Exercício: Módulo04_Aula02_Exe03 Realizaremos uma conexão com um arquivo XML e antes de iniciarmos o procedimento, vamos conhecer o arquivo (que possui poucos dados somente para exemplo nesta aula): Atenção! Esta é uma estrutura simples de um arquivo XML que contém dados de três empresas, sendo esses dados o Nome, Área de Atuação, Número do Projeto, Data de Conclusão e Valor. Vamos importar esses dados para o Excel então! 1. Caso o programa Excel 2007 não esteja aberto, abra-o; 2. mantenha-se na célula A1 da Plan1, clique na guia Dados e escolha a opção De Outras Fontes, e por fim a opção Da Importação de Dados XML; Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Gráficos [ 15 ]

204 3. na caixa Selecionar Fonte de Dados, aponte para a pasta Meus Documentos e escolha o arquivo Dados_Empresas.xml e clique no botão Abrir; 4. como este arquivo não possui um arquivo de esquema de configuração, o Excel 2007 emite um alerta informando que ele próprio criará um esquema; 5. apenas clique em OK; 6. na caixa de diálogo Importar Dados; observe se o local para iniciar a importação dos Dados está sendo a célula $A$1, caso esteja, clique em OK; 7. os dados no formato XML forma importados para a planilha no Excel 2007; [ 16 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

205 8. agora basta o usuário definir os filtros, formatações, atualizações etc; 9. salve o arquivo com o nome Mod04_Aula02_Exe03.xlsx na pasta Meus Documentos. 4. Criação de gráficos Um gráfico é uma representação em forma gráfica de dados numéricos presentes na planilha. Em vista disso, o Excel 2007 oferece vários tipos de gráficos padrões, com uma média de seis variações para cada um dos tipos. Pode-se, ainda, escolher entre outros tipos utilizandose de gráficos personalizados. Quando um gráfico é criado, o programa traça-o com base na forma do intervalo da planilha que contém os dados desejados, fundamentandose nos tipos de dados das linhas e colunas. Assim, em uma seleção da planilha, os valores são usados e apresentados no gráfico sob a forma de pontos de dados, representados por barras, linhas, colunas, fatias, pontos e outras formas que são conhecidas como marcadores de dados. Os grupos de pontos de dados, ou marcadores de dados, que derivam de linhas ou colunas de uma única planilha são agrupados em sequências de dados. Cada sequência de dados é diferenciada por um único padrão ou cor, ou ambos. Os gráficos podem ser criados utilizando-se o grupo Gráficos na faixa de opções Inserir para obter gráficos específicos ou pela lista dropdown presente no mesmo grupo. Assim, é possível criar um gráfico em uma planilha de dados ou em uma planilha específica. A criação de gráficos no Excel 2007 pode ser obtida em quatro etapas onde esses devem basear-se nos valores das células selecionadas, sendo que estas etapas devem ser cuidadosamente preenchidas para que se obtenha um resultado desejado: São elas: Tipo e subtipo do gráfico Nesta primeira etapa, é escolhido o tipo e subtipo do gráfico a ser criado. Na caixa de diálogo desta primeira etapa encontram-se vários tipos e subtipos de gráficos mediante a escolha feita inicialmente. Neste momento é permitida a escolha do tipo gráfico e a apresentação, variando entre gráficos bidimensionais e tridimensionais. Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Gráficos [ 17 ]

206 A caixa de diálogo Inserir Gráfico, obtida por intermédio de um clique na lista drop-down do grupo Gráficos da faixa de opções Inserir é exibida a seguir: Logo após a escolha do tipo e subtipo do gráfico deve-se clicar no botão OK e verificar o resultado na própria planilha de dados. Intervalo de dados do gráfico Nesta etapa é definido o intervalo e a sequência de dados que dará origem ao gráfico. Se os intervalos foram previamente selecionados, estes serão apresentados automaticamente na caixa Selecionar Fonte de Dados. Definese também, ao gráfico a sequência em séries ou categorias para apresentação visual dos dados. Para tanto, basta clicar no botão Selecionar Dados, no grupo Dados presente na nova faixa de opções que surgiu denominada Design. [ 18 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

207 A figura a seguir exibe a caixa de diálogo referente à etapa de definição do intervalo de dados do gráfico. Ao clicar no botão Adicionar, surge outra caixa de diálogo requisitando o nome e valor da série. As opções desta caixa são as seguintes: Nome da série: permite escolher qual a célula que representará o nome da série; Valores da série: permite a apresentação e alternação dos dados que dão origem aos valores do gráfico. Layout do gráfico Todas as formatações aplicáveis aos gráficos são encontradas nesta nova faixa de opções Layout. Ela é dividida em vários grupos para facilitar a utilização dos recursos. No grupo Rótulos, existem as opções Título do Gráfico e Títulos dos Eixos em que são apresentados os locais em que devem ser escritos os títulos do gráfico, das categorias e séries, dependendo do gráfico escolhido na primeira etapa. Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Gráficos [ 19 ]

