ORIENTAÇÕES PARA A ELABORAÇÃO E A ORGANIZAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAL/ ªICFEx (1ª FASE)

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1 MINISTÉRIO DA DEFESA EXÉRCITO BRASILEIRO SECRETARIA DE ECONOMIA E FINANÇAS 10ª INSPETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS DO EXÉRCITO ORIENTAÇÕES PARA A ELABORAÇÃO E A ORGANIZAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAL/ ªICFEx (1ª FASE) O presente trabalho tem por finalidade orientar as Unidades Jurisdicionadas Vinculadas (UJV) a 10ª ICFEx na correta execução da Prestação de Contas Anual do exercício de 2012 (PCA/2012). As orientações aqui contidas aproveitam a experiência vivida em exercícios anteriores na execução de Tomadas de Contas e buscam evitar os erros comuns, dando celeridade aos trabalhos de confecção, evitando assim, o desgaste dos agentes da administração envolvidos. Cap Manfrini 1. LEGISLAÇÃO DE REFERÊNCIA - Instrução Normativa Nr 63 TCU, de 1º de setembro de 2010; - Decisão Normativa Nr 119 TCU, de 18 de janeiro de 2012; - Decisão Normativa Nr 121 TCU, de 13 de junho de 2012; - Portaria-TCU Nr 150, de 3 de julho de 2012; e - Portaria nº 814, de 28 de setembro de INTRODUÇÃO O Tribunal de Contas da União (TCU) expede anualmente os instrumentos normativos que regulam a organização e a apresentação dos Relatórios de Gestão (RG) e das peças complementares que constituem os processos de contas da Administração Pública Federal. Em conformidade com estas normas, serão apresentadas as orientações relacionadas à organização, forma, conteúdos e prazos de apresentação do Relatório de Gestão que comporá a Prestação de Contas Anual (PCA) do Exercício Financeiro de 2012, referente ao Comando do Exército (Cmdo Ex). Nestas orientações e para efeito de identificação no processo de contas, as Unidades Jurisdicionadas Vinculadas (UJ) compreendem todas as 21 Organizações Militares (OM) com autonomia administrativa, Vinculadas a esta Inspetoria e as OM sem autonomia administrativa vinculadas a UJV. 3. FINALIDADE a. A organização e a apresentação dos processos de Prestação de Contas Anual (PCA/2012) referente ao Exercício Financeiro de 2012, contemplará as informações contidas na Instrução Normativa (IN) Nr 63 TCU, de 1º de setembro de 2010, na Decisão Normativa (DN) Nr 119 TCU, de 18 de janeiro de 2012 e na Portaria-TCU Nr 150, de 3 de julho de Orientações para a Elaboração e a Organização da PCA/2012 das UJV/10ªICFEx/

2 b. O Tribunal de Contas da União, por meio da DN Nr 119 TCU, relacionou a Secretaria de Economia e Finanças (SEF) como UJ consolidadora e agregadora das informações sobre a gestão da própria SEF, do Gabinete do Comandante do Exército (Gab Cmt Ex), do Estado-Maior do Exército (EME), dos demais Órgãos de Direção Setorial (ODS) e das demais UJ do Cmdo Ex. c. As 21 UJV continuarão elaborando e apresentando os Relatórios de Gestão individuais à 10ª Inspetoria de Contabilidade e Finanças do Exército (10ªICFEx), à semelhança do que vem ocorrendo em anos anteriores. 4. ORIENTAÇÃO a. O Relatório de Gestão que será apresentado ao TCU passará a ser classificado como Consolidado e Agregado, constituindo-se em peça de um único processo de contas. b. As 21 UJV devem preencher o Relatório de Gestão Individual (RGI), conforme modelo constante no Anexo I, e submetê-lo à apreciação da 10ª ICFEx que irá preencher o Relatório de Informações Consolidadas (RIC) e encaminhá-los para SEF, por Intermédio da D Cont. c. Urge de importância informar que a 10ª ICFEx somente consolida as informações repassadas pelas UJV através do RGI, não cabendo