MANUAL DE DISCREPÂNCIAS SISTEMA SOI - C3

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1 Liaison GTO/LS Ago/ (19) MANUAL DE DISCREPÂNCIAS SISTEMA SOI - C3

2 Liaison GTO/LS Ago/ (19) ÍNDICE 1.INCLUSÃO DE DISCREPÂNCIA ALTERAÇÃO DOS DADOS DA DISCREPÂNCIA CONSULTA ÀS DISCREPÂNCIAS CASOS ESPECIAIS DE INCLUSÃO DE DISCREPÂNCIA PEÇA RECEBIDA SEM NOTA FISCAL PEÇA TROCADA (FATURADA PEÇA A CHEGOU PEÇA B PEÇA COM PROBLEMA DE PREÇO CÓDIGO RAZÃO OU MOTIVO DA DISCREPÂNCIA DESCRIÇÃO DOS CÓDIGOS RAZÃO UTILIZAÇÃO DOS CÓDIGOS RAZÃO CÓDIGO DE SOLUÇÃO CÓDIGO DE AUTORIZAÇÃO CÓDIGO DE TRANSPORTE PRAZO PARA INCLUSÃO DA DISCREPÂNCIA PRAZO DE ANÁLISE DA DISCREPÂNCIA INFORMAÇÕES IMPORTANTES CONTATOS DADOS DO NOVO C3...19

3 Liaison GTO/LS Ago/ (19) Este manual visa fornecer subsídios para emissão de Discrepâncias, de acordo com as instruções descritas abaixo. Todo distribuidor, após receber as mercadorias adquiridas da VOLVO LOGISTICS SERVICES C3, deve efetuar a conferência física dos itens faturados na nota fiscal. Caso sejam detectadas divergências relacionadas ao transporte, deve-se seguir as instruções do Manual de Sinistro de Transporte. 1. INCLUSÃO Selecionar Informar um dos 3 campos Número do pedido diferença Letras maiúsculas de minúsculas até 7 dígitos

4 Liaison GTO/LS Ago/ (19) 1º Selecionar a peça 2º clica em acrescentar na discrepância Dar um nome para esta discrepância Selecionar código razão (Motivo e solicitação) Quantidade reclamada Por último: acrescente na Discrepância passar o mouse sobre os números para visualizar o significado de cada código razão

5 Liaison GTO/LS Ago/ (19) Campo comentários é obrigatório. Até 60 dígitos. Se maior que isso, enviar por para adm.rrpc3@volvo.com, mencionando o número da Discrepância Após inserir comentário, enviar discrepância 2. ALTERAÇÃO DOS DADOS DA DISCREPÂNCIA Não se pode alterar uma discrepância após inserção. Contactar o orderdesk para alteração manual no sistema interno da Volvo. 3. CONSULTA ÀS DISCREPÂNCIAS Selecionar

6 Liaison GTO/LS Ago/ (19) Código da RRP no SOI apenas. Data do crédito ou da recusa Selecionar para maiores detalhes Situação 0: discrepância gravada pelo distribuidor, ainda não respondida pela fábrica. Situação 6: DR respondida pela fábrica, Situação 9: problemas na DR, informe Order Desk As últimas 3 colunas sempre ficarão zeradas.

7 Liaison GTO/LS Ago/ (19) Número da RRP/Discrepâncias no C3, que deve ser informada ao adm.rrpc3@volvo.com em caso de consultas Número da DR no SOI Exemplo da comunicação por Sempre que uma atualização na Discrepância é colocada no sistema, o responsável pela gravação do pedido receberá um automático

8 Liaison GTO/LS Ago/ (19) 4. CASOS ESPECIAIS DE INCLUSÃO DE DISCREPÂNCIA 4.1 Peça recebida sem NF ( add empty line ) 1º CLICAR EM ADD EMPTY LINE Informar número da peça recebida sem NF. Se chegou sem identificação, escrever PN 100 (Unknown) Informar um número de NA de qualquer outro pedido existente para esta casa Peça recebida sem NF ( add empty line ) Obrigatório comentário Depois de colocar o comentário, clicar em enviar a discrepância

