SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL NAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS: Um estudo de caso no pólo industrial do Agreste Setentrional de Pernambuco.

Transcrição

1 Universidade de Pernambuco Faculdade de Ciência e Tecnologia de Caruaru Bacharelado em Sistemas de Informação SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL NAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS: Um estudo de caso no pólo industrial do Agreste Setentrional de Pernambuco. Trabalho de Graduação Sistemas de Informação José Saulo Arruda de Albuquerque Orientador: Prof. Fernando Pontual de Souza Leão Júnior, PhD

2 JOSÉ SAULO A. DE ALBUQUERQUE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL NAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS: Um estudo de caso no pólo industrial do Agreste Setentrional de Pernambuco. Monografia apresentada como requisito parcial para obtenção do diploma de Bacharel em Sistemas de Informação pela Faculdade de Ciência e Tecnologia de Caruaru Universidade de Pernambuco. Caruaru Dezembro de 2013.

3

4 Dedico a Deus, a minha família e amigos.

5 AGRADECIMENTOS Primeiramente agradeço a Deus, porque sem sua força e auxílio eu jamais conseguiria nada em minha vida. A minha família por todo apoio e dedicação neste momento em que finalizo mais uma etapa da minha vida. Agradeço ao Professor Fernando Pontual de Souza Leão Júnior pelo seu apoio e disponibilidade durante toda a realização do trabalho. A todos os meus amigos que sempre estavam apoiando, incentivando e torcendo por mim durante todo esse processo. E a todos as pessoas que de alguma forma contribuíram para a realização do trabalho, meu sincero obrigado!

6 RESUMO Este trabalho descreve sobre o importante papel da Tecnologia da Informação no cenário atual que se encontram as organizações. Uma das ferramentas oferecidas pela TI são os Sistemas de Informação, esses sistemas coletam, armazenam e geram informações auxiliando as empresas nos seus processos gerenciais. Os Sistemas de Informações Gerenciais, que tem como função dar suporte as funções de planejamento, controle e organização e fornecendo informações para o processo de tomada de decisões vêm sendo cada vez mais utilizado pelos gestores das organizações de todos os setores e portes, inclusive nas Micro e Pequenas Empresas. Com isto, o presente trabalho tem como objetivo geral analisar a o impacto causado pelo uso dos Sistemas de Informação Gerencial de acordo com a percepção dos gestores no pólo industrial do Agreste Setentrional de Pernambuco. Inicialmente, apresenta-se um estudo bibliográfico para melhor entendimento do tema abordado. Em seguida é apresentado um estudo de caso e uma pesquisa de campo que tem como objetivo entender a utilização do SIG nas Micro e Pequenas Empresas, podendo assim analisar o seu impacto. Nos resultados finais, é feita uma análise detalhada da utilização do SIG nas Micro e Pequenas Empresas baseando-se nos objetivos específicos, geral e na problemática central do trabalho. Palavras chaves: Tecnologia da Informação, Sistemas de Informação, Sistemas de Informação Gerencial, Micro e Pequenas Empresas.

7 ABSTRACT This paper describes the important role of information technology in the present scenario that are organizations. One of the tools offered by IT are the Information Systems These systems collect, store and generate information assisting companies in their management processes. The Management Information Systems, which is designed to support the functions of planning, controlling and organizing and providing information to the process of decisionmaking are being increasingly used by managers of all sectors and sizes organizations, including the Micro and Small Business. With this, the present work has as main objective to analyze the impact caused by the use of Management Information Systems in accordance with the perception of managers in the industrial hub of Northern Wasteland of Pernambuco. Initially, we present a bibliographic study for better understanding of the subject. Then a case study and a research field that aims to understand the use of GIS in Micro and Small Enterprises is displayed and can therefore analyze their impact. In the final results, a detailed analysis of the use of GIS in Micro and Small Enterprises based on specific, general objectives and main issue of the work is done. Keywords: Information Technology, Information Systems, Management Information Systems, Micro and Small Enterprises.

8 Sumário 1 Introdução Objetivos Objetivo Geral Objetivos Específicos Justificativa Fundamentação Teórica Tecnologia da informação nas organizações Infraestrutura da tecnologia da informação Sistemas de Informação Sistemas de informação no ambiente organizacional Sistemas de informação nos negócios Sistemas de Informação Gerencial Sistemas de informações gerenciais nas organizações Áreas funcionais dos sistemas de informações gerenciais Tipos de sistemas de informação gerencial Sistemas de informação gerencial nas micro e pequenas empresas do Pólo Industrial do Agreste Setentrional de Pernambuco Metodologia Científica Natureza da pesquisa Quanto aos fins Quanto aos meios Quanto a forma de abordagem Amostra Definição do instrumento de coleta de dados Resultados... 50

9 5. Considerações Finais Trabalhos futuros Referências Apêndice... 66

10 LISTA DE FIGURAS Figura 1: Componentes da TI...19 Figura 2: Inter-relação de software...22 Figura 3: Funcionamento do Data Warehouse...23 Figura 4: Funcionamento de um Sistema de Informação...25 Figura 5: Dimensões de um Sistema de Informação...28 Figura 6: Exemplo de um SPT...30 Figura 7: Esquema de um ERP...31 Figura 8: Base de Dados SIG...34 Figura 9: Funcionamento de um SIG...36

11 LISTA DE QUADROS Quadro 1: Aplicação do SIG...34 Quadro 2: Utilização do SIG em Santa Cruz...54 Quadro 3: Utilização do SIG em Surubim...55 Quadro 4: Utilização do SIG em Toritama...56 Quadro 5: Utilização do SIG em Vertentes...57 Quadro 6: Comparação do nível de utilização do SIG...58

12 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1: Gênero dos entrevistados...50 Gráfico 2: Faixa etária dos entrevistados...51 Gráfico 3: Grau de escolaridade...51 Gráfico 4: Uso do SIG nas MPEs...52 Gráfico 5: Importância do SIG nas MPEs...53 Gráfico 6: Importância dos relatórios disponibilizados pelo SIG...59 Gráfico 7: Uso do SIG na tomada de decisão...59 Gráfico 8: Satisfação das MPEs com a utilização do SIG...60

13 LISTA DE ABREVIATURAS CRM Sistema de Gestão de Relacionamento com o cliente ERP Sistema de Planejamento de Recursos MPEs Micro e Pequenas Empresas SIG Sistemas de Informação Gerencial SPT Sistema de Processamento de Transações TI Tecnologia da Informação

14 1 Introdução Com o mercado exigindo cada vez mais, colocando as organizações diante de um novo cenário de constantes mudanças, a Tecnologia da Informação (TI) tem se tornado uma ferramenta que exerce um papel relevante na estruturação desse novo cenário competitivo. Segundo Tapscott (1997), a nova realidade provoca uma reorganização intensa na sociedade gerando modificações nas organizações. Nesse novo cenário de negócios, a informação tem se tornado o bem mais precioso das organizações. A informação é o processo pelo qual a empresa se informa sobre ela mesma e sobre seu ambiente, além de passar informações dela ao ambiente externo (FREITAS e LESCA, 1992). Qualquer atividade da empresa gera informação, e essa mesma precisa ser armazenada. Com isso, a Tecnologia da Informação tem oferecido ferramentas capazes de coletar, armazenar e disseminar informações dando suporte aos gestores nas atividades administrativas da empresa chamadas Sistemas de Informação. Segundo O Brien (2001), Sistema de Informação é um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham juntos rumo a uma meta comum recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de transformação. Neste novo cenário vivenciado pelas organizações onde informação e conhecimento fundem-se para tomar melhores decisões à respeito de atividades e objetivos da empresa, a Tecnologia da Informação vem assumindo o papel de gerir negócios como um todo. Vários tipos de sistemas, entre eles os sistemas de informações gerenciais disponibilizam para a organização informações essenciais para o processo de tomada de decisão e dão maior suporte para que as funções de planejamento, controle e operação da organização possam ser executadas eficazmente, fornecendo informações sobre o passado, o presente e o futuro projetado sobre os efeitos relevantes dentro e fora da organização, além de se apresentar como um elemento capaz de propiciar a competitividade necessária à sobrevivência e crescimento das organizações (OLIVEIRA, 2005). A administração dos recursos de materiais, 14

