Suporte a Gestão de Conhecimento com Construtor de Documentos para ERP

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1 1 Suporte a Gestão de Conhecimento com Construtor de Documentos para ERP Ronaldo Amaral Santos Vanderson Mota dos Santos Rogério Atem de Carvalho A Gestão do Conhecimento vem ganhando espaço nas organizações, devido ao seu grande valor estratégico. Para que a gestão do conhecimento seja aplicada de forma satisfatória, é necessário o apoio ferramental da Tecnologia da Informação. A tecnologia de apoio utilizada é uma solução de ECM, podendo também ser encontrada como um módulo de um Sistema ERP. Tendo em vista tirar proveito das informações integradas num ERP, este trabalho propõe a integração de uma ferramenta online de construção de documentos à um módulo de ECM, possibilitando assim a construção de uma cadeia produtiva de conhecimento espalhada por toda organização. Palavras chaves: Gestão do Conhecimento. ECM. ERP. Documentos. Sistemas de Gerenciamento de Conteúdo. Knowledge management is becoming more used in the organizations, due its high strategic value. In order to apply knowledge management in a satisfactory way, the information technology support is necessary. An applied support technology is an ECM solution, that can be also found as an ERP module. Seeking to take advantage of the integrated information found in an ERP, this paper proposes the integration of an online document creation tool to an ECM module, making possible to build an knowledge production chain scattered around the whole organization. Keywords: Knowledge Management. ECM. ERP. Documents. Content Management Systems Pós Graduandos em Produção e Sistemas (IFF Instituto Federal Fluminense - Campos centro).

2 2 1 Introdução Atualmente informação e conhecimento tem um grande valor estratégico para as organizações, tendo se tornado um recurso produtivo valioso para as empresas diante de um cenário globalizado. De acordo com Jussupova-Mariethoz e Probst (2007), dada a situação atual do mercado e a competição global, um assunto crucial emergente para as equipes de gerenciamento das empresas modernas é gerenciar os recursos não físicos e não-financeiros necessários para uma realização de sucesso dos processos de negócio. Os autores continuam o raciocínio afirmando que evidências empíricas mostram que os recursos que são difíceis de imitar ou substituir trazem uma vantagem competitiva para que os possui. Assim, os recursos intangíveis, dentre os quais se destaca o Conhecimento, assumem uma importância vital para o futuro da empresa, sendo o conhecimento, ou melhor, que a Gestão do Conhecimento um valioso recurso estratégico para a vida das pessoas e das empresas. Segundo SANTOS (2001) a Gestão do Conhecimento é um processo sistemático de identificação, criação, renovação e aplicação dos conhecimentos que são estratégicos na vida de uma organização. É a administração dos ativos de conhecimento das organizações. Permite à organização saber o que ela sabe, contudo, a gestão do conhecimento leva as organizações a mensurar com mais segurança a sua eficiência, tomar decisões acertadas com relação a melhor estratégia a ser adotada em relação aos seus clientes, concorrentes, canais de distribuição e ciclos de vida de produtos e serviços, saber identificar as fontes de informações, saber administrar dados e informações, saber gerenciar seus conhecimentos. Trata-se da prática de agregar valor à informação e de distribui-la. Para que a Gestão do Conhecimento ocorra é necessário que ferramentas de TI (Tecnologia da Informação) sejam utilizadas para viabilizar a troca do conhecimento tácito entre todos além, é lógico, dos processos de captura da informação e posterior distribuição. De acordo com estudo publicado na Revista HSM, (2004) o papel da área de TI é de suporte à gestão do conhecimento. Seu desafio é identificar e/ou desenvolver e implantar tecnologias e sistemas de informação que dêem apoio à comunicação empresarial e à troca de idéias e experiências. Isso facilita e incentiva as pessoas a se unirem, a tornarem-se parte de grupos e a se renovarem em redes informais de aquisição e troca de conhecimento, além de compartilhar problemas, perspectivas, idéias e soluções em seu dia-a-dia profissional. Dentre as tecnologias empregadas no apoio à Gestão de conhecimento encontra-se a Enterprise Content Management (ECM), esta reúne é um conjunto de tecnologias utilizadas para gerir todo o ciclo de vida da informação, passando por criação/captura, armazenamento, versionamento, gestão, indexação e distribuição de conteúdos relacionados a todo processo organizacional. Contudo, segundo o exposto por Jussupova-Mariethoz e Probst (2007) atualmente bens não tangíveis (informações e conhecimento) são também bens de produção, portanto, nada mais natural do que sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) sejam utilizados para gerenciar as informações dos bens intangíveis, pois sistemas ERP administram de maneira integrada as informações de produção de uma organização. Diante de tal situação surge a necessidade de integrar o gerenciamento das informações tanto dos bens de produção e produtos tangíveis quanto intangíveis. Logo, para proporcionar um suporte pleno à gestão do conhecimento, é necessária uma ferramenta integrada ao ERP que proporcione um reuso de conteúdo, agilizando assim o fluxo de informações dentro da organização.

