COMISSÃO DE RESPONSABILIDADESOCIOAMBIENTAL

Transcrição

1

2 Coordenação: Comissão de Responsabilidade Socioambiental Elaboração: Liégia Maciel de Oliveira e Danuza Pereira Mantuano Diagramação: Assessoria de Comunicação Social/Subsecretaria de Publicidade Capa: Patrícia Melin COMISSÃO DE RESPONSABILIDADESOCIOAMBIENTAL Presidente: CARLOS ATHAYDE VALADARES VIEGAS Diretor da Secretaria de Coordenação Administrativa Rua Goitacases nº 1475, 8º andar Bairro Barro Preto Belo Horizonte Minas Gerais socioambiental@trt3.jus.br Brasil. Tribunal Regional do Trabalho da 3ª Região. Comissão de Responsabilidade Socioambiental. Dia do descarte e organização: procedimentos / Tribunal Regional da 3ª Região. Comissão de Responsabilidade Socioambiental ed. rev. atual. - Belo Horizonte: Tribunal Regional do Trabalho da 3ª Região, p. 1. Administração Pública - organização. 2. Manual de procedimentos. I. Brasil. Tribunal Regional do Trabalho da 3ª Região. Comissão de Responsabilidade Socioambiental. II. Título. CDU

3 COMPOSIÇÃO BIÊNIO: 2011/201 /2013 Presidente: Desembargadora Deoclecia Amorelli Dias 1º Vice-Presidente: Desembargador Marcus Moura Ferreira 2º Vice-Presidente: Desembargador Luiz Otávio Linhares Renault Corregedor: Desembargador Bolívar Viégas Peixoto Vice-Corregedor: Desembargador Márcio Flávio Salem Vidigal

4 SUMÁRIO 1. Introdução Descarte Objetivos do descarte Vantagens do descarte Procedimentos para o descarte No Dia do Descarte...6. Preparação dos locais para descarte...6. Recomendações para iniciar o descarte...6. Cuidados no descarte Classificação de materiais para descarte...7. Para reaproveitamento...7. Para doação...8. Para reciclagem...9. Para o lixo...9. Descarte virtual Recomendações finais...11 Anexos Anexo I Checklist de descarte Anexo II Portaria que institui o Dia do Descarte e Organização... 13

5 1. INTRODUÇÃO Em atenção à recomendação do Ministro Corregedor-Geral da Justiça do Trabalho, João Orestes Dalazen, em correição realizada no TRT-MG, no período de 16 a 20 de junho de 2008, o Desembargador Presidente Paulo Roberto Sifuentes Costa, por meio da Portaria Nº 97, de 27 de outubro de 2008 (Anexo II), instituiu o Dia do Descarte e Organização. Essa prática se repete anualmente no âmbito da Justiça do Trabalho de Minas Gerais. O descarte é um procedimento básico, que, por sua simplicidade e facilidade de aplicação, é indicado para os mais diversos ambientes. É um método para organizar o espaço de trabalho, especialmente aquele compartilhado, mantendo no local apenas o necessário e adequado à execução das atividades e ao ambiente funcional. Em geral, a metodologia de aplicação é simples, mas sua abrangência vai além da mera organização, passando também por uma mudança de comportamento e de atitude pessoal. Podemos escolher o que semear, mas somos obrigados a colher aquilo que plantamos. (Provérbio chinês) 2. DESCARTE O descarte está muito ligado ao chamado senso de utilização, que consiste em manter no ambiente de trabalho somente os recursos realmente necessários. Significa direcionar a ação para a utilização de materiais, equipamentos e informações com maior racionalidade, evitando ociosidade e carência. O descarte pode ser dividido em: Descarte Físico: objetos e documentos. Descarte Virtual: arquivos (de texto, imagens ou sons) gravados em discos de microcomputadores, CD s e/ou outros dispositivos móveis. 2.1 Objetivos do descarte Evitar excessos e desperdícios. Utilizar os recursos de acordo com a necessidade, especificação e adequação. Manter, no local de trabalho, somente objetos e dados necessários. 2.2 Vantagens do descarte Liberar equipamentos, documentos e materiais diversos. Liberar espaço físico. Facilitar a organização. Manual escrito com a Ecofonte Spranq eco sans 5

