Programade de levantamento patrimonial

Transcrição

1 Controle de Versões Versão Data Autor Notas da Revisão /09/2014 Douglas Souza Hugo Bastos Kaysmier Castro Luan Bueno Elaboração inicial Objetivos deste documento Definir como executar, monitorar, controlar e encerrar o projeto, além de detalhar o escopo do projeto. Objetivos e critérios de sucesso do Projeto Necessidade de Negócio O Senac, faculdade de tecnologia, localizado em Goiânia - GO, deseja fazer um levantamento do seu patrimônio através da criação de um programa para cálculo de custo médio ponderado. A empresa notou que necessitava desta análise para verificação dos bens móveis e sua atual situação do mobiliário. Justificativa do Projeto Para esse modelo de negócio, o Senac pretende manter o quadro atual de fornecedores e não aumentar a quantidade de funcionários considerando-se que há ociosidade no modelo atual. A meta é obter um controle dos bens mobiliários da empresa a fim de um balanço patrimonial com maior clareza, credibilidade e acerto possível. Premissa Os locais dos bens mobiliários continuaram os mesmos, tendo em vista, que não haverá remanejamento dos bens para o levantamento. Marcos do Cronograma O prazo do projeto deverá ter duração de 90 dias, desde a criação do site (60 dias), passando pelo início das atividades via web e acompanhamento dos primeiros 30 dias de funcionamento deste. á início em 03 de setembro de 2014 e deverá ser entregue em 03 de dezembro de Orçamento A verba disponível para o presente projeto é de R$ ,00. Página 1 de 15

2 Os pagamentos ocorrerão mensalmente no inicio de cada fase, como o tempo previsto de projeto é de 90 dias o pagamento será dividido em 3 parcelas conforme as fases previstas na EAP (Planejamento, execução, acompanhamento). Critérios de Avaliação Esse projeto será considerado bem sucedido se o site estiver em pleno funcionamento dentro do prazo estabelecido de 90 dias úteis e se o orçamento estabelecido for cumprido. Marcos do Projeto Marcos Previsão Planejamento 03/09/14 Aprovação do Patrocinador 06/09/14 Execução 26/09/14 Acompanhamento (Transição) Escopo do Projeto Nesse projeto será realizada a entrega de um programa de cálculo de custo médio ponderado com completa capacidade de operação. Está englobada nesse escopo a construção do programa e a adaptação da empresa para atender as necessidades desta nova ferramenta. Esse projeto será dividido em três fases, planejamento, execução e após a entrega que estão envolvidas na fase de execução será realizado um período de acompanhamento da operação e posteriormente a finalização do projeto. Essas etapas serão mais bem detalhadas no decorrer desse documento. Adaptação da estrutura empresarial o Para possibilitar a operação do site será necessária a definição dos bens móveis que serão colocados no levantamento, forma de emissão formulários de conferencia, políticas de relocação de mobiliários, baixas de móveis com defeito e moveis para reforma. o Adaptar estruturas já existentes de estoque de bens móveis. Página 2 de 15

3 Implantação do programa Será desenvolvido um programa web para avaliação de custo médio ponderado: o Administrar os bens móveis disponíveis para relocação de cadastro, descrição, detalhes do bens e preço. o Instalação do site em um provedor de hospedagem para o site. A aquisição do pacote de hospedagem será tratada no projeto. o Criação de estrutura de consulta a bens com localização. o Acompanhamento pós implantação por 30 dias. Fora do Escopo Serão consideradas atividades fora do escopo, qualquer outras atividades que não estejam reportadas no tópico acima. Premissas Se os equipamentos de tecnologia da informação disponíveis para o funcionamento do site não tiverem as especificações recomendadas pela empresa que hospedará o site, será feita a adequação com recursos pagos pelo patrocinador do projeto. O treinamento da equipe que fará a operação do site será ministrado pela equipe do projeto, ficando o pagamento dos materiais e recursos a cargo do patrocinador do projeto. A ferramenta implantada tem que ter o padrão SSL (Secure Sockets Layer) que é utilizada para a comunicação encriptada entre browser e servidor Web, implementando o HTTPS. Pode ser usada para quaisquer tipos de transmissões em que se queira segurança, não só para comércio eletrônico. Restrições Orçamento não poderá ultrapassar R$ ,00. A utilização do escritório para a equipe do projeto somente será permitida em horário comercial. Página 3 de 15

