Microsoft Excel. Índice

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1 Microsoft Excel Índice 1 INTRODUÇÃO O que é Microsoft Excel INICIALIZAÇÃO DO EXCEL XP AMBIENTE DE TRABALHO Elementos da Tela de Abertura Linha, Coluna e Célula Célula Ativa Intervalo de Células Inserir dados na planilha Apagar dados na Planilha Teclas de atalho Renomear planilhas Mover ou copiar uma planilha Desfazer ou Refazer uma ação Localizar ou substituir dados INSERIR COMENTÁRIOS INSERIR CÉLULAS, LINHAS, COLUNAS E PLANILHA EXCLUIR CÉLULAS, LINHAS, COLUNAS E PLANILHAS VERIFICAÇÃO ORTOGRAFICA SALVAR UMA PASTA DE TRABALHO CONVERTER UM ARQUIVO *.XLS EM *.HTML ABRINDO UMA PASTA DE TRABALHO EDITANDO UMA PLANILHA PASTAS DE TRABALHO DIVISÃO DE PLANILHA HIPERLINK Hiperlink para o mesmo arquivo Hiperlink para outros arquivos Hiperlink para a Internet MOVENDO E COPIANDO CÉLULAS FORMATAÇÃO DA PLANILHA Formatando Células Inserindo plano de fundo Formatação Condicional ORGANIZAÇÃO E VISUALIZAÇÃO DE PLANILHAS Dividir e Congelar Painéis Ocultar Linhas, Colunas ou Planilha Alterar a Altura da Linha e Largura da Coluna FÓRMULAS E FUNÇÕES GRÁFICOS Opções de Gráficos Dados de Origem Tipos de Gráficos Local... 49

2 20. IMPRESSÃO FORMULÁRIOS FILTRAGEM E CLASSIFICAÇÃO DE DADOS RELATÓRIO DE TABELA DINÂMICA FORMAS DO PONTEIRO DO MOUSE CORREÇÃO DE ERRO LISTA DE EXERCÍCIOS... Erro! Indicador não definido. 2

3 Microsoft Excel INTRODUÇÃO O que é Microsoft Excel O Microsoft Excel é, sem dúvida, o melhor e mais fácil programa para manipulação de planilhas eletrônicas. Em sua versão 2002 (XP), o programa trás uma interface mais leve, com tons de cores mais suaves, ficando mais flexível e intuitivo, com mudanças voltadas para novos usuários e atendendo pedidos de usuários fieis do programa. O usuário pode utilizar formulas e funções que facilitarão operações específicas ao trabalhar com diversos valores. O aprimoramento do produto faz do Excel uma excelente ferramenta para desenvolver planilhas profissionais, pois o programa ao ser carregado exibe um painel de tarefas facilitando a abertura e pesquisa de trabalhos salvos. 2 INICIALIZAÇÃO DO EXCEL XP O pressuposto será que o item Microsoft Excel XP esteja presente dentro da opção Programas no Menu Iniciar, que fica localizado na parte inferior esquerda da janela principal do Windows. Execute os passos a seguir: 3

4 3 AMBIENTE DE TRABALHO Quando o Excel é iniciando é exibido uma nova pasta de trabalho em branco. Nesta pasta você poderá inserir seus dados dentro das planilhas denominadas Plan1, Plan2, Plan3. Do lado direito, está o painel de tarefas. Um eficiente painel para tarefas corriqueiras como abrir pasta de trabalho ou criar uma nova pasta de trabalho baseado em modelos. Para fechar o Painel de tarefas, basta clicar no botão ( ) Fechar do próprio painel. 3.1 Elementos da Tela de Abertura Após a inicialização do programa, o computador mostra a tela de abertura do Excel XP e seus respectivos elementos, que como já se conhece, possui os mesmos elementos encontrados nos programas da Microsoft, mudando apenas, os elementos específicos para o trabalho com planilhas eletrônicas. Observe a figura exibindo a tela de abertura padrão do Excel XP: 4

5 Barra de Título esta barra exibe o nome do aplicativo, no caso, Microsoft Excel, e em seguida é mostrada inicialmente a informação Pasta1, até que se salve a planilha e dê um nome a ela. Figura Barra de título. Botão Minimizar : faz a janela do programa que esta sendo utilizado seja reduzida e aparecer como pequeno botão na Barra de Tarefas. Botão Maximizar : aumenta uma janela até seu tamanho máximo. Botão Fechar : fecha rapidamente a janela ou programa. 5

6 Barra de Menu esta barra exibe os nomes dos menus de aplicações permitindo utilizar os vários recursos que o Excel XP oferece. Figura Barra de menu. Barra de Ferramentas Padrão é um conjunto de botões que permite agilizar as operações mais utilizadas do Excel XP evitando-se percorrer pelo interior dos menus. Verifique os botões presentes na barra de ferramentas padrão do Excel XP. Figura Barra de Ferramentas Padrão. Barra de Ferramentas Formatação esta barra permite a utilização da maioria dos recursos de formatação encontrados no Excel XP. Figura Barra de Ferramentas Formatação. Caixa de Nomes esta área exibe a localização da célula ativa, o nome da célula ou objetos selecionados e o tamanho de uma seleção. Barra de Fórmulas é usada para inserir ou editar dados em células de planilhas ou em gráficos. Para incluir dados, selecione uma célula, digite os dados e selecione com o mouse a caixa de entrada da barra de fórmula ( ) ou pressione ENTER. Para editar dados, selecione a barra de fórmula com o mouse ou pressione F2. Em seguida, digite as alterações e selecione com o mouse a caixa de entrada, ou pressione ENTER. 6

7 Para cancelar as alterações, pressione o botão do mouse sobre a caixa de cancelamento da barra de fórmula (X) ou pressione ESC. A seguir são mostradas a Caixa de Nomes e a Barra de Fórmulas com seus respectivos botões para que se possa conhecer o ponto onde deve ser clicado o mouse para a devida operação desejada. Barra de Status Com ela é possível, por exemplo, efetuar cálculos simples e rápidos, que não exijam fórmulas complexas. Se você digitar estes números e selecioná-los, é possível calcular a soma. Clicando com o botão direito sobre a expressão Soma = 1500 será exibidos um menu com opções de fórmulas. Escolhendo, por exemplo, Média,... 7

