ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

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1 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

2 MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO PRÓ-REITORIA DE ENSINO DEPARTAMENTO DE EDUCAÇAO À DISTÂNCIA ESCOLA TÉCNICA ABERTA DO PIAUÍ - ETAPI CAMPUS TERESINA CENTRAL ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS DISCIPLINA: Administração de Materiais

3 PRESIDENTE DA REPÚBLICA Luiz Inácio Lula da Silva MINISTRO DA EDUCAÇÃO Fernando Haddad GOVERNADOR DO ESTADO Wellington Dias REITOR DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA Francisco da Chagas Santana SECRETÁRIO DE EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA DO MEC Carlos Eduardo Bielschowsky COORDENADORIA GERAL DA UNIVERSIDADE ABERTA DO BRASIL Celso Costa SECRETÁRIO DE EDUCAÇÃO DO ESTADO DO PIAUÍ Antonio José Medeiros COORDENADOR GERAL DO CENTRO DE EDUCAÇÃO ABERTA A DISTÂNCIA DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA Elanne Cristina Oliveira dos Santos SUPERITENDÊNTE DE EDUCAÇÃO SUPERIOR NO ESTADO Eliane Mendonça ORGANIZAÇÃO DO MATERIAL DIDÁTICO Claudete de Jesus Ferreira da Silva João Alves Almeida

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5 Boas Vindas! Caro (a) Cursista, Seja muito bem vindo à disciplina ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS! Este é o seu livro-texto que trás até você um conteúdo claro e objetivo dos principais pontos relacionados a atividade de gestão e administração dos recursos materiais que toda e qualquer empresa necessita. Este texto foi preparado e elaborado para atender ao ensino e aprendizado dos estudantes que participam do programa Escola Técnica Aberta do Brasil (e-tec Brasil), vinculado à Escola Técnica Aberta do Piauí (ETAPI) do Instituto Federal de Educação, Ciências e Tecnologia do Piauí (IFPI), em parceria com as Prefeituras Municipais dos respectivos pólos: Alegrete do Piauí, Batalha, Monsenhor Gil e Valença do Piauí.

6 AUTOR Professor João Alves Almeida, é graduado em Administração de Empresas e pós graduado em marketing. Possui larga experiência profissional em empresas públicas e privadas nos mais diferentes segmentos, tendo trabalhado em empresas comerciais e industriais de diferentes ramos de atividade, exercendo cargos de gerência e diretoria. Atualmente é professor de cursos de graduação e pós-graduação e consultor de empresas.

7 Conteúdo AULA I INTRODUÇÃO À ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 1. INTRODUÇÃO 2. AMPLITUDE DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 3. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 4. EVOLUÇÃO E MUDANÇAS SIGNIFICATIVAS NA ÁREA DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 5. PRINCIPAIS DESAFIOS DO ADMINISTRADOR DE MATERIAIS NA EMPRESA ATUAL 6. CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS 7. ESPECIFICAÇÃO DE MATERIAIS 8. PADRONIZAÇÃO 9. CODIFICAÇÃO DE MATERIAIS AULA II NOÇÕES BÁSICAS DE COMPRAS 1. NOÇÕES FUNDAMENTAIS DE COMPRA 2. PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DO SETOR DE COMPRAS 3. ETAPAS DO PROCESSO 4. MODALIDADES DE COMPRAS 5. CADASTRO DE FORNECEDORES 6. CONCORRÊNCIA 7. CONTRATAÇÃO 8. DILIGENCIAMENTO (FOLLOW-UP) 9. RECEBIMENTO 10. REGULARIZAÇÃO AULA III ALMOXARIFADO 1. ALMOXARIFADO 2. ARMAZENAGEM 3. UTILIZAÇÃO DE PALLETS 4. ESTRUTURAS MÉTÁLICAS PARA ARMAZENAGEM 5. ESCOLHA E MONTAGEM DO PEDIDO 6. FUNÇÕES DA ARMAZENAGEM APÓS A SEPARAÇÃO DE PEDIDOS AULA IV DISTRIBUIÇÃO FÍSICA E LOGÍSTICA 1. INTRODUÇÃO À DISTRIBUIÇÃO FÍSICA 2. SISTEMA DE DISTRIBUIÇÃO FÍSICA 3. INTERFACES DA DISTRIBUIÇÃO COM OUTRAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS 4. TRANSPORTES 5. CUSTOS DE DISTRIBUIÇÃO REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

8 Índice Geral 1. INTRODUÇÃO 7 1. NOÇÕES FUNDAMENTAIS DE COMPRA 7 INTRODUÇÃO À ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS INTRODUÇÃO AMPLITUDE DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS CONCEITOS PRÁTICOS DE ADMINISTRAÇÃO Os dez mandamentos da boa administração As empresas e seus recursos As empresas e a administração de materiais O administrador de materiais Procedimentos fundamentais de administração de materiais AMPLITUDE DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Cadastramento Gestão Compras Recebimento Almoxarifado Inventário físico ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 19 ORGANOGRAMA GERENCIAL TRADICIONAL 19 SISTEMA MODERNO DE GERENCIAMENTO EVOLUÇÃO E MUDANÇAS SIGNIFICATIVAS NA ÁREA DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS A logística e a administração de materiais 20 ORGANOGRAMA LÓGISTICO PARA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Técnicas de administração japonesas Informática Principais desafios do administrador de materiais na empresa atual CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS Conceito Tipos de classificação Classificação quanto ao tipo de demanda Materiais de estoque Materiais não de estoque Classificação em materiais críticos Classificação quanto a perecibilidade Classificação quanto à periculosidade Classificação quanto à possibilidade de fazer ou comprar Classificação quanto ao tipo de estocagem Classificação quanto à dificuldade de aquisição Classificação quanto ao mercado fornecedor ESPECIFICAÇÃO DE MATERIAIS DEFINIÇÃO OBJETIVO CRITÉRIOS SOBRE A DESCRIÇÃO 28

