Ministério da Educação UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ Criada pela Lei nº , de 24 de abril de AUDITORIA INTERNA

Transcrição

1 RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº. 08/2010 Setor: Fundações de Apoio (FTS, FUPAI e FAPEPE) Período: 27/09/2010 a 15/10/2010 Legislação Aplicada: - Lei nº /93 - Lei nº /94 - Decreto nº /04 - Decreto nº /07 - Medida Provisória nº. 495/10 - Acórdão 2731/ Plenário (TCU) ESCOPO DO TRABALHO I Os trabalhos de auditoria foram realizados no período de 27 de setembro a 15 de outubro de 2010, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço público federal, com o objetivo de examinar e comprovar a legalidade e legitimidade dos fatos e atos administrativos e avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade. Em específico, verificar o cumprimento dos aspectos legais relativos aos contratos e convênios firmados pela UNIFEI com suas Fundações de Apoio (FTS, FUPAI e FAPEPE) e avaliar os controles internos existentes. II Foram analisados os processos relativos aos contratos vigentes a seguir relacionados (Memorando Interno nº. DCF/155/2010. Assunto: Fundações de Apoio - Relação dos Contratos). A) 023/2006 (Processo nº / ). Objeto: Contratação da FAPEPE para, sob orientação e supervisão da UNIFEI, gerenciar e operacionalizar a implementação dos projetos de pesquisa relacionados à UAB 2006 em todas as respectivas fases. Contratada: Fundação de Apoio ao Ensino, Pesquisa e Extensão de Itajubá - FAPEPE. Fundamento Legal: Dispensa de licitação, nos termos do inciso XIII do Artigo 24 da Lei nº /93 e suas alterações subsequentes, combinado com a Lei nº /94. Valor: R$ ,00. Vigência: 20/12/2006 a 19/12/2011. Termos Aditivos: 1) 022/ Aditamento de Valor: R$ ,46. 2) 036/ Aditamento de Valor: R$ ,00. B) 034/2010 (Processo nº / ). Objeto: Contratação de empresa especializada para a prestação de serviços de capacitação em Língua Inglesa para 100 alunos de graduação da UNIFEI. Contratada: Fundação Theodomiro Santiago - FTS. Fundamento Legal: Lei nº /93 e alterações posteriores. Valor: R$ ,00. Vigência: 12/08/2010 a 31/12/

2 III Resultado dos Exames: Ministério da Educação Verificamos, por amostragem, a documentação referente aos contratos acima mencionados, tendo sido constatadas as seguintes situações: Ausência de pesquisa de mercado (cotação prévia de preços) para aquisição de bens e serviços. Contrato: 023/2006 Processo: / Objeto: Contratação da FAPEPE para, sob orientação e supervisão da UNIFEI, gerenciar e operacionalizar a implementação dos projetos de pesquisa relacionados à UAB 2006 em todas as respectivas fases. Contratada: Fundação de Apoio ao Ensino, Pesquisa e Extensão de Itajubá - FAPEPE. Valor: R$ ,00 Vigência: 20/12/2006 a 19/12/ Notas fiscais: Número: Data: 11/12/2008 Empresa: W & D Estúdios Ltda. Descrição: Desenvolvimento da Fase 2 Módulo 2 do jogo Automate. Contrato assinado em 19 de novembro de Valor Unitário: R$ ,00 Valor Total: R$ ,00 Número: Data: 21/08/2007 Descrição: Desenvolvimento de conteúdo didático digital e material digital gráfico para o ambiente de aprendizagem Moodle-Aprimoramento do programa de capacitação em EAD-UAB. 100 Valor Unitário: R$ 170,00 Valor Total: R$ ,00 Número: Data: 21/08/2007 Descrição: Desenvolvimento de projeto institucional a ser suportado pelo ambiente de aprendizagem Moodle-Aprimoramento do programa de capacitação em EAD-UAB. 180 Valor Unitário: R$ 170,00 Valor Total: R$ ,00 Número: Data: 09/05/2007 Descrição: Desenvolvimento de conteúdo didático digital e material Digital gráfico para o programa de capacitação em EAD-UAB (Módulos 1 e 2) - Região Sudeste. 320 Valor Unitário: R$ 170,00 Valor Total: R$ ,00 2

