MANUAL DE COMPLIANCE DOCUMENTOS DE CONTROLES INTERNOS

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1 1 / 5 FINALIDADE Documentar o processo e as diretrizes da politica de FATES (Fundo de Assistência Técnica, Educacional e Social), estabelecendo responsabilidades, ambiência, regras de aprovação, destinação dos recursos, e definindo procedimentos para sua execução. ÁREAS ENVOLVIDAS / RESPONSABILIDADES Diretoria Executiva Atualizar e validar a politica de FATES; Avaliar e aprovar planejamento educacional para os colaboradores e membros estatutários da Cooperativa, envolvendo cursos específicos de acordo com a necessidade e atuação de cada cargo, necessidade de cursos acadêmicos regulares, ou técnicos, se for identificado investimento que impactam positivamente nos resultados da Cooperativa. Aprovar novas necessidades para compor a lista de benefícios que o FATES pode financiar aos Deliberar sobre alocação e aplicação de recursos do Fates para programas e projetos da Cooperativa. Avaliar e aprovar casos excepcionais, de acordo com a rotina de demandas da Cooperativa. Gerente Adm/Financeiro (Controles Internos / Riscos / PLD-FT) Submeter à Diretoria Executiva, casos excepcionais, cuja alçada de aprovação somente a Diretoria possui. Submeter à Diretoria, planejamento educacional para os colaboradores da Cooperativa, envolvendo cursos específicos de acordo com a necessidade e atuação de cada cargo, necessidade de cursos acadêmicos regulares, ou técnicos, se for identificado investimento que impactam positivamente nos resultados da Cooperativa. Identificar novas necessidades para compor a lista de benefícios que o FATES pode financiar aos Coordenador Financeiro Aprovar a utilização do FATES, no dia a dia da Cooperativa, em relação às solicitações dos Cooperados (sempre aprovar de acordo com as Diretrizes dessa politica). Identificar novas necessidades para compor a lista de benefícios que o FATES pode financiar aos Acompanhar a operacionalização dos programas e monitorar seus resultados. Recepcionar, analisar e cadastrar as solicitações do benefício. Realizar a transferência do reembolso dos benefícios aos Diretor

2 2 / 5 Área Comercial Atender o cooperado e efetuar os esclarecimentos necessários. Todas as Áreas da Cooperativa Responsáveis por: Identificar possíveis necessidades dos associados que podem ser viabilizadas via Fates e propor programas e projetos de assistência aos cooperados, para utilização do Fates, de acordo com as normas vigentes, ou seja, devem ter caráter técnico, educacional, ou social, para que seja avaliado pela Diretoria Executiva. CONCEITOS / CRITÉRIOS O FATES Fundo de Assistência Técnica Educacional e Social ( FATES ) tem por objetivo, entre outras coisas, a assistência ao potencial humano da Cooperativa, possibilitando a diferenciação e competitividade no mercado e possibilitando uma real elevação dos resultados positivos, individuais e coletivos. Os recursos provenientes do FATES somente poderão ser utilizados se as atividades atenderem a requisitos de Assistência Tecnica, Assistência Educacional e Assistência Social, que para fins de esclarecimento são definidos: 1. A assistência técnica visa promover, incentivar, desenvolver e aprimorar a atividade econômica, inclusive profissional, exercida pelos associados e seus dependentes (quando previsto nesta politica), pelos empregados e membros estatutários da Cooperativa. Considera também a aquisição de material didático, tais como livros, revistas, jornais especializados ou multimídia, cujo conteúdo seja ligado à atividade econômica dos associados, colaboradores e membros estatutários da Cooperativa. Adicionalmente, considera-se como assistência técnica, assessoria prestada por terceiros, bem como a contratação de profissionais para desenvolver junto à Cooperativa, trabalhos direcionados a todos os seus Por fim, também pode-se considerar aluguel de equipamentos e instrumentos de trabalho, como móveis, insumos e implementos ligados, direta ou indiretamente, à atividade econômica dos associados. 2. A assistência social abrange toda iniciativa que visa à maior qualidade de vida dos cooperados, seus dependentes (quando previsto nesta politica, ou aprovado pela Diretoria Executiva em caráter de exceção) bem como à promoção e ao fortalecimento do cooperativismo entre os associados, colaboradores e membros estatutários da Cooperativa. Ações voltadas à saúde, bem estar, ações assistenciais que promovam moradia digna, bom convívio na sociedade, integração e inclusão social, além da promoção e integração associativista, tais como eventos sociais comemorativos da Cooperativa e do cooperativismo, realização de atividades culturais e desportivas, realização de Assembleias Gerais, entre outros. 3. A assistência educacional é voltada a promover, desenvolver e aprimorar a formação intelectual e cultural dos associados e seus dependentes (quando previsto nesta politica), colaboradores e membros Diretor

