A1-AS154 19/4/2010. Conhecimentos Específicos. Brasília

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1 A1-AS154 19/4/2010 Conhecimentos Específicos Brasília 2010

2 2010 Vestcon Editora Ltda. Todos os direitos autorais desta obra são reservados e protegidos pela Lei nº 9.610, de 19/2/1998. Proibida a reprodução de qualquer parte deste material, sem autorização prévia expressa por escrito do autor e da editora, por quaisquer meios empregados, sejam eletrônicos, mecânicos, videográficos, fonográficos, reprográficos, microfílmicos, fotográficos, gráficos ou outros. Essas proibições aplicam-se também à editoração da obra, bem como às suas características gráficas. Título da obra: Adendo SES-GO Técnico de Saúde Conhecimentos Específicos Autor: Anderson Lopes DIRETORIA EXECUTIVA Norma Suely A. P. Pimentel DIREÇÃO DE PRODUÇÃO Maria Neves Supervisão DE PRODUÇÃO Dinalva Fernandes editoras de texto Reina Terra Amaral Lílian L. S. Alves Queiroz CAPA Bertoni Design Agnelo Pacheco EDITORAÇÃO ELETRÔNICA Robson Alves Santos REVISÃO Kátia Ribeiro SEPN 509 Ed. Contag 3º andar CEP Brasília/DF SAC: Tel.: (61) Fax: (61) Publicação em 19/4/2010 (A1-AS154)

3 Conhecimentos Específicos Anderson Lopes ORGANIZAÇÃO E ATRIBUIÇÃO: PROTOCOLO, ARQUIVO, ALMOXARIFADO PROTOCOLO A atividade de protocolo é responsável por registrar e arquivar toda a documentação, prestar informações sobre o andamento dos processos e providenciar guias de recolhimento. Além disso, é responsável por realizar o trânsito interno de papéis, documentos e expediente de caráter oficial, quando determinado pelos órgãos competentes, mantendo, para isso, um registro de entrega. Na fase do recebimento, é realizada uma verificação se o documento deve ter entrada naquele protocolo. Em seguida, deve-se garantir ao interessado o devido comprovante de recebimento, habitualmente denominado cartão de protocolo. Todo e qualquer documento interno ou externo é recebido pelo protocolo que os direciona aos seus destinatários. O serviço de protocolo se encarrega de verificar que não seja expedido qualquer documento, sem visto do responsável da área de competência à qual o mesmo se refira, e encaminhar ao respectivo destino toda correspondência oficial, mantendo, para essa finalidade, um registro de saída; guardar e conservar os documentos do arquivo morto; organizar, sistematicamente, a catalogação do que estiver sob sua guarda, de modo que se encontrem, com rapidez, os documentos procurados. Os documentos não sigilosos ou de natureza ostensiva serão em seguida lidos e analisados, não só para as operações de juntada ou anexação, quando for o caso, mas também para a classificação do assunto de que tratam. Quanto ao recebimento e classificação, pode-se adotar a seguinte rotina: receber a correspondência; separar a correspondência; distribuir a correspondência particular; separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso; encaminhar a correspondência oficial sigilosa; abrir a correspondência ostensiva; tomar conhecimento da correspondência ostensiva, verificando a existência de antecedentes; requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes não estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os solicitará para que seja feita a juntada; interpretar e classificar a correspondência; apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento; anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, se for o caso; elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo; e encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação. 3

4 ARQUIVO A função de um arquivo é guardar a documentação, mas principalmente fornecer aos interessados as informações contidas em seu acervo de maneira rápida e segura. Neste sentido, a classificação dos documentos de arquivos deve ser feita a partir de um método de arquivamento a ser definido, levando em consideração a estrutura da empresa, suas funções e a natureza de seus documentos. Não há um único método válido para arquivar documentos. Na prática, inclusive, faz-se uso da combinação de um ou mais métodos. Os métodos mais comuns são os que classificam os documentos por assunto, seguidos de uma classificação secundária por ordem alfabética, cronológica ou geográfica. O agrupamento dos documentos por assunto, entretanto, deve atender às necessidades da empresa, suas características e prioridades. O método de arquivamento adotado pela empresa pública ou privada, assim como os cuidados de conservação e os procedimentos de eliminação, transferência e recolhimento, quando for o caso, devem ser repassados para todas as unidades administrativas, para que essas fiquem cientes, possam se adequar ao método e efetivamente implantá-lo, pois a organização dos arquivos, como foi exposto, inicia-se com a produção dos documentos, assim como a responsabilidade pela organização das informações, em diferentes graus, diz respeito a todos os funcionários. Arquivo é o instrumento principal para servir de controle à ação administrativa de qualquer instituição, empresa, pública ou privada. É, por assim dizer, um Centro Ativo de Informações. Abriga os documentos resultantes de uma atividade, os quais são conservados como comprovantes. O arquivo deve adaptar-se ao órgão público, empresa ou instituição obedecendo a um plano racional e tecnicamente orientado. Arquivos organizados sem orientação técnica se transformam em verdadeiros depósitos de documentos. O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetições desnecessárias de experiências, diminui a duplicidade de trabalho, revela o que está para ser feito, o que já foi feito e o resultado obtido. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador na tomada de decisões. Arquivamento Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecânica em relação à qual os documentos devem ser arranjados. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. Qualquer sistema de arquivamento, não importa qual seja, pode apresentar resultados satisfatórios se for adequadamente aplicado. A insuficiência do arquivamento deve-se, com mais frequência, às falhas humanas do que a falhas do sistema. Na escolha de um método de arquivamento, devem-se levar em consideração três premissas básicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexível e admitir expansões. Cada um desses métodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto é aquele em que a busca é feita diretamente, sem a necessidade de se consultar um índice. 4

