TERMO DE REFERÊNCIA CONTRATAÇÃO DE CONSULTORIA TÉCNICA ESPECIALIZADA PARA O PLANEJAMENTO E PRODUÇÃO DE NARRATIVAS INSTITUCIONAIS

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1 TERMO DE REFERÊNCIA CONTRATAÇÃO DE CONSULTORIA TÉCNICA ESPECIALIZADA PARA O PLANEJAMENTO E PRODUÇÃO DE NARRATIVAS INSTITUCIONAIS 1 INTRODUÇÃO Este documento reúne o conjunto de informações necessárias à elaboração das propostas para participação na licitação modalidade: concorrência; tipo: técnica e preço visando a prestação de serviços de consultoria técnica especializada ao Governo do Estado de Minas Gerais, representado pela Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão de Minas Gerais SEPLAG, com vistas ao desenvolvimento da prática de Gestão do Conhecimento denominada Storytelling, relacionada com a produção de narrativas institucionais. 2 OBJETO A contratação diz respeito à estruturação e produção de 5 (cinco) narrativas institucionais, abrangendo histórias vinculadas a temas estratégicos para gestão pública em Minas Gerais. Os enfoques principais das narrativas dizem respeito à preservação/registro da memória organizacional Deverão ser observadas as seguintes fases relativas ao desenvolvimento dos trabalhos: Fase 1: Definição da Estratégia: orientação estratégica, incluindo a análise documental, identificação e priorização dos conhecimentos associados aos temas estratégicos selecionados, definição de objetivos e planejamento macro (coleta e disseminação), mapeamento de contextos e atores, realização de entrevistas com atores. Fase 2: Produção de Vídeos: deverão ser produzidos vídeos para as 05 (cinco) narrativas, incluindo: roteirizarão preliminar, elaboração dos roteiros finais e filmagens, que deverão ter duração de até 15 minutos por narrativa, e poderão incorporar animações de até 10 segundos por narrativa. Deverão ser observados ainda, os seguintes parâmetros por narrativa: QUESITOS Locações Internas (Cidade Administrativa) Pessoas entrevistadas PARÂMETROS POR NARRATIVA 6 dias consecutivos de filmagem 12 pessoas, durante 6 dias consecutivos Para o conjuntos das 5 (cinco) narrativas deverão ser considerados 5 (cinco) dias consecutivos de Locações Externas para as filmagens, restritas à Região Metropolitana de Belo Horizonte. Fase 3: Descrição de cases - relatos de até 20 páginas, ficando a editoração dos mesmos sob inteira responsabilidade da CONTRATANTE.

2 2.4 - Deverá ser aplicada a metodologia que a CONTRATADA julgar necessária para garantir a qualidade do projeto e o alcance de bons resultados, podendo ser utilizados os mais diversos formatos audiovisuais, como por exemplo, documentário, filme ou outras julgadas pertinentes a cada narrativa especificada Os formatos propostos pela CONTRATADA para as mídias audiovisuais deverão ser submetidas à análise e aprovação da CONTRATANTE, a quem caberá a decisão final acerca do seu emprego A CONTRATADA deverá apresentar à CONTRATANTE um plano de disseminação das mídias audiovisuais. 3 CONTEXTO ATUAL O Governo de Minas instituiu, por intermédio da Resolução Seplag no. 55, de 27/07/2012, a Política Estadual de Gestão do Conhecimento, que prevê a implementação de um conjunto de práticas voltadas para a geração, codificação e compartilhamento do conhecimento no âmbito da administração direta e indireta, autárquica e fundacional. Tal Política vem ao encontro das expectativas de intensificação da reflexão estratégica no âmbito da Administração Pública Estadual, implícita ao objetivo institucional de disseminar e compartilhar a informação e o conhecimento entre os servidores. A iniciativa assume grande relevância no momento em que o governo do Estado estabelece como visão de futuro Tornar Minas o melhor Estado para se viver, implicando que grandes esforços deverão ser empreendidos no sentido de fomentar o aprendizado e a inovação governamental para o alcance dos desafios e transformações preconizados no Plano Mineiro de Desenvolvimento Integrado PMDI Neste contexto, elencou-se um conjunto de iniciativas prioritárias a serem desenvolvidas, respaldadas por diagnóstico específico empreendido por equipe técnica especializada. Dentre tais iniciativas, figura a utilização do Storytelling, relativamente à produção de narrativas institucionais de cunho estratégico. O Storytelling é uma técnica voltada para a descrição de experiências, pensamentos e valores no ambiente organizacional, mediante o relato de pessoas envolvidas nos eventos abordados, promovendo o compartilhamento de experiências, pensamentos e valores no ambiente organizacional. São significativos os benefícios associados à utilização do Storytelling, dentre os quais destacam-se: Transferência de conhecimentos tácitos. Transmissão e consolidação de valores organizacionais, gerando sinergia e comprometimento. Motivação de pessoas. Implementação de novas ideias. Promoção da colaboração. Memória organizacional.