qualquer alteração nas informações prestadas. d. As 21 UJV devem contemplar em seus relatórios de gestão informações sobre a gestão das unidades e subunidades de sua estrutura hierárquica e, ainda, informações sobre a gestão das OM vinculadas administrativamente. e. Cabe ressaltar que o Relatório de Gestão Consolidado (RGC) será inserido pelo Centro de Controle Interno do Exército (CCIEx), no sistema próprio do TCU, até 30 de junho de 2013, e, posteriormente, disponibilizado na rede mundial de computadores, ou seja, as informações prestadas pelas UJV estarão disponíveis para consulta. f. Os modelos das Declarações SIASG / SICONV (anexos II e III) deverão ser preenchidos somente pelas UJV que tenham informações sobre contratos de despesas e/ou convênios ou outros instrumentos congêneres passíveis de lançamento naqueles sistemas e que estejam devidamente lançadas e cadastradas. (conforme estabelece o 3º do art. 19 da Lei nº , de 12 de agosto de 2011.): 3 o Os órgãos e entidades integrantes dos Orçamentos Fiscal, da Seguridade Social e de Investimento deverão disponibilizar no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais - SIASG e no Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse - SICONV, no que couber, informações referentes aos contratos e aos convênios ou instrumentos congêneres firmados, com a identificação das respectivas categorias de programação e fontes de recursos quando se tratar de convênios ou instrumentos congêneres, observadas as normas estabelecidas pelo Poder Executivo. (g.n) g. As UJV que possuem tais informações, deverão preencher também os quadros A e A no corpo do RGI não devendo assinar pois, a assinatura do responsável já constará da declaração mencionada no item anterior. Orientações para a Elaboração e a Organização da PCA/2012 das UJV/10ªICFEx/

3 h. Caso a UJV possua tais informações e por algum motivo não tenha feito os devidos lançamentos, deverá retirar os quadros do corpo do relatório e justificar no corpo do RGI. i. As UJV que não possuem informações sobre contratos de despesas e/ou convênios ou outros instrumentos congêneres não deverão enviar as declarações mencionadas na letra f., devendo excluir os quadros A e A do corpo do RGI, apondo em seu lugar exatamente os dizeres: Esta UJ não possui contratos passíveis de registro no SIASG. e/ou Esta UJ não possui informações referentes a convênios ou outros instrumentos congêneres firmados, passíveis de registro no SICONV ELABORAÇÃO, ORGANIZAÇÃO E TRÂMITE Documentos a. Inventários: 1) Responsáveis: todas as 21 UJV 2) Inventário extraídos do SISCOFIS no dia 31DEZ12 3) Número de vias e formas de apresentação: a) 02 (duas) vias impressas, assinadas e encadernadas (capa a critério da UJV). Uma via deverá ser enviada à 10ª ICFEx e a outra deverá ficar arquivada na UJV. 4) Trâmite: a) UJV 10ª ICFEx 5) Atividades: a) as 21 UJV deverão extrair, no dia 31DEZ12, os Inventários Patrimoniais de Bens Móveis, Imóveis (Cmdo 10ª RM), Intangíveis (se for o caso), de Almoxarifado (todos gerados a partir do SISCOFIS) e o controle de Bens em Trânsito. Todos os Inventários deverão ser conferidos com as contas contábeis do SIAFI, no dia 31DEZ12, e serem protocolados nesta Inspetoria até a data constante no cronograma da 1ª fase (09JAN12, conforme item 4.2) b. Relatório de Gestão Individual ( Anexo I): 1) Responsáveis: todas as 21 UJV 2) Número de vias e formas de apresentação: a) 02 (duas) vias impressas e assinadas e 01 (um) arquivo eletrônico não assinado. Após a validação das informações pela 10ª ICFEx, a UJV deverá imprimir o RG em 02 (duas) vias que deverão