Relatório de Gestão 30 dias 2015

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3 COMPANHIA RIO-GRANDENSE DE ARTES GRÁFICAS CORAG Relatório de Gestão 30 dias 2015 O mês de março marca um novo ciclo de transformação na Corag, com a verificação de que temos potencial para ampliar nosso relacionamento com os clientes, fornecedores e colaboradores. Acreditamos na capacidade humana e tecnológica da Companhia, para expandir nossos negócios, melhorar os processos internos e nos preparar para o futuro. Para isso, propomos, nestes 30 dias de gestão, um reposicionamento da Companhia no mercado, em busca de sustentabilidade financeira. Também analisamos formas de aprimorar o fluxo de informações dentro da empresa e envolver e capacitar os colaboradores para essas melhorias. A gestão da Corag precisa falar por nós e isso somente se dará com respostas rápidas e eficientes. Iniciamos um processo de gestão compartilhada para provar ao estado que é possível uma empresa pública ser exemplo e referência. O objetivo é que a comunidade gaúcha ganhe com o trabalho dos colaboradores da Corag. Para isso, todas as ações foram traçadas com base no que é o melhor para a empresa, valorizando o que acreditamos ser o nosso maior patrimônio: as pessoas. Dados da gestão Diretor-Presidente: Vinicius De Tomasi Ribeiro Diretora Administrativa, Financeira e Comercial: Eloá Cristine Nespolo Benedetti Diretor Industrial: Sérgio Luiz Valmorbida Posse da Diretoria: 02 de março de

4 Planejamento Estratégico MISSÃO Ser referência de gestão pública na execução de serviços de forma eficiente e sustentável, para atender as necessidades do mercado e possibilitar a satisfação e a confiança do Cliente. VISÃO Ser economicamente sustentável, através do reposicionamento enquanto prestadora de serviços gráficos, abrangendo as tendências digitais do mercado e ampliando o nível de qualidade das certificações e dos processos de qualidade, com prospecção de novos mercados e clientes, sem a dependência financeira de apenas um produto. VALORES Sustentabilidade - inserir como cultura empresarial a responsabilidade e a conscientização em relação ao meio ambiente, minimizando todo e qualquer impacto nessa área, seja através do consumo interno, como na produção de resíduos, respeitando e cumprindo normas e legislações específicas. Tecnologia Digital - aperfeiçoamento dos sistemas e equipamentos para atender às necessidades dos clientes, assim como para garantir a operacionalização e a segurança dos processos internos, visando o desenvolvimento de novos produtos e a redução de prazos e custos. Compromisso com o Estado do Rio Grande do Sul sendo o Estado o subscritor da maioria das ações da Companhia, tem ela, de forma pública e escrita na Lei que a constituiu, o compromisso de bem cumprir com os seus objetivos. Gestão de Qualidade proporcionar o crescimento contínuo da empresa, elevando seus índices de produtividade, de receita e de satisfação de seus clientes e colaboradores. Reduzir os custos e a aperfeiçoar os processos internos. Humanização nas Relações de Trabalho construindo um relacionamento capaz de conquistar e envolver as pessoas no processo de trabalho, entendendo as suas necessidades e envolvendo-as num ambiente de satisfação que impulsionam a produtividade e a criatividade. Ética e Transparência pública contribuir para o fortalecimento da democracia e o desenvolvimento da cidadania. Compromisso Social contribuir com a sociedade, preservando os recursos ambientais e culturais para as futuras gerações, respeitando a diversidade e promovendo a redução das desigualdades sociais. 4

5 Diagnóstico - Despesa elevada com pessoal Os gastos de pessoal da companhia e terceirizados representam 45% do total de despesas Desligamento dos Cargos em Comissão que ainda estavam providos pela Gestão anterior. Redução da quantidade de horas extras pagas. Solicitações de horas extras passam por análise criteriosa da diretoria. Além disso, funcionários estão sendo redistribuídos, conforme a demanda em diferentes setores. Não preenchimento de 40% dos Cargos em Comissão, gerando economia de R$ ,00/mês. Estima-se a redução significativa das horas extras. O objetivo é conceder hora extra em casos comprovadamente necessários. Ordem de Serviço Interna Nº 003/2015 SPI: /15-3 SPI: /15-0 SPI: /15-3 SPI: /15-6 SPI: /15-9 Ação administrativa iniciada e permanente Devolução dos adidos para locais de origem, no total de seis colaboradores. Solicitação de recisão do contrato de terceirização do setor de Contabilidade. Atualmente, a companhia dispõe de dois Analistas-Contadores oriundos do último concurso, além de outros profissionais auxiliares. Revisão das Funções Gratificadas existentes e a adequação conforme a necessidade da Companhia. Aproveitamento dos profissionais efetivos da Companhia, inclusive em posições de gestão, por meio de critérios técnicos. Economia com a saída dos adidos é de cerca de R$ 50 mil/mês. Esta ação irá economizar aproximadamente R$ 23 mil/mês. Racionalização das posições hierarquicas e a organização para o melhor gerenciamento das equipes de trabalho, buscando com que apenas quem exerce o cargo de chefia receba Função Gratificada. Diminuição de 68 para 48 Funções Gratificadas, gerando economia de aproximadamente 20 mil/mês. Ofício 019/2015 Ofício 021/2015 SPI: /15-4 SPI: /15-5 5