15 humanos e financeiros também pode ser realizada com mais rapidez e precisão com a utilização da Tecnologia da Informação (DIAS, 1998). As micro e pequenas empresas, segmento onde está a surgir novas concorrentes frequentemente, também não ficaram de fora desse contexto. Os administradores dessas empresas também têm ficado ligados em toda essa mudança organizacional, e tem investido nas ferramentas que a tecnologia da informação tem disponibilizado como apoio as suas atividades rotineiras, utilizando inclusive os sistemas de informações gerenciais. Novos negócios e setores surgem enquanto os antigos vão desaparecendo, e as empresas que têm conseguido êxito são aquelas que aprendem a usar da melhor maneira as novas tecnologias (LAUDON e LAUDON, 2010). O uso bem planejado da Tecnologia da Informação dará suporte aos três principais papéis que os Sistemas de Informação exercem em uma organização, são eles: a busca pela vantagem competitiva, apoio a tomada de decisão gerencial e apoio às operações da empresa Com isso, é necessário que os gestores reconheçam que diante dessa nova realidade organizacional, o uso de novas tecnologias nas atividades da empresa e a informação aliada ao conhecimento sendo tratada como recurso estratégico é de grande importância para uma boa gestão nas organizações de todos os portes e setores de atuação. Sendo assim, têm-se como problemática do trabalho: Qual a percepção dos gestores em relação ao impacto causado pelo uso de Sistemas de Informação Gerencial no auxílio às atividades das empresas? 1.1 Objetivos Objetivo Geral O trabalho tem como objetivo geral: Analisar a percepção dos gestores em relação ao impacto causado pelo uso de Sistemas de Informação Gerencial nas atividades das MPEs do pólo industrial do Agreste Setentrional de Pernambuco. 15

16 1.1.2 Objetivos Específicos E como objetivos específicos: Identificar os sistemas de informações gerenciais utilizados pela empresa. Definir a utilização dos sistemas de informações gerenciais na empresa. Identificar o impacto causado pelo uso dos sistemas de informações gerenciais nas micro e pequenas empresas na percepção dos gestores. 1.3 Justificativa O uso de Sistemas de Informações Gerenciais nas organizações é uma realidade no dia a dia das micro e pequenas empresas. Segundo Albertin (2010), a Tecnologia da Informação está cada vez mais presente na sociedade e nas organizações, seja pelas mudanças nas políticas ou pelas práticas empresariais. Considerando isso, é importante realizar o estudo do uso e do impacto que os Sistemas de Informações Gerenciais têm trazido a esse novo cenário que as micro e pequenas empresas tem se posicionado, servindo de base teórica para futuros trabalhos feitos na mesma área de pesquisa. A análise que visa conhecer como os Sistemas de Informações Gerenciais estão sendo utilizados nas micro e pequenas empresas do pólo industrial do Agreste Setentrional de Pernambuco é importante, pois esta é uma área onde novos empreendimentos estão a surgir a cada momento. Com isso, o estudo foca em conhecer a percepção dos gestores das micro e pequenas empresas dessa região analisando a utilização desses sistemas no processo administrativo da empresa. O trabalho serve como incentivo e exemplo para que os gestores das demais micro e pequenas empresas da região percebam o diferencial que o uso dos sistemas de informações gerenciais trazem param os empreendimentos e passem a utilizá-los em suas atividades do dia a dia. 16

17 2 Fundamentação Teórica O mundo vive em uma transição de cenários, onde a Era Industrial dá vez a Era da Informação. Nesta era, a informação se torna um dos bem mais preciosos nas organizações. Segundo Laudon e Laudon (1996), a evolução da importância da informação nas organizações ocorreu da seguinte forma: na década de 50, considerava-se a informação um requisito burocrático necessário que colaborava para a redução dos custos do processamento de muitos papéis; nas décadas 60 e 70, via-se a informação como um suporte aos propósitos gerais da empresa que oferecia assistência no gerenciamento de diversas atividades; a partir das décadas de 70 e 80, passou-se a compreender a informação como um fator de controle e gerenciamento de toda a organização que ajudava e acelerava os processos de tomada de decisão, já na década de 90 até os dias atuais, passou-se a reconhecer a informação como um recurso estratégico e uma fonte de vantagem competitiva para garantir a sobrevivência da empresa. Neste novo cenário mais complexo e menos previsível, onde a informação é de suma importância, exige das empresas novas habilidades e competências. Com isso, a Tecnologia da Informação entra neste cenário exercendo papel importante e oferecendo as empresas ferramentas tecnológicas capazes de armazenar e gerar informações, os chamados Sistemas de Informação. Segundo Pereira e Fonseca (1997, p. 239), a tecnologia da informação surgiu da necessidade de se estabelecer estratégias e instrumentos de captação, organização, interpretação e uso das informações. A gestão estratégica das informações, resultante da Tecnologia da Informação é parte integrante de qualquer estrutura gerencial de sucesso. E a junção de todos esses componentes da TI potencializa as empresas e aumentam sua capacidade de se manter mais competitiva no cenário atual. Segundo O Brian (2002), um dos valores estratégicos da Tecnologia da Informação é proporcionar melhorias importantes nos processos empresariais. Os processos operacionais podem se tornar mais eficientes, e os processos gerenciais da empresa mais eficazes. 17

18 2.1 Tecnologia da informação nas organizações Até meados da década 80, a grande maioria das organizações tinha suas informações armazenadas em documentos impressos, eram poucas as que utilizavam computadores como apoio a suas atividades administrativas. Em meados da década de 90 os computadores passaram a ser mais utilizados nas empresas, dando suporte a determinados departamentos nas organizações, nesta época também começaram a serem utilizados os disquetes guardando determinado fluxo de dados. No final da década de 90 as empresas começaram a ter um departamento de informática, este ficava responsável por tarefas como implantação de rede, manutenção de softwares e suporte técnico. As empresas também começaram a utilizar e passaram a ter seus sites. No início dos anos 2000 as organizações passaram a ter mais especialistas que possuíam conhecimentos sólidos na área de informática. Nos últimos anos disseminou-se o uso da internet e os sites das empresas passaram a ter foco estratégico, os departamentos começaram a ser interligados através de redes e sistemas integrados que armazenam e geram informações, as empresas se preocupam cada vez mais em ter uma equipe capaz de trazer melhorias com uso de novas tecnologias, com isso a Tecnologia da Informação passa a ter um importante papel no auxílio às atividades das organizações (TAKAHASHI, 2000). O fluxo contínuo de inovações na Tecnologia da Informação, combinado com as novas práticas empresariais e decisões gerenciais de alto padrão, está transformando a maneira de se fazer negócios, a maneira de como as receitas são geradas e a maneira de como os consumidores recebem os produtos e serviços (LAUDON e LAUDON, 2007). Sendo assim, a disseminação do uso da TI tem transformado o cenário atual das organizações, tornando-se, segundo Moraes (2007), peça fundamental inclusive dos processos de distribuição, transporte, comunicação, comércio e finanças. Numa época em que as mudanças ocorrem em velocidade acelerada, é indispensável que as pessoas que administram as organizações tenham ferramentas que lhes permitam ter uma velocidade de resposta igual ou maior àquela que existe à sua volta (MAÑAS, 2005). Nesse ambiente competitivo a TI traz as empresas novas formas de relacionarem-se com os consumidores, os 18

19 fornecedores e a concorrência; auxiliando-as a sobreviverem e conquistarem seu espaço em meio a este cenário. No âmbito empresarial a TI vem também para redução de custos, inovação e diferenciação Infraestrutura da tecnologia da informação Quando se dá abertura a uma nova empresa, o empresário precisa de algumas ferramentas para administrá-la. Para Laudon e Laudon (2010, p. 104), as empresas contemporâneas exigem ampla variedade de equipamentos computacionais, software e recursos de comunicação apenas para funcionar e resolver problemas organizacionais básicos. Dessa forma, o administrador precisará de: computadores, sistema operacional para cada computador, softwares para lidar com determinadas atividades empresariais, uma rede para conectar todos os membros da empresa e, possivelmente, clientes e fornecedores, assim como o acesso à rede telefônica, a rede de telefones celulares e à Internet. De acordo com Laudon e Laudon (2010, p. 104), a infraestrutura de TI proporciona base, ou plataforma, que sustenta todos os sistemas de informação da empresa. Atualmente, a infraestrutura da TI é formada pelos seguintes componentes: hardware, software, tecnologia de gestão de dados, tecnologias de redes e telecomunicações e serviços de tecnologias (LAUDON e LAUDON, 2010). Veja a figura a seguir. Figura 1: Componentes da TI Fonte: Laudon e Laudon (2007, pg. 102). 19