ser assinadas pelo Cmt, Ch ou Dir da OM (Dirigente Máximo da Unidade). Deverá ser remetida 01 (uma) via à ICFEx (impresso e eletrônico) e 01 (uma) via será mantida em arquivo na Unidade. Por ocasião do envio da Via Impressa, a UJV deverá verificar o que segue: - Páginas em branco (verso das folhas impressas) terão que conter a expressão: em branco e todas as páginas impressas deverão ser rubricadas; - Quando da elaboração do Relatório de Gestão Individual, conforme modelo apresentado, as UJV deverão excluir as informações em itálico vermelho; Orientações para a Elaboração e a Organização da PCA/2012 das UJV/10ªICFEx/

4 - Para a elaboração dos quadros de que trata este modelo, a escolha da orientação do Layout da Página em retrato ou paisagem deve ser feita considerando a melhor forma de apresentar os conteúdos exigidos. 3) Trâmite: a) UJV 10ª ICFEx 4) Atividades: a) as 21 UJ deverão elaborar o RGI conforme modelo constante do Anexo I. Algumas informações são exclusivas da SEF, DGP, CPEx e das UJ responsáveis por Programas do Plano Plurianual e Ações da Lei Orçamentária Anual; b) por ocasião do recebimento, a 10ª ICFEx verificará o RGI e avaliará a existência de informações sujeitas ao sigilo bancário, fiscal ou comercial, as quais não deverão constar do citado documento. O mesmo tratamento deve ser dispensado às informações de cunho pessoal (nomes completos, CPF, telefones, etc.) referentes ao item Deliberações do TCU e do Órgão de Controle Interno atendidas no Exercício. Nestes casos, recomenda-se constar apenas o nome de guerra ou 1º nome. c. Declaração de Inserção e Atualização de dados no SIASG e SICONV (Anexo II e III) : 1) Responsáveis: todas as 21 UJV que tenham informações sobre contratos de despesas e/ou convênios ou outros instrumentos congêneres. 2) Número de vias e formas de apresentação: 02 (duas) vias impressas e assinadas. A UJV deverá imprimir as Declarações SIASG/SICONV em 02 (duas) vias que deverão ser assinadas pelos respectivos responsáveis e anexadas ao RG a ser remetido à ICFEx. 01 (uma) via das Declarações SIASG/SICONV deverá ser mantida em arquivo na Unidade, anexada ao RG correspondente. Esta Inspetoria julga relevante informar que a A DN 108/2011 já faz menção de que a declaração não é de cada responsável por incluir os dados no Sistema, mas, da seção/divisão/setor responsável. Assim, a declaração deve ser feita por quem tem a responsabilidade de incluir os dados e não pelas pessoas que receberam a transferência da competência por delegação. O responsável é o dirigente da área e não os servidores da área que fazem essa operação. 3) Trâmite: UJV 10ª ICFEx 4) Atividades: as UJ deverão elaborar os referidos documentos, cujas informações declaradas se constituirão em referência para as informações sobre Inserção e Atualização de dados no SIASG e SICONV que constará do corpo do Relatório de Gestão Individual e do Relatório de Informações Consolidadas das ICFEx. As UJ que não possuírem informações sobre contratos de despesas e/ou convênios ou outros instrumentos congêneres não deverão elaborar a referida declaração, bastando preencher o item do RGI conforme orientado anteriormente. d. Rol de Responsáveis SIAFI ( todas as naturezas de responsabilidade ): 1) Responsável: todas as 21 UJV. 2) Número de vias e formas de apresentação: 02 (duas) vias impressas e assinadas. Deverá ser remetida 01 (uma) via à ICFEx e 01 (uma) via será mantida em arquivo na Unidade. Orientações para a Elaboração e a Organização da PCA/2012 das UJV/10ªICFEx/

