SUMÁRIO 1. O Sistema Brainstormingweb 2. O Planejamento Estratégico da PGE 3. Objetivo do Manual 4. Etapas de Alimentação do Sistema

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1 MAIO/2011 1

2 SUMÁRIO 1. O Sistema Brainstormingweb 3 2. O Planejamento Estratégico da PGE 3 3. Objetivo do Manual 3 4. Etapas de Alimentação do Sistema 4 Acesso ao Sistema Brainstormingweb 4 Inserção de Indicadores dos Processos Organizacionais 6 Inserção das Causas dos Indicadores dos Processos 8 Inserção das Consequências dos Indicadores dos Processos 9 Inserção dos Recursos das Áreas da Organização 10 Inserção das Causas dos Recursos 15 Inserção das Consequências dos Recursos Considerações Finais 17 2

3 1. O Sistema Brainstormingweb O Brainstormingweb é uma ferramenta tecnológica desenvolvida em ambiente web pela empresa de Consultoria Brainstorming Assessoria de Planejamento e Informática Ltda, composta pelos softwares Puma - Sistema de Planejamento Estratégico e Cenários Prospectivos, Lince - Sistema de Simulação e Gestão de Futuro e Jaguar Sistema de Gestão Estratégica. Estes sistemas propostos, baseiam-se no Método Grumbach de gestão estratégica que visa a construção de cenários futuros, amparado em Análise Prospectiva e Tecnologia da Informação. Desenvolvido em interface amigável, desmistifica os conceitos de planejamento e análise de cenários, contando com todos os recursos de ajuda necessários, para apoiar uma estrutura de Gestão, colaborando para difundir o pensamento estratégico na organização e auxiliar a tomada de decisões para o alcance de melhores resultados organizacionais, que deverão repercutir na estrutura governamental do Estado da Bahia. 2. O Planejamento Estratégico da PGE Compondo o Programa de Modernização da Procuradoria Geral do Estado, o Projeto de desenvolvimento do Planejamento Estratégico da PGE fundamenta-se na apropriação de conhecimentos teóricos e transferência de metodologia/tecnologia específica, através de regulares treinamentos e consistente utilização do sistema Brainstormingweb. Aliado a isso, faz-se necessário que haja um processo de planejamento dinâmico e amplamente participativo entre os membros da organização, que tanto contarão com a ferramenta tecnológica adequada, quanto com o suporte de equipe especializada, para atingir os objetivos propostos. 3. Objetivo do Manual O presente manual tem como objetivo orientar os usuários do sistema Brainstormingweb a cadastrar os indicadores de seus processos organizacionais, respectivas causas e consequências, como também, os recursos organizacionais (financeiros/materiais/humanos/tecnológicos) utilizados na sua área de trabalho (unidade/núcleo/coordenação/diretoria), visando a elaboração do diagnóstico referente aos processos e recursos organizacionais. 3

4 4. Etapas de Alimentação do Sistema Acesso ao Sistema Brainstormingweb Passos necessários para elaboração do diagnóstico referente aos títulos Recursos e Processos: Abra o navegador (browser) Mozilla Firefox Digite o endereço: Aparecerá a tela abaixo: No campo Autenticação, lado direto da tela, coloque seu login e senha. (login e senha já enviada para sua caixa de ) Aparecerá a seguinte tela: 4

5 Clique no ícone Puma Web Aparecerá a seguinte tela: A forma de acesso aos elementos organizacionais segue o padrão abaixo: legenda: PROCESSOS RECURSOS INDICADORES 5

6 Inserção de Indicadores dos Processos Organizacionais Para iniciar o lançamento dos indicadores de processos, clique no ícone da barra superior do sistema (barra vermelha): PUMAWEB/Diagnóstico/Visão de Presente e selecione o título Processos e será visualizada a seguinte tela: Selecione o título Elementos/ PROCURADORIA GERAL DO ESTADO DA BAHIA e serão visualizados os macro-processos da Procuradoria, conforme tela abaixo: (os macro-processos sempre estarão no elemento PROCURADORIA GERAL DO ESTADO DA BAHIA, devido ao fato dos processos serem da organização e não de uma área específica) Neste momento será preciso escolher 1 entre os 3 tipos de processos, sendo: Os ADMINISTRATIVOS que são os processos executados pelo Conselho Superior; Os de APOIO ADMINISTRATIVO que são os processos executados pela área meio; Os PROCESSOS FINALÍSTICOS que são executados pelas Procuradorias; 6