208 No botão Títulos dos Eixos, são apresentadas opções para que estes sejam ou não apresentados títulos horizontais ou verticais na imagem final do gráfico. No botão Linhas de Grade, pode-se escolher as linhas de grade para cada categoria apresentada no gráfico escolhido, ou seja, se as caixas de verificação desta guia estiverem desabilitadas, o gráfico não apresentará as linhas que ficam ao fundo da área. [ 20 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

209 No botão Legenda, há a alternativa de apresentar ou não uma legenda para o gráfico ou até escolher a localização dela na área do gráfico. Os rótulos de dados são informações apresentadas como complemento da série dos dados presentes no gráfico, para isto, o botão Rótulos de Dados permite escolher tal definição. No botão Tabela de Dados, é possível mostrar ou não duas informações no gráfico, a primeira seria a tabela de dados e a segunda os códigos da legenda. Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Gráficos [ 21 ]

210 Ao serem configuradas todas as formatações ao gráfico utilizando as guias desta etapa, obtém-se uma apresentação mais refinada do gráfico inicialmente criado. Local do gráfico Após a criação e formatação do gráfico, recomenda-se definir o local onde ele será colocado. É possível colocar o gráfico no arquivo de duas maneiras diferentes; a primeira seria criar uma planilha específica para ele e a segunda, escolher uma planilha de dados para inseri lo, fazendo com que ele seja embutido de forma flutuante, ou seja, deslocado-o dentro da planilha por meio do arraste do mouse. Para isto, é necessário clicar no botão Mover Gráfico que fica no grupo Local posicionado ao final da faixa de opções Design, da Ferramenta de Gráfico. Nova planilha: cria uma planilha específica para a colocação do gráfico; Objeto em: coloca o gráfico dentro de uma das planilhas de dados existente. Após a escolha da opção adequada, deve-se clicar no botão OK para encerrar as principais formatações e concluir a criação do gráfico. A seguir, realizaremos um exercício que permitirá utilizar estes recursos de criação de gráficos. Exercício: Módulo04_Aula02_Exe04 Vamos aprender a criar um gráfico agora. 1. Caso o programa Excel 2007 não esteja aberto, abra-o; 2. abra o arquivo Graficos.xlsx; [ 22 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

211 Vamos criar um gráfico que apresente a evolução dos valores dos repasses ao longo dos três anos somente para os estados da região Norte. 3. selecione os seguintes intervalos de células (não se esqueça de pressionar a tecla CTRL para seleção não-adjacente): A2:A3 ; A11 ; A20 ; C2:E3 ; C11:E11 e C20:E20 4. após a seleção, clique na guia Inserir e escolha o tipo de gráfico Colunas Agrupadas; Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Gráficos [ 23 ]

212 Dessa forma o respectivo gráfico é inserido na área da planilha. Agora vamos efetuar algumas adaptações para melhorar o aspecto do gráfico. 5. Com a área do gráfico selecionada, acesse a guia Layout; 6. escolha, em seguida, a opção Título do Gráfico e depois Acima do Gráfico; 7. surge uma área para a inserção do título do gráfico logo acima das barras. Digite a expressão Repasses Região Norte ; 8. escolha o botão Legenda e, em seguida, a opção Mostrar Legenda Abaixo; [ 24 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

213 9. observe que a legenda do gráfico foi deslocada para a parte de baixo do gráfico; Agora vamos modificar a unidade de apresentação dos valores. 10. dê um duplo clique em qualquer número da escala (parte esquerda do gráfico) e na caixa de diálogo Formatar Eixo, escolha a opção Milhões na caixa Unidades de Exibição; 11. clique em Fechar para finalizar; 12. salve o arquivo. Desafio: faça outro gráfico, agora com os dados dos estados da região Sudeste, porém somente com os anos 2009 e Boa sorte! Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Gráficos [ 25 ]

214 Síntese Nesta aula, conhecemos o recurso de gerenciamento de base de dados em Access e os mecanismos de integração. Também executamos os recursos de transferência e conexão de dados entre o Excel 2007 e outras fontes, como por exemplo, o SQL Server, página Web e até mesmo no formato XML. Por último, vimos que o Excel 2007 fornece o recurso de criação de gráficos demonstrativos e todo o conjunto de configurações necessárias para a apresentação em tela. [ 26 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

