Sistema de Normas Operacionais INSTITUTO PRESBITERIANO MACKENZIE

Transcrição

1 25/11/28 1/15 S U M Á R I O 1. OBJETIVO ABRANGÊNCIA POLÍTICA CENTRAL DE SEGURANÇA CONTROLE DE ACESSO ÁS DEPENDÊNCIAS DO IPM/UPM/COM SISTEMAS DE IDENTIFICAÇÃO DOCUMENTOS DE SEGURANÇA GERENCIAMENTO DA SEGURANÇA CONTROLE DE ENTRADA E SAÍDA DE PÚBLICO CONTROLE DE ENTRADA E SAÍDA DE FORNECEDORES CONTROLE DE ENTRADA E SAÍDA DE EQUIPAMENTOS SEGURANÇA DOS ESTACIONAMENTOS SEGURANÇA DE ÁREAS RESTRITAS MAPA DE CONTROLE SERVIÇOS TERCEIRIZADOS EMERGÊNCIAS E INCÊNDIOS PROCEDIMENTOS ENTRADA E SAÍDA DE PÚBLICO INTERNO E EXTERNO EMERGÊNCIAS ATENDIMENTO DE CHAMADOS DE OCORRÊNCIAS EM ELEVADORES ATENDIMENTO TELEFÔNICO ATENDIMENTO AO PÚBLICO PROGRAMAÇÃO DE ORDENS DE SERVIÇO CONTROLE DE CHAVES ACHADOS E PERDIDOS CONTROLE DE TERCEIRIZADAS CONTROLE DE ENTRADA DE FORNECEDORES/VEÍCULOS CONTROLE DE CURSOS REGULAMENTADOS POR LEGISLAÇÃO CONTROLE DE EVENTOS FLUXOGRAMAS DISPOSIÇÕES GERAIS

2 25/11/28 2/15 ABREVIATURAS UTILIZADAS: Instituto Presbiteriano Mackenzie IPM Universidade Presbiteriana Mackenzie UPM Sistema de Gestão Administrativa Totvs Protheus - Microsiga Serviço de Manutenção e Obras - SMO CONCEITUAÇÃO: Colaboradores Empregados (auxiliares administrativos e professores), estagiários, alunos e prestadores de serviços.. Rev. Data Descrição da Revisão Elaboração Nome/Divisão 31/10/28 Sr. Marco Antônio C. Nascimento Gerente Administrativo Revisão Nome/Divisão Sr. Jaime Enrique Aching Salazar Gerente de Logística Dr. Gilson Alberto Novaes, DAP Aprovação Nome/Divisão Dr. Adilson Vieira, 2

3 25/11/28 3/15 1. OBJETIVO Definir as normas e procedimentos para a área de Segurança, de forma a assegurar que esta é realizada em conformidade com as diretrizes do Instituto Presbiteriano Mackenzie. Descreve, ainda, a conduta dos colaboradores responsáveis pela Segurança, considerada adequada para a segurança e controle de acesso às dependências do IPM/UPM/CPM, conservação e utilização dos bens do Instituto Presbiteriano Mackenzie. 2. ABRANGÊNCIA Estas abrangem todos os colaboradores do IPM/UPM/CPM, e devem ser formalmente divulgadas, disseminando as responsabilidades aos respectivos colaboradores. 3. POLÍTICAS A política de Segurança tem como objetivo definir as regras de Controle de acesso dos usuários às dependências do IPM/UPM/CPM, visando a educar e a conscientizar da importância de se manter uma adequada gestão de segurança e garantir-lhes a integridade física nas áreas do Instituto Presbiteriano Mackenzie, assim como a guarda dos bens a ele pertencentes. O IPM procura adotar as melhores práticas de segurança com o intuito de alcançar uma condição na qual os interesses do negócio estejam livres de danos ou interferências externas. 3.1 CENTRAL DE SEGURANÇA A Central de Segurança deve possibilitar um adequado monitoramento de todas as áreas internas do IPM/UPM/CPM, permitindo uma comunicação ágil e eficiente entre essa Central e os agentes de Segurança distribuídos em diversas áreas. A Central de Segurança deve possuir os seguintes recursos: 3