3 Número: Data: 09/05/2007 Descrição: Desenvolvimento de projetos institucionais para o programa de capacitação em EAD-UAB (Módulos 1 e 2) - Região Sudeste. 180 Valor Unitário: R$ 170,00 Valor Total: R$ ,00 Número: Data: 30/07/2008 Descrição: Análise do design institucional e do material didático digital do programa de capacitação de docentes em EAD-UAB Sudeste para o ambiente Telemac e Moodle, referente aos resultados de aprendizagem - Recomendações para aprimoramento. 200 Valor Unitário: R$ 187,00 Valor Total: R$ ,00 Número: Data: 07/07/2008 Descrição: Avaliação da aprendizagem referente ao programa de capacitação em EAD-UAB Região Sudeste para subsidiar futuras análises e reformulações no projeto instrucional da referido Programa. 80 Valor Unitário: R$ 187,00 Valor Total: R$ ,00 O Decreto 6.170, de 25 de julho de 2007, que dispõe sobre as normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios e contratos de repasse, e dá outras providências, estabelece que as entidades privadas, quando da contratação com terceiros utilizando recursos públicos, deverão seguir os princípios de Direito Público, bem como realizar prévia cotação de preços no mercado, vejamos: Art. 11. Para efeito do disposto no art. 116 da Lei nº , de 21 de junho de 1993, a aquisição de produtos e a contratação de serviços com recursos da União transferidos a entidades privadas sem fins lucrativos deverão observar os princípios da impessoalidade, moralidade e economicidade, sendo necessária, no mínimo, a realização de cotação prévia de preços no mercado antes da celebração do contrato.. No mais, registra-se que nosso ordenamento jurídico consagrou como regra a licitação para contratação, por parte da Administração direta e indireta. Desta feita, conclui-se que, em se tratando de contrato administrativo, a dispensa e a inexigibilidade devem ser consideradas como exceção, ocorrendo tão somente nos restritos casos autorizados pela lei, devendo nestes casos constar obrigatoriamente do processo justificativa de preço baseada em pesquisa de mercado, bem como a razão para a escolha do fornecedor ou executante, conforme dispõe o art. 26, parágrafo único, inciso II e III, da Lei nº /93. Em consonância com essa necessidade, o Tribunal de Contas da União recentemente assim decidiu: Assunto: LICITAÇÕES. DOU de , S. 1, p Ementa: determinação ao SENAC/RO para que faça constar dos processos de licitação, dispensa ou 3

4 inexigibilidade, consulta de preços correntes no mercado, ou fixados por órgão oficial competente ou, ainda, constantes do sistema de registro de preços, em cumprimento ao disposto no art. 26, parágrafo único, incisos II e III, e art. 43, inc. IV, da Lei nº /1993, consubstanciando a pesquisa no mercado em, pelo menos, três orçamentos de fornecedores distintos, e justificando sempre que não for possível obter número razoável de cotações (item , TC /2008-5, Acórdão nº /2010-2ª Câmara) Realização de despesas com coffee-breaks e serviços de buffet sem a devida comprovação de que as mesmas estavam relacionadas com os objetivos da Entidade. Contrato: 023/2006 Processo: / Objeto: Contratação da FAPEPE para, sob orientação e supervisão da UNIFEI, gerenciar e operacionalizar a implementação dos projetos de pesquisa relacionados à UAB 2006 em todas as respectivas fases. Contratada: Fundação de Apoio ao Ensino, Pesquisa e Extensão de Itajubá - FAPEPE. Valor: R$ ,00 Vigência: 20/12/2006 a 19/12/ Notas fiscais: Número: Data: 14/08/2008 Empresa: Tanton Eventos Ltda. Descrição: Realização de coffe Break para 40 pessoas dia 14/08/08 para EAD. Valor Unitário: Valor Total: R$ 240,00 Número: Data: 13/08/2008 Empresa: Tanton Eventos Ltda. Descrição: Realização de coffe Break para os dias 11 e 12 de agosto. Cada dia 200 pessoas. Valor Unitário: Valor Total: R$ 1.600,00 Número: Data: 13/08/2009 Empresa: Gabriela Machado Daniel. Descrição: Kit recepção para alunos. Encontro presencial. Para 700 pessoas nos dias 04 a 07 de agosto. Valor Unitário: Valor Total: R$ 4.200,00 Número: Data: 12/12/2007 Empresa: Gabriela Machado Daniel. Descrição: Kit de Café. 40 Valor Unitário: R$ 14,50 Valor Total: R$ 580,00 4