3 3 / 5 estatutários da Cooperativa, considerando as necessidades pessoais, profissionais e sociais do assistido, bem como quando relacionados com suas atividades, especialidade ou profissão, e quando visem à saúde financeira e geração de renda. Considera-se como assistência educacional o conjunto de atividades destinadas à educação cooperativista de associados, colaboradores e membros estatutários da Cooperativa, tais como: participação em seminários, congressos, aulas, palestras, e intercâmbios (inclusive despesas de transporte, alimentação, e hospedagem para tal participação); cursos de capacitação para cooperados; comemorações cooperativistas, certificados que possuem vinculo para atender aos objetos da Cooperativa, entre outros. As despesas com assistência educacional não poderão integrar a remuneração dos empregados. A concessão de bolsas de estudos aos colaboradores da Cooperativa deverá ser aprovada pela Diretoria Executiva, desde que o processo esteja dentro dos critérios estabelecidos nesta Politica, ou aprovados em caráter de exceção, se for entendido que o retorno será benéfico e produtivo à Cooperativa. Da Formação da Reserva Serão destinados ao FATES no mínimo de 5% (cinco por cento) das sobras líquidas do exercício social (ato cooperativo) e dos rendimentos do capital próprio e do lucro líquido final das operações da Cooperativa. Do Destino e da Aplicação Os recursos destinados ao FATES serão controlados de forma a possibilitar a sua descrição detalhada e controles necessários para uma adequada prestação de contas na assembleia geral ordinária da Cooperativa. Estão habilitados a receber os benefícios do FATES todos os associados que estejam em dia com suas obrigações sociais, seus dependentes (quando previsto nesta politica), bem como, os colaboradores e membros estatutários ativos da Cooperativa. O FATES destina-se: Capacitação, treinamento, realização de palestras e aprimoramento profissional dos associados, atendendo às condições, possibilidades e interesse da Cooperativa, com ações que tragam maior qualidade e produtividade nos produtos e serviços fornecidos pela Cooperativa, todos dentro da aplicação direta dos negócios e atividades da Cooperativa; Assistência técnica, aquisição de equipamentos para uso técnicos, aquisição de livros e material didático, assessoria técnica prestada por terceiros, entre outras; mas sempre atendendo às condições, possibilidades e interesses da Cooperativa. Assistência social aos associados carentes e familiares que agregue melhor qualidade de vida e desempenho às suas atividades. Apoio a programas que visem proteção à família, fomentem os direitos previstos no estatuto da criança e do adolescente, e habilitação e reabilitação de pessoas portadoras de deficiência. Diretor

4 4 / 5 Casos em caráter excepcional, que fogem das Politicas do FATES, poderão ser liberados, se analisadas individualmente, e aprovadas pela Diretoria Executiva, desde que a solicitação não fuja às regras do intuito do FATES. Quando a solicitação tratar sobre investimento de cursos regulares, formação, workshops ou especialização acadêmica dos Colaboradores da Cooperativa e membros estatutários, cuja liberação trará benefícios aos resultados da Cooperativa, a deliberação ficará a critério da Diretoria Executiva. Convênios com entidades de ensino técnico, fundamental, superior, entre outros, para desenvolver, capacitar e qualificados cooperados e seus dependentes (quando previsto nesta politica), colaboradores e membros estatutários. A Cooperativa priorizará estratégias que possam contemplar o coletivo em detrimento do individual, ou seja, atender simultaneamente um maior número de beneficiários que se enquadrem numa mesma ocasião e situação. Para cada tipo de assistência, devem ser seguidos os regulamentos individuais vinculados a essa Politica. Casos não previstos neste conteúdo podem ser efetuados/executados desde que aprovados pela Diretoria Executiva, respeitando os princípios de transparência, moralidade e isonomia. O recurso do FATES contempla gastos para produção de materiais entre outros que se comprovem pertinentes à realização de qualquer atividade vinculada às assistências descritas nesta politica, bem como confecção de livros sobre a historia da Cooperativa ou sobre o Cooperativismo, informativos, folders ou outros materiais dirigidos e distribuídos aos associados, com informações de desenvolvimento da Cooperativa (incluindo produtos, serviços e benefícios), bem como situação financeira e econômica da Cooperativa. SANÇÕES O descumprimento das regras estabelecidas neste Manual será considerado pela Cooperativa como falta grave, sendo assegurado ao Colaborador que deixar de cumprir este Manual o amplo direito de defesa, como previsto na Constituição Federal. Os casos de suspeita de violação deste Manual serão tratados pela Diretoria Executiva que se encarregará da apuração dos fatos, observando-se o respeito ao sigilo, e responsabilidade durante as investigações, bem como as sanções internas impostas. Em se tratando de infração corporativa cometida por membro do órgão estatutário, a apuração dos fatos ficará a cargo do Conselho de Administração da Cooperativa, observando-se o sigilo, e responsabilidade durante as investigações, bem como as sanções internas impostas. A sanção interna, pelo não cumprimento de qualquer item estabelecido neste Manual, poderá variar de uma advertência verbal até a rescisão imediata do contrato de trabalho do Colaborador, bem como o ressarcimento pelos danos causados. Diretor

5 5 / 5 DISPOSIÇÕES FINAIS O presente Manual tem por finalidade orientar a conduta dos Colaboradores que atuam para a Cooperativa. Casos não contemplados neste Manual deverão ser comunicados à Diretoria Executiva que os apreciará e, caso necessário, fará a deliberação. As propostas para alteração deste Manual deverão ser elaboradas pela gerencia da Cooperativa de Crédito GPA e aprovadas pela Diretoria Executiva. Diretor

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