7 O processo no qual você está envolvido pode ainda ter sub-processos. Para checar, selecione através da seta preta. Caso não abra sub-itens ou os sub-itens sejam indicadores, isso significa que você está no item mais baixo da árvore. Em seguida, clique com o botão direito do mouse sobre o nome do Processo desejado e selecione a opção Criar Indicador de Processo do menu. Ao pedir para criar o indicador, aparecerá uma tela já com o nome do Processo, onde deverão ser preenchidos os demais campos, em especial o nome do Indicador. Após o preenchimento dos campos, deve-se clicar no botão Salvar, na parte inferior da tela.. Ver tela abaixo: 7

8 Esclarecimentos: No campo Descrição, deve-se colocar informações que detalhem o indicador para a perfeita compreensão do mesmo; No campo Data da última aferição deve-se preencher a data em que se está incluindo o indicador; No campo Situação Atual deve-se preencher com a situação em que aquele indicador se encontra na atualidade. Ex. Se o indicador for quantidade de automóveis, pode-se colocar 3 automóveis em boas condições e 2 em péssimas condições totalizando 5 automóveis. No campo Padrão desejado deve-se considerar qual a quantidade ou a qualidade do indicador que seria desejável para que na situação presente se possa atender ao que se espera. Ex: 10 automóveis em boas condições de uso. No campo Ponto Forte, Ponto Fraco ou Neutro busca-se identificar como aquele indicador é percebido. É importante observar que um indicador de processo será classificado como Ponto Forte, caso seja um fator positivo, Ponto Fraco, se for negativo ou Neutro, se não resultar em benefício ou prejuízo para a Instituição. Os Pontos Fracos, diferente dos demais, devem ser acompanhados de uma avaliação de causas e consequências. O ponto forte refere-se às características vantajosas, controláveis pela instituição, e relacionadas a aspectos da estrutura, dos processos e dos recursos, que a favorecem perante as oportunidades e ameaças do ambiente; O ponto fraco refere-se às características desvantajosas, controláveis pela instituição, e relacionadas a aspectos da estrutura, dos processos e dos recursos, que a desfavorecem perante as oportunidades e ameaças do ambiente. Inserção das Causas dos Indicadores Para lançar as causas deve-se selecionar a aba Causas e clicar no botão Incluir, conforme a figura abaixo: 8

9 Ao selecionar a opção de incluir, será possível informar o nome, a origem e a descrição da causa e salvar, de acordo com a figura abaixo: Esclarecimentos: Causa Estrutural: que se refere ou é próprio da estrutura da organização. Uma causa estrutural pode estar relacionada a estrutura física da instituição (sede, móveis, equipamentos, etc) ou à estrutura organizacional (lei, regimento, etc). Causa Conjuntural: diz respeito a coincidência ou concorrência de fatos em um determinado momento. É a conjunção de elementos que depende, num determinado período de tempo, de uma situação política, econômica, social, etc. Uma causa conjuntural é resultado da concorrência ou coincidência de fatos em um determinado período de tempo. Causa Fortuita: que ocorre por acaso; casual, contingente, eventual, inopinada. Inserção das Consequências dos Indicadores dos Processos Para lançar as consequências do indicador, deve-se selecionar a aba Consequências e clicar no botão Incluir, conforme a figura abaixo: 9

10 Ao selecionar a opção de incluir, será possível informar o nome, o impacto e a descrição da Consequência e salvar, conforme figura abaixo: Inserção dos Recursos das Áreas da Organização Para iniciar o lançamento dos Recursos, clique no ícone da barra superior do sistema (barra vermelha): PUMAWEB/Diagnóstico/Visão de Presente e selecione o título Recursos, conforme tela abaixo: 10

11 Ao selecionar o título Recursos, será visualizado a seguinte tela: Ao selecionar o título Elemento, deve-se selecionar uma área da PGE, como por exemplo, Procuradoria Administrativa, conforme tela abaixo. Os recursos são analisados por departamento, diferentemente dos Processos que são da Instituição como um todo. 11

