Documento técnico de negócios. Quatro pontos de partida para o gerenciamento eficaz de projetos e portfólios de TI

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1 Documento técnico de negócios Quatro pontos de partida para o gerenciamento eficaz de projetos e portfólios de TI

2 Índice 3 Resumo executivo 3 Sintoma de um problema sério 4 Abordagem da HP ao gerenciamento de projeto e portfólio 5 Quatro pontos de partida 9 Exemplos de clientes 11 Trabalhando com a HP 11 Respostas para as seis perguntas principais dos clientes 12 Resumo

3 Não há duas empresas iguais. Não há dois PMOs (escritórios de gerenciamento de projetos) semelhantes. Mas se a meta for o gerenciamento mais eficiente de projetos e portfólios, os requisitos de processos de negócios principais serão os mesmos. Resumo executivo Técnicas de gerenciamento de projetos tradicionais não estão funcionando tão bem quanto o esperado. De acordo com uma pesquisa, uma organização em média tem pelo menos US$ 74 milhões (por ano) em projetos de risco. 1 E mesmo quando os projetos são executados com êxito, muitas vezes eles ainda não conseguem fornecer os benefícios de negócios. Então, por onde começar? Como você prioriza quais problemas abordar primeiro? Quais são os riscos e as recompensas potenciais? O que você mesmo pode fazer e onde pode precisar de ajuda? Este documento o ajuda a responder essas perguntas. Ele fornece insights importantes sobre as causas principais de falhas de projeto de falta de alinhamento com as expectativas da unidade de negócios, além das soluções possíveis. Ele mostra o caminho para o gerenciamento otimizado de projeto e portfólio a partir de quatro pontos de partida diferentes e fornece conselhos passo a passo para ajudá-lo a alcançar novos objetivos rapidamente. Ele se destina a ajudá-lo a fazer a transição do gerenciamento de projetos de TI para o gerenciamento de resultados comerciais. Qualquer que seja o tipo e o tamanho de sua empresa, qualquer que seja o nível de experiência dela com gerenciamento de projeto e portfólio, você pode aprimorar a eficácia de suas práticas, no seu próprio ritmo, sem interromper as operações atuais ou sobrecarregar sua equipe atual. Saiba o porquê. Sintoma de um problema sério Apesar do investimento significativo feito pela organização, dos melhores esforços dos gerentes de projetos talentosos e altamente treinados, da equipe técnica e dos fornecedores, os projetos constantemente falham no atendimento de seus objetivos de negócios. De acordo com uma pesquisa, a maioria das empresas e das equipes de projeto sempre acha que seus projetos apresentarão falhas, embora essas mesmas equipes saibam que seus CEOs esperam que a TI seja previsível em seu trabalho. 2 Desafios para o PMO de hoje O resultado de projetos sem êxito exerce enorme pressão sobre o PMO. A gerência executiva quer um alinhamento maior entre os objetivos de negócios e os investimentos de projeto; a equipe técnica quer ferramentas e processos melhores para a execução de projetos; os gerentes de projetos querem tecnologia que forneça insights mais significativos do status do projeto, do uso dos recursos etc. Ao mesmo tempo, as restrições de orçamento continuam aumentando, e a gerência executiva hesita em alocar mais recursos às organizações internas que aparentam estar com desempenho abaixo do esperado. Assim, o PMO entra em um círculo vicioso. Não há duas empresas iguais. Não há dois PMOs semelhantes. Mas se a meta for o gerenciamento mais eficiente de projetos e portfólios, os requisitos de processos de negócios principais serão os mesmos. O PMO deverá: Estabelecer a carga de trabalho: Capture a demanda, avalie e priorize as solicitações de projeto, e selecione e execute projetos específicos. Além disso, os processos de gerenciamento de projetos e os controles de processos operacionais (como definidos em ITIL, PMBOK, PRINCE2, estruturas CoBIT e similares) devem ser aplicados.* Alinhar as funções com as cargas de trabalho: Identificar recursos e aplicá-los. O PMO deve também aplicar processos de mudança organizacional, como o modelo RACI (pessoas responsáveis, colaboradores e informadas). Identificar e aplicar medidas: Os exemplos incluem gerenciamento em nível de serviço, Six Sigma e balanced scorecard (classificação equilibrada). Obter conformidade: O PMO deve ajudar a organização a facilitar a conformidade completa, consistente e contínua com normas, como Sarbanes-Oxley, Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) e EU Data Protection Directive. Fornecer transparência financeira: Ter uma indicação antecipada de desvios de orçamento entre o planejado e o real para ficar à frente dos riscos financeiros potenciais. E aproveitar as análises de fluxo de caixa para aumentar a precisão dos investimentos em TI e o subsequente relato para a empresa. Fornecer visibilidade executiva: Os executivos precisam entender o status de seus investimentos e conseguir comparar o progresso com as metas estratégicas e os benchmarks do setor. 1 Fonte: Strategies for Project Recovery, PM Solutions, março de Fonte: Why a Majority of Business and IT Teams Anticipate Their Software Development Projects Will Fail, Geneca, * Information Technology Infrastructure Library (ITIL) Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Control Objectives for Information and Related Technologies (COBIT) Decidimos implementar nossos processos de negócios um pouco antes de apresentar a tecnologia. Portanto, levamos de 12 a 18 meses aprimorando e definindo nossos processos na empresa. O maior problema que tivemos foi a falta de visibilidade do nosso portfólio de projeto. Ferne King, diretor, Fórum de investimento e crescimento, Executivo, Deloitte 3