4 Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Cód. EAP Entrega/Pacote de Trabalho 1 Planejamento Estrutura de Tecnologia da Informação Estrutura de Marketing Estrutura Logística 2 Execução Estrutura de Tecnologia da Informação Estrutura de Marketing Estrutura Logística 3 Acompanhamento Estrutura de Tecnologia da Informação Estrutura de Marketing Estrutura Logística Dicionário da EAP O dicionário da EAP tem por objetivo descrever em linhas gerais cada pacote de trabalho que será entregue assim como os critérios de aceitação da de cada um deles. Cód. EAP 1 Planejamento 1.1 Entrega/Pacote de Trabalho Descrição Critérios de aceitação Será tratado como aceito Fase na qual serão definidos após o detalhamento dos detalhes da operação e da requisitos de TI, Marketing e construção da nova loja Logística. virtual Estrutura de Tecnologia da Informação Detalhamento dos requisitos de software. responsável pela área de TI com a finalização do detalhamento dos itens de correspondem a área. Marcos relacionados 1.2 Estrutura de Marketing Definição dos bens a serem listados e catalogados no banco de dados pra a implementação do controle patrimmonial. responsável pela área de Marketing com a finalização do detalhamento dos itens de correspondem a área. Página 4 de 15

5 Cód. EAP Entrega/Pacote de Trabalho Descrição Critérios de aceitação responsável pela área de Avaliação da estrutura atual Logística com a finalização do de logística e detalhamento detalhamento dos itens de da adaptação necessária para atender o programa. correspondem a área. 1.3 Estrutura Logística Marcos relacionados 2 Aprovação do Patrocinador Finalizado o planejamento, segue o termo de abertura para avaliação e assinatura do patrocinador. Planejamento do projeto aprovado e assinado. 3 Execução Estrutura Tecnologia Informação Estrutura de Marketing 3.3 Estrutura Logística 4 Acompanhamento de da Fase na qual será executado todo o planejamento do projeto. Construção do programa. Cadastros, treinamento dos funcionários. Treinamento da equipe e montagem da estrutura necessária Implantação e acompanhamento das atividades de implementação. Será tratado como aceito após a execução dos requisitos de TI, Marketing e Logística responsável pela área de TI com a finalização do detalhamento dos itens de correspondem a área de TI. responsável pela área de Marketing com a finalização do detalhamento dos itens de correspondem a área de Marketing. responsável pela área de Logística com a finalização do detalhamento dos itens de correspondem a área. 4.1 Estrutura de Tecnologia da Informação Implantação e acompanhamento da estabilidade do site no início da operação responsável pela área de TI com a finalização do detalhamento dos itens de correspondem a área de TI. Página 5 de 15

6 Cód. EAP 4.2 Entrega/Pacote de Trabalho Descrição Critérios de aceitação responsável pela área de Marketing com a finalização Estrutura de Avaliação do retorno do do detalhamento dos itens de Marketing programa web correspondem a área de Marketing. Marcos relacionados 4.3 Estrutura Logística Análise da estrutura, custos, desempenho e quantidade de troca e devoluções. responsável pela área de Logística com a finalização do detalhamento dos itens de correspondem a área. Organização do Projeto (Governança) Funções Nome Telefone Gerente de Projeto Douglas de Souza douglas @hotmail.com TI Hugo Bastos Bastos.souza@gmail.com Logística Kaysmier Castro kaysmier@gmail.com Marketing Antonio Vivencio antonio.vivencio@uol.com.br Controladoria Maria Mariana mariamariana@terra.com.br Fotógrafa Antenor Antunes antenorantunes@net.com.br Página 6 de 15