5 Sistema indireto é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso antes consultar um índice ou um código. Método alfanumérico combinação de letras e números. Não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto. Método Alfabético (Método Básico) Método alfabético é o mais simples. É um método direto. Nesse método, as fichas ou pastas são dispostas em ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para alfabetação. As notações nas guias podem ser abertas ou fechadas; simples ou compostas. Notações simples abertas: A, B, C Ab, Ac etc.; notações compostas e fechadas: Aa-Al, Am-Az etc. Sua desvantagem é a alta incidência de erros de arquivamento quando o volume de documentos é muito grande, devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes. Método Geográfico O método geográfico é um sistema de recuperação direta em que a chave de recuperação é a procedência ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondência) ou nome da cidade, estado e correspondente. Método Numérico Simples O método numérico simples é um método indireto, pois exige a consulta a um índice alfabético. Neste método, atribui-se a cada entrada uma numeração sequencial sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. Além disso, será necessário um registro para controle da numeração utilizada nas pastas a fim de impedir duplicidades. Método Numérico Cronológico Neste método, além da ordem numérica, deve-se observar a data. É um método adotado em quase todas as repartições públicas. Numera-se o documento e não a pasta. Depois de autuado, o documento é colocado em uma capa de cartolina, passando a ser chamado, daí em diante, de processo. Neste método, também é possível o reaproveitamento de numeração, desde que seja da mesma data. Método Dígito-Terminal Este método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificação é o número. Os documentos são numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares. Exemplo: o número será lido Quando o número for composto de menos de seis dígitos, serão colocados zeros à sua esquerda para fins de complementação. São vantagens do método dígito-terminal a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização e arquivamento. 5

6 Etapas de Arquivamento São as seguintes as fases de arquivamento: inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda dos documentos. Inspeção consiste no exame, por intermédio da leitura, do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento. Estudo consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas. Classificação consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas através de um processo interpretativo. Codificação consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado. Ordenação é o agrupamento dos documentos de acordo com a classificação e codificação adotadas. Sua finalidade é agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho. Guarda dos documentos é o arquivamento propriamente dito. Em relação ao seu valor, os documentos podem ser: Permanentes vitais aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importância vital para a organização. Permanentes são os que, pela informação que contêm, devem ser conservados indefinidamente. Temporários quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento. ALMOXARIFADO O Almoxarifado (Armazenagem) é o subsistema responsável pela gestão física dos estoques, compreendendo as atividades de guarda, preservação, embalagem, recepção e expedição de material, segundo determinadas normas e métodos de armazenamento. O Almoxarifado é o responsável pela guarda física dos materiais em estoque, com exceção dos produtos em processo. É o local onde ficam armazenados os produtos, para atender a produção e os materiais entregues pelos fornecedores. Armazenagem de Materiais O espaço e o layout de uma área de armazenamento deve ser estruturado de forma que seja possível utilizar ao máximo a sua área total. Os espaços devem ser aproveitados inteiramente, mediante o uso de prateleiras, estruturas porta paletes, empilhamento de materiais ou a combinação destas formas de armazenamento. Na implantação do layout de um almoxarifado/depósito deve se prever e programar o seguinte: a disponibilidade dos equipamentos adequados para facilitar a carga e descarga dos materiais (empilhadeiras, guindastes, carregadores, paletes, docas, escadas móveis etc.); 6