215 Referências bibliográficas Microsoft. Serviço de Suporte ao Excel Trocar (copiar, importar, exportar) dados entre o Excel e o Access. Disponível em: <http://office. microsoft.com/pt-br/excel-help/trocar-copiar-importar-exportardados-entre-o-excel-e-o-access-ha aspx>. Acesso em 13 de março de Microsoft. Serviço de Suporte ao Excel Obter dados externos de uma página da Web. Disponível em: <http://office.microsoft.com/ pt-br/excel-help/obter-dados-externos-de-uma-pagina-da-web- HA aspx>. Acesso em 14 de março de Microsoft. Serviço de Suporte ao Excel Visão geral da conexão (importação) de dados. Disponível em: <http://office.microsoft.com/ pt-br/excel-help/visao-geral-da-conexao-importacao-de-dados- HP aspx>. Acesso em 14 de março de Microsoft. Serviço de Suporte ao Excel Usar o Microsoft Query para recuperar dados externos. Disponível em: <http://office.microsoft. com/pt-br/excel-help/usar-o-microsoft-query-para-recuperar-dadosexternos-ha aspx>. Acesso em 14 de março de Unidade 4 - Aula 2 - Bases de Dados e Gráficos [ 27 ]

216 Instituto Serzedello Corrêa EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE Unidade 4 Análise dos Dados Aula 3 Tabelas Dinâmicas - Visão Geral

217 Permite-se a reprodução desta publicação, em parte ou no todo, sem alteração do conteúdo, desde que citada a fonte e sem fins comerciais. Copyright 2012, Tribunal de Contas de União <www.tcu.gov.br> RESPONSABILIDADE PELO CONTEÚDO Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa 2ª Diretoria de Desenvolvimento de Competências Serviço de Planejamento e Projetos Educacionais SUPERVISÃO Pedro Koshino CONTEUDISTA Helbert de Sousa Arruda TRATAMENTO PEDAGÓGICO Flávio Sposto Pompeo RESPONSABILIDADE EDITORIAL Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa Centro de Documentação Editora do TCU PROJETO GRÁFICO Ismael Soares Miguel Paulo Prudêncio Soares Brandão Filho Vivian Campelo Fernandes DIAGRAMAÇÃO Vanessa Vieira Brasil. Tribunal de Contas da União. Excel Avançado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da União ; conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Brasília : TCU, Instituto Serzedello Corrêa, p. : il. Conteúdo: Unidade 4: Análise dos dados. Aula 3: Tabelas dinâmicas visão geral. Curso realizado no período de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente Virtual de Educação Corporativa do Tribunal de Contas da União. 1. Importação de dados. 2. Normalização de dados. 3. Manipulação de dados. 4. Análise de dados. I. Título. Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

218 Aula 3 Tabelas dinâmicas (Visão Geral) Para que servem as tabelas dinâmicas? Como utilizar seus recursos? Principais características, aplicações e operações? Nesta aula obteremos o conhecimento necessário para a concepção e implementação das tabelas dinâmicas. Iniciaremos nossos estudos pela apresentação dos procedimentos para elaboração das tabelas dentro de um contexto prático. E para complementar este estudo, mostraremos como utilizar e configurar seus principais recursos. Para facilitar o estudo, esta aula está organizada da seguinte forma: Aula 3 Tabelas dinâmicas (Visão Geral) 3 1. Noções básicas 4 2. Primeiros passos 7 3. O acesso 9 4. A configuração dos campos e da tabela Operações com as tabelas dinâmicas 17 Síntese 26 Referências bibliográficas 27 Ao final desta aula, esperamos que você tenha condições de: Conhecer os procedimentos para criação de relatórios de tabelas dinâmicas; Entender o processo de tomada de decisão e interpretação de dados; Conhecer os objetivos das tabelas dinâmicas; Saber executar os primeiros passos para criação do relatório; Conhecer as operações básicas com as tabelas dinâmicas. Pronto para começar? Então, vamos! Unidade 4 - Aula 3 - Tabelas Dinâmicas - Visão Geral [ 3 ]

219 1. Noções básicas Geralmente as planilhas corporativas possuem muitos dados, sendo que estes nem sempre informam detalhamente os reais propósitos, por exemplo: Sabe-se o que os números significam? Os dados existentes respondem a todas as perguntas? Entre outras. Objetivos Os relatórios de tabela dinâmica têm como objetivo ajudar o usuário a analisar os dados numéricos e responder a perguntas sobre eles. Em segundos, é possível verificar qual funcionário vendeu mais, em que setor e em que mês. É possível consultar qual dos trimestres foi mais lucrativo e também qual produto foi mais vendido etc. Na realidade, os relatórios de tabela dinâmica fornecem formas diferentes de ver os dados com apenas alguns cliques do mouse, e dessa maneira, os dados são deslocados para outros lugares compondo novos significados. Neste contexto de procura da melhor maneira de representar os dados a fim de torná-los mais fáceis de serem interpretados, segue-se o conceito de tomada de decisão. Embora os dados ali representados estejam completos e íntegros, há a necessidade de transformá-los em ações a serem tomadas, ou seja, em objetivos específicos a serem alcançados. Tomada de decisão Na enciclopédia eletrônica Wikipédia, tem-se o conceito de tomada de decisão como sendo o processo pelo qual são escolhidas algumas ou apenas uma entre muitas alternativas para as ações a serem realizadas. Chiavenato (1997, p. 710) elucida ao definir decisão como o processo de análise e escolha entre várias alternativas disponíveis do curso de ação que a pessoa deverá seguir. Tomada de decisão, segundo Oliveira (2004), nada mais é do que a conversão das informações em ação, assim sendo, decisão é a ação tomada com base na apreciação de informações. Decidir é recomendar entre vários caminhos alternativos que levam a determinado resultado. As decisões são escolhas tomadas com base em propósitos, são ações orientadas para determinado objetivo e o alcance deste objetivo determina a eficiência do processo de tomada de decisão. [ 4 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

