Excel Avançado F.A. Consultoria e Treinamento

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1 Excel Avançado F.A. Consultoria e Treinamento Rua General Jardim, 618 cj São Paulo - SP Tel: (11) Fax: (11) Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta publicação poderá ser reproduzida, guardada por algum sistema de recuperação ou transmitida de qualquer modo ou por qualquer outro meio, seja este eletrônico, mecânico, de fotocópia, de gravação, ou outros, sem prévia autorização, por escrito, da F.A. Consultoria e Treinamento. Responsável: Fernando Andrade Redação e organização: Fabíola Luz

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3 Índice Tabela Dinâmica... 1 Atualizando sua tabela dinâmica... 5 Alterando a fórmula que reúne os campos da tabela dinâmica... 6 Trabalhando com um conjunto de hipóteses... 7 Trabalhando com dois conjuntos de hipóteses... 9 Atingindo Metas Atingindo metas em gráficos Cenários Trabalhando com cenários Resumo de cenários Solver Adicionando mais restrições ao Solver Auditoria Dependentes Erros...25 Estrutura de tópicos, organização automática Estrutura de tópicos, organização manual Suplementos Consulta a banco de dados Planilha com jeito de formulário Macros Tecla de atalho Atribuindo macros a um botão no menu Atribuindo macros um comando no menu Editando a macro Quadros de diálogo em macros Altere o valor de uma propriedade com uma macro Respondendo perguntas e tomando decisões Executando uma mesma instrução várias vezes (o Loop For Each)... 43

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5 Tabela Dinâmica Você pode mostrar seus dados na forma de linha e coluna (como na figura abaixo) ou você pode organizar seus dados e exibi-los por assunto (como na figura acima). É o que faz uma tabela dinâmica. E ela é dinâmica porque você pode alterar dinamicamente a representação dos dados. Para ver como funciona uma tabela dinâmica, vamos precisar de uma tabela como esta ao lado. 1. Digite sua planilha. Dica: Esta planilha também é chamada de banco de dados, porque tem uma linha com cabeçalhos de colunas e as outras linhas são dados. Para trabalhar com banco de dados, você precisa mostrar ao Excel que planilha usar como banco de dados. Você faz isso deixando o cursor em qualquer célula preenchida. 2. Clique em qualquer célula preenchida da planilha. 3. Escolha Dados, Relatório de tabela e gráfico dinâmicos... FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 1

6 A elaboração da tabela dinâmica é feita em 3 passos. No primeiro você precisa identificar onde estão os dados: uma planilha, uma fonte de dados externa (um banco de dados SQL, por exemplo) ou até mesmo outra tabela dinâmica. 4. Neste exemplo os dados estão em uma planilha. Assinale a primeira opção, Banco de dados ou lista do Microsoft Excel. Você pode construir uma tabela dinâmica propriamente dita ou um gráfico dinâmico junto com uma tabela dinâmica. É isto que informa a parte inferior do quadro de diálogos ao lado Construiremos apenas uma tabela dinâmica, ative Tabela dinâmica. 6. Clique em Avançar. No passo 2 você deve selecionar os dados que serão usados para a construção da tabela dinâmica. Como tivemos o cuidados de deixar o cursor em uma célula preenchida da planilha usada como base, o assistente já identifica todos os dados. 7. Selecione os dados que serão usados como base para a tabela dinâmica. Neste nosso exemplo tais dados já foram identificados. 8. Clique em Avançar. 7 8 No terceiro e último passo você mostra onde será criada a tabela dinâmica. No entanto, é preciso antes definir um layout para nossa tabela (que dado será colocado na linha, que dado será colocado na coluna etc) Clique no botão Layout. FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 2

7 Dados O que significam cada uma das informações que o assistente pede para você preencher? Dados: São os números que aparecerão na tabela dinâmica. Perceba que não são exatamente os mesmos números que aparecem na planilha usada como base, mas sim um cálculo feito com estes números. Coluna: Contém as informações mais abrangentes da planilha. Neste exemplo as colunas conterão o tipo de produto vendido (frutas/legumes ou laticínios). Linha: Contém os detalhes. Na figura acima você vê o vendedor e o ano em que foi feita a venda. Página: Mostra as informações agrupadas por critérios mais amplos. No nosso exemplo separamos nossos dados por região em que foi feita a venda. 10. Arraste para a área de Dados o campo Vendas. Perceba que o assistente já agrupa as vendas somando cada um dos valores. Em vez de somálos, você também pode calcular a média, obter o valor máximo etc. Veja como fazer isso nas páginas seguintes Para Coluna arraste o campo Tipo. 12. Para Linha arraste primeiro o campo Vendedor e depois o campo Ano. 13. Para a Página arraste Região. FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 3

