A gestão do conhecimento aplicada ao mapeamento de indicadores na ITFETEP

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1 A gestão do conhecimento aplicada ao mapeamento de indicadores na ITFETEP Autora: Ana Cláudia Rimizowski 1 Co-autores: Andréa Tamanine 2, Osvalmir Tschoeke 3, Patrícia Chagas Vaz 4, Rosa Del Olmo 5 Objetivos: Utilizar a sistematização da troca de experiências como uma ferramenta de gestão do conhecimento para planos de ação conjuntos que aumentem o desempenho das empresas incubadas e graduadas na Incubadora Tecnológica de São Bento do Sul ITFETEP. Forma de abordagem/metodologia: Para promover integração entre as empresas é necessário ir além do compartilhamento de ambientes. Diante disso, desenvolveu-se na ITFETEP uma sistemática de trabalho para coleta e análise de dados visando aplicar uma ferramenta de gestão que permitisse a gestão do conhecimento gerado pela prática das empresas incubadas. A ferramenta foi discutida com o Conselho da ITFETEP- instituições parceiras com expertises nas áreas de gestão e de tecnologia. A Incubadora, por sua vez, desenvolveu e atrelou duas atividades: mapeamento e monitoramento para que, a cada diagnóstico realizado, as empresas se reunissem e debatessem sobre problemas e possíveis soluções em comum. Esse levantamento de informações baseou-se em setenta e oito itens, divididos em cinco eixos: empreendedor, gestão, comercial, tecnológico e financeiro. Estes eixos são parte da metodologia CERNE Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos. Para a aplicação do instrumento, cada empresa incubada e graduada é abordada individualmente por uma economista que participa da gestão da Incubadora para identificação do status de cada indicador de desempenho. As avaliações realizadas são repassadas para o sistema informatizado adquirido para gestão da Incubadora o Macropus. Após a inclusão das informações, o sistema gera um gráfico radar e um relatório, sistematizando a apresentação dos dados para posterior análise. Após apresentação da análise a cada empresa respondente, esta é orientada a preencher o modelo de planejamento para cada eixo. Nele são estipuladas metas a curto, médio e longo prazo. Em seguida, os dois documentos indicadores e planos são avaliados pela gerência da Incubadora e economista aplicadora, empresa por empresa. Levando em conta a gestão do conhecimento almejada, são alinhadas dificuldades semelhantes entre as empresas para atenção estratégica. Agenda-se um encontro para elaboração de plano de ação conjunto para o tratamento das questões críticas do grupo. Para casos individuais são elaborados planos de ação de acordo com a necessidade da empresa. As ações de melhoria são acompanhadas durante seis meses, após esse período os indicadores são investigados novamente, o sistema gera novos mapeamentos e é possível verificar se houve evolução, iniciando-se novamente o ciclo. Resultados alcançados: Os indicadores de desempenho possibilitaram verificar de forma objetiva qual a fotografia atual da gestão das empresas e saber qual problema deverá ser priorizado. A partir desse banco de dados, os ativos de conhecimento foram identificados e, 1 Cursando pós graduação em Inovação Tecnológica / UNISOCIESC. Administradora / UNIVILLE. R. Augusto Wunderwald, 2980 Centenário São Bento do Sul/SC - (47) Doutora em Letras/UFPR, Especialista em Gestão da Inovação/MBA Internacional, Agente de Inovação. Rua Marta Bayerl, São Bento do Sul/SC. (47) Especialista Gestão de Habitats / FIA; Administrador / UNIVILLE. R. Olímpio Vidal Teixeira, 1080 Progresso São Bento do Sul/SC. (47) Cursando Ciências Contábeis / UNIVILLE. R. 12 de Outubro, 1345 Centenário São Bento do Sul/SC - (47) Especialista de Ensino Superior / Instituto Brasileiro de Pós-Graduação e Extensão. Bacharel em Ciências Econômicas/ FESP. José Guesser, 71 São Bento do Sul/SC. (47)

2 além das empresas se conhecerem, conheceram as outras e ampliaram sua capacidade de criar, gerenciar e distribuir conhecimento, aumentando sua eficiência no atingimento de metas e fortalecendo seus diferenciais. Destaca-se o cumprimento do papel da Incubadora, proporcionando a melhoria dos produtos, serviços e/ou processos das empresas. Originalidade do trabalho: Inovação organizacional pela inclusão de ferramentas da gestão do conhecimento para socialização de problemas e soluções via trabalho em grupo, resultados não discutidos externamente a título de case ou boas práticas. Palavras chaves: Gestão do conhecimento; indicadores, monitoramento. 1 Cursando pós graduação em Inovação Tecnológica / UNISOCIESC. Administradora / UNIVILLE. R. Augusto Wunderwald, 2980 Centenário São Bento do Sul/SC - (47) Doutora em Letras/UFPR, Especialista em Gestão da Inovação/MBA Internacional, Agente de Inovação. Rua Marta Bayerl, São Bento do Sul/SC. (47) Especialista Gestão de Habitats / FIA; Administrador / UNIVILLE. R. Olímpio Vidal Teixeira, 1080 Progresso São Bento do Sul/SC. (47) Cursando Ciências Contábeis / UNIVILLE. R. 12 de Outubro, 1345 Centenário São Bento do Sul/SC - (47) Especialista de Ensino Superior / Instituto Brasileiro de Pós-Graduação e Extensão. Bacharel em Ciências Econômicas/ FESP. José Guesser, 71 São Bento do Sul/SC. (47)