9 1.7.4 ESTRUTURA E FORMAÇÃO DA ESPECIFICAÇÃO TIPOS PADRONIZADOS DE ESPECIFICAÇÃO NORMALIZAÇÃO Vantagens da normalização Definição PADRONIZAÇÃO Definição Objetivos da padronização Vantagens da padronização CODIFICAÇÃO DE MATERIAIS Conceito Objetivo Características da codificação Principais sistemas de codificação Sistema de Codificação Alfabético Sistema de codificação numérico Sistema de codificação alfanumérico Sistema de Codificação Decimal Simplificado Código de barras 36 NOÇÕES BÁSICAS DE COMPRAS NOÇÕES FUNDAMENTAIS DE COMPRA Organização do Setor de compras Principais atribuições do setor de compras Cadastro de Fornecedores Processamento Compras Locais Compras por Importação Diligenciamento (follow-up) Etapas do processo Modalidades de Compra Compra Normal Compra em emergência CADASTRO DE FORNECEDORES Critérios de cadastramento Procedimentos para cadastro Aprovação de cadastro Seleção de fornecedores Avaliação de fornecedores CONCORRÊNCIA Modalidades de coleta de preços Dispensa de concorrência Condições gerais da concorrência Etapas da concorrência CONTRATAÇÃO DILIGENCIAMENTO (FOLLOW-UP) Procedimentos para diligenciamento Modalidades de diligenciamento Atuação preventiva Atuação curativa 52

10 2.8.3Procedimentos especiais RECEBIMENTO ENTRADA DE MATERIAIS CONFERÊNCIA QUANTITATIVA CONFERÊNCIA QUALITATIVA Modalidades de inspeção de materiais Roteiro seqüencial de inspeção REGULARIZAÇÃO Documentos envolvidos na regularização Processamento Devolução ao fornecedor Motivos de reclamação e/ou devolução ao fornecedor ALMOXARIFADO Conceito Objetivos Atividades do almoxarifado Eficiência do almoxarifado Organização do almoxarifado ARMAZENAGEM Objetivos Arranjo Físico (layout) Critérios de Armazenagem Utilização cúbica e acessibilidade UTILIZAÇÃO DE PALLETS Vantagens Dificuldades Classificação Tipos Seleção Materiais para fabricação Estruturas metálicas para armazenagem Outros tipos de estrutura porta-pallet Drive-in Drive-trhough Armazenagem dinâmica Push back Armazenagem pelo sistema flow rack Estrutura cantilever Localização do estoque Estocagem em função das características do material Métodos de Localização de estoque Estocagem centralizada ou descentralizada Sistema de Localização de materiais dentro do depósito Escolha e montagem do pedido Funções da armazenagem após a separação de pedidos Acumulação de itens Embalagem Formação de cargas Expedição 77

11 3.7.5 Croos-docking INTRODUÇÃO À DISTRIBUIÇÃO FÍSICA Canais de distribuição Classificação SISTEMA DE DISTRIBUIÇÃO FÍSICA Atividades do sistema de distribuição física Natureza dos produtos a transportar Estrutura para a distribuição INTERFACES DA DISTRIBUIÇÃO COM OUTRAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS Marketing Produção Logística TRANSPORTES O administrador de transportes As principais funções do departamento de transporte Tipos de frota de transporte Seleção da modalidade de transporte Influência da localização da empresa no transporte Meios de transporte Transporte ferroviário Transporte rodoviário Transporte aéreo Transporte hidroviário Transporte Dutoviário (Tubulação) CUSTOS DE DISTRIBUIÇÃO Origens dos recursos de transporte Conceito de custo total 48

12 Índice de Figuras Figura 1 : Fluxograma da Administração de Materiais Figura 2 - Organograma Tradicional Figura 3 - Organograma moderno de Administração de Materiais Figura 4 - Organograma logístico Figura 5 - Modelo de código de barras adotado no Brasil Figura 6 Charge - piada.com Figura 7 - Fluxograma do processo de compras Figura 8 - Atividades do setor de compras Figura 9 - Modelo de solicitação de compra Figura 10 - Modelo de ficha de cadastro de fornecedor Figura 11 - Modelo de Ficha de cotação de preços Figura 12 - Ficha de compra de material Figura 13 - Ficha de autorização de fornecimento de material Figura 14 - Fluxograma das atividades do almoxarifado Figura 15 - layout Figura 16 - Planta baixa com layout de um armazém Figura 17 - pallet Figura 18 - tipos de pallets Figura 19 - : empilhadeira com garfo frontal Figura 20 - estrutura metálica porta-pallet convencional Figura 21 - estrutura metálica porta-pallet drive-in Figura 22 - : estrutura metálica porta-pallet para armazenagem dinâmica.69 Figura 23 - estrutura metálica porta-pallet tipo push-back Figura 24 - estrutura de armazenagem do tipo flow rack Figura 25 - estrutura metálica do tipo cantilever Figura 26 - estrutura metálica do tipo cantilever Figura 27 - : sistema cross docking Figura 28 - alternativas de sistemas de distribuição Figura 29 - esquema básico de distribuição Figura 30 - atividades envolvidas na distribuição Figura 31 - distribuição dos tipos de transporte no Brasil Figura 32 - Transporte ferroviário de cargas Figura 33 - caminhão-baú, opção de transporte rodoviário de cargas Figura 34 - avião-cargueiro. Opção de transporte aéreo de cargas Figura 35 - navio-cargueiro. Opção de transporte hidroviário Figura 36 - oleodutos ou gasodutos

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14 INTRODUÇÃO À ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Aula 1 14 Levar o aluno a entender o que é a Administração de Materiais e compreender a sua importância para a administração das empresas. Meta da Aula Objetivos Ao final desta aula, você deverá ser capaz de: Compreender os principais conceitos de Administração de Materiais. Entender as principais tendências da Administração de Materiais. Conhecer como se faz a classificação, a especificação e a codificação de materiais.

