Regulamento de funcionamento dos setores do Câmpus Santos Dumont
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- Filipe Quintanilha Ávila
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1 1) Objetivo Regulamento de funcionamento dos setores do Câmpus Santos Dumont O presente regulamento de funcionamento dos setores do Câmpus Santos Dumont é instrumento complementar ao Regimento Geral do Instituto Federal de Educação Ciência e Tecnologia do Sudeste de Minas Gerais (IF Sudeste MG) e instrumento prévio ao Regimento Interno do Câmpus Santos Dumont, com o objetivo de disciplinar a organização e o funcionamento de seus setores. 2) Termos e condições gerais a) Os horários definidos neste documento devem ser periodicamente revistos, respeitando-se a necessidade da instituição e os direitos legais e trabalhistas dos servidores. b) Todas as atividades citadas são de acordo com as competências designadas, estritamente, no âmbito do Câmpus Santos Dumont, seguindo as legislações aplicáveis e vigentes em cada área ou setor. b) São atividades ou funções obrigatórias a todos os setores do Câmpus Santos Dumont: Responsabilizar-se pela guarda e atualização dos arquivos pertinentes ao setor. Responsabilizar-se pela guarda, manutenção e preservação dos bens sob sua responsabilidade. Manter a ordem e a disciplina nos serviços sob sua responsabilidade. Fiscalizar os contratos administrativos de sua competência, conferindo a documentação e a forma como o serviço está sendo prestado. Representar o Câmpus nos foros específicos, quando se fizer necessário. Executar outras funções que, por sua natureza, lhe sejam afins ou lhe tenham sido atribuídas e colaborar com os demais setores. c) Todos os setores deverão ter seus horários de funcionamento (ANEXO I) à vista com os nomes e horários de cada servidor nele lotado e com um de contato para facilitar o atendimento ao público, o fluxo de demanda e a organização da instituição.
2 d) Considerando: o disposto no Decreto n 4.836, de 09 de setembro de 2003, que alterou a redação do art. 3º do Decreto n 1.590, de 10 de agosto de 1995, que dispõe sobre a jornada de trabalho dos servidores da administração pública federal direta, das autarquias e das fundações públicas federais; o parecer do Ministério da Educação sobre a aplicação da flexibilização da jornada de trabalho dos servidores técnico-administrativos em educação, conforme consta no ofício n 2619/2008/CGSUP/ DDR/SETEC/MEC, de 13 de agosto de 2008; os termos do art. 19 da Lei n 8.112, de 11/12/1990, bem como as alterações promovidas pela Lei 8.270, de 17/12/1991, em seu art. 93: Os servidores cumprirão jornada de trabalho fixada em razão das atribuições pertinentes aos respectivos cargos, respeitada a duração máxima do trabalho semanal de quarenta horas e observados os limites mínimo e máximo de seis horas e oito horas diárias, respectivamente ; o Câmpus Santos Dumont adotará a flexibilização do horário dos servidores lotados no respectivo setor de acordo com as seguintes premissas: para atendimento ao público interno, demandas rápidas (como entrega de documentos, marcação de reuniões) não são consideradas justificáveis para o atendimento ininterrupto; para atendimento ao público interno, demandas longas (como realização de reuniões e treinamentos periódicos) poderão justificar o atendimento ininterrupto, principalmente se houver a necessidade de utilização de horários intraturnos; para atendimento ao público externo, demandas rápidas poderão justificar o atendimento ininterrupto, devido à imprevisibilidade temporal de comparecimento do atendido, levando em conta, inclusive, o atendimento telefônico e virtual; para atendimento ao público externo, demandas longas poderão justificar o atendimento ininterrupto, principalmente se houver a necessidade de utilização de horários intraturnos, horários fora do horário comercial ou atendimento nos três turnos; demandas para o público externo, geradas pelos setores do Câmpus, não se enquadram no conceito de atendimento. e) No caso de estabelecimento de atendimento ininterrupto, o setor deverá utilizar o formulário de atendimento (Anexo II) para subsidiar esta decisão, revisada a cada seis meses.
