Cuidados financeiros com sua loja virtual

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1 Cuidados financeiros com sua loja virtual Um e commerce no azul e com boas vendas é tudo o que o empreendedor mais deseja, não é mesmo? Acontece que, não adianta apenas vender seus produtos e não possuir controle do que está entrando ou saindo do caixa. O controle financeiro, portanto, é vital para que sua empresa seja saudável e próspera. Mas como deixar minha conta sempre no azul, com, no mínimo, todas as despesas pagas? A resposta é simples: com um planejamento bem feito do seu Fluxo de Caixa (FC). Apenas assim será possível prever o futuro da sua empresa e se preparar para as intempéries que vierem. Fluxo de Caixa (FC) e viabilidade financeira Antes de montar o planejamento, é preciso definir este conceito, que é bastante simples. Fluxo de caixa é todo aquele dinheiro que entrou no seu caixa menos o dinheiro que saiu. Após esta definição, segue uma afirmação bem óbvia: é recomendável que o FC da sua loja virtual esteja operando no azul. E operar no azul significa ter em mente diversos fatores para que sua loja seja viável financeiramente. São eles: Meta de vendas; Meta de custos; Pro Labore; 1

2 Divisão de lucros (quando houver sociedade e quando isto ocorrer); Investimentos Colocando as despesas no papel Para que o planejamento financeiro da sua loja virtual esteja bem definido, é preciso especificar todos os gastos existentes ao longo do mês. Faça primeiro um levantamento detalhado de todas suas despesas fixas. São elas as seguintes: com infraestrutura: água, luz, hospedagem do site, ferramenta de e mail marketing, e outras contas fixas essenciais para que a sua loja virtual se mantenha aberta; com pessoal: caso você tenha algum funcionário; serviços contábeis; pró labore dos sócios: é muito importante que o pró labore entre também nas despesas fixas, afinal, o dono ou os sócios da empresa precisam ter um salário no final do mês para pagar gastos da sua vida fora do e commerce. A definição de um pró labore também é importante para deixar claro que o caixa, o dinheiro da loja virtual é da loja virtual. Após esta definição, chega a hora de partirmos para o levantamento de despesas variáveis: despesas financeiras: essa parte envolve as taxas que a empresa desembolsa com os gateways de pagamento. frete (se houver); campanhas de tráfego: estes são os gastos que você terá com a promoção de seu e commerce, como em anúncios no Google e Facebook, por exemplo. imposto sobre a venda; despesas com a criação de produto ou a compra de estoque; comissão de vendedores e afiliado (se houver). Tendo em vista quais serão os gastos, é importante fazer mais outro levantamento detalhado. Desta vez, o que deve ser observado são as origens de receita. Quanto entra no seu caixa por mês? É importante ressaltar que o valor que você vende não necessariamente é o valor que você recebe, afinal existem os parcelamentos oferecidos ao cliente e o dia em que a operadora de cartão de crédito irá lhe passar o valor da venda. Feito estes levantamentos, é interessante realizar uma projeção dos lucros e gastos ao longo do ano. Sua loja tem meses onde as vendas são baixas? Quais são os meses onde sua loja mais vende? Projete isso em um papel ou uma planilha e programe se para estabelecer uma meta de vendas já em vista os períodos com baixa. Um exemplo. Vamos supor que você vende roupas masculinas. Quais são os meses que você mais vende? Pelo menos quatro datas funcionam como chamariz de promoções: dia dos namorados, dia dos pais, black friday e natal. E os meses em que a sua loja tem poucas 2

3 vendas? Janeiro e fevereiro, por exemplo, são meses notórios pelo baixo consumo, por já ter passado o Natal e o consumidor estar de férias. Mas dependendo do nicho do seu mercado, pode ser que seja aí onde sua loja irá bombar, como um e commerce de materiais de papelaria, por exemplo, onde a volta às aulas no começo do ano é o carro chefe das vendas. Com uma projeção de vendas bem definida, podemos finalmente buscar o que Tiago Feitosa chama de NOD. Estas três letras são a abreviação de Number Open Door, ou seja o número que você precisa para estar com suas portas abertas. Um NOD que faça com que a loja feche no azul precisa ser de zero pra cima. Ou seja, é preciso encontrar uma meta de vendas que, descontado com as despesas variáveis (que podem chegar em torno dos 60% em cima do produto), vai, no mínimo, quitar as despesas fixas. Para calcular isso, basta realizar a boa e velha regra de três. Segue abaixo um exemplo (você também pode acessar este link para visualizar um vídeo sobre o assunto): 3