6 Diagnóstico - Levantamento de custos sobre produtos A CORAG não possui planilha de custos de seus produtos. Existe uma tabela de referência elaborada há 16 anos e que considerou somente os custos da área industrial. Foi constituída uma comissão técnica, com profissionais de diferentes formações e setores, para levantamento dos custos sobre cada produto oferecido pela CORAG. Após o levantamento dos custos atrelados aos produtos será possível identificar oportunidades de ganhos em racionalização e gestão dos recursos produtivos SPI: /15-4 Diagnóstico - Problemas na infraestrutura física A CORAG possui problemas em sua infraestrutura que exigem resolução imediata. A CORAG não possui PPCI e a precária estrutura do telhado causa sérios transtornos e riscos às pessoas e equipamentos da Companhia, além de outros problemas de infraestrutura predial. Foi iniciado o processo de contratação de empresa especializada para a elaboração do PPCI (Plano de Prevenção e Proteção Contra Incêndio). Está sendo elaborado um projeto para conserto do telhado da área gráfica. Foram definidas algumas prioridades dentro de um conjunto de correções e adequações pendentes no ambiente de trabalho, tais como reforma de banheiros, redeaquação de espaços comuns e paisagismo. Está sendo elaborado o memorial descritivo para o projeto executivo de balanceamento elétrico. O PPCI buscará identificar e minimizar os riscos de incêndio e implementar formas de preveni-los. O projeto buscará eliminar os problemas trazidos pelas condições do telhado atual. Espera-se melhorar os ambientes de trabalho e o aspecto visual das áreas internas e externas. O objetivo é realizar um estudo de adequação da distribuição elétrica da companhia, haja visto que atualmente o consumo de energia elétrica não ser equilibrado. SPI: /13-0 SPI: /15-2 SPI: /14-3 SPI: /14-2 SPI: /14-3 SPI: /14-4 SPI: /15-2 (Todos os processos serão agrupados em um único SPI) SPI: /13-3 6

7 Diagnóstico - Problemas no controle de bens patrimoniais A Companhia apresenta fragilidades no controle de patrimônio, o que resulta em valor elevado de bens não localizados. Na apuração até o final do exercício 2013 houve o registro de mais de R$ 3 milhões em bens não localizados, o que resultou em uma sindicância, a qual está em andamento. Na apuração de 2014 há a constatação de mais de R$ 300 mil em bens não localizados. A Diretoria estabeleceu novo regramento com critérios e normas de controle. Também será instaurada uma sindicância para apurar os bens não localizados em Será feita uma reorganização dos softwares, atualmente utilizados na Companhia e em bibliotecas virtuais para o controle da Gerência de TI. Busca-se otimizar os recursos patrimoniais disponíveis, melhorar o controle e selecionar os bens que ainda têm utilidade à Companhia. Após os resultados das sindicâncias serão tomadas as devidas providências. SPI: /14-6 Resolução 003 Diagnóstico - Despesas administrativas elevadas A CORAG possui um nível de despesas com ampla possibilidade de melhoria, por meio de ações de otimização dos recursos dispendidos. Restaurante Renegociação dos contratos do restaurante, com meta de economia de R$ 50 mil/mês. Já foi alcançada economia de R$ 15 mil/mês. OS 004 Revisão dos gastos com contas telefônicas dos celulares corporativos. Busca-se a racionalização da utilização dos serviços de telecomunicações a fim de reduzir custos. SPI: /15-7 Diagnóstico - Estoque elevado Atualmente a Companhia dispõe de alto volume de armazenamento de insumos, os quais, por vezes, apresentam avarias e perdas. Estudo de readequação de estoque para determinados insumos a fim de minimizar o nível e tempo de armazenagem para tais itens. Estima-se reduzir os custos de armazenagem e desperdício por acondicionamento demasiado de materiais. SPI: /15-8 7

8 Diagnóstico - PLR/PPR A CORAG, atualmente, distribui participação de seus resultados apenas com o critério de lucro, sem outros mecanismos de meritocracia entre o corpo funcional. Estudo de implantação de medidas de meritocracia para pagamento de Participação nos Resultados a partir de indicadores de desempenho. Busca-se criar mais um estímulo para obtenção de resultados na empresa. Será aberto processo administrativo interno e esse tema está inserido no seminário de planejamento estratégico. Diagnóstico - Despesas de Pronto Pagamento As pequenas despesas estavam sendo efetivadas por meio de pronto pagamento sem o devido planejamento e controle. Regramento para maior controle para despesas de pronto pagamento, por meio da readequação da Ordem de Serviço existente, exigindo a assinatura dos Diretores e entrega nos primeiros 10 dias do mês. Iniciouse também a prática de agrupar compras semelhantes para realização de licitações. Estima-se redução das despesas de pronto pagamento e redução de valores por aquisições em maior quantidade, conforme a necessidade. Diagnóstico - Avaliação dos contratos vigentes Alguns contratos necessitam de maior controle em sua operação e de uma redimensão do seu escopo. Todos os contratos de prestação de serviços na área industrial estão sendo analisados e já resultou em uma suspensão e em uma notificação. Também será criada a modalidade de aquisição por registro de preço na área industrial. Economia na prestação de serviços e diminuição de ineficiências. SPI /14-7 SPI /12-6 8