3 3) Estrutura Organizacional do Câmpus Santos Dumont A organização do Câmpus Santos Dumont está estruturada a partir de seus órgãos colegiados e órgãos executivos. Os órgãos colegiados são os Colegiados de Curso e Colegiado de Coordenadores de Curso, com a função de discutir e propor sobre políticas institucionais acadêmicas, e o Conselho de Câmpus, com a função de deliberar sobre as políticas institucionais acadêmicas, administrativas e disciplinares. Os órgãos executivos são a Direção Geral (DG), a Direção de Administração e Planejamento (DAP), a Direção de Desenvolvimento Educacional (CDE), a Direção de Desenvolvimento Institucional (CDI), a Coordenação de Extensão (CE) e a Coordenação de Pesquisa e Inovação (CPI). Esses órgãos são sustentados por setores administrativos de acordo com a seguinte descrição: Setores Administrativos Direções/ Coordenações Setores Situação Direção Geral Chefia de Gabinete Recursos Humanos Auditoria Planejamento Orçamento e Finanças A ser implementado A ser implementado Direção de Administração e Planejamento Licitação e Contratos Contabilidade Transportes A ser implementado Almoxarifado e Patrimônio A ser implementado Assessoria Pedagógica Biblioteca A ser implementado Assistência Estudantil Direção de Desenvolvimento Educacional Direção de Desenvolvimento Institucional Coordenação de Extensão Coordenação de Pesquisa Registros Acadêmicos Laboratórios Tecnologia da Informação Divulgação e Comunicação Projetos e Obras Manutenção Predial Estágios Projetos de Extensão Relações Institucionais Projetos de Pesquisa Inovação A ser implementado A ser implementado A ser implementado A ser implementado A ser implementado
4 4) Descrição das atividades dos setores e seus horários Direção geral Existem dois setores ligados diretamente à Direção Geral: Chefia de Gabinete e Recursos Humanos. As atividades e horários de cada um desses setores são os seguintes: a) Chefia de Gabinete Articular as relações e ligações entre o diretor e as demais autoridades da instituição, bem como as representações sindicais e estudantis e a sociedade em geral. Assistir ao diretor-geral em suas atividades políticas e sociais e representá-lo, quando designado. Responsabilizar-se pela logística das viagens do diretor geral, mediante objetivo préestabelecido. Supervisionar e exercer ação gerencial e de apoio à execução de atos da administração. Preparar e encaminhar expediente do diretor-geral. Supervisionar a agenda do diretor-geral. Encaminhar, revisar e controlar documentação e correspondência no âmbito do gabinete. Revisar e encaminhar os atos administrativos e normativos do diretor-geral, supervisionando os encaminhamentos indicados. Secretariar as reuniões presididas pelo diretor-geral ou por seu representante e dar publicidade às suas atas. Dar publicidade aos instrumentos normativos (Estatuto, Regimentos, Regulamentos, Portarias, Resoluções, entre outros) do IF Sudeste MG, do Câmpus, e das diretorias ou coordenações sistêmicas. Receber pedidos de diárias, encaminhá-los para aprovação do servidor competente, lançá-los e acompanhá-los no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens, zelando pela aplicação da legislação e demais orientações. Responsabilizar-se pela interlocução com os servidores durante os processos de compra de passagens.
5 Horário ideal de funcionamento do setor: 08:00 h às 12:00 h/ 13:00 h às 17:00 h Devido às atividades inerentes ao setor, o horário comercial é o mais indicado, principalmente pela interlocução que deve ser estabelecida com outros órgãos governamentais, instituições públicas e privadas. Horário atual de funcionamento do setor: 08:00 h às 12:00 h/ 13:00 h às 17:00 h Necessidade de atendimento ao público por 12 h ininterruptas durante expediente Com relação ao público externo, a grande maioria das demandas é gerada pelo setor e não atendidas por ele. Já com relação ao público interno, as demandas são rápidas e pontuais, podendo ser realizadas em horário normal de expediente. Necessidade de flexibilização no horário dos servidores para cumprimento do atendimento Horário proposto de funcionamento do setor: 08:00 h às 12:00 h/ 13:00 h às 17:00 h Para atender ao horário ideal de funcionamento. b) Recursos Humanos Propor novas configurações e acompanhar o redimensionamento do quadro de servidores. Responsabilizar-se pela realização dos concursos públicos para docentes e acompanhar realização dos concursos públicos para técnico-administrativos. Gerenciar o processo de seleção de pedidos de remoção ou redistribuição de vagas de servidores. Coordenar as ações de registro de informações de servidores nos sistemas de controle e operações de processamento da folha de pagamento. Receber e apresentar os novos servidores à comunidade, realizando programa de iniciação e apresentação do Câmpus. Verificar a conformidade da folha de pagamento dos servidores. Efetuar lançamentos manuais nas folhas de pagamento tais como auxilio saúde, auxílio transporte, férias, décimo terceiro e acertos financeiros. Avaliar ocorrências nas folhas de ponto, tomando as devidas providências de acordo com a legislação em vigor.
6 Orientar os servidores e dar andamento em processos de estágio probatório, progressão por capacitação ou por interstício. Promover, coordenar, acompanhar e avaliar o desenvolvimento dos recursos humanos por meio de capacitação. Realizar a avaliação de desempenho dos servidores. Promover ações que visem a saúde e a qualidade de vida dos servidores. Orientar os diversos setores do Câmpus e os servidores sobre a legislação de pessoal vigente. Propor e acompanhar o cumprimento de atos normativos e procedimentos relativos à aplicação da legislação de pessoal. Analisar e emitir parecer em processos que envolvam questões legais na área de gestão de pessoas. Promover, coordenar, acompanhar e avaliar as políticas e diretrizes relativas a recrutamento e seleção de estagiários. Horário ideal de funcionamento do setor: 07:00 h às 19:00 h O funcionamento nestes três turnos possibilita a realização das atividades administrativas e prestação do atendimento necessário ao público interno. As atividades do setor em sua maioria estão relacionadas à gestão e folha de pagamento, sendo importante a coincidência de horários com a Direção de Gestão de Pessoas da Reitoria. Outro fato relevante é a realização de tarefas que demandam grande concentração, em virtude da responsabilidade e complexidade envolvidas, sendo o horário matutino o mais indicado. Horário atual de funcionamento do setor: 07:00 h às 19:00 h Necessidade de atendimento ao público por 12 h ininterruptas durante expediente As demandas são, em sua grande maioria, demandas rápidas e mesmo não funcionando de forma ininterrupta, o seu horário coincide com parte do horário de todos os servidores. Necessidade de flexibilização no horário dos servidores para cumprimento do atendimento Horário proposto de funcionamento do setor: 07:00 h às 19:00 h Para atender ao horário ideal de funcionamento. c) Auditoria (a ser implementado - ausência de servidores)
7 Direção de Administração e Planejamento Existem sete setores ligados diretamente à Direção de Administração e Planejamento: Planejamento, Orçamento e Finanças, Licitação e Contratos, Contabilidade, Transportes, Almoxarifado e Patrimônio. As atividades e horários de cada um desses setores são os seguintes: a) Planejamento (a ser implementado - ausência de servidores) b) Orçamento e Finanças Subsidiar a elaboração da programação orçamentária. Detalhar os créditos orçamentários de acordo com o orçamento aprovado. Analisar processos para emissão de empenhos. Emitir empenhos. Acompanhar a execução do Orçamento. Elaborar relatório sobre a execução orçamentária. Analisar processos para pagamento e emitir os respectivos documentos financeiros. Acompanhar a execução financeira. Emitir pagamento de pessoal e fornecedores. Emitir relatórios referentes aos movimentos financeiros. Solicitar a reserva e emissão de passagens junto às companhias credenciadas de acordo com o documento específico devidamente autorizado. Controlar a quitação de fornecimento de diárias e bilhete de passagens, solicitando, quando for o caso, o reembolso junto ao servidor. Gerenciar o pagamento e prestação de contas de diárias concedidas, submetendo-as à aprovação do ordenador de despesas. Solicitar junto às companhias aéreas os créditos dos bilhetes não utilizados. Emitir relatório sobre a movimentação de diárias e passagens.