8 Dica: Como você pôde ver, é possível colocar mais de um campo em cada área. 14. Clique em OK para finalizar a definição do layout e depois clique em Concluir para finalizar o assistente. Veja ao lado como ficou nossa tabela dinâmica. 15. Os campos possuem filtros para que possamos escolher os dados que serão exibidos. Por exemplo, para ver apenas os dados de um ano específico, clique na seta do campo Ano e deixe assinalado apenas o ano desejado Em caso de querer retirar algum campo, clique sobre o campo (cinza) e arraste-o para fora da tabela. Veja que aparece um X vermelho indicando que o campo será eliminado quando você soltar o mouse. 17. Você também pode trocar os campos de lugar, basta arrastá-los para a nova posição. Por exemplo, você pode retirar Ano da linha e colocá-lo na coluna. É por isso que chamamos este recurso de Tabela Dinâmica. FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 4

9 Atualizando sua tabela dinâmica Embora a tabela seja dinâmica, sua atualização não é automática. E você precisa tomar alguns cuidados. Por exemplo, se você inserir mais uma linha no final do banco de dados original, ela não será considerada. Veja. 1. Escreva Laticínios, 1994, 10000, Oliveira, Sul na última linha da tabela. 2. Retorne para a tabela dinâmica e verifique: nada aconteceu, certo? Você precisa informar o acréscimo desta última linha. 3. Clique dentro da sua tabela dinâmica. Aparece a barra de ferramentas de trabalho com tabelas dinâmicas 4. Clique no botão Assistente da tabela dinâmica. 5. Volte até o passo 2, aquele passo onde você define o intervalo a ser usado para a tabela dinâmica. 6. Para alterar o Intervalo, basta selecionar novamente a tabela, agora incluindo a nova linha. 7. Clique em Concluir para ver o resultado A tabela dinâmica também não é atualizada automaticamente se você alterar os dados na tabela original. É você quem comanda esta atualização, veja. 8. Mude um dos valores na tabela original. 9. Para efetivar a alteração clique no botão Atualizar dados da barra de ferramentas da tabela dinâmica. FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 5

10 Alterando a fórmula que reúne os campos da tabela dinâmica O assistente de tabela dinâmica automaticamente soma os valores dos campos que você arrasta a região Dados. Mas é possível definir outro tipo de cálculo para eles. A operação Soma é definida automaticamente 1. Clique em cima do campo Soma de vendas na tabela dinâmica. 2. Na barra de ferramentas que aparece, clique no botão Configurações de campo. 3. Escolha o tipo de cálculo que você deseja fazer. No exemplo mostrado na figura ao lado escolhemos Média. 4. Clique no botão OK. 3 FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 6

11 Trabalhando com um conjunto de hipóteses Na planilha ao lado o salário líquido é de 1900 quando o Imposto é de 5%. Qual será o líquido se o imposto for de 7%? E ser for de 10%? O Excel permite a criação de uma tabela com todas estas hipóteses. De forma simples e rápida! 1. Prepare sua planilha conforme a ilustração ao lado. 2. A fórmula da célula B4 é: =B32-B32*B33. É hora então de avaliarmos outras hipóteses possíveis de impostos. Para isso precisamos de 2 colunas, uma com os possíveis impostos e outra com os valores correspondentes de salários líquidos. 3. Selecione o intervalo de célula B36:C46 para estas colunas. 4. Clique no menu Dados, Tabela Aparece o quadro Tabela para você preencher. Já dissemos que a primeira coluna selecionada será usada para a digitação dos vários impostos possíveis. Em que célula de nossa planilha de exemplo já digitamos um valor específico de imposto? Claro, na célula B Passe esta informação ao Excel. Indique a célula B33 como a Célula de entrada de coluna. Por enquanto ainda não faremos referência à Célula de entrada da linha. Você entenderá seu uso nas próximas páginas. 6. Pronto, está tudo feito. Clique em OK para ver o resultado. FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 7