4 25/11/28 4/15 Monitoramento eletrônico de todas as áreas e dependências do IPM/UPM/CPM, por meio de alarmes, sensores e circuito fechado de TV (CCO Central de Controle Operacional). Central de alarmes CONTROLE DE ACESSO AS DEPENDÊNCIAS DO IPM/UPM/CPM SISTEMAS DE IDENTIFICAÇÃO As portarias de acesso ao campus permanecerão abertas nos seguintes dias e horários: Segunda a sexta-feira das 6h às 23h30, sábados das 6h às 18h. Aos Domingos e feriados as portarias permanecerão fechadas. Não será permitido o acesso e permanência de colaboradores e visitantes nas dependências do IPM/UPM/CPM após o horário de funcionamento da Instituição. Os casos excepcionais deverão ser tratados e documentados com antecedência de 48 horas. Os fornecedores terão acesso às dependências do Mackenzie no horário comercial, para os casos extraordinários decorrentes da necessidade de entregas fora desse horário, aprovadas pelo responsável da área de Segurança com anuência do Gerente Administrativo. O ingresso de qualquer pessoa ao interior do IPM/UPM/CPM deve ser permitido somente dentro de um processo de identificação e controle de acesso eficiente. O sistema de identificação deve ser realizado por meio de crachás, inclusive para os alunos e corpo docente, impreterivelmente. Para acesso às dependências do edifício administrativo, o visitante deve se identificar na recepção do prédio, somente, com documento com foto. A recepção deverá, no momento da identificação, fotografar o visitante e cadastrá-lo no sistema de controle de visitantes. Essas informações devem ser arquivadas em banco de dados para uso posterior em casos de furtos, assaltos e seqüestros, ou mesmo para comprovar a presença ou não de determinada pessoa no IPM/UPM/CPM, em determinado dia e horário. A autorização para entrada deve ser do colaborador que trabalha na área onde o visitante terá acesso. É vedada a entrada de pessoas não autorizadas. 4

5 25/11/28 5/15 O controle de acesso às dependências do IPM/UPM/CPM deve ser por meio de catracas eletrônicas, para serem utilizadas por todos os usuários. A recepção deverá ter um colaborador da Segurança apoiando as recepcionistas. O monitoramento do local deverá ser com câmeras de circuito interno de TV, controladas diretamente pela Central de Segurança/ CCO Central de Controle Operacional. O colaborador da Segurança, em serviço na recepção, deve estar munido de equipamentos de comunicação, capazes de mantê-lo em contato permanente com a Central de Segurança. Todos os fornecedores e prestadores de serviço devem ser cadastrados e as entradas e saídas do IPM devem ser registradas pela área de Segurança. Os prestadores de serviços de empresas terceirizadas como empreiteiras, manutenção, jardinagem e outros, devem receber crachás provisórios para circularem apenas nas áreas onde prestarão seus serviços, devendo ser vedado seu acesso a outras áreas. Os veículos devem ser inspecionados na entrada e na saída, não apenas para conferir eventuais desvios de materiais e/ou bens, como também para impedir o ingresso não autorizado de pessoas no interior da Instituição DOCUMENTOS DE SEGURANÇA Devem ser elaborados Relatórios de Segurança de acordo com a exigência da situação envolvida. Relatórios de Ocorrência: Devem ser elaborados quando da ocorrência de algum atendimento, tais como acidentes, assaltos, incêndios ou qualquer outra ocorrência que comprometa ou possa comprometer as atividades normais do IPM/UPM/CPM. Apresentar mensalmente à Diretoria Executiva os relatórios das ocorrências, bem como o das ações implementadas. 5

