CALENDÁRIO DE COMPRAS UNILA 2015/2016. Foz do Iguaçu Paraná

Transcrição

1 CALENDÁRIO DE COMPRAS UNILA 2015/2016 Foz do Iguaçu Paraná

2 CALENDÁRIO DE COMPRAS PLANEJAMENTO DE REGISTRO DE PREÇOS 2015 Documento base para o planejamento das demandas oriundas dos Institutos e Unidades Administrativas da Universidade Federal da Integração Latino-Americana UNILA. Página 2 de 10

3 CALENDÁRIO DE COMPRAS PLANEJAMENTO DE REGISTRO DE PREÇOS 1. INTRODUÇÃO Segundo o Decreto 7.892, de 23 de janeiro de 2013, o Sistema de Registro de Preços SRP é o conjunto de procedimentos para registro formal de preços relativos à prestação de serviços e aquisição de bens, para contratações futuras. A aquisição por esse sistema possibilita a prestação de serviços ou compras parceladas, no período de 12 meses de vigência da Ata de Registro de Preços, quando (Dec /2013, Art. 3º, I a IV): Art. 3º O Sistema de Registro de Preços poderá ser adotado nas seguintes hipóteses: I - quando, pelas características do bem ou serviço, houver necessidade de contratações frequentes; II - quando for conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas ou contratação de serviços remunerados por unidade de medida ou em regime de tarefa; III - quando for conveniente a aquisição de bens ou a contratação de serviços para atendimento a mais de um órgão ou entidade, ou a programas de governo; ou IV - quando, pela natureza do objeto, não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração. Conforme ensina Ronny Charles: O registro de preços é um procedimento auxiliar permitido pela Lei, que facilita a atuação da Administração em relação a futuras prestações de serviços e aquisição gradual de bens. Em outras palavras, é um conjunto de procedimentos de registro formal de preços, para contratações futuras. Utilizando esse procedimento, pode-se abrir um certame licitatório em que o vencedor terá seus preços registrados, para que posteriores necessidades de contratação sejam dirigidas diretamente a ele, de acordo com os preços aferidos (Leis de Licitações Públicas Comentadas, 2014, p. 150). Charles ensina, ainda, que (p. 151/152), como características principais desse sistema, estão a desnecessidade de prévia de dotação orçamentária, a facultatividade da contratação, a preferência para o preço registrado, a adoção facultativa, entre outros. Considerando a necessidade de planejamento para aquisições públicas, em virtude da obrigatoriedade de destinação correta e mais eficiente dos escassos recursos Página 3 de 10

4 públicos, a Administração Gerencial toma proporções de importância, anteriormente não alcançadas. São diversas as ferramentas que os órgãos devem observar para que não haja mau emprego do orçamento, seja adquirindo o que não será utilizado, pagando mais caro que o real valor de mercado ou, ainda, realizando compras erradas que inutilizem os bens e serviços que forem comprados ou prestados. Uma das ferramentas que buscam otimizar esse processo gerencial de planejamento de aplicação de recursos é o Calendário de Compras. Por meio desse instrumento, o administrador busca realizar o planejamento da demanda a longo prazo, sendo possível planejar a aplicação dos recursos, bem como evitar prejuízos nos trabalhos dos técnicos e docentes nas áreas administrativas, de pesquisa e extensão. 2. OBJETIVOS Como principal objetivo deste Calendário de Compras, a Universidade Federal da Integração Latino-Americana busca planejar, coordenar e controlar as demandas da Instituição, para que sejam conduzidos processos administrativos com maior celeridade, menor custo, com qualidade e que possibilite a disponibilidade de insumos para que técnico-administrativos e docentes possam desempenhar suas funções sem prejuízos. Os objetivos específicos deste trabalho são: Levantar a demanda da Universidade para o ano de 2015/2016. Organizar os processos licitatórios visando celeridade e menores índices de retrabalho; Incentivar o planejamento de demanda; Registrar preços para que haja disponibilidade de aquisições, conforme surjam as demandas previamente estabelecidas no planejamento; Manter os itens registrados, renovando o processo licitatório a cada fim de vigência da Ata de Registro de Preços; e Garantir eficiência nas compras de bens e contratações de serviços, com menor custo e sem perda de qualidade. Página 4 de 10