12 Provavelmente você não está gostando do resultado, sua planilha deve estar cheia de 0 s. Isto acontece porque você ainda não indicou qualquer tipo de cálculo na tabela de hipóteses. E qual fórmula seria essa? Vamos pensar? O que estamos procurando aqui? Queremos ver os vários salários líquidos possíveis para vários impostos possíveis. Em qual célula de nossa planilha de exemplo já digitamos a fórmula que calcula salário líquido? Claro, na célula B34. Por outro lado, em nossa tabela de hipóteses os vários salários líquidos aparecem na segunda coluna (coluna C neste exemplo). Para que o recurso de tabela do Excel funcione, você deve indicar no alto desta coluna a fórmula de cálculo. 7. Então, na célula C36, indique que a fórmula encontra-se na célula B34. Para isso digite a fórmula (atenção) =B Na célula B37 digite 1%, na B38 digite 2% e assim sucessivamente até os 10% - para termos uma variação. Pronto! Agora você tem os valores e as possíveis hipóteses. 8 7 Dica: Não perca seu tempo digitando todas as porcentagens na coluna B. Use o recurso de preenchimento automático do Excel. Digite apenas 1% e 2% nas duas primeiras células. Selecione-as. Posicione o cursor no canto inferior direito da segunda célula e arraste-o até o cursor indicar 10%. FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 8

13 Trabalhando com dois conjuntos de hipóteses Na página anterior você viu como trabalhar com uma única hipótese (a variação do imposto). O Excel também permite a variação de duas hipóteses ao mesmo tempo e esta é uma situação muito comum. Vamos aproveitar a mesma planilha da página anterior e adaptá-la para duas hipóteses. Para isso, vamos inserir uma nova linha com Outros impostos, conforme mostra a figura ao lado.. 1. Para incluir Outros impostos no cálculo, digite a seguinte fórmula na célula B35 =B32-B32*B33-B32*B34. Como você vê, esta fórmula desconta do salário líquido a parcela do Imposto de renda (B32*B33) e a parcela dos Outros impostos (B32*B34). Na página anterior você selecionou 2 colunas para a tabela de hipóteses: uma coluna para as hipóteses (o imposto) e outra coluna para os resultados. Agora sua seleção será maior, deve incluir dois tipos de hipóteses o Imposto de renda e os Outros impostos. 2. Selecione a área da tabela de hipóteses (B37:G47). 3. Clique no menu Dados, Tabelas... Veja a área selecionada na figura ao lado. A primeira coluna continua sendo o local onde aparecerão os vários Impostos de renda possíveis. Já na primeira linha estaremos informando as hipóteses para os Outros impostos Então, na Célula de entrada da coluna, informe onde o valor do Imposto de renda aparece na fórmula original: B Na Célula de entrada da linha informe onde aparece o valor dos Outros impostos na fórmula original: B34. FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 9

14 6. Clique em OK. Não se preocupe, sua tabela deva estar cheia de 0 s. É que ainda não informamos o que será usado nos cálculos. Para calcular o salário líquido nesta tabela, repita na célula B37 (o cruzamento entre a primeira linha e a primeira coluna) a fórmula que faz este cálculo na planilha original (que está em B35). Claro, você não precisa montar a fórmula de novo, é só indicar em que célula está esta fórmula. 7. Clique na célula B37 e digite a fórmula =B Para informar as várias hipóteses para o Imposto de renda, preencha as células B38 a B47 com valores iniciando em 1% e terminando em 10%, com incrementos de 1% (confira na figura abaixo). 9. Para informar as várias hipóteses para os Outros impostos, preencha as células C37 a G37 com valores iniciando em 20% e terminando em 40%, com incrementos de 5% (confira na figura abaixo). A tabela é preenchida automaticamente enquanto você digita as informações necessárias. Assim fica muito fácil analisar o quanto o Imposto de renda e os Outros impostos impactam no Salário líquido, concorda? FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 10