5 3) Trâmite: UJV 10ª ICFEx. 4) Atividades: a) as UJV deverão providenciar o Rol de Responsáveis (160xxx e 167xxx) extraído do SIAFI, por intermédio da transação >CONAGENTE, com todas as naturezas de responsabilidade. O Rol de Responsáveis será assinado pelo Dirigente Máximo e pelo Encarregado do Setor de Pessoal. b) a 10ª ICFEx, após conferir as informações, deverá manter o Rol de Responsáveis em arquivo, anexo ao RG correspondente. c) esta Inspetoria esclarece que as UJV devem estar com o Rol Dos Responsáveis atualizado até o fim do exercício financeiro de e. Declaração de Bens e Rendas: A partir da Prestação de Contas referente ao exercício de 2010, a Declaração de Bens e Rendas está sendo cobrada somente no corpo do Relatório de Gestão. Da mesma forma, a referida declaração será cobrada no Relatório de Gestão/2012. Sobre o assunto, a Portaria-TCU nº 150, de 3 de julho de 2012, estabeleceu modelo de quadro referente aos agentes públicos constantes do Art 2º, da Portaria Normativa nº 434, de 24 AGO 1994 (IG 20-16). Para o preenchimento dos referidos quadros, a UJV também deverá consultar as Portarias do Cmt Ex Nr 236 e 237, ambas de 11 MAIO 06, publicadas no BE Nr 20, de 19 MAIO 06, que contém a relação nominal dos ocupantes de Cargo em Comissão - DAS e Funções Gratificadas - FGR, do Comando do Exército e suas respectivas OM de vinculação Apresentação Gráfica O Relatório de Gestão e demais documentos deverão observar as seguintes orientações no que se refere à organização e estética do documento: a. quanto a fonte: 1) fonte do texto: Times New Roman, estilo normal, tamanho 12; e 2) fonte dos quadros e tabelas: Times New Roman, estilo normal, tamanho 10. b. quanto as páginas: 1) formato do papel: A4 (210 x 297 mm); 2) medidas das margens: - Margem superior: 2,5 cm - Margem inferior: 1,5 cm - Margem direita: 1,5 cm - Margem esquerda: 2,5 cm - Espaçamento entre linhas (espaço): simples c. os RG deverão ser numerados sequencialmente, iniciando a contagem da Folha de Rosto e expressa graficamente somente a partir do Sumário. d. as 21 UJV deverão seguir rigorosamente os modelos, as referências numéricas e a formatação disponibilizadas pelo CCIEx. Os quadros e tabelas não devem ser inseridos como figuras. e. quando do preenchimento dos documentos anexos a esta orientação, as 21 UJV deverão excluir as informações em itálico vermelho constantes dos respectivos modelos. f. nas UJV em que o Dirigente Máximo (Cmt, Ch ou Dir) seja também o Ordenador de Despesas (OD), essa autoridade assina o Relatório de Gestão e o Rol de Responsáveis. g. nas UJ em que o Dirigente Máximo (Cmt, Ch ou Dir) delega a função de OD, aquela autoridade assina o Relatório de Gestão e o Rol de Responsáveis, e não o OD Requisitos do Arquivo Eletrônico Orientações para a Elaboração e a Organização da PCA/2012 das UJV/10ªICFEx/

6 a. cada um dos documentos deverá ser salvo como um arquivo individual; b. tamanho máximo de 2 Mega Bytes; c. pode conter, no máximo, 30% (trinta por cento) do seu tamanho total em imagem (fotos, símbolos, etc.); d. utilizar a extensão.odt (BrOffice Writer tipo: texto do OpenDocument) - não devem ser transformados em pdf; e. Em anos anteriores a 10ª ICFEx retornou vários RGI por conta da extensão.doc e documentos transformados em pdf. Para esta PCA, documentos que derem entrada em extensões diferentes do precvisto (odt) serão devolvidos de imediato. f. nome do arquivo deve ser no formato: 1) Relatório de Gestão de 2012_160XXX _40ºBI_ Individual, onde XXX é o fim do código da UG g. os documentos remetidos em formato eletrônico não necessitam de assinatura ou rubrica digitalizadas, bastando o nome completo e demais informações, conforme o caso. h. Visando agilizar o processo, a transmissão do arquivo eletrônico para 10ª ICFEx deverá ocorrer via página da intranet, no link abaixo (o militar deve estar logado na página): i. Os documentos rejeitados por erros no lançamento serão devolvidos e o Dirigente Máximo será informado da devolução formalmente. 