Política de Subcontratação

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2 1. Introdução O presente documento define a Política de Subcontratação adoptada pelo Banco Espírito Santo de Investimento, S.A. ( BES Investimento ou Banco ). A Política de Subcontratação baseia-se na regulamentação em vigor para a actividade de intermediação financeira, nomeadamente no artigo 308.º e seguintes do Código dos Valores Mobiliários ( CVM ). A Política de Subcontratação tem como principal objectivo permitir controlar o cumprimento da legislação em vigor e mitigar os riscos operacionais decorrentes da subcontratação de serviços e actividades do BES Investimento, incluindo as actividades de intermediação financeira, e garantir o cumprimento das disposições legais acerca da subcontratação. Na prossecução deste objectivo, é implementado um conjunto de medidas e procedimentos que permitam controlar o cumprimento da legislação em vigor e que evitem ou limitem o risco operacional a que o Banco se encontra exposto sempre que recorre à subcontratação de actividades ou funções. A aplicação da presente Política será garantida através da definição e formalização de procedimentos associados à gestão, monitorização e cessação de contratos de prestação de serviços e/ou actividades subcontratadas. 2. Âmbito A subcontratação com terceiros não poderá ser realizada caso prejudique o controlo interno a realizar pelo Banco e/ou a capacidade de a autoridade competente controlar o cumprimento pelo Banco dos deveres que lhe estejam impostos por Lei ou por Regulamento emanado por autoridade pública. Incluem-se no âmbito de actividades acima referido, para além da subcontratação de actividades de intermediação financeira (tal como definidas no artigo 289.º do CVM), as funções operacionais que sejam essenciais à prestação de serviços e à execução de actividades de forma contínua e em condições de qualidade e eficiência, ou seja, aquelas em que uma falha no seu exercício possa prejudicar significativamente o cumprimento, por parte do Banco, dos deveres a que se encontra sujeito, os seus resultados financeiros ou a continuidade dos seus serviços e actividades de investimento. Para efeitos da Política de Subcontratação, não se consideram funções operacionais essenciais à prestação de serviços, excluindo-se assim do seu âmbito de aplicação, as situações enumeradas no número 3 do artigo 308.º do CVM, a saber: a) A prestação ao intermediário financeiro de serviços de consultoria ou de outros serviços que não façam parte das actividades de intermediação financeira, designadamente os serviços de consultoria jurídica, de formação de colaboradores, de facturação, de publicidade e de segurança; b) A aquisição de serviços padronizados, nomeadamente serviços de informação sobre mercados e a disponibilização de informação relativa a preços efectivos. 2/7

3 Em caso de dúvida sobre a qualificação de determinada prestação de serviços como de subcontratação, deverá ser consultado o Departamento de Compliance previamente à celebração do contrato. 3. Subcontratação 3.1.Princípios aplicáveis à Subcontratação O Banco deverá garantir, previamente à celebração de qualquer acordo, que a subcontratação: i. Não prejudica o controlo interno a realizar pelo Banco; i iv. Não prejudica a capacidade de a autoridade competente controlar o cumprimento pelo Banco dos deveres que lhe estejam impostos por Lei ou Regulamento emanado por autoridade pública; Não resulta na delegação de responsabilidades do órgão de administração; Permite que o Banco mantenha o controlo das actividades e funções subcontratadas e da responsabilidade perante os seus clientes, nomeadamente dos deveres de informação; v. Não esvazia a actividade do Banco; vi. v Permite que o Banco mantenha a relação e os seus deveres relativamente aos seus clientes, nomeadamente dos deveres de informação, implicando igualmente que: a) O Banco defina a política de gestão e tome as principais decisões, se os serviços, actividades ou funções em causa implicarem quaisquer tipos de poderes de gestão b) Mantenha o exclusivo das relações com o cliente, aí incluídos os pagamentos que devam ser feitos pelo ou ao cliente; Permite a manutenção dos requisitos de que dependem a autorização e o registo do Banco enquanto instituição de crédito e intermediário financeiro Requisitos da Subcontratação Quanto à entidade subcontratada O BES Investimento deverá garantir que a entidade subcontratada: i. Tem as qualificações, a capacidade técnica e financeira e a autorização, se requerida por lei, para realizar de forma confiável e profissional as actividades ou funções subcontratadas; i iv. Presta eficazmente as actividades ou funções subcontratadas; Controla a realização das actividades ou funções subcontratadas e gere os riscos associados à subcontratação, bem como define um responsável pelo subcontrato em questão; Dispõe de toda a informação necessária ao cumprimento do subcontrato; 3/7