7 a técnica de armazenagem a ser utilizada; a quantidade e os tipos de materiais a armazenar; os espaços das portas devem ser suficientemente largos e altos; altura da plataforma de desembarque de forma a facilitar a carga e descarga, em conformidade com a altura dos caminhões; resistência do piso suficiente para a movimentação de equipamentos e o empilhamento de materiais; a altura máxima permitida para as pilhas; fluxo de trânsito dos materiais em veículos transportadores; dimensionamento e instalação de equipamentos para combate a incêndios, conforme normas da ABNT e do Corpo de Bombeiros; medidas de segurança para evitar acidentes de trabalho; altura adequada que permita ventilação do ambiente. Normas de Estocagem Cada material tem suas características próprias e, consequentemente, normas apropriadas. Alguns necessitam de ambientes especiais para sua conservação (carnes, explosivos, produtos químicos, gazes etc.), outros podem ser acondicionados sem a necessidade de cuidados especiais, no entanto, é de fundamental importância que sejam respeitadas as características individuais de cada um dos materiais. A princípio deve se armazenar obedecendo a classificação dos grupos de materiais, depois deve se observar as normas de armazenamento inerentes a cada produto. Movimentação de Materiais Todas as movimentações de materiais devem ser efetuadas por meio das notas fiscais ou documentos internos para movimentação de materiais. Existem três tipos de movimentações: Entrada, Saída e Transferência. Entrada: é a movimentação de materiais que entram no estoque da empresa. Estas entradas são registradas por meio do cadastro das notas fiscais emitidas pelos fornecedores; Saídas: é a baixa do estoque registrada por meio da emissão de notas fiscais de vendas ou, em se tratando de movimentações internas, via requisições de materiais. Transferências: são movimentações de materiais efetuadas entre almoxarifados ou filiais da mesma empresa. Esta operação gera débito e crédito entre as unidades da empresa, mas não afeta o resultado final do saldo do estoque geral. O registro desta operação é efetuado via emissão de notas fiscais de transferência ou por documento interno de requisição de materiais. Os documentos que comprovam as movimentações dos materiais dão origem a lançamentos no cadastro de movimento do sistema de controle do estoque, que deve possuir opções específicas para digitação de cada uma das modalidades de movimentação de materiais. Por outro lado, estes documentos fornecem elementos de controle aos órgãos de custo e/ou à contabilidade da empresa. 7

8 Recebimento e Localização dos Materiais O recebimento verifica o cumprimento do acordo firmado entre a área de compras e o fornecedor. Por esse motivo, é uma rotina de grande importância para a gestão dos estoques. Para isso, é necessário que seja obedecida a rotina de recebimento de materiais estabelecida pela empresa. O recebimento inclui todas as atividades envolvidas no fato de aceitar materiais para serem estocados. O processamento imediato é o principal objetivo dessa função, que geralmente envolve: controle e programação das entregas; obtenção e processamento de todas as informações para o controle de estocagem especial, localização do estoque existente, considerações contábeis (PEPS Primeira que Entra e Primeira que Sai ou UEPS Último a Entrar Primeiro a Sair); análise dos documentos envolvidos; programação e controle; sinalização para a descarga; descarga. No recebimento dos materiais solicitados, alguns principais aspectos deverão ser considerados, como: Especificação técnica: conferência das especificações pedidas com as recebidas. Qualidade dos materiais: conferencia física do material recebido. Quantidade: executar contagem física dos materiais, ou utilizar técnicas de amostragem quando for inviável a contagem um a um. Preço. Prazo de entrega: conferência se o prazo está dentro do estabelecido no pedido. Na definição da localização adequada para o armazenamento devemos considerar: volume das mercadorias/espaço disponível; resistência/tipo das mercadorias (itens de fino acabamento); número de itens; temperatura, umidade, incidência de sol, chuva etc.; manutenção das embalagens originais/tipos de embalagens; velocidade necessária no atendimento; o sistema de estocagem escolhido deve seguir algumas técnicas imprescindíveis na administração de materiais. As principais técnicas de estocagem são: carga unitária: dá-se o nome de carga unitária à carga constituída de embalagens de transporte que arranjam ou acondicionam uma certa quantidade de material para possibilitar o seu manuseio, transporte e armazenamento como se fosse uma unidade. A formação de carga unitária se dá através de pallets (pallet é um estrado de madeira padronizado, de diversas dimensões. Suas medidas convencionais básicas são 1.100mm x 1.100mm, como padrão internacional para se adequar aos diversos meios de transportes e armazenagem); 8