3 3 2 Definições Básicas 2.1 Gestão do Conhecimento SALIM e SABBAG (2007) definem gestão do conhecimento como um processo sistemático, articulado e intencional, apoiado na geração, codificação, disseminação e apropriação de conhecimentos, com o propósito de atingir a excelência organizacional. Esse conceito cria rotinas e sistemas para que o conhecimento adquirido num determinado ambiente se expanda e seja compartilhado. Segundo SILVA (2005) a busca pela obtenção do conhecimento, além da informação e da prática, mostra o fator humano e sua interação com o ambiente fundamental no enriquecimento e manifestação dos conhecimentos tácitos e explícitos dos membros da organização, inserindo as pessoas em interação produtiva, tornando-as parceiras na socialização, combinação, compartilhamento e apropriação de conhecimento produzido em equipes. Ao se falar de gestão do conhecimento é importante que se tenha distinção dos conceitos acerca de conhecimento, dados e informação Distinção entre conhecimento, dados e informação Vários autores buscam destacar a diferença entre dados, informação e conhecimento, porém não há um consenso quanto à diferenciação ou definição entre tais conceitos. Para COSTI et al.(2001 apud DRUCKER 1998) conhecimento é a informação eficaz em ação, focalizada em resultados. Segundo COSTI et al.(2001 apud ROBREDO 1998) pode ser entendido como o resultado da agregação de valor à informação. COSTI et al.(2001 apud NONAKA) diz que conhecimento pode ser compreendido como tácito, quando inerente às pessoas que compõem as organizações, e explícito, quando agregado ou ligado aos produtos e serviços da organização. Informação, segundo COSTI et al.(2001 apud DRUCKER), é conjunto de dados que agrupados em função de uma determinada lógica, estabelecem o sentido ou uma ação. Para COSTI et al.(2001 apud ROBREDO), é um conjunto de dados agregados de um valor. Também pode ser compreendida como o resultado do ordenamento dos dados que proporciona a inferência de valor para a geração do conhecimento sistematizado com vistas à formação de conhecimento e o desenvolvimento de inteligência. Dados são definidos por SETZER (1999) como uma seqüência de símbolos quantificados ou quantificáveis. Também entende-se dados como um fenômeno qualquer desprovido de um significado, no momento em que o dado é contextualizado em um determinado nível de abstração passa a ser identificado como uma informação (BORGES; 2006). A Figura 1 apresenta segundo ROBREDO (1998) a pirâmide de agregação de valor à informação, que contempla desde o dado até a inteligência.