4 4

5 Outras dicas: Não pense que uma loja com o carrinho sempre vendendo é sinônimo de caixa no azul. Às vezes o produto pode estar com um preço muito abaixo do mercado e você estar, na verdade, no prejuízo. Outro erro está em confundir o lançamento de vendas com recebimento. Dependendo das formas de pagamento que seu e commerce trabalha, você irá receber o valor da venda após 30 dias. Isso ainda se a conta não for parcelada! É preciso colocar no papel todo e qualquer gasto envolvido com a sua loja virtual. Isso faz com que seja mais fácil visualizar os gastos e realizar uma boa projeção de fluxo de caixa. Ou seja, quando você tiver que gastar com algo para a sua empresa e isso pode ser desde a aquisição de um novo computador até o serviço de um office boy, por exemplo coloque tudo o que você gastou no papel. Saber o que você gastou é fundamental, portanto, seja bem específico na hora de detalhar seus gastos. Não ponha um gasto extra como outros. Gastou com um office boy para enviar um documento, ou com precisou comprar folhas de papel para sua impressora? Especifique! Faça um acompanhamento diário do seu fluxo de caixa. Isso faz com que não acumule trabalho no final do mês. Além disso, acompanhando o caixa todo o dia você não se esquece sobre o quê aquela notinha que você gastou era e não coloca na opção outros ;) Para montar um fluxo de caixa projetado, é fundamental que você conheça o produto que você está vendendo e o público alvo do qual está trabalhando. Isso faz com que você seja mais realista e entenda melhor o negócio que você está trabalhando. 5

6 Uma loja virtual com o estoque em ordem Abrir um negócio não é fácil. O primeiro negócio, então, é ainda mais difícil. As dificuldades para quem está começando são diversas: o tempo e a energia para se dedicar ao empreendimento, experiência em administrar um negócio, e também o dinheiro disponível para fazer a roda girar. Em um e commerce, a escolha dos produtos a serem vendidos é uma etapa fundamental para que o empreendedor realize suas vendas ou não faça parte da triste estatística, onde 70% das lojas virtuais realizam apenas dez (ou menos) pedidos por mês. Mas como escolher o produto ideal para sua loja virtual? Essa pergunta não vale um milhão de dólares, mas pode garantir o sucesso da sua empresa. A resposta vem através da segmentação do mercado. Quando um produto vale mais que cem Sejamos francos, é muito difícil conseguir bater com os grandes players do e commerce em questão de preço competitivo. Para conseguir vender produtos mais baratos, estas grandes empresas muitas vezes trabalham no prejuízo. A diferença, é que eles podem trabalhar com esse déficit, e você não. Para se destacar da grande concorrência não adianta vender o mesmo que todos vendem. É preciso pensar em um produto que atenda o nicho de mercado onde você atua e de alto valor agregado. Ah, e quando eu digo um produto, eu estou dizendo UM produto mesmo. Um exemplo é a Monograme, loja virtual especializada em vender camisetas. Não pense que elas possuem milhares de estampas. Muito pelo contrário. As camisetas dessa loja são completamente lisas e com uma gama de cores que variam pouco. O diferencial está na qualidade do produto o tal valor agregado que eu falo. Um produto bem escolhido para ser o carro chefe da sua empresa é essencial para quem está iniciando. Quem está abrindo um micro ou pequeno empreendimento digital, geralmente, busca contemplar em sua loja virtual um mix de produtos tão amplo quanto o de grandes empresas do ramo. Acontece que este empreendedor não possui o mesmo pessoal, energia e (principalmente) capital para bater uma grande empresa e, mesmo assim, insiste em parecer uma grande empresa. Vou dar então um conselho: não é feio, nem ruim, ser pequeno. Abaixo, darei alguns motivos para que o foco esteja concentrado em um produto ou poucos: O seu caixa é limitado Quem está começando com uma loja virtual, precisa sempre desembolsar alguma grana. E quem é micro ou pequeno empreendedor, tem o orçamento contado e sabe que gastar e 6