5 Número: Data: 04/07/2008 Empresa: Rosymere Gomes da Silva. Descrição: Serviços de buffet a ser realizado para 40 pessoas. Valor Unitário: Valor Total: R$ 975,00 O Tribunal de Contas da União tem decidido reiteradamente que as despesas com estes tipos de eventos somente são justificáveis quando preenchidos dois requisitos básicos: vinculação aos objetivos da Entidade (atividades finalísticas) e comedimento desses gastos (razoabilidade e proporcionalidade). Nesse sentido, vale a transcrição das seguintes decisões do TCU: Assunto: FESTIVIDADES. DOU de , S. 1, p Ementa: determinação ao SEBRAE/SE para que se abstenha de realizar despesas com solenidades, coquetéis, churrascos, festividades, "coffee-breaks", serviços de "buffet" e eventos comemorativos que não mantenham relação direta com as suas finalidades, em consonância com jurisprudência do TCU (item 1.5.3, TC /2008-3, Acórdão nº /2009-1ª Câmara).. Assunto: FESTIVIDADES. DOU de , S. 1, p Ementa: o TCU determinou ao SESC/DF que atrelasse gastos com festividades às atividades relacionadas com os objetivos da Entidade e os fizesse de forma comedida, nos termos do Acórdão nº. 128/1998-TCU-2ª Câmara e da Decisão nº. 428/2000-TCU-Plenário (item 9.5.1, TC /2000-6, Acórdão nº 991/2006-TCU-2ª Câmara).. Assunto: FESTIVIDADES. DOU de , S. 1, p Ementa: o TCU determinou ao SENAR/AL que se abstivesse de realizar despesas com coquetéis, cafésda-manhã, almoços e jantares, realizados por ocasião de solenidades, inaugurações, eventos e seminários que não guardassem relação direta com os objetivos institucionais da entidade ou, ainda, para os quais não houvesse previsão legal para a sua realização (item 1.3.1, TC /2006-1, Acórdão nº 1.838/2007-TCU-2ª Câmara).. Apesar do nosso Colendo Tribunal de Contas da União, em muitos julgados, ter encarado tais despesas com relativa tolerância, ao utilizar o termo abstenha-se, afigura-se salutar que essas contratações sejam mais criteriosas, sob pena de começarem a ser encaradas como irregulares o que, de certo, trariam grandes embaraços para nossos Ordenadores de Despesa. Além do mais, existem outras tantas inúmeras decisões da nossa corte de contas, onde em situações análogas, a mesma não se mostrou muito tolerante, posto que resultaram em onerosas multas aos respectivos responsáveis, além da devolução da quantia ao erário. Assim sendo, considerando que o assunto vem sendo objeto de sucessivas abordagens pelos órgãos de controle (CGU e TCU), entendemos que se deve ter uma maior cautela na realização de despesas que se enquadrem como serviços de buffet, coffee-breaks e 5