4 A organização precisa de visibilidade completa de tudo em que está trabalhando, incluindo métricas de integridade do projeto, trabalho não relacionado ao projeto, alocações de recursos e custos gerais. Causas principais de falha de projeto. As organizações atuais de projetos e serviços, incluindo os departamentos de TI, lutam para vencer os desafios de projeto, tempo, custo e gerenciamento de recursos. A luta está no nível de agregação. A maioria dessas organizações tem sistemas de relatório de tempo e ferramentas de agendamento de projetos, mas, com essas ferramentas, essas organizações não conseguem dar um passo ou dois além das árvores para ver a floresta. A ausência da visão geral está no centro do desafio do PMO. Não existe nenhuma visão consolidada em toda a demanda colocada na TI, de modo que não há forma estruturada de dar prioridade aos investimentos em projetos. Não há integração nos dados de planejamento, financeiros e de recursos em todo o portfólio de projetos, portanto não há maneira de otimizar o fluxo de trabalho. Não há padrões ou metodologias no âmbito da empresa, então não há forma consistente de medir ou monitorar o sucesso. Resumindo, não há maneira de alinhar as atividades de projeto com as prioridades dos negócios. Abordagem da HP ao gerenciamento de projeto e portfólio A HP acredita que o gerenciamento de projeto e de portfólio eficiente requer um foco nos resultados de negócios no nível de agregação, não apenas sucesso no nível de projeto. Vencer desafios de gerenciamento de projeto e portfólio não requer ferramentas de gerenciamento de projeto em maior número e melhores; ele requer uma visão integrada, de cima para baixo de todos os investimentos, para que a gerência tenha uma visibilidade melhor, mais controle e maior flexibilidade. Com essas informações, vê a transparência e relatórios confiáveis, permitindo que a organização tenha conversas mais produtivas e baseadas em fatos entre as várias partes interessadas. Melhor visibilidade A organização precisa de visibilidade completa de tudo em que está trabalhando, incluindo métricas de integridade do projeto, trabalho não relacionado ao projeto, alocações de recursos e custos gerais com base em orçamentos. Você precisa da capacidade de agregar os projetos estratégicos e operacionais e ver as interdependências críticas entre projetos. Isso permite que você identifique os projetos que tenham o ROI mais alto rapidamente e otimize o portfólio de projetos de acordo. De fato, um estudo recente de clientes HP PPM determinou que a maior visibilidade do portfólio permite que as firmas cancelem projetos que não demonstrem valor suficiente. Isso fez com que os participantes do estudo economizassem 6,6% de seu orçamento de TI anual após 1 ano, aumentando para 10,4% após 3 anos. 3 Mais controles O gerenciamento integrado de projeto e portfólio de cima para baixo pode ajudá-lo a cortar custos por meio da automatização e da aplicação de processos de projeto, programa e portfólio. Uma solução eficiente pode fornecer trilhas de auditoria em nível de campo para todas as mudanças em aplicativos e projetos críticos, ajudando você a manter a conformidade regulamentar. Quando o PMO se torna mais ágil, os processos podem ser adaptados mais rapidamente para dar uma resposta às condições do mercado em mudança, com um mecanismo de processo de fluxo de trabalho fácil de configurar. A implementação de processos de gerenciamento de projeto padrão ajuda a ganhar transparência dos dados financeiros críticos e permite ver rapidamente como suas estimativas iniciais estão se saindo em comparação os valores reais do projeto. Isso permite uma correção de curso rápida e o ajuda a manter mais projetos dentro do prazo e do orçamento. Ter uma visibilidade antecipada do impacto potencial da mudança resulta em economias significativas. O estudo de ROI do HP PPM Center revelou que as empresas que estão usando o HP PPM Center para automatizar os processos de mudança de gerenciamento de projeto e portfólio economizaram 4,5% do orçamento médio de TI após 1 ano e 5,4% após 3 anos. 4 3, 4 Fonte: Customers provide a positive ROI using HP PPM Center, HP Software, janeiro de

5 Maior agilidade Uma solução de gerenciamento de projeto e portfólio deve ser flexível o suficiente para permitir que se adote uma abordagem de planejamento de projeto de cima para baixo ou de baixo para cima, dependendo das necessidades comerciais. Ela deverá permitir que você acelere a execução e a capacidade de uso com gerenciamento de projeto baseado na Web de cliente zero. Ela deverá permitir que você apresente planos de projeto do Microsoft Project, Excel, Word, e outras fontes de dados e tenha uma visão agregada dos projetos estratégicos e operacionais. O estudo de ROI do HP PPM Center também revelou que ao oferecer aos gerentes de TI visibilidade de todo o portfólio de projetos e das interdependências relacionadas, a TI poderá reduzir as despesas de mão de obra de TI melhorando a utilização de recursos e reduzindo bastante a necessidade de contratar recursos internos ou externos. As empresas do estudo economizaram uma média de US$ em 1 ano e US$ 2,2 milhões após 3 anos. 5 Em suma, espera-se que uma solução de gerenciamento de projeto e portfólio seja flexível o suficiente para permitir que você agregue todos os seus dados de projeto e mudança em um local, independentemente da fonte de dados, permitindo que utilize e planeje melhor seus recursos. E espera-se que ela seja flexível o suficiente para permitir que você implemente padrões e metodologias em toda a empresa da forma que isso seja direcionado da melhor maneira possível para a maturidade de sua organização, para que você possa começar rapidamente, acelerar a adoção e obter resultados excelentes logo. Relatórios e análises confiáveis A automatização e a padronização dos processos de gerenciamento de projeto e portfólio ajudam a verificar se os dados registrados por executivos, partes interessadas principais e membros da equipe de projeto são consistentes e confiáveis em todos os tipos de projeto. Isso fornece a base para comparações de mesmo nível que estimulam a tomada de decisões eficiente nos níveis de portfólio de investimento geral, programa e projeto. Os painéis executivos apresentam insights de tendências e destacam as áreas que precisam de foco. Além disso, os relatórios operacionais podem ser facilmente impressos para suportar a revisão rápida de orçamentos de projeto, e os analistas financeiros podem ter insight em tempo real das tendências que estão surgindo com relatórios ad hoc. Ao mesmo tempo, os relatórios de análise podem ser usados pela gerência para identificar e resolver problemas antes que eles se tornem problemas significativos. O gerenciamento integrado de projeto e portfólio de cima para baixo pode ajudá-lo a cortar custos por meio da automatização e da aplicação de processos de projeto, programa e portfólio. Quatro pontos de partida Na maioria dos PMOs, não há dúvidas de