20 . O hardware consiste dos equipamentos e acessórios tecnológicos. O software é formado por programas que administram os recursos e atividades do computador. No gerenciamento de dados, um software permite o gerenciamento de dados e informações. A tecnologia da rede fica responsável por conectar funcionários, clientes e fornecedores. Os serviços ficam responsáveis por operar e gerenciar os outros elementos da infraestrutura de TI. Afirma Laudon e Laudon (2010, p. 106): As empresas enfrentam muitos desafios e problemas que podem ser resolvidos por computadores e sistemas de informação. Para serem mais eficientes elas precisam encontrar o hardware mais adequado à natureza do desafio, sem gastar demais ou de menos com tecnologia Montar um sistema computacional completo não é uma tarefa fácil onde apenas devem-se conectar dispositivos computacionais, na verdade vai bem além. Para montar um sistema eficaz e eficiente, é necessário que os componentes sejam selecionados e organizados com um entendimento do equilíbrio inerente ao sistema como um todo em relação a custos, controle e complexidade (STAIR e REYNOLDS, 2011). Por exemplo, a Car.com que em 2008 teve problemas por seus sistemas de informação não conseguirem acompanhar a sua agressiva estratégia de negócios e expansão. Como eles usavam diferentes tipos e versões de tecnologias, os profissionais de SI passavam a maior parte do tempo tentando integrar esses sistemas, com isso a gerência, levando em conta custos, controle e complexidade, viram que a melhor solução para que os objetivos da organização fossem alcançados era a substituição de toda a infraestrutura de TI da empresa. Hardware Nos componentes do hardware incluem-se todos os dispositivos físicos e equipamentos no processamento de informações, não só os eletrônicos, mas também todos os meios os quais serão registrados os dados (OLIVEIRA, 2003). Um dos componentes do hardware massivamente utilizados nas empresas são os computadores, que de acordo com Batista (2006) são classificados conforme o seu porte em: 20

21 mainframe: equipamentos potentes que são utilizados para processamento centralizado de rotinas comerciais; minicomputadores: equipamentos de médio porte, muito utilizados em fábricas e laboratórios; computadores pessoais (PCs): conhecidos também como microcomputadores, são os responsáveis pela revolução da computação descentralizada; estações de trabalho (workstations): tem um grande potencial de processamento gráfico e matemático; supercomputadores: altamente sofisticados, utilizados para executar tarefas de alta complexidade. Vale lembrar que quando a empresa tem um grande número de computadores trabalhando em rede, é necessário um servidor. Equipamentos deste tipo são otimizados para suportar uma rede de computadores. Além do hardware para o processamento dos dados, a empresa precisará de tecnologias de armazenamento de entrada e saída de dados, que são chamados dispositivos periféricos. Entre eles estão: teclado, mouse do computador, tela sensível ao toque, reconhecimento óptico de caracteres, entrada por caneta, entrada de áudio, sensores, scanner digital, monitores, impressoras e saída de áudio. Incluso nessa categoria de tecnologias de armazenamentos, as tecnologias de armazenamentos secundários tem sido muito usadas como conseqüência da crescente quantidade de dados que as empresas precisam armazenar. São eles: discos magnéticos, CD-ROM, CD-RW, DVD, DVD-RW, fitas magnéticas e redes de armazenamento de dados (LAUDON e LAUDON, 2010). Software O software oferece instruções detalhadas para dirigir o funcionamento do computador, ou seja, para usar o hardware precisamos do software. O conceito de software é dividido em dois tipos: software de sistema e software aplicativo ou de aplicação. Estes são inter-relacionados e podem ser vistos 21

22 como duas caixas, uma dentro da outra, que estão em interação com as demais (LAUDON e LAUDON, 2010). Figura 2: Inter-relação de software Fonte: Laudon e Laudon (2007, pg. 110). De acordo com Stair e Reynolds (2011), os softwares de sistemas são projetados para controlar as operações do hardware e diversos programas através do sistema computacional. Um exemplo deste tipo de software é o sistema operacional, que tem papel fundamental e central no funcionamento do sistema computacional controlando o hardware. Os softwares de aplicação ajudam os usuários a resolverem problemas específicos de computação para atender as necessidades de indivíduos, um grupo ou uma empresa. Programas que controlam estoques, completam pedido de vendas, fornecem informações financeiras são exemplos de softwares de aplicação. Atualmente, muitas empresas estão utilizando softwares que beneficiem a organização como um todo. Resultante das constantes mudanças no mercado, esses sistemas de informação integram dados de todos os departamentos dando apoio à gerência na tomada de decisões. Tecnologia de gestão de dados Segundo Stair e Reynolds (2011, p. 159), sem os dados e a capacidade de processá-los, uma organização não seria capaz de completar com sucesso a maior parte das atividades de negócios. Todos os dados gerados na organização precisam ser armazenados, de acordo com Batista (2006), um 22

23 banco de dados torna essa atividade possível, guardando os dados de todos os departamentos da empresa. Afirma Laudon e Laudon (2010, p. 144), um banco de dados é um conjunto de arquivos relacionados entre si com registros sobre pessoas, lugares ou coisas. Para manipular dados a partir de um banco de dados é necessário um software específico chamado sistemas de gestão de banco de dados (DBMS database management system). Temos como exemplos de DBMS o Microsoft Access, o Oracle, o DB2 e o Microsoft SQL (LAUDON e LAUDON, 2010). De acordo com Batista (2006), os DBMS apresentam vantagens, como: independência de dados; redução da redundância e da inconsistência de dados; complexidade reduzida; facilidade de acesso. Um banco de dados que vem sendo muito útil nas organizações é o Data Warehouse. De acordo com Laudon e Laudon (2010), este tipo de banco de dados armazena dados e históricos que servem para a tomada de decisão em todos os setores da empresa. O Data Warehouse padroniza as informações vindas de diferentes tipos de banco de dados de todos os setores da organização, sendo assim as informações podem ser usadas para análise gerencial de toda a empresa. Veja a figura abaixo que mostra o funcionamento de um data warehouse: Figura 3: Funcionamento do Data Warehouse Fonte: Laudon e Laudon (2007, pg. 150). 23

24 Tecnologia de rede e telecomunicações Atualmente, os membros das empresas usam computadores, , celulares, entre outros, que estão todos conectados a rede. De acordo com Laudon e Laudon (2010, p. 174), se você é funcionário ou administrador de uma empresa, não consegue fazer praticamente nada sem redes. Você precisa comunicar-se rapidamente com clientes, fornecedores e funcionários. Afirma Laudon e Laudon (2010, p. 184): A internet se tornou o sistema de comunicação público mais abrangente. É também o maior exemplo de redes interconectadas e computação cliente/servidor no mundo, conectando centenas de milhares de redes individuais em todo o planeta. Para atingir seus objetivos e sucesso desejado, as organizações necessitam da rede de telecomunicações para ter acesso e manipulação das informações com maior velocidade e facilidade. As redes de telecomunicações são formadas basicamente por computadores, processadores de comunicações e outros dispositivos interconectados por meios de comunicação e controlados por softwares específicos (OLIVEIRA, 2003). De acordo com Stair e Reynolds (2011), exemplos de tipos de meios de comunicação utilizados nas empresas para interconexão dos aparelhos utilizados são: cabo de par trançados, cabo coaxial, cabo de fibra ótica, transmissão por microondas, transmissão celular e transmissão infravermelha. Já como exemplo de dispositivos de telecomunicação que são classificados como dispositivos de hardware que tornam possível a comunicação eletrônica de maneira eficiente, temos: o modem, o multiplexador e as unidades controladoras de comunicação. A tecnologia sem fio é outra tendência muito utilizada nas empresas. Esta tecnologia ajuda as empresas a entrar em contato com os clientes, funcionários e fornecedores com mais facilidade, além de criar novos produtos, serviços e canais de venda (LAUDON e LAUDON, 2010). Serviços de tecnologia As empresas precisam de pessoas para operar e gerenciar os outros componentes da infraestrutura de TI, citados acima, e também para ensinar os 24