5 3. PLANEJAMENTO Ministério da Educação Como procedimento inicial do planejamento de compras, foi elaborado o Calendário de Compras 2015, que servirá de base para o tratamento das demandas levantadas por meio do SIPAC. A título de ilustração dos prazos, no ANEXO I deste documento, encontra-se o calendário com a proposta das datas limite. 3.1 CONCEITOS Partindo do pressuposto de que há, dentre os possíveis produtos demandados, níveis de complexidade diferentes entre os bens, seja pela sua peculiaridade, dificuldade de disponibilidade no mercado, fornecedores exclusivos, dentre outros; serão propostos prazos diferentes para completar a instrução processual interna. Em outras palavras, produtos facilmente encontrados no mercado, como materiais de expediente, terão prazo mais reduzido para elaboração da Pesquisa de Mercado e do Termo de Referência, em relação a produtos de alta complexidade tecnológica, por exemplo. Para que isso seja aplicado, os itens serão classificados em 3 (três) níveis de complexidade: - NÍVEL I Materiais de baixa complexidade e facilmente encontrados no mercado. Exemplos: materiais de expediente e mobiliário. - NÍVEL II Materiais de baixa ou média complexidade e fornecedores especializados. Exemplos: microscópios comuns e equipamentos eletrônicos. - NÍVEL III Materiais de alta complexidade e universo restrito de fornecedores. Exemplo: difratômetros de raios-x e fornos a arcos. Após os levantamentos das demandas, os itens serão agrupados e classificados de acordo com o nível de complexidade do objeto. A partir disso, as áreas técnicas estarão cientes dos prazos que deverão obedecer, para que não haja prejuízo no cronograma proposto. Página 5 de 10

6 4. GRUPOS A SEREM REQUISITADOS GRUPO DESCRIÇÃO DO GRUPO (EXEMPLOS) EPI e Ferramentas Equipamentos de proteção, segurança e socorro; máquinas, instalações e utensílios de escritório; equipamentos e utensílios hidráulicos e elétricos; mobiliário em geral; ferramentas em geral; máquinas, utensílios e equipamentos diversos; Instrumentos Musicais Aparelhos de medição e orientação; amplificadores; instrumentos musicais; objetos para armazenamento e conservação; cordas e peças para instrumentos; Laboratórios Almoxarifado Hospitalar Áudio, Vídeo e Foto Equipamentos de TI e Telefonia Aparelhos, equipamentos e utensílios médicos, odontológicos, laboratoriais e hospitalares; aparelhos e utensílios domésticos; máquinas, ferramentas e utensílios de oficina; máquinas e equipamentos energéticos (exceto no-break e estabilizadores); veículos diversos; veículos de tração mecânica; material de acondicionamento e embalagem; vidrarias; microscópios; material laboratorial; material farmacológico; material químico; medicamentos; Material para manutenção de bens imóveis e instalações; material elétrico e eletrônico; material de comunicação; manutenção de bens móveis; material educativo e esportivo; material de expediente; material para utilização em gráfica; material de acondicionamento e embalagem; gás e outros materiais engarrafados; material para cama, mesa e banho; material para copa e cozinha; material de limpeza e conservação; eletrodomésticos; Alimentos para animais; material e medicamentos para uso veterinário; material hospitalar; sementes, mudas de plantas e insumos; Material de áudio, video e fotos; câmeras; filmadoras; material gráfico; Computadores e acessórios, aparelhos telefônicos. 5. DEMANDAS ESPECÍFICAS O Calendário de Compras visa registrar preços para que seja possível adquirir bens de forma parcelada, de acordo com a demanda planejada. Apesar de todo planejamento, é sabido que poderão haver ocorrências de demandas específicas ou emergenciais, que não foram incorporadas ao planejamento (calendário). No caso em questão, a área demandante poderá abrir processo complementar, desde que o mesmo objeto não esteja envolvido em processos de compras correntes. Nesses casos, a área deverá vislumbrar a possibilidade de utilização do sistema de Pregão Tradicional, visto ser demanda líquida, certa e imediata. Caso contrário, se a demanda desejada vir a ser tratada como de necessidade constante ou se será demandada no ano seguinte, ela deverá ser incorporada no calendário de compras do próximo ano, sendo apenas neste primeiro momento, tratada como específica. Página 6 de 10

7 6. DEMANDAS COM PROCESSOS EM ANDAMENTO Conforme proposto no item 3 PLANEJAMENTO e Anexo I deste documento, o que se espera do calendário é a finalização do processo completo de licitação (com atas registradas e contratos, se for o caso) até o dia 30 de setembro de Busca-se, assim, resultados de longo prazo, visto que as atas resultantes do calendário terão vigência até 30 de setembro de 2016, se for utilizado o prazo máximo estipulado para os SRP's do calendário de 2015, ou seja, 30 de setembro de Os trabalhos deste projeto aplicam-se, integralmente, para os bens que não possuem saldo em estoque ou atas vigentes e que necessitarão ser adquiridos. No entanto, caso exista saldo disponível, em estoque ou atas de registro de preços ARP, o procedimento será: - Para itens em estoque: 1) Consultar o almoxarifado quanto à disponibilidade do material, para verificação da possibilidade de fornecimento do bem durante o período desejável de duração do processo licitatório, conforme calendário. 2) Caso não seja possível o suprimento até a finalização dos certames do calendário, com relação aos bens desejados, a área deverá aguardar até a finalização do SRP correspondente. 3) Caso seja possível atender, parcial ou integralmente, a demanda prevista para o calendário, a área deverá abater o montante atendido das requisições planejadas para o calendário Para itens em atas vigentes: 1) Solicitar autorização para o gerenciador da ata de registro de preço - ARP vigente, através de memorando, e verificar a possibilidade de utilização do saldo da ata. 2) Caso a demanda planejada seja suprida, parcial ou totalmente, pela ARP, o saldo deverá ser abatido no planejamento do calendário de ) Caso não seja possível o atendimento da demanda, pelo fato dos bens terem sido solicitados por outros departamentos, a área deverá aguardar até a Página 7 de 10