4 4 Figura 1: Pirâmide da agregação do valor à informação 2.2 Gestão de Conhecimento Corporativo Segundo BALERINI (2004) a gestão do conhecimento é um dos grandes diferenciais das empresas competitivas e inovadoras, pois permite solucionar problemas e descobrir novas oportunidades de negócios capazes de gerar bons resultados financeiros. A gestão de conhecimento para BALERINI (2004) é considerada como uma evolução do processo de gestão empresarial, ela envolve a organização e o compartilhamento das informações e do conhecimento no trabalho, comportando profissionais das mais variadas formações e que atuam em diferentes áreas na mesma empresa. Segundo estudo publicado na Revista HSM Management (2004) estamos diante de um cenário de rara complexidade, no mundo corporativo e na sociedade em geral. Fenômenos econômicos e sociais, de alcance mundial, são responsáveis pela reestruturação do ambiente de negócios. A globalização da economia, é impulsionada pela tecnologia da informação e pelas comunicações, tornando-se uma realidade da qual não se pode escapar. Segundo o estudo, nesse contexto que a gestão do conhecimento se transforma em um valioso recurso estratégico. A criação e a implantação de processos que gerem, armazenem, gerenciem e disseminem o conhecimento representam o mais novo desafio a ser enfrentado pelas empresas. Termos como "capital intelectual", "capital humano", "capacidade inovadora", "ativos intangíveis" ou "inteligência empresarial" já fazem parte do dia-a-dia de muitos executivos. 2.3 Sistema de Gerenciamento de Conteúdo Os Sistemas de Gerenciamento de Conteúdo (SGC) ou do inglês Content Management Systems (CMS) facilitam o gerenciamento e organização de documentos, imagens, mídias visuais, etc, no mundo virtual, passando assim a economizar e dinamizar a troca e disseminação de informações apoiando uma gestão do conhecimento eficaz. O objetivo é estruturar e facilitar a criação, administração, distribuição, publicação e disponibilidade da informação. Segundo SVARRE (2006) as características de um CMS variam, mas a maioria incluem publicações baseadas na WEB, gerenciamento de formato, controle de revisão, indexação, busca e recuperação de informação.

5 5 Um CMS permite que se tenha total autonomia sobre o conteúdo e evolução da sua presença no sistema. Dispensa a assistência de terceiros ou empresas especializadas para manutenções de rotina. Segundo SVARRE (2006) nem mesmo é preciso um funcionário dedicado, pois cada membro da equipe poderá gerenciar o seu próprio conteúdo, diluindo os custos com recursos humanos. A habilidade necessária para trabalhar com um sistema de gerenciamento de conteúdo não vai muito além dos conhecimentos necessários para editar um texto no processador de textos. Um sistema de gerenciamento de conteúdo reduz custos e ajuda a suplantar barreiras potenciais à comunicação WEB reduzindo o custo da criação, contribuição e manutenção de conteúdo. 2.4 Enterprise Content Management - ECM Enterprise Content Management (ECM) é uma tecnologia usada para capturar, gerenciar, armazenar, e disponibilizar conteúdo e documentos relacionados com o processo organizacional e integra o gerenciamento da informação estruturada, semi-estruturada e não estruturada. Todavia está definição inclui documentos e informações em qualquer formato: de sistemas legados, textos, páginas WEB, digitalizados, PDF, gráficos, vídeos, áudio, XML, aplicações WAP e etc. O ECM é muitas das vezes confundido com uma série de outros tópicos entre eles pode-se citar a Gestão do Conhecimento, Software de Gerenciamento de Conteúdo e Portais WEB. Entretanto, KAMPPFMEYER (2004) aponta as seguintes diferenças entre estes: Enterprise Content Management como middleware integrativo: É utilizado para sobrepor as restrições de uma aplicações verticalizadas e arquieturas isoladas. Normalmente o usuário não percebe que está usando uma aplicação de ECM. ECM's também Enterprise Content Management como serviço independente: ECM é utilizado para gerenciar a informação, sem se preocupar com a fonte ou solicitação de uso da mesma. A funcionalidade é provida como serviço e pode ser usada por todos os tipos de aplicação. A vantagem do conceito de serviço é que para qualquer funcionalidade, apenas um serviço genérico é oferecido, evitando assim a funções paralelas redundantes, caras e difíceis de manter. Enterprise Content Management como um repositório uniforme para todos os tipos de informação: ECM é utilizado como content warehouse(tanto data warehouse quanto document warehouse) que centraliza toda a informação da empresa num repositório com estrutura uniforme. Problemas com redundância e problemas associados com inconsistência de informação são eliminados. Todas as aplicações enviam conteúdo para um único repositório, que por sua vez provê a informação necessária a todas as aplicações. Assim sendo, ECM representa uma nova área focada no gerenciamento de conteúdo textual e multimídia. Segundo CARVALHO (2007) ECM é um tópico emergente que vem atraindo novos interessados tanto na área acadêmica quanto na profissional, incluindo fóruns profissionais