4 v. Informa o BES Investimento de factos susceptíveis de influenciar a sua capacidade para exercer, em cumprimento dos requisitos legislativos e regulamentares aplicáveis, as actividades ou funções subcontratadas; vi. v vi Coopera com as autoridades de supervisão relativamente às actividades ou funções subcontratadas; Permite o acesso do BES Investimento, dos seus auditores e das autoridades de supervisão à informação relativa às actividades ou funções subcontratadas, bem como às suas instalações comerciais; Diligencia no sentido de proteger quaisquer informações confidenciais relativas ao intermediário financeiro subcontratante ou aos seus clientes, nomeadamente através de cláusulas de confidencialidade que se mantêm mesmo após a cessação do contrato; Quanto ao BES Investimento O BES Investimento, enquanto entidade subcontratante, deve: i. Ter a capacidade técnica necessária para supervisionar as actividades ou funções subcontratadas e para gerir os riscos associados à subcontratação; i iv. Estabelecer métodos de avaliação do nível de desempenho da entidade subcontratada; Tomar medidas adequadas, caso suspeite que a entidade subcontratada possa não estar a prestar as actividades ou funções subcontratadas de modo eficaz e em cumprimento dos requisitos legais e regulamentares aplicáveis; Poder cessar o subcontrato, sempre que necessário, sem prejuízo da continuidade e da qualidade dos serviços prestados aos clientes; v. Incluir nos seus relatórios anuais os elementos essenciais das actividades ou funções subcontratadas e os termos em que decorreram; vi. v Sempre que necessário, tendo em conta as actividades ou funções subcontratadas, o BES Investimento e a entidade subcontratada devem adoptar um plano de contingência e realizar ensaios periódicos dos sistemas de cópias de segurança. Se o BES Investimento e a entidade subcontratada integrarem o mesmo grupo de sociedades, o primeiro pode, para efeitos dos números anteriores e do artigo 308.º-C, ter em conta a medida em que controla a entidade subcontratada ou influencia as suas acções e em que esta está incluída na supervisão consolidada do grupo Formalização contratual A subcontratação é formalizada por contrato escrito, do qual constam os direitos e deveres que decorrem para ambas as partes do disposto nos números anteriores. Os subcontratos relativos a actividades de intermediação financeira ou destinados à execução de funções operacionais, que sejam essenciais à prestação de serviços de forma contínua e em condições de qualidade e eficiência, devem ser enviados à CMVM no prazo de cinco dias, a contar da respectiva celebração. 4/7

5 Na formalização do contrato, o BES Investimento deve garantir que: i. Os princípios e normas referidos no ponto 3. desta Política de Subcontratação são contratualmente consagrados; O contrato deverá ainda definir com clareza: a) O objecto do contrato; b) A duração do contrato, a forma de cessação, os termos da sua eventual renovação e a possibilidade de denúncia do contrato a todo o tempo pelo BES Investimento; c) Os montantes, forma e prazo dos pagamentos acordados; d) Os direitos e deveres das partes, incluindo o dever da entidade subcontratada de obedecer a todos os requisitos legais e regulamentares aplicáveis; e) A previsão do pagamento de indemnizações em caso de incumprimento do subcontrato e/ou dos requisitos legais e regulamentares aplicáveis; f) A equipa de acompanhamento da gestão do contrato, com pelo menos um responsável nomeado pelo BES Investimento e outro pela contraparte; g) A lei aplicável e as vias de resolução do litígio (arbitragem ou foro judicial); h) Outras cláusula específicas que se considerem essenciais para o Banco face à natureza do contrato celebrado. i Sempre que necessário, o BES Investimento e a entidade subcontratada deverão adoptar um plano de contingência e continuidade de negócio e realizar ensaios periódicos dos sistemas de cópias de segurança Subcontratação de serviços de gestão de carteiras em entidades localizadas fora da União Europeia Além do cumprimento dos requisitos descritos no ponto anterior, sempre que o BES Investimento pretender subcontratar serviços de gestão de carteiras de investidores não qualificados a entidade localizada num país não pertencente à União Europeia deverá assegurar que: i. No seu país de origem, a entidade subcontratada se encontra autorizada a prestar esse serviço e está sujeita a supervisão prudencial; Existe um acordo de cooperação entre a CMVM e a autoridade de supervisão da entidade subcontratada. Se um destes dois requisitos não for satisfeito, o BES Investimento irá notificar a CMVM da sua intenção e apenas poderá celebrar o contrato caso a CMVM não levante objecções num prazo de 30 dias após a notificação. 5/7