15 Atingindo Metas Podemos dizer que o recurso Atingir Meta faz cálculos de trás para frente. Em outras palavras, você já sabe qual deve ser o resultado final de um cálculo e precisa que o Excel diga quais devem ser os valores para isso. É um recurso importantíssimo para quem trabalha muito com planilhas. Vamos usar a mesma planilha anterior para exemplificar. A pergunta a responder com o Atingir Meta aqui é: quanto deve ser o Salário Bruto para que o Salário Líquido seja igual a R$ 1.500,00? Perceba que assim você já define qual deve ser o resultado do cálculo do Salário Líquido. Cabe ao Excel dizer quanto deve ser o Salário Bruto. 1. Selecione a célula B35 (aquela que contém o Salário Líquido) e escolha os comandos Ferramentas, Atingir metas... Aparece o quadro Atingir meta com algumas linhas que você deve preencher: Definir célula: é a célula que contém o cálculo final (Salário Líquido neste nosso exemplo). Para valor: é o valor desejado pela o cálculo. Variando célula: é a célula cujo valor o Excel deve alterar para que o cálculo mostre o valor desejado (Salário Bruto neste nosso exemplo). 2 Comentário: A célula que atingirá a meta deverá ser obrigatoriamente uma fórmula e a célula variável deve ser um valor e não uma fórmula. 2. Preencha o quadro Atingir meta conforme mostra a figura acima: Definir célula:b35, Para valor: 1500, Variando célula: B32. Dica: Você não precisa digitar os endereços das células, basta clicar sobre elas. 3. Clique em OK. FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 11

16 O Atingir meta encontra uma solução, ele informa que o Salário Bruto deve ser de R$ 2.142,86 para que o Salário Líquido seja de R$ 1.500, Para aceitar o valor proposto, clique em OK. Para voltar ao valor original clique em Cancelar. Comentário: O Atingir meta varia uma célula de cada vez. Se você quiser variar mais de uma célula use o Solver, recurso que será explicado mais à frente nesta planilha. FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 12

17 Atingindo metas em gráficos Você também pode aproveitar o recurso Atingir meta a partir de gráficos. É muito mais visual, facilita o entendimento! Para preparar um gráfico, precisamos de uma planilha. 1. Faça uma planilha igual a esta ao lado. 2. A coluna E3 (Total) é calculada (Quantidade * Valor Unit). Não digite estes valores, faça a fórmula correspondente, senão o Atingir meta não funciona. Vamos fazer um gráfico que mostre os vendedores, o total de vendas e a meta a ser atingida. 3. Para isso, selecione os intervalos A2:A8, pressione o Ctrl e selecione os intervalos de E2:F8. 4. Clique no botão Assistente de gráfico na barra de ferramentas do Excel 5. Clique na guia Tipos personalizados e logo escolha o gráfico Linhas-Colunas. 5 Queremos um gráfico simples e padrão, não precisamos passar por cada um dos passos que o Assistente de gráfico oferece Então, para concluir agora o gráfico, clique no botão Concluir. Pronto! O gráfico aparece em sua tela. Agora que você está vendo o gráfico pronto (veja a ilustração na próxima página), fica mais fácil entender porque fizemos uma coluna inteira só para as metas. Elas são representadas por uma linha no gráfico, que facilita quem atingiu as metas ou não. FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 13

18 Vamos então usar os gráficos para calibrar as metas de cada vendedor. No gráfico ao lado você vê que o Henrique não atingiu a meta. Vamos trabalhar com sua barra no gráfico. 7. Clique na barra correspondente ao Henrique. Todas as barras são marcadas. 8. Para marcar só a do Henrique, clique novamente em Henrique. Agora sim podemos trabalhar com as metas deste vendedor. 9. Perceba que há um ponto maior no alto desta barra. Clique sobre ele e arraste-o para cima, até encostá-lo na linha dos 100. Veja que enquanto você faz isso o Excel sinaliza as vendas representadas pelo novo tamanho da barra do gráfico. Em outras palavras, enquanto você arrasta a barra do Henrique para cima, você está sinalizando qual deve ser o novo valor de vendas. Veja 10. Quando o Excel sinalizar 100, solte o mouse. Aparece o quadro Atingir meta, que você já conhece. Daqui para frente é só repetir o processo que você aprendeu nas páginas anteriores. FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 14

19 Cenários Em uma planilha muitas vezes você precisa mudar valores de algumas células e ver os resultados correspondentes. Cada mudança traz uma resposta diferente. O Excel pode controlar estas mudanças para você, guardando cada alteração em um cenário. Assim você pode exibir qualquer cenário a qualquer instante sem precisar digitar tudo de novo e ainda ter de volta sua planilha original. Para ver como o Excel trabalha com cenários, nada melhor do que uma planilha de aplicações financeiras como esta que você vê a seguir. 1. Digite a seguinte planilha e faça os devidos cálculos. Veja que a coluna C (Aplicado) e a coluna F (Retorno) são colunas calculadas. Não digite estes valores, senão o recurso de cenários não funciona, você deve calcular estes valores. Pergunte ao professor como fazer estes cálculos Clique no menu Ferramentas, Cenários... Aparece o quadro com o Gerenciador de cenários. Como não existe ainda qualquer cenário gravado, o quadro aparece vazio. É hora de adicionar um cenário. 3. Clique no botão Adicionar para adicionar um novo cenário. 4. Todo cenário tem um nome. No primeiro campo, coloque um nome para este cenário. Neste exemplo estamos chamando nosso cenário de aplicação. 5. Um cenário serve para guardar valores diferentes para determinadas células. São as Células variáveis. Neste nosso exemplo estaremos variando os valores das células B2 a B FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 15