8 Horário ideal de funcionamento do setor: 08:00 h às 20:00 h Este horário é necessário, pois requisitantes de informações e serviços precisam contar com o apoio administrativo irrestrito e imediato em suas demandas, para agilidade dos demais procedimentos. Outro fator importante é que este setor é estritamente ligado à Reitoria e, portanto, o ideal é que tais setores funcionem concomitantemente. Horário atual de funcionamento do setor: 08:00 h às 12:00 h/ 13:00 h às 17:00 h Necessidade de atendimento ao público por 12 h ininterruptas durante expediente Existe a necessidade de atendimento aos fornecedores relativo ao pagamento de notas fiscais, esclarecimentos com relação à tributação etc., e este atendimento deve ser feito durante toda a extensão do horário comercial. Necessidade de flexibilização no horário dos servidores para cumprimento do atendimento Possibilidade de flexibilização no horário dos servidores para cumprimento do atendimento há servidores suficientes no setor Horário proposto de funcionamento do setor: Funcionamento intermitente: (8:00 h às 12:00 h e 13:00 h às 17:00 h) ou (13:30 h às 17:30 h e 18:30 h às 22:30 h) Atualmente com o número de servidores que o setor possui ainda não é possível o atendimento nos três turnos e nem de 12 h ininterruptas, o que tem sido suprido esporadicamente pela alternância no horário de trabalho, de acordo com demanda apresentada, para ninguém fique sem atendimento. Este horário é proposto por ser o horário atual possível de funcionamento do setor.
9 c) Licitação e Contratos Cadastrar, incluir e validar fornecedores no sistema de cadastramento de fornecedores SICAF. Manter atualizado o registro cadastral de fornecedores e prestadores de serviços. Instruir os interessados, público interno e público externo, sobre a documentação necessária à inscrição no cadastro de fornecedores SICAF. Coordenar, formalizar, instruir e executar os processos licitatórios. Auxiliar aos setores técnicos requisitantes, na elaboração dos termos de referência ou projetos básicos, quando necessário. Elaborar minutas de editais e de atas de registro de preços. Acolher, julgar e responder às impugnações de edital nos termos da legislação vigente. Elaborar e controlar a expedição de atestados de capacidade técnica. Encaminhar ao ordenador de despesa os processos licitatórios conclusos para homologação. Efetuar, quando julgar necessário, diligência destinada a esclarecer ou complementar a instrução do processo encaminhando o processo à autoridade superior, devidamente instruído para julgamento, decisão e conclusão final da licitação. Elaborar as minutas e os termos de contratos, acordos, ajustes e outros atos relativos à aquisição ou à alienação de material, à execução de obras e à prestação de serviços. Enviar os contratos para assinaturas. Promover a gestão dos contratos administrativos, coordenando a fiscalização dos mesmos. Solicitar a indicação e nomeação dos fiscais de contratos, que serão responsáveis pelo acompanhamento dos mesmos, dando o devido suporte quando necessário. Orientar os coordenadores, secretários e fiscais na execução dos contratos. Executar os procedimentos necessários para a publicação dos contratos, termos aditivos, rescisões e qualquer outro documento relativo à publicidade dos contratos administrativos. Controlar o prazo de vigência dos contratos, deflagrando os procedimentos para suas renovações ou indicando novos processos licitatórios. Analisar e conferir os cálculos relativos à repactuação e reequilíbrio econômico- financeiro dos contratos, de acordo com a legislação. Instruir processos sobre descumprimento de cláusulas, aplicação de sanções e rescisões contratuais, com a inclusão no SICAF de eventuais penalidades.