6 3.4. Gestão e acompanhamento do subcontrato Associado ao processo de subcontratação poderão existir riscos relevantes que terão que ser considerados não só no processo de selecção, decisão e formalização, como também no acompanhamento da subcontratação a ser efectuada. A gestão efectiva destes riscos é garantida pela área de negócio ou de suporte que propôs a subcontratação em causa. Neste contexto, o BES Investimento deverá garantir que: i. São estabelecidos métodos de avaliação do nível de serviço prestado pela entidade subcontratada, mais especificamente: a) Mecanismos de comparação entre os custos e a qualidade do serviço prestado; b) Níveis de qualidade que reflectem objectivos quantificáveis, considerando a actualização dos mesmos; c) Periodicidade da monitorização a efectuar. São tomadas medidas adequadas, caso se suspeite que a entidade subcontratada possa não estar a prestar as actividades ou funções subcontratadas de modo eficaz e em cumprimento dos requisitos legais e regulamentares aplicáveis; i São incluídos nos seus relatórios anuais os elementos essenciais das actividades ou funções subcontratadas e os termos em que decorreram. 4. Aprovação e Aplicação da Política de Subcontratação 4.1 Procedimento de subcontratação Por solicitação das áreas de negócio ou de suporte originadoras da decisão de subcontratar determinados processos, serviços ou actividades, o Departamento de Compliance procederá à verificação do cumprimento com os requisitos da presente Política. Quando solicitado, o Departamento Jurídico também poderá intervir no processo aquando da formulação e revisão de condições contratuais. Todas as propostas de subcontratação deverão ser submetidas à Comissão Executiva do Banco pela área de negócio ou de suporte proponente, a qual é a exclusiva responsável pela elaboração de um dossier de projecto que deverá incluir o seguinte: i. Descrição do(s) processo(s), serviço(s) e actividade(s) abrangida(s) pré (As-Is) e póssubcontratação (To-Be), incluindo as condições essenciais do contrato celebrar; Due diligence efectuado ao(s) potencial(is) fornecedor(es); i Análise dos riscos inerentes, incluindo o cumprimento, ou não dos termos genéricos da proposta com os princípios e requisitos definidos no ponto 3; iv. Business case, com a identificação do investimento a efectuar face à redução de custos/aumento de proveitos futuro. 6/7

7 Caso, após a aprovação pela Comissão Executiva, se venha a verificar que as condições contratuais propostas em concreto não observam o disposto no anterior ponto 3. da Política de Subcontratação, o processo voltará à Comissão Executiva para que esta decida da subcontratação atendendo aos riscos existentes (excluem-se desta decisão os requisitos que decorrem directamente da lei e regulamentos em vigor, os quais são de cumprimento obrigatório). 4.2 Actualização da Política de Subcontratação e Registo dos Contratos O conteúdo da Política de Subcontratação será revisto periodicamente pelo Departamento de Compliance, considerando a sua adequação às exigências regulamentares e a eficácia das medidas implementadas. Quaisquer alterações deverão ser aprovadas em Comissão Executiva, sob proposta do Departamento de Compliance. Será mantido pelo Departamento de Compliance uma base de dados com toda a informação necessária para registo dos contratos de subcontratação celebrados, cujos originais deverão ser remetidos para o cofre do Banco. 7/7

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