12 Uma vez selecionado a área Procuradoria Administrativa, serão apresentados os seguintes recursos, conforme tela abaixo: 12

13 Esclarecimentos: Os recursos financeiros serão avaliados apenas pela área financeira da PGE; Os recursos humanos são analisados por cada área da PGE. O objeto de análise é o quadro de pessoal de cada área; Os recursos materiais são analisados por cada área da PGE. Avalia a estrutura em termos de mobiliário, material de apoio, etc; Os recursos tecnológicos são analisados por cada área da PGE. Avalia a estrutura em termos de hardware e software (máquinas e equipamentos de informática, programas de computação, etc); Para criar Recurso, clique com o botão direito do mouse sobre o nome Recursos Humanos (como exemplo) e selecione a opção Criar Recurso e aparecerá a tela abaixo: Para cadastrar o recurso, deverão ser preenchidos os demais campos, em especial o nome do recurso. Após o preenchimento dos campos, deve-se clicar no botão Salvar, na parte inferior da tela. Ver tela abaixo: 13

14 Esclarecimentos: No campo Descrição, deve-se colocar informações que detalhem o recurso para a perfeita compreensão do mesmo; No campo Data da última aferição deve-se preencher a data em que se está incluindo o recurso; No campo Situação Atual deve-se preencher com a situação em que aquele recurso se encontra na atualidade. Ex. Se o recurso for tecnológico, por exemplo, computador, pode-se colocar 2 computadores em boas condições e 5 em péssimas condições totalizando 7 computadores; No campo Padrão desejado deve-se considerar qual a quantidade ou a qualidade do recurso que seria desejável para que na situação presente se possa atender ao que se espera. Ex: 7 computadores em boas condições de uso ; No campo Ponto Forte, Ponto Fraco ou Neutro busca-se identificar como aquele recurso é percebido. É importante observar que o recurso será classificado como Ponto Forte, caso seja um fator positivo, Ponto Fraco, se for negativo ou Neutro, se não resultar em benefício ou prejuízo para a Instituição. Os Pontos Fracos, diferentes dos demais, devem ser acompanhados de uma avaliação de causas e consequências. O ponto forte refere-se às características vantajosas, controláveis pela instituição, e 14

15 relacionadas a aspectos da estrutura, dos processos e dos recursos, que a favorecem perante as oportunidades e ameaças do ambiente; O ponto fraco refere-se às características desvantajosas, controláveis pela instituição, e relacionadas a aspectos da estrutura, dos processos e dos recursos, que a desfavorecem perante as oportunidades e ameaças do ambiente. Inserção das Causas do Recurso Para lançar as causas deve-se selecionar a aba Causas e clicar no botão Incluir, conforme a figura abaixo: Ao selecionar a opção de incluir, será possível informar o nome, a origem e a descrição da causa e salvar, de acordo com a figura abaixo: 15

16 Esclarecimentos: Causa Estrutural: que se refere ou é próprio da estrutura da organização. Uma causa estrutural pode estar relacionada a estrutura física da instituição (sede, móveis, equipamentos, etc) ou à estrutura organizacional (lei, regimento, etc). Causa Conjuntural: diz respeito a coincidência ou concorrência de fatos em um determinado momento. É a conjunção de elementos que depende, num determinado período de tempo, de uma situação política, econômica, social, etc. Uma causa conjuntural é resultado da concorrência ou coincidência de fatos em um determinado período de tempo. Causa Fortuita: que ocorre por acaso; casual, contingente, eventual, inopinada. Inserção das Consequências do Recurso Para lançar as consequências do recurso, deve-se selecionar a aba Consequências e clicar no botão Incluir, conforme a figura abaixo: 16

17 Ao selecionar a opção de Incluir, será possível informar o nome, o impacto e a descrição da Consequência e salvar, conforme figura abaixo: 5. Considerações Finais 1) Por questões metodológicas e de segurança, o sistema somente permite a inserção de informações e dados. Em caso de exclusões/alterações, gentileza contactar o Núcleo de Controle mediante o planejamento.estrategico@pge.ba.gov..br ou pelo Tel /3977; 2) Da mesma forma, caso o Processo ou Elemento Organizacional desejado não seja encontrado, pedimos contatar o Núcleo de Controle através dos canais de comunicação acima mencionados; 17