3 4 CAPACITAÇÃO DA EQUIPE TÉCNICA DA CONTRATANTE A CONTRATADA deverá realizar o treinamento da equipe técnica da CONTRATANTE, composta por aproximadamente 10 pessoas O treinamento deverá abordar o repasse das metodologias e das técnicas empregadas nas atividades associadas às Fases 1 e 3 do item 2.2, de modo que ao final do projeto os técnicos da CONTRATANTE estejam capacitados a replicá-las O treinamento será realizado em local cedido pela CONTRATANTE, ficando também sob a responsabilidade da mesma a reprodução de todo o material didático empregado pela CONTRATADA. 5 PRODUTOS / ENTREGAS VINCULADOS À CONTRATAÇÃO Os trabalhos desenvolvidos no âmbito das Fases citadas no item 2.2 redundarão nos seguintes produtos/entregas à CONTRATANTE: Plano de Trabalho relativo às Fases 1,2,3 em meio impresso e mídia magnética (CD-ROM), contendo: Estratégia para condução dos trabalhos; Etapas de execução/cronograma dos trabalhos; Matriz de responsabilidades vinculadas às equipes da contratada e da contratante Mídias audiovisuais (filmagens) Vídeos de até 15 minutos por narrativa, podendo incorporar até 10 segundos de animação por narrativa; Formato: mp4 ou avi sendo codec: h Mídias impressas (descrição de cases para posterior editoração) Até 20 páginas. Relatos formatação ABNT, tamanho A4, fonte Arial Plano de Capacitação da equipe técnica da CONTRATANTE, composta por aproximadamente 10 servidores, no tocante às metodologias e técnicas empregadas nas Fases 1 e 3 descritas no item 2.2, a ser executado no decorrer do projeto. O plano de treinamento deverá conter, no mínimo: Descrição do conteúdo do treinamento; Material didático a ser utilizado; Metodologia a ser utilizada nos treinamentos; Carga-horária do treinamento, necessária e suficiente para alcançar os objetivos esperados Plano descritivo da estratégia de disseminação das mídias audiovisuais. Formatação A4 da ABNT, com fonte Arial tamanho 12.

4 5.6 - Relatório de fechamento dos trabalhos e avaliações finais. Formatação A4 da ABNT, com fonte Arial tamanho Transcrição de entrevistas realizadas junto aos personagens, nos formatos de texto e áudio, em meio impresso e mídia magnética (CD-ROM). 6 REQUISITOS PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS No decorrer do projeto, deverá ocorrer interação total com a equipe técnica da CONTRATANTE designada para o acompanhamento dos trabalhos, incluindo a realização de reuniões internas para a avaliação da evolução do projeto O acompanhamento da execução dos serviços se dará em reuniões presenciais, em conformidade com os Planos de Trabalho especificados no item 5.1, os quais serão previamente aprovados pela CONTRATANTE Toda despesa referente ao acompanhamento do projeto junto à CONTRATANTE deverá correr por conta da CONTRATADA As entrevistas referidas no item 2.2 Fase 1 deverão se restringir à RMBH. 7 COMPOSIÇÃO DAS EQUIPES A CONTRATADA deverá alocar profissionais que possuam requisitos técnicos mínimos, inclusive a comprovação da experiência mínima exigida, em projetos anteriores, para ocupar as seguintes funções: Coordenador Geral O projeto deverá contar com 1 (um) Coordenador Geral, que será responsável pelos serviços técnicos prestados e pelas definições estratégicas em todas as etapas de desenvolvimento dos trabalhos Gerente O projeto deverá contar com 1 (um) Gerente, que será o responsável administrativamente pelos serviços prestados Técnicos Especialistas A CONTRATADA deverá alocar no projeto pelo menos 1 (um) profissional especialista com conhecimento específico comprovado nas atividades vinculadas às Fase 1, além de formação acadêmica mínima de nível superior completo A CONTRATADA deverá alocar no projeto pelo menos 2 (dois) profissionais especialistas com experiência específica comprovada nas atividades vinculadas à Fase 2, além de formação acadêmica mínima de nível superior completo.