25 funcionários a usar essas tecnologias em suas atividades no dia a dia da organização (LAUDON e LAUDON, 2010). 2.2 Sistemas de Informação Sistemas de informação é um conjunto de componentes que realizam a coleta, o processamento, o armazenamento e a distribuição de todas as informações que tem como objetivo apoiar a tomada de decisões para ajudar na coordenação e controle de uma organização (LAUDON e LAUDON, 2010). Segundo Stair e Reynolds (2011), um sistema de informação pode ser definido de diversas maneiras, um dos conceitos afirma que um SI é um conjunto de elementos inter-relacionados que coletam, manipulam e geram dados e informações, que são respectivamente, as atividades de entrada, processamento e saída. A atividade de entrada é responsável por coletar os dados, o processamento fica responsável pela transformação dos dados coletados em informações úteis, na atividade de saída as informações úteis são geradas em forma de documentos e relatórios. Nos sistemas de informação também temos a atividade de realimentação que é considerada a saída de dados usada para modificar a entrada ou as atividades em processamento, por exemplo, erros ou problemas tornariam necessário corrigir dados de entrada como também alterar um processo (STAIR e REYNOLDS, 2011). Figura 4: Funcionamento de um Sistema de Informação Fonte: Stair e Reynolds (2011, pg. 12 ) Sistemas de informação no ambiente organizacional Atualmente, grande parte das empresas tem um site registrado onde milhões de usuários estão online e grande parte deles compram algo 25

26 diariamente ou buscam algum tipo de produto, isto significa, que é de suma importância que as empresas estejam conectadas ao mundo da internet. Ao mesmo tempo as cadeias de abastecimento estão se tornando cada vez mais rápidas, ou seja, é preciso que as empresas gerenciem seus estoques em tempo real, pois isso implica na redução dos custos e entrada de forma mais rápida no mercado. É preciso também que as empresas estejam ligadas nas mídias sociais, criando programas online de relacionamento com o cliente. O e- commerce e a publicidade na internet explodiram em 2009, e as receitas do comércio eletrônico vêm se expandindo cada vez mais, com isso o departamento de publicidade da empresa deve desenvolver táticas para conseguir alcançar o consumidor baseado na Web. É, enfim, uma nova maneira de fazer negócios, e se a empresa não incorpora essas novas características é possível que seu negócio não seja tão eficiente quanto poderia ser (LAUDON e LAUDON, 2010). O que tem tornado os sistemas de informações tão essenciais e está fazendo com que as empresas invistam tanto em tecnologias e sistemas de informação, é a meta de alcançar alguns importantes objetivos organizacionais que são: Excelência operacional com as empresas sempre visando melhorar sua lucratividade, os administradores têm usado os sistemas de informações para atingir uma melhor eficiência e melhores níveis de produtividade. Novos produtos, serviços e modelos de negócios as empresas têm usado os sistemas de informação como principal ferramenta para criação de novos produtos e serviços, assim como modelos de negócios completamente novos no mercado. Relacionamento mais estreito com clientes e fornecedores uma empresa que conhece melhor seus clientes atende-os melhor e consequentemente conseguem um melhor nível de satisfação deles. O mesmo serve para os fornecedores, sendo melhor, quanto mais a empresa está envolvida com o fornecedor. E os sistemas de informação têm ajudado as organizações a conhecerem melhor seus clientes e fornecedores. 26

27 Melhor tomada de decisões os sistemas de informação têm fornecido para os administradores das empresas dados de grande utilidade em tempo real como suporte a tomada de decisões. Vantagem competitiva se a empresa conseguir realizar alguns desses objetivos citados acima, provavelmente terá conseguido certa vantagem competitiva. Sobrevivência um forte motivo para as empresas utilizaram sistemas de informação é exatamente o fato de que eles se tornaram muito importantes à prática de fazer negócio com as mudanças de cenário competitivo atual (LAUDON e LAUDON, 2010). Para Pereira e Fonseca (1997), os sistemas de informação vêm para dar apoio a gestão, atuando como transportadores de informações que tem como objetivo facilitar, agilizar e otimizar os processos nas organizações. Portanto, os sistemas de informações permitem que as empresas armazenem, coletem, organizem, recuperem e gerem informações. É notável que o uso de sistemas de informação vem sendo cada vez mais disseminado por todos os tipos e portes de empresas. Segundo Laudon e Laudon (1999, p. 26), a razão mais forte pelas quais as empresas constroem os sistemas, então, é para resolver problemas organizacionais e para reagir a uma mudança no ambiente. Esses sistemas são desenvolvidos de acordo com a necessidade específica de cada negócio, visando selecionar as informações estratégicas e atividades críticas da empresa (BATISTA, 2006). Atualmente, os sistemas de informação são utilizados em quase todas as empresas e campos como: a indústria da aviação, as empresas de investimentos, os bancos, a indústria de transporte, as editoras, as empresas de saúde, as companhias de varejo, as companhias de serviços públicos e gerenciamento de energia, entre outras (STAIR e REYNOLDS, 2011). Segundo Laudon e Laudon (2010), um sistema de informação não precisa só de computadores e programas, pois sozinhos eles não podem gerar a informação que a empresa necessita. Mais do que isso, para se entender um sistema de informação, é necessário compreender os problemas que ele irá resolver, a sua arquitetura, o projeto e os processos organizacionais que vão levar soluções aos problemas. Um sistemas de informação é composto por 3 27

28 dimensões, que precisam ser compreendidas, são elas: as organizações, as pessoas e a tecnologia. Veja a figura a seguir. Figura 5: Dimensões de um Sistema de Informação Fonte: Laudon e Laudon (2007, pg. 11). As organizações são formadas por uma estrutura com diferentes níveis e especializações, com isso as empresas desenvolvem os sistemas de informações, que devem ter entendimento sobre a história, estrutura e cultura da mesma, visando atender seus diferentes níveis e especializações. Os sistemas de informação também automatizam processos organizacionais, como desenvolver um novo produto, preencher um pedido ou contratar um novo funcionário. As pessoas são necessárias para que os sistemas de informação possam ser desenvolvidos e mantidos de uma forma que as informações sejam usadas da maneira correta para que os objetivos organizacionais sejam atingidos. A tecnologia é composta por elementos já citados anteriormente como hardware, software, tecnologia de armazenagem de dados, tecnologia de comunicação e de redes que juntamente com as pessoas necessárias para acioná-las e administrá-las dão suporte para o desenvolvimento dos sistemas de informação (LAUDON e LAUDON, 2010). Segundo Pereira e Fonseca (1997), os sistemas de informação devem corresponder às seguintes expectativas: atender as reais necessidades dos usuários, estar centrados no cliente e não no profissional que o criou, atender ao cliente com prontidão, apresentar custos compatíveis, adaptar-se 28

29 constantemente às novas tecnologias de informação e estar alinhados com as estratégias de negócios da empresa. Apresentando esses requisitos, a empresa se sentirá confiante ao utilizar o sistema nos processos gerenciais Sistemas de informação nos negócios Os tipos de sistemas de informação mais usados no ambiente de negócios das empresas são os sistemas de comércio eletrônico, sistemas de processamento de transações, sistemas de planejamento de recursos empresariais, sistemas de gestão do relacionamento com o cliente, sistemas de apoio a decisões e sistemas de informações gerenciais (STAIR e REYNOLDS, 2011). Comércio eletrônico Afirma Laudon e Laudon (2010), milhões de pessoas no planeta já compraram alguma música pela internet ou já procuraram informações sobre tênis ou outro produto antes de comprá-lo em uma loja de varejo. O comércio eletrônico é uma atividade onde a Internet e a Web são usadas para a realização de negócios. Essa atividade continua a se expandir e vem transformando a maneira de como muitas empresas fazem seus negócios. Para Stair e Reynolds (2011), o comércio eletrônico abrange qualquer tipo de transação de negócios que são executadas eletronicamente envolvendo duas partes, sejam de consumidor para negócio como de negócio para negócio. Os usuários que utilizam as compras online como forma de adquirir um novo produto, admiram a facilidade e a comodidade do comércio eletrônico, pois eles podem evitar filas e fazer sua compra a qualquer momento de suas próprias casas. Sendo assim essa atividade vem sendo bem disseminada entre as organizações. O crescimento do comércio eletrônico é efeito do acesso crescente à internet, confiabilidade do usuário, melhores sistemas de pagamento, crescente segurança na internet, entre outros. 29