20 6. Em Comentários digite uma descrição que melhor descreva seu cenário. 7. Clique em OK. Aparece uma quadro com os valores já digitados originalmente nas células. Não há o que fazer aqui, até porque este primeiro cenário será um retrato de sua planilha original, sem qualquer tipo de alteração. 8 É hora então de adicionarmos outros cenários. Agora, por exemplo, vamos digitar outros valores para as aplicações. 8. Clique no botão Adicionar. Aparece novamente o quadro de cenários para você informar como será o novo cenário. Vamos como exemplo digitar um valor maior para a aplicação em CDB. 9. Por isso chame o novo cenário de CDB. 10. As Células variáveis continuam as mesmas, mantenha o intervalo como B2:B Digite um comentário para este novo cenário. 12. Clique em OK. 13. Novamente aparece o quadro Valores de cenário. Você precisa agora digitar novos valores para cada célula variável neste novo cenário Lembrete: Chamamos este cenário de CDB porque a maior porcentagem agora seria aplicada em CDB (célula B3). Na figura acima definimos 0,40 para B3 por este motivo. Atenção: Neste exemplo específico estamos distribuindo as porcentagens de um capital que será aplicado. Assim, a soma das porcentagens indicadas no quadro acima tem quer ser 100% (ou 1). O Excel não controla isso, este cuidado é você que tem que ter. FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 16

21 Daqui para frente você deve continuar construindo cenários conforme sua necessidade. A figura ao lado mostra um exemplo com quatro cenários diferentes. Se quiser, construa você também mais alguns cenários para praticar. Não se esqueça: neste exemplo específico em que estamos trabalho os cenários dizem respeito à distribuição de um valor em várias aplicações diferentes. Por isso, ao variar os valores das células, não se esqueça de que a soma tem que ser igual a 100%. Trabalhando com cenários Agora que temos estes vários cenários, podemos exibir cada um deles facilmente. 1. Para fazer aparecer os valores que salvamos nos cenários, basta exibir o Gerenciador de cenários. Para isso clique no menu Ferramentas, Cenários Selecione o cenário a exibir e clique no botão Mostrar. Dica 1: Caso exista mais cenários em outras planilhas do mesmo arquivo, podemos mesclá-los.. Dica 2: Para alterar um cenário, selecione-o e clique no botão Editar. FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 17

22 Resumo de cenários Esta é a melhor parte do trabalho com cenários. Já que você tem cenários diferentes para várias situações, exibi-los ao mesmo tempo pode ser bastante esclarecedor. 1. Clique no menu Ferramentas, Cenários Clique no botão Resumir. Aparece o quadro Resumo do cenário, onde você define que tipo de resumo quer fazer. 3. Queremos apenas um Resumo de cenário. Assinale esta opção. Veja que o Excel percebeu que todos os cenários contribuem para o cálculo de uma mesma célula, F6. É nela que teremos o retorno de nossa aplicação Assim, mantenha a Célula de resultado como F6. 5. Clique em OK. O Resumo do cenário aparece em uma nova planilha. A grande vantagem de ver tudo ao mesmo tempo é a possibilidade de comparar os vários cenários. Na figura acima você vê que o cenário que proporciona a maior rentabilidade é o Poupança. Dica: A planilha Resumo do cenário é uma planilha normal. Você pode digitar o que quiser nas células. Assim, é uma boa idéia mudar os nomes $B$2 para Ações, $B$3 para CDB e assim por diante. FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 18