9 Diagnóstico - Reposicionamento da área comercial Devem ser implantados esforços para maior captação de clientes e de serviços prestados pela CORAG. Foram definidas metas de vendas, individuais e gerais, em conjunto com os colaboradores da área comercial. Espera-se que as metas sejam um instrumento de aumento de captação de clientes e negócios. Previsão de aumento de 10% para abril, com plano de aumento gradativo. Será definido de forma clara um portfólio de produtos e serviços prestados pela CORAG, bem como diretrizes para publicações técnicas e utilização do Armazém Literário. Espera-se uma maior organização no processo produtivo e maior aproveitamento das potencialidades da companhia. Diagnóstico - Ações de Gestão de Pessoas A CORAG quer implantar várias formas de maximização da capacidade do corpo de funcionários, por meio de um seminário sobre planejamento estratégico, treinamentos especializados e ações de capacitação e integração. Será realizado no dia 11/04 um seminário sobre planejamento estratégico, buscando integrar os colaboradores e engajá-los para proporem ideias e sugestões em projetos organizacionais. Serão realizadas várias ações de integração e de aumento de qualidade no trabalho, como um projeto de ginástica laboral, dia do sombra, carona solidária, homenagens aos funcionários, pesquisa de clima organizacional, projeto ConheSER, entre outras. Está sendo elaborada e desenvolvida a matriz de capacitação dos colaboradores da companhia, o que envolve a realização de treinamentos internos e externos para as diferentes áreas e funções necessárias, como pregoeiros, analistas de departamento pessoal e auditores internos, além de treinamentos no software da TOTVS atualmente utilizado. Após a realização do seminário espera-se que as contribuições dos colaboradores subsidiem a tomada de decisões quanto aos projetos e ações para atingir os objetivos organizacionais. Busca-se um aumento da satisfação e da motivação, levando a aumentos de produtividade e qualidade de vida no trabalho. Desenvolvimento do capital humano da empresa, buscando aumentar a eficiência e a produtividade. SPI: /15-7 SPI: /15-0 SPI: /14-4 9

10 Diagnóstico - Maquinário desativado Existem algumas máquinas que não estão sendo utilizadas por falta de peças e sistemas necessários ao funcionamento, tais como duas Impressoras EPSON que deveriam ser utilizadas para impressão de provas/ amostras. Iniciou-se um processo de revisão das aquisições das máquinas, incluindo análise de necessidade e custo-benefício. Também será aberto processo para a contratação e aquisição de peças e serviços necessários. Espera-se a utilização do potencial oferecido pelas máquinas até então inutilizadas. SPI: /12-2 SPI: /15-4 Diagnóstico - TI A área de TI da empresa possui hoje problemas de infraestrutura e de carência de pessoal, necessitando uma reestruturação do setor. Está em processo de estudo um contrato de manutenção do servidor da companhia, que hoje está com problemas de localização e conservação. O software de backup será trocado, devido a sua descontinuidade de suporte. No momento, diferentes propostas estão em análise. O contrato buscará garantir o bom funcionamento do servidor. A ação busca manter o bom funcionamento dos backups dos sistemas da CORAG. 10

11 Diagnóstico - Comunicação com potencial de melhoria A CORAG não possui uma estratégia de comunicação clara com a sociedade, diminuindo oportunidades de negócios Será realizado um reposicionamento do Portal da Transparência no layout do site da CORAG, bem como a inclusão de resoluções e relatórios patrimoniais neste espaço. Haverá uma revisão da ordem de serviço de regulação de publicidade institucional, tornando-a mais transparente e menos burocrática. Participações em Feiras do Livro Será feito o redesign da marca. Após as alterações haverá maior divulgação de informações sobre a CORAG ao contribuinte gaúcho. Após a medida espera-se uma melhora na publicidade institucional da CORAG, tornando-a mais conhecida para a população. Ampliação de participações em Feiras do Livro, anteriormente restringidas a três municípios A nova identidade visual buscará complementar o reposicionamento da companhia no mercado. Ação construída com a Secretaria de Comunicação do Governo. Resolução 002 OS 005 Elaboração do plano de comunicação. Construção de mailing e de relacionamento com a imprensa. Busca-se definição de projetos e metas para a comunicação interna da empresa. O objetivo é criar estratégias para mídia espontânea, divulgando ações da Companhia ligadas à Cultura e Gestão. Serão criados perfis da CORAG nas redes sociais Facebook e Twitter. Serão melhorados os meios de comunicação interna, como a TV Corredor. Também será ativada a intranet. Busca-se divulgar a Companhia e os produtos que oferece, bem como buscar a aproximação da comunidade. Comunicação interna mais afinada, com o objetivo de valorizar os colaboradores e mantê-los informados sobre as atividades na Companhia. 11

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