10 Horário ideal de funcionamento do setor: 08:00 h às 20:00 h Este horário é necessário, pois requisitantes de informações e serviços precisam contar com o apoio administrativo irrestrito e imediato em suas demandas, para agilidade dos demais procedimentos. Outro fator importante é que este setor é estritamente ligado à Reitoria e, portanto, o ideal é que tais setores funcionem concomitantemente. Horário atual de funcionamento do setor: 08:00 h às 12:00 h/ 13:00 h às 17:00 h Necessidade de atendimento ao público por 12 h ininterruptas durante expediente Existe a necessidade de atendimento dos fornecedores relativo ao Sistema de Cadastramento de Fornecedores, respostas imediatas às solicitações de esclarecimentos, impugnações e recursos dos processos licitatórios; melhor fiscalização dos contratos continuados durante sua execução (facilitando a execução contratual), entre outras atividades inerentes ao processo de compras. Necessidade de flexibilização no horário dos servidores para cumprimento do atendimento Possibilidade de flexibilização no horário dos servidores para cumprimento do atendimento Existe um número suficiente de servidores no setor e pode ser estabelecido o horário de funcionamento ininterrupto. Horário proposto de funcionamento do setor: 08:00 h às 20:00 h Para atender ao horário ideal de funcionamento. d) Contabilidade (a ser implementado - ausência de servidores) e) Transportes (a ser implementado - ausência de servidores) f) Almoxarifado e Patrimônio (a ser implementado - ausência de servidores)
11 Direção de Desenvolvimento Educacional Existem cinco setores ligados diretamente à Direção de Desenvolvimento Educacional: Assessoria Pedagógica, Biblioteca, Assistência Estudantil, Secretaria, Laboratórios. As atividades e horários de cada um desses setores são os seguintes: a) Assessoria Pedagógica Planejar, acompanhar e avaliar atividades para implantação dos processos educacionais. Participar da elaboração, execução e atualização dos projetos pedagógicos de cursos, no âmbito de suas atribuições. Realizar estudos e pesquisas, com vistas a aprimorar a execução dos currículos de cursos. Acompanhar e avaliar o processo educativo nos aspectos quantitativos e qualitativos. Contribuir para o desenvolvimento do processo de avaliação da aprendizagem escolar e recuperação dos discentes com menor rendimento. Colaborar com o corpo docente na organização de programas de ensino, metodologias, recursos e instrumentos de planejamento, execução e avaliação do rendimento escolar. Possibilitar o intercâmbio de experiências didático-pedagógicas. Atualizar-se em relação à legislação de ensino, juntamente com a Coordenação de Desenvolvimento Educacional, informando as alterações aos setores interessados. Executar outras funções que, por sua natureza, lhe sejam afins ou lhe tenham sido atribuídas.
12 Horário ideal de funcionamento do setor: 08:00 h às 22:30 h Este é o horário das atividades didáticas do Câmpus. Como o setor atende, principalmente, a professores e alunos, seria ideal ter atendimento durante todo o expediente de funcionamento do Câmpus. Horário atual de funcionamento do setor: 13:30h às 17:30 h/ 18:30 h às 22:30 h Necessidade de atendimento ao público por 12 h ininterruptas durante expediente De acordo com as atividades descritas para o setor, os intervalos entre as aulas e entre os turnos são horários em que o setor é bastante solicitado por professores e alunos. Sempre que é necessário marcar algum encontro ou reunião, estes são os horários escolhidos, para não influenciar no andamento das aulas. A assessoria pedagógica realiza atendimento aos públicos interno e externo (docentes, discentes, pais de alunos e demais setores do câmpus) no que se refere a informações pedagógicas, planejamento de aulas e de disciplinas, bem como na elaboração de projetos de novos cursos, além de promover a análise, avaliação e alterações nos projetos dos cursos em andamento, viabilizando o trabalho pedagógico coletivo. Também acompanha e coopera com a realização de atividades ou projetos especiais de algum professor ou curso. A implantação da jornada de trabalho de 12 h ininterruptas beneficiará alunos, professores e pais disponibilizando atendimento nos três turnos de trabalho inclusive nos intervalos entre os turnos. Necessidade de flexibilização no horário dos servidores para cumprimento do atendimento Possibilidade de flexibilização no horário dos servidores para cumprimento do atendimento existem servidores suficientes no setor. Horário proposto de funcionamento do setor: Funcionamento intermitente: (8:00 h às 12:00 h e 13:00 h às 17:00 h) ou (13:30 h às 17:30 h e 18:30 h às 22:30 h) Como devem ser atendidos professores, pais e alunos nos três turnos e não existem servidores suficientes no setor, é necessário um rodízio entre os turnos consecutivos durante a semana de modo a atender, ao máximo possível, esta necessidade. b) Biblioteca (a ser implementado ausência de servidores)
13 c) Assistência Estudantil Atender e orientar os discentes, quanto aos seus direitos e deveres, bem como sobre o acesso aos benefícios institucionais existentes. Promover atendimento individual ou coletivo dos alunos ou família, analisando e refletindo os problemas identificados nas áreas de psicologia, assistência social e pedagogia. Realizar pesquisas de caráter socioeconômico a fim de conhecer o perfil do corpo discente, de modo a subsidiar ações e projetos. Propor a criação e administrar benefícios sociais permanentes e eventuais a serem ofertados aos discentes com baixa condição socioeconômica. Promover ações visando prevenir a evasão acadêmica. Promover projetos sociais buscando o desenvolvimento integral dos discentes, em especial a formação para o exercício da cidadania, vida profissional e relações interpessoais. Promover programas de prevenção à violência, ao uso de drogas, alcoolismo e bullying (tirania ou violência estudantil), bem como de qualquer tipo de preconceito e discriminação entre os membros da comunidade acadêmica. Assessorar as organizações estudantis e de pais em matérias relacionadas às políticas sociais e ao exercício dos direitos políticos e sociais da comunidade acadêmica. Encaminhar estudantes e pais às instituições públicas, privadas, assistenciais e organizações comunitárias locais, visando ao atendimento de suas necessidades. Auxiliar na elaboração e execução de projetos de Ações Inclusivas. Realizar visitas domiciliares possibilitando assistir o educando e seus familiares. Zelar pela frequência dos discentes. Mediar a participação dos pais ou responsáveis pelos discentes na compreensão da tarefa de educar os filhos. Auxiliar os professores na compreensão do comportamento dos discentes e da classe. Desenvolver trabalhos que integrem escola, discente e família. Zelar pelo cumprimento do regulamento disciplinar do corpo discente. Preparar os discentes na escolha de representantes de classe ou comissões, bem como acompanhar os eleitos em suas funções. Participar dos conselhos de classe oferecendo sugestões aos problemas identificados. Estimular o respeito pelas diferenças, a liberdade com responsabilidade e a confiança nos meios pacíficos para solucionar problemas. Auxiliar o discente a identificar suas potencialidades, bem como suas limitações, preparando-o para futuras escolhas.