6 25/11/28 6/ GERENCIAMENTO DA SEGURANÇA O responsável pela área de Segurança deverá realizar, rotineiramente, as seguintes tarefas: Inspeções em todos os setores do IPM/UPM/CPM. Verificação de ocorrências, tomando as providências necessárias. Organização e Supervisão de Treinamentos. Avaliações constantes dos colaboradores da Segurança, individual e coletiva. Os treinamentos deverão ter conteúdo programático definido previamente com a, e quando necessário, ser contratada empresa terceirizada especializada para ministrar cursos e palestras com exposição de fatos reais e simulados. Certificar, com gestores de outras áreas, se existe algum problema ou ocorrência significativa ou fato que mereça ser aprimorado CONTROLE DE ENTRADA E SAÍDA DE PÚBLICO INTERNO Para identificação do público interno nas dependências do IPM/UPM/CPM, é obrigatório o uso de crachás com fotos e tarja magnética CONTROLE DE ENTRADA E SAÍDA DE FORNECEDORES É vedado o acesso de fornecedores às dependências do IPM/UPM/CPM sem crachá de identificação da empresa e do IPM como prestador de serviço. Os crachás fornecidos a visitantes e fornecedores devem possuir informações sobre o local exato onde devem ir ou circular. O corpo da Segurança deve observar pessoas circulando em locais não autorizados. Os veículos de visitantes e fornecedores devem ser cadastrados antes da entrada nas dependências do IPM/UPM/CPM. A entrada de veículos no interior do campus deve ser limitada à área de carga e descarga e o deslocamento deve ser acompanhado por segurança responsável por guiar o motorista pelo campus em velocidade máxima de 10 km até a referida área. 6

7 25/11/28 7/ CONTROLE DE ENTRADA E SAÍDA DE EQUIPAMENTOS E PRODUTOS Os estacionamentos do Mackenzie também devem contar com sistemas de segurança, envolvendo a presença física de vigilantes, instalação de circuito fechado de TV, sistemas de controle de acesso e boa iluminação no período noturno SEGURANÇA DOS ESTACIONAMENTOS Manter estacionamentos específicos para colaboradores, visitantes e fornecedores. Os critérios de admissão aos estacionamentos por parte de visitantes e fornecedores devem obedecer aos mesmos critérios adotados para o ingresso de pessoas, já mencionados anteriormente. As vagas disponíveis para professores e colaboradores nas instalações do IPM serão controladas pela Supervisão de Facilidades SEGURANÇA DE ÁREAS RESTRITAS Deve ser utilizado um sistema complementar de identificação para áreas restritas (diretoria, laboratórios, centros de pesquisa, tesouraria, áreas de risco, depósitos, almoxarifados, entre outros), como digitação de códigos ou leitura de cartão magnético MAPA DE CONTROLE Elaborar mapa das atividades internas do IPM mantendo-o em arquivo, para que os dados e eventos ocorridos no passado possam ser automaticamente consultados. Utilizar um sistema informatizado capaz de armazenar todos os dados sobre entradas e saídas de colaboradores, visitantes e fornecedores SERVIÇOS TERCEIRIZADOS DE SEGURANÇA Deve-se realizar uma pesquisa de mercado para verificar a idoneidade da empresa que pretende contratar. Verificar a qualidade técnica de seus vigilantes, observando onde foram treinados e se são reciclados periodicamente, conforme previsto em lei. (Lei nº de 28 de março de 1994). Exigir a apresentação do Certificado de funcionamento, fornecido pela Polícia Federal assegurando-se de que a empresa está operando dentro da lei. 7

8 25/11/28 8/15 Efetuar controle do cumprimento das obrigações legais, tais como: Pagamento do Salário. FGTS. INSS EMERGÊNCIAS Todas as ocorrências em caráter de emergência devem ser comunicadas pessoalmente ao segurança mais próximo ou via Atendimento Telefônico (4.4) visando o pronto atendimento. 4. PROCEDIMENTOS 4.1. ENTRADA E SAÍDA DE PÚBLICO EXTERNO Todo visitante deverá ser cadastrado na recepção e os dados arquivados. Dados a serem solicitados para cadastramento Nome completo do visitante. Número do Documento de Identidade. Nome da pessoa ou área de visita. Assunto ou motivo da visita. Horário de entrada e saída EMERGÊNCIAS ATENDIMENTO DE CHAMADOS SOBRE OCORRÊNCIA EM ELEVADORES Em caso de existirem pessoas presas no elevador o corpo de segurança deve ser comunicado. Em todos os casos a SMO deve ser acionada pela área de Segurança. A área de Segurança deve, nos casos de ocorrências fora do horário comercial em que a SMO não atenda, entrar em contato diretamente com a empresa responsável pela manutenção do equipamento. A abertura de portas de elevadores e a retirada de pessoas só poderão ser efetuadas por pessoas habilitadas ou credenciadas conforme legislação em vigor. 8