6 Reduzir o tempo de procura. Melhorar a visualização da área de trabalho. Eliminar compras desnecessárias. Aumentar a satisfação pessoal. Vamos tirar o desnecessário do caminho. É bom livrarmo-nos do que não é útil em todos os locais da organização. Faça a sua parte! A ideia básica é separar o que é necessário do que é inútil. Críticas e sugestões para a melhoria das próximas edições serão bem recebidas em nosso endereço eletrônico: socioambiental@trt3.jus.br 2.3 Procedimentos para o descarte Sugestão de procedimentos para o Dia do Descarte. ITEM DESCRIÇÃO O QUE FAZER 1 Checklist do descarte (Checklist) Usar como roteiro 2 Cartaz de aviso sobre o Dia do Descarte (Dia do Descarte) 3 Identificador da área de descarte (Lixo/ Reciclável / A devolver / Rascunho) Afixar na porta ou parede Afixar na área de descarte 2.4 No Dia do Descarte Preparação dos locais para descarte No Dia do Descarte, deverão ser definidos e identificados os locais onde serão depositados os materiais descartados, de acordo com o item 2.5. Recomendações para iniciar o descarte Começar pelas áreas de uso individual, depois passar para as de uso comum. Não impor o descarte de objetos pessoais. Não descartar objetos alheios sem a devida concordância. Fazer o descarte virtual de documentos arquivados em microcomputadores, após o descarte físico. Cuidados no descarte Seguir preferencialmente a ordem sugerida pelo checklist do descarte. Seguir o Manual do Descarte quanto ao destino dos materiais descartados. Manual escrito com a Ecofonte Spranq eco sans 6

7 Para documentos e processos, consultar a Tabela de Temporalidade, que se encontra disponível no site do TRT: Informe-se/Gestão Documental/TABELAS. No caso de documentos que serão arquivados na Diretoria da Secretaria de Arquivo-Geral, antes de enviá-los, entrar em contato com aquela diretoria por meio dos telefones: (31) Gisele ou (31) Edward, para tomar conhecimento das normas de encaminhamento. Colocar o material descartado nos locais corretos, previamente definidos. Obs.: Em caso de dúvidas quanto à Tabela de Temporalidade e avaliação de documentos, contatar com a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos por meio dos telefones (31) Gisele ou (31) Cristiano. Outras dúvidas, consultar o setor responsável: Apoio Administrativo Leonardo (31) Coordenação Administrativa Danuza (31) Gráfica Lamartine (31) Informática Marisa (31) Material e Patrimônio Cláudia (31) Classificação de materiais para descarte Os materiais destinados ao descarte serão divididos em 5 categorias: 1ª) Para reaprove aproveitament mento a) Material de expediente: Unidades da Capital: Aqueles que estiverem em PERFEITO estado de conservação e que, por algum motivo, não serão mais utilizados, devem ser encaminhados à Diretoria da Secretaria de Material e Patrimônio, Rua Goitacases, 1475, 9º andar, acompanhado de CI. Unidades do Interior: OS MATERIAIS devem ser mantidos nas unidades para futura utilização, evitando-se, assim, DESPESAS EXTRAS COM TRANSPORTE PARA DEVOLUÇÃO DE MATERIAL. No caso de material cujo uso foi descontinuado na Unidade, como por exemplo cartuchos de toner, cujo impressora foi desativada, e que Manual escrito com a Ecofonte Spranq eco sans 7

8 estejam em PERFEITA CONDIÇÃO DE USO E DENTRO DO PRAZO DE VALIDADE, a Diretoria da Secretaria de Material e Patrimônio deverá ser comunicada para providenciar recolhimento. b) Material ergonômico em PERFEITO estado também deve ser encaminhado à Diretoria da Secretaria de Material e Patrimônio, no mesmo endereço acima. Exemplos: - suportes para CPU; - suportes articulados e de madeira para monitor; - apoios para os antebraços como o da foto: - Apoios para os punhos; - apoios para os pés. c) Livros que não são mais próprios para uso, devem ser eliminados na própria unidade, observando as orientações constantes dos Artigos 14, 15 e 16 da Instrução Normativa nº 01/2011 do TRT 3ª Região. d) Papéis com o verso em branco podem ser encaminhados para a Subsecretaria Gráfica Rua Curitiba, 835 2º andar, para elaboração de blocos de rascunho, excetuando-se documentos que contenham informações de caráter sigiloso. 2ª) Para doação Bens inservíveis: Unidades e Varas da Capital devem fazer CI direcionada para a DSAA, pedindo para encaminhar o bem para a DSMP, informando nº de patrimônio e descrição dos bens, bem como motivo de devolução. A DSAA se encarregará de entregar o bem e a CI aos cuidados da DSMP, que providenciará a transferência patrimonial. É importante que o setor mantenha cópia da CI, com a assinatura de quem retirou o bem, para casos de problemas no inventário da unidade. Manual escrito com a Ecofonte Spranq eco sans 8