14 Horário ideal de funcionamento do setor: 08:00 h às 22:30 h Este é o horário das atividades didáticas do Câmpus. Como o setor atende, principalmente, a alunos e pais de alunos, seria ideal ter atendimento durante todo o expediente de funcionamento do Câmpus. Horário atual de funcionamento do setor: 08:00h às 12:00 h/ 13:00 h às 17:00 h/ 18:00 h às 21:00 h (este último às seg., ter.,quin.) Necessidade de atendimento ao público por 12 h ininterruptas durante expediente De acordo com as atividades descritas para o setor, os intervalos entre as aulas e entre os turnos são horários em que o setor é bastante solicitado por alunos. Sempre que é necessário marcar algum encontro ou reunião, estes são os horários escolhidos, para não influenciar no andamento das aulas. A assistência estudantil realiza atendimento aos públicos interno e externo (alunos, professores, pais de alunos) rápidos (orientação sobre concessão de bolsas) ou prolongados (atendimentos e orientações a pais de alunos) e, para ambos, é necessário a disponibilidade do setor, de acordo com o melhor horário para o demandante. A assistência estudantil também realiza projetos junto com as turmas relacionados à sua integração ao Câmpus, diálogo interpessoal e liderança. Nesses momentos precisa estar à disposição quando a turma possui algum horário vago ou quando o coordenador concede um horário especial. Também acompanha e coopera com a realização de atividades ou projetos especiais de algum professor ou curso. A implantação da jornada de trabalho de 12 h ininterruptas beneficiará alunos, professores e pais disponibilizando atendimento nos três turnos de trabalho inclusive nos intervalos entre os turnos. Necessidade de flexibilização no horário dos servidores para cumprimento do atendimento Possibilidade de flexibilização no horário dos servidores para cumprimento do atendimento Como o setor é formado por profissionais com possibilidade plena de atender às demandas de atendimento, é possível a flexibilização dos horários. Horário proposto de funcionamento do setor: 09:00 h às 21:00 h Para atender ao horário ideal de funcionamento.
15 d) Registros Acadêmicos Realizar a recepção e o atendimento ao público, inclusive por meio telefônico. Enviar e receber correspondências e documentos, protocolá-los quando necessário, arquivá-los ou encaminhá-los à seção ou setor competente. Controlar a entrega aos requerentes dos documentos solicitados. Manter disponível aos públicos internos e externos, sua organização e atualização, todos os formulários necessários às requisições do Câmpus. Executar as matrículas dos discentes nos cursos e disciplinas isoladas oferecidos pelo Câmpus. Efetuar e cadastrar transferência recebida (interna e externa), reintegração, trancamento, cancelamento e desistência. Expedir os diversos tipos de documentos escolares, como históricos, transferências, declarações, atestados, dentre outros, mediante requerimento próprio. Acompanhar e registrar os pedidos de dispensa de disciplina, regime de excepcionalidade, adaptações, dentre outros. Proceder ao preenchimento dos diários de classe, conforme as normas vigentes. Atualizar, nos diários de classe, as informações referentes a trancamentos, desistências, dispensa de disciplinas, dentre outros, conforme sua ocorrência. Emitir relatórios finais ou planilhas referentes à situação dos discentes dentro do período letivo. Compor e manter atualizados os arquivos acadêmicos. Manter atualizado o livro de registros de alunos. Supervisionar a vida acadêmica, arquivos e pastas dos discentes. Manter controle e registro de currículos e ofertas de disciplinas. Organizar a sistemática e executar a guarda dos documentos vitalícios dos discentes. Auxiliar na conferência de informações acadêmicas endereçadas a outros órgãos. Assinar os diversos documentos emitidos, dentro de seu âmbito de atuação. Manter cópias atualizadas das ementas e dos programas analíticos das disciplinas dos cursos ofertados. Auxiliar, perante solicitação, na elaboração e controle de relatórios, questionários, consultas e outros. Acompanhar e auxiliar os Conselhos de Classe finais dos cursos. Controlar os processos de conclusão e certificação dos cursos. Preparar os processos para a emissão de diplomas e certificados, encaminhando ao órgão competente para registro, quando for o caso. Registrar os diplomas e certificados dos cursos, regulares ou não, procedendo a lavratura em livro próprio.