30 Esse crescimento está trazendo para as empresas muitas oportunidades de negócio, oferecendo vantagem não apenas para grandes negócios mais também para pequenos negócios, pois oferece a entrada mais fácil no mercado global através da comercialização e venda global dos seus produtos e serviços com baixos custos (STAIR e REYNOLDS, 2011). Sistemas de processamento de transações De acordo com Stair e Reynolds (2011), os sistemas de processamento de transações são formados por pessoas, procedimentos, base de dados, softwares e dispositivos que são usados para registrar transações de negócios. Para entendimento desse sistema é preciso entender as operações e funções básicas de negócios. O sistema de folha de pagamento foi um dos primeiros sistemas de processamento de transações a ser computadorizado e usado nas organizações, esse sistema tinha como saída básica os cheques do pagamento dos funcionários. Figura 6: Exemplo de um SPT Fonte: Stair e Reynolds (2011, pg. 21). Depois desses sistemas outros passaram a ser computadorizados e usados nas empresas de todos os portes, como: processos rotineiros, pedido, cobranças de clientes e controle de estoques. Atualmente, esses sistemas passaram a ser vitais na maioria das organizações modernas (STAIR e REYNOLDS, 2011). 30

31 Sistemas de planejamento de recursos empresariais O sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP enterprise resource planning) é formado por um grupo de programas integrados que são capazes de gerenciar as atividades vitais de uma organização. A maioria desses sistemas disponibiliza um software integrado para dar apoio às atividades financeiras e de manufatura dos negócios da organização. Os sistemas ERP além de executar os processos centrais de negócios, são capazes de apoiar áreas adicionais de negócios nas empresas, como recursos humanos, vendas e distribuição (STAIR e REYNOLDS, 2011). Veja a imagem a seguir. Figura 7: Esquema de um Sistema ERP Fonte: Laudon e Laudon (2010, pg. 255). Segundo Laudon e Laudon (2010, p. 255): Eles se fundamentam em uma suíte de módulos de software e um banco central comum. Esse banco de dados coleta dados das diferentes divisões e dos departamentos da empresa, e de um grande número de processos de negócios centrais nas áreas de produção e manufatura, finanças e contabilidade, vendas, marketing e recursos 31

32 humanos, e torna-os disponíveis para aplicações utilizadas em praticamente todas as atividades internas da organização. Para Stair e Reynolds (2011), os benefícios que a implementação de um sistema ERP traz a uma empresa envolvem: simplificação da adoção de processos de trabalho melhorados; e a melhoria no acesso no momento certo a dados para auxiliar a tomada de decisões operacionais. Sistemas de gestão do relacionamento com o cliente Com as atuais mudanças no cenário de negócios, a vantagem competitiva com o lançamento de um produto ou serviço inovador pode ter um período curto de sucesso, com isso as empresas estão enxergando que conhecer os seus clientes e ter um bom relacionamento com eles é a única força competitiva duradoura. O sistema de gestão de relacionamento com o cliente coleta e integra os dados dos clientes que são fornecidos pela organização, consolidando e analisando todas essas informações (LAUDON e LAUDON, 2010). Com o uso desses sistemas nas empresas, os gerentes podem fazer perguntas como: quem são os clientes mais fiéis? Quem são os clientes mais lucrativos? O que os meus clientes desejam comprar? Através dessas respostas os gerentes das empresas podem oferecer melhores serviços, personalizar ofertas de acordo com o perfil de cada cliente e até conquistar novos clientes (LAUDON e LAUDON, 2010). Sistemas de apoio a decisões Segundo Stair e Reynolds (2011), um sistema de apoio a decisões é um grupo organizado formado por pessoas, procedimentos, software, bases de dados e dispositivos que são usados como apoio as tomadas de decisões nas organizações. Esse tipo de sistema que tem foco na eficácia da tomada de decisões fornece assistência e dá apoio a todos os aspectos na tomada de decisões em problemas específicos. 32

33 Para Laudon e Laudon (2010), um sistema de apoio a decisões oferece apoio à análise dos problemas tanto estruturados quanto não estruturados em uma empresa, e a sua capacidade de análise é baseada em um modelo ou uma teoria bem fundamentada. Em geral esses sistemas são utilizados quando o problema é complexo e as informações que as organizações possuem para que se possa tomar a melhor decisão é difícil de obter e usar, lembrando que esse sistema requer avaliação do gerente. Um exemplo onde um sistema de apoio a decisões dá assistência a um problema complexo é quando um fabricante de determinado produto quer saber a melhor localização para construir uma nova fábrica (STAIR e REYNOLDS, 2011). 2.3 Sistemas de Informação Gerencial Segundo Stair e Reynolds (2011), um sistema de informação gerencial é formado por um conjunto de pessoas, procedimentos, software, bases de dados e dispositivos que são utilizados para disponibilizarem informações aos gerentes das organizações e que dão suporte nas tomadas de decisões. Afirma Laudon e Laudon (2010), os sistemas de informações gerenciais dão apoio aos gerentes na administração do negócio fornecendo informações, que são relatórios fixos com base nos dados retirados dos sistemas subjacentes de processamento de transações. Já para Oliveira (1992), o sistema de informação gerencial é um procedimento que transforma as informações coletadas em dados que auxiliam a administração da empresa no processo decisório. Os sistemas de informações gerenciais tradicionais produziam relatórios em papéis, já atualmente, os relatórios podem ser disponibilizados online através de uma intranet (LAUDON e LAUDON, 2010). Os primeiros sistemas de informações gerenciais foram criados na década de 60, e basicamente usavam os sistemas com o objetivo de gerar relatórios de cunho gerencial periodicamente. Atualmente, determinadas empresas geram relatórios gerenciais diariamente, como exemplo temos a empresa Foxwoods que utiliza esses relatórios que são oferecidos para saber preferências de clientes 33

34 específicos como, por exemplo, se um cliente gosta de flores ou não na sala ou se gosta de bebida nas mãos. Sendo assim, a organização pode satisfazer as necessidades individuais dos seus clientes. Por causa do grande valor que os sistemas de informações gerenciais tem tido para os gerentes, eles tem se disseminado pelos diversos níveis de gerenciamento sempre focando a eficiência operacional. Marketing, finanças, produção e outras diversas áreas recebem o apoio desses sistemas. Os sistemas de informações gerenciais, em geral, disponibilizam relatórios que são gerados usando informações capturadas do sistema de processamento de transações (STAIR e REYNOLDS, 2011). Veja a figura a seguir. Figura 8: Base de Dados SIG Fonte: Stair e Reynolds (2011, pg. 22). Um exemplo típico de relatório gerado por um SIG é um relatório que contém o resumo de vendas em cada um das mais importantes áreas de venda da empresa. O SIG também gera relatórios de exceções, como por exemplo, quando as vendas de uma determinada área ficam abaixo dos níveis que são esperados. Vejamos agora como os sistemas de informações gerenciais têm sido aplicado em algumas empresas ao redor do mundo. Quadro 1: Aplicação do SIG Organização Aplicação SIG California Pizza Kitchen O Aplicativo Invetory Express memoriza os padrões de pedidos e cada restaurante e a compara quantidade de ingredientes usada por item do cardápio com as medidas das porções 34