9 Varas do Interior devem fazer a doação formal. Consultar as orientações para doação de bens inservíveis via intranet, ícone MANUAIS/Administrativos/Orientações para Doação de Bens Inservíveis. 3ª) Para reciclagem, apenas nas localidades que tem coleta seletiva instituída a) Papel e demais materiais recicláveis Devem ser jogados na lixeira para lixo seco Atenção: os papéis destinados à reciclagem não devem ser amassados e sim, rasgados. b) Cartuchos vazios Capital - devem ser encaminhados, identificados como usado e por meio da DSAA, para o Centro de Triagem, antigo prédio da UFMG. Interior - podem ser destinados à reciclagem junto com os materiais recicláveis. c) Manuais e Impressos 4ª) Para o lixo 5ª) Descarte virtual v De equipamentos não mais existentes no setor, devem ser enviados para reciclagem ou descartados. Os manuais de equipamentos em uso, devem ser mantidos no setor. Na realização do descarte virtual, seja nos drives da rede (K e M) ou no seu próprio computador (C), observe as seguintes orientações: Arquivos que NÃO podem ser excluídos: ARQUIVOS QUE POSSUAM AS EXTENSÕES: *.COM, *.EXE, *.DLL, *.SYS, *.DAT, *.BAT, *.CFG, *.DOT não podem ser eliminados, sob pena de causar mau funcionamento de programas ou do próprio computador. Arquivos que podem e devem ser excluídos: ARQUIVOS DE IMAGENS, FOTOS, MÚSICA, VÍDEO E APRESENTAÇÕES DO POWERPOINT: ARQUIVOS QUE POSSUAM AS EXTENSÕES *.MP3, *.WMA, *.AVI, *.MPG, *.MPEG, *.JPG, *.JPEG, *.BMP, *.GIF, *.PPS, não relacionados com as rotinas de trabalho. ARQUIVOS PARTICULARES DO USUÁRIO QUE NÃO TENHAM RELAÇÃO COM AS ATIVIDADES DA JT. Manual escrito com a Ecofonte Spranq eco sans 9

10 ARQUIVOS TEMPORÁRIOS: normalmente têm a extensão *.TMP ou têm o nome iniciado pelo símbolo ~ (til). ARQUIVOS ANTIGOS NÃO MAIS UTILIZADOS: se for utilizado o critério de data para eliminação de arquivos, configure o Windows Explorer, clicando na opção Exibir e Detalhes, para ver a última data de alteração dos arquivos. Clicando na barra onde está escrito Data de Modificação, os arquivos serão exibidos em ordem decrescente de data de modificação. Clicando novamente nessa barra, ficarão em ordem crescente. Os arquivos deverão ser avaliados pelos usuários e poderão ser apagados, gravados em disquete ou CD pelo próprio usuário. Em caso de dúvidas sobre o procedimento de gravação de CD, entrar em contato com o Setor de Atendimento ao Usuário, ligado à Diretoria de Informática, que atende a sua unidade. a) Arquivos na rede drives K e M As pastas dos drives de rede K (pessoal) e M (compartilhado pelas pessoas lotadas na unidade) foram criadas para utilização do próprio usuário ou unidade. Somente os próprios usuários sabem o que pode ser apagado. Em alguns casos, muitos arquivos e pastas permanecem gravados e esquecidos no drive M, quando há troca do titular da função dentro da Justiça do Trabalho. S: verifique a CAIXA DE ENTRADA e a pasta ITENS ENVIADOS e apague os e mails que não têm mais utilidade. O acúmulo representa um dos maiores volumes de dados na rede. CÓPIAS DE SEGURANÇA: quando o usuário troca de microcomputador e deseja garantir cópia dos seus dados do drive C, eventualmente faz uma cópia no drive M ou K e se esquece de apagá-la após a instalação do microcomputador novo. Exemplo típico de pasta desse tipo, que NÃO deveria estar na rede, é Meus Documentos. ARQUIVOS DUPLICADOS: muitos arquivos que estão disponíveis na rede em outros drives como, por exemplo, no drive M, são copiados para diretórios dos usuários no drive K. Não é necessário fazer cópias de arquivos da rede, pois diariamente é feito backup em fita dos arquivos da rede. b) Arquivos no drive C disco local de cada micro Para apurar os resultados, antes de começar o descarte, limpe a lixeira do Windows, que está localizada na área de trabalho, eliminando qualquer tipo de arquivo que esteja lá. Dessa forma, ao final dos trabalhos, será possível quantificar os arquivos eliminados. Caso sua máquina não possua o Windows XP ou superior, antes de eliminar arquivos, anote em um rascunho a quantidade e tamanho de arquivos eliminados. PASTAS QUE NÃO PODEM SER ALTERADAS: PASTA WINDOWS: para garantir o bom funcionamento do micro, nada deve ser alterado nesta pasta, exceto o conteúdo da subpasta TEMP. Manual escrito com a Ecofonte Spranq eco sans 10