16 Horário ideal de funcionamento do setor: 07:00 h às 22:30 h No setor de Secretaria funcionam, além do registro acadêmico, o atendimento ao público e protocolo. Dessa forma, este horário é necessário para que os servidores, alunos e o público em geral possam receber o atendimento em qualquer período de funcionamento da instituição. Horário atual de funcionamento do setor: 08:00 às 12:00 / 13:00 às 17:00 / 18:00 às 22:00 Necessidade de atendimento ao público por 12 h ininterruptas durante expediente Principalmente, o público externo precisa, em muitos casos, aproveitar o tempo existente antes ou depois de sua jornada de trabalho (considerando o horário comercial) ou o intervalo de almoço para procurar atendimento no setor. Além disso, servidores (principalmente docentes) e alunos usam os horários dos intervalos para procurar algum tipo de atendimento. Necessidade de flexibilização no horário dos servidores para cumprimento do atendimento Possibilidade de flexibilização no horário dos servidores para cumprimento do atendimento Como o setor é formado por profissionais com possibilidade plena de receber às demandas de atendimento, é possível a flexibilização dos horários. Horário proposto de funcionamento do setor: 09:00 h às 21:00 h Com o número de servidores existentes no setor, consegue-se o atendimento ininterrupto por 12 h consecutivas. Ainda não é possível atender ao horário ideal de funcionamento devido à falta de servidores.
17 e) Laboratórios Preparar e auxiliar as aulas práticas executadas nos laboratórios das áreas de mecânica, eletrotécnica, metalurgia e ferrovia. Auxiliar no levantamento das demandas dos laboratórios e nos processos de compras relacionados. Realizar ou acompanhar a instalação das máquinas e equipamentos adquiridos pelo Câmpus nos laboratórios ou em ambientes didáticos. Realizar a manutenção preventiva e corretiva das máquinas e equipamentos utilizados nos laboratórios ou em ambientes didáticos. Zelar pela organização e limpeza dos laboratórios. Auxiliar os docentes na aplicação das normas de segurança. Assessorar nas atividades de ensino, pesquisa e extensão relacionadas à sua área de atuação. Horário ideal de funcionamento do setor: 13:30 h às 17:30 h e de 18:30 h às 22:30 h Pelas atribuições do setor de laboratórios, é necessário o funcionamento de acordo com o horário dos cursos que demandam esse serviço, atualmente, nos turnos vespertino e noturno. Dessa forma, o horário de funcionamento do setor, composto pelos técnicos laboratoristas das áreas de ferrovia, mecânica, eletrotécnica e metalurgia precisa coincidir com os horários das aulas. Horário atual de funcionamento do setor: 13:30 h às 17:30 h e de 18:30 h às 22:30 h Necessidade de atendimento ao público por 12 h ininterruptas durante expediente O atendimento precisa ser realizado durante as aulas, não sendo necessário atendimento a alunos e professores nos intervalos. Necessidade de flexibilização no horário dos servidores para cumprimento do atendimento Horário proposto de funcionamento do setor: 13:30 h às 17:30 h e de 18:30 h às 22:30 h Para atender ao horário ideal de funcionamento.
18 Direção de Desenvolvimento Institucional Existem quatro setores ligados diretamente à Coordenação de Desenvolvimento Institucional: Tecnologia da Informação, Divulgação e Comunicação, Projetos e Obras e Manutenção Predial. As atividades e horários de cada um desses setores são os seguintes: a) Tecnologia da Informação Manter o sítio eletrônico e aplicações dinâmicas Web. Manter o uso de softwares da rede computadores. Manter o suporte e a implementação de rede física e lógica de distribuição de informação. Manter suporte aos sistemas de informação utilizados. Prover treinamentos dos sistemas de informação utilizados. Prover aos setores recursos computacionais adequados ao seu desempenho e funcionamento. Providenciar a aquisição de equipamentos de Tecnologia da Informação e softwares necessários para a realização dos projetos acadêmicos e administrativos. Definir as políticas de funcionamento dos serviços prestados pela tecnologia da informação no âmbito administrativo e acadêmico. Manter os serviços de rede, proporcionando segurança e desempenho. Manter e dar suporte a configuração de perfil de usuário. Manter equipamentos e ambiente operacional dos sistemas de informação utilizados. Dar suporte e manutenção aos computadores da rede. Planejar, elaborar e desenvolver a operação dos sistemas de informação. Manter os bancos de dados utilizados, proporcionando segurança e desempenho.
19 Horário ideal de funcionamento do setor: 7:00 h às 22:30 h O atendimento ao público interno deve estar disponível nos três turnos de atividades do Câmpus, principalmente no início desses turnos. Horário atual de funcionamento do setor: 08:00h às 12:00 h/ 13:30 h às 17:30 h Necessidade de atendimento ao público por 12 h ininterruptas durante expediente Os serviços do setor Tecnologia da Informação descritos acima são interruptos sendo necessário o funcionamento permanente do setor. Por isto é necessário que sempre haja um funcionário para manter serviços disponíveis. Além disso, é preciso manter um atendimento para suporte técnico aos sistemas de informações, as configurações de perfil de usuário e outras atividades descritas acima, nos turnos que ocorram as atividades do público interno do Câmpus Santos Dumont. Necessidade de flexibilização no horário dos servidores para cumprimento do atendimento Possibilidade de flexibilização no horário dos servidores para cumprimento do atendimento Sem a flexibilização, não é possível atender às 12 h ininterruptas de atendimento ao público, pois pelo menos um dos servidores estaria trabalhando em mais de dois turnos por dia. Além disso, os servidores estão habilitados a atender todas as demandas relacionadas às atividades do setor. Horário proposto de funcionamento do setor: 8:00 h às 20:00 h Para atender ao horário ideal de funcionamento.