6 outras congêneres, principalmente quando não se coadunam claramente com as atividades finalísticas da Entidade (ensino, pesquisa e extensão), respeitados sempre os limites da razoabilidade e proporcionalidade Reembolso. Gastos realizados com produtos que não são passíveis de restituição do valor despendido. Contrato: 023/2006 Processo: / Objeto: Contratação da FAPEPE para, sob orientação e supervisão da UNIFEI, gerenciar e operacionalizar a implementação dos projetos de pesquisa relacionados à UAB 2006 em todas as respectivas fases. Contratada: Fundação de Apoio ao Ensino, Pesquisa e Extensão de Itajubá - FAPEPE. Valor: R$ ,00 Vigência: 20/12/2006 a 19/12/ Notas fiscais: Número: Data: 11/07/2008 Empresa: Alcea Cunha Torino - Barraca Vermelha. Descrição dos Produtos: Pés-de-Moleque (doce). 20 Valor Unitário: R$ 1,00 Valor Total: R$ 20,00 Número: Data: 13/06/2008 Empresa: Alcea Cunha Torino - Barraca Vermelha. Descrição dos Produtos: Pés-de-Moleque (doce). 20 Valor Unitário: R$ 1,00 Valor Total: R$ 20,00 Número: Data: 31/10/2008 Empresa: Maglioni Ribeiro & Cia. Ltda. Descrição dos Produtos: Chocolate Lacta Sonho de Valsa. Valor Unitário: R$ 27,59 Valor Total: R$ 27,59 Número: (Cupom Fiscal) Data: 28/11/2008 Empresa: Shintori Restaurantes Ltda. Descrição dos Produtos: Taça Tamari Malbec (vinho). 1 Valor Unitário: R$ 22,00 Valor Total: R$ 22,00 Valor da Nota: R$ 98,56 (incluído outros produtos consumidos) 6

7 Número: Data: 20/05/2009 Empresa: Milênio Distribuidora de Doces Ltda. Descrição dos Produtos: Bala Butter Toffes / Bombom Nestlé 400 gramas. 1 pacote / 1 caixa Valor Unitário: R$ 8,00 / 6,50 Valor Total: R$ 14,50 Valor da Nota: R$ 18,50 (incluído outro produto consumido) Reembolso. Ausência da discriminação das mercadorias nas Notas Fiscais. Contrato: 023/2006 Processo: / Objeto: Contratação da FAPEPE para, sob orientação e supervisão da UNIFEI, gerenciar e operacionalizar a implementação dos projetos de pesquisa relacionados à UAB 2006 em todas as respectivas fases. Contratada: Fundação de Apoio ao Ensino, Pesquisa e Extensão de Itajubá - FAPEPE. Valor: R$ ,00 Vigência: 20/12/2006 a 19/12/ Notas fiscais: Número: Data: 14/08/2008 Empresa: Churrascaria Gauchão II Ltda. Descrição dos Produtos: Despesa Não informada. Valor Total: R$ 66,50 Número: Data: 06/06/2008 Empresa: Casa da Aibid Chopperia Ltda. Descrição dos Produtos: Despesa com refeição Não informada. Valor Total: R$ 176,23 Número: Data: 16/05/2008 Empresa: Restaurante e Choperia do Wigler. Descrição dos Produtos: Despesas com refeições Não informada. Valor Total: R$ 60,28 Número: Data: 30/11/2007 Empresa: Braseiro Gaúcho Picanha com Arte de Penedo Ltda. Descrição dos Produtos: Despesa Não informada. Valor Total: R$ 30,00 7

