A função dos sistemas de gerenciamento de portfólio e projetos em conduzir a execução de estratégia de negócios e TI

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1 Um boletim informativo da Oracle Maio 2013 A função dos sistemas de gerenciamento de portfólio e projetos em conduzir a execução de estratégia de negócios e TI

2 Introdução A necessidade de vincular a estratégia e a execução do projeto não é nova. Muito já foi escrito sobre por que é importante, mas pouco descreve em detalhe como pode ser realizado com a ajuda do software de gerenciamento do portfólio de projetos (PPM). Este boletim informativo Pesquisa o estado atual dos esforços para vincular a estratégia e a execução do projeto Defende um processo de execução de estratégia de cima para baixo Descreve como integrar considerações de custos e utilização de recursos Ilustra uma simples abordagem sistemática para impulsionar a execução da estratégia Discute a governança da execução da estratégia Explora capacidades e opções específicas de tecnologia Foca particularmente na solução líder na indústria para gerenciamento do portfólio de projetos, o Instantis EnterpriseTrack da Oracle, para integrar o gerenciamento de execução de estratégias. Esta solução foi implementada com sucesso em uma variedade de empresas. 1

3 Vincular a estratégia e a execução do projeto De acordo com a pesquisa da Gartner, um propulsor chave de negócios para CIOs é o melhor alinhamento de TI com estratégias e prioridades de negócios. Pouquíssimas empresas fazem um bom serviço de vincular consistentemente projetos e iniciativas de TI com prioridades corporativas mais amplas. De fato, poucos CIOs estão satisfeitos com sua habilidade de vincular estreitamente a atividade de projeto de TI com os objetivos e metas estratégicos de seus departamentos. Quando os projetos são vinculados com objetivos ou iniciativas estratégicos, geralmente é um processo de baixo para cima onde ideias de projeto ou projetos em andamento são alinhados com estratégias importantes. Ainda que isto satisfaça um propósito importante de fornecer visibilidade de linha de visão entre as atividades do projeto e prioridades corporativas de nível mais alto, não é uma abordagem abrangente para a execução da estratégia. Além disso, o processo de alinhamento pode ser maltratado por líderes do projeto que fazem conexões falsificadas com a agenda estratégica para justificar projetos pessoais. Para compelir a execução da estratégia, as empresas precisam desenvolver e executar um pipeline de projeto direcionado impulsionado pela estratégia. Isto significa que as solicitações do projeto geralmente seguem a estratégia (em resposta à pergunta "O que precisamos fazer para implementar esta estratégia?"). Neste cenário, o exercício de alinhar a demanda existente e a atividade em andamento do projeto com a agenda estratégica se torna a exceção ao invés da regra. Um processo para a execução de estratégia de cima para baixo é o que é necessário para complementar o alinhamento de estratégia de baixo para cima. Este processo começa com a articulação de objetivos de negócios e estatísticas de negócios. Ele pode tomar a forma de qualquer estrutura ou metodologia de estratégia, assim como Balanced Scorecard, hoshin kanri, estatísticas chave de desempenho (KPIs) ou pilares de desempenho. Uma vez que os objetivos e estatísticas sejam articulados e comunicados, eles podem ser desmembrados em iniciativas de estratégia de TI e estatísticas de TI para propósitos de execução. Por exemplo, iniciativas estratégicas de TI podem ser organizadas em uma série de programas ou portfólios. Programas podem consistir de vários projetos que foram identificados para cumprir com objetivos a nível de programa. Os resultados do programa são, por vez, acumulados para os níveis de iniciativa estratégica de negócios e TI. A função do sistema de gerenciamento de portfólio de projetos na execução da estratégia Um sistema de PPM com capacidade de gerenciamento moderna pode ter uma função importante na automatização do processo de execução de estratégias. Com um único sistema de registro como um balanced scorecard para os portfólios de estratégia e projeto, os executivos de nível C podem atingir tanto a visibilidade da atividade do projeto como a responsabilidade da equipe do projeto. A visibilidade da execução da estratégia em tempo real é facilitada, com a habilidade de expandir no status das atividades nos níveis de componente estratégico, programa ou projeto e retrair os resultados a nível de projeto. O sistema também suporta melhor responsabilidade da equipe de projeto, garantindo a linha de visão das partes interessadas e do executivo na atividade do projeto e recursos atribuídos. 2