23 Solver Você já aprendeu a trabalhar com o Atingir metas do Excel nas páginas anteriores. Lá você alterava o valor de 1 ou 2 células para que a fórmula final chegasse a um número específico. Se você precisar mexer em mais de 2 células, o Solver é a solução. Vamos a uma aplicação prática do Solver. Olhe a planilha ao lado: aplicamos R$ ,00 e o retorno foi de ,78 para 30% em Ações, 25% em CDB, 25% em Poupança e 20% em Commodities. E se quiséssemos um valor final de R$ ,00? Qual deveria ser a distribuição do capital aplicado (em ações, CDB etc) para que isso acontecesse? 1. Clique no menu Ferramentas, Solver... Dica: Se o Solver não aparecer no menu Ferramentas, você pode adicioná-lo. É simples: escolha Ferramentas, Suplementos e assinale a opção Solver A Célula de destino é aquela que mostra o retorno final do investimento. Nesse exemplo é a célula F6. 3. Indique ao Solver que para esta célula você quer um Valor de Queremos que o Solver sugira uma nova distribuição para a aplicação. Indique então quais são Células variáveis: B2:B5. Para oferecer uma solução, o Solver oferece uma solução matematicamente possível. Mas nem sempre esta é a melhor solução. Por exemplo, ele poderia sugerir que você aplicasse 120% em poupança o que não é possível! É por isso que você precisa adicionar restrições aos valores que o Solver sugere. FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 19

24 Como exemplo, vamos imaginar uma situação muito próxima do mundo real. Não é recomendado aplicar grande parte de um capital apenas em ações é muito arriscado. Então, vamos pedir ao Solver para não aplicar mais do que 50% em ações. 5. Para definir uma restrição clique no botão Adicionar que aparece no quadro Submeter às restrições. Aparece o quadro Adicionar restrição. A célula que contém a porcentagem de aplicação em ações é a B2. Vamos adicionar a restrição desejada. 6. Indique a célula B2 em Referência de célula. 7. Esta célula deve ser sempre <= a valor específico. 8. O valor para a Restrição é de 50% Clique em OK. Veja: O quadro Submeter às restrições mostra as restrições definidas (uma só por enquanto neste exemplo). Veja Dica: Você pode adicionar uma mesma restrição para várias células. Por exemplo, se você quisesse aplicar pelo menos 10% em cada tipo de aplicação, seria só definir B2:B5>=10%, tal como mostra a figura ao lado. 10. Finalmente, para resolver o problema, clique em Resolver. FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 20

25 O Solver encontrou uma solução, conforme informe o quadro ao lado. Você 12 pode aceitar as sugestões do Solver (Manter solução do Solver) ou descartá-las (Restaurar valores originais). 11 Veja Veja, além disso o Solver pode gerar alguns relatórios, mostrando quais os critérios usados para chegar às soluções propostas. O primeiro relatório, Resposta, é o mais interessante: mostra como o Solver mudou os dados da planilha para chegar à resposta que você queria. 11. Selecione o relatório Resposta. 12. Deixe assinalada a opção Manter soluções do Solver e clique em OK. Os dados em sua planilha foram mudados e uma nova planilha, Relatório de resposta, é criada mostrando como o Solver mudou os dados. FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 21

26 Comentamos nas páginas anteriores que o Solver oferece soluções matemáticas. E nem sempre elas são satisfatórias. Adicionando mais restrições ao Solver Na planilha acima você pode perceber melhor o problema. Se você somar as porcentagens de aplicação que o Solver sugeriu, verá que a soma delas é maior do que 100% - e isso não é possível. Veja, na célula B6 acima somamos as porcentagens, o total é de R$ 106%. A solução aqui é refazer o Solver adicionando uma nova restrição: a célula B6, que contém a somatória das porcentagens, deve obrigatoriamente ter um valor de 100%. 1. Antes de entrar no Solver, crie em B6 uma fórmula que some as células B2 até B5. 2. Inicie o Solver novamente, clique no menu Ferramentas, Solver... Repare que o Excel se lembra do último Solver realizado. 3. Para adicionar uma nova restrição, você já sabe, basta clicar em Adicionar Informe que a célula B6 deve ser igual a 100%. 5. Clique em OK. 4 FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 22