7 Matriz de Responsabilidade Cód. EAP Entrega/Pacote de Trabalho Responsável Revisor Outras responsabilidades Comentários 1 Planejamento Douglas Hugo 1.1 Estrutura de Tecnologia da Informação Hugo Douglas Aprovação/ Douglas 1.2 Estrutura de Marketing Hugo Douglas Aprovação/ Douglas 1.3 Estrutura Logística Douglas Douglas Aprovação/ Douglas 2 Aprovação do Patrocinador Douglas Hugo 3 Execução Douglas Hugo 3.1 Estrutura de Tecnologia da Informação Hugo Hugo Aprovação/ Douglas 3.2 Estrutura de Marketing Hugo Douglas Aprovação/ Douglas 3.3 Estrutura Logística Douglas Hugo Aprovação/ Douglas 4 Acompanhamento Hugo Douglas 4.1 Estrutura de Tecnologia da Informação Douglas Hugo Aprovação/ Douglas 4.2 Estrutura de Marketing Hugo Douglas Aprovação/ Douglas 4.3 Estrutura Logística Douglas Hugo Aprovação/ Douglas Gestão de Riscos Descrição do ref. risco 1 Equipamentos de TI sem especificação técnica 2 Adequação dos equipamentos às especificações técnicas exceder a Verba destinada ao Projeto 3 Não ocorrer o Treinamento por falta de verba 4 Exceder o orçamento do Projeto 5 Estoque de produtos ultrapassarem o espaço de armazenagem Média Muito Alto Interrupção do Projeto Baixa Médio Equipes inaptas para a realização das atividades Média Muito alto Interrupção do Projeto Baixa Baixo Gastos extras com alocação de espaço para armazenagem Ação Assumir Prevenir Prevenir Prevenir Transferir Descrição da ação O Fornecedor deve corrigir as pendências Registrar as especificações técnicas no contrato do fornecedor Contemplar no contrato das aquisições a inclusão do Treinamento Status report semanal Avaliar a aquisição de ferramenta de SCM / ERP Probabilidade Impacto Descrição do Impacto Média Muito alto Site sem comunicação Responsável GP TI MKT GP MKT Página 7 de 15

8 6 Invasão de Hacker Alta Muito Alto Interrupção do Projeto 7 O Site sair do ar Baixa Muito Alto Compromete a credibilidade do Negócio afetando drasticamente o faturamento Prevenir Prevenir Avaliar as ferramentas de segurança do Sistema Contemplar no contrato uma SLA do fornecedor para reestabelecimento do Site inserindo cláusulas de multas pelo não cumprimento dos prazos. TI GP Cronograma de Execução Nome da tarefa Duração Início Término Nomes dos recursos Loja Virtual 67 dias quarta quarta 03/09/14 03/09/14 1. Planejamento 16 dias quarta nta 03/09/14 25/09/ Estrutura de Tecnologia da Informação 16 dias quarta 03/09/14 25/09/ Definir a hospedagem e administração do site 4 dias Definir a ferramenta de Tecnologia da informação 2 dias Definir o padrão de navegabilidade do site 2 dias Definir o padrão bens 0,5 dias Definir o padrão de texto dos bens 0,5 dias Definir modelo de formulários 1 dia Definir padrões de segurança do site 2 dias Definir níveis de acesso 0,5 dias Definir telas de acesso 0,5 dias Definir quantidade de relatórios mensais 1 dia quarta 03/09/14 08/09/14 nta 11/09/14 Sabado 13/09/14 Sabado 13/09/14 15/09/14 16/09/14 18/09/14 18/09/14 19/09/14 Sab 06/09/14 rta 10/09/14 ta 12/09/14 Sabado 13/09/14 Sabado 13/09/14 15/09/14 rta 17/09/14 18/09/14 18/09/14 19/09/14 TI[32] TI[12];Gerente do Projeto[1,92] TI[16] TI[8] TI[8] TI[16] TI[8];Gerente do Projeto[8] TI[8] Gerente do Projeto[8] TI[16] Página 8 de 15