4.2 Cronograma da 1ª Fase ORIGEM DESTINO DOCUMENTO 21 UGV 10ª ICFEx - prazo limite para envio, via msg SIAFI, das Informações e contatos dos agentes responsáveis pela elaboração da PCA/2012 DATA LIMITE P/ ENVIO 18DEZ12 21 UJV 10ª ICFEx - início de envio de arquivos eletrônicos (RGI) 03JAN13 21 UJV 10ª ICFEx - prazo limite para envio de inventários, via DIEx 09JAN13 21 UJV 10ª ICFEx - prazo limite para envio do Relatório de Gestão Individual, via DIEx, (impresso e assinado) - prazo limite para envio da Declaração SIASG / SICONV, via DIEx, (impressa e assinada) - prazo limite para envio do Rol de Responsáveis extraído do SIAFI, via DIEX 31 JAN ERROS MAIS COMUNS VERIFICADOS NA PCA/ Elaboração da PCA por militares sem visão sistêmica das atividades da UJV; - Militares encaminhando documentação sem o conhecimento do Dirigente máximo da UJ; - Envio de arquivos de PCA/TCA de anos anteriores, cópias de relatórios passados; - Não cumprimento de prazos; - Informações divergentes entre o arquivo impresso e o eletrônico; Orientações para a Elaboração e a Organização da PCA/2012 das UJV/10ªICFEx/

7 - Falhas no preenchimento das informações pela não observância das orientações para preenchimento dos documentos (texto em itálico); - Não observação da formatação preestabelecida; - Elaboração de documentos utilizando modelos de anos anteriores; - Inventários de contas de estoque de distribuição elaborados em sistemas informatizados próprios, contrariando determinações da DCont; - Rol de Responsáveis desatualizado; - Falta de compatibilização das listas de abreviaturas e siglas com os textos no Relatório de Gestão; - Não retirada dos textos em itálico e vermelho do RGI; - Incompatibilidades no preenchimento de itens correlatos; - Informações do tipo: alguns agentes não entregaram as DBR, tratando-se de um aspecto que não deve ser registrado no Relatório de Gestão, mas resolvido no âmbito da OM; - Indicadores de Gestão sem relação com a atividade-fim, ou seja, os indicadores não possibilitam a visualização do alcance dos Objetivos Estratégicos; - Quando do preenchimento de quadros, as totalizações e/ou os saldos de colunas e linhas apresentam divergência; - Nos itens referentes às recomendações do TCU e do Controle Interno, constam informações de caráter pessoal (recomenda-se apenas o nome de guerra ou 1º nome, não citar o CPF); - Apesar de constarem recomendações relevantes nos Relatórios de Visita de Auditoria das ICFEx e deliberações do TCU atendidas/não atendidas no exercício, algumas UJ não prestaram estas informações no respectivo Relatório de Gestão; - Transcrição de uma orientação da SEF, na íntegra, quando do preenchimento do item Recomendações da Unidade de Controle Interno, bastando, neste caso, somente a citação do título da orientação, do numero e da data. - Erro na confecção das declarações do SIASG e SICONV 6. PRESCRIÇÕES GERAIS E CONTATOS Deverá ser enviado, via MSG SIAFI, até 18DEZ12, os dados do agente nomeado para ser o contato com a 10ª ICFEx, fins de confecção da PCA/2012. Tendo em vista a importância das informações a serem prestadas, esta chefia entende que o militar em comento deverá ter visão sistêmica da UJV, com capacidade de verificar em qual setor da UGV a informação a ser prestada pode ser