8 3.2...o Excel calculará a média das células selecionadas. Linha, Coluna e Célula Na área de trabalho do Excel XP existe uma janela de planilha onde é apresentado o nome Pasta1 na barra de título, uma planilha vazia, onde se encontram linhas e colunas dispostas de tal forma que as informações possam ser inseridas dentro da grade formada com o cruzamento desses dois elementos. Linha dentro da janela da planilha as linhas são identificadas por números no canto esquerdo da tela que vai de 1 a Coluna as colunas são identificadas com letras de A a Z e combinações de letras até totalizarem 256 colunas. A largura padrão da coluna em uma nova planilha é de 8,43 e pode-se tornar uma coluna tão larga quanto a janela da planilha (255 caracteres) ou tão estreita quanto a fração de um caracter. Célula é a unidade de uma planilha na qual se insere e armazena os dados. A interseção de cada linha e coluna em uma planilha forma uma célula. É possível inserir um valor constante ou uma fórmula em cada célula, onde um valor constante é normalmente um número (incluindo uma data ou hora) ou texto, mas pode também ser um valor lógico ou valor de erro. 8

9 3.3 Célula Ativa É a célula exibida com uma borda em negrito indicando que ela está selecionada e onde os próximos dados digitados serão inseridos ou o próximo comando escolhido será aplicado. Se for selecionada mais de uma célula ao mesmo tempo, a primeira será a célula ativa e as outras serão destacadas na cor escura. Observe a figura: Figura Apresentação da célula ativa. 3.4 Intervalo de Células Quando se trabalha com uma planilha, muitas vezes depara-se com a necessidade de tratar um trecho ou uma determinada região de maneira diferente do restante da planilha. Um intervalo de células é uma região da planilha selecionada a fim de permitir que se trabalhe, edite, formate e modifique mais de uma célula ao mesmo tempo. O intervalo de células é reconhecido como o conjunto de células que fica entre a célula do canto superior esquerdo e a do canto inferior direito. Observe a figura : 9

10 Figura Exemplos de seleções de células 3.5 Inserir dados na planilha Para inserir dados na planilha, proceda da seguinte maneira Clique na célula que você desejar iniciar o texto ou numérico. 2. Pressione a tecla ENTER e o cursor irá pra a próxima célula. Apagar dados na Planilha Basta selecionar uma ou mais células e pressionar a tecla DEL. Para alterar o conteúdo da célula pressione F2 com a célula já selecionada e digite o novo conteúdo. 10

11 3.7 Teclas de atalho Trabalhar utilizando o teclado para digitar dados na planilha e utilizar o mouse para posicionar-se em uma célula, pode ser um pouco cansativo. Saiba como minimizar a troca entre teclado e mouse, utilizando as teclas de atalho do teclado. Teclas Ação Ctrl + Home Levam ao início da planilha, célula A1 (parte superior esquerda). Ctrl + Y Abrem rapidamente a caixa de diálogo Ir Para. CTRL+BACKSPACE Rola para exibir a célula ativa. CTRL+PGDN Move para a próxima planilha na pasta de trabalho. CTRL+PGUP Move para a planilha anterior na pasta de trabalho. CTRL+P Exibe a caixa de diálogo Imprimir. CTRL+SHIFT+F12 Exibe a caixa de diálogo Imprimir. SHIFT+CTRL+PAGE Seleciona a planilha atual e a seguinte. DOWN SHIFT+CTRL+PAGE UP Seleciona a planilha atual e a anterior. SHIFT+F11 Insere uma nova planilha. ALT+O H R Renomeia a planilha atual. ALT+E M Move ou copia a planilha atual ALT+E L Exclui a planilha atual ALT+PAGE DOWN Move uma tela para a direita. ALT+PAGE UP Move uma tela para a esquerda. ALT+SHIFT+F1 Insere uma nova planilha. F5 Exibe a caixa de diálogo Ir para. F6 Alterna para o próximo painel em uma pasta de trabalho. 11

12 3.8 Renomear planilhas 1. Clique com o botão direito de mouse em Plan 1, em seguida na opção renomear Digite o nome e pressione a tecla Enter. Mover ou copiar uma planilha 1. Clique no menu Editar e em seguida na opção Mover ou Copiar. 12

13 2. A caixa de diálogo Mover ou Copiar abrirá. 3. Clique na opção desejada para mover a planilha. 4. Clique no botão OK Desfazer ou Refazer uma ação Toda fez que o usuário fizer uma determinada ação e desejar desfazer esta precisa apenas clica na opção indica na figura abaixo. Caso queira refaze-la novamente clica na opção refazer. 13

14 3.11 Localizar ou substituir dados Quando o usuário desejar encontra uma célula de forma dinâmica e rápida, ou substituir o dado que se encontra nesta célula, basta clicar na opção Editar e em seguida localizar que aparecerá a tela abaixo, onde poderá fazer as devidas alterações. 4 INSERIR COMENTÁRIOS Para inserir um comentário é necessário selecionar a célula em que se deseja colocar o comentário, depois clicar na barra de menu na opção Inserir, selecionar comentário. Aparecerá uma caixa de texto ao lado da célula selecionada onde o usuário escreverá o comentário que deseja fazer e teclar no ENTER. 14