20 b) Divulgação e Comunicação Gerenciar meios de comunicação institucionais, com a divulgação de fatos referentes ao Câmpus Santos Dumont que interessem às comunidades interna e externa. Comunicar a servidores e funcionários fatos relevantes e reforçar a divulgação de reportagens publicadas no site. Produzir publicação institucional impressa. Realizar a cobertura de eventos relevantes no ou para o Câmpus Santos Dumont, com postagem de reportagens, fotos e entrevistas no site institucional. Oferecer, especialmente a alunos e público externo, um canal direto de contato com o Câmpus Santos Dumont, por meio de institucional. Elaborar artes, para aproveitamento online e impresso, de campanhas promovidas pelo Câmpus Santos Dumont, bem como outros tipos de material de divulgação. Produzir conteúdo multimídia. Conduzir eventuais projetos de extensão que estejam relacionados de alguma maneira a comunicação e divulgação, preferencialmente com o envolvimento de alunos; Organizar a equipe de divulgação do processo seletivo e atuar nas seguintes atividades: planejar e marcar visitas a escolas, plantões em pontos estratégicos da cidade, panfletagens e entrevistas em meios de comunicação (particularmente emissoras de rádio). Enviar a órgãos de imprensa locais e regionais informações (releases) sobre o Câmpus Santos Dumont relevantes para o público externo. Prestar assistência a órgãos de imprensa na cobertura de eventos diretamente relacionados ao Câmpus Santos Dumont. Auxiliar os servidores em produção e revisão de conteúdo. Acompanhar e assessorar os servidores em entrevistas a órgãos de imprensa. Cumprir outras tarefas relacionadas diretamente a comunicação e divulgação.
21 Horário ideal de funcionamento do setor: 13:00 h às 18:00 h O setor poderia funcionar em qualquer intervalo do horário comercial, mas o período vespertino é mais conveniente em virtude do maior fluxo de informações. Horário atual de funcionamento do setor: 13:00 h às 18:00 h Necessidade de atendimento ao público por 12 h ininterruptas durante expediente As atividades do setor geralmente não precisam ser executadas de maneira imediata, logo após as solicitações dos públicos interno e externo. Necessidade de flexibilização no horário dos servidores para cumprimento do atendimento Horário proposto de funcionamento do setor: 13:00 h às 18:00 h Para atender ao horário ideal de funcionamento. c) Projetos e Obras (a ser implementado - ausência de servidores) d) Manutenção Predial (a ser implementado - ausência de servidores)
22 Coordenação de Extensão Existem três setores ligados diretamente à Coordenação de Extensão: Estágios, Projetos e Relações Institucionais. As atividades e horários de cada um desses setores são os seguintes: a) Estágio Celebrar convênios de concessão de estágio, nos quais se explicitem o processo educativo compreendido nas propostas pedagógicas dos cursos. Elaborar, desenvolver e coordenar o processo de regulamentação, acompanhamento e avaliação de estágios. Promover o aperfeiçoamento do Câmpus Santos Dumont como local de estágios supervisionados para alunos de cursos nos diversos níveis de ensino. Elaborar e manter atualizado o Manual do Estagiário. Informar aos coordenadores de cursos sobre as atividades de estágio pertinentes a sua área. Emitir declarações e certificados de realização e supervisão de estágios. Intermediar, junto aos órgãos competentes, a distribuição das bolsas de estágio destinadas ao Câmpus Santos Dumont. Intermediar e gerenciar os programas de aprendizagem estabelecidos pelo Câmpus Santos Dumont. Desenvolver atividades de acompanhamento de egressos, visando a sua inserção no mercado de trabalho e retorno de informações para estudos dirigidos do Câmpus. Representar o Câmpus Santos Dumont nos foros específicos da área, quando se fizer necessário.
23 Horário ideal de funcionamento do setor: 7:00 h às 22:30 h Este é o horário das atividades didáticas do Câmpus. Como o setor atende, principalmente, a alunos, seria ideal ter atendimento durante todo o expediente de funcionamento do Câmpus. Além disso, é realizado atendimento/ contato a empresas e, portanto, desejável o funcionamento durante o horário comercial. Horário atual de funcionamento do setor: 10:30h às 11:30 h/ 14:30 h às 21:30 h Necessidade de atendimento ao público por 12 h ininterruptas durante expediente De acordo com as atividades descritas para o setor, é necessário que o setor permaneça em funcionamento durante os três turnos, para atendimento a alunos que estão cursando disciplinas, para atendimento a alunos que integralizaram a carga horária teórica do curso, tendo iniciado ou não o estágio e para aqueles egressos que já estão no mercado de trabalho. Como existe uma imprevisibilidade de horários para o comparecimento do público a ser atendido, podendo ocorrer em horários de almoço ou fora do horário comercial, faz-se necessário o atendimento continuo e ininterrupto do setor. Necessidade de flexibilização no horário dos servidores para cumprimento do atendimento Possibilidade de flexibilização no horário dos servidores para cumprimento do atendimento existem servidores suficientes no setor. Horário proposto de funcionamento do setor: 10:30h às 11:30 h/ 14:30 h às 21:30 h Este horário é proposto para atender aos três turnos de funcionamento da instituição.