27 6. Agora que você tem a nova restrição, é só clicar em Resolver novamente Quando aparecer a mensagem que o Solver encontrou uma resposta, escolha Manter soluções do Solver e clique em OK. Quanto mais restrições você adicionar, mais próximo da resposta desejada você chega. O que não foi o caso neste exemplo ainda. Veja que, para respeitar o limite de 100% para a célula B6 o Solver atribuir valores negativos para algumas porcentagens. O que certamente não é possível! Deixamos este exemplo assim nesta apostila para você ver como as restrições são importantes. Você deve também restringir valores negativos nas células. Na verdade, as melhores restrições para este exemplo são estas mostradas na ilustração acima: - as células variáveis devem ser no máximo de 50% (para forçar o Solver a distribuir o capital entre as aplicações): $B2:$B5 <= 50% - as células variáveis não devem ser negativas: $B2:$B5 >= 0% - o total aplicado não pode ultrapassar 100%: $B$6=100% Importante: neste exemplo, restrições como esta são matematicamente impossíveis de atender. Por isso acrescentamos a célula E9 às células variáveis. Assim informamos ao Solver que ele também pode alterar um pouco o capital inicial investido. É o único jeito! FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 23

28 Auditoria Quando você precisa ver quais as células usadas em uma fórmula, o recurso Auditoria é ótimo. Ele indica tais células, como você vê na figura ao lado. Além disso, pode ser muito bom exibir tais setas em um telão: fica mais fácil explicar os cálculos de sua planilha. 1. Abra uma planilha e clique sobre uma fórmula qualquer. 2. Clique no menu Ferramentas, Auditoria, Rastrear precedentes. No caso da planilha ao lado, o valor que precede esta fórmula é a porcentagem e o preço da cesta. Em outras palavras, a fórmula em Valor Total Corrigido usa valores digitados em Preço Unitário e Reajuste Mensal. Veja: Uma seta azul vinda de duas direções foi adicionada a sua planilha. 3. Faça isso com todas as fórmulas e notará que várias setas azuis serão colocadas em sua planilha. Em vez de escolher comandos (como você fez no passo 2 acima), pode ser muito mais fácil trabalhar com a barra de ferramenta de auditoria. 4. Para exibi-la, clique no menu Ferramentas, Auditoria, Mostrar barra de ferramentas de auditoria. Aparece a barra com vários botões relacionados à auditoria. Passe o mouse sobre este botões para ver o que eles fazem, é tudo muito intuitivo. 5. Veja o funcionamento de um deles: clique no botão Remover todas as setas. Como o nome do botão indica, todas as setas foram removidas. FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 24

29 Dependentes Assim como os precedentes, existem fórmulas que são dependentes, ou seja, que geram outros valores. Veja na planilha. 1. Selecione uma fórmula e clique no botão Rastrear dependentes. Aparecem setas indicando que células dependem da fórmula selecionada. 2. Se quiser removê-las, utilize o botão Remover setas dependentes. Dica: Se preferir, você pode remover todas as setas (dependentes e precedentes) de uma só vez. Clique no botão Remover todas as setas na barra de auditoria. Erros Muitas vezes aparecem alguns erros em sua planilha. O Excel até os indica com uma expressão que começa com um #. Com o recurso de auditoria, o Excel também pode rastrear as possíveis células que contribuem para tais erros. 1. Para isso, selecione a fórmula com erro e clique no botão Rastrear erro. Agora que você já sabe onde estão as possíveis células que permitem a correção do erro, é só corrigir. Claro, depois você certamente irá querer remover estas setas. 2. Para removê-las, você já sabe, basta clicar no botão Remover todas as setas. FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 25

30 Estrutura de tópicos, organização automática Veja as duas planilhas acima. Qual é melhor: aquela que mostra todas as informações ou aquela que mostra apenas os totais? Depende da utilização, não é? A grande notícia é que o Excel pode organizar a planilha da esquerda (a maior) em tópicos e exibi-la como a planilha da direita (a menor) e tudo automaticamente! 1. Clique em uma célula preenchida qualquer da planilha que você quer organizar e escolha Dados, Organizar estrutura de tópicos, Agrupar. 2. Escolha AutoTópicos no menu que aparece. Aparece uma barra lateral esquerda em sua planilha. 3. Para esconder os detalhes da Loja 1 e deixar apenas o total de unidades vendidas, clique no sinal - à esquerda da linha de total (linha 4) Para esconder todos os detalhes e deixar visíveis apenas as linhas com totais, clique no número 1 que aparece nas colunas à esquerda em sua tela. 5. Para ver tudo novamente, clique no número 2 nestas mesmas colunas. 6. Se você não quiser mais sua planilha organizada em tópicos, escolha Dados, Organizar estrutura de tópicos, Limpar estrutura de tópicos. FA CONSULTORIA E TREINAMENTO 26

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