15 5 INSERIR CÉLULAS, LINHAS, COLUNAS E PLANILHA Para inserir células, linhas, colunas e planilhas bastam clicar na opção inserir e escolher a opção desejada que automaticamente será inserido na planilha em questão. No caso de inserir uma nova planilha o usuário irá notar que na barra onde indica quantas planilhas existem aparecerá uma nova planilha. Figura com novas planilhas inseridas 6 EXCLUIR CÉLULAS, LINHAS, COLUNAS E PLANILHAS Para excluir células, linhas e colunas bastam clicar na opção Editar e escolher a opção excluir aparecerá uma tela para que o usuário informa o que deseja excluir, escolha a opção que desejar depois clique em OK. No caso de excluir uma planilha o usuário irá clicar na opção excluir planilha, aparecerá uma tela informando que a planilha em questão será apagada definitivamente, então o usuário apenas deverá clicar em OK. Observação: para excluir, primeiro o usuário deverá selecionar a opção (linha, coluna, célula ou planilha) que deseja fazer a determinada alteração. 15

16 Figura: Excluir uma planilha 7 VERIFICAÇÃO ORTOGRAFICA Para verificar ortografia no excel basta clicar na barra de ferramentas padrão no ícone verificar ortografia, que abrirá uma tela onde aparecerá as palavras em que estão escritas incorretas ou que o programa não as conhecem com suas devidas sugestões para serem corrigidas. 16

17 8 SALVAR UMA PASTA DE TRABALHO 1. Clique no botão ( ) Salvar na barra de ferramentas Padrão. A caixa de diálogo Salvar como se abrirá. 17

18 9 CONVERTER UM ARQUIVO *.XLS EM *.HTML 1. Clique no botão ( ) Salvar ou Salvar Como na barra de ferramentas Padrão. A caixa de diálogo Salvar como se abrirá. 2. Na caixa de diálogo, clique em Salvar como tipo. 3. Selecione a opção Página da Web no menu de arquivos. 4. Clique em Salvar. 10 ABRINDO UMA PASTA DE TRABALHO 1. Clique no botão ( ) Abrir na barra de ferramentas Padrão. 18

19 11 EDITANDO UMA PLANILHA Os dados digitados nas células das planilhas do Excel servem como referência para as fórmulas e funções existentes. Através da manipulação desses dados podemos editar a planilha por meio de operações simples. O funcionamento de uma planilha Excel é bem simples. 1. Insira os valores para as células. Por exemplo, valores para entrada e saída de um produto. 2. Posicione o cursor do mouse no local onde deseja realizar a operação. 3. Digite o sinal de igualdade (=). Visualize os valores das células. 4. Você pode utilizar como base o cruzamento de linhas com as colunas. Sendo os números no canto esquerdo correspondendo às linhas e as letras no topo da planilha as colunas. 19

20 5. Digite A letra da coluna e o número da linha correspondente o valor necessário para operação. Exemplo D3. 6. Na maior parte das vezes o resultado final de uma operação é gerado pela soma ou subtração de valores, portanto, digite o sinal de operação correspondente à operação desejada. 7. Digite a letra e o número da célula onde se encontra o próximo valor que fará parte da operação. Digite o operador correspondente 8. Digite a letra e o número de célula correspondente ao valor que fará parte da operação. 9. Pressione a tecla Enter, o valor será exibido na célula correspondente. 20

21 12 PASTAS DE TRABALHO As pastas de trabalho proporcionam um meio de organizar muitas planilhas em um mesmo arquivo. Uma pasta de trabalho é uma coleção de várias páginas de planilha que possuem o mesmo número de colunas e linhas que a primeira, e opcionalmente, pode-se criar planilhas exclusivas para gráficos. Cada página de planilha é uma grade formada por colunas e linhas distribuídas na tela de maneira tal que se possa relacionar informações horizontal e verticalmente. Cada pasta de trabalho é gravada como se fosse um arquivo, sendo que, o nome de arquivo padrão para a primeira pasta de trabalho é Pasta1. Há três utilizações principais para fazer uso da pasta de trabalho: Dividir uma planilha grande em partes menores, ou seja, em páginas separadas. Reunir dados relacionados logicamente no mesmo arquivo. Consolidar planilhas de formato semelhante em um mesmo arquivo. Pasta de Trabalho 13 DIVISÃO DE PLANILHA Se estiver trabalhando com uma planilha que possua uma grande quantidade de dados no Excel XP, pode-se tornar o trabalho muito mais fácil se a planilha for dividida em partes separadas em cada página da pasta de trabalho. Para chegar a uma página específica, deve-se clicar planilha (isto se torna mais fácil do que movimentar-se entre as diversas partes de uma única planilha de tamanho maior), que 21

22 fica na parte inferior da tela. E também, quando se escreve uma fórmula que faz referência a células de outra página, o nome da planilha aparece na fórmula, ficando fácil perceber que se está fazendo uma referência. 14 HIPERLINK São atalhos que permitem que você salte para outros arquivos de maneira fácil e rápida. Você pode criar Hiperlink em uma célula ou em objetos gráficos como formas e figuras. Ao criar um Hiperlink, você pode pular para outra localização como um arquivo em seu próprio computador, para outros computadores da rede, ou para um arquivo de qualquer outro computador do planeta que esteja conectado á Internet Hiperlink para o mesmo arquivo O hiperlink dentro de um mesmo arquivo é útil quando você trabalha com arquivos extensos e deseja localizar informações rapidamente. Para criar o Hiperlink: 5. Mantenha a pasta de trabalho aberta 6. Ative a planilha 7. Clique sobre uma célula qualquer em branco 8. No menu Inserir, clique no comando Hyperlink. A caixa de diálogo será apresentada como na figura abaixo: 22

23 9. Clique no botão Examinar e encontre o arquivo 10. Clique no botão OK. O Hiperlink é criado na planilha Hiperlink para outros arquivos 1. Clique com o botão direito do mouse na célula ou no elemento gráfico que você deseja que represente o hiperlink e, em seguida, clique em Hiperlink no menu de atalho. 2. Em Vincular a, no lado esquerdo da caixa de diálogo, clique em Criar novo documento. 3. Digite um nome para o novo arquivo na caixa Nome do novo documento. 4. Para especificar um local diferente daquele mostrado em Caminho completo, digite o novo local na caixa Nome do novo documento ou clique em Alterar e selecione o local desejado. Clique em OK. 5. Em Quando editar, clique em uma opção para especificar se deseja abrir o novo arquivo para edição agora ou mais tarde. 6. Para atribuir uma dica a ser exibida quando você posicionar o ponteiro sobre o hiperlink, clique em Dica de tela, digite o texto desejado na caixa Texto de dica de tela e clique em OK. 23