5 A CONTRATADA deverá alocar no projeto pelo menos 2 (dois) profissionais especialistas com experiência específica comprovada nas atividades vinculadas à Fase 3, além de formação acadêmica mínima de nível superior completo. 8 PROPOSTAS TÉCNICAS As propostas técnicas deverão ser emitidas em 2 (duas) vias. Todas as páginas devem estar numeradas e rubricadas e a última deve ser assinada. As propostas não poderão apresentar emendas, acréscimos, borrões, rasuras, ressalvas, entrelinhas ou omissões, salvo se, inequivocamente, tais falhas não acarretarem lesões ao direito das demais LICITANTES, prejuízo à Administração Pública ou não impedirem a exata compreensão de seu conteúdo. Deverá ainda possuir linguagem clara, para que não dificulte o seu preciso entendimento A proposta técnica deverá estar detalhada e dela constar os tópicos denominados Planos Técnicos (PT) O Primeiro Plano Técnico (PT1) demonstrará a experiência e o conhecimento da equipe da LICITANTE relacionados com as atividades descritas nas Fases 1, 2 e 3 da contratação em questão. Nele deverá constar: a) A equipe da LICITANTE composta de, no mínimo: I. 1 (um) Coordenador Geral, que será o responsável tecnicamente pelos serviços prestados e pelas definições estratégicas em todas as etapas do projeto; II. 1 (um) Gerente, que será o responsável administrativamente pelos serviços prestados; III. 1 (um) técnico especialista para o desenvolvimento das atividades vinculadas a Fase 1; IV. 2 (dois) técnicos especialistas para o desenvolvimento das atividades vinculadas a Fase 2; V. 2 (dois) técnicos especialistas para o desenvolvimento das atividades vinculadas a Fase 3; b) A declaração de cada membro da equipe da LICITANTE que atuará na execução do contrato. c) O Compromisso de manutenção da equipe da LICITANTE até o final da prestação dos serviços. Caso seja necessária alguma substituição, esta poderá ser realizada a qualquer momento, desde que observado o mesmo perfil do profissional originalmente indicado Nos currículos dos profissionais que efetivamente atuarão no contrato, serão considerados para fins de pontuação: A experiência dos membros da equipe da LICITANTE, composta por profissionais de nível superior, acompanhada de atestados emitidos por pessoas jurídicas de direito público ou privado, nacionais ou internacionais, comprovando que os profissionais indicados executaram, junto a Declarante, serviços como empregado, sócio, diretor ou consultor em projetos/atividades de natureza correlata àquelas do objeto da contratação em pauta, ressaltando a qualidade do serviço prestado e o período dedicado às atividades A formação acadêmica/técnica da equipe da LICITANTE deverá ser comprovada através de atestados ou títulos fornecidos por instituições de ensino credenciadas pelo Ministério da Educação (MEC).

6 Os currículos dos membros da equipe da LICITANTE a serem apresentados, deverão estar em conformidade com o modelo constante de Anexo próprio, não devendo ultrapassar 3 (três) páginas por currículo emitidas em editor de texto eletrônico, no formato A4 da ABNT, com fonte Arial tamanho A pontuação do PT1 será realizada por meio da análise dos atestados de comprovação de experiência e de formação técnica e acadêmica do Coordenador Geral, e dos Técnicos Especialistas O Segundo Plano Técnico (PT2) demonstrará a experiência da LICITANTE na aplicação de metodologias, estratégias e práticas objeto da contratação em pauta Neste plano técnico deverá ser demonstrada a experiência que a LICITANTE possui sobre o objeto da contratação em pauta. Deverá ser apresentado o currículo da empresa, descrevendo experiências anteriores, acompanhado de atestados emitidos por pessoa jurídica de direito público (inclusive economia mista) ou privado, nacionais ou internacionais, que certifiquem a realização dos serviços relatados no currículo, executados pela LICITANTE para as instituições emitentes Os atestados solicitados, comprovando experiências anteriores relacionadas nos currículos, deverão conter: A razão social e demais dados de identificação da pessoa jurídica emitente; O endereço completo da emitente; Os meios de comunicação, tais como: telefone, fax, e telefone celular; O período de vigência do projeto e do contrato, firmado com a LICITANTE; Um breve resumo do escopo dos serviços realizados pela LICITANTE para a Emitente; O número de funcionários abrangidos pelo projeto; Local, data, identificação do emitente e assinatura. Comentário acerca do trabalho da LICITANTE e os resultados obtidos A pontuação do PT2 será realizada por meio da análise dos atestados de comprovação de experiência anterior da LICITANTE A nota final do PT2 será a média do somatório das notas nos quesitos, já multiplicadas por seu número de ocorrências, respeitando o máximo previsto no item Condições Gerais: Atestados emitidos pela mesma pessoa jurídica serão considerados como um só atestado, salvo se constituírem projetos de natureza diferente Cada atestado poderá conter mais de 1 (um) quesito pontuável. Nesse caso, ele será considerado e aceito somente uma vez em cada quesito Serão desconsiderados os documentos que contiverem omissões ou estiverem incompletos Somente serão julgadas as propostas técnicas que apresentarem todos os documentos solicitados.