11 PASTA ARQUIVOS DE PROGRAMAS: é onde ficam instalados os programas, como WORD, navegadores, etc. Nada deve ser apagado dessa pasta e das subpastas. Dica: Não grave nada de importante no drive C, pois não é executado back-up automatizado do seu conteúdo. Não apague nada dele, principalmente se estiver em dúvida. Obs.: Em caso de dúvidas, entre em contato com o Setor de Atendimento ao Usuário, ligado à Diretoria de Informática, que atende a sua unidade. 3. RECOMENDAÇÕES FINAIS Realizar descartes periódicos e contínuos. Manter atualizada a organização virtual. Definir o que pode e o que não pode ser arquivado. Manter arquivos pessoais somente se úteis ao trabalho. Eliminar os arquivos desnecessários. Organizar e depurar os s. Manual escrito com a Ecofonte Spranq eco sans 11

12 Anexo I Checklist de descarte ITEM LOCAL ITENS A VERIFICAR COMO DESCARTAR 1 Copa e/ou cozinha Alimentos esquecidos e fora de validade Equipamentos e utensílios sem serventia ou sem condição de uso Lixo / devolver / reciclagem 2 Murais Papéis desatualizados, inúteis, etc. 3 Mesinhas Materiais inúteis, papéis de rascunho, materiais fora do lugar, listas desatualizadas. Reciclagem / rascunho Reciclagem / rascunho / organização 4 Armários / estantes / arquivos 5 Mesa de impressora 6 Mesa de trabalho Livros*, catálogos, periódicos, apostilas, códigos, revistas, guias, pastas e arquivos desatualizados ou sem utilidade; materiais diversos em más condições de uso; pastas obsoletas, desatualizadas ou sem utilidade; documentos**; impressos não utilizados. Excesso de papéis, cartuchos vazios.*** Objetos de adorno, papéis, livros, revistas, informativos e materiais de expediente em excesso e/ou sem utilidade. Devolver / rascunho / reciclagem / organização Reciclagem / rascunho Reciclagem / rascunho / Doação formal 7 Gavetas Objetos pessoais em desuso, materiais em excesso ou danificados, papéis desnecessários. 8 Sala Equipamentos e mobiliários em desuso/danificados. Reciclagem / rascunho / organização Doação formal 9 Descarte virtual Arquivos desnecessários, desatualizados, obsoletos e/ou repetidos; s desatualizados, pessoais, propaganda, spams, softwares desatualizados ou sem utilidade. Apagar * Livros: vide orientações na página 13. ** Documentos: vide orientações na página 6. *** Cartuchos: vide orientações na página 14. Manual escrito com a Ecofonte Spranq eco sans 12

13 Anexo II Portaria que institui o Dia do Descarte e Organização PORTARIA Nº 97 de 27 de outubro de O Desembargador-Presidente do Tribunal Regional do Trabalho da Terceira Região, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e tendo em vista a recomendação do Corregedor-Geral da Justiça do Trabalho, constante do item nº 6 da Ata de Correição Ordinária realizada no período de 16 a 20 de junho de 2008, Considerando a necessidade de incentivar ações que visem contribuir para a agilização das atividades na prestação jurisdicional; Considerando a necessidade de organização do local de trabalho e de combate ao desperdício; Considerando a importância de incentivar a cultura de práticas ambientais sustentáveis, como as de reaproveitamento de materiais e destinação à reciclagem; Resolve Art. 1º Instituir, em caráter permanente, o Dia do Descarte e da Organização no Tribunal Regional do Trabalho da 3ª Região, a ser realizado anualmente. Art. 2º Determinar a participação nesta atividade de todas as unidades deste Tribunal. Parágrafo único. Compete aos responsáveis pelas unidades a orientação e execução das atividades previstas no programa. Art. 3º Compete à Comissão de Gestão Ambiental o planejamento, a execução e a avaliação do evento. Art. 4º O relatório de descarte, disponível no site da Gestão Ambiental, deverá ser encaminhado eletronicamente à Comissão no prazo de até 07 (sete) dias da realização do descarte. Art. 5 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação Belo Horizonte, 27 de outubro de Paulo Roberto Sifuentes Costa Manual escrito com a Ecofonte Spranq eco sans 13

14 DIA DO DESCARTE

15 PARA O LIXO

16 PARA RECICLAGEM

17 PARA DEVOLVER

18 PARA RASCUNHO