24 Figura passo a passo 14.3 Hiperlink para a Internet 1. Clique com o botão direito do mouse no texto ou no elemento gráfico que você deseja que represente o hiperlink e, em seguida, clique em Hiperlink no menu de atalho. 2. Em Vincular a no lado esquerdo da caixa de diálogo, clique em Página da Web ou arquivo existente. 3. Siga um destes procedimentos: a Para selecionar um arquivo da pasta atual, clique em Pasta atual e, em seguida, clique no arquivo ao qual você deseja vincular. b Para selecionar a página da Web a partir de uma lista de páginas navegadas, clique em Páginas navegadas e, em seguida, clique na página da Web à qual deseja vincular o hiperlink. 24

25 c Para selecionar um arquivo em uma lista dos arquivos que você usou recentemente, clique em Arquivos recentes e, em seguida, clique no arquivo ao qual deseja vincular o hiperlink. d Se souber o nome e local do arquivo ou página da Web à qual deseja vincular o hiperlink, você poderá digitar essa informação na caixa Endereço. Figura passo a passo 4. Para atribuir uma dica a ser exibida quando você posicionar o ponteiro sobre o hiperlink, clique em Dica de tela, digite o texto desejado na caixa Texto de dica de tela. Clique em OK. 15 MOVENDO E COPIANDO CÉLULAS 1. célula Selecione as células que você deseja mover ou copiar. Para selecionar Siga este procedimento Texto em uma Se a edição em uma célula estiver ativada, selecione a célula, clique nela duas vezes e selecione o texto na célula. Se a edição em uma célula estiver desativada, selecione a célula e, em seguida, selecione o texto na barra de fórmulas. 25

26 Uma única célula Clique na célula ou pressione as teclas de direção para ir para a célula. Um intervalo de células Clique na primeira célula do intervalo e arraste até a última célula. Um intervalo de células grande Clique na primeira célula do intervalo, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na última célula do intervalo. Você pode rolar para tornar a última célula visível. Todas as células Clique no botão Selecionar tudo. de uma planilha Células intervalos ou de células células, mantenha pressionada a tecla CTRL e selecione as outras não-adjacentes Uma Selecione a primeira célula ou o primeiro intervalo de células ou os outros intervalos. linha ou Clique no cabeçalho de linhas ou colunas. ou Arraste o cursor pelos cabeçalhos de linhas ou colunas. coluna inteira Linhas colunas adjacentes Você também pode selecionar a primeira linha ou coluna, manter pressionada a tecla SHIFT e selecionar a última linha ou coluna. Linhas ou colunas não-adjacentes Um maior ou número menor Selecione a primeira linha ou coluna, mantenha pressionada a tecla CTRL e selecione as outras linhas ou colunas. Mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na última de célula que você deseja incluir na nova seleção. O intervalo células do que a seleção retangular entre a célula ativa e a célula em que você clicar passará ativa a ser a nova seleção. Cancelar uma Clique em qualquer célula na planilha. seleção de células 26

27 16 FORMATAÇÃO DA PLANILHA Formatar texto e caracteres individuais: Para destacar o texto, você pode formatar todo o texto em uma célula ou caracteres selecionados. Selecione os caracteres que deseja formatar e clique em um botão na barra de ferramentas ou na barra de menu, opção formatar, escolher se deseja formatar célula, linha, coluna ou planilha. Barra de Ferramentas Girar texto e bordas: Os dados em uma coluna são geralmente muito estreitos enquanto o rótulo da coluna é muito mais largo. Em vez de criar colunas largas ou rótulos abreviados desnecessariamente, você pode girar o texto e aplicar bordas que são giradas no mesmo ângulo do texto. Adicionar bordas, cores e padrões: Para diferenciar os vários tipos de informação em uma planilha, você pode aplicar bordas a células, sombrear células com uma cor de plano de fundo ou sombrear células com um padrão de cor. 27

28 16.1 Formatando Células Para formatar células o usuário deverá selecionar o item desejado clicar na barra de menu na opção Formatar e escolher a opção células. Abrirá a tela ilustrada abaixo: Número: nesta opção o usuário deverá indicar qual é o formato de número em que deseja trabalhar na planilha. Exmplo: moeda 28

29 Alinhamento: nesta opção o usuário deverá indicar de qual forma deseja que o texto seja apresentado na tabela, podendo colocá-lo de forma vertical, horizontal e até mesmo indicar qual o grau de direção que o texto deve se encontrar. Fonte: nesta opção o usuário poderá fazer a formatação da fonte, indicando tipo, tamanho, cor, efeito, estilo, dentre outros. 29

30 Borda: nesta opção o usuário poderá criar as bordas para a sua planilha, bem como escolher o estilo da linha e cor. Padrões: nesta opção o usuário cria um sombreamento para a planilha, podendo escolher a cor e o padrão desejado. 30

31 Proteção: nesta opção o usuário podrá ocultar as formulas da planilha, utilizando a opção bloqueadas ou ocultas Inserindo plano de fundo Para inserir um plano de fundo na planilha o usuário deverá clicar na barra de menu na opção formatar e escolher a opção Planilha depois plano de fundo.abrirá a tela abaixo onde o usuário indicará em qual endereço encontra-se a imagem desejada, após encontra-la de um clique para selecioná-la e então clicar na opção inserir. 31

32 Caso desejar excluir o plano de fundo, apenas deverá clicar na barra de menu na opção Formatar Planilha Excluir plano de fundo Formatação Condicional Na formatação condicional serve para o usuário indicar para planilha quais são as condições que deseja utilizar para a criação da tabela, podendo o software ajudá-lo na criação da formula onde indicará ao usuário se a síntese da fórmula esta correta. 17 ORGANIZAÇÃO E VISUALIZAÇÃO DE PLANILHAS A visualização serve para que o usuário consiga ver toda a planilha criada, podendo este ter noção de sua organização e de todos os dados inseridos, bem como a forma em que esta será impressa. Para isto, ele deverá clicar na barra de menu na opção Exibir, em seguida na palavra Zoom. O usuário devera escolher a quantidade de porcentagem em que deseja ampliar ou diminuir a planilha em questão. 32