9 Definir padrões de atendimento 1 dia Sab Sab 20/06/13 20/06/13 TI[16] Definir termos e condições gerais do site 1 dia 22/09/14 22/09/14 Gerente do Projeto[16] 1.2. Estrutura de Marketing 9 dias qua 23/09/14 01/10/ Definir categorias de bens 1 dia 02/10/14 02/10/14 Marketing[8] Definir mix de bens por categoria 1 dia 03/10/14 03/10/14 Marketing[8] Definir a estrutura de atendimento ao cliente 2 dias sab 04/10/14 06/10/14 Marketing[32] Definir modelos de busca 3 dias 07/10/14 09/10/14 Marketing[48] Definir modelo de CRM 2 dias Sab 10/10/14 11/10/14 Marketing[32] 1.3. Estrutura Logística 12 dias 13/10/ Definir área de armazenamento 2 dias Sab 25/10/14 27/10/14 logística[16] Definir modelo de mapa de separação 1 dia (Picking) 28/10/14 28/10/14 logística[16] Calcular custos dos serviços de verificação de 2 dias bens (in locu) 29/10/14 30/10/14 logística[32] Definir serviços de busca 4 dias ter 31/10/14 04/11/14 logística[64] Definir modelo de acompanhamento de qua qua 1 dia compras 05/11/14 05/11/14 logística[16] Definir políticas de entradas 2 dias qui sex 06/11/14 07/11/14 logística[32] 2. Aprovação do Patrocinador 1 dia sab sab 08/11/14 08/11/14 Gerente do Projeto[16] 3. Execução 19 dias 26/09/14 14/10/ Estrutura de Tecnologia da Informação 14 dias 26/09/14 14/10/ Implantação da ferramenta de tecnologia da 2 dias informação 26/09/14 27/09/14 TI[16] Implantação do padrão de navegabilidade do Sab 2 dias site 28/09/14 29/10/14 TI[16] Definição de bens. 5 dias Sab 01/11/14 06/11/14 Fotógrafo[40] Escrever os textos dos bens 4 dias Página 9 de 15

10 Implantar o modelo de atendimento 1 dia Aplicar testes de padrão de segurança do site 1 dia Aplicar testes das condições dos formulários 1 dia Aplicar testes de segurança de acessos. 3 dias Preparar o software para emitir formulários 4 dias Implantar modelo de atendimento ao cliente Disponibilizar os termos e condições gerais do site 2 dias 1 dia 3.2. Estrutura de Marketing 13 dias Cadastrar bens para o site dentro das categorias definidas 4 dias Selecionar equipe de atendimento ao cliente 2 dias Treinar equipe de atendimento ao cliente 5 dias Fechar tabelas de bens 2 dias Preparar banco de dados para alimentar ferramenta de CRM 2 dias 3.3. Estrutura Logística 17 dias Mapear a área de armazenamento 2 dias Implantar mapa de separação (Picking) 2 dias Treinar equipe para a utilização do padrão de separação dos bens Testar sistema de acompanhamento de pedidos 2 dias 1 dia 07/11/14 11/11/14 Marketing[32] 12/11/14 12/11/14 TI[16] 13/11/14 13/11/14 TI[16] 14/11/14 14/11/14 TI[8] Sab 15/11/14 18/11/14 Gerente do Projeto[24] 19/11/14 24/11/14 26/11/14 26/09/14 09/10/14 14/10/14 16/10/14 21/10/14 23/10/14 26/09/14 ter 14/10/14 16/10/014 Sab 18/10/14 21/10/14 Sab 22/11/14 25/11/14 26/11/14 08/10/14 13/10/14 15/10/14 20/10/14 22/10/14 TI[64] TI[16];Gerente do Projeto[16] TI[16] Marketing[64] Marketing[32] Marketing[40] Marketing[16];Gerente do Projeto[16] TI[1] 13/10/14 15/10/14 logística[16] 17/10/14 logística[16] 20/10/14 logística[16] 21/10/ Disponibilizar as políticas de descrição de 1 dia bens 22/10/14 22/10/14 4. Acompanhamento 31 dias sab logística[4]; TI[4] TI[16] Página 10 de 15