9 Liaison GTO/LS Ago/ (19) Peça recebida sem NF ( add empty line ) Para este código-razão o SOI não mostrará o preço da peça Mandatório preencher campo comentários 4.2 Peça trocada ( faturou peça A, mas chegou peça B ) Localize a peça A e acrescente à discrepância atual, automaticamente irá abrir uma linha para a peça B

10 Liaison GTO/LS Ago/ (19) Peça trocada ( faturou peça A, mas chegou peça B ) Acrescente a peça B Peça trocada ( faturou peça A, mas chegou peça B ) DR da peça A será automaticamente recusada, tudo será respondido na peça B

11 Liaison GTO/LS Ago/ (19) Peça trocada ( status da peça B ) 4.3 Peça com problemas de preço DR da peça B será resposta das duas linhas (A e B) 4.3 Peça com problemas de preço Utilizar código motivo 72 e escrever preço no campo comentários

12 Liaison GTO/LS Ago/ (19) 5. CÓDIGO RAZÃO OU MOTIVO DA RECLAMAÇÃO Os códigos razão são compostos de dois dígitos, os quais devem ser obrigatoriamente preenchidos, com códigos corretos, caso contrário a reclamação não será aceita. 5.1 DESCRIÇÃO DOS CÓDIGOS RAZÃO Códigos CICS x SOI 5.2 UTILIZAÇÂO DOS CÓDIGOS RAZÂO Peça recebida a menor ou não recebida, utilizar código : Utilizar quando o número de peças recebidas é menor do que o número de peças faturadas. Neste caso a peça faltante será enviada por simples remessa após a aprovação da Discrepância. Atenção: Para casos de extravio de volumes por parte da transportadora, solicita-se que sigam as instruções detalhadas no Manual de Sinistros. Peça recebida a maior, utilizar código 11 ou : Utilizar quando o numero de peças recebidas é maior do que o número de peças faturadas e o concessionário / distribuidor deseja manter as peças em estoque. Neste caso será enviada a nota fiscal referente à diferença das peças recebidas para regularização de estoque.

13 Liaison GTO/LS Ago/ (19) 12 : Utilizar quando o número de peças recebidas é maior do que o número de peças faturadas e o concessionário / distribuidor deseja somente devolver a peça a Volvo Parts. Neste caso será autorizado o envio da peça por simples remessa. Peça recebida sem nota fiscal, utilizar código 11 ou : Utilizar quando foi recebido pelo concessionário / distribuidor um volume sem nota fiscal ou nota fiscal extraviada e o concessionário / distribuidor deseja manter as peças em estoque. Neste caso será enviada pela Volvo Parts uma nota fiscal para regularização do estoque. 12 : Utilizar quando foi recebido pelo concessionário / distribuidor um volume sem nota fiscal ou nota fiscal extraviada e o concessionário / distribuidor deseja somente devolver o volume a Volvo Parts. Observação: Neste caso informar somente o número da peça (part number), quantidade reclamada, código razão e classe do pedido. Peça trocada, utilizar código 20, indicando na 2ª. peça 21 ou : Utilizar quando a peça entregue não é a mesma que consta na nota fiscal, porém o concessionário / distribuidor deseja manter a peça recebida em estoque. Neste caso será enviada a nota fiscal para regularização do estoque e a peça correta por simples remessa. 22 : Utilizar quando a peça entregue não é a mesma que consta na nota fiscal e o concessionário / distribuidor deseja somente devolver a peça a Volvo Parts. Atenção: Se a peça recebida trocada não possuir número de identificação marcado, enviar fotos. O processo de envio (retorno) deverá ser feito em até cinco dias úteis a contar da data de resposta da reclamação, podendo a Volvo, após análise ou descumprimento do prazo de retorno, recusar a reclamação e retornar a peça para o concessionário / distribuidor. Peça com problema de preço, utilizar código : Utilizar quando o preço na nota fiscal é diferente do preço do sistema e o concessionário / distribuidor deseja que a nota fiscal seja regularizada. A autorização prévia deve ser acordada com o representante comercial antes de ser incluída a reclamação. Atenção: Deve constar no campo Observação que a Discrepância foi acordada com o representante comercial, caso contrário, a Volvo Parts recusará a reclamação de regularização.