7 investir em algo é sempre dolorido pro bolso. Focar em um produto é uma vantagem para o iniciante, pois assim ele tem o poder de barganhar com o fornecedor, já que ele irá comprar em uma quantidade maior. Geralmente ele irá ouvir, e até mesmo aceitar a proposta, já que é muito mais fácil para o fornecedor entregar um pedido com, digamos, cem unidades do que com vinte. Esforço e energia Geralmente, o empreendedor que recém ingressou no ramo do e commerce é o que chamamos de exército de um homem só. Ele é aquele que fala com o fornecedor, que embala os produtos, que responde o e mails com dúvidas dos clientes, que cataloga e realiza a promoção do produto que está vendendo. São muitas funções para uma pessoa só. Para um produto vender bem em uma loja virtual, ele precisa cumprir um check list composto de diversos detalhes, que fazem com que o comprador se interesse e não tenha nenhuma dúvida quanto sua compra. Cadastrar um produto corretamente, conseguir boas fotos e uma descrição que vá além da oferecida pelo fornecedor, além de gravar vídeos com tutoriais ou dando dicas de uso, são importantes para que ocorra uma boa venda e a loja se destaque da concorrência. Agora, imagina fazer isso com cem produtos! A energia gasta para cadastrar os produtos de forma correta é muito grande. Dou como exemplo um caso que já aconteceu comigo, há muito tempo atrás, em uma galáxia distante. Eu tive um e commerce de acessórios femininas (bolsas, cintos, sapatos, botas..), e trabalhava com diversos fornecedores e com um mix de produtos bem extenso. Acontece que uma loja de acessórios femininas trabalha com coleções e, quando eu terminava de cadastrar bem uma coleção, já chegava outra e meu gasto de tempo naquela função nunca diminuía. O empreendedor precisa ter tempo para realizar outras funções, como investir em estratégias de marketing digital, trabalhar no ranking da sua loja nos buscadores, etc. Focar as energias e orçamento em divulgação para apenas um produto pode ajudar o empreendedor a conseguir vender mais e ajudar o cliente do nicho de mercado em que você atua. Armazenamento e envio de mercadorias Trabalhar com apenas um produto é muito mais fácil quando o assunto é armazenamento. Quando o mix é maior, variedade de tamanhos, volumes e cuidados na estocagem precisam de cuidado (e organização) redobrados. Dependendo do ramo de atuação do e commerce, a atenção deve ser ainda maior. Produtos com prazo de validade, por exemplo, precisam de um controle rígido para que a data não expire e o dono do empreendimento não jogue dinheiro fora. E quando existe mais de um produto 7

8 percível com datas diferentes? E quando o empreendedor trabalha com vários produtos que possuem uma grade de tamanhos e cores extensas? Começar com poucos ou apenas um produto facilita este processo. Além disso, existe a questão de embalo e envio para o cliente. Além do frete sair mais caro, existem produtos que precisam de embalagens específicas, e isso gera custo além de mais tempo e demanda. Isso acaba saindo mais caro para a loja, que precisa, portanto, aumentar o preço de venda para que ele não perca margem. Lembre se sempre: se você está começando, cada minuto é muito importante para poder tocar o empreendimento em frente e fazê lo crescer. Não tenha medo de começar com pouca coisa. Seja pequeno e sonhe grande! Qual produto pode ser meu carro-chefe? Pode parecer fácil, mas muitas pessoas se confundem ao escolher o item que será o campeão de vendas de uma loja virtual. Muitas vezes, o encantamento pelo negócio recém montado e com os produtos recém adquiridos fazem com que o empreendedor acredite que aquilo que é de seu gosto pessoal irá vender mais que pão quentinho. Em uma padaria, o pão francês é aquele que faz os clientes irem até o estabelecimeto e pagarem por ele. Passando por lá, eles podem se interessar por uma geléia, manteiga ou outro pãozinho diferente. Em uma loja virtual, é preciso ficar atento em características que podem atrair o consumidor a comprar o produto de seu e commerce. Existem diversos fatores que potencializam uma mercadoria ser eleita o pãozinho francês da sua loja. Citaremos abaixo quais são elas para que o empreendedor observe qual produto de sua loja virtual será seu carro chefe. Peso, volume cúbico e valor agregado Uma das maiores diferenças entre o comércio tradicional e online está na entrega do produto direto no endereço do cliente, e isso implica no custo do frete do qual muitas vezes ele não quer pagar. De acordo com o ebit, o frete é o principal motivo para que o cliente desista de comprar algum produto. Isso porque muitas vezes ele é mais caro do que a própria mercadoria que ele está adquirindo. É preciso, portanto, encontrar um produto onde o peso e o volume cúbico sejam baixos, para que o frete não seja mais alto que a própria encomenda. Para que um produto com volume cúbico e pesagem baixos seja vantajoso também para o empreendedor, é preciso pensar no valor agregado. Ele é aquele diferencial que faz com que o seu público alvo queira comprar. São todas aquelas características que fazem do produto ser único e não mais um no meio da concorrência. 8