35 PharMark Black & Veatch Taco Bell preestabelecidas pela gerência. O sistema identifica restaurantes que oferecem porções fora do padrão e notifica seus gerentes para que tomem ações corretivas. Um SIG por extranet identifica pacientes que apresentam uso abusivo de medicamentos, o que os colocaria sob risco de sofrer resultados adversos. Um SIG por intranet acompanha o custo de construção de seus vários projetos nos Estados Unidos. O Sistema Taco (Total Automation of Company Operations) fornece informações sobre o custo dos alimentos, da mão de obra e os custos por período, até determinada data, para cada restaurante. Fonte: Adaptado de Laudon e Laudon (2010) Sistemas de informações gerenciais nas organizações Os sistemas de informações gerenciais têm como principal objetivo oferecer às empresas informações detalhadas das operações realizadas no seu dia a dia que ajudem os administradores a controlarem, organizarem e planejarem melhor e do modo mais eficiente as atividades operacionais da organização, ou seja, esses sistemas vêm com o papel de oferecer as informações certas à pessoa certa e na hora certa ajudando a empresa a alcançar seus objetivos (Stair e Reynolds, 2011). A figura abaixo descreve o papel de um sistema de informação gerencial no fluxo de informação de uma organização, mostrando um sistema de informação gerencial que passa por todos os níveis de uma organização sendo eles administrativos e gerenciais, ou seja, esses sistemas podem dar suporte e ser usados por todos os funcionários de uma organização. De acordo com Oliveira (2002), esses sistemas são representados de subsistemas, que visualizados integrados se tornam capazes de gerar informações que dão suporte ao processo decisório. 35

36 Figura 9: Funcionamento de um SIG Fonte: Stair e Reynolds (2011, pg. 372). Sendo assim, o objetivo básico de um Sistema de Informação Gerencial é auxiliar a empresas a alcançar seus desejos e metas, dando aos gerentes informações sobre a empresa, de forma que eles possam planejar e controlar com mais eficiência. Entrada de dados em Sistema de Informação Gerencial Segundo Stair e Reynolds (2011), a entrada de dados em um SIG é proveniente de fatores internos e externos. As principais fontes de dados internos são os sistemas de processamento transacional e os sistemas ERP. Os sistemas de processamento transacional coletam e armazenam dados das transações de negócios, e a cada transação esse sistema atualiza a base de dados da empresa. E essa base de dados que é constantemente atualizada 36

37 constitui a fonte de dados mais importante em um sistema de informação gerencial. Já em empresas que utilizam sistemas ERP, esses sistemas têm bases de dados que também disponibilizam dados importantes para os sistemas de informação gerencial. Nas fontes de dados externos podemos englobar os clientes, fornecedores, concorrência e acionistas. Os sistemas de informação gerencial coletam os dados brutos provenientes dessas fontes e o transforma de forma que eles se tornem informações úteis para os administradores e gerentes. Saída de dados em Sistema de Informação Gerencial Para Oliveira (2002), a saída das informações é o resultado do processamento em que os dados são transformados e passam a ter utilidade para auxiliar os gerentes e administradores. Segundo Stair e Reynolds (2011), as saídas de grande parte das informações desses sistemas são diversos tipos de relatórios, que se classificam em: Relatórios agendados: são gerados periodicamente (diária, semanal ou mensalmente). Exemplo: um gerente pode agendar um relatório gerado semanalmente que irá listar todos os gastos feitos pela empresa com a folha de pagamento, visando ter o controle dos custos cometidos pelos funcionários e pelo trabalho desenvolvido. Relatórios sob demanda: são desenvolvidos com objetivo de fornecer informações não padrões e são elaborados sob demanda. Exemplo: um gerente pode querer saber em qual estágio da produção um determinado produto se encontra, ou seja, um relatório sob demanda que contenha informação poderia ser gerado. Relatórios de exceções: são gerados automaticamente sempre que acontece alguma situação fora do normal ou situação que requer a atenção da administração da empresa. Exemplo: um gerente poderia querer que um relatório fosse gerado toda vez que a quantidade de um determinado item em estoque estiver abaixo ao equivalente em unidades a quatro dias de venda do produto. 37

38 Relatórios detalhados: com este tipo de relatório é possível obter informações em níveis de detalhe. Exemplo: primeiro os níveis mais altos (por exemplo, um saco cheio de biscoito), depois os níveis mais detalhados (por exemplo, um biscoito), e em seguida um nível muito mais detalhado (os componentes que se fazem o biscoito). Aspectos decisórios nos Sistemas de Informações Gerenciais Para Oliveira (2005), quando se fala em decisão em uma organização é importante levar em conta determinados aspectos para que se obtenha sucesso. As seguintes fases são consideradas necessárias no processo decisório: identificação do problema, análise do problema, estabelecimento de soluções alternativas, análise e comparação das soluções alternativas, seleção das alternativas mais adequadas, implantação da alternativa escolhida e avaliação da alternativa escolhida. As decisões são classificadas em decisões programadas, sendo caracterizada pela rotina e tendo um procedimento padrão para ser executado quando necessário, e decisões não programadas, caracterizando-se basicamente pela novidade. Outro fator importante que deve ser levado em conta quando se fala em decisão são os elementos decisórios, sendo eles: a incerteza e os recursos (OLIVEIRA, 2005). Características e Benefícios de um Sistema de Informação Gerencial Afirma Stair e Reynolds (2011), dentre as funções desempenhadas pelos sistemas de informações gerencias, estão: Fornecem relatórios em formatos padronizados e fixos; Produzem cópias em papel e cópias eletrônicas dos relatórios; Utilizam os dados internos armazenados nos sistemas computacionais da empresa; Permitem que os usuários finais desenvolvam relatórios personalizados; Transmitem os pedidos para a elaboração de novos relatórios à equipe do departamento de sistemas. 38

39 Segundo Oliveira (2002), os sistemas de informação gerencial podem trazer diversos benefícios para as empresas, entre eles: Redução dos custos das operações; Melhoria no acesso às informações, proporcionando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço; Melhoria na produtividade; Melhoria nos serviços realizados e oferecidos; Melhoria na tomada de decisões, por meio do fornecimento de informações mais rápidas e precisas; Estímulo de maior interação dos tomadores de decisão; Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões; Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informações; Redução do grau de centralização de decisões na empresa; Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos Áreas funcionais dos sistemas de informações gerenciais De acordo com Oliveira (2005), os sistemas de informações gerenciais são representados por um grupo de subsistemas que subdividem-se em funções apropriadas e importantes para o funcionamento da organização e armazenamento e processamento de informação, sendo eles: Administração do marketing: envolve desenvolvimento dos produtos, lançamentos dos produtos, estudo de mercados, forma de apresentação do produto, embalagem, distribuição, promoção, publicidade e propaganda, estudo e análise do preço. Administração da produção: engloba a programação, controle e processo produtivo, a qualidade do produto, manutenção. Administração financeira: envolve orçamentos, programação das necessidades de recursos financeiros, projeções financeiras, análise de mercado de capitais, captação de recursos financeiros, pagamentos, 39

40 controle de recebimento, registros, operações bancárias, gestão de seguros e gestão contábil. Administração de materiais: envolve programação e gestão das necessidades de materiais e equipamentos, análise e controle de estoques, orçamento de compras, seleção e cadastramento de fornecedores, compra de materiais e equipamentos, contratação de serviços e obras. Administração de recursos humanos: programação de necessidade de pessoal, pesquisa de recursos humanos, análise de mercado de trabalho, seleção, recrutamento, contratação, treinamento, movimentação de pessoal, cargos e salários, acompanhamento e orçamento pessoal, relação com sindicatos, avaliação do desempenho, folha de pagamento, gestão de benefícios pessoal, gestão de obrigações sociais. Administração de serviços: engloba gestão de transportes (administração da frota de veículos) e gestão de serviço de apoio (administração dos móveis, manutenção, conservação, relações públicas, limpeza, sistema de comunicação eletrônica). Gestão empresarial: planejamento e controle empresarial, englobando o acompanhamento de todas as atividades da empresa. Sendo assim os dados que são coletados em todos esses subsistemas da empresa são armazenados pelos mais variados tipos de sistemas de informação gerencial e transformados em informações úteis através de relatórios detalhados Tipos de sistemas de informação gerencial A maioria das organizações são estruturadas de acordo com as áreas funcionais, como: contabilidade, finanças, marketing, pessoal, pesquisa e desenvolvimento, serviços jurídicos, administração de produção e sistemas de informação. E o sistema de informação gerencial deve ser desenvolvido para que produza relatórios adequados a cada uma das áreas funcionais (STAIR e 40

