Manual do Operacional do Sistema Calendário da Gestão Municipal. 1ª Versão

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1 Manual do Operacional do Sistema Calendário da Gestão Municipal 1ª Versão 23/01/2009

2 Federação Catarinense de Municípios - FECAM Apresentação O Calendário da Gestão Municipal é um sistema desenvolvido pela Federação Catarinense de Municípios FECAM e tem como objetivo possibilitar o acompanhamento e o controle da execução dos compromissos e exigências legais de responsabilidade dos municípios catarinenses através da internet. Sendo uma ferramenta de controle interno que permite tanto para os servidores municipais checar a execução dos compromissos, quanto para os gestores municipais acompanhar o desempenho das áreas no encaminhamento das exigências e prazos legais estabelecidos pelas legislações vigentes. Os requisitos do sistema foram levantados através da análise da legislação vigente estadual e federal, das agendas impressas e das considerações avaliadas em reuniões técnicas com membros dos colegiados de controle interno e de contadores, além de técnicos da FECAM e associações de municípios. O presente documento é um manual operacional que apresenta passo-a-passo a utilização das funcionalidades do sistema Calendário da Gestão Municipal. 2

3 S U M Á R I O 1 Usuários que interagem com o sistema Módulos de controle do Calendário da Gestão Municipal Módulo: Controle Central (FECAM) Módulo: Controle Local (Município) Acesso ao Sistema Controle Local (município) Página Inicial Cadastro de Usuários Cadastro de Compromissos

4 1 Usuários que interagem com o sistema Os usuários que interagem com o sistema Calendário da Gestão Municipal são os gestores e servidores públicos municipais, técnicos das associações de municípios e técnicos da FECAM. Organograma de interatividade com o Calendário da Gestão Municipal Figura 1: Organograma de interatividade dos usuários com o Calendário da Gestão Municipal Gestor do Sistema: é o técnico vinculado a FECAM que realizará a gestão do Sistema Calendário da Gestão Municipal. Atividades: 1. Analisar as legislações estadual e federal visando elaborar a listagem de compromissos da gestão municipal; 2. Submeter a listagem de compromissos aos colegiados de controle interno e contadores, solicitando uma análise, alterações e a aprovação da mesma; 3. Cadastrar, alterar e excluir compromissos municipais de abrangência estadual no sistema; 4. Realizar a gestão dos usuários administradores dos municípios que resume nas atividades de: cadastro, exclusão, alteração, encaminhamento e controle dos usuários; 4

5 5. Realizar a gestão dos usuários das associações de municípios; 6. Cadastrar no sistema avisos e informações complementares a nível estadual; 7. Capacitar os usuários dos municípios e associações de municípios. Coordenador Regional: é o técnico vinculado a associação de municípios microrregional que coordenará o processo de implantação e capacitação dos usuários dos municípios de abrangência da microrregião. Atividades: 1. Coordenar a distribuição das informações de acesso aos usuários dos municípios de sua abrangência; 2. Articular junto aos colegiados microrregionais de controle interno e contadores a realização de discussões sobre os compromissos cadastrados e as funcionalidades do sistema, visando levantar novos compromissos, sugestões e considerações para o aprimoramento da ferramenta; 3. Encaminhar para o gestor do sistema (FECAM) os formulários de cadastro dos usuários dos municípios; 4. Realizar a capacitação e suporte aos usuários dos municípios de abrangência da associação; Gestor Municipal: é o servidor municipal responsável pela gestão local do sistema. Atividades: 1. Analisar a legislação municipal visando levantar compromissos a nível municipal; 2. Cadastrar, alterar e excluir compromissos municipais de abrangência municipal no sistema; 3. Realizar a gestão dos usuários das áreas do município que resume nas atividades de: cadastro, exclusão, alteração, encaminhamento e controle dos usuários; 4. Cadastrar no sistema avisos e informações complementares a nível municipal; 5. Capacitar os usuários das áreas do município. Usuários dos municípios: são os servidores das diversas áreas dos municípios que são responsáveis pela execução de compromissos da gestão municipal. Áreas previstas: Gabinete, Controle Interno, Contabilidade, Administração, Recursos Humanos, Finanças, Tesouraria e câmara de vereadores. Atividades: 5