9 Vamos dar como exemplo de produto um esmalte. Um ítem comum, igual àqueles vendidos em farmácias e supermercados, possui volumetria e pesagem baixas, porém uma unidade sequer paga a embalagem para o envio do frete. Mas se este esmalte for hipoalergênico, com cores exclusivas e que oferece uma longa duração, o preço deste item sobe, pois há valor agregado em cima dele. O cliente irá comprar por haver diferencial e você venderá um produto com um lucro maior. É claro que o exemplo acima foi bem genérico, e que existem segmentos que não se encaixam neste perfil, como um e commerce de móveis rústicos, por exemplo. O importante é que, na hora de escolher um produto para ser o carro chefe, o empreendedor pense o seguinte: eu compraria este produto, mesmo pagando o frete? Competitividade e concorrência O produto que você quer vender tem muita concorrência? Além da concorrência alta, é meio difícil bater o preço que eles estão oferecendo? Pode ser então que ele não seja o produto ideal. Quanto mais segmentado e especializado for o seu público alvo, será mais fácil para você encontrar o produto ideal para atrair muitas vendas em sua loja. Frequência de compra Assim como o pão francês na padaria, existem produtos em determinados segmentos do mercado onde a compra é recorrente. No setor de beleza, por exemplo, existe uma infinidade de itens com essa característica, como shampoos e cremes de tratamento. Estes produtos obrigam o cliente a voltar para comprar quando acabar, o que tornam deles um ótimo carro chefe desde que seja levado em consideração as características levadas nos tópicos anteriores. É claro que também existem segmentos onde a compra recorrente não ocorre ou você conhece alguém que compra um fogão a cada dois meses? Brincadeiras à parte, é necessário, neste caso, pensar em estratégias de marketing para fazer o cliente voltar e adquirir outros produtos relacionados àquele produto comprado anteriormente. Acertada a escolha dos produtos a serem vendidos, é preciso entender como cuidar do estoque. Esta parte da empresa pode ser considerada a alma de qualquer empreendimento, pois é com um estoque bem gerenciado que a sua loja virtual terá lucro ou ficará no vermelho. Como eu sei que meu estoque está na reserva? Antes de mais nada, é preciso conhecer bem os fornecedores que você trabalha. Este é o primeiro e essencial passo para um bom controle de estoque. Converse com o fornecedor e veja como funciona o processo de entrega de mercadorias. 9

10 Alguns segmentos, como o de moda por exemplo, trabalham com coleções sazonais, onde os produtos são vendidos apenas por um determinado período de tempo. Outros fornecedores exigem que o empreendedor compre no mínimo X produtos. É necessário levar em conta também o tempo que leva para a mercadoria ser entregue. O seu fornecedor está na mesma cidade que você? Ele faz pronta entrega? Ele está localizado em uma região diferente da sua? A entrega é feita através dos Correios ou de uma transportadora específica? É você que busca sozinho? Sabendo o tempo máximo que o produto leva para ser entregue assim que o pedido é feito, é possível um cálculo bem básico. Suponhamos que uma determinada loja virtual venda três unidades de um determinado produto por dia, e o tempo de entrega do fornecedor é de três dias úteis. É preciso, portanto, que o seu estoque tenha na reserva nove produtos para suprir estes três dias de espera claro, que sem contar se o prazo de entrega não cai também um fim de semana ou feriado no meio. A lógica, portanto, é pegar o número de venda diária do produto e multiplicar pelo tempo que leva para o fornecedor entregar a mercadoria. Um cuidado importante: pense no tempo que este fornecedor leva para enviar a mercadoria quando você for lançar uma promoção para seus clientes. Este e outros fatores externos devem sempre serem levados em consideração, pois pode ocorrer que a demanda da promoção seja alta e você fique com falta de produtos no estoque. E não existe nada mais chato do que realizar uma promoção e não ter produto para vender! 10