6 6 como AIIM International 1, que se auto-define como a associação ECM. Figura 2: Exemplo de uso de uma solução ECM Fonte: Enterprise Resource Planning - ERP Os ERPs, também chamados de sistemas integrados de gestão ou sistemas empresariais, são sistemas de informações que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. Os sistemas ERP surgiram a partir da evolução dos sistemas MRP (Material Resource Planning), onde foram agregadas as funções de programação mestre da produção, cálculo de necessidades de capacidade, controle do chão de fábrica, controle de compras e Sales & Operations Planning. Dessa forma, os sistemas MRP deixaram de atender apenas as necessidades de informação referentes ao cálculo da necessidade de materiais, para atender às necessidades de informação para a tomada de decisão gerencial sobre outros recursos de manufatura. Segundo CARVALHO (2007) os sistemas ERP integram os processos de negócio de uma organização, criando uma base de dados única, de forma a obter melhores resultados globais, em termos de gestão de recursos produtivos (financeiros, humanos e materiais). 3 Gestão Integrada do Conhecimento em ERP Devido à crescente valorização de bens não tangíveis (informação e conhecimento) e a necessidade de uma gestão eficiente destes recursos integrada a sistemas ERP, é de suma importância que ERP's possam suportar gestão de produtos do conhecimento, tornando possível integrar desde os aspectos humanos e materiais envolvidos nos processos da organização até o conhecimento existente sobre estes. Logo, o gerenciamento destes recursos intangíveis torna-se um dos diferenciais das empresas competitivas e inovadoras, sendo portanto uma ferramenta no auxilio a soluções de problemas e fonte de novas oportunidades de negócios, que trazem benefícios para a organização. Por exemplo, além dos componentes necessários para a montagem de um computador, a organização poderia tratar o conhecimento necessário para tal também como sendo um componente deste processo de manufatura, bem 1

