Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções (SPDC)

Transcrição

1 Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções (SPDC) Equipe: Márcia Silvestre* Valéria Bruno Fátima Gradiz Ramal: sdc@ndc.uff.br *Bibliotecária. Chefe da SPDC

2 A aquisição de bibliografia básica b por compra ocorre anualmente através s de licitação [Lei N N 8.666/93], pela modalidade Pregão Eletrônico. A Licitação designa o procedimento seletivo contratual prévio, utilizado pelo Estado, quando trata de celebrar acordos com o particular. O Pregão é uma modalidade de licitação, para contratos de bens e serviços comuns, qualquer que seja o valor estimado da contratação. No pregão o fator técnico t não é levado em consideração, mas apenas o fator preço.

3 Lei Federal N N /2002 e Decreto Federal N 5.450/2005 regulamentam o pregão, na forma eletrônica, nas compras governamentais controladas direta ou indiretamente pela União. O pregão, na forma eletrônica, é aquele em que a disputa acontece à distância em sessão pública, utilizando recursos da tecnologia da informação, por meio da internet.

4 Características que contribuem para contratações muito mais vantajosas para o interesse público: p Julgamento das propostas ocorre anteriormente à habilitação e classificação; O exame da habilitação apenas quanto ao primeiro classificado no pregão; Possibilidade de redução dos valores das propostas por meio de lances verbais ou virtuais, e após s isto, redução pela negociação direta entre o pregoeiro e primeiro classificado.

5 As bibliotecas enviam, através s de , e para as coordenações de curso, as planilhas modelo de solicitação de bibliografia básica b (títulos tulos nacionais e estrangeiros). A planilha é composta dos seguintes dados identificadores: Item, Autor, Título, T Editor/Ano, ISBN, N N de Exemplares, Valor Estimado Unitário (R$), Valor Estimado Total (R$) e Curso/Biblioteca. Preenchimento das planilhas de solicitação de bibliografia básica b pelas coordenações dos cursos.

6 Item Autor Titulo Editor/Ano ISBN Exemplar Preço estimado unitário Preço estimado total Curso/Biblioteca 1 ALMEIDA,Maria Cristina Barbosa de. Briquet de Lemos Planejamento de bibliotecas e serviços de informação R$ 25,00 R$ 125,00 Biblioteconomia BCG 2 ARISTÓTELES Ètica a Nicômaco M.Claret R$ 6,90 R$ 34,50 Biblioteconomia BCG 3 BARBOSA,Sidney,Mey; Alves, Eliane Serrão Vocabulário contralado para indexação de obras ficcionais. Briquet de Lemos R$ 14,00 R$ 70,00 Biblioteconomia BCG 4 BATTLES,Matthew A contubarda história das Bibliotecas Planeta R$ 36,54 R$ 127,70 Biblioteconomia BCG 5 BEUREN,Lise Maria Gerenciamento da informação:um recurso estratégico no processo de gestão empresarial Atlas R$ 34,00 R$ 102,00 Biblioteconomia BCG 6 CAMPELLO,Bernadete Santos. A biblioteca escolar Autêntica Editora X 5 R$ 30,40 R$ 152,00 Biblioteconomia BCG 7 CAMPELLO,Bernadete Santos. Introdução às fontes de informação Autêntica Editora R$ 32,80 R$ 164,00 Biblioteconomia BCG 8 CARVALHO,Isabel Cristina Louzada A socialização do conhecimento no espaço das bibliotecas Interciência R$ 32,30 R$ 161,50 Biblioteconomia BCG 9 CASTRO,Cézar Historia da biblioteconomia Thesaurus R$ 45,00 R$ 225,00 Biblioteconomia BCG 10 CENDÓN,Beatriz Valadares Ciêrncia da informação e biblioteconomis:novos conteúdos e espaços de atuação UFMG R$ 17,60 R$ 88,00 Biblioteconomia BCG TOTAL 48 R$ 274,54 R$ 1.249,70

7 Envio, pelas coordenações, das planilhas de solicitação à biblioteca que atende ao corpo acadêmico da área. Recebimento e análise pela biblioteca das planilhas enviadas pelos cursos. Os títulos t tulos inseridos nas planilhas podem ser novos na biblioteca ou jáj existentes no acervo. As bibliotecas podem inserir outros títulos t tulos ou mais exemplares, conforme verifique a necessidade para compor o acervo da área.