220 A decisão pode ser tomada a partir de probabilidades, possibilidades e/ou alternativas. Para toda ação existe uma reação e, portanto, são nas reações que são baseadas as decisões. A decisão é mais do que a simples escolha entre alternativas, sendo necessário prever os efeitos futuros da escolha, considerando todos os reflexos possíveis que ela pode causar no momento presente e no futuro. Modernamente entende-se que é impossível encontrar num processo de decisão a melhor alternativa, o que faz com que sejam buscadas as alternativas satisfatórias, ou seja, na prática o que se busca é a alternativa que, mesmo não sendo a melhor, leve para o alcance do objetivo da decisão. Conforme estudos, a maioria das classificações das decisões é baseada em critérios de análise: atividade administrativa a qual se vincula a decisão; nível de importância dentro da organização; estruturação e previsibilidade. a. Vinculação à atividade administrativa, que segundo Shimizu (2006) a decisão pode ser distinguida por nível de decisão: Nível Estratégico: em geral são as decisões para dois a cinco anos; Nível Tático: decisão para alguns meses a até dois anos; Nível Operacional: alguns dias ou alguns meses; e Nível de despacho ou liberação: decisão para algumas horas ou alguns dias. b. Nível de importância dentro da organização: Altamente importantes; Importantes; Medianamente importantes; Pouco importantes; Não importantes. c. Estruturação: Estruturadas; Unidade 4 - Aula 3 - Tabelas Dinâmicas - Visão Geral [ 5 ]

221 Não-estruturadas. d. Previsibilidade: Rotineiras ou cíclicas; Não rotineiras ou acíclicas; Inéditas. O cenário em que as organizações estão inseridas se modifica constantemente, exercendo nestas, toda a sua influência. Diante disto, faz-se necessário permanente alerta por parte dos administradores, para percepção do que os ambientes interno e externo da organização indicam em relação às ameaças e oportunidades, para que as escolhas sejam feitas com base na realidade organizacional. Interpretação dos dados Então podemos concluir que o relatório de tabela dinâmica, através da interpretação de seus dados, subsidia a tomada de decisão. Então como e para quê interpretar estes dados? Imaginemos uma determinada planilha do Excel 2007 com informações sobre vendas com centenas ou milhares de linhas de dados. Neste caso, essa planilha apresenta, de forma descritiva, o registro dos dados das vendas, com os devidos nomes dos vendedores, datas, produtos vendidos, clientes, valores entre outros isso tudo listados linha após linha e divididos em várias colunas. Então surgem as perguntas: Como posso obter as informações gerenciais desta planilha? Como compreender todos esses dados? No geral, qual vendedor foi o mais eficiente? Qual deles vendeu mais em um determinado trimestre? Em que local foi realizado o maior número de vendas? Com os relatórios de tabela dinâmica, todas essas perguntas podem ser respondidas com apenas alguns poucos cliques no mouse. [ 6 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

222 O objetivo de um relatório de tabela dinâmica é transformar todos os dados em relatórios pequenos, concisos, que o informam exatamente o que se deseja conhecer. 2. Primeiros passos Antes de iniciar o processo de elaboração de um relatório de tabela dinâmica, devem-se tomar alguns cuidados com relação à estrutura da planilha de dados e escalonar o resultado desejado. O cuidado com a planilha de dados Antes de começar a trabalhar com um relatório de tabela dinâmica, o usuário deverá analisar a estrutura da planilha do Excel 2007 para garantir que ela esteja bem preparada para gerar o relatório. Ao criar um relatório de tabela dinâmica, cada coluna dos dados de origem se torna um campo que pode ser usado no relatório. Os campos resumem várias linhas de informações a partir dos dados de origem. IMPORTANTE Os nomes dos campos do relatório são originados dos títulos de cada coluna dos dados de origem. Deve ser verificado se cada coluna possui o nome na primeira linha da planilha nos dados de origem. Caso exista alguma coluna sem sua identificação surge a seguinte mensagem de erro: Vamos ver um exemplo de planilha válida! Na planilha da imagem acima, os títulos de coluna CNPJ, Entidade, Cidade, UF e Processo, ao final, se tornarão os nomes de campo no momento da criação de um relatório de tabela dinâmica. Unidade 4 - Aula 3 - Tabelas Dinâmicas - Visão Geral [ 7 ]