15 INTRODUÇÃO O objetivo principal da Administração de materiais é determinar quando e quanto adquirir, para repor o estoque. Como a formação de estoque é ponto crucial, surge imediatamente a pergunta: por que sempre há falta de materiais?, já que a empresa sempre procura, ao mesmo tempo: - Manter o nível operacional da empresa; - Suprir os consumidores por meio de adequado atendimento; - Manter os investimentos em estoques em níveis ideais. Os problemas relacionados com gerenciamento de estoques estão principalmente ligados à ação: o que deve ser feito para controlar o equilíbrio e estabelecer ações apropriadas? Por que devemos ter estoques? O que afeta o equilíbrio dos estoques que mantemos? Para isso é preciso: - Atingir o equilíbrio ideal entre estoque e consumo; - Inter-relacionar-se com as outras atividades afins; - Fazer com que todo o gerenciamento de materiais (gestão, compras e armazenagem), seja considerado como atividade integrante do Sistema de Abastecimento; - Racionalizar a manipulação dos insumos materiais (matérias-primas, materiais secundários e outros) através de uma coordenação específica. A Administração de Materiais coordena todas essas atividades através do estabelecimento de normas, critérios e rotinas operacionais, buscando manter todo o sistema funcionando harmonicamente. Esse funcionamento depende das seguintes atividades: - Cadastramento, que compreende as atividades de classificar, especificar e codificar; - Gerenciamento de estoque, que compreende as atividades de formação do estoque; - Obtenção do material, que compreende a atividade de comprar; - Guarda do material, que compreende as atividades de receber, armazenar, conservar e distribuir AMPLITUDE DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

16 CONCEITOS PRÁTICOS DE ADMINISTRAÇÃO Os dez mandamentos da boa administração 1- Análise do mercado; 2- Perfil do público; 3- Compras e estoques; 4- Custos e formação de preços; 5- Fluxo de caixa; 6- Ponto de equilíbrio; 7- Planejamento tributário; 8- Estrutura comercial; 9- Política de recursos humanos; 10- Informática As empresas e seus recursos Recurso é o meio pelo qual a empresa realiza suas operações. Os principais recursos empresariais são: a. Recursos materiais; b. Recursos financeiros; c. Recursos humanos; d. Recursos mercadológicos; e. Recursos administrativos As empresas e a administração de materiais EMPRESAS EXISTENTES CARACTERÍSTICAS 1. Industriais a. Compram matérias-primas. b. Transformam as matérias-primas em produtos acabados. c. Vendem os produtos acabados às empresas comerciais. 1. Comerciais Compram e vendem produtos acabados. 2. Prestadoras de serviços Não compram nem vendem materiais. Quadro 01: Os tipos de empresas e a relação com Administração de Materiais. ENTRADA SAÍDA CONTROLE REPOSIÇÃO Por compra. Por venda Efetivação. Por compra. Por fabricação interna. Por utilização interna (manutenção). Cálculo de níveis. Por fabricação interna.

17 17 Por transferência (entre filiais). Processamento. Quadro 02: Movimentação de estoque nas empresas O administrador de materiais O administrador é o profissional a quem cabe o gerenciamento, o controle e a direção de empresas na área de sua habilitação, buscando os melhores resultados em termos de lucratividade e produtividade. O administrador prevê, planeja, organiza, comanda e controla o funcionamento da máquina administrativa provada ou pública, visando aumentar a produtividade, rentabilidade e controle de resultados. Determina os métodos gerais de organização e planeja a utilização eficaz de mão-deobra, equipamentos, material, serviços e capital. Orienta e controla as atividades de organização, conforme os planos estabelecidos e a política adotada, bem como as normas previstas nos regulamentos da empresa. Elabora rotinas de trabalho, tendo em vista a implantação de sistemas que devem conduzir a melhores resultados com menores custos, o que demanda a utilização de organogramas, fluxogramas e outros instrumentos de trabalho Procedimentos fundamentais de administração de materiais PROCEDIMENTO ESCLARECIMENTO O que deve ser comprado Implica a especificação de compra, que traduz as necessidades da empresa. Como deve ser comprado Revela o procedimento mais recomendável. Quando deve ser comprado Identifica a melhor época. Onde deve ser comprado Implica o conhecimento dos melhores segmentos de mercado. De quem deve ser comprado Implica o conhecimento dos fornecedores da empresa. Por que preço deve ser comprado Evidencia o conhecimento da evolução dos preços no mercado. Em que quantidade deve ser Estabelece a quantidade ideal, por comprado meio da qual haja economia na compra. Quadro 03: Procedimentos fundamentais de Administração de Materiais. Os principais motivos que justificam atenção especial à função abastecimento são: a) Inúmeros órgãos dependem de seu desempenho; b) Necessidade de gerenciar grande variedade de itens, geralmente em consideráveis quantidades, ao menor risco de falta e ao menor custo possível; c) A exigência de grande número de informações, rápidas e precisas, a qualquer instante;