3 Knowledge management applied to the mapping of indicators on ITFETEP Objectives: Use the systematic exchange of experiences as a knowledge management tool for joint plans of action to enhance the performance of incubated companies and graduated on technology incubator of São Bento do Sul ITFETEP. Form of approach/methodology: to promote integration between the companies is necessary to go beyond sharing environments. Given this, developed in ITFETEP working for systematic data collection and analysis in order to apply a management tool that allows the management of knowledge generated by the practice of the incubated companies. The tool was discussed with the Council of ITFETEP-partner institutions with expertise in the areas of management and technology. The incubator, in turn, developed and pegged two activities: mapping and monitoring for each diagnosis, companies get together and debate on problems and possible solutions in common. This survey was based on information seventy-eight items, divided into five areas: entrepreneur, management, commercial, technological and financial. These axes are part of the CORE methodology reference Center to support new ventures. For the application of the instrument, each company incubated and graduated was approached individually by an economist who participates in the management of the Incubator, an official of the Municipal Government, a partner of ITFETEP, to identify the status of each performance indicator. The assessments are passed on to the computerized system for managing the Incubator the Macropus. After the inclusion of the information, the system generates a radar chart and a report, organizing the presentation of data for further analysis. After presentation of the analysis to each respondent company, this is driven to fill the planning model for each axis. On it are set out goals in the short, medium and long term. Then the two documents indicators and plans are evaluated by management of the incubator and applicator Economist, company by company. Taking into account the desired knowledge management, are aligned with similar difficulties among companies for strategic attention. Schedule a meeting for the elaboration of joint action plan for the treatment of the critical issues of the group. For individual cases are elaborated action plans according to the needs of the company. The improvement actions are tracked for six months, after this period the indicators are investigated again, the system generates new mappings and it is possible to verify whether there has been evolution, beginning the cycle again. Results achieved: the performance indicators enabled verify objectively what the current photography business management and know which problem should be prioritized. From that database, the knowledge assets have been identified and, in addition to our corporate meeting, met the others and expanded its ability to create, manage and distribute knowledge, increasing their efficiency in the achievement of goals and strengthening their differentials. The fulfilment of the role of the incubator, providing improvement of products, services and/or business processes. Originality of work: organizational innovation by the inclusion of knowledge management tools for socialization of problems and solutions via teamwork, results have not discussed externally by way of case or good practices. Key words: knowledge management; indicators, monitoring. 1 Studying post graduation in technological innovation/unisociesc. Administrator/UNIVILLE. R. Augusto Wunderwald, 2980 Centenary São Bento do Sul/SC-(47) Phd Linguistics Program/UFPR; Expert in innovation management/international MBA; Agent of Innovation. Marta Bayerl Street, São Bento do Sul/SC (47) Specialist Habitat management/fia; Administrator/UNIVILLE. R. Olímpio Vidal Teixeira, 1080 Progresso São Bento do Sul/SC (47) Studying Accounting/UNIVILLE. R. October 12, 1345 Centenary São Bento do Sul/SC(47) Specialist/Brazilian Institute of post graduate studies and extension/ Brazilian Institute of post graduate studies and extension. Bachelor of Economics/EPHF. José Guesser Street, 71 São Bento do Sul/SC (47)