223 O cuidado com a estrutura As linhas restantes abaixo dos títulos devem conter os mesmos formatos de conteúdos na mesma coluna, ou seja, textos devem estar em uma coluna, números em outra coluna e datas em outra coluna. Em outras palavras, uma coluna que contém números não deve conter texto, e assim por diante. E para que não haja erro de seleção de dados na elaboração do relatório, não deve haver colunas vazias na planilha de dados de origem, pois são necessárias que estas informações estejam de forma adjacente. RECOMENDAÇÃO Recomenda-se que não haja linhas vazias; por exemplo, linhas em branco que são usadas para separar um bloco de dados de outro devem ser removidas. [ 8 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

224 CORRETO CORRETO X 3. O acesso Após a criação da planilha com seus respectivos dados ou até mesmo a importação de dados a partir de outro formato, deve-se assegurar que os dados estejam todos listados adjacentemente. Então, coloca-se o cursor em qualquer local dentro da área dos dados (isso incluirá todos os dados da planilha no relatório), ou deve-se selecionar apenas os dados que deseja usar no relatório. Em seguida, na guia Inserir, no grupo Tabelas, deve-se clicar em Tabela Dinâmica. Em seguida, clicar em Tabela Dinâmica novamente. Unidade 4 - Aula 3 - Tabelas Dinâmicas - Visão Geral [ 9 ]

225 A caixa de diálogo Criar Tabela Dinâmica é aberta. Quando esta caixa de diálogo é aberta, automaticamente a opção Selecionar uma Tabela ou Intervalo encontra-se selecionada. A caixa Tabela/Intervalo mostra o intervalo dos dados selecionados. Pode-se inclusive escolher uma fonte de dados externa para gerar o relatório de tabela dinâmica. O principal benefício da conexão com dados externos é a possibilidade de analisar periodicamente esses dados, no Microsoft Office Excel, sem copiar repetidamente os dados, o que é uma operação que pode levar tempo e está propensa a erros. Depois de conectar-se a dados externos, torna-se possível atualizar automaticamente as pastas de trabalho do Excel 2007 a partir da fonte de dados original sempre que a fonte de dados for atualizada com novas informações. [ 10 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

226 Ao clicar no botão Escolher Conexão, surge a caixa de diálogo Conexões Existentes para efetuar a escolha de uma das conexões atualmente configuradas. Ainda na caixa de diálogo Criar Tabela Dinâmica, existe a opção Nova Planilha (também selecionada automaticamente) para definir o local onde o relatório será colocado (pode-se clicar em Planilha Existente se não quiser colocar o relatório em uma nova planilha). Ao final deve-se clicar no botão OK para finalmente gerar o relatório de tabela dinâmica com as configurações escolhidas. 4. A configuração dos campos e da tabela Após a definição da área de dados e do local de inserção do relatório de tabela dinâmica, agora é clicar nos campos da tabela dinâmica que deseja para que os dados apareçam no relatorio na planilha. Apresentação À esquerda está a área de layout pronta para receber o relatório de tabela dinâmica, e à direita está a Lista de Campos de Tabela Dinâmica. Essa lista mostra os títulos de coluna dos dados de origem: cada título é um campo na lista. Unidade 4 - Aula 3 - Tabelas Dinâmicas - Visão Geral [ 11 ]

227 Adição de campos Na lista de campos, devem ser marcadas as caixas de seleção ao lado dos campos que se deseja adicionar ao relatório. Os campos são automaticamente adicionados ao relatório. [ 12 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

228 Os campos que não são numéricos são adicionados à área Rótulos de Linha do relatório. Conforme adiciona-se mais campos não-numéricos, o Excel 2007 coloca-os dentro de campos que já existem no relatório de tabela dinâmica, criando uma hierarquia. Os campos numéricos são adicionados à direita.: Opções da tabela dinâmica Ao acessar as opções da tabela dinâmica (clicando com o botão da direita do mouse sobre qualquer célula da tabela), é possível alterar algumas configurações de sua planilha, como impressão, definições de exibição, layout, filtros e dados. Unidade 4 - Aula 3 - Tabelas Dinâmicas - Visão Geral [ 13 ]

229 As guias e opções da respectiva caixa de diálogo são: a. Layout e formato b. Totais e filtros [ 14 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

230 c. Exibição d. Impressão e. Dados Unidade 4 - Aula 3 - Tabelas Dinâmicas - Visão Geral [ 15 ]

231 f. Texto Alt. Remoção de campos e da tabela Para remover um campo do relatório, limpe a caixa de seleção ao lado do nome do campo na lista de campos. Para efetuar a remoção de todos os campos de um relatório para que começar o processo novamente, basta clicar na guia Opções na Faixa de Opções em Ferramentas de Tabela Dinâmica, e em seguida, no grupo Ações, clicar na seta no botão Limpar e selecionar a opção Limpar Tudo. [ 16 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