33 17.1 Dividir e Congelar Painéis Para dividir e congelar painéis o usuário deverá clicar na barra de menu na opção janela e escolher a dividir ou congelar painéis, podendo este optar pelas duas opções, porém fazendo uma de cada vez. Para dividir a planilha ele devera selecionar a linha ou coluna em deseja fazer a divisão, esta opção faz com que apareça uma linha dividindo os dados da planilha. Fazendo com que quando o usuário arraste esta linha o bloco que foi dividido seja duplicado na planilha. Para desfazer esta divisão basta apenas clicar na barra de menu opção janela e escolher remover divisão. 33

34 Na opção congelar painéis o usuário deverá selecionar a linha ou coluna em deseja congelar e na barra de menu na opção janela escolher congelar painéis. Aparecerá uma linha dividindo a planilha, neste caso quando ele arrastar esta linha o bloco que esta separado todo será arrastado também, porém neste caso não será duplicado Ocultar Linhas, Colunas ou Planilha Esta opção serve para o usuário fazer com que uma linha, coluna ou planilha não seja apresentada visualmente. Deve-se selecionar o que se deseja ocultar (linha ou coluna), clicar na barra de menu na opção Formatar escolher a opção desejada (linha, coluna, planilha) e depois clicar em Ocultar. Esta desaparecerá da planilha apenas na sua visualização. Para desfazer a ação basta seguir os mesmos passos e clicar na opção Reexibir. Linha 7 oculta Coluna C oculta 34

35 17.3 Alterar a Altura da Linha e Largura da Coluna Serve para o usuário alterar tanto altura como largura da planilha de uma forma mais precisa. Para isto, selecione a linha(s) ou coluna(s) desejadas na barra de menu na opção Formatar escolher linha ou coluna depois Altura ou Largura. Abrirá uma tela para que apenas informe a altura ou largura desejada, por fim clique em OK que a planilha irá adquirir a formatação. 18 FÓRMULAS E FUNÇÕES A planilha Eletrônica é dinâmica, ou seja, os dados inseridos são automaticamente visualizados nas opções em que existem fórmulas e transformados em resultados. 1 SINAIS DE OPERAÇÕES SINAL FUNÇÃO 2. SINAIS PARA CONDIÇÃO SINAL FUNÇÃO + SOMAR > MAIOR QUE - SUBTRAÇÃO < MENOR QUE * MULTIPLICAÇÃO <> DIFERENTE QUE / DIVISÃO >= MAIOR E IGUAL A 35

36 % PORCENTAGEM <= MENOR E IGUAL A = IGUALDADE = IGUAL A Lembrete: Toda fórmula que você for criar deverá começar com o sinal de igualdade, caso contrário, a fórmula não funcionará. Ao final da fórmula pressione a tecla ENTER. Fórmula para Somar =A1+B1+C1+D25+A25 Função Somar =SOMA(A1:B25) Este é o botão da AutoSoma. Para trabalhar com o botão da Autosoma você deve fazer o seguinte: 1. Selecionar os valores que desejar somar. 2. Depois clicar no Botão da Autosoma e ele mostrará o resultado. Veja mais um exemplo de Soma Agora você deseja somar todos os valores dispostos nesta planilha usando uma única fórmula, desta vez você terá que digitar a fórmula. A B 1 C TOTAL E D 2 5 =SOMA(A1:D3) Para fazer isto, só basta digitar o endereço inicial (em destaque) e o endereço final (em destaque). 36

37 Fórmula para Subtração. =B2-C2 A B 1 F SL. D E DESCT SL UNC BRUTO 2 José C 800. LIQUIDO 175 =B2-C2 Fórmula para Multiplicação =B2*C2 A B C D 1 Produto Valor Quant. Total 2 Feijão 1,5 80 =B2*C2 Fórmula para Divisão =A2/B2 A B C 1 Renda Membros Valor =A2/B2 Fórmula para Porcentagem =B2*5/100 =((B2*5%)-B2) =B2*0,95 Todas as formulas acima são idênticas na resposta. 37

38 O cálculo se realiza da mesma maneira como numa máquina de calcular, a diferença é que você adicionará endereços na fórmula. Veja o exemplo. Um Aluno fez uma compra no valor de R$ 1.500,00 e você deseja dar a ele um desconto de 5% em cima do valor da compra. Veja como ficaria a formula no campo Desconto. A 1 Cliente 2 Márcio B TCompra C D Desconto Vl a Pagar =B2*5/100 ou se preferir assim também =B2-C2 =B2*5% Onde: B2 se refere ao endereço do valor da compra * - sinal de multiplicação 5/100 é o valor do desconto dividido por 100 Ou seja, você está multiplicando o endereço do valor da compra por 5 e dividindo por 100, gerando assim o valor do desconto. Se preferir pode fazer o seguinte exemplo: Onde: B2 endereço do valor da compra * - sinal de multiplicação 5% - o valor da porcentagem. 38

39 Função Máximo =MÁXIMO(A2:A5) Mostra o valor máximo de uma faixa de células. A IDADE B 15 C MAIOR IDADE: =MÁXIMO(A2:A5) Função Mínimo =MÍNIMO(A2:A5) Mostra o valor mínimo de uma faixa de células. A 1 PESO B C MENOR IDADE: =MÍNIMO(A2:A5) 39