6 1. Navegar e visualizar os compromissos da gestão municipal, conforme permissões cadastradas pelo gestor municipal; 2. Alterar a situação do compromisso de sua responsabilidade, informando se o mesmo foi realizado (data e observações) Colegiados de Controle Interno e Contadores: são os representantes dos municípios nos colegiados regionais e estaduais. Atividades: 1. Avaliar os compromissos da gestão municipal elaborados pela FECAM; 2. Propor o cadastro de novos compromissos conforme a necessidade; 3. Encaminhar sugestões de aprimoramento do sistema. 2 Módulos de controle do Calendário da Gestão Municipal A operacionalização do Calendário da Gestão Municipal é formada por dois módulos de controle de compromissos e usuários, um no âmbito estadual (central) e outro no âmbito municipal (local), conforme apresentado abaixo: 2.1 Módulo: Controle Central (FECAM) O controle central é operacionalizado pelo gestor do sistema apresentado no capítulo 1, e tem a função de gerenciar os compromissos que referentes a todos os municípios catarinenses e administrar os acesso dos usuários gestores locais. 2.2 Módulo: Controle Local (Município) O controle local é operacionalizado pelo gestor municipal do sistema, conforme apresentado no capítulo 1, e tem a função de gerenciar os compromissos referentes ao seu município além de administrar os acessos dos usuários das diversas áreas da administração municipal que irão interagir com o sistema. 6

7 3 Acesso ao Sistema O sistema Calendário da Gestão Municipal depende dos seguintes pré-requisitos funcionais para sua utilização: Computador conectado a Internet A resolução mínima do Vídeo Aplicativo Internet Explorer 6.0 ou superior Para melhor desempenho ter conectividade Banda Larga (Ex: ADSL, Satélite ou Rádio) Para acessar o sistema basta digitar no campo endereço do navegador Internet Explorer a URL conforme a figura abaixo: Figura 2: Acesso a página do sistema Outra forma de acessar o Calendário da Gestão Municipal é através do portal institucional da FECAM ( no painel de Projetos e Serviços disponibilizados na página inicial. Figura 3: Painel de projetos e serviços da FECAM Formulário de acesso ao sistema: Neste formulário o usuário digitará suas informações para conectar-se ao sistema. Figura 4: Formulário de autenticação de usuários no sistema 7

8 Passos da etapa: 1. Preencher o formulário de acesso nos campos nome do usuário e senha (Preencher os campos em letra minúscula); 2. Clicar no botão <<OK>> para autenticar o usuário e confirmar a conexão. Lembretes: O endereço de acesso ao sistema é o mesmo os diferentes tipos de usuários, tanto dos municípios, quanto da FECAM e associações. O Nome do usuário e a senha são pessoais devendo ser mantidos em segredo para garantir a segurança e integridade das informações. Se o computador do usuário estiver em segurança e com acesso restrito pode-se gravar a senha no gerenciador de senhas do Windows marcando o campo Lembrar minha senha antes de clicar no botão <<OK>>. 4 Controle Local (município) 4.1 Página Inicial: Nesta página através do menu principal o gestor municipal tem acesso ao calendário da gestão municipal, além de todas às funcionalidades de controle do sistema, como: o cadastro e alteração dos compromissos locais, gestão de usuários e ao cadastro de informações e avisos complementares para os usuários do seu município. As funcionalidades do sistema são apresentadas passo-a-passo, seguindo a seqüência de menus apresentadas nas imagens do sistema. Menu Principal Menus de controle Figura 5: Menus de acesso às funcionalidades do sistema Passos da etapa Para acesso aos menus de controle, basta clicar no menu: Cadastros e selecionar a opção desejada o Cadastro de usuários 8

9 o o Cadastro de compromissos Cadastro de avisos 4.2 Cadastro de Usuários: Esta funcionalidade tem o objetivo de cadastrar, alterar e excluir usuários das áreas do município. Para cadastrar os usuários das áreas dos municípios basta seguir os passos abaixo: Clicar nos botões para acesso ao formulário de cadastro de um novo usuário 1 2 Passos da etapa: 1. Preencher o formulário de cadastro de usuários nos campos: a. Usuário: é nome utilizado para acessar o sistema também chamado de login do usuário. b. Senha: é o código que dará acesso ao sistema, vale ressaltar que senha deverá ser sigilosa e que somente o usuário utilize a mesma para acessar o sistema. Caso outro servidor precisar acesso deve-se criar um novo usuário e disponibilizar o acesso ao mesmo. c. Nome: é o nome completo do usuário. d. é o endereço de do usuário. 2. Configurações e seleções das áreas de acesso do usuário: a. Visualiza todos os compromissos: ao selecionar SIM o usuário poderá visualizar todos os compromissos do município, mesmo aqueles que não se referem a sua área de atuação. Esta forma traz transparência entre as áreas do município 9