8 A análise pela biblioteca é muito importante para adequação do acervo às s necessidades dos usuários, como também, m, para que se tenha ao final do processo de compra a eficácia cia desejada. A análise da planilha consiste na verificação dos dados corretos para identificação dos títulos; t tulos; identificação de títulos t tulos esgotados ou não comercializados; e, também, m, nos títulos t tulos e nº de exemplares solicitados.

9 Exclusão de obras esgotadas ou não Os seguintes procedimentos de alteração pela biblioteca na planilha enviada pela coordenação do curso podem ocorrer: Inclusão ou redução do n n de exemplares, conforme a demanda assim exija; Inclusão de títulos t tulos jáj existentes na biblioteca, cujos n n de exemplares não são suficientes para o atendimento aos usuários; Inclusão de títulos t tulos que a biblioteca não possui e que são necessários ao acervo;

10 Após s as alterações necessárias feitas pela biblioteca nas planilhas de solicitação para compra de bibliografia básica, b estas devem ser enviadas por e-e mail à SPDC (Se( Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções ões) ) responsável pela aquisição de material bibliográfico do Sistema de Bibliotecas da UFF. Recebimento, impressão e arquivamento (on-line e em pastas) pela SPDC, das planilhas, por curso. As planilhas devem ser enviadas pelas bibliotecas com todos os dados de identificação dos títulos t tulos pesquisados.

11 Em caso de lacunas, fica a critério rio da SPDC, solicitar à biblioteca que complemente os dados nas planilhas recebidas, ou, se considerar viável, vel, efetuar ela mesma a pesquisa e inclusão dos dados. O procedimento de devolução da planilha para complementação dos dados não preenchidos precederá de contato com a biblioteca. A SPDC se reserva o direito de exclusão de obras esgotadas ou não comercializadas. A SPDC poderá reduzir o n n de exemplares solicitados em função da verba disponível para a compra.

12 A SPDC, irá elaborar duas planilhas gerais, uma de títulos t tulos nacionais, e outra de títulos t tulos estrangeiros, contendo todas as solicitações dos cursos recebidas, com os mesmos dados de identificação das obras (Item, Autor, Título, T Editor/Ano, ISBN, N N de exemplares, Valor Estimado Unitário (R$), Valor Estimado Total (R$), Curso/Biblioteca, e o Total Geral do Valor (R$). Como produtos resultarão duas Planilhas Gerais (Nacionais e Estrangeiros) que integrarão o Edital de Licitação. Impressão e arquivamento (on-line e em pastas), pela SPDC, das Planilhas Gerais (Nacionais e Estrangeiros). Envio das duas Planilhas Gerais (Nacionais e Estrangeiros) para a PROGRAD (Pró-Reitoria de Graduação), responsável pela realização da licitação.

13 Execução do Pregão Eletrônico, tipo menor preço, ou, tipo maior desconto pela PROGRAD/UFF, na pessoa de um pregoeiro. São indicados os vencedores do certame, a adjudicação do objeto, o julgamento da habilitação e das propostas e a homologação do procedimento licitatório rio. Após s a homologação, o adjudicatório será convocado para assinar o contrato ou ata de registro de preços no prazo definido no edital ( 1º,, Art.27. Decreto Federal nº 5.450/05). Na assinatura do contrato ou da ata de registro de preços, será exigida a comprovação das condições de habilitação consignadas no edital,... ( 2º,, Art.27. Decreto Federal n n 5.450/05).

14 Emissão e envio de Nota de Empenho aos licitantes vencedores do Pregão pela PROGRAD/UFF. Empenho é o principal instrumento da administração pública p para acompanhar e controlar a execução de seus orçamentos, que se materializa através s da nota de empenho. A Nota de Empenho indicará o nome do credor, a especificação do material, assim como do valor da despesa, ou valor do empenho. Uma via da Nota de Empenho é destinada à SPDC, para conhecimento da firma e valor empenhado.