que melhores processos de gerenciamento de projeto e portfólio são necessários. A questão é como começar a trilhar o caminho da otimização. Esta seção oferece aconselhamento prático sobre as próximas etapas a serem seguidas de qualquer uma das quatro áreas de foco ou "pontos de partida". Seu ponto de partida depende das questões e das necessidades de negócios particulares da sua empresa. A HP tem visto sucesso quando se inicia em alguma dessas quatro áreas. Consolidação da demanda: Para muitas organizações, entender toda a demanda sendo exigida da organização é a primeira etapa essencial para estabelecer as prioridades da carga de trabalho e determinar o valor de negócios relativo das diversas alternativas. Gerenciamento do portfólio: Você não poderá calibrar o valor dos negócios de um projeto individual se não conseguir ter a visão geral. Um foco sobre o gerenciamento do portfólio lhe permite controlar todo o portfólio de investimento e fazer comparações entre categorias semelhantes. Execução de projeto: Entregar programas e projetos complexos no prazo e dentro do orçamento é um grande desafio para qualquer organização. O foco na execução do projeto lhe permite ver quais projetos estão com problemas em um determinado momento e tomar decisões sobre como colocá-los novamente no caminho certo. Gerenciamento de recursos: Para algumas organizações, a prioridade principal é a capacidade de analisar e comparar conjuntos de habilidades, níveis de proficiência, disponibilidade e utilização projetada de recursos ao mesmo tempo em que se designam pessoas para os projetos, assim como durante o processo inicial de avaliação da proposta. 5 Fonte: Customers provide a positive ROI using HP PPM Center, HP Software, janeiro de Fornecer relatórios e análise em tempo real, com base em informações confiáveis, pode ajudá-lo a criar um diálogo eficiente e contínuo com todas as partes interessadas. O mais importante, isso pode ajudá-lo a desenvolver e sustentar condições favoráveis, visto que os usuários em todos os níveis podem rapidamente ver como seu trabalho diário afeta a visão geral. Figura 1. O mapa de maturidade o ajuda a determinar onde focar e quais etapas abordar em seguida. 1 Informal 2 Definida 3 Gerenciada 4 Medida 5 Otimizada 5

6 Uma solução de gerenciamento de projeto e portfólio deve ser flexível o suficiente para permitir que se adote uma abordagem de planejamento de cima para baixo ou de baixo para cima. Definindo suas prioridades: O mapa de maturidade Para cada um dos quatro pontos de partida, este documento pode ajudar a determinar onde você está no "mapa de maturidade", para que possa definir seus próximos objetivos de forma realista. Geralmente, há cinco fases de maturidade: Informal: O planejamento é ad hoc. Não há nenhum processo estruturado para qualquer aspecto do gerenciamento de projeto e portfólio. Os projetos entram pela porta da frente, pela porta de trás ou pela porta lateral. A definição do orçamento é feita em uma "caixa preta". Não há visibilidade e não há nenhuma fonte única confiável. Definida: Essa fase envolve planejamento manual, mas a avaliação é feita com base em cálculo não reais. Os projetos almejados de executivos principais têm prioridade, independentemente do valor de negócios. Gerenciada: Uma solução de gerenciamento de projeto e portfólio é geralmente usada com processos automatizados que dão suporte a classificações de propostas objetivas. Um sistema único de registro é usado, permitindo comparações de orçamento planejadas versus reais e gerenciamento proativo de projetos e recursos. Medida: Este é um estágio orientado por KPI, geralmente definido por análises de hipóteses avançadas, realização de benefícios e definição de custo total de propriedade (TCO) sobre ativos. As empresas podem oferecer balanceamento de carga de fornecimento ou sob demanda. A visibilidade das linhas de base do projeto com análise de valor obtido oferece maior especificidade. Otimizada: As empresas nesse estágio estão realizando planejamento em tempo real e otimização de portfólio completa. Os scorecards são comunicados às principais partes interessadas de negócios. O gerenciamento avançado de habilidades resulta em gerenciamento de recursos econômico. O planejamento geral do portfólio utiliza o que é agora uma base de conhecimento considerável. nº 1: Consolidação de demanda A primeira etapa na consolidação da demanda é identificar uma solução que seja capaz de agregar e gerenciar todas as demandas exigidas de sua organização, projetos operacionais, projetos estratégicos, projetos que entram pela porta da frente (processos estabelecidos) e projetos que entram pela porta lateral (os projetos almejados pelos executivos). Isso lhe fornece as informações de que necessita para determinar quais solicitações têm as prioridades de negócios mais altas e de que modo elas estão relacionadas à sua equipe e aos recursos técnicos. Você também precisa de uma solução que permita apresentar planos de projetos existentes do Microsoft Project, Excel, Word e outras fontes de dados de projetos dispersas e que lhe permita criar uma exibição agregada de todos os tipos de projetos. Quando toda a demanda tiver sido capturada, as solicitações poderão ser processadas com base nas práticas recomendadas e nas regras de negócios desse tipo de solicitação. Chamamos esse processo de modelagem, automatização, medição e aplicação de regras como "digitalização" do processo de gerenciamento. Todo projeto típico, como novos produtos, correções de bugs, atualizações, férias ou solicitações de manutenção de rotina, como o provisionamento de um Blackberry, pode ser avaliado, priorizado e agendado com base na digitalização das práticas recomendadas e das políticas de sua empresa. Com processos digitalizados sendo usados e um fluxo de dados normal sobre projetos e recursos, você tem as informações e a visibilidade em tempo real necessárias para gerenciar com eficiência o status, os acordos de nível de serviço (SLAs) e as tendências. Acompanhar os custos de uma ideia aprovada em todo o seu ciclo de vida pode fornecer as informações necessárias para investimentos sólidos e gerenciamento financeiro. E para os requisitos de conformidade, você tem as informações de trilha de auditoria necessárias para atender às normas governamentais ou setoriais de maneira econômica. Lista