9 25/11/28 9/ ATENDIMENTO TELEFÔNICO Estabelecer um número fixo de atendimento ao público interno e externo para assuntos que envolvam única e exclusivamente questões de segurança. Qualquer outro tipo de demanda de informações deve ser de responsabilidade da Central de Atendimento. Estabelecer um número fixo para denúncias ATENDIMENTO AO PÚBLICO Recebimento da informação ou solicitação, registro e encaminhamento. Auxílio na localização de departamentos dentro do campus. Informação para localização de eventos PROGRAMAÇÃO E ORDENS DE SERVIÇO Recebimento da solicitação via intranet. Inclusão na Pasta de Programação/Divulgação. Designar colaborador que deverá estar presente no local da obra conforme escala e roteiro CONTROLE DE CHAVES Solicitação: O Solicitante deve comparecer ao local de retirada das chaves e efetuar a solicitação para o uso. Os dados são registrados no sistema e a chave é entregue. Utilização: A chave sob responsabilidade do usuário não pode ser emprestada a outras pessoas e não se deve delegar a entrega. 9

10 25/11/28 10/15 Devolução: O usuário deve comparecer ao local, entregar a chave, ocasião em que será efetuada inspeção física, baixa no sistema e devolução ao claviculário. Solicitação de serviços de chaveiro Solicitações devem ser efetuadas via intranet. O Corpo de segurança vai ao local verificar a real necessidade do serviço, em caso de porta e fechadura danificada. O solicitante deverá retirar na Central de Segurança a cópia da chave solicitada ACHADOS E PERDIDOS Recebimento: Recebimento, descrição do item, registro do dia, horário, local, dados do entregador no livro de registro de achados e perdidos e guarda do item. Em caso de equipamentos eletrônicos ou itens que apresentem dificuldade de identificação, a comprovação de propriedade deverá ser feita com apresentação de nota fiscal ou documento que a substitua. Recebimentos de itens recolhidos de armários das bibliotecas terão procedimentos específicos. Devolução: O solicitante deve ser entrevistado oferecendo as características exatas do item. Devem ser registrados os dados do recebedor, bem como a data, horário da devolução e assinatura no livro de registro de achados e perdidos CONTROLE DE EMPRESAS TERCEIRIZADAS Verificar faltas sem cobertura no posto de serviço por meio de inspeção física no local. Conferir as notas fiscais do serviço prestado de acordo com levantamento de horas trabalhadas assegurando-se do respectivo desconto na fatura. Efetuar solicitação de pagamento no Sistema de Gestão Administrativa após aprovação das notas por superior responsável. 10

11 25/11/28 11/ CONTROLE DE SOLICITAÇÃO DE ENTRADA DE FORNECEDORES/VEÍCULOS Confirmar com o solicitante os dados do respectivo fornecedor. Informar às portarias que um veículo vai circular nas dependências do campus, sempre acompanhado por segurança que conduzirá o veículo nas dependências do IPM/UPM/CPM. O motorista deve possuir autorização para entrada, o que será conferido pelo responsável. O veículo deve ser cadastrado com os seguintes dados: Marca. Tipo do veículo. Cor. Modelo. Número da placa. O porteiro deve solicitar apresentação da Ordem de Serviço ou Nota Fiscal CONTROLE DE CURSOS REGULAMENTADOS POR LEGISLAÇÃO Registrar os dados referentes à data de vencimento para definir o período para reciclagem. Emitir documentação de cada colaborador para autorização de realização do curso junto à Polícia Federal, em conformidade com a legislação abaixo: Lei no 7.102, de 20 de junho de 1983, artigos 16 e 17: Portaria 387 de 28 de agosto de 26 da Polícia Federal, artigo 109: Para o exercício da profissão, o vigilante deverá preencher os seguintes requisitos, comprovados documentalmente: I - ser brasileiro, nato ou naturalizado; li - ter idade mínima de 21 (vinte e um) anos; III - ter instrução correspondente à quarta série do ensino fundamental; IV - ter sido aprovado em curso de formação de vigilante ou de extensão, se for o caso, dentro do prazo de validade, realizado por empresa de curso de formação devidamente autorizada; 11