encontrada. Esta chefia entende que, devido à importância das Informações a serem prestadas, a PCA deve ser elaborada por todos os agentes administrativos da UJV capitaneados pelo Ordenador de Despesas, tendo por assistente direto o Fiscal Administrativo. Seguem os dados a serem informados: Posto: Nome: Função: Telefone: (celular ou funcional, desde que o militar possa ser encontrado no telefone informado) É necessária maior conscientização, zelo e visão das consequências quanto às informações prestadas, cuja responsabilidade é do Dirigente Máximo da OM (Cmt, Dir ou Ch) e que serão analisadas pelo Tribunal de Contas da União. Com relação aos indicadores a serem lançados no RGI, no ítem 2.4. INDICADORES UTILIZADOS PELA UNIDADE JURISDICIONADA, a A UJV poderá utilizar-se de um número ilimitado de indicadores. Entretanto, recomenda-se que sejam transcritos para o Relatório de Gestão, somente indicadores que possibilitem a visualização do alcance dos Objetivos Orientações para a Elaboração e a Organização da PCA/2012 das UJV/10ªICFEx/

8 Estratégicos estabelecidos no Plano de Gestão da UJV e lançados no item 2.1 letra e do respectivo RGI, que são, em síntese, os objetivos que a UJV busca atingir, durante o exercício, ao gerenciar e executar programas e ações e cumprir suas atribuições. Indicadores como consumo de água e energia elétrica já serão objeto de informação por ocasião do preenchimento do item 9.2. INFORMAÇÕES SOBRE MEDIDAS ADOTADAS PELAS UJ PARA REDUÇÃO DE CONSUMO DE PAPEL, ENERGIA ELÉTRICA E ÁGUA A 10ª ICFEx, devido à experiência vivida na PCA/2011, tratará algumas situações da seguinte forma: a. Envio de informações referentes à PCA/TCA de exercícios passados Comunicação formal ao Dirigente Máximo da UJV para providências cabíveis e registro de restrição contábil por não atendimento à orientação da setorial contábil (999); b. Rol do Responsáveis desatualizado - Comunicação formal ao Dirigente Máximo da UJV para providências cabíveis e registro de restrição contábil por falta de atualização do Rol dos Responsáveis (961); c. Atraso no envio de documentação - Comunicação formal ao Dirigente Máximo da UJV para providências cabíveis e registro de restrição contábil por falta de tempestividade na remessa de documento (973); d. Não atendimento de diligências enviadas para acerto do RGI - Comunicação formal ao Dirigente Máximo da UJV para providências cabíveis e registro de restrição contábil por falta / atraso no cumprimento de diligências (956) As Orientações do Centro de Controle Interno para elaboração da PCA/2012, que serviram de base para confecção da presente orientação, estão disponíveis no link e também estão disponíveis na página da intranet desta Inspetoria em Assuntos/ PCA orientações. As Orientações quanto a PCA/2012 2ª Fase, no que se refere à elaboração e organização dos documentos que a comporão, serão divulgadas posteriormente após publicação de Decisão Normativa do TCU. Tais orientações serão retransmitidas oportunamente para as UJV, no que lhes couber. Estas orientações, sempre que necessário, poderão ser complementadas pela 10ª ICFEx, por meio de DIEx, mensagem SIAFI ou mensagem eletrônica. 7. ANEXOS (disponíveis na Página da intranet da 10ª ICFEx) Anexo I - Modelo de Relatório de Gestão Individual (RGI) Anexo II Modelo da Declaração de Inserção e Atualização de Dados no SIASG Anexo III Modelo da Declaração de Inserção e Atualização de Dados no SICONV Fortaleza, CE, 14 de dezembro de Sílvio de Araújo Miranda Cel Int Chefe da 10ª ICFEx Orientações para a Elaboração e a Organização da PCA/2012 das UJV/10ªICFEx/