11 4.1. Estrutura de Tecnologia da Informação 31 dias Iniciar as atividades do site 1 dia Medir desempenho do site 30 dias Corrigir problemas de desempenho 30 dias Medir quantidade bens cadastros 30 dias 4.2. Estrutura de Marketing 30 dias Medir valores dos bens cadastrados 30 dias Medir desempenho da equipe de atendimento ao cliente 30 dias Medir aumento de market share 30 dias Medir retorno de marketing 30 dias 4.3. Estrutura Logística 30 dias Analisar a ocupação da área de armazenamento e corrigir erros 30 dias Analisar os custos dos relatórios emitidos 30 dias Medir desempenho da equipe de emissão de relatórios 30 dias Medir e nível de atendimento do site 30 dias 25/10/14 sab 25/10/14 25/09/14 26/09/14 25/09/14 27/10/14 Gerente do Projeto[2]; TI[2]; Marketing[2];Analista de logística[2] TI[28,8] TI[28,8] TI[28,8] Marketing[28,8] Marketing[28,8] Marketing[28,8] Marketing[28,8] logística[28,8] logística[28,8] logística[28,8] logística[28,8] Página 11 de 15

12 Diagrama de rede das atividades Anexo o Diagrama de rede das atividades do projeto. Diagrama de Rede - Loja Virtual.pdf Como será medido o Progresso do Projeto Através da Análise de Valor agregado e de seus indicadores de prazo e custo (SPI & CPI) e semáforos para indicar o progresso do projeto. Os critérios serão: Indicador Verde Amarelo Vermelho SPI >= 1.0 >= 0.9 <= 1.0 < 0.9 CPI >= 1.0 >= 0.9 <= 1.0 < 0.9 Para verificar o andamento do projeto será salva uma linha base de tempo e custos e a partir dessa linha de base será realizado o acompanhamento do progresso do projeto. Aliado a esse acompanhamento semanalmente será desenvolvido, conforme a estratégia de comunicação, o status report para que os envolvidos no projeto possam receber as informações do projeto periodicamente. Nome da tarefa Estimativa de Custos do Projeto Linha de base Duração Iniciais do da Linha recurso de Base Loja Virtual $50.000,00 67 dias 1. Planejamento $12.781,97 16 dias 1.1. Estrutura de Tecnologia da Informação $6.449,65 16 dias Definir a hospedagem e administração do site $666,56 TI 4 dias Definir a ferramenta de Tecnologia da informação $449,97 TI;Gte 2 dias Definir o padrão de navegabilidade do site $333,28 TI 2 dias Definir o padrão de fotos dos produtos $166,64 TI 0,5 dias Definir o padrão de texto dos produtos $166,64 TI 0,5 dias Definir modelo de pedidos (carrinho de compras) $333,28 TI 1 dia Definir padrões de segurança do site $1.000,00 TI;Gte 2 dias Definir condições de pagamento $166,64 TI 0,5 dias Página 12 de 15