11 Como funciona o Drop Shipping? Às vezes o empreendedor não têm espaço ou dinheiro para começar o empreendimento virtual e recorrem ao que chamamos de drop shipping. Esta expressão em inglês consiste em uma técnica na qual o logista não mantém os bens em estoque, e sim no próprio fornecedor. Ele oferece os produtos através de sua loja virtual e, quando um pedido de compra é realizado, a mercadoria sai direto do fornecedor, que se responsabiliza pelo processo de embalagem e envio. É importante, porém, tomar cuidado na hora de escolher o fornecedor. Verifique se a empresa que você irá formar parceria é séria e há quanto tempo está no mercado. Veja se não há reclamação de outros lojistas e se ele tem ocorrências no Reclame Aqui ou Procon. Outro fator importante a ser cuidado é a quando o fornecedor não está localizado em território nacional. Ultimamente muitas pessoas andam realizando o processo de drop shipping com fornecedores vindos da China. Tome cuidado, pois pode haver um decréscimo na qualidade do serviço, como atraso excessivo na entrega ou o produto ser de uma qualidade abaixo do que é mostrada nas fotos. Veja se vale a pena realizar algumas vendas em troca da imagem da sua loja virtual ficar abalada pelo serviço ruim. 11

12 ERP (Enterprise Resource Planning) O processo de venda e gerenciamento de uma loja virtual possui uma dinâmica repleta de etapas que podem fazer com que o empreendedor se veja diante de um monte de operações administrativas que gastam muito o seu tempo. Controlar o caixa, encomendas com fornecedores e estoque toma muito tempo para quem está começando uma micro ou pequena loja virtual. Esse tempo gasto, na verdade, deveria ser utilizado com ações importantes para o empreendimento, que é desenvolver estratégias para vender mais. Quando o empreendimento é recente, é ainda fácil de controlar estas funções. Porém, quando o e commerce vai crescendo (e há de crescer!), o lojista virtual precisa de sistemas de controle que facilitam e agilizam mais o dia a dia do empreendedor. Uma opção é utilizando uma ferramenta chamada ERP. Primeiramente é preciso explicar o que é um ERP. Trata se de um software que integra e controla as operações financeiras, administrativas e comerciais num só lugar. Ou seja, ela não é uma plataforma de e commerce, e sim uma ferramenta que auxilia na gestão da loja virtual. Ela reúne o estoque, o financeiro e o comercial em um só lugar, deixando a transação mais rápida. 12

13 Com um ERP integrado à loja virtual, é possível também controlar todo o processo de venda e fluxo de caixa. Além disso, é possível emitir Nota Fiscal eletrônica (NFe) com poucos cliques. Isso gera maior agilidade nas transações diárias. Ao contrário de soluções específicas só para NFe s, que cobram por quantidade de notas emitidas, com um ERP é possível gerar notas ilimitadas com um baixo investimento mensal. É claro que cabe reiterar que para lojas virtuais de micro e pequeno porte, a necessidade de um ERP no começo do empreendimento é praticamente inexistente. Um caso onde seria interessante instalar um ERP desde o começo das operações é quando o empreendedor possui, além da loja virtual, um ponto de vendas físico. Com o ERP, todo o estoque e 13

14 transações financeiras são integradas no mesmo programa. Com isso é possível evitar situações constrangedoras, como realizar a venda de um produto através do e commerce e não haver esta peça no estoque, pois a loja física acabara de vender para um cliente. Ao escolher o software adequado para sua empresa, é necessário pensar primeiramente na qualidade do serviço oferecido. Verifique se a empresa fornecedora oferece o serviço de assistência técnica e suporte. Não esqueça também de observar o tempo em que a empresa está no mercado e se os clientes aprovam o serviço. Pesquise em fóruns especializados, ou pergunte a outros lojistas o que acham de determinada plataforma que você tem interesse. Somente após todas estas pesquisas que é possível, enfim, considerar o fator preço a ser desembolsado para o ERP. Caso você coloque o preço em primeiro lugar, é provável que você encontre alguns entraves e complicações durante a utilização do ERP. Portanto: PESQUISE! Bling Uma indicação que costumamos passar para nossos clientes que pedem o nome de algum ERP de segurança é o Bling. Além de ser o sistema que a D Loja Virtual utiliza, mais de cem clientes de nossa lista também utiliza os serviços desta empresa. Com o Bling, é possível gerar relatórios completos de finanças, vendas e estoque, além de possuir um design intuitivo e ser possível acessar em qualquer dispositivo. Além de integrar a loja virtual com a física, o Bling também dispõe da possibilidade de integrar com o Mercado Livre. Se você estiver interesse em utilizar um ERP, conseguimos para você uma promoção super bacana! Utilizando o código promocional #dloja, você ganha três meses gratuitos para usufruir do sistema de gestão do Bling! Aproveite esta oportunidade! 14

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