4 Os sistemas de PPM também gerenciam recursos como uma função principal. Um sistema único de registro para gerenciar um portfólio de estratégias, projetos e recursos promete reforçar ainda mais a execução da estratégia, não apenas garantindo a vinculação otimizada da estratégia e da atividade do projeto, mas também reforçando o alinhamento entre a estratégia e o investimento do recurso. Integrar estratégia e informação do recurso dá à gerência a visibilidade direta do esforço planejado e real, além de custo por iniciativa estratégica e não apenas por portfólio de projetos ou programa. ENGLISH Strategy Portfolio Project Portfolio Resource Portfolio Strategy-Project Linkage: Two compatible approaches: Top-down and Bottom-up. Strategy-Resource Linkage: Linking resource utilization (plan and actual) is at the cutting edge of PPM-system-facilitated strategy execution. Project-Resource Linkage: Traditional core focus of PPM system functionality. TRADUÇÃO Portfólio de estratégia Portfólio de projetos Portfólio de recursos Vinculação estratégia-projeto: Duas abordagens compatíveis: De cima para baixo e de baixo para cima. Vinculação estratégia-recurso: Vincular a utilização de recursos (planejado e real) é o que há de mais moderno na execução de estratégia facilitada pelo sistema de PPM. Vinculação projeto-recurso: Foco básico tradicional da funcionalidade do sistema PPM. Figura 1. A execução da estratégia funciona melhor quando os portfólios de estratégia, projeto e recurso são integrados. Execução de estratégia de negócios e TI em ação Aqui, você pode encontrar uma visão geral de um sistema de execução de estratégia de negócios e de TI de cima para baixo em ação. Figura 2. Esta é uma visão geral em quatro passos de um sistema de execução de estratégia de negócios e de TI de cima para baixo em ação. 3

5 Etapa 1: Articular sua estratégia de negócios ou TI A Figura 2 exibe uma hierarquia de estratégia de nível de CIO. A árvore de estratégia de CIO representa, de forma ideal, um galho de uma hierarquia de estratégia de negócios corporativa articulada pelo CEO. Neste exemplo, o CIO articulou os seguintes três componentes da estratégia: Reduzir custos através da modernização de TI Melhorar a eficácia da força de trabalho Aumentar o uso de informações e analítica A estratégia de modernização de TI em si também tem três componentes: Portfólio do aplicativo Portfólio do processo de negócio Portfólio de tecnologia E o componente do portfólio de aplicativo, por vez, organiza aplicativos em três categorias Implementações de aplicativos empacotados Serviços de nuvem Atualização para ERP Etapa 2: Priorizar e selecionar projetos Os sistemas modernos de PPM fornecem funcionalidade robusta e flexível para capturar e filtrar a demanda e as solicitações do projeto, assim como forçar pontuações, processos de aprovação e fluxos de trabalho consistentes. Qualquer quantidade de métodos pode ser usada para selecionar e exibir as prioridades do projeto. Etapa 3: Executar projetos Uma vez que o projeto tenha sido aprovado, as funções de gerenciamento do projeto tradicionais entram em jogo. Estas podem incluir Desenvolvimento da estrutura analítica do projeto (WBS) Solicitação de recurso, aprovação e agendamento do fluxo de trabalho Definições e atribuições de estatísticas financeiras e não financeiras Etapa 4: Calcular, agregar e exibir as informações de projeto e recurso Frequentemente, o exercício de calcular e agregar os resultados estratégicos a partir de programas e projetos do componente é realizado offline ou com ferramentas de desktop, como o Microsoft Excel. De forma ideal, o sistema PPM pode lidar com o seguinte: 4