41 REYNOLDS, 2011). Veremos a seguir um pouco mais sobre alguns dos exemplos de Sistemas de Informação Gerencial citados acima. Sistemas de Informação Gerencial Financeiro Para obter êxito, os administradores das empresas devem ficar por dentro de todas as mudanças que ocorrem nesse cenário passando a utilizando métodos tecnológicos e modernos que possibilite um melhor planejamento nesse ambiente de grande competitividade (GROPPELLI; NIKBAKHT, 2002). De acordo com Stair e Reynolds (2011), um sistema de informação gerencial financeira fornece informações financeiras ao conjunto de pessoas que precisam tomar decisões nesta área diariamente. As principais funções que desempenhadas são: Junção de todas as informações financeiras e operacionais de diversas fontes; Fornece acesso aos dados de forma mais simples aos usuários da área financeira e aos usuários fora dela; Disponibiliza os dados financeiros em intervalos regulares e curtos, possibilitando assim, análises ágeis; Possibilita a análise de dados financeiros sob diversas dimensões, como: tempo, espaço geográfico, cliente; Analisa as atividades financeiras atuais e históricas; Monitora e controla o emprego de recursos no tempo. Sistemas de Informação Gerencial de Manufatura Para Fernandes (1990), esse tipo de sistema teve como causa do seu aparecimento as mudanças no cenário do mercado e as inovações tecnológicas, sendo considerada a fábrica do futuro, têm como objetivo o alto volume de produção. Sendo revolucionada pelos avanços tecnológicos, a operações de manufatura sofreram grandes melhorias. O uso dos sistemas de informação 41

42 gerencial de manufatura é ressaltado em todos os níveis dos processos de manufatura, tendo foco voltado na melhoria da qualidade e da produtividade (STAIR e REYNOLDS, 2011). Sistemas de Informação Gerencial de Marketing De acordo com Stair e Reynolds (2011), um sistema de informação gerencial de marketing oferece apoio nas atividades de desenvolvimento de produtos, distribuição, decisões de preços, eficiência promocional e previsão de vendas. Todos os dados que são coletados e inseridos nesse sistema são manipulados e transformados em relatórios com informações como, por exemplo, satisfação do cliente que quando gerados auxiliam os administradores de marketing a atingir suas metas e objetivos. Atualmente, a ideia de que só com a utilização de sistemas de informação gerencial de marketing é que serão fornecidos requisitos para desempenho e controle das atividades de marketing, tem se tornado muito forte (MATTAR, 1986). Sistemas de Informação Gerencial Contábil A contabilidade gerencial supre as necessidades dos administradores de empresas no que diz respeito ao uso de informações contábeis para o planejamento quanto a investimentos, estratégias, investimento tecnológico, entre outros, que acarretem uma visão de futuro alinhada com as metas estratégicas da organização (MIGIYAMA, 2003). Segundo Stair e Reynolds (2011), um sistema de informação gerencial contábil desempenha diversas atividades que tem como objetivo fornecer informações integradas como: contas a pagar, contas a receber, folhas de pagamentos, entre outras. 42

43 2.3.4 Sistemas de informação gerencial nas micro e pequenas empresas do Pólo Industrial do Agreste Setentrional de Pernambuco No Brasil, o universo de MPEs representa 95% do total de estabelecimentos industriais, 98% dos comerciais, e 99% dos estabelecimentos do setor de serviços (SEBRAE, 2013). O Estatuto da Micro e Pequena Empresa (Lei n 9.841, de 5 de outubro de 1999) considera microempresa aquela com faturamento bruto anual de até R$ ,14 e pequena com faturamento bruto anual de até R$ ,00 (SEBRAE, 2013). O Estado de Pernambuco reúne cerca de 11 mil indústrias de vários segmentos que empregam quase 300 mil trabalhadores (SEBRAE, 2013). Diversos fatores têm contribuído para o crescimento das MPEs, como: a globalização, terceirização, empresas mais enxutas, todos incidindo sobre as médias e grandes empresas que são forçadas a executar demissões para atender os requisitos de competitividade e lucratividade. Sendo assim, as MPEs absorvem a mão de obra que foi descartada pelas organizações maiores, tanto em contratações quanto em aberturar de novas empresas, mas para sobreviverem em meio ao atual cenário de negócios é preciso serem competitivas e capazes de enfrentar a concorrência. A utilização de sistemas de informação e hardwares adequados às necessidades e finalidades desejadas são uma das condições básicas para a obtenção do sucesso das MPEs em meio ao cenário atual. Mas para que o impacto do uso da TI nas Micro e Pequenas Empresas seja positivo, é necessário que a aquisição desses recursos seja planejada e que os proprietários das empresas e os principais usuários, tenham conhecimento das mudanças de processos necessárias, assim como as potencialidades e limitações existentes das tecnologias e das pessoas envolvidas. A TI nas MPEs pode proporcionar o enxugamento da empresa através da modernização do processo de arquivamento de papéis, fichas, pastas, folhetos, dentre outros documentos; eliminação das atividades burocráticas que podem ser feitas facilmente no computador; aumento da agilidade, segurança, integridade e exatidão das informações levantadas; redução dos custos em todos os setores envolvidos; aperfeiçoamento da administração geral da empresa, do marketing, 43

44 do planejamento e controle da produção, das demonstrações financeiras, das previsões orçamentárias, das análises de investimentos e de custos (SEBRAE, 2013). É importante lembrar que as MPEs no país são heterogêneas quando comparadas em relação a alguns fatores como a produtividade, faturamento, lucratividade, ramo de atividade, tipo de gerenciamento, qualificação da mão de obra, e uso de novas tecnologias, onde é possível encontrar empresas com alto grau de desenvolvimento tecnológico. A TI, quando implementada corretamente e bem utilizada como ferramenta para a gestão da empresa, propicia algumas vantagens, possibilitando ao gestor dos negócios uma análise mais criteriosa do relacionamento com os consumidores, que pode conduzir a uma estratégia de marketing e de vendas mais eficientes, tendo como consequência a possibilidade do aumento na frequência e no volume das vendas. Além disso, uma análise mais detalhada dos produtos mais procurados e adquiridos pelos consumidores, aliada a um controle eficiente dos estoques, pode reduzir drasticamente a quantidade de estoque dessas empresas, tendo como consequência uma otimização do montante financeiro disponibilizado como capital de giro. Para tanto, é essencial a utilização de sistemas integrados de gestão, que tornam possível a administração compartilhada de parte, ou de toda a empresa (SEBRAE, 2013). Recentemente esta área tem sido estudada por muitos pesquisadores, Porto e Bandeira (2006), analisaram o planejamento, desenvolvimento, implantação e a essencialidade da integração entre os sistemas de informações gerenciais e os demais sistemas existentes nas organizações. Sendo assim, notaram que quando relevantes, as informações provocam a correta implementação das estratégias nas organizações, auxiliando estas a alcançarem suas metas e seus objetivos. No estudo de Hoffmann et al. (2012), descreveu-se os sistemas de informação gerencial informando a importância que a utilização desta ferramenta possui no processo de gestão, sendo classificado como um sistema de grande valor para as empresas que desejam ser competitivas na era da globalização e da informação, além de ser responsável por dar suporte aos gestores na tomada de decisões mais assertiva e eficaz. 44

45 Já no trabalho de Mendes e Filho (2007), descreve sobre aquisição de sistemas adequados às características das pequenas e médias empresas (PME). O estudo relata as etapas da adoção do sistema e foca na necessidade de avaliar as adequações e impactos na mudança da organização. Portanto, partindo deste contexto, o uso de ferramentas de TI, como os Sistemas de Informação Gerencial, vem sendo disseminado nas MPEs de todas as regiões do país assim como no Agreste Setentrional Pernambucano. 45