de verificação: Você precisará de uma solução de consolidação de demanda melhor se... Estiver usando vários sistemas para coletar, acompanhar e resolver solicitações de ideias e serviços. Estiver apenas acompanhando projetos estratégicos e não demandas operacionais que ainda exigem recursos. As solicitações entrarem frequentemente pela porta de trás e não forem gerenciadas formalmente. Não existir uma priorização única: quem fala mais alto, consegue. Os níveis de serviço para dar uma resposta e atender às solicitações forem difíceis de acompanhar e relatar. Não existir nenhuma trilha de auditoria para solicitações ou ações executadas. Tabela 1. Fases de maturidade de consolidação de demanda Fase de maturidade Informal Definida Gerenciada Medida Otimizada Isso descreve sua organização? Manuseio ad hoc de todos os tipos de solicitações. O telefone e o são o tipo dominante de comunicação. Planilhas manuais e outras ferramentas que acompanham projetos. Projetos operacionais e estratégicos são separados e residem em vários sistemas diferentes. Projetos operacionais e estratégicos são centralizados em uma única instância. Os relatórios fornecem visibilidade dos tipos de solicitação, dos custos e da origem. A medição quantitativa e os aprimoramentos de processos praticamente contínuos são adotados e se tornam rotina. 6

7 Tabela 2. Fases de maturidade de gerenciamento de portfólio Fase de maturidade Informal Definida Gerenciada Medida Otimizada Isso descreve sua organização? A definição do orçamento e o planejamento anuais são feitos em uma "caixa preta", ou seja, sem conhecimento das reais necessidades. Os ciclos anuais de planejamento de TI são manuais e apresentam casos de negócios de alto nível. Os processos de proposta são automatizados e incluem priorização de negócios; casos de negócios e processos de aprovação detalhados estão em prática. O planejamento é orientado por KPI, suportado por realização de benefícios, ativos ou análise de TCO. Análises de "hipóteses" de portfólio são realizadas nos níveis de orçamento, recursos e programação; dados de ROI sofisticados estão disponíveis na base de dados de conhecimento. nº 2: Gerenciamento de portfólio Muitas organizações continuam gerenciando o portfólio de projetos como uma coleção de projetos individuais em vez de como um portfólio. Para ser eficiente, sua solução de gerenciamento de portfólios deve permitir que você controle todo o seu portfólio de investimento por meio da avaliação, priorização, balanceamento e aprovação de novas iniciativas e do seu portfólio de trabalho existente; analise vários cenários de hipóteses; e alinhe sua estratégia de negócios às restrições de orçamento e recursos. Sua solução de gerenciamento de projetos e portfólio deve ser projetada para lhe fornecer o ambiente unificado e de colaboração necessário para permitir que as partes interessadas colaborativamente controlem o portfólio de investimentos. Ela deve integrar e automatizar seus pontos de verificação estratégicos, financeiros, funcionais e técnicos e oferecer visibilidade em tempo real dos recursos, orçamentos, custos, programas, projetos e demanda geral. Da inicialização, justificativa e revisão da proposta até a iniciação, execução e implantação do projeto e a obtenção de benefícios, a solução de gerenciamento de projeto e portfólio deverá manter todas as partes interessadas envolvidas. Independentemente do estágio de maturidade que descreve sua organização hoje e do nível de otimização do portfólio que está buscando, o software HP Project and Portfolio Management (PPM) Center pode ajudá-lo a dar o próximo passo rapidamente e com risco reduzido e sem interrupção dos processos existentes. Ao contrário das abordagens que apenas oferecem sistemas de relatório de tempo e ferramentas de agendamento de projeto, a HP oferece recursos de planejamento de cima para baixo que contam com o suporte de planos de projeto detalhados de baixo para cima. Uma abordagem de planejamento de cima para baixo facilita a rápida tomada de decisão de portfólio sem exigir a criação de planos de projeto detalhados e demorados. Por exemplo, o HP PPM Center permite que você crie perfis de equipe que permitam determinar com precisão quais recursos e orçamento serão necessários para dar suporte a uma nova iniciativa. O HP PPM Center também oferece suporte à execução de projetos e supervisiona a metodologia do projeto de baixo para cima, permitindo que você mude de uma postura reativa para uma posição proativa, de "gerenciamento por exceções". Os detalhes do trabalho diário de fornecer partes do projeto em tempo real com exceções aos planos de projeto claramente realçaram as informações reais apresentadas. Isso permite que os gerentes de projeto, gerentes de programa e a gerência executiva vejam claramente o impacto que alterações podem ter em seus projetos e alinhar suas decisões aos objetos de negócios. Seja como for, a HP lhe oferece a flexibilidade de tomar decisões de portfólio eficientes em um processo que funciona melhor para a sua organização. Lista de verificação: Você precisará de uma solução de gerenciamento de portfólio melhor se... Você não tiver nenhuma visibilidade em nível de agregação do tempo, do custo e das informações de recursos dos esforços de projeto e não relacionados ao projeto. Os projetos em andamento, os projetos estratégicos e o trabalho operacional forem gerenciados e mantidos em sistemas de registro diferentes. Você não conseguir obter uma análise de objetivo dos itens no portfólio; houver muito peso dado a critérios subjetivos e considerações políticas. Você não puder fazer comparações entre categorias semelhantes do ROI esperado ou do valor presente líquido (NPV) dos projetos solicitados no portfólio. Os processos não forem automatizados e sua equipe se sentir frustrada em inserir dados no sistema. 7