6 Computação (agregar) de estatísticas de tendência e medidas de componentes "jovens" Definir e exibir indicadores e notificações de alerta Agregar informações sobre a utilização de recursos (conforme planejado e real) por estratégia Figura 3. Esta captura de tela exibe uma árvore de estratégia de TI real do Instantis EnterpriseTrack (veja o canto superior esquerdo). O dashboard superior direito está configurado para exibir informações resumidas para as iniciativas estratégicas de TI específicas, como status e indicadores de tendências, o proprietário e as estatísticas chave. O dashboard inferior fornece várias abas para expandir detalhes de informações adicionais do portfólio, assim como projetos, relatórios e documentos vinculados. Soluções para gerenciamento de estratégias A maioria dos sistemas de gerenciamento de portfólio de projetos de classe empresarial suporta alinhamento de estratégia, o que permite que você vincule (ou marque) projetos a objetivos de TI ou de negócios estabelecidos para que os membros da equipe de projeto possam ganhar visibilidade de linha de visão entre suas atividades do projeto e prioridades de TI e corporativas mais altas, além de objetivos de desempenho. Assim, esta é uma abordagem de baixo para cima que presume que um projeto exista no estágio de ideia, proposta e de execução. Isto se compara com uma abordagem de cima para baixo que pode começar com uma articulação hierárquica de objetivos estratégicos no recurso Strategy Manager do Instantis EnterpriseTrack. Os projetos podem ser solicitados, selecionados e executados com base em sua habilidade para compelir a estratégia de execução não apenas o alinhamento com as prioridades corporativas. O Instantis EnterpriseTrack é a única plataforma de software em sua categoria que oferece a habilidade exclusiva para compelir a execução da estratégia e rastrear a utilização de recursos em comparação com as estratégias. 5

7 Opções de alinhamento de estratégia simples de baixo para cima Os sistemas PPM podem suportar um ou ambos dos seguintes métodos para garantir o alinhamento simples de estratégias. O Instantis EnterpriseTrack suporta ambos. Primeiro, alguns sistemas permitem que as empresas criem um campo personalizado associado com projetos e insiram o nome em texto de forma livre. Esta abordagem não requer nenhuma configuração especial na interface de administração e os usuários podem inserir o nome da estratégia. Com base nestes registros de campo, relatórios simples como "Lista de todos os projetos associados com a iniciativa de Consolidação do data center" podem ser executados. Para ser efetiva, esta abordagem requer que os usuários saibam os nomes da estratégia e os insiram consistentemente. Como resultado, pode não ser eficaz para nada além de pequenas implementações. Uma variação desta abordagem de alinhamento de estratégia simples é selecionar estratégias no menu suspenso. Dentro do Instantis EnterpriseTrack, é possível realizar isto usando um dos campos de classificação disponíveis do Instantis EnterpriseTrack ou criando um campo personalizado de estratégia cujo tipo é "suspenso". Isto elimina a possibilidade de erro humano ao inserir as estratégias, mas não requer que o administrador realize um simples procedimento de configuração. Estas simples opções de alinhamento de estratégias são recursos padrões do Instantis EnterpriseTrack, representando o nível máximo de funcionalidade relacionada à estratégia dos sistemas mais competitivos. Opções de execução de estratégia sofisticada de cima para baixo Um sistema de execução de estratégia de cima para baixo deve fornecer uma ferramenta que permita uma organização para definir um portfólio de estratégia de TI/negócios. Tal ferramenta pode usar uma pasta similar a de Windows para organização. Uma vez que o portfólio tenha sido definido, os objetivos ou prioridades estratégicos podem compelir a seleção e execução do projeto. A seguir, você pode encontrar capacidades sugeridas para consideração como parte de uma solução de gerenciamento de portfólio de estratégia abrangente: Hierarquia da estratégia A ferramenta deve suportar a habilidade de definir uma hierarquia de estratégia de negócios, assim como hoshin kanri, Balanced Scorecard ou objetivos de desempenho. Além disso, deve permitir que empresas definam um conjunto de iniciativas estratégicas de TI, como gerenciamento de desempenho do aplicativo (APM), gerenciamento de fornecedor, modernização da infraestrutura de TI ou consolidação do data center. Isto inclui a capacidade de criar estratégias tanto como objetivos individuais quanto como uma hierarquia de objetivos assim como a habilidade de decompor objetivos de nível mais alto em qualquer quantidade de objetivos de nível mais baixo. Gerenciamento do conhecimento de estratégia A ferramenta deve suportar a habilidade de criar um armazenamento de conhecimento de estratégia de negócios ou TI. Indivíduos devem ter a capacidade de anexar documentos de estratégia, como planos de negócios e casos de negócios, a qualquer nó na hierarquia de estratégia. 6