14 Liaison GTO/LS Ago/ (19) Peça recebida com defeito, utilizar código : Utilizar este código quando a peça apresenta um defeito de qualidade referente à aplicação e o concessionário / distribuidor deseja somente devolver a peça a Volvo Parts, não sendo efetuada a substituição. Atenção: No caso de defeito o concessionário / distribuidor deve informar o tipo de defeito constatado. A peça deverá retornar a Volvo para analise. O processo de envio (retorno) deverá ser feito em até cinco dias úteis a contar da data de resposta da reclamação, podendo a Volvo, após análise ou descumprimento do prazo de retorno, recusar a reclamação e retornar a peça para o concessionário / distribuidor. Defeitos detectados em bancada de teste ou após aplicação proceder reclamação via garantia mediante RG (Registro de Garantia). Peça danificada devido ao acondicionamento, utilizar código : Utilizar quando detectado que a peça recebida foi danificada devido ao acondicionamento e o concessionário / distribuidor deseja receber uma nova peça para substituição. Procedimento: É indispensável o envio de fotos para Adm.rrpc3@volvo.com, quando autorizada devolução, a peça deverá retornar a Volvo para análise. O processo de envio (retorno) deverá ser feito em até cinco dias úteis a contar da data de resposta da reclamação, podendo a Volvo, após análise ou descumprimento do prazo de retorno ou não envio das fotos, recusar a reclamação. Atenção: Para casos relacionados a avarias em volume, relacionados a transporte, vide Manual de Sinistros. Observação: Todas as cabines, pára-brisas, painéis, portas, capôs, pára- choques e peças de grande volume são verificados na expedição do C3 e não serão aceitas reclamações posteriores ao recebimento pelo concessionário / distribuidor. No campo observações deve descrever o problema identificado. Devolução de compra - Buy Back Utiliza o código : Utilizar este código quando as peças devem ser retiradas do estoque do concessionário / distribuidor devido a processo de recompra. Atenção: No campo Observação o concessionário / distribuidor deve informar qual o número da primeira nota fiscal para recompra e da ultima.

15 Liaison GTO/LS Ago/ (19) Erro de compra ou cancelamento do pedido, utilizar código : Utilizar este código quando a peça recebida foi comprada por engano ou divergências de informações do sistema. Descrever no campo observações o motivo da solicitação da reclamação. Peça incompleta, utilizar código : Utilizar quando uma peça ou kit foi entregue com partes faltantes e o concessionário / distribuidor deseja receber uma nova peça completa ou componente faltante mediante analise da Volvo Parts. Atenção: No campo observações informar qual o componente faltante e se aplicável, informar seu código. Quando a peça possuir etiqueta de OM (Ordem de Montagem), esta deverá ser informada para identificação do lote. Peça com defeito, utilizar código : Utilizar quando uma peça foi entregue com defeito e o concessionário / distribuidor deseja devolver a peça mediante analise da Volvo Parts. Atenção: Importante que se encaminhe fotos indicando o problema em questão: adm.rrpc3@volvo.com 6. CÓDIGO DE SOLUÇÃO O campo código de solução é preenchido pela Volvo, e informa ao concessionário / distribuidor a disposição dada à reclamação após análise da Discrepância pelo setor de Qualidade Entrega a ordem (envio em simples remessa) 22 - Cortesia 23 - Venda 24 - Cortesia (Componente) 25 - Advance de Garantia (devolução em garantia) 26 - Recusado 30 - Recolhimento 32 - Regularização de preço 99 - Outros 7. CÓDIGO DE AUTORIZAÇÃO O campo código de autorização é preenchido pela Volvo Parts e informa ao concessionário / distribuidor a disposição que será dada à peça reclamada.