40 Função Média =MÉDIA(A2:A5) Calcula a média de uma faixa de valores. A B 1 IDADE C 19 6 MÉDIA IDADE 20 =MÉDIA(A2:A5) Função Data =HOJE () Esta fórmula insere a data automática em uma planilha. A 1 Data B =HOJE() C 23 Função Se =SE(A1>=1000; Salário maior que Mil ; Salário menor que Mil ) ( ) Indica a ordem de execução. Exemplo: (((A1+1)-2)*5) No caso acima a ordem de execução seria 1º Soma, 2º Subtração e 3º Multiplicação. 40

41 Suponhamos que desejasse criar um Controle de Notas de Aluno, onde ao se calcular a média, ele automaticamente especificasse se o aluno fora aprovado ou não. Então Veja o exemplo abaixo. No campo situação deve aparecer Aprovado somente se o aluno tirar uma nota Maior ou igual a 7 na média, caso contrário ele deverá escrever Reprovado, já que o aluno não atingiu a condição para passar. A B 1 ALUNO MÉDIA 2 Márcio 7 C SITUAÇÃO =SE(B2>=7; Aprovado ; Reprovado ) Onde: Aprovado - refere-se a resposta verdadeiro, ou seja, se a condição for verdadeira (a nota for maior ou igual a 7) então ele escreverá aprovado. Por isso você deve colocar entre aspas, já que se refere a Texto. ; este outro ponto e vírgula subentendem-se senão faça, ou seja, caso contrário, fará outra coisa. Reprovado refere-se a resposta falso, ou seja, caso ele não tenha média maior ou igual a 7, então escreva Reprovado. Função Se e E Esta condição é utilizada quando houver necessidade de se preencher duas condições ao mesmo tempo. Exemplo: para um determinado aluno participar das competições de sua escola deverá ter idade maior que 15 anos e altura maior ou igual a 1,70m. A B C D 1 Aluno Idade Altura Situação 2 João 22 1,72 =SE(E(B2>15;C2>=1,70); competirá ; não competirá ) 3 Marcos 14 1,64 41

42 Função Se e OU Nesta condição basta que apenas uma seja verdadeira para que ocorra a questão desejada. Exemplo: para um determinado aluno participar das competições de sua escola deverá ter idade maior que 15 anos e altura maior ou igual a 1,70m. A B C 1 Aluno Idade Altura 2 João 22 1,72 D Situação =SE(OU(B2>15;C2>=1,70); competirá ; não competirá ) 3 Marcos 14 1,64 Função CONT.SE Esta condição conta quantos elementos existem a partir da condição proposta. Exemplo: uma determinada escola deseja saber quantos alunos tem idade maior ou igual a 14 anos. 1 A B C A I A Situação luno 2 dade J oão 3 arcos ltura 2 2 M 1 =CONT.SE(B2:B3; >=14 ), D 1,64 42

43 Função CONTAR.VAZIO Conta as células que estão vazias na planilha. Exemplo: saber quantos alunos estão sem médias. A B 1 Aluno Médias 2 Paulo 3 Pedro 4 Carlos 5 Joaquim 11 6 Marcelo 12 7 Maria 8 Márcia 10 =CONTAR.VAZIO( B2:B7) Função SomaSe Soma um intervalo de células mediante a condição criada. Exemplo: Deseja soma a idade dos alunos que tem altura maior ou igual que 1,72m A B C D 1 Aluno Idade Altura Situação 2 João 22 1,72 =SOMASE(C2:C3; >=1,72 ;B2:B3) 3 Marcos 14 1,64 Função RAIZ A condição da raiz quadrada define qual é a raiz de um determinado número. 43

44 1 A B 2 =RAIZ(A 5 1) Função EXPONENCIAL Esta condição calcula o valor da constante e elevado a potencia especificda pelo seu argumento. 1 A B 2 =EXP(A1) 5 Função do PROCV Esta condição procura um determinado valor dentro de uma tabela matriz. A B C 1 Tabela de Classes 2 Classe Valor Tabela 3 Alta 55 Matriz 4 Média 45 5 Baixa 25 6 Presidente Comum 22 Hóspede Tipo 8 9 de Valor da diária Classe 1 0 Carlos Alta =PROCV(B9;$A$2:$B$6; 2) 44

45 1 Carla Baixa 1 Márcia média GRÁFICOS Para inserir um gráfico, selecione a área com os dados que deseja apresentar nele. Selecione, inclusive, os dados que serão apresentados como rótulos do gráfico, legenda etc Certifique-se de que os dados na planilha estão organizados de forma adequada ao tipo de gráfico que você deseja usar. 1. Selecione as células que contêm os dados que você deseja usar no gráfico. 2. Clique na barra de menu na opção Inserir e escolhe Gráfico 3. Abrirá a tela de Assistente de gráfico. 45

46 Tipos de Gráficos E Subtipos de Gráficos Escolha o tipo de gráfico adequado e clique no botão concluir 46

47 19.1 Opções de Gráficos Caso o usuário desejar inserir um título no gráfico em questão, colocar legenda, definir os eixos do gráfico, bem como mudar os dados da tabela de dados, basta selecionar o gráfico, na barra de menu opção Gráfico Opções de Gráfico Dados de Origem Os dados de origem de um gráfico são definidos pelo intervalo de células que irão fazer parte da criação gráfica. Onde o usuário pode definir estes intervalos ou a própria planilha seleciona automaticamente todos os dados existentes. Para mostrá-los é necessário na barra de menu opção Gráfico Dados de Origem, onde aparecerá uma tela mostrando o intervalo em questão e na planilha este selecionado, ou então o usuário pode modificar estes intervalos indicado onde quer que sejam buscados os dados para a criação gráfica. Veja figura abaixo: 47

48 19.3 Tipos de Gráficos Os tipos de gráficos são definidos pelas formas, ou seja, pelos modelos em que estes serão criados. Se o tipo de gráfico escolhido não for condizente com o resultado esperado, você pode modificar todos os parâmetros usando a barra de menu Gráfico Tipo de Gráfico. Após o usuário fazer a nova escolha do modelo gráfico e clicar em OK este ira adquirir a nova forma utilizada. Observação: primeiro deve-se selecionar o gráfico. 48