8 Estatísticas e agregações O sistema deve permitir que você defina as estatísticas do scorecard e da estratégia e acompanhe-os em qualquer nível da hierarquia. Agregações devem lidar facilmente com estatísticas de componentes múltiplos para calcular estatísticas agregadas de estratégia, alavancando as fórmulas de tipo Excel. Para cada objetivo (nó) definido na hierarquia de estratégias, a configuração de estatísticas do projeto tanto financeiro quanto não financeiro deve ser suportada. Você deve ser capaz de distribuir a contribuição de um único projeto entre vários objetivos. Alertas e notificações O sistema deve permitir que você configure indicadores como de sinal de trânsito para o status de implementação de estratégia e envie alertas e notificações automáticos por para proprietários de estratégia com base nas medições do scorecard. Dashboards Ferramentas de ponta permitem que indivíduos construam (arrastar e soltar) visualizações de dashboards personalizadas e scorecards de objetivos e metas de iniciativas e estratégias, incluindo resultados planejados versus reais para as estatísticas de desempenho. Uma vez construído, os dashboards e os relatórios personalizados devem se tornar acessíveis em tempo real. Uma solução da próxima geração permite que você exiba dashboards e gráficos que exibam informações detalhadas de recursos por estratégia (consulte a Figura 4). Gerenciamento de recursos Uma ferramenta avançada pode exibir o plano de utilização de recursos e o esforço real (em horas ou custo) por dia, semana, trimestre e iniciativa estratégica. Gerenciamento de projeto O sistema deve suportar a alimentação de estatísticas de desempenho de estratégia para o subsistema de conceituação (demanda) de gerenciamento do projeto e não deve evitar que você vincule ideias do projeto, solicitações ou propostas a estratégias, assim como projetos aprovados ou em andamento. A flexibilidade de atribuir projetos a vários objetivos é importante para a precisão melhorada de rastreamento de impacto. O Instantis EnterpriseTrack, com seu poderoso módulo Strategy Manager, é o único sistema no mercado que suporta todas estas capacidades. 7