7 7 como as licenças dos softwares utilizados. Desta forma, é necessário haver suporte ao Planejamento e Controle da Produção, levando em conta os aspectos específicos destes bens, por exemplo, como lead-times podem ser mensurados, mas não faz sentido estocar mais que uma matriz de um bem intangível uma vez que a reprodução deste é realizada com esforço mínimo e conhecido. Pode-se perceber que conceitos utilizados para produção de bens tangíveis também podem ser aplicados a produção de bens intangíveis, entretanto, ocorrem de maneira diferente, como por exemplo, na aquisição e distribuição de licenças de softwares, livros em formato eletrônico, etc, se dão por meio eletrônico, agilizando assim as entregas e eliminando custos com logística e transporte. A cadeia produtiva destes bens pode seguir uma estrutura celular, como na indústria, uma vez que cada célula ou estação de computador pode ser considerada um recurso de produção. Entretanto, a estrutura mais provável da cadeia produtiva de um bem intangível é distribuída, onde cada parte deste bem pode ser construída em momentos distintos, sem ordem pré-definida, por diferentes pessoas de diferentes setores. Pode-se ter também uma produção em paralelo de um mesmo bem, uma vez que isto pode ser controlado por mecanismos de versionamento, permitindo acesso concorrente ao mesmo. Por fim, terar-se-á uma Gestão Integrada do Conhecimento, ou seja, todo o saber da organização será integrado da mesma maneira que seus processos, atuando de forma sinérgica com todos os outros elementos de um ERP, através da estrutura de um módulo de ECM. Da mesma forma, existirá uma cadeia de produção de bens intangíveis espalhada por toda organização. 3.1 Construtor de Documentos Para viabilizar a Gestão Integrada do Conhecimento, foi desenvolvido uma prova de conceito funcionando como parte de uma solução de ECM, onde esta disponibiliza o Construtor de Documentos, que consiste numa ferramenta online onde o usuário pode usar fragmentos de documentos e a partir destes, gerar um novo arquivo. Tendo esta ferramenta recursos de edição online e geração automática de referências de documentos, categorização, além de controle de versão. Além disso, pode-se fazer a exportação para o formato ODF(Open Document Format). O código-fonte desta versão do construtor de documentos pode ser obtido no seguinte endereço: products/nsi.docbuildertool/trunk/

8 8 A figura 3 mostra o documento sendo editado através da ferramenta: Figura 3: documento sendo editado online

9 9 A figura 4 mostra o documento exportado para o formato ODF: Figura 4: documento em formato ODF 4 Conclusões e trabalhos futuros Possuir uma Gestão Integrada do Conhecimento possibilita tomadas de decisão mais rápidas, reduz custos de treinamento de pessoal, além de facilitar a melhoria dos processos, visto que o fluxo de informação é muito maior. Entretanto, isto só é possível com ferramentas

10 1 que dêem suporte ao reuso intenso de informação. Outra conclusão, é que importante ter a gestão integrada da produção para bens intangíveis da mesma forma que se tem na indústria e nos serviços. Como sugestão de trabalho futuro, propõe-se que uma versão do construtor de documentos seja integrada ao módulo de ECM de um ERP, proporcionando assim, as vantagens descritas neste trabalho. Referências BALERINI, Cristina; combo_ed=74&seca o=157 acessado em 07 de fevereiro de 2008 COSTI, Ana Maria Mallman, et al. Valoração de Soluções em Tecnologia da Informação com Base no Conceito de Capital Intelectual. In: SANTOS, Antônio Raimundo dos, et al. Gestão do conhecimento: uma experiência para o sucesso empresarial, Curitiba, 2001, p CARVALHO, Rogério Atem de; An Enterprise Content Management Solution Basead on Open Source. Research and Pratical Issues of Enterprise Information System II, Volume 1, Edited by Li Xu, A Min Tjoa, Sohail Chaudhry Jussupova-Mariethoz, Y. Probst, A.-R. Business concepts ontology for an enterprise performance and competences monitoring. Computers in Industry 58 (2007) ROBREDO, Jaime. Working Knowledge, Boston, 11a. ed. Harvard Business School Press, Revista HSM Management, gestao_conhecim.php? acessado em 3 de fevereiro de SALIM, Jean Jacques; SABBAG, Paulo Yazigi (2007) conhecimento/ home.htm acessado em 18 de setembro de SANTOS, Antônio Raimundo dos, et al. Gestão do conhecimento: uma experiência para o sucesso empresarial, Curitiba, 2001, p SILVA, Renata Mesquita da. Um Metódo para Modelagem de Sistemas de Suporte à Decisão. Campos dos Goytacazes, Curso de Pós-Graduação Lato-sensu em Produção e Sistemas - CEFET-Campos - RJ. SETZER, Valdemar W (1999). Dado, Informação, Conhecimento e Competência, acessado em 18 de setembro de 2007 SVARRE, Klaus sdefinition /0,,sid26_gci ,00. html acessado em 15 de setembro de 2007

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