8 Tabela 3. Fases de maturidade de execução de projeto Fase de maturidade Informal Definida Gerenciada Medida Otimizada Isso descreve sua organização? Os relatórios de status de projeto são agregados manualmente; os projetos são iniciados nos níveis de departamento. Um PMO é estabelecido, e uma metodologia de projeto, adotada, com suporte de processos manuais e modelos padrão. Os padrões e a metodologia de projeto são seguidos à risca; os projetos geralmente atendem às expectativas de negócios e técnicas. Balanceamento de carga de fornecimento de recursos e demanda suportado, visibilidade das linhas de base do projeto e análise de valor ganho de projetos. Um PMO de grande porte é criado, e os projetos consistentemente atendem ou excedem as expectativas de negócios. O gerenciamento de habilidades avançadas ajuda a organização a utilizar as pessoas certas com o custo certo. nº 3: Execução de projeto A organização média está constantemente lidando com vários projetos, processos e recursos. Os conflitos são inevitáveis e, com inúmeras variáveis, o gerenciamento eficiente dessas entidades diversas pode ser extremamente difícil. A solução de gerenciamento de projeto e portfólio deve permitir que você gerencie seus programas e projetos de maneira colaborativa, desde o conceito até a conclusão. Ela deve permitir que você automatize processos para gerenciar escopo, riscos, qualidade, problemas e programações, para que possa fornecer projetos complexos com a mais alta qualidade e os melhores recursos, dentro do prazo e do orçamento. Toda semana, os membros da equipe do PMO gastam horas ou até mesmo dias compilando relatórios de status de várias fontes de dados. Esse apagar de incêndios exigido pela gerência executiva consome tempo crucial que poderia de outra forma ser usado para gerenciar os projetos. A solução de gerenciamento de projeto e portfólio deve liberar o tempo da equipe capturando todas essas informações em um único repositório e armazenando-as automaticamente em um painel centralizado. A criação de um relatório de status se torna uma tarefa pequena em vez de uma tarefa iminente. Além de abordar os desafios acima, o HP PPM Center fornece os processos de PMO de práticas recomendadas que permitem modelar e aplicar padrões de PMO corporativos, mantendo as partes interessadas e os membros da equipe alinhados em cada etapa. Ele lhe fornece a estrutura e os processos prontos para uso para gerenciar alterações de escopo, riscos, qualidade, problemas, programações, recursos, lançamentos e custos, para que você não precise mais de vários manuais de procedimento e várias ferramentas pontuais. Selecione quais fluxos de trabalho de processo deseja usar imediatamente sem perder a capacidade de adaptar e estender esses processos conforme seus negócios mudam. Lista de verificação: Você precisará de uma solução de execução de projeto melhor se... Sua empresa não tiver uma visão de status ou de integridade em tempo real dos projetos críticos. Os projetos estiverem frequentemente atrasados ou acima do orçamento, criando dores de cabeça constantes. Você estiver enfrentando dificuldade para manter suas ferramentas atuais, como planilhas, mecanismos de união e ferramentas pontuais, atualizadas e sincronizadas. A visibilidade inadequada da disponibilidade de recursos estiver afetando a capacidade de sua equipe de gerenciar projetos de maneira eficiente. Você não conseguir oferecer dados concretos de gerenciamento para dar suporte às suas necessidades de orçamento e de recursos. nº 4: Gerenciamento de recursos Pode ser extremamente difícil para qualquer organização combinar os níveis de habilidade e a disponibilidade de vários profissionais com cronogramas e prazos de projeto específicos. A solução de gerenciamento de projeto e portfólio deve fornecer visibilidade da disponibilidade de recursos e da utilização pelos projetos e pelos trabalhos não relacionados aos projetos a fim de permitir planejamento, previsão e definição de cronograma melhores. Além disso, ela deve incentivar o planejamento de recursos e o acompanhamento de dados reais em vários níveis: nível de perfil de equipe, nível de projeto e nível de tarefa. O HP PPM Center fornece essa visibilidade de maneira eficiente, gerenciando recursos a partir do planejamento de cima para baixo, através da execução de baixo para cima. Ele equilibra o fornecimento de recursos, oferecendo total visibilidade e controle da demanda de recursos. Ele também apresenta um cenário claro do fornecimento de recursos, incluindo funções de recursos, habilidades e nível de proficiência nessas habilidades, em toda a organização. E obtém a demanda de recursos a partir de projetos e atividades operacionais que impulsionam a organização em tempo real, de modo que você tenha a visibilidade dos requisitos de recursos e possa tomar decisões melhores sobre onde os membros da equipe devem gastar seu tempo. Para atender à demanda, você pode alocar recursos por nome, posição, função ou grupo e acompanhar o esforço com relação a qualquer item de trabalho. Os executivos e os tomadores de decisão de portfólio têm exibições de status em tempo real e acesso imediato às informações detalhadas dos recursos que usam como base para tomar decisões. Lista de verificação: Você precisará de uma solução de gerenciamento de recursos melhor se... Não tiver certeza de que sua equipe esteja sempre trabalhando nos projetos certos no momento certo. Não puder identificar quando uma habilidade ou um recurso pode ficar disponível. Não souber quanto de sua capacidade é consumida pelos projetos estratégicos em comparação com as atividades operacionais. Não estiver acompanhando em quais tarefas as pessoas trabalharam anteriormente. Estiver difícil determinar qual treinamento é necessário para quais funcionários. 8

9 Tabela 4. Fases de maturidade de gerenciamento de recursos Fase de maturidade Informal Definida Gerenciada Medida Otimizada Isso descreve sua organização? Gerenciamento de recursos ad-hoc; nenhum acompanhamento de tempo Análise de utilização de recursos manual e imediata; captura de tempo feita no nível de projeto Visibilidade em tempo real do fornecimento e da demanda para todos os tipos de recursos; tempo acompanhado no nível de fase ou marco Fornecimento de recursos ou balanceamento de demanda; tempo acompanhado no nível de tarefa; linhas de base do projeto Balanceamento de recursos empresariais abrangentes no nível de habilidades e no gerenciamento de habilidades avançadas de proficiência; planejamento utilizando a base de conhecimento Exemplos de clientes O HP PPM Center tem oferecido excelentes resultados nas implantações dos clientes há vários anos. Aqui estão apenas alguns exemplos das experiências reais dos clientes: Consolidação da demanda: Um conglomerado de serviços financeiros Com mais de funcionários, um século de