4 1. Introdução As incubadoras de empresas vêm tomando uma grande proporção no mundo, já existem há muito tempo, porém com as novas metodologias que estão se criando para melhor defini-las e gerenciá-las torna-se visível a diferença entre incubadoras e outras iniciativas que apoiam a abertura de novos negócios. De acordo com Bizzotto (2008) uma das características que diferencia uma incubadora de empresas das outras iniciativas é o acompanhamento sistemático e formal do desempenho das empresas. Não são todas as Incubadoras que fazem esse monitoramento, assim foi criado um modelo de referência para apoiar novos empreendimentos CERNE. Este modelo visa promover melhoria significativa nos resultados de incubadoras de diferentes áreas. Segundo o modelo CERNE, no primeiro nível todos os sistemas estão diretamente relacionados ao desenvolvimento dos empreendimentos. Ao atingir este nível, a incubadora demonstra que tem capacidade para prospectar e selecionar boas ideias e transformá-las em negócios inovadores, sistemática e repetidamente. (ANPROTEC; SEBRAE, 2009, p. 9). A Incubadora Tecnológica de São Bento do Sul ITFETEP, com o intuito de certificar-se no CERNE e melhor atender as necessidades dos empreendimentos, desenvolveu uma metodologia de acompanhamento das empresas incubadas que aborda os cinco eixos apresentados no CERNE empreendedor, tecnologia, capital, mercado e gestão. Com esse trabalho sendo desenvolvido é possível identificar rapidamente problemas e oportunidades nas empresas e trabalhar no planejamento para solução ou aproveitamento. Além da Incubadora poder acompanhar e auxiliar nesse desenvolvimento, os próprios empreendedores trocam informações entre si. Assim, a cada diagnóstico realizado, as empresas podem se reunir e debater sobre soluções em comum, se conhecerem, conhecerem as outras e ampliarem sua capacidade de criar, gerenciar e distribuir conhecimento, aumentando sua eficiência no atingimento de metas e fortalecendo seus diferenciais. Com o conjunto de informações geradas e do conhecimento agregado pelas reuniões, foi maior a preocupação com a sistematização e implantação de ferramentas da Gestão do Conhecimento na Incubadora, (STRAUHS, 2012), pois só a partir dos dados e informações coletadas e organizadas os ativos de conhecimento são identificados. Gestão do Conhecimento é aqui entendido como modelo de gestão que oportuniza as organizações proporcionar condições para criar, adquirir, organizar e processar informações estratégicas e, assim gerar benefícios (inclusive financeiros), aumentando a competitividade. (STRAUHS, p. 55, 2012). Portanto, é um exercício de reflexão que usa o conhecimento como informação que muda algo ou alguém, provocando uma ação que torna um indivíduo ou uma instituição mais eficiente. (LUCHESI, 2012) 2. Metodologia de monitoramento A sistemática de trabalho desenvolvida na ITFETEP conta com o apoio de uma economista que atualmente é Presidente do Conselho Deliberativo da Incubadora. A metodologia consiste em aplicar individualmente com cada empresa incubada e graduada um diagnóstico contendo mais de setenta itens divididos nos cinco eixos CERNE. Após a aplicação do questionário a Sra. Rosa atribui notas a cada quesito, de acordo com as respostas do empreendedor, essa pontuação e comentários feitos pelas empresas são transferidos para o sistema de gestão da Incubadora Macropus. Segundo Bizzotto (p. 50, 2008) em termos de

5 quantificação dos indicadores, é importante que a equipe de gestão da incubadora estabeleça um padrão de quantificação que será utilizado na avaliação dos diferentes indicadores. Após a alimentação das notas no sistema, este gera automaticamente um gráfico radar, como pode ser visto na figura 01, que permite a visualização macro da situação atual da empresa em cada eixo. Figura 01 Gráfico radar monitoramento de empresas Fonte: ITFETEP (2014) Além do gráfico, é criado um relatório no próprio sistema com a descrição da situação em cada quesito questionado à empresa. Em sintonia com os indicadores de desempenho estão os planejamentos. Uma vez por ano cada empresa realiza o planejamento em cada eixo do CERNE. Após a criação dos relatórios e planos os mesmos são apresentados individualmente a cada empresa. Em seguida é agendada uma reunião com todas as empresas incubadas para verificar as dificuldades semelhantes e a partir daí são trocadas informações de como resolver seus problemas ou identificar novas oportunidades. Após a elaboração do plano de ação a Incubadora faz o acompanhamento durante os seis meses seguintes e, no término deste prazo, os indicadores são avaliados novamente para verificar se a empresa evoluiu ou não e novas metas são traçadas se necessário. A coleta desse conhecimento facilita o acesso a dados e à construção de novas informações, possibilitando as melhorias.

6 Esse procedimento de monitoramento e acompanhamento das empresas possibilitou o compartilhamento de informações e conhecimento entre as empresas e a identificação clara das dificuldades e das novas oportunidades de negócios. 3. Conclusão Com a aplicação de indicadores de desempenho nas empresas incubadas na ITFETEP foi possível melhorar seu processo de gestão, analisar o lado pessoal de cada empreendedor e compartilhar o conhecimento entre os empreendedores, proporcionando condições de criar, adquirir, organizar e processar informações estratégicas, gerando assim benefícios para as empresas. O planejamento e o monitoramento foram atrelados e, a partir das informações coletadas, foi possível desenvolver planos de ação conjuntos para resolver dificuldades em comum entre as empresas, além de elaborar um cronograma de capacitações necessárias para o aperfeiçoamento dos empresários. Houve também a troca de experiências e a somatória de conhecimento dos empreendedores, gerando dados e informações que, por estarem devidamente organizados, poderão gerar conhecimento. Destaca-se nesse processo o cumprimento do papel da Incubadora, pois proporcionou a melhoria dos produtos, serviços e/ou processos das empresas. 4. Referências bibliográficas ANPROTEC; Associação Nacional de Entidades Promotoras de Empreendimentos Inovadores. Cerne: Centro de referência para apoio a novos empreendimentos. 2. ed. Brasília, DF, ; SEBRAE.Termo de referência: Centro de Referência para Apoioa Novos Empreendimentos - CERNE. Brasília, BIZZOTTO, Carlos Eduardo Negrão. Incubação de empresas: aspectos chave. Blumenau: Diretiva, LUCHESI, Eunice Soares Franco. Gestão do conhecimento nas organizações Disponível em:< Acesso em: 05 de ago STRAUHS, Faimara do Rocio et al. Gestão do conhecimento nas organizações. Curitiba: Aymará Educação, 2012.

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