49 19.4 Local Durante a criação de um gráfico em uma planilha podemos definir se desejamos que este seja criado junto a planilha em questão ou em outra planilha do Excel. É necessário que o usuário na opção de gráfico clique em Local. Na tela aberta ele definirá se o gráfico irá ser criado na mesma planilha ou em outra. Caso escolha a opção criar nova planilha o excel criará uma nova planilha com o nome grafico1. Assistente para definir local de criação do gráfico Figura: Gráfico criado em nova planilha Se o tipo de gráfico escolhido não for condizente com o resultado esperado, você pode modificar todos os parâmetros usando a barra de ferramentas padrão no ícone assistente 49

50 gráfico. Se esta não estiver ativa na tela, escolha no menu Exibir, Barras de ferramentas, Gráfico. Selecione a Área do gráfico e clique no botão Formatar área do gráfico da barra de ferramentas Gráfico ou utilize as outras ferramentas da barra de ferramentas Gráficas para melhorar a visualização do seu gráfico. Nesta tela o usuário poderá fazer as mudanças de padrões do gráfico, como as borda e sua espessura, como também modificar a fonte e as propriedades gráficas. 50

51 20. IMPRESSÃO Antes de imprimir um documento, clique no menu Arquivo, Visualizar Impressão. Para que o usuário possa verificar como será impressa a planilha e os dados contidos. Também deverá fazer a configuração da página, onde definirá a orientação da página, as devidas margens e criar um cabeçalho e rodapé para sua planilha. Página: define tipo de orientação, tamanho do papel. Margens: define as margens superior, inferior, direita, esquerda e a distância do cabeçalho e rodapé em relação a esta margem criada. 51

52 Cabeçalho/Rodapé: define o cabeçalho e rodapé na planilha. Planilha: define a impressão das linhas da planilha, ordem de páginas, etc. Após ter verificado os procedimentos anteriores então o usuário deverá ir à opção Arquivo, Imprimir. Onde deverá definir quantas cópias imprimir, nome da impressora ou até mesmo se deseja imprimir apenas uma página. 21 FORMULÁRIOS Um formulário é uma caixa de diálogo com vários campos. Cada campo representa uma coluna da lista. O conjunto de todos os dados de uma linha da tabela compõe um registro. Este recurso apresenta um quadro com opções de inclusão, exclusão e localização de registros de forma simples e prático. Para ativar um formulário, basta selecionar a opção Formulário do menu Dados. O quadro do formulário é exibido com o primeiro registro da Lista. Para incluir um registro no formulário clique em Novo. Digite os dados nos campos do formulário. Para passar de um campo a outro use a tecla TAB. No final da digitação tecle ENTER. Os registros novos serão incluídos no final da lista na planilha. Depois de digitar os novos registros clique em Fechar. 52

53 Para excluir um determinado registro, basta localizá-lo e, em seguida, dar um clique sobre o botão Excluir. O registro atual será excluído após confirmação do procedimento. 22 FILTRAGEM E CLASSIFICAÇÃO DE DADOS Ao digitarmos uma planilha não precisamos ter a preocupação em colocá-la na ordem correta, pois a ferramenta do excel permite fazer a classificação desta automaticamente. Para isto é necessário apenas selecionar os dados da planilha em que se deseja classificar, na barra de menu opção Dados em seguida clique em Classificar. Aparecerá uma tela para que seja informado qual será a forma utilizada para a classificação.terminada a forma de classificação clique em OK, a planilha irá adquirir a classificação que foi feita automaticamente. 53

54 Filtrar é exibir os dados que atendem uma certa condição e ocultar os demais, este procedimento é muito utilizado em planilha que possue uma lista de dados grande. Para a filtragem de dados selecione a planilha, na barra de menu na opção Dados Filtrar clique em Autofiltro. Em cada item selecionado na planilha aparecerá uma caixa com uma seta para que seja indicado como se deseja fazer a filtragem. No exemplo da planilha abaixo vamos filtrar apenas os funcionários que tem o salário de 1500 reais. Planilha completa 54

55 Escolhendo o tipo de filtragem Planilha com a filtragem concluída 55

56 23. RELATÓRIO DE TABELA DINÂMICA Recurso avançado que permite o gerenciamento tarefas, controle e fluxo de informações, etc. Este recurso é indicado para tabelas muito extensas. Para criar uma tabela dinâmica, clique no Menu Dados / Relatório de Tabela Dinâmica. Você verá o Assistente de Tabela Dinâmica, com dois campos a serem preenchidos conforme a figura abaixo: Observação: Antes de clicar no assistente de tabela dinâmica primeiro selecione a área da tabela em que se deseja criar a tabela dinâmica. Nesta tela o usuário deverá preencher onde estão os dados que serão utilizados e qual o tipo de tabela que deseja criar. Após ter feito a escolha clique em avançar, abrirá em nova tela onde o próprio excel já tem o intervalo identificado da criação da tabela. Caso o usuário tenha começado a criar a tabela dinâmica sem selecionar a área desejada, neste momento ele deverá então indicar qual o intervalo da planilha que deverá ser utilizado para a criação da tabela, conforme figura abaixo: 56

57 Após avançar, abrirá uma tela para o usuário indicar onde deseja que o relatório seja criado, como mostra a figura abaixo: Em seguida aparecerá uma tabela predefinida com os seus devidos campos e também uma tela contendo a lista de campos da tabela, onde o usuário deverá arrastar todos os itens para o seu devido local. 57

58 Antes de arrastar os itens deve-se verificar a importância de cada um na localização da tabela. Campos de linhas: serão representados em forma de linhas. Exemplo: data, meses, idade, etc. Campos de colunas: serão representados em forma de colunas. Exemplo: nomes, produtos, países, etc. Itens de dados: serão representados pelos itens menos importantes da tabela, pois aparecerão de uma forma resumida. Exemplos: vendas, aumento, etc. Após ter verificado a importância dos dados na tabela o usuário deverá arrastar cada item para o seu devido local na tabela, que esta será então criada, como na figura abaixo: 24. FORMAS DO PONTEIRO DO MOUSE Quando o ponteiro do mouse é movimentado ao longo da janela do Excel XP, este se transforma a fim de indicar o que acontecerá se for dado um clique com o mouse naquela área da janela. Enquanto o ponteiro do mouse estiver sobre a planilha na janela do documento, ele será apresentado como um sinal de mais (+). Dentro da barra de fórmulas, o ponteiro do mouse terá a forma de uma viga (I), criada para posicionar um ponto de inserção com precisão entre dois caracteres. Dentro da barra de ferramentas e da barra de menu, a forma do ponteiro 58