24 b) Projetos de Extensão Articular e apoiar programas que atendam à comunidade local e regional, visando à melhoria da qualidade de vida das suas populações. Buscar a articulação dos programas ou projetos de extensão com outras atividades desenvolvidas na comunidade interna e externa. Acompanhar a execução dos programas ou projetos de extensão. Divulgar os projetos de extensão no âmbito interno e externo do Câmpus. Atestar a participação de servidores e discentes em programas ou projetos de extensão. Registrar os certificados dos programas ou projetos de extensão. Representar o Câmpus Santos Dumont nos foros específicos da área, quando se fizer necessário. Executar outras funções que, por sua natureza, lhe sejam afins ou lhe tenham sido atribuídas. Horário ideal de funcionamento do setor: 08:00 h às 20:00 h Horário comercial em razão do suporte dado pela reitoria e da necessidade de levantamento de pesquisa de mercados para subsidiar o DAP para compra de matérias para os projetos. Além disso, deve-se estender o atendimento ao tuno noturno para orientadores de projetos e bolsistas. Horário atual de funcionamento do setor: 08:00 h às 12:00 h/ 13:00 h às 17:00 h Necessidade de atendimento ao público por 12 h ininterruptas durante expediente O horário proposto acima coincide com, pelo menos, um turno dos horários dos orientadores dos projetos e bolsistas, não sendo necessário atendimento ininterrupto. Necessidade de flexibilização no horário dos servidores para cumprimento do atendimento Horário proposto de funcionamento do setor: 08:00 h às 12:00 h/ 13:00 h às 17:00 h O horário ideal não pode ser conseguido atualmente devido à ausência de servidores.
25 c) Relações Institucionais Identificar e prospectar parcerias para cooperação mútua, em especial, a concessão de vagas de estágio e emprego, participação em programa de aprendizagem, desenvolvimento de projetos e análise curricular dos cursos. Criar mecanismos para integração permanente do Câmpus com empresas e a comunidade. Manter informações atualizadas sobre o mercado de trabalho, bem como o cadastro geral das empresas. Realizar estudos de demanda junto à comunidade em geral, visando a fornecer subsídios para a implantação ou adequação dos cursos. Representar o Câmpus Santos Dumont nos foros específicos da área, quando se fizer necessário. Executar outras funções que, por sua natureza, lhe sejam afins ou lhe tenham sido atribuídas. Horário ideal de funcionamento do setor: 8:00 h às 17:00 h As atividades do setor ocorrem em horário comercial e em outros casos podem ocorrer o pré-agendamentos. Horário atual de funcionamento do setor: 08:00 h às 12:00 h/ 13:00 h às 17:00 h Necessidade de atendimento ao público por 12 h ininterruptas durante expediente Em razão das atividades do setor ocorrem em horário comercial e em outros casos podem ocorrer o pré-agendamento. Necessidade de flexibilização no horário dos servidores para cumprimento do atendimento Horário proposto de funcionamento do setor: 08:00 h às 12:00 h/ 13:00 h às 17:00 h Para atender o horário ideal de funcionamento.
26 Coordenação de Pesquisa e Inovação Existem dois setores ligados diretamente à Coordenação de Pesquisa: Projetos de pesquisa e Inovação. As atividades e horários de cada um desses setores são os seguintes: a) Projetos de Pesquisa (a ser implementado - ausência de servidores) b) Inovação (a ser implementado - ausência de servidores)
27 5) Resumo dos horários de atendimento Resumo do horário dos setores em funcionamento no Câmpus Santos Dumont (26/03/2014) Setor Horário de funcionamento Direção Geral Chefia de gabinete Recursos humanos 08:00 h às 12:00 h/ 13:00 h às 17:00 h 07:00 h às 19:00 h Direção de Administração e Planejamento Orçamento e finanças Licitação e contratos Funcionamento intermitente: (8:00 h às 12:00 h e 13:00 h às 17:00 h) ou (13:30 h às 17:30 h e 18:30 h às 22:30 h) 08:00 h às 20:00 h Direção de Desenvolvimento Educacional Assessoria Pedagógica Assistência Estudantil Registros Acadêmicos Laboratórios Funcionamento intermitente: (8:00 h às 12:00 h e 13:00 h às 17:00 h) ou (13:30 h às 17:30 h e 18:30 h às 22:30 h) 09:00 h às 21:00 h 09:00 h às 21:00 h 13:30 h às 17:30 h e de 18:30 h às 22:30 h Direção de Desenvolvimento Institucional Tecnologia da Informação Divulgação e Comunicação 8:00 h às 20:00 h 13:00 h às 18:00 h Coordenação de Extensão Estágio Projetos de Extensão Relações Institucionais 10:30h às 11:30 h/ 14:30 h às 21:30 h 08:00 h às 12:00 h/ 13:00 h às 17:00 h 08:00 h às 12:00 h/ 13:00 h às 17:00 h Santos Dumont, 26 de março de 2014
28 ANEXO I (não imprimir este título) Direção/ Coordenação Setor Servidores Telefone para contato para contato Horário Dia da semana Horário manhã Horário tarde Horário noite segunda-feira terça-feira quarta-feira quinta-feira sexta-feira
29 Anexo II Formulário de Atendimento Direção/ Coordenação Setor Nome do solicitante Solicitação Horário de atendimento Servidor responsável Ass. do servidor Ass. do solicitante Anexo II Formulário de Atendimento Direção/ Coordenação Setor Nome do solicitante Solicitação Horário de atendimento Servidor responsável Ass. do servidor Ass. do solicitante
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