8 Número: 2019 Data: 30/11/2007 Empresa: Pizzaria Beira Rio de Itamonte Ltda. Descrição dos Produtos: Despesas Não informada. Valor Total: R$ 20,00 Ministério da Educação Em se tratando de reembolso, quando não há a previsão normativa para o pagamento de diárias, as despesas com viagens feitas a serviço de órgão ou entidade pública só são consideradas regulares, quando houver a apresentação de todos os documentos legais comprobatórios dos gastos realizados (recibos, notas fiscais, cupons fiscais, etc.) e se estes estiverem de acordo com os princípios constitucionais da moralidade, da economicidade e da razoabilidade. Além do mais, estas despesas não podem ser estranhas ao interesse público (despesas com frigobar, com cigarros, bebidas alcoólicas, presentes, telefonemas particulares e outras congêneres). No caso específico das notas fiscais, além da observância de todas as exigências legais e dos princípios constitucionais acima mencionados, estas deverão conter obrigatoriamente em seu corpo, como forma de garantir uma maior transparência aos gastos realizados, a discriminação completa das mercadorias adquiridas, quantidade, marca, tipo, modelo, espécie, qualidade e demais elementos que permitam sua perfeita identificação, vedada em qualquer hipótese à discriminação genérica, como por exemplo, Despesas com Alimentação ou simplesmente Despesas. Lembramos que cabe ao responsável pelo reembolso proceder à análise minuciosa da documentação apresentada, e se for o caso, indeferir o pagamento, sob pena de responsabilidade. IV Orientações: - Recomendamos a Fundação de Apoio ao Ensino, Pesquisa e Extensão de Itajubá - FAPEPE, quando da realização de compras ou contratações relacionadas a contratos firmados com a UNIFEI, que proceda a prévia cotação de preços no mercado, com, no mínimo, três empresas do ramo pertinente, certificando-se que esta documentação seja anexada junto às respectivas solicitações de pagamento; - Recomendamos a Fundação de Apoio ao Ensino, Pesquisa e Extensão de Itajubá - FAPEPE, quando da realização de despesas com coffee-breaks ou serviços de buffet para atender a eventos vinculados a projetos executados em conjunto com a UNIFEI, que apresente a devida justificativa para tais despesas e, principalmente, a comprovação de que as mesmas estão relacionadas com as atividades de ensino, pesquisa e extensão (objetivos institucionais), respeitando sempre os limites da razoabilidade e proporcionalidade, em consonância com jurisprudência do Tribunal de Contas da União; - Por fim, recomendamos a Fundação de Apoio ao Ensino, Pesquisa e Extensão de Itajubá - FAPEPE que concentre esforços para corrigir as falhas acima apontadas e a Universidade Federal de Itajubá - UNIFEI para que continue aprimorando seu 8

9 relacionamento com suas Fundações de Apoio (FTS, FUPAI e FAPEPE) em atendimento ao Acórdão 2731/ Plenário (TCU) e a legislação aplicável. V Conclusão: Em face dos exames realizados, concluímos que, apesar das falhas encontradas, constatamos que houve um grande avanço no relacionamento da UNIFEI com suas Fundações de Apoio no sentido de se adequarem aos preceitos legais, bem como às recomendações e determinações provindas da Controladoria Geral da União e do Tribunal de Contas da União. Na oportunidade, lembramos que a Auditoria Interna tem por missão zelar pela boa e regular aplicação dos recursos públicos e prestar assessoramento à gestão, acompanhando, orientando e avaliando os atos e fatos administrativos, tendo em vista a eficiência, a eficácia, a efetividade e o cumprimento da legislação pertinente. E é justamente nesse enfoque de assessoramento que esse setor de Auditoria Interna desenvolveu seus trabalhos no intuito de corroborar ainda mais com os esforços da Instituição em aperfeiçoar esse relacionamento com suas Fundações de Apoio. Acreditamos que atendendo as recomendações contidas neste relatório e seguindo as orientações provenientes dos nossos órgãos de controle, as falhas acima apontadas podem ser corrigidas e principalmente evitadas. É o nosso relatório. Itajubá, 25 de outubro de Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira Auditor Interno UNIFEI 9