história comercial e US$ 500 bilhões em ativos sob gerenciamento, esta instituição financeira dos Estados Unidos fornece produtos e serviços de seguro de vida, anuidade e investimento a consumidores e empresas de todo o país. A empresa se orgulha de ter uma cultura de aprimoramento contínuo de processos e práticas que proativamente busca a eficiência e o desempenho ideais. Antes do HP PPM Center, a empresa usava um processo manual e inconsistente para identificar e avaliar seu portfólio de projetos de TI para o ano. Pelo fato de não ter um processo e um conjunto de ferramentas automatizado para acessar o valor de cada projeto frente a frente com a metas e os objetivos corporativos, os projetos podiam ser elaborados e executados sem consideração total do caso de negócios subjacente e do alinhamento estratégico. Projetos não estratégicos eram implementados em detrimento de outros projetos que dariam impulso aos objetivos corporativos. Esse problema ficou ainda maior pelo fato de que a empresa não tinha uma visão completa da fila de demanda de TI; a empresa não tinha a oportunidade de avaliar de maneira comparativa o valor de todos os projetos sob consideração. Antes da implantação do HP PPM Center, 10% do orçamento de TI da empresa foi gasto em projetos não estratégicos. Os módulos Demand and Portfolio Management do HP PPM Center agora controlam todas as decisões relacionadas à justificativa e à priorização do projeto. No período de 3 anos após a implantação do HP PPM Center, a empresa consequentemente recuperou US$ 3,1 milhões, US$ 8,1 milhões e US$ 10,6 milhões anualmente que ela atribui diretamente à solução HP PPM Center. O HP PPM Center aumentou a visibilidade e a supervisão para sistematicamente impedir projetos não estratégicos que não eram nada mais do que um custo líquido para a empresa. Além dessa análise, há o impacto positivo para os negócios que um projeto de TI estratégico pode gerar para a empresa, incluindo economia com equipe por meio de automação de processos, receita maior, redução de passivos etc. A seguir, os benefícios de implantar a solução HP PPM Center. Antes do HP PPM Center, a empresa descrevia o esforço de envio e aprovação de projetos de TI como um "esforço financeiro massivo"; média de 45 dias para alcançar aprovação financeira. Hoje, os projetos de TI são aprovados em 10 dias. O HP PPM Center aumentou a visibilidade e a supervisão para sistematicamente impedir projetos não estratégicos que não eram nada mais do que um custo líquido para a empresa. No período de 3 anos após a implantação do HP PPM Center, a empresa consequentemente recuperou US$ 3,1 milhões, US$ 8,1 milhões e US$ 10,6 milhões. O HP PPM Center recuperou 19% (US$ ), 48,3% (US$ 2,2 milhões) e 68,9% (US$ 1,7 milhões) do orçamento de mão de obra anual reduzindo as solicitações de pedido de alteração. O HP PPM Center consistentemente reduziu os custos de mão de obra atribuídos ao processamento de pedidos de alteração em 19%, 48,3% e 68,9% no período de 3 anos após o período de implantação, fazendo com que a empresa economizasse US$ 1,7 milhão em valor presente líquido (NPV) com despesas de mão de obra. 6 Gerenciamento de portfólio: Deloitte Consulting A Deloitte é uma das maiores organizações de serviços profissionais do mundo. A firma fornece serviços de auditoria, consultoria, aconselhamento financeiro, gerenciamento de riscos e impostos a clientes. Ela opera em cerca de 140 países, emprega aproximadamente pessoas em todo o mundo e, em 2010, teve receita de US$ 26,6 bilhões. Percebendo que havia uma falta de visibilidade das solicitações de investimentos e projetos aprovados na empresa, dificultando a otimização de recursos e investimentos, a Deloitte procurou a HP em busca de respostas. Ferne King, Diretor Executivo do Fórum de Investimentos e Crescimento da Deloitte, explica: Quando começamos nossa jornada para alinhar mais de perto o portfólio de projetos com a estratégia há quatro anos, éramos uma organização muito menor com muito menos pessoas e conseguíamos gerenciar o processo de gerenciamento de portfólio e projeto manualmente. Deste então, os envios de casos de negócios aumentaram bastante e crescemos substancialmente, particularmente nos últimos três anos, em que alcançamos uma taxa de crescimento de mais de 20%. Consequentemente, descobrimos que não podíamos aproveitar todas as nossas principais iniciativas de forma oportuna e tínhamos uma visão estática limitada do portfólio da empresa. Ficou claro que precisávamos aprimorar e automatizar o processo de gerenciamento de portfólio e também gerenciar nossos projetos. 6 Fonte: "ROI Case Study: HP Project and Portfolio Management Center; A financial services company, HP, dezembro de https://ssl.www8.hp.com/us/en/secure/ pdf/4aa3-2928enw.pdf 9

10 Os benefícios da implementação da solução HP PPM incluem: Visão holística e prioritária do portfólio de iniciativas da empresa, permitindo o alinhamento com unidades de negócios individuais e a estratégia da empresa Reputação valorizada de fazer as coisas certas no momento certo Capacidade de gastar mais tempo em análise de prioridades com base em estratégias Capacidade de exibir iniciativas por categoria de investimento, tipo de iniciativa ou patrocínio de área de serviço (não apenas iniciativas de tecnologia) Entendimento e percepção maiores do retorno dos investimentos e do gerenciamento de resultados Resultados significativos a partir de iniciativas em um prazo futuro corrente de 3, 6, 9 e 12 meses com capacidade para mostrar impactos e aprimorar a comunicação desses impactos 7 Gerenciamento de projeto: Marriott International A Marriott International, Inc., empresa líder no setor de hospedagem, opera em mais de 3700 propriedades em todo o mundo. Embora a Marriott considere as pessoas, e não a propriedade, os seus ativos mais importantes: os valores principais da empresa descrevem seu compromisso com o suporte de seus associados e o uso de um sistema baseado em desempenho para recompensar o sucesso do associado. Entretanto, a Marriott também percebe que deve alinhar o trabalho de seus associados com as estratégias e as prioridades comerciais da empresa. Esse pode ser um desafio de gerenciamento principal para qualquer empresa e particularmente desafiador para uma empresa do porte e do escopo da Marriott. Empregando pessoas em 70 países, o