13 Definir bandeiras de cartão de crédito $833,36 Gte 0,5 dias Definir modelo de emissão de Nota Fiscal $333,28 TI 1 dia Definir padrões de atendimento por chat $333,28 TI 1 dia Definir termos e condições gerais do site $1.666,72 Gte 1 dia 1.2. Estrutura de Marketing $2.666,24 9 dias Definir categorias de produtos $166,64 MKT 1 dia Definir mix de produto por categoria $166,64 MKT 1 dia Definir a estrutura de atendimento ao cliente $666,56 MKT 2 dias Definir modelo de propaganda em sites de busca $999,84 MKT 3 dias Definir modelo de CRM $666,56 MKT 2 dias 1.3. Estrutura Logística $3.666,08 12 dias Definir área de armazenamento $333,28 LOG 2 dias Definir modelo de mapa de separação (Picking) $333,28 LOG 1 dia Calcular custos dos serviços de entrega $666,56 LOG 2 dias Definir serviços de entrega $1.333,12 LOG 4 dias Definir modelo de acompanhamento de pedidos $333,28 LOG 1 dia Definir políticas de trocas e devoluções $666,56 LOG 2 dias 2. Aprovação do Patrocinador $1.666,72 Gte 1 dia 3. Execução $15.186,27 19 dias 3.1. Estrutura de Tecnologia da Informação $8.832,80 14 dias Implantação da ferramenta de tecnologia da informação $333,28 TI 2 dias Implantação do padrão de navegabilidade do site $333,28 TI 2 dias Fotografar e tratar as fotos dos produtos $500,00 Foto 5 dias Escrever os textos explicativos dos produtos $666,56 MKT 4 dias Implantar o modelo de carrinho de compras $333,28 TI 1 dia Aplicar testes de padrão de segurança do site $333,28 TI 1 dia Aplicar testes das condições de pagamento $166,64 TI 1 dia Fechar contratos com as bandeiras de cartão de crédito $2.500,08 Gte 3 dias Preparar o software para emitir Notas Fiscais no modelo estabelecido $1.333,12 TI 4 dias Implantar modelo de chat $2.000,00 TI;Gte 2 dias Disponibilizar os termos e condições gerais do site $333,28 TI 1 dia 3.2. Estrutura de Marketing $4.853,71 13 dias Cadastrar produtos para o site dentro das categorias definidas $1.333,12 MKT 4 dias Selecionar equipe de atendimento ao cliente $666,56 MKT 2 dias Treinar equipe de atendimento ao cliente $833,20 MKT 5 dias Fechar contratos de anúncio em sites de busca $2.000,00 MKT;Gte 2 dias Preparar banco de dados para alimentar ferramenta de CRM $20,83 TI 2 dias 3.3. Estrutura Logística $1.499,76 17 dias Mapear a área de armazenamento $333,28 LOG 2 dias Implantar mapa de separação (Picking) $333,28 LOG 2 dias Página 13 de 15

14 Treinar equipe para a utilização do padrão de separação dos produtos $333,28 LOG 2 dias Testar sistema de acompanhamento de pedidos $166,64 LOG;TI 1 dia Disponibilizar as políticas de trocas e devoluções $333,28 TI 1 dia 4. Acompanhamento $6.932,26 31 dias 4.1. Estrutura de Tecnologia da Informação $2.133,03 31 dias Iniciar as atividades comerciais do site $333,32 Gte;TI;M 1 dia KT;LOG Medir desempenho do site em número de acessos $599,90 TI 30 dias Corrigir problemas de desempenho $599,90 TI 30 dias Medir quantidade de pedidos efetuados $599,90 TI 30 dias 4.2. Estrutura de Marketing $2.399,62 30 dias Medir valores dos pedidos efetuados $599,90 MKT 30 dias Medir desempenho da equipe de atendimento ao cliente $599,90 MKT 30 dias Medir aumento de market share $599,90 MKT 30 dias Medir retorno de marketing $599,90 MKT 30 dias 4.3. Estrutura Logística $2.399,62 30 dias Analisar a ocupação da área de armazenamento e corrigir erros $599,90 LOG 30 dias Analisar os custos dos serviços de entrega $599,90 LOG 30 dias Medir desempenho da equipe de separação dos pedidos $599,90 LOG 30 dias Medir número de troca e devoluções $599,90 LOG 30 dias Reserva de Contingência $13.432,78 Página 14 de 15

15 Aprovações Participante Assinatura Data Patrocinador do Projeto Gerente do Projeto Página 15 de 15