9 Figura 4. Este dashboard financeiro exibe estatísticas financeiras chave por iniciativa estratégica. Governança da execução da estratégia A quem deve pertencer a execução da estratégia? Obviamente, o CEO e o funcionário sênior de TI detêm as estratégias de negócios e de TI (o "o quê"), respectivamente. O processo para comunicar os objetivos e prioridades estratégicos, definir táticas (o "como"), monitorar progresso, reportar resultados e fazer ajustes de curso depende da cultura e estrutura organizacional individuais. Uma opção no nível de TI ou de negócios corporativos é criar um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) para gerenciar a execução da estratégia ou atribuir esta função a um PMO existente. Um PMO de negócios, seja com host em TI ou na unidade de negócios, pode estar em uma posição ideal para ser proprietário da ponte entre os objetivos de negócios e as iniciativas estratégicas de TI. Muitos já são responsáveis pela visualização "portfólio de recursos" e "portfólio de projetos", portanto adicionar a visualização "portfólio da estratégia" pode ser uma extensão natural de sua missão. Alguns PMOs são acusados de reconciliar demandas, assim como solicitações de trabalho do projeto com fornecimento ou capacidade de recurso através de algum tipo de processo de priorização de projetos. Este processo não deve ser realizado sem a habilidade de diretamente integrar as considerações de estratégia de negócios e de TI. Independente da maneira que o trabalho de articular, comunicar e executar a estratégia através do trabalho de projeto e de não projeto é realizado, um sistema de PPM com a funcionalidade de execução de estratégia precisa ser flexível o suficiente para suportar uma vasta variedade de estruturas organizacionais, metodologias de estratégia e processos de tomada de decisão e fluxos de trabalho. Ou seja, o sistema deve ser capaz de suportar várias hierarquias de estratégia e, se necessário, a habilidade de vincular entre árvores e galhos (por exemplo, relacionar uma contribuição do projeto a dois objetivos diferentes em dois domínios estratégicos diferentes). Isto também implica na habilidade de acomodar uma variedade de medidas financeiras e não financeiras, de entrada computadorizada ou manual e assim por diante. O Instantis EnterpriseTrack é exclusivamente adequado para fornecer uma solução do mundo real para o que tem sido visto, de maneira tradicional, como alimento para teóricos de torre de marfim. 8

10 Conclusão Sistemas de gerenciamento de portfólio e projeto não podem apenas ter uma função importante em alinhar ideias, propostas e projetos em andamento com objetivos de estratégia de negócios e de TI, mas também têm o potencial de executar um papel importante em compelir a execução da estratégia. A maior parte dos sistemas de PPM líderes de mercado suporta a funcionalidade de alinhamento de estratégia. O Instantis EnterpriseTrack é exclusivo no sentido de que seu módulo Strategy Manager oferece funcionalidade profunda e comprovada - em uso em várias implementações em todo mundo - para compelir a execução de estratégias de cima para baixo. 9

11 ORACLE Uma semana na vida de partes interessadas do PPM de TI Março de 2013 Oracle Corporation World Headquarters 500 Oracle Parkway Redwood Shores, CA UA Consultas Globais: Telefone: Fax: oracle.com A Oracle está comprometida com o desenvolvimento de práticas e produtos que ajudem a proteger o meio ambiente Direitos autorais 2010, 2013, Oracle e/ou seus afiliados. Todos os direitos reservados. Este documento é fornecido apenas para fins informativos e os conteúdos apresentados aqui estão sujeitos a mudanças sem aviso prévio. Não há garantia de que este documento esteja livre de erros e ele também não está sujeito a nenhuma outra garantia ou condição, seja expressa oralmente ou implícita pela lei, incluindo garantias implícitas e condições de comercialidade ou adequação a um objetivo em particular. Especificamente, renunciamos a qualquer responsabilidade com relação a este documento, e nenhuma obrigação contratual, seja direta ou indiretamente, é firmada por este documento. Este documento não pode ser reproduzido ou transmitido de nenhuma forma ou por qualquer meio, seja eletrônico ou mecânico, para qualquer objetivo, sem a nossa permissão prévia por escrito. Oracle e Java são marcas registradas da Oracle e/ou suas afiliadas. Outros nomes podem ser marcas comerciais de seus respectivos proprietários. Intel e Intel Xeon são marcas comerciais ou marcas comerciais registradas de Intel Corporation. Todas as marcas registradas SPARC são usadas sob licença e são marcas comerciais ou registradas da SPARC International, Inc. AMD, Opteron, o logo da AMD e o logo da AMD Opteron são marcas comerciais ou registradas da Advanced Micro Devices. UNIX é marca comercial registrada da The Open Group Hardware e Software, Produzidos para funcionarem juntos

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