18 d) Os estoques representam parcela razoável do ativo, isso os torna uma inversão demasiadamente vultosa para que seja ignorada, pois muitas vezes, os lucros ficam retidos nos estoques excessivos. Dessa forma, podemos definir: a) Material: todas as coisas contabilizáveis que entram como elementos constituídos ou constituintes na linha de atividade de uma empresa; b) Administração de Materiais: planejamento, coordenação, direção e controle de todas as atividades ligadas à aquisição de materiais para a formação de estoques, desde o momento de sua concepção até seu consumo final AMPLITUDE DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 18 SOLICITAÇÃO PARA: incluir itens no estoque e pedidos de compra USUÁRIOS DE MATERIAIS CADASTRAMENTO Classificação Codificação Especificação Padronização catalogação REQUISIÇÕES DE MATERIAIS GESTÃO Níveis de ressuprimento equilíbrio entre estoque e consumo ALMOXARIFADO Armazenagem distribuição COMPRAS Concorrência julgamento diligenciamento RECEBIMENTO Físico Contábil INVENTÁRIO FÍSICO Figura 1 : Fluxograma da Administração de Materiais Fonte: Viana, 2000, p Cadastramento Visa cadastrar os materiais necessários à manutenção e ao desenvolvimento da empresa. Implica o reconhecimento perfeito de sua classificação, estabelecimento de codificação e determinação da especificação, objetivando a emissão de

19 catálogo para utilização dos envolvidos nos procedimentos de Administração de Materiais Gestão Visa ao gerenciamento dos estoques por meio de técnicas que permitam manter o equilíbrio com o consumo, definindo parâmetros e níveis de ressuprimento e acompanhando sua evolução Compras Tem por finalidade suprir as necessidades da empresa mediante a aquisição de materiais e/ou serviços, provenientes das solicitações dos usuários, objetivando identificar no mercado as melhores condições comerciais e técnicas Recebimento Visa garantir o rápido desembaraço dos materiais adquiridos pela empresa, zelando para que as entradas reflitam a quantidade estabelecida, na época certa, ao preço contratado e na qualidade especificada nas encomendas Almoxarifado Visa garantir a fiel guarda dos materiais confiados pela empresa, objetivando sua preservação e integridade até o consumo final Inventário físico Visa ao estabelecimento de auditoria permanente de estoques em poder do Almoxarifado, objetivando garantir a plena confiabilidade e exatidão de registros contábeis e físicos ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ORGANOGRAMA GERENCIAL TRADICIONAL ÓRGÃOS SUPERIORES Produção Finanças Comercial Compras Gerenciamento e controle de estoques Figura 2 - Organograma Tradicional

20 20 Fonte: Viana, 2000, p.44. SISTEMA MODERNO DE GERENCIAMENTO ÓRGÃOS SUPERIORES Materiais Finanças Comercial Produção Gestão Compras Almoxarifado Figura 3 - Organograma moderno de Administração de Materiais Fonte: Viana, 2000, p EVOLUÇÃO E MUDANÇAS SIGNIFICATIVAS NA ÁREA DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS A logística e a administração de materiais Logística é uma operação integrada para cuidar de suprimentos e distribuição de produtos de forma racionalizada, o que significa planejar, coordenar e executar todo o processo, visando à redução de custos e ao aumento da competitividade da empresa. A logística empresarial trata de todas atividades de movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável. Ronald H. Ballou.

21 21 ORGANOGRAMA LÓGISTICO PARA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Administração de Materiais Inventário Físico Gestão de Estoques Compras Almoxarifado Cadastramento de Materiais Cadastro de Fornecedores Recebimento Previsão de Consumo Compras Locais Armazenagem Compras por Importação Venda de Inservíveis Follow-up Diligenciamento Distribuição Figura 4 - Organograma logístico. Fonte: Viana, 2000, p. 46. O papel estratégico da logística na empresa: - Funções reguladoras do ciclo logístico: Suprimentos e distribuição física. - Composto logístico: administração de compras, planejamento de estoques, movimentação e armazenagem de materiais e transportes. A composição dos custos logísticos: - Movimentação e armazenagem + estoque + transporte. Significância dos custos logísticos: - Custo industrial básico = 70%. - Custos logísticos = 30%.

22 1.4.2 Técnicas de administração japonesas Sistema Kanban ou Filosofia de Perda Zero norma de completa eliminação de qualquer tipo de perda, fundamentada em que a perda eleva o custo desnecessariamente, devendo-se produzir sem perdas, com a melhor qualidade e ao menor custo. Just in time é a produção na quantidade necessária, no momento necessário, para atender à variação de vendas com mínimo de estoque em produtos acabados, em processos e em matéria-prima. Jidoka ou autocontrole é um controle visual, em que cada operador poderá controlar sua qualidade e sua produção com um mínimo de perdas Informática - Internet; Intranet; Extranet Principais desafios do administrador de materiais na empresa atual Problema de manutenção do estoque - Encomendas em quantidades maiores elevam o estoque médio e o custo de mantê-lo; - Manter um estoque custa os juros sobre o capital empatado; - Também custam as despesas de manutenção física: aluguel de armazéns, salários dos funcionários envolvidos; - Para reduzir os custos de manutenção deve-se encomendar aos fornecedores entregas menores e mais freqüentes; - Contudo, estas também têm seu custo; - A produção prefere preparar a maquinaria menos vezes e de fabricar volumes maiores; - O setor financeiro quer reduzir o custo da manutenção do estoque por meio da fabricação freqüente de pequenos lotes e produção quer fabricações prolongadas e espaçadas; - A maneira de resolver o problema é a determinação de um lote de tamanho economicamente correto: lote econômico de compra. O futuro da Administração de materiais é: - Qualidade total, via a praticidade e a economia; - Disseminação da informática; O futuro do gerenciamento de estoques é administrar estoque nenhum.