9 caixas ou gavetas: é a técnica de estocagem ideal para materiais de pequenas dimensões, como parafusos, arruelas e alguns materiais de escritório, materiais em processamento, semiacabados ou acabados. Os tamanhos e materiais utilizados na sua construção serão os mais variados em função das necessidades específicas de cada atividade; prateleiras: é uma técnica de estocagem destinada a materiais de tamanhos diversos e para o apoio de gavetas ou caixas padronizadas. Assim como as caixas, poderão ser construídas de diversos materiais conforme a conveniência da atividade. As prateleiras constituem o meio de estocagem mais simples e econômico; empilhamento: trata-se de uma variante da estocagem de caixas para aproveitamento do espaço vertical. As caixas ou pallets são empilhados uns sobre os outros, obedecendo a uma distribuição equitativa de cargas. Embalagens de Proteção As embalagens em um produto possuem um impacto relevante sobre o custo e a produtividade dos sistemas logísticos. A compra de materiais de embalagem, a execução de operações automatizadas ou manuais de embalagem e a necessidade subsequente de descartar a própria embalagem representam os custos mais evidentes. O que não é imediatamente notado, contudo, é que os custos de compra e de eliminação das embalagens são absorvidos pelas empresas nas pontas extremas do canal de distribuição e que os ganhos de produtividade gerados pela embalagem são diluídos por todo o sistema logístico. Assim, o impacto da embalagem passa facilmente despercebido ou é, no mínimo, subestimado. As embalagens são geralmente classificadas em dois tipos: embalagem para o consumidor, com ênfase em marketing, e embalagem industrial, com ênfase na logística. Embalagem para o consumidor (ênfase em marketing) o projeto final da embalagem é frequentemente baseado nas necessidades de fabricação e de marketing, negligenciando as necessidades de logística. O projeto da embalagem de consumo dever ser voltado para a conveniência do consumidor, ter apelo de mercado, boa acomodação nas prateleiras dos varejistas e dar proteção ao produto. Geralmente, embalagens ideais de consumo (por exemplo, grandes embalagens e tamanhos inusitados, que aumentam a visibilidade para o consumidor) são muito problemáticas do ponto de vista logístico. Um projeto adequado de embalagem deve considerar todas as necessidades logísticas ligadas a ela. Para isso, deve ser feito um estudo de como a embalagem é influenciada por todos os componentes do sistema logístico. Embalagem industrial (ênfase em logística) produtos e peças são embalados geralmente em caixas de papelão, sacos, pequenas caixas ou mesmo barris, para maior eficiência no manuseio. Essas embalagens são usadas para agrupar produtos e são chamadas embalagens secundárias. Naturalmente, considerações logísticas não podem dominar inteiramente o projeto das embalagens. A utilidade de uma embalagem está ligada à forma como ela afeta tanto a produtividade quanto a eficiência logística. Todas as operações logísticas são afetadas pela 9

10 utilidade da embalagem desde o carregamento do caminhão e a produtividade na separação de pedidos até a utilização do espaço cúbico no armazenamento e no transporte. Inventário O inventário dos estoques é um procedimento de controle que deve ser executado com periodicidade semestral, trimestral, mensal e até mesmo semanal ou diária, conforme cada empresa e a confiabilidade atribuída aos controles, ou pelo menos uma vez ao ano, quando é obrigatório. Este procedimento consiste na contagem dos materiais de um determinado grupo ou de todos os materiais em estoque, avaliando e identificando possíveis erros nas movimentações. Antes ou após as operações de inventário também devem ser realizadas arrumação e limpeza da área de armazenamento e manutenção dos itens estocados. Seus objetivos básicos são: realizar auditoria sobre serviços desenvolvidos pela Área de Estoques; levantamento real da situação dos estoques, para compor o balancete da empresa; identificar e eliminar itens sem movimentação; identificar e eliminar materiais com defeito e/ou danificados; sugerir opções de melhoria dos métodos de controle dos estoques; identificar e corrigir erros nas movimentações dos materiais. Inventário Físico O inventário físico consiste na contagem física dos itens de estoque. Caso haja diferenças entre o inventário físico e os registros do controle de estoques, devem ser feitos os ajustes conforme recomendações contábeis e tributárias. O inventário físico é a contagem de todos os estoques da empresa, para verificação se as quantidades correspondem aos controles do estoque. Essa contagem também deve ser efetuada em componentes, aguardando definição da qualidade para serem rejeitados. O benefício dos inventários é a verificação de eventuais desvios no controle estoques de peças rejeitadas, cujos controles não são lançados por alguma falha. Essas faltas não registradas e não controladas podem causar problemas de atrasos nas entregas de pedidos aos clientes, pois o planejamento de compras não irá suprir a falta desses materiais por falha nas informações. O maior benefício é ter os estoques com as quantidades corretas. Hoje, em empresas que trabalham com volumes de estoques pequenos, pratica-se o inventário contínuo, no qual são feitas contagens semanais de um pequeno porcentual do universo de peças para verificação de diferenças de peças entre o físico e o controle. Essa prática é denominada verificação de acuracidade do estoque, na qual até um determinado porcentual de desvio é aceito, mas, acima desse valor, ações são imediatamente tomadas para corrigir os desvios. O inventário físico é geralmente efetuado de dois modos: periódico ou rotativo. Inventário rotativo o inventário rotativo é um método de inventário físico em que o estoque é contado em intervalos regulares, dentro de um exercício. Esses intervalos (ou ciclos) dependem do código de inventário rotativo definido para os materiais. O inventário rotativo permite que os artigos de alta rotatividade sejam contados com maior frequência do que os de baixa rotatividade. 10