15 Envio das Planilhas Gerais, Nacionais e Estrangeiros, às firmas licitantes pela SPDC, conforme o Edital de Licitação. Envio pelas firmas licitantes das notas fiscais eletrônicas e dos livros adquiridos da licitação. Recebimento pela SPDC das notas fiscais e dos livros. O livro é considerado bem móvel m permanente, passando a ser patrimônio da Universidade quando do tombamento. Tombamento se constitui na atribuição de número n de registro patrimonial a cada bem individualizado. Uma via da Nota Fiscal é destinada à Coordenação de Patrimônio da Universidade para tombamento dos livros, isto é,, cada livro ou item da nota fiscal, irá receber um nº de registro patrimonial.

16 A distribuição do material permanente para uso será efetuada mediante Termo de Responsabilidade,, que será assinado pelo responsável pela guarda e conservação. O Termo de Responsabilidade,, em duas vias, será assinado e datado pelos responsáveis pelo tombamento - Coordenação de Administração Patrimonial - e pela guarda do bem público p adquirido - Superintendência de Documentação. Uma via do Termo de Responsabilidade será arquivada na Superintendência de Documentação (SDC), e a outra via na Coordenação de Administração Patrimonial.

17 A SPDC realizará a conferência dos livros e notas fiscais com a Nota de Empenho e Planilhas Gerais respectivas. A SPDC notificará às s firmas no caso de exemplares faltosos, exemplares enviados em maior número n que o requisitado, obras não enviadas e relacionadas na nota fiscal, obras não relacionadas na nota fiscal e enviadas; obras não solicitadas, duplicação de títulos t tulos na nota fiscal, obras com defeito. Após s a conferência, estando tudo certo, as notas fiscais receberão o atesto e o visto, respectivamente da SPDC e da SDC, e serão encaminhadas para pagamento na PROGRAD.

18 Ocorrerá o processamento das obras na SPDC, com a colocação de 03 etiquetas de identificação: 1. Bibliografia Básica, B Curso e Biblioteca; 2. Dados descritivos da Licitação: Pregão, Firma, Empenho, Item, Nota Fiscal, Preço o (R$) e Unidade(Biblioteca); 3. Nº Tombamento (Patrimônio). A SPDC providenciará o envio das obras às bibliotecas, juntamente com o formulário rio próprio prio por curso Comprovante de Entrega de Livros da Bibliografia BásicaB sica,, constando dos seguintes elementos: Item, Lote/Parte,Pregão, Descrição, Exemplares,em duas vias (Biblioteca e SPDC).

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21 Uma via do formulário rio Comprovante de Entrega de Livros da Bibliografia BásicaB sica,, deverá ser recebida, conferida, datada e assinada pela biblioteca e devolvida a SPDC. A biblioteca deverá retificar o Comprovante de Entrega de Livros da Bibliografia BásicaB sica,, caso algum dado não esteja correto e devolvê-lo lo datado e assinado à SPDC.

22 Com relação ao material bibliográfico cabe à biblioteca manter seu registro, com todos os elementos necessários à sua identificação, bem como o preço o pelo qual foi adquirido. Processamento Técnico T das obras nas bibliotecas. Inserção das obras no acervo para consulta e empréstimo. Divulgação pela biblioteca das obras da bibliografia básica, solicitadas e adquiridas por compra, junto às coordenações e para os usuários.

23 Nenhuma compra será feita sem a adequada caracterização de seu objeto e indicação dos recursos financeiros para seu pagamento ordena o Decreto-lei 2.300/86, art.13 e Lei 8.666/93, art. 14.

24 O ISBN é reconhecido internacionalmente como o sistema de identificação para a indústria de edição e comércio de livros. O ISBN consiste em 13 dígitos, d o que não substitui as atribuições anteriores em 10 dígitos. O ISSN é o identificador aceito internacionalmente para individualizar o título t tulo de uma publicação seriada, tornando-o único e definitivo.

25 A biblioteca deve ter em mente os tipos de documentos que irão formar o seu acervo. Alertamos que se coloque na planilha de solicitação, o ISBN correspondente ao suporte que se deseja da publicação.

26 O sucesso de uma aquisição está intrinsecamente ligado com a correta descrição de seu objeto (livro ou periódico). Sucesso como sinônimo de eficiência no uso dos recursos, eficácia cia de resultados e efetividade nas ações.

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