23 CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS Conceito A classificação é o processo de aglutinação de materiais por características semelhantes. A classificação deve considerar os seguintes atributos: - abrangência: deve tratar de uma gama de características em vez de reunir apenas materiais para serem classificados; - flexibilidade: deve permitir interfaces entre os diversos tipos de classificação, de modo que se obtenha ampla visão do gerenciamento de estoques; - praticidade: a classificação deve ser direta e simples Tipos de classificação Existem várias formas de classificação de materiais, sendo as principais: - Quanto ao tipo de demanda; - Materiais críticos; - Quanto a perecibilidade; - Quanto à periculosidade; - Quanto à possibilidade de fazer ou comprar; - Quanto aos tipos de estocagem; - Quanto a dificuldade de aquisição; - Quanto ao mercado fornecedor Classificação quanto ao tipo de demanda A classificação por tipo de demanda pode ser dividida em: - Materiais de estoque; - Materiais não de estoque Materiais de estoque São materiais que devem existir em estoque e para os quais são determinados critérios e parâmetros de ressuprimento automático, com base na demanda prevista e na importância para a empresa. Os critérios de ressuprimento fixados para esses materiais possibilitam a renovação do estoque sem a participação do usuário. Os materiais de estoque são classificados: - Quanto à aplicação; - Quanto ao valor do consumo anual; - Quanto à importância operacional. A - Quanto à aplicação A1. Materiais produtivos são todos os materiais ligados direta ou indiretamente ao processo de fabricação;

24 A2. matérias-primas materiais básicos e insumos que constituem os itens iniciais e fazem parte do processo produtivo da empresa; A3. produtos em fabricação também denominados materiais em processamento, são os que estão sendo processados ao longo do processo produtivo da empresa; A4. produtos acabados são os produtos constituintes do estágio final do processo produtivo, já prontos; A5. materiais de manutenção materiais de consumo, com utilização repetitiva, aplicados em manutenção; A6. materiais improdutivos todo e qualquer material não incorporado às características do produto fabricado; A7. Materiais de consumo geral materiais de consumo, com utilização repetitiva, aplicados em diversos setores da empresa, para fins que não sejam de manutenção. B Quanto ao valor do consumo anual Método pelo qual se determina a importância dos materiais em função do valor expresso pelo próprio consumo em determinado período. Utiliza-se como ferramenta de classificação a Curva ABC ou Curva de Pareto. Os materiais são classificados em A, B ou C: - Materiais A: materiais de grande valor de consumo; - Materiais B: materiais de médio valor de consumo; - Materiais C: materiais de baixo valor de consumo. C Quanto à importância operacional Adota-se a classificação da importância operacional, visando identificar materiais imprescindíveis ao funcionamento da empresa; C1. Materiais X: materiais de aplicação não importante, com possibilidade de uso de similar existente na empresa; C2. Materiais Y: materiais de importância média, com ou sem similar na empresa; C3. Materiais Z: materiais de importância vital sem similar na empresa, cuja falta acarreta a paralisação de uma ou mais fases operativas. Em se tratando de empresa industrial, a seleção XYZ pode ser facilitada por meio das seguintes indagações: a. Material é imprescindível ao equipamento? b. Equipamento pertence à linha de produção? c. Material possui similar? Materiais não de estoque São materiais de demanda imprevisível para os quais não são definidos parâmetros para o ressuprimento automático. São características desses materiais: - Inexistência de regularidade de consumo; 24

25 - Aquisição somente é efetuada a partir da solicitação do usuário; - São comprados para utilização imediata; - São debitados no centro de custo de aplicação; - Podem ser comprados para uso posterior, ficando temporariamente estocado no almoxarifado Classificação em materiais críticos São materiais de reposição específica de um equipamento ou de um grupo de equipamentos iguais, cuja a demanda não é previsível e cuja decisão de estocar é tomada com base na análise de risco que a empresa corre, caso esses materiais não estejam disponíveis quando necessário. Os materiais críticos podem ser identificados da seguinte forma: 25 Por problemas de obtenção Por razões econômicas Por problemas de armazenagem e transporte Por problemas de previsão Por razões de segurança Material importado Existência de um único fornecedor Escassez no mercado Material estratégico De difícil fabricação ou obtenção Material de elevado valor Material com elevado custo de armazenagem Material com elevado custo de transporte Material perecível Material de alta periculosidade Material de elevado peso Material de grandes dimensões Material com utilização de difícil previsão Material para equipamento vital da produção Material de reposição de alto custo Quadro 04: Classificação de materiais críticos. Fonte: Viana, 2000, p Classificação quanto a perecibilidade É o critério de classificação pelo qual o material é adquirido em função da probabilidade ou não de perecer ou de desaparecer suas propriedades físico-químicos. Esse critério permite tomar as seguintes medidas: a. determinar lotes de compra mais racionais; b. programar revisões periódicas para detectar falhas de estocagem; c. selecionar adequadamente os locais de estocagem; d. utilizar técnicas adequadas de manuseio e transporte; e. orientar os funcionários quanto aos cuidados a serem observados. Os materiais podem ser classificados em: - perecíveis; - não perecíveis.

26 26 Os materiais perecíveis podem ser classificados ainda: - pela ação higroscópica; - pela limitação do tempo; - instáveis; - voláteis; - por contaminação pela água; - por contaminação por partículas sólidas; - pela ação da gravidade; - por queda, colisão ou vibração; - pela mudança de temperatura; - pela ação da luz; - por ação de atmosfera agressiva; - pela ação de animais Classificação quanto à periculosidade Visa identificar materiais que, por suas características físico-químicas, possuam incompatibilidade com outros, oferecendo riscos à segurança durante o manuseio, transporte e armazenagem desses materiais Classificação quanto à possibilidade de fazer ou comprar Essa classificação determina quais os materiais que poderão ser recondicionados, fabricados internamente ou comprados. O custo de recuperação de um material deve ser inferior ao de compra de um novo Classificação quanto ao tipo de estocagem Os materiais podem ser agrupados: - estocagem permanente: deve sempre existir saldo no almoxarifado; - estocagem temporária: materiais que necessitam ficar estocados no almoxarifado durante determinado tempo até sua utilização Classificação quanto à dificuldade de aquisição As dificuldades na obtenção de materiais podem provir de: - fabricação especial; - escassez no mercado; - sazonalidade; - monopólio ou tecnologia exclusiva; - logística sofisticada; - importações. Quanto à dificuldade de aquisição, os materiais podem ser classificados em: - F fácil aquisição; - D difícil aquisição. Os principais benefícios desse tipo de classificação são: - dimensionar os níveis de estoque;