16 Liaison GTO/LS Ago/ (19) 11 - Devolução de Compra 12 - Devolução em Simples Remessa 13 - Retorno para análise conforme Discrepância -C Retorno de Advance de Garantia 15 - Devolução de Compra (somente Nota Fiscal) 8. CÓDIGO DE TRANSPORTE Informa ao concessionário / distribuidor sobre o pagamento do transporte nos casos de retorno da peça a Volvo Logistics Services C3. Pago (P) - pago pelo cliente/concessionário / distribuidor. A Pagar (A) - a pagar pela Volvo Logistics Services C3. 9. PRAZO PARA INCLUSÃO DA DISCREPÂNCIA O prazo para solicitação de garantia, RRPR, deve obedecer aos seguintes prazos estabelecidos: Pedidos Classe Zero, código razão 0, 1, 2 e 8 : sete dias da data do faturamento. Pedidos demais classes: trinta dias da data do faturamento. Peças com defeito e incompleta não possuem prazo para reclamação desde que não se enquadrem em: cabines, pára-brisas, painéis, portas, capôs, pára- choques e peças de grande volume, pois estas devem ser verificadas no ato do recebimento. Atenção: O processo de envio (retorno) deverá ser feito em até cinco dias úteis a contar da data de resposta da reclamação, podendo a Volvo, após análise ou descumprimento do prazo de retorno, recusar a reclamação e retornar a peça para o concessionário / distribuidor 10. PRAZO DE ANÁLISE DA DISCREPÂNCIA: O prazo para análise da Discrepância, deve obedecer aos seguintes prazos estabelecidos: Classe 0 e 1: resposta D+1 Outras classes: resposta D+2 Atenção: Quando solicitado pela Volvo o retorno da peça, a Discrepância de origem será considerada finalizada somente após a analise da peça pela Volvo dentro do prazo estabelecido para retorno no item (9).

17 Liaison GTO/LS Ago/ (19) 11. INFORMAÇÕES IMPORTANTES Nas devoluções de compra de peças, é imprescindível anexar cópia das notas fiscais de venda e a Discrepância. Os valores constantes nas notas fiscais de devolução devem ser exatamente os mesmos da nota fiscal de venda da VOLVO PARTS C3 (valor unitário, alíquota do IPI, a alíquota do ICMS e o valor de ICMS). No campo informações complementares é obrigatório informar o número da nota fiscal VOLVO PARTS C3 a que se refere à devolução, bem como o número da Discrepância. Caso o processo não seja seguido o recebimento pela Volvo Parts será recusado e a peça devolvida. Nos processos de substituição em garantia enviar em anexo a cópia da Discrepância. As devoluções de peças quanto à embalagem devem seguir os mesmos padrões de acondicionamento constantes no Manual de Recompra / Buy back. Lembramos que é muito importante que as reclamações sejam feitas com base na nota fiscal recebida para que a avaliação interna seja realizada em relação a documentação interna correspondente da Volvo Parts. Crédito para as RRP s é feito em até 7 dias depois do recebimento da peça no C3. Necessário considerar o tempo de trânsito da casa ao C3. Consultas com o adm.p2p.c3@volvo.com Erro de catálogos (não dá certo a aplicação), entrar em contato com o Help Desk. Observação: Para Truck/Bus, quando a RRPR/Discrepância for referente à Veículo Viking ou Simples Remessa a classe do pedido mencionada na inclusão da reclamação deve ser classe 4.

18 Liaison GTO/LS Ago/ (19) Somente é informada quando é autorizado um retorno de peça. A data é data da aprovação da Discrepância + 30 dias Data da Fatura original Data da resposta Tipo de frete: Pago pela Volvo ou a Pagar Data de permissão de devolução: Vai apenas aparecer para cód. autorização 9911/9915/20/2311.

19 Liaison GTO/LS Ago/ (19) 12. CONTATOS Em caso de dúvida quanto à reclamação entrar em contato com: VOLVO Logistics Services C3 Distribution Center Quality Telephone : Telephone : Operation Support RRP VOLVO Construction Equipment Orderdesk ...: ...: (apenas para dúvidas técnicas peças Volvo) VCE SDLG Orderdesk SDLG ...: ...: (apenas para dúvidas técnicas peças SDLG) VCE 13. DADOS DO NOVO C3 VOLVO DO BRASIL VEÍCULOS LTDA ROD BR 277, Nº 8307 BORDA DO CAMPO SÃO JOSÉ DOS PINHAIS PR CEP : CNPJ : / INSCRIÇÃO ESTADUAL : INSCRIÇÃO MUNICIPAL (SJP PR) : 63110