10 tornando-se uma forma interessante dos servidores municipais conhecerem os diversos compromissos da administração municipal. Ao selecionar NÃO, o usuário terá acesso apenas aos compromissos relacionados à sua área de atuação, conforme esta apresentada no próximo passo. b. Órgão: selecionar o campo que identifique o usuário como Executivo ou Legislativo. É possível que o mesmo usuário seja responsável por compromissos dos dois poderes, neste caso devem-se selecionar os dois campos. Caso o usuário é do controle interno e exerce atividades de controle dos compromissos realizados deve-se selecionar o campo Controle Interno c. Áreas: neste passo é selecionado as áreas que o usuário poderá ter acesso, vale ressaltar que é apenas a seleção das áreas e neste momento o usuário ainda não conseguirá alterar a situação do compromisso no sistema. i. Selecionar no nome da área e clicar no botão para adicionar a área ao usuário ii. Para remover uma área do usuário basta realizar o inverso, selecionar o nome da área a ser removida e clicar no botão. iii. Para adicionar ou remover todas ao mesmo tempo basta clicar nos botões ou. d. Salvar: após executar as configurações basta clicar no botão e. Listagem dos usuários cadastrados: apresenta a listagem dos usuários cadastrados, para editar um usuário basta clicar no botão Editar, e para excluir um usuário basta clicar no botão Excluir, conforme o apresentado na figura abaixo. Figura 6: Listagem de usuários do município cadastrados 10

11 Lembrete: após os usuários interagirem com o sistema não é possível excluir o mesmo e sim apenas retirar o acesso. 4.3 Cadastro de Compromissos: Esta funcionalidade tem o objetivo definir quais usuários são responsáveis pelos compromissos de determinada área, é possível incluir e excluir responsável bem como cadastrar compromissos municipais. Para definir os usuários responsáveis pelos compromissos basta seguir os passos abaixo: a. Filtros: Possibilita filtrar os compromissos que aparecem na lista por: i. Origem: Selecionando Administração são listados somente os compromissos adicionados pelos desenvolvedores do sistema, ou seja, os compromissos pré-cadastrados. ii. Origem: Selecionando entidade são listados somente os compromissos criados pelo município. iii. Descrição: Serão listados somente compromissos que possuírem em sua descrição a palavra escrita nesse campo. iv. Responsável: Ao selecionar um usuário serão listados apenas os compromissos no qual o mesmo seja responsável. v. Órgão: Ao selecionar um dos poderes serão listados somente os compromissos relacionados ao órgão escolhido. vi. Área: Ao selecionar uma das áreas serão listados somente os compromissos relacionados a mesma. vii. Período: Ao selecionar um intervalo de tempo somente serão exibidos os compromissos entre as datas escolhidas. viii. Vencimento variável: Selecionando não somente serão exibidos compromissos com datas fixas, e ao selecionar sim serão exibidos ambos essa também é a ação padrão do filtro. 11

12 ix. Clique em procurar para que a lista seja filtrada b. Cadastrar um responsável do compromisso. i. Após filtrar por área que troque a opção 10 por página para 100 por página. ii. Selecione na lista de opções Responsáveis do Compromisso o usuário que deseja cadastrar como responsável do compromisso. iii. Marque as caixas de seleções que correspondem aos compromissos que deseja cadastrar o responsável. iv. Selecione adicionar na lista de seleção ação. v. Clique em aplicar. vi. Clique em OK. c. Remover um responsável do compromisso: i. Repita os passos da etapa b até o sub-item iii. ii. Selecione remover na lista de seleção ação. iii. Clique em aplicar. iv. Clique em OK. d. Definir data de compromissos variáveis: i. Filtre a lista por compromissos de data variável. ii. Clique no botão e selecione a opção editar. iii. Altere o campo Data de vencimento digitando a data que deseja cadastrar como vencimento do compromisso. iv. Clique em Salvar. 4.4 Cadastro de Avisos: 12