11 Inventário periódico o inventário periódico ocorre em determinados períodos, normalmente no encerramento dos exercícios fiscais, ou duas vezes por ano faz-se a contagem física de todos os itens em estoque. Nessas ocasiões, coloca-se um número maior de pessoas com a função específica de contar os itens. É uma força-tarefa designada exclusivamente para esse fim, já que tal contagem deve ser feita no menor espaço de tempo possível (geralmente de 1 a 3 dias). Inventários contábeis do imobilizado constituem-se na pesquisa da documentação contábil existente, tais como: diários e razão auxiliar; notas fiscais; fichas patrimoniais; guias de importação. Inicia-se com a constituição da empresa ou a partir da data em que existirem documentos até a data atual, cujos saldos constam do razão auxiliar ou do último balanço de encerramento fiscal. Acurácia dos estoques uma vez terminado o inventário, pode-se calcular a acurácia dos controles, que mede a porcentagem de itens corretos, tanto em quantidade quanto em valor, ou seja: Acurácia = número de itens com registros corretos/número total de itens; ou ainda Acurácia = valor de itens com registros corretos/valor total de itens. EXERCÍCIOS 1. Assinale a opção em que a definição do termo protocolo diz respeito ao controle de documentos recebidos e/ou expedidos. a) Acordo entre duas ou mais nações, menos importante que o tratado ou a convenção. b) Versão preliminar de um acordo entre países, denomina da protocolo de intenções. c) Conjunto de normas cerimoniais reguladoras de atos públicos. d) Registro de uma conferência internacional ou negociação diplomática. e) Livro de registro da correspondência oficial de uma empresa ou instituição. 2. Assinale a afirmativa incorreta a respeito dos arquivos. a) Existem três tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de segunda idade ou intermediário e de terceira idade ou permanente. b) Os documentos e papéis que são consultados com menos frequência devem ser arquivados em separado daqueles de uso contínuo. c) Os documentos em curso ou de uso frequente devem ser conservados na sede das empresas que os produziram ou em dependências próximas. d) De acordo com a frequência de consulta, existem tipos diferentes de arquivos, e para cada um deles há uma forma distinta de organizar, conservar e tratar os documentos. e) Devem ser destruídos todos os documentos que têm apenas valor histórico ou que passaram a ser considerados inúteis ou imprestáveis. 11

12 3. Das atividades abaixo, assinale a que não se caracteriza como atividade de arquivo corrente. a) Análise. b) Ordenação. c) Descrição. d) Arquivamento. e) Empréstimo. 4. Tendo em vista a gestão dos arquivos correntes, julgue os itens apresentados. I São aqueles cujos documentos encontram-se em curso ou que, mesmo sem movimentação, são objeto de consultas frequentes. II Seus documentos apresentam valor primário e secundário, podendo ser, o valor secundário, probatório ou informativo. III Seus documentos não estão sujeitos a empréstimo, devendo ser copiados quando do pedido de informação. IV Os documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados, os de natureza sigilosa serão encaminhados aos chefes de serviço. A quantidade de itens corretos é igual a: a) 0. b) 1. c) 2. d) 3. e) Entre as atividades apresentadas a seguir, assinale aquela que não corresponde a uma atividade desenvolvida nos serviços de protocolo. a) Registro. b) Avaliação. c) Autuação. d) Expedição. e) Recebimento. 6. Receber de vários setores documentos a serem redistribuídos é uma rotina característica de: a) protocolo. b) arquivo corrente. c) arquivo intermediário. d) arquivo permanente. e) sala de consulta. Gabarito 1. e 2. e 3. c 4. b 5. b 6. a 12

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