27 27 - selecionar o método a ser adotado para ressuprimento; - propiciar maior experiência aos compradores Classificação quanto ao mercado fornecedor Os materiais desse grupo classificação em função do: - mercado nacional; - mercado estrangeiro; - materiais em processo de nacionalização ESPECIFICAÇÃO DE MATERIAIS Depende da especificação o ressuprimento necessário às atividades da empresa, evitando a compra de materiais em desacordo com as necessidades. O sucesso de uma boa especificação depende de: - existência de catalogação de nomes, que deve ser padronizada; - estabelecimento de padrões de descrição; - existência de programa de normalização de materiais DEFINIÇÃO São definições de especificação: É a descrição das características de um material, com a finalidade de identificá-lo e distingui-lo de seus similares. É a representação sucinta de um conjunto de requisitos a serem satisfeitos por um produto, um material ou um processo, indicando-se, sempre que for apropriado, o procedimento por meio do qual se possa determinar se os requisitos estabelecidos são atendidos. É a definição dos requisitos globais, tanto gerais como mínimos, que devem obedecer aos materiais, tendo em vista a qualidade e a segurança deles. É o tipo de norma que se destina a fixar condições exigíveis para aceitação e/ou recebimento de matérias-primas, produtos semiacabados, produtos acabados etc. Conselho Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial Conmetro OBJETIVO Os principais objetivos da especificação são: - facilitar às tarefas de coleta de preços; - facilitar a negociação empreendida pelo comprador com o fornecedor; - cuidados no transporte; - identificação; - inspeção; - armazenagem; - preservação dos materiais;

28 - fixar os requisitos e características exigíveis na fabricação e no fornecimento de materiais; - eliminação de dúvidas que porventura se apresentem na identificação de um material CRITÉRIOS SOBRE A DESCRIÇÃO A descrição deve ser concisa, completa e permitir a individualização; deve-se abolir a utilização de vocábulos referentes a marcas comerciais, gírias e regionalismos. Os requisitos para a montagem da especificação devem ser: - descrição sumária e objetiva; - termos técnicos adequados e usuais; - critérios de qualidade para determinado uso. A descrição padronizada de um material obedece aos seguintes critérios: - a denominação deverá ser sempre no singular; - a denominação deverá prender-se ao material especificamente e não a sua forma ou embalagem, apresentação ou uso; Exemplo: Barra de aço errado; Aço em barra certo; - utilizar denominações únicas para materiais da mesma natureza; - utilizar abreviaturas devidamente padronizadas ESTRUTURA E FORMAÇÃO DA ESPECIFICAÇÃO A especificação é montada por meio da seguinte estrutura: a. Nome básico: trata-se do primeiro termo da especificação. Exemplos: a. lâmpada; b. sabão. b. Nome modificador: trata-se do termo complementar. Exemplos: a. lâmpada incandescente; b. lâmpada fluorescente; c. sabão em pó; d. sabão líquido. c. Características físicas: são informações detalhadas sobre as propriedades físicas e químicas dos materiais, tais como: densidade, peso específico, granulometria, viscosidade, dureza, resistência. Deve apontar tolerâncias das propriedades indicadas, métodos de análise dessas propriedades, padrões ou normas a serem observadas (ABNT, DIN, ANSI, SAE etc.). 28

29 29 d. Unidade metrológica: são informações referentes à unidade de fornecimento do material, a unidade de controle adotada pela empresa, bem como o fator de conversão da unidade de fornecimento para a unidade de controle. e. Medidas: são desenhos dimensionais e tolerâncias limites de qualidade para fabricação e aceitação pelo consumidor, bem como outras medidas: capacidade, potência (HP), freqüência (HZ), corrente (A), tensão (V) etc. f. Características de fabricação: indicar os processos de fabricação, detalhes de construção ou execução. g. Características de operação: garantias exigidas, testes a serem executados durante o processo de produção e testes de aceitação. h. Cuidados com relação ao manuseio e armazenagem; i. Embalagem: visa a integridade do material evitando perdas até o consumo final TIPOS PADRONIZADOS DE ESPECIFICAÇÃO A fim de garantir a homogeneidade da descrição e garantir que os materiais de um mesmo grupo contenham as mesmas informações na mesma seqüência, faz-se necessário a padronização da especificação. Esta poderá ser: a) Conforme amostra: utilizada quando há dificuldades em detalhar as características do material. b) Por padrão e características físicas: utilizada quando se trata de materiais que possuam normas técnicas ou quando há condições de fornecer todos os dados conhecidos de um material. - Exemplo: parafuso métrico, cabeça sextavada, em aço classe de resistência 5.6 (ABNT-EB-168), cadmiado, diâmetro 6,00 mm, passo 1,00 mm, comprimento 16 mm, corpo todo roscado, acabamento grosso, conforme norma ABNT PB-40. c) Por composição química: utilizada quando há exigências de teor predeterminado para os componentes químicos do material. - Exemplo: sulfato, amônia, para análise, solução 10% H2S; d) Por marca de fábrica: utilizada quando se deseja garantir a qualidade do material, aceitando-se a marca como padrão. Pode ser aceito ou não equivalente. - Exemplo: rolamento SKF 3210, ou equivalente;