12 25/11/28 12/15 V - ter sido aprovado em exames de saúde e de aptidão psicológica; VI - ter idoneidade comprovada mediante a apresentação de antecedentes criminais, sem registros de indiciamento em inquérito policial, de estar sendo processado criminalmente ou ter sido condenado em processo criminal; VII - estar quite com as obrigações eleitorais e militares; VIII - possuir registro no Cadastro de Pessoas Físicas. 1º Os exames de saúde física e mental e de aptidão psicológica serão realizados bienalmente, a expensas do empregador, por ocasião da reciclagem do vigilante. 2 O exame psicológico será aplicado por profissionais previamente cadastrados no DPF, conforme normatização específica. 3º Os vigilantes aptos a exercer a profissão terão o registro profissional em sua CTPS, a ser executado pela DELESP ou CV, por ocasião do registro do certificado de curso de formação, extensão ou reciclagem. Encaminhar os colaboradores para curso. Organizar e arquivar os documentos e certidões CONTROLE DE EVENTOS Verificar na intranet a relação de auditórios reservados e definir um roteiro. Programar e informar equipe de segurança dentro de escala pré-definida contemplando a data, horário e número de seguranças para o(s) evento(s). 12

13 25/11/28 13/15 5. FLUXOGRAMAS Diretoria Macro Fluxo Segurança SEGURANÇA COLABORADORES ALUNOS FONECEDORES/VISITANTES INÍCIO Efetuam rondas nas áreas internas e externas do IPM/ UPM conforme estabelecido em Rotina Operacional, frente às ocorrências entram em ação Em caso de ocorrência entram em contato por telefone ou pessoalmente Em caso de ocorrência entram em contato pessoalmente Em caso de ocorrência entram em contato pessoalmente INÍCIO Elabora Relatório de Ocorrências FIM INÍCIO Solicita informações sobre departamentos e eventos no campus Consulta programação na intranet/ e define escala e roteiro para acompanhamento do evento/obra Solicita Segurança para eventos via intranet Encaminha via e- mail Ordens de Serviços de Obras em andamento que necessitam de Segurança Escala Roteiro INÍCIO FIM Solicita chaves, conserto de chaves e fechaduras O corpo de segurança dirige-se ao local para verificar a real necessidade do serviço, em caso de porta e/ou fechadura danificada Auxilia na localização de departamentos e eventos no campus FIM FIM 13

14 25/11/28 14/15 Diretoria Macro Fluxo Segurança SEGURANÇA COLABORADORES ALUNOS FONECEDORES/VISITANTES INÍCIO INÍCIO INÍCIO Verifica nos itens recebidos e compara com as características informadas pelo solicitante, na devolução são registrados data, hora e dados do recebedor Diante da perda de documentos, objetos pessoais, etc., dirigir-se ao ACHADOS E PERDIDOS Diante da perda de documentos, objetos pessoais, etc., dirigir-se ao ACHADOS E PERDIDOS Diante da perda de documentos, objetos pessoais, etc., dirigir-se ao ACHADOS E PERDIDOS FIM INÍCIO Solicita permissão para entrada do veículo e motorista Verifica a permissão e anota os dados do motorista e do veículo e acompanha o veículo nas dependências do IPM/UPM FIM 14

15 25/11/28 15/15 6. DISPOSIÇÕES GERAIS Estas Normas devem ser aprovadas e divulgadas às áreas/pessoas envolvidas. Estas Normas devem ser atualizadas sempre que houver alterações e estas devem seguir o mesmo fluxo de aprovação e divulgação. 15