modelo de negócios da Marriott é complexo. O portfólio da empresa abrange cerca de 20 marcas diferentes e atende a 6 segmentos de mercado. E suas operações e fluxos de receita dependem de transações on-line e procedimentos físicos. A organização de TI global da Marriott mostra um retrato dessa complexidade organizacional. De uma vez, temos de 250 a 300 projetos em andamento, observa Leslie Scott, vice-presidente, Departamento de Gerenciamento de Projetos Empresariais e Recursos de Informações, Marriott. Nossa responsabilidade é gerenciar esse projetos e garantir que estejam alinhados com a estratégia de negócios geral do Marriott. Por isso, o Marriott decidiu substituir seus processos de gerenciamento de projetos existentes por uma ferramenta de gerenciamento de projeto e portfólio de qualidade empresarial do portfólio da HP Software: HP PPM Center. A primeira implementação completa do HP PPM pela Marriott foi na Information Resources (IR), sua organização de serviços de tecnologia. O projeto foi muito bem recebido pelo gerentes de projetos de IR da Marriott. O HP PPM tornou a vida de nossos gerentes de projetos mais fácil ao automatizar inúmeras etapas. De acordo com Leslie Scott, eles não precisam mais criar listas de observações de riscos e problemas manualmente, ou declarações de escopo e planos e trabalho, porque a ferramenta os cria automaticamente usando modelos predefinidos. Esses benefícios vão bem além da conveniência: O HP PPM libera os gerentes de projetos para focar nas tarefas que mais diretamente contribuem para o sucesso dos projetos. Os gerentes de projetos podem focar no gerenciamento, acrescenta Leslie Scott. Eles podem se concentrar na qualidade do trabalho sendo realizado. Os benefícios da solução de gerenciamento de portfólio HP PPM incluem: Tarefas de gerenciamento de projetos automatizadas que resultam em eficiências e liberam o tempo dos associados para que foquem nas tarefas que aumentam o valor dos negócios e assumam mais projetos, o que é crucial para a estratégia de crescimento da empresa Controle aprimorado que ajuda a reduzir o risco de problemas de não-conformidade ou segurança, o que poderia ser oneroso para corrigir ou prejudicial para a marca da empresa Redução no tempo gasto pelos gerentes de projetos para gerenciar seus projetos e resultados de relatórios 8 Gerenciamento de recursos: Kaspersky Labs Fundada na Rússia em 1997, a Kaspersky Lab é um dos principais fornecedores de softwares de segurança do mundo. É uma holding multinacional com sede em Moscou e escritórios locais em 29 países. A receita global cresceu 38% em 2010, alcançando US$ 500 milhões. 9 Para conseguir competir com êxito, a empresa expande continuamente seu portfólio de tecnologia por meio de investimentos em pesquisa e desenvolvimento. Como resultado, a equipe cresceu quase 3 vezes nos últimos anos, de 300 em 2007 para mais de 800 em Isso resultou em um aumento significativo da complexidade do gerenciamento de projetos e de recursos humanos em geral. Ficou mais difícil alocar os recursos humanos de várias unidades de departamento, e o departamento não possuía um sistema de gerenciamento de projetos centralizado. Os gerentes estavam livres para usar as ferramentas de sua preferência e embora a maioria deles acabasse usando o Microsoft Project, eles não podiam sempre alinhar suas atividades individuais de planejamento de recursos e controle de programação de projetos. Entretanto, conforme os projetos de pesquisa e desenvolvimento foram se tornando mais vitais devido à capacidade competitiva da Kaspersky Lab, a diretoria da empresa começou a adotar uma postura mais rígida para a análise de projetos de desenvolvimento. Como resultado, os gerentes de departamento precisam mudar para um processo de planejamento de recursos de cima para baixo usando a tabela de alocação de recursos do HP PPM. 7 Fonte: Kaspersky Lab streamlines project and portfolio management, HP, fevereiro de Fonte: Marriott gains new edge in project transparency, planning, HP, abril de Fonte: HP optimises business outcomes of Deloitte s portfolio of projects, HP, outubro de

11 A integração do HP PPM com os sistemas de gerenciamento de recursos humanos da empresa possibilita aproveitar não só os funcionários existentes ao alocar recursos, mas também aqueles no processo de serem contratados, o que aumenta a precisão do planejamento. Além disso, os trabalhadores do departamento sempre obtêm uma estimativa precisa de quanto tempo irão gastar para fazer parte de um determinado projeto e do escopo do trabalho que estão prestes a executar, o que ajuda na preparação de mais projetos. Os benefícios da implementação do HP PPM para gerenciamento de recursos são estes: Relatórios precisos, permitindo que os recursos sejam planejados, e um roteiro a ser gerado com 18 meses de antecedência Alcança 100% de transparência de recursos humanos para gerenciamento de força de trabalho aprimorado A empresa não só planeja e programa recursos antecipadamente, mas também realiza checkups semanais dinâmicos de como um projeto está progredindo em relação ao plano Trabalhando com a HP A HP oferece uma gama flexível de opções aos clientes interessados em fazer a migração para um gerenciamento de projeto e portfólio mais eficiente. Nosso modelo de fornecimento exclusivo pode ajudar a reduzir os riscos, diminuir o tempo de retorno do investimento e diminuir os custos de implantação. Caso você opte por uma implantação tradicional e local, nossa equipe e nossos parceiros de Serviços profissionais da HP Software estão à disposição para ajudá-lo com a implementação e a implantação total. Esses serviços profissionais incluem ofertas de consultoria, treinamento e suporte para ajudá-lo a alcançar o sucesso. Nosso modelo de referência de gerenciamento de serviço fornece processos em pacotes com base em ITIL e nossa experiência envolve mais de 19 anos de gerenciamento de serviços para tempo menor de retorno do investimento de gerenciamento de demanda, gerenciamento de portfólio, gerenciamento financeiro de TI e também processos operacionais, como gerenciamento de mudanças ou incidentes. Como segunda opção, o HP Software-as-a-Service (SaaS) para HP PPM Center fornece um serviço pronto para uso, com vários ambientes de PPM para oferecer suporte ao gerenciamento de ciclo de vida. Como parte de sua equipe, um gerente de conta técnico com certificação ITIL e PPM trabalha com você para fornecer monitoramento contínuo e orientação sobre as práticas recomendadas. HP SaaS oferece acesso aprimorado 24x7 e fornece disponibilidade líder de mercado de 99,9% aos usuários de todo o mundo. 