30 e) Conforme desenho: utilizada quando a forma e as características do material são complexas, não havendo possibilidade de especificação por nenhum dos tipos descritos. No desenho, estão contidas todas as dimensões e características, inclusive o tipo de matéria-prima para fabricação NORMALIZAÇÃO A norma é fruto do consenso, de acordo firmado entre partes. A empresa não foge a essa regra, carece de normas, desde as de cunho absolutamente administrativo até as normas técnicas Vantagens da normalização As principais vantagens da normalização são: - simplificação; - intercambialidade; - comunicação; - adoção racional de símbolos e códigos; - economia geral; - segurança; - defesa do consumidor; As principais vantagens técnicas da normalização são: - menor tempo utilizado no planejamento; - maior segurança e menor possibilidade de diferenciações pelo uso de produtos normalizados; - menor possibilidade de falhas técnicas na seleção; - economia de tempo par o processo técnico de produção; - simplificação das decisões pelos responsáveis; - simplificação nos entendimentos entre projetistas, montadores e engenheiros de produção; - menor tempo de preparação do pessoal técnico; - simplificação dos métodos de montagem em conformidade com as normas; - limitação de correções no decorrer da produção; - asseguramento da intercambialidade e reutilização de peças, desempenhos, embalagens e gabaritos de verificação, processos e produtos melhorados; - eliminação de preconceitos que possam surgir pela programação mal elaborada; - possibilidade de cálculos mais econômicos Definição A Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), na NB-0, definiu norma como: É a classe de norma técnica que constitui um conjunto metódico e preciso de preceitos destinados a estabelecer regras para execução de cálculos, projetos, fabricação, obras, serviços ou instalações, prescrever condições mínimas de segurança na execução ou utilização de obras, máquinas ou 30

31 instalações, recomendar regras para elaboração de outras normas e demais documentos normativos. Pela Resolução nº 03/76 e amparado pela Lei nº 5.966, de , o conselho Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial Conmetro define Norma Brasileira: 31 É o documento elaborado segundo procedimentos e conceitos emanados do sistema Conmetro, e demais documentos legais dela decorrentes. De acordo com a sua classificação, s normas brasileiras são resultantes de um processo de consenso nos diferentes Fóruns do sistema, cujo universo abrange o Governo, o setor produtivo, o comércio e os consumidores. As normas brasileiras em suas prescrições visam a obter: a. defesa dos interesses nacionais; b. racionalização na fabricação ou produção e na troca de bens e serviços, por meio de operações sistemáticas e repetitivas; c. proteção dos interesses dos consumidores; d. segurança de pessoas e bens; e. uniformidade dos meios de expressão e comunicação. As normas diferem quanto à forma e ao tipo, dependendo dos aspectos particulares de um assunto a ser abordado. Os tipos de norma são: a. procedimento ou norma propriamente dita; b. especificação; c. padronização; d. método de ensaio; e. terminologia; f. simbologia; g. classificação. Os níveis de elaboração ou aplicação das normas podem ser: a. nível individual; b. nível de empresa; c. nível de associação; d. nível nacional; e. nível regional; f. nível internacional. A normalização envolve os seguintes princípios: a. a normalização é essencialmente um ato de simplificação; b. a normalização é uma atividade social, bem como econômica, e sua promoção deve ser fruto da cooperação mútua de todos os interessados;

32 c. a simples publicação de uma norma tem pouco valor, a menos que ela possa ser publicada; logo, a aplicação pode acarretar sacrifícios de poucos para o benefício de muitos PADRONIZAÇÃO Definição É a análise de materiais a fim de permitir seu intercâmbio, possibilitando, assim, redução de variedades e conseqüente economia. É uma forma de normalização que consiste na redução do número de tipos de produtos ou componentes, dentro de uma faixa definida, ao número que seja adequado para o atendimento das necessidades em vigor em sua ocasião. De acordo com a ABNT, na NB-0: É a classe de norma técnica que constitui um conjunto metódico e preciso de condições a ser feitas, com o objetivo de uniformizar formatos, dimensões, pesos ou outras de elementos de construção, materiais, aparelhos, objetos, produtos industriais acabados, ou, ainda, de desenhos e projetos. Entende-se padronização como sinônimo de simplificação Objetivos da padronização a) Diminuir o número de itens no estoque em aspectos técnicos e econômicos para a empresa; b) Simplificação de materiais, eliminando os tipos ineficientes evitando o desperdício; c) Permitir a compra em grandes lotes; d) Diminuir o trabalho de compras; e) Diminuir os custos de estocagem; f) Reduzir a quantidade de itens estocados; g) Adquirir materiais com maior rapidez; h) Evitar a diversificação de materiais de mesma aplicação; i) Obter maior qualidade e uniformidade Vantagens da padronização a) Reduzir o risco de falta de materiais no estoque: reduzindo variedades, gerenciam-se menores quantidades de itens com maiores quantidades o que diminui o valor do imobilizado em estoque e os perigos de obsolescência; b) Permitir compra em grandes lotes: ampliando o poder de compra pela aquisição de maiores quantidades de menos itens, a padronização reduz o número de concorrências, as compras mais eficientes e possibilita, inclusive, a obtenção de preços mais convenientes;