232 Caso o usuário queira excluir o relatório inteiro, este deve clicar na guia Opções, no grupo Ações, clicar na seta em Selecionar e finalmente clicar na opção Tabela Dinâmica Inteira. Por fim, deve-se pressionar a tecla DELETE. 5. Operações com as tabelas dinâmicas A seguir são listadas as principais operações que podem ser realizadas com o relatório de tabela dinâmica. Arrastar e soltar Conforme a preferência do usuário, pode-se criar um relatório de tabela dinâmica usando o método arrastar e soltar, como podia ser realizado em versões anteriores do Excel. Existem quatro caixas na parte inferior da Lista de Campos de Tabela Dinâmica. As caixas se chamam Filtro de Relatório, Rótulos de Linha, Rótulos de Coluna e Valores. Podem-se arrastar os campos para essa área. Unidade 4 - Aula 3 - Tabelas Dinâmicas - Visão Geral [ 17 ]

233 Normalmente, no Excel 2007, adicionam-se os campos ao layout do relatório a partir da lista de campos, marcando as caixas de seleção ao lado dos nomes de campo, ou clicando com o botão direito do mouse no campo e selecionando um local a partir de um menu. Conforme esta operação com o botão direito do mouse é executada, os campos são automaticamente colocados no layout e eles são simultaneamente colocados na caixa apropriada na parte inferior da lista. Classificação de campos Para efeutar a classificação do relatório por um dos elementos de suas estrutura (linha ou coluna), deve-se clicar com o botão direito do mouse em uma célula no campo, no título da linha ou coluna que se deseja classificar. Ao final deve-se apontar para a opção Classificar e em seguida em uma opção. Por exemplo, Classificar do Maior para o Menor ou Mais Opções de Classificação. Agrupamento de campo O Excel 2007 permite agrupar manualmente os dados de um conjunto de linhas ou colunas para que seja efetuado um estudo consolidado em relação aos demais dados. Para agrupar, deve-se selecionar o conjunto de células, clicar com o botão direito do mouse em uma das célula e clicar em Agrupar. [ 18 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

234 Para desagrupar, clica-se no termo Agrupar1, e em seguida, com o botão direito do mouse, seleciona-se Desagrupar. Adição de filtro Um filtro de relatório tem a finalidade de focalizar um subconjunto de dados no relatório, geralmente uma linha de produto, uma duração ou uma região geográfica. Para inserir este recurso, na lista de campos da tabela dinâmica, deve-se clicar com o botão direito do mouse em um determinado nome de campo (de linha ou coluna) e selecionar a opção Filtrar seguida da subopção de filtragem. Unidade 4 - Aula 3 - Tabelas Dinâmicas - Visão Geral [ 19 ]

235 Para limpar o filtro, deve-se novamente pressionar o botão direito do mouse sobre o campo, escolher a opção Filtrar e finalmente a opção Limpar Filtro de [Campo]. Cálculos personalizados e funções de resumo Nos relatórios de tabela dinâmica é possível utilizar cálculos personalizados e funções resumo no valor dos campos para combinar valores de dados de origem de base. Se as funções resumo e os cálculos personalizados não fornecerem os resultados desejados, ainda pode-se criar suas próprias fórmulas em campos calculados e itens calculados. As principais funções de resumo são as seguintes: Soma: somatório de valores. Contagem: contagem de células preenchidas. Média: média aritmética. Máx: maior valor entre todos. Min: menor valor entre todos. Produto: multiplicação dos elementos (valores). [ 20 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

236 Contar números: contagem de números. DesvPad: calcula o desvio padrão. DesvPadp: desvio padrão com base na população total. Var: calcula a variância. Varp: variância com base na população total. Para acessar estas funções resumo, deve-se clicar com o botão direito do mouse sobre uma célula de valor da tabela dinâmica e escolher a opção Resumir Valores Por. Já os principais cálculos personalizados são os seguintes: FUNÇÃO Diferente de % de % Diferença de Soma acumulada em % da linha % da coluna % do total Índice RESULTADO Exibe os valores como a diferença em relação ao valor do Item base no Campo base. Exibe os valores como uma porcentagem do valor do Item base no Campo base. Exibe os valores como a diferença percentual em relação ao valor do Item base no Campo base. Exibe o valor de itens sucessivos no Campo base como uma soma acumulada. Exibe o valor em cada linha ou categoria como uma porcentagem do total da linha ou categoria. Exibe todos os valores em cada coluna ou sequência como uma porcentagem do total da coluna ou sequência. Exibe os valores como uma porcentagem do total geral de todos os dados ou pontos de dados no relatório. Calcula valores da seguinte maneira: ((valor na célula) x (Total geral)) / ((Total geral da linha) x (Total geral da coluna)) Unidade 4 - Aula 3 - Tabelas Dinâmicas - Visão Geral [ 21 ]