10 Com as duas abordagens, você se beneficia com nossas práticas recomendadas, que oferecem menor tempo de retorno do investimento e risco de implantação geral menor. A HP oferece planos de pagamento flexíveis para ajudar a gerenciar melhor suas despesas. HP PPM Center e HP IT Performance Suite HP PPM Center faz parte do HP IT Performance Suite (ITPS) com a meta de ajudá-lo a sempre fazer melhor. O HP ITPS é abrangente, conectado e flexível e permite controlar toda a organização. Respostas para as seis perguntas principais dos clientes 1. Preciso implementar os softwares do HP Project and Portfolio Management Center de uma vez ou posso comprar e implantar softwares de acordo com a necessidade? Resposta: Oferecemos a flexibilidade de comprar os softwares do HP Project and Portfolio Management Center de acordo com as suas necessidades e de implantá-los quando precisar. 2. Precisarei configurar o HP PPM Center para atender aos meus requisitos específicos? Resposta: Isso depende de suas metas específicas. O HP PPM Center tem sido implantado com êxito pelos clientes imediatamente sem configuração. Outros clientes optam por aproveitar as vantagens de nosso mecanismo de fluxo de trabalho altamente configurável para implementar os processos rapidamente. Além disso, os clientes poderão optar por usar nossa oferta de SaaS pronta para uso com quase nenhuma configuração, se quiserem. 3. Como desenvolvo e mantenho as condições favoráveis de minha implantação do HP PPM Center? Resposta: As práticas recomendadas da HP solicitam que você não crie processos em excesso e se concentre na capacidade de uso da solução. As práticas recomendadas da HP também solicitam que você defina e comunique sua visão regularmente, junto com relatórios de progresso. Para obter mais informações, leia Práticas recomendadas de gerenciamento de projeto e portfólio: conselho prático para alcançar valor e adoção máximos. 4. Os serviços de consultoria da HP são necessários para a implementação do HP PPM Center? Resposta: Sim. Você pode utilizar os serviços HP Professional ou os serviços de nossa comunidade de parceiros, se preferir. 5. Você pode fornecer uma avaliação mais formalizada da capacidade imediata de minha organização de implementar o HP PPM Center? Resposta: Sim. A HP ou seu conjunto diversificado de parceiros pode preparar uma avaliação do nível de maturidade de sua organização e determinar o ponto de partida correto para você. 6. Como evito a interrupção das operações e dos processos atuais enquanto migro para o HP PPM Center? Resposta: A HP firmou parceria com alguns dos melhores fornecedores para oferecer orientação e suporte aos seus clientes que estão cuidando da mudança da organização, ajudando a facilitar o caminho para a implantação eficiente. A HP Services pode também fornecer assistência adicional nessa área. 10 Conforme definido no Compromisso de tempo de operação do serviço do Anexo C do Acordo de nível de serviço entre a HP e o cliente. 11

12 Resumo O gerenciamento eficaz de projetos e portfólio é um objetivo viável. Você pode começar em qualquer uma das quatro áreas de foco descritas neste documento e obter benefícios significativos. Pode começar em qualquer nível de maturidade da organização. Pode começar rapidamente ou pode adotar gradualmente novas ferramentas e processos, um a um. Porém, o segredo é começar. Pesquisas e várias evidências anedóticas mostraram que os métodos tradicionais de gerenciar projetos simplesmente não estão funcionando. Não para usuários finais, não para a equipe de TI, não para a empresa. Até o PMO parar de gerenciar projetos e começar a gerenciar os resultados de negócios, as taxas de falha de projeto provavelmente permanecerão altas. É hora de romper o ciclo e avaliar as novas alternativas. Saiba mais Para saber como tornar o gerenciamento de portfólio e de projeto de sua organização mais eficiente, visite hp.com/go/ppm HP Software Services Obtenha o máximo do seu investimento em software. Sabemos que os seus desafios de suporte podem variar de acordo com o tamanho e as necessidades críticas de negócios de sua organização. A HP fornece serviços de suporte técnico que atendem a todos os aspectos do ciclo de vida de aplicativos. Isso permite que você tenha a flexibilidade de escolher o nível de suporte apropriado para atender às suas necessidades comerciais e de TI específicas. Use o suporte a software com boa relação custo-benefício da HP para liberar recursos de TI, para que você possa voltar o foco para outras prioridades de negócios e para a inovação. Os serviços HP Software Support lhe oferecem: Um local único para todos os seus serviços de software e hardware, fazendo com que você economize tempo fazendo uma única chamada, disponível 24 horas por dias, 365 dias por ano. Oferecendo a você suporte para: VMware, Microsoft, Red Hat e SUSE Linux, além do software HP Insight Respostas rápidas, fornecendo conhecimento técnico e ferramentas remotas para acessar respostas rápidas, resolução de problemas de forma reativa e resolução de problemas de forma proativa Experiência de serviço consistente com alcance global, fornecendo o conhecimento técnico global localmente Para obter mais informações, acesse hp.com/services/ softwaresupport. Conecte-se hp.com/go/getconnected Veja as tendências de tecnologia, os alertas de suporte e as soluções da HP. Copyright 2007, 2009, Hewlett-Packard Development Company, L.P. As informações contidas neste documento estão sujeitas a alterações sem aviso. As únicas garantias para produtos e serviços da HP são as estabelecidas nas declarações de garantia expressa que acompanham tais produtos e serviços. Nada aqui contido deve ser interpretado como constituindo uma garantia adicional. A HP não se responsabiliza por omissões, erros técnicos ou erros editoriais contidos neste documento. Microsoft é uma marca comercial registrada da Microsoft Corporation nos EUA. 4AA1-1967PTL, criado em maio de 2007; atualizado em agosto de 2012, Rev. 3 Este é um impresso digital HP Indigo.

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