33 c) Reduzir a quantidade de itens no estoque: reduzindo as variedades, consegue-se diminuir o custo de armazenamento, simplificar os meios de estocagem, melhorando o layout e diminuindo o espaço físico CODIFICAÇÃO DE MATERIAIS Conceito È a representação por meio de um conjunto de símbolos alfanuméricos ou simplesmente numéricos que traduzem as características dos materiais, de maneira racional, metódica e clara, para se transformar em linguagem universal de materiais na empresa. Nada mais é do que uma variação da classificação de materiais. Consiste em ordenar os materiais da empresa segundo um plano metódico e sistemático, permitindo pela simples execução de um número, uma letra ou uma combinação de números e letras, a pronta identificação de um entre vários materiais existentes no almoxarifado. O código é secreto, só entendendo-o quem possuir o Plano de Codificação. Não há padronização definida para o estabelecimento do Plano de Codificação, o qual pode ser desenvolvido a critério de cada interessado Objetivo Tem por objetivo propiciar aos envolvidos a solicitação de materiais por seu código, em lugar do nome habitual, e possibilitar a utilização de sistemas automatizados de controle, objetivando: a. Facilitar a comunicação interna na empresa no que se refere a materiais e compras; b. Evitar a duplicidade de itens no estoque; c. Permitir as atividades de gestão de estoques e compras; d. Facilitar a padronização de materiais; e. Facilitar o controle contábil dos estoques Características da codificação Uma codificação é boa quando a simples visualização do código por aqueles que o manuseiam permite identificar, de modo geral, o material. Da combinação da codificação com a especificação obtém-se o Catálogo de materiais. O sistema de codificação selecionado deve possuir as seguintes características:

34 a. Expansivo: o sistema deve possuir espaço para a inserção de novos itens e para a ampliação de determinada classificação; b. Preciso: o sistema deve permitir somente um código para cada material; c. Conciso: o sistema deve possuir o mínimo possível de dígitos para definição dos códigos; d. Conveniente: o sistema deve ser facilmente compreendido e de fácil aplicação; e. Simples: o sistema deve ser de fácil utilização Principais sistemas de codificação Os principais sistemas de codificação são: - alfabético; - numérico; - alfanumérico; - decimal simplificado ou universal. 34 Exemplos: ARTIGO Régua de madeira de 30cm Régua de madeira de 50cm Régua plástica de 30 cm SISTEMA DE CODIFICAÇÃO ALFABÉTICO NUMÉRICO ALFANUMÉRICO DECIMAL RM/A RM/ RM/B RM/ RP/A RP/ Quadro 05: Sistemas de codificação de materiais Fonte: Trigueiro, 2001, p Sistema de Codificação Alfabético Consiste em utilizar letras ou combinações de letras para a identificação simbólica dos materiais. Exemplo: RM Régua de Madeira RM/A Régua de Madeira de 30 cm Esse sistema é pouco usado por ser difícil de memorizar e possuir pouca possibilidade de, com o crescimento do número de itens, continuar a ser aplicado Sistema de codificação numérico É aquele que utiliza numeral para a identificação de cada elemento de classificação. É mais utilizado devido a sua facilidade de concepção, bem como o grande número de materiais que poderão ser codificados.exemplo: CPF: CNPJ: /000166

35 Sistema de codificação alfanumérico É o sistema que se caracteriza pela combinação de letras com algarismos. Exemplo: Placa de automóvel: LVF Sistema de Codificação Decimal Simplificado Procura identificar os seus conjuntos genéricos (grupo) e os subconjuntos genéricos (subgrupos), bem como seus respectivos elementos (materiais), por seqüências numéricas individuais. Sua estrutura é a seguinte: 1ª 2ª 3ª Aglutinadora Individualizada Descritiva a) Aglutinadora É o chamado grupo chave que designa o agrupamento de materiais. Exemplo: 1- matéria-prima 2- material secundário 3- material inflamável 4- material de higiene e limpeza 5- material de expediente b) individualizada Identifica cada um dos materiais que constam do primeiro grupo. c) Descritiva É aquela que servirá para identificar o material codificado, dado as características específicas. Exemplo: 1ª CHAVE 2ª CHAVE 3ª CHAVE 05 Material de escritório 00 borracha 000 borracha p/ desenho 002 borracha p/ lápiz 004 borracha p/ máquina 02 - lápis 000 lápis preto NB n lápis p/ desenho 004 lápis vermelho n régua 000 régua de madeira 30cm 002 régua de plástico 50cm

36 36 Assim, para requisitar ou identificar a borracha para máquina, utilizamos o código: GRUPO CLASSE CÓDIGO DE IDENTIFICAÇÃO Código de barras Símbolo composto por barras paralelas de larguras e espaçamentos variados, e que apresenta por vantagens: - Aperfeiçoar a alimentação de dados; - Rapidez em operações com grande número de itens; - Economia; - Aplicação no armazenamento, em compras e em vendas; - Financeiras; - Dispensa de etiquetação e re-etiquetação de cada produto com o preço; - Exeqüibilidade de operações de descontos sobre determinados itens ou promoções. Figura 5 - Modelo de código de barras adotado no Brasil. Fonte: Internet. QUESTÕES E EXERCÍCIOS 1. Como a Administração de Materiais afeta e é afetada pelas outras áreas da Administração (finanças, marketing, produção, recursos humanos e sistemas de informação)? 2. Que problemas ou dificuldades você considera que uma empresa poderá enfretar na implantação de uma correta gestão de materiais?

37 37 3. Qual é a importância da classificação de materiais? 4. Faça uma relação de 20 produtos industrializados que são comprados com freqüência na sua casa. Identifique em suas embalagens a numeração do código de barras. Em seguida, identifique o código do país, do fabricante e do produto. Compare a sua lista com a de seus colegas de curso e verifique as semelhanças e diferenças entre as listas. Para saber mais, consulte: Assista ao vídeo: tec-módulo III gestão de pequenas empresas 09 (1 de 2) e (2 de 2). Fonte: Figura 6 Charge - piada.com

38 NOÇÕES BÁSICAS DE COMPRAS Aula 2 38 Meta da Aula Fazer o aluno compreender a importância da função compras e a correta aplicação de suas etapas. Objetivos Ao final desta aula, você deverá ser capaz de: - Reconhecer a importância da organização de compras. - Conhecer as principais ferramentas de compras. - Realizar corretamente a contratação de fornecedores.