237 Para acessar estas funções resumo, deve-se clicar com o botão direito do mouse sobre uma célula de valor da tabela dinâmica e escolher a opção Mostrar Valores Como. Campos calculados Nas fórmulas criadas para campos calculados e itens calculados, pode-se usar operadores e expressões da mesma maneira que em outras fórmulas de planilha. É possível usar constantes e referir-se a dados do relatório mas não se pode usar referências de células, nomes, funções de planilha que exigem referências de célula ou nomes definidos como argumentos, nem pode usar funções de matriz. Para inserir um campo calculado, deve-se posicionar na célula dentro da tabela dinâmica, selecionar a guia Opções, no grupo Cálculos escolher a opção Campos, Itens e Conjuntos e por fim a opção Campo Calculado. [ 22 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

238 Na caixa de diálogo Inserir Campos Calculado deve-se digitar o nome do campo, a fórmula e em seguida clicar no botão Adicionar. Dessa maneira o campo criado é inserido na lista de Campos desta tela. Em seguida, deve-se clicar no botão Inserir Campo e ao final Em OK. Dessa maneira é criado um novo campo a partir do cálculo elaborado na caixa de diálogo. Alteração de estrutura Ao dinamizar um relatório de tabela dinâmica, o usuário transpõe o modo de exibição vertical ou horizontal de um campo, movendo as linhas para a área de coluna ou movendo as colunas para a área de linha. Com o clique na seta presente no canto direito do campo que se deseja alterar o posicionamento, aponta-se para Mover e seleciona-se Mover para Rótulos de Coluna ou vice-versa. Unidade 4 - Aula 3 - Tabelas Dinâmicas - Visão Geral [ 23 ]

239 Movimentação para outro local O Excel 2007 permite que o relatório de tabela dinâmica seja movido para outro local na pasta. Para isto, deve-se clicar na guia Opções na Faixa de Opções em Ferramentas de Tabela Dinâmica. No grupo Ações, clique em Mover Tabela Dinâmica. A caixa de diálogo Mover Tabela Dinâmica é aberta. Na opção Escolha onde deseja que o relatório de tabela dinâmica seja colocado, seleciona-se Nova Planilha, ou na caixa Local de Planilha Existente, digita-se a primeira célula no intervalo de células onde se deseja colocar o relatório de tabela dinâmica. [ 24 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

240 Ao final, clica-se em OK. Unidade 4 - Aula 3 - Tabelas Dinâmicas - Visão Geral [ 25 ]

241 Síntese Nesta aula conhecemos e aprendemos a utilizar os recursos existentes no relatório de tabela dinâmica. Conhecemos também, os cuidados que devem ser mantidos antes da criação deste tipo de relatório, bem como as características, operações e configurações que tornam a apresentação e utilização da tabela dinâmica um recurso mais eficiente e produtivo. [ 26 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

242 Referências bibliográficas CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria da Administração. 5 ed. São Paulo: Makron Books, 1997 Microsoft. Serviço de Suporte ao Excel Tabela dinâmica:introdução aos relatórios de tabela dinâmica no Excel Disponível em: <http://office.microsoft.com/pt-br/training/visao-geral-rz aspx?section=1>. Acesso em 20 de março de Microsoft. Serviço de Suporte ao Excel Conectar a (Importar) dados externos. Disponível em: <http://office.microsoft.com/pt-br/ excel-help/conectar-a-importar-dados-externos-hp aspx>. Acesso em 21 de março de OLIVEIRA, D. P. R. Sistemas de informações gerenciais: estratégias, táticas, operacionais. 9 ed. São Paulo: Atlas, Um toque de motivação. Tomada de decisão nas organizações. Disponível em: <http://www.umtoquedemotivacao.com/administracao/ tomadas-de-decisao-nas-organizacoes/>. Acesso em 20 de março de Wikipédia. Tomada de Decisão. Disponível em: <http://pt.wikipedia. org/wiki/tomada_de_decisão>. Acesso em 20 de março de Unidade 4 - Aula 3 - Tabelas Dinâmicas - Visão Geral [ 27 ]

243 Instituto Serzedello Corrêa EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE Unidade 4 Análise dos Dados Aula 4 Tabelas e Gráficos Dinâmicos na Prática

244 Permite-se a reprodução desta publicação, em parte ou no todo, sem alteração do conteúdo, desde que citada a fonte e sem fins comerciais. Copyright 2012, Tribunal de Contas de União <www.tcu.gov.br> RESPONSABILIDADE PELO CONTEÚDO Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa 2ª Diretoria de Desenvolvimento de Competências Serviço de Planejamento e Projetos Educacionais SUPERVISÃO Pedro Koshino CONTEUDISTA Helbert de Sousa Arruda TRATAMENTO PEDAGÓGICO Flávio Sposto Pompeo RESPONSABILIDADE EDITORIAL Tribunal de Contas da União Secretaria Geral da Presidência Instituto Serzedello Corrêa Centro de Documentação Editora do TCU PROJETO GRÁFICO Ismael Soares Miguel Paulo Prudêncio Soares Brandão Filho Vivian Campelo Fernandes DIAGRAMAÇÃO Vanessa Vieira Brasil. Tribunal de Contas da União. Excel Avançado Aplicado ao Controle / Tribunal de Contas da União ; conteudista: Helbert de Sousa Arruda. Brasília : TCU, Instituto Serzedello Corrêa, p. : il. Conteúdo: Unidade 4: Análise dos dados. Aula 4: Tabelas e gráficos dinâmicos na prática. Curso realizado no período de 22/05 a 19/06/2012 no Ambiente Virtual de Educação Corporativa do Tribunal de Contas da União. 1. Importação de dados. 2. Normalização de dados. 3. Manipulação de dados. 4. Análise de dados. I. Título. Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa

245 Aula 4 Tabela e gráficos dinâmicos na prática Como trabalhar com o relatório de tabela dinâmica? Quais os recursos dos gráficos dinâmicos? Como utilizar os gráficos dinâmicos? Iniciaremos nossos estudos pela prática na elaboração de relatórios de tabelas dinâmicas, bem como a utilização dos recursos principais. Recursos esses evidenciados na aula anterior (Aula 3). Ainda nesta aula, apresentaremos os principais recursos, as características básicas e as operações que podem ser executadas com os gráficos dinâmicos. Para facilitar o estudo, esta aula está organizada da seguinte forma: Aula 4 Tabela e gráficos dinâmicos na prática 3 1. Relatório de tabela dinâmica na prática 4 2. Gráficos dinâmicos 12 Síntese 21 Referências bibliográficas 22 Ao final desta aula, esperamos que você tenha condições de: saber como utilizar os relatórios de tabela dinâmica; conhecer e trabalhar com os gráficos dinâmicos. Pronto para começar? Então, vamos! Unidade 4 - Aula 4 - Tabelas e Gráficos Dinâmicos na Prática [ 3 ]

246 1. Relatório de tabela dinâmica na prática Conforme evidenciado na aula anterior sobre a elaboração de relatórios de tabelas dinâmicas, são muitos os recursos existentes e para que o conhecimento sobre esse assunto seja efetivamente consolidado, esta aula fornecerá suporte necessário para a criação de relatórios baseados em situações reais, acompanhado de um teor prático e com fundamentos bem aprofundados. Para aplicar o conhecimento adquirido na aula 3 deste módulo 4, execute os passos a seguir: Exercício: Módulo04_Aula04_Exe01 1. Abra o programa Excel 2007; 2. abra o arquivo TD.xlsx presente na pasta Meus Documentos do seu computador; 3. acesse a guia Inserir e em seguida a opção Tabela Dinâmica no grupo Tabelas; 4. na caixa de diálogo Criar Tabela Dinâmica, verifique se o intervalo de dados corresponde à Plan1!$A$1:$G$121; [ 4 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

247 5. caso o intervalo esteja correto, clique em OK (caso contrário, verifique se a planilha possui alguma interrupção de linha ou coluna); 6. surge então a área do relatório da tabela dinâmica (à esquerda) e a lista de campos da tabela dinâmica (à direita); 7. ative os campos UF, Data, Situação Atual e Valor; 8. observe que, ao selecionar, os três primeiros campos foram inseridos na área Rótulo de Linha e o último (Valor) foi inserido na área Valores. Ao mesmo tempo a tabela dinâmica foi montada na área da planilha; Unidade 4 - Aula 4 - Tabelas e Gráficos Dinâmicos na Prática [ 5 ]

248 Agora vamos distribuir dois destes três primeiros campos pelas outras áreas. 9. Arraste o campo Data para a área Rótulo de Coluna e o campo Situação Atual para a área Filtro de Relatório; 10. as áreas devem ficar da seguinte forma (observe como isto se reflete na tabela dinâmica): Agora vamos modificar o nome do campo Valor e definir os valores da tabela dinâmica no formato Monetário. 11. Clique na seta que fica ao lado do campo Soma de Valor e em seguida na opção Configurações do Campo de Valor; [ 6 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

249 12. Em seguida, modifique o nome do campo para Valores dos Contratos na caixa Nome Personalizado; 13. clique no botão Formato do Número; 14. escolha,em seguida, a opção Moeda e defina as seguintes opções ao lado: 15. ao final clique em OK nas duas telas; Agora vamos filtrar a tabela pelo campo de filtro de relatório Situação Atual a fim de exibir somente os dados cuja situação seja Saúde. 16. clique na seta ao lado do campo Situação Atual, escolha a opção Mec e clique em OK; Unidade 4 - Aula 4 - Tabelas e Gráficos Dinâmicos na Prática [ 7 ]

250 17. observe que os dados da tabela sofreram uma diminuição considerável. Isto aconteceu pelo fato de que a situação atual Mec é uma das que menos existe na tabela original; 18. para que possamos verificar quais cidades correspondam aos valores dos Estados listados, basta ativar o campo Cidade na caixa de lista de campos; 19. observe o resultado na área de tabela dinâmica; [ 8 ] EXCEL AVANÇADO APLICADO AO CONTROLE

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