7 9 CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DAS PROPOSTAS TÉCNICAS A Nota Final da Proposta Técnica será obtida por meio do somatório das notas obtidas nos planos técnicos PT1 (experiência da equipe da LICITANTE) e PT2 (experiência da empresa LICITANTE), já multiplicadas por seus respectivos pesos, divido por 100 (cem) Os planos PT1 e PT2 terão as seguintes notas máximas: PT1: 400 (quatrocentos) pontos PT2 : 600 (seiscentos) pontos Para se obter a pontuação final da proposta técnica, será adotada a seguinte fórmula de cálculo: PT = PT1 + PT2 onde: 100 PT = pontuação da Proposta Técnica PT1 = nota do plano PT1 PT2 = nota do plano PT Os cálculos aritméticos para obtenção das notas serão realizados com até 5 (cinco) casas decimais, sendo o arredondamento final feito de acordo com a regra que segue: dígitos de 1 a 4 arredonda-se para baixo; dígitos de 5 a 9 arredonda-se para cima. Os arredondamentos serão feitos até se chegar, no máximo, a duas casas decimais Serão desclassificadas as propostas técnicas que: a) deixarem de apresentar qualquer das exigências do PT1 e do PT2; b) não atingirem o mínimo de 6 (seis) pontos na pontuação final da proposta técnica (PT). 10 PRAZO PARA EXECUÇÃO DO PROJETO O prazo da execução integral dos trabalhos será de 06 (seis) meses, contados a partir da assinatura do contrato, observando-se o seguinte cronograma: Desenvolvimento das Fases Fase 1 - Estruturação de Storytelling com ênfase em Gestão do Conhecimento: até 2 (dois) meses contados a partir da assinatura do contrato. Fase 2 - Estruturação de vídeos com ênfase em Storytelling com aplicação em Gestão do Conhecimento: até 4 (quatro) meses contados a partir da estruturação da Fase 1. Fase 3 - Estruturação de Cases com ênfase em Storytelling com aplicação em Gestão do Conhecimento: até 4 (quatro) meses contados a partir da estruturação da Fase 1, de forma concomitante com a Fase 2.

8 11 CONDIÇÕES GERAIS DA ENTREGA DOS PRODUTOS A parte CONTRATANTE, representada pela Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão - SEPLAG será a proprietária de todo e quaisquer produtos e documentos que vierem a ser gerados em função da prestação de serviços O acompanhamento e a supervisão dos trabalhos descritos neste Termo de Referência serão realizados pela CONTRATANTE Os pagamentos à CONTRATADA serão condicionados à entrega e aceite definitivo dos serviços e produtos. 12 PREÇO DE REFERÊNCIA DOS SERVIÇOS DE CONSULTORIA Em conformidade com o disposto no Inciso II, 2º, do Art. 40, c/c o inciso II, do Art.7º, e c/c o Inciso X do Art. 40 da Lei 8.666/93, com suas alterações, o preço global máximo dos serviços, objeto deste Termo de Referência, a ser obtido em licitação e firmado no contrato, não poderá ultrapassar o valor de R$ (xxxxxxxxxxx) resultante do somatório dos valores relativos às Fases 1, 2 e 3 da contratação em pauta O valor da proposta deverá ser especificado, subdividido por cada uma das Fases constantes no item 2.2: Fase 1 - Valor: R$ (xxxxxxxxxxx) Fase 2 - Valor: R$ (xxxxxxxxxxx) Fase 3 - Valor: R$ (xxxxxxxxxxx)