59 é uma seta. A tabela a seguir ilustra os perfis do ponteiro que, muito provavelmente, serão encontrados. Perfil Posição Sobre as células da planilha Dentro da barra de fórmula e dentro da caixa de texto na extremidade esquerda da barra de ferramentas Sobre a barra de títulos, botões na barra de ferramentas, barra de menu e barras de rolagem, do lado esquerdo da barra de fórmulas e sobre as bordas das células da planilha. No limite de um cabeçalho de coluna ou de linha (para redimensionamento) Sobre a alça de preenchimento no canto inferior direito da célula ativa 25. CORREÇÃO DE ERRO As mensagens de erros demostradas ao criar uma planilha do excel estão em sua maioria relacionadas com as fórmulas que foram feitas pelos usuários. Onde o software na sua mensagem identifica qual a fórmula que esta errada e muitas sinaliza o local do erro. Basta verificada a fórmula indicada e fazer a sua devida correção, que em sua grande maioria é apenas um ponto e vírgula, fechar parentese ou aspas que não foram fechadas na fórmula. 59

60 EXERCÍCIOS TEÓRICOS 1. A figura abaixo mostra uma janela do Excel, com uma planilha em processo de edição. Com relação a essa figura e ao Excel, julgue os itens subseqüentes. A. Ao se selecionar o grupo de células formado pelas células B1 e C1, e se clicar o botão, todas as células contidas nas colunas B e C serão mescladas, formando uma nova coluna com largura equivalente à soma das larguras das colunas que foram mescladas, e o conteúdo da nova coluna será igual ao conteúdo da antiga coluna B. B. Ao se clicar a célula C5 número 4700., clicar e teclar ENTER, aparecerá, na célula C5, o C. Ao se selecionar a célula C4 e se clicar duas vezes o botão substituído por 700,00., o número 700 será 60

61 2. Considerando a figura abaixo, que mostra parte de uma planilha em edição no Excel, julgue os itens subseqüentes. A. Considerando que o número de armários é 30% do número de mesas, a fórmula para o cálculo desse percentual é =30%+B4. B. A ferramenta é usada para realçar as células com cores variadas. 3. Considere a planilha abaixo: A afirmativa correta sobre tipos de referência no Microsoft Excel instalação padrão em português é: 61

62 A. B. C. D. A tecla F9 é utilizada para colar células copiadas A tecla F4 é utilizada para alternar entre referências relativas, absolutas e mistas O $ presente na célula C2 altera o formato da célula para moeda Caso a célula C2 fosse copiada para C3, seu resultado seria igual a 6, considerando que a planilha estivesse com a opção de cálculo automático selecionada E. Considerando que a opção de cálculo manual estivesse selecionada, para que seja exibido o valor 9 na célula C4 como resultado da multiplicação da célula B2 por A4, a seqüência de comandos correta seria: selecionar a célula C2, pressionar a tecla Ctrl juntamente com a tecla C, selecionar a célula C4, clicar com o botão direito e clicar na opção Colar do menu de contexto, e pressionar a tecla F9 4. Com base na fórmula = (A1+B2) +A2, editada no Excel, assinale a opção correta. A. O conteúdo da célula A1 será multiplicado pelo conteúdo da célula B2 e somado ao conteúdo da célula A2. B. O conteúdo da célula A1 será somado ao conteúdo da célula B2 e multiplicado pelo conteúdo da célula A2. C. O conteúdo da célula A1 será multiplicado pelo conteúdo da célula A2 e somado ao conteúdo da célula B2. D. O resultado da fórmula é equivalente a clicar a ferramenta Auto- Soma, selecionar as células A1, A2 e B2 e pressionar a tecla ENTER. 5. Esta figura apresenta uma tabela de gastos no primeiro semestre de Qual afirmativa está correta? A. Para saber a soma total de gastos de mês de janeiro, basta selecionar os valores do mês de janeiro e clicar em. 62

63 B. Para fazer a média de gastos nesta tabela, basta selecionar a tabela e clicar em C. Para organizar os gastos em ordem alfabética, basta selecionar a tabela de A3 até G10 (A3:G10) e logo em seguida clicar em. D. Para mostrar esta tabela no formato de um gráfico, basta selecionar a tabela e clicar em. E. Para saber o maior gasto no mês de janeiro, basta selecionar o mês de janeiro e clicar em. 6. Caso você precise inserir uma tabela de Excel em um documento de Word que você está digitando você deve: A. Clicar no ícone que fica na barra de ferramentas do Word. B. Clicar no ícone que fica na barra de ferramentas do Word. C. Clicar no ícone que fica na barra de ferramentas do Word. D. Clicar no ícone que fica na barra de ferramentas do Word. E. O Word não possui opção de inserir uma planilha de Excel. 7. No Microsoft Excel, qual comando é utilizado para desfazer a última ação? A. B. C. D. E. Ctrl + R Ctrl + X Crtl + Z Crtl + J Ctrl + U 8. No Microsoft Excel, qual fórmula utiliza na célula B1 da planilha PLAN2 para obter a somatória dos valores contidos nas células A1 até A5 da planilha PLAN1? A. B. C. D. E. =SOMA(Plan1!(A1:A5)) =SOMA(Plan1!A1:A5) =SOMA(A1!Plan1:A5!Plan1) =SOMA(Plan1!(A1+A2+A3+A4+A5)) =SOMA(Plan1!A1+A2+A3+A4+A5) 63