8 finalização dos processos referentes ao calendário. Ressalta-se que toda a análise referente ao planejamento, à verificação de saldos de atas e demais procedimentos deverá ser realizada no período pré-determinado no Calendário de Compras 2015, conforme Item 3. A inserção no SIPAC das demandas previstas deverão ser feitas levando-se em consideração a real necessidade futura da Instituição. 6.1 FLUXO DE PLANEJAMENTO DE DEMANDA 7. CONSIDERAÇÕES FINAIS As demandas de materiais e bens serão planejadas e realizadas pelo SIPAC e, posteriormente, será demonstrada a sua utilização através de treinamentos internos. O gerenciador do cadastro de materiais será determinado pela natureza do bem, sendo dividido em MATERIAIS PERMANENTES e MATERIAIS DE CONSUMO. Os serviços terão tratamento à parte. As demandas recebidas na CCCL que tratarem de materiais das áreas de Tecnologia e Comunicação - TI deverão seguir as normativas previamente determinadas e em parceria com a CTIC. Página 8 de 10

9 A consulta do código do material a ser demandando pelo SIPAC poderá ser realizada pelo link: url=/livre/catmat/conitemmat1.asp. Os pedidos de Adesões a Atas de Registro de Preços (Caronas) realizadas por outros órgãos federais poderão ser processados a qualquer momento, mediante a prévia verificação da DICOM/UNILA e a autorização da PROAGI. A já disponibiliza a planilha de controle de andamento dos Pregões. Os futuros pregões resultantes do Calendário de Compras terão a inscrição CC2015 na planilha. Os prazos para o recebimento de Formulários de Pedidos de Compras oriundos de projetos apresentados e aprovados nos Editais de fomento da Pró-Reitoria de Graduação PROGRAD; Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação PRPPG; Pró- Reitoria de Extensão e Assuntos Comunitários PROEX; e da Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis e Comunitários PROAEC seguirão calendário específico a ser divulgado em conformidade com a publicação dos respectivos Editais. O calendário para o atendimento dos Pedidos de Compras de Projetos deverá respeitar, sempre, o prazo limite de 60 (sessenta) dias da data limite para a emissão de Nota de Empenho. Foz do Iguaçu PR Dezembro de 2014 Página 9 de 10

10 ANEXO I CALENDÁRIO DE COMPRAS Calendário de Compras 2015 JANEIRO ABRIL JULHO OUTUBRO Dom Seg T er Qua Qui Sex Sáb Dom Seg Ter Qua Qui Sex Sáb Dom Seg Ter Qua Qui Sex Sáb Dom Seg Ter Qua Qui Sex Sáb FEVEREIRO MAIO AGOSTO NOVEMBRO Dom Seg T er Qua Qui Sex Sáb Dom Seg Ter Qua Qui Sex Sáb Dom Seg Ter Qua Qui Sex Sáb Dom Seg Ter Qua Qui Sex Sáb MARÇO JUNHO SETEMBRO DEZEMBRO Dom Seg T er Qua Qui Sex Sáb Dom Seg Ter Qua Qui Sex Sáb Dom Seg Ter Qua Qui Sex Sáb Dom Seg Ter Qua Qui Sex Sáb Período de Inclusão/Alteração da descrição dos Itens no CATÁLOGO e PLANEJAMENTO DA DEMANDA Período de Inclusão no SIPAC das demandas para registro de preços em 2015 Envio para as áreas das listas de demandas para elaboração do Termo de Referência e P.M. Início da instrução interna (TR e PM) para as áreas. Data limite para elaboração de TR e Pesquisa de Mercado (Itens de Complexidade I) Data limite para elaboração de TR e Pesquisa de Mercado (Itens de Complexidade II) Data limite para elaboração de TR e Pesquisa de Mercado (Itens de Complexidade III) Planejamento de Finalização de Instrução Interna (com Parecer Jurídico) Planejamento de Finalização de Realização dos Pregões do Calendário 2015 Planejamento de Finalização dos Pregões (com atas e contratos) Limite para pedidos de Emissão de Empenho (para o planejamento até jan/2016) Planejamento de Finalização dos pregões de itens cancelados/desertos Página 10 de 10