46 3 Metodologia Científica Este capítulo tem como objetivo mostrar de que forma foi realizada a pesquisa, para poder alcançar os objetivos específicos e consequentemente o objetivo geral do presente trabalho. 3.1 Natureza da pesquisa A natureza da pesquisa pode ser classificada quanto aos fins, quanto aos meios e quanto a forma de abordagem Quanto aos fins Este trabalho tem como objetivo realizar um estudo de caso a respeito do impacto causado pela utilização dos sistemas de informações gerenciais das micro e pequenas empresas do pólo industrial de 4 cidades no Agreste Setentrional Pernambucano, sendo elas Santa Cruz do Capibaribe, Surubim, Toritama e Vertentes. Assim, realizando um estudo e análise, visando conhecer a percepção dos gestores em relação a utilização dessa ferramenta. Partindo desta premissa, a pesquisa possui caráter descritivo, como afirma Vergara (2000, p.47), a pesquisa descritiva expõe as características de determinada população ou fenômeno, estabelece correlações entre variáveis e define sua natureza. Sendo também de caráter exploratório, segundo Gil (2008), o objetivo de uma pesquisa exploratória é familiarizar-se com um assunto ainda pouco conhecido, pouco explorado. Ao final de uma pesquisa exploratória, você acaba por conhecer mais sobre aquele assunto, e está apto a construir hipóteses Quanto aos meios Este trabalho foi realizado partindo de três premissas, sendo elas: pesquisa bibliográfica, pesquisa de campo e o estudo de caso. Logo de início, 46

47 foi realizada uma pesquisa bibliográfica, na qual foram abordados vários temas como a Tecnologia da Informação, os Sistemas de Informação até chegar aos Sistemas de Informações Gerenciais. Esclarece Vergara (2000, p. 48): Uma pesquisa bibliográfica é o estudo sistematizado desenvolvido com base em material publicado em livros, revistas, jornais, redes eletrônicas, isto é, material acessível ao público em geral. Fornece instrumental analítico para qualquer outro tipo de pesquisa. Desta maneira, foram realizadas pesquisas em diversos livros como Laudon, Stair e Reynolds, Oliveira, entre outros, objetivando deixar mais claro possível o assunto abordado no presente trabalho. Em seguida, houve uma pesquisa de campo nas micro e pequenas empresas das cidades de Santa Cruz do Capibaribe, Surubim, Toritama e Vertentes, a fim de aplicar o questionário semi estruturado com o objetivo de coletar dados a respeito da percepção dos gestores com a utilização dos sistemas de informações gerenciais nas empresas. Afirma Fonseca (2002), a pesquisa de campo caracteriza-se pelas investigações em que, além da pesquisa bibliográfica, se realiza coleta de dados junto a pessoas, com o recurso de diferentes tipos de pesquisa. Por fim, o trabalho também é caracterizado como um estudo de caso, Gil (2007, p.54) afirma que: Um estudo de caso pode ser caracterizado como um estudo de uma entidade bem definida como um programa, uma instituição, um sistema educativo, uma pessoa, ou uma unidade social. Visa conhecer em profundidade o como e o porquê de uma determinada situação que se supõe ser única em muitos aspectos, procurando descobrir o que há nela de mais essencial e característico. O objeto de estudo deste trabalho são as micro e pequenas empresas do Agreste Setentrional de Pernambuco, desta maneira, caracterizando-se uma área específica e bem definida, características de um estudo de caso Quanto a forma de abordagem Este trabalho por ser descritivo e utilizar um questionário semi estruturado para a coleta de dados, apresenta uma forma de abordagem quantitativa e qualitativa. Esclarece Fonseca (2002, p. 20): Diferentemente da pesquisa qualitativa, os resultados da pesquisa quantitativa podem ser quantificados. Como as amostras geralmente 47

48 são grandes e consideradas representativas da população, os resultados são tomados como se constituíssem um retrato real de toda a população alvo da pesquisa. A pesquisa quantitativa se centra na objetividade. Influenciada pelo positivismo, considera que a realidade só pode ser compreendida com base na análise de dados brutos, recolhidos com o auxílio de instrumentos padronizados e neutros. A pesquisa quantitativa recorre à linguagem matemática para descrever as causas de um fenômeno, as relações entre variáveis, etc. A utilização conjunta da pesquisa qualitativa e quantitativa permite recolher mais informações do que se poderia conseguir isoladamente. Segundo Deslauriers (1991), na pesquisa qualitativa, o cientista é ao mesmo tempo o sujeito e o objeto de suas pesquisas. O desenvolvimento da pesquisa é imprevisível. O conhecimento do pesquisador é parcial e limitado. O objetivo da amostra é de produzir informações aprofundadas e ilustrativas: sejam elas pequenas ou grande, o que importa é que elas sejam capaz de produzir novas informações. 3.2 Amostra Para a realização desta pesquisa utiliza-se a técnica de amostra não probabilística, por se tratar de uma pesquisa do qual os resultados têm como características mostrar tendências, analisando o impacto dos sistemas de informações gerenciais nas empresas pela percepção dos gestores. Para Levine et al. (2008, p. 218), em uma amostra não probabilística você seleciona os itens ou indivíduos sem conhecer suas respectivas probabilidades de seleção. A pesquisa foi realizada em empresas de 4 cidades de diferentes portes do Agreste Setentrional de Pernambuco, são elas: Santa Cruz do Capibaribe, Surubim, Toritama e Vertentes. 3.3 Definição do instrumento de coleta de dados Foi realizado um questionário semi-estruturado como instrumento de coleta de dados. Afirma Macedo et al. (2005), este tipo de questionário apresenta questões de diferentes tipos, contendo respostas abertas e respostas fechadas. 48

49 O questionário contém perguntas objetivas e discursivas para conhecer a visão dos empresários das micro e pequenas empresas em relação ao uso de Sistemas de Informações Gerenciais. Com os dados recolhidos pelo questionário semi-estruturado criou-se uma escala para o nível de utilização dos Sistemas de Informação Gerencial nas Micro e Pequenas Empresas, sendo classificadas nos seguintes níveis: bom, regular, fraco e inexistente. 49

50 4 Resultados A utilização dos Sistemas de Informações Gerenciais tem se tornado um fator de grande relevância que além de garantir vantagem no cenário competitivo em que o mercado se encontra trazem outros diversos benefícios para as empresas que os utilizam. Baseando-se nesse contexto, o presente trabalho realizou uma pesquisa de campo nas MPEs de quatro cidades do pólo industrial do Agreste Setentrional de Pernambuco, sendo elas: Santa Cruz do Capibaribe, Surubim, Toritama e Vertentes. Foi aplicado um questionário semi estruturado que tinha a finalidade de identificar o impacto causado pelo uso dos Sistemas de Informação Gerencial nas MPEs de acordo com a percepção dos gestores e assim obtendo como resultado final. De início, o questionário abordou informações importantes sobre os gestores entrevistados. Começando pelo gênero, cerca de 66% dos entrevistado eram do gênero masculino (Ver gráfico 1). Gráfico 1: Gênero dos entrevistados. 33,33% Masculino 66,67% Feminino Fonte: Próprio autor. O Gráfico 2 demonstra que a maioria dos gestores entrevistados possuíam idade que varia entre 33 à 40 anos, sendo assim, o mercado nesta região mostra a importância em ter gestores mais experientes administrando seus negócios. 50

51 Gráfico 2: Faixa etária dos entrevistados. 45,0% 40,0% 35,0% 30,0% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0% 16,67% 25,00% 41,67% 16,67% De 18 a 25 Anos De 26 a 32 Anos De 33 a 40 Anos Acima de 40 Anos Fonte: Próprio autor. Quando questionados à respeito da escolaridade, percebe-se que a maioria dos entrevistados (cerca de 58%) não possuem o Ensino Superior, notou-se também que a maioria dos entrevistados que possuem Ensino Superior incompleto são os gestores mais jovens, na faixa de 18 a 25 anos, que afirmaram estarem com o Ensino Superior em andamento. Percebeu-se que boa parte dos gestores obtém apenas o Ensino Médio, porém, notou-se que estes são os que são responsáveis pelas micro empresas sendo menores e mais simples, 41% dos gestores possuem especialização, sendo assim 25% possuem Ensino Superior, e cerca de 16% possuem Pós-Graduação (Ver Gráfico 3). Gráfico 3: Grau de escolaridade. 35,00% 33,33% 30,00% 25,00% 25,00% 25,00% 20,00% 16,67% 15,00% 10,00% 5,00% 0,00% Ensino Médio Ensino Superior Incompleto Ensino Superior Completo Pós-Graduação Fonte: Próprio autor. 51