TEGOPI - Indústria. SAP erp 6.0. Nome: Tegopi Indústria. Metalomecânica, S.A.

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1 TEGOPI - Indústria Metalomecânica, S.A. SAP erp 6.0 a mudança que se impunha Com a apresentação da ROFF ficámos extraordinariamente surpreendidos com a evolução e salto qualitativo que a SAP tinha conseguido atingir com o SAP ERP 6.0 e, sobretudo, com a possibilidade de fazermos o upgrade para essa versão. À nossa frente estava um produto bem mais sofisticado, com mais funcionalidades do ponto de vista operacional, muito mais amigável do ponto de vista do utilizador, com a vantagem de não ser necessário adquirir uma nova solução, bastava fazer o upgrade. Pedro Oliveira, Responsável pelo Departamento de Informática da Tegopi Resumo Nome: Tegopi Indústria Metalomecânica, S.A. Localização: Vila Nova de Gaia Setor de Atividade: Indústria Produtos e Serviços: Desenvolvimento, produção, manutenção e modernização de equipamentos de elevação e movimentação, fabrico de torres eólicas e mecanosoldados, construção e montagem de estruturas metálicas (edifícios industriais, pontes, iluminação de estádios, entre outras). Número de colaboradores: 300 Web site: Parceiro de Implementação: ROFF Objetivos Assegurar a informação existente Melhorar o nível operacional através da simplificação e otimização de processos Maior abrangência do sistema, alargando-o a outras áreas da empresa Benefícios Aumento da rapidez na resposta a clientes e na adequação a alterações do mercado Simplificação de processos Fiabilidade e rigor da informação Aumento da produtividade e da eficiência Porquê a SAP Boa relação qualidade preço Credibilidade Apoio e atualizações asseguradas pelos pacotes de manutenção Porquê a ROFF Excelência na consultoria SAP Postura profissional dos consultores e capacidade de entendimento de todos os aspetos do negócio da Tegopi Soluções e Serviços SAP SAP ERP Ambiente Hardware: Cluster Windows (4 CPU dual-core e 16GB RAM) Software: Windows 2003 Base de dados: MS SQL 2005 SAP Customer Success Story Indústria Metalomecânica

2 TEGOPI UPGRADE REFORÇA EFICIÊNCIA O upgrade para versão SAP ERP 6.0 revolucionou a circulação da informação, a produtividade e a eficiência da Tegopi. A facilidade de uso e a flexibilidade da nova versão na adequação dos diferentes módulos às especificidades das várias áreas de negócio da empresa, surpreenderam a Administração e o acionista e, sobretudo, os utilizadores que diariamente trabalham com SAP ERP. A Tegopi, metalomecânica do grupo empresarial português Quintas & Quintas, concentra o seu negócio em três atividades principais: equipamentos de elevação, torres eólicas e mecanosoldados. Além destas, existe ainda uma quarta área, a das estruturas metálicas especiais, que abrange projetos à medida e todo o tipo de equipamentos que saem fora das três principais. Na primeira área, a dos equipamentos de elevação, estão incluídas as chamadas pontes e pórticos rolantes, que servem para movimentar cargas pesadas e contentores. Esta é, fundamentalmente, uma área de projeto, em que a empresa recebe a identificação das necessidades do cliente e desenvolve uma solução de raiz, que pode ir do projeto à produção da estrutura metálica e de outros equipamentos associados à movimentação de cargas, passando pela sua montagem e instalação e terminando no serviço de assistência pós venda. Na área das torres eólicas, hoje muito forte devido à expansão das energias renováveis no mundo e, por isso, responsável por uma grande fatia do volume de faturação da empresa, a Tegopi atua como fornecedor de um cliente principal, produzindo apenas a parte da estrutura metálica de suporte ao gerador e a todo o sistema de pás. A produção nesta área destina-se sobretudo à exportação, boa parte da qual para o mercado europeu. A divisão de mecanosoldados dedica- -se à produção de estruturas metálicas para gruas móveis, mas pode incluir todo o tipo de equipamentos/estruturas que a par da mecânica necessitem também da parte da soldadura. É aqui que se enquadram os projetos à medida, normalmente elaborados pelos clientes e executados pela Tegopi. Posicionada num setor extraordinariamente concorrencial tanto a nível nacional como mundial, em que a inovação e a qualidade dos produtos e serviços têm de andar a ritmos elevados, torna- -se fácil entender que entre as prioridades da Administração esteja o uso e o recurso a tecnologias e soluções de software que tragam à empresa maior eficiência e vantagens competitivas face aos seus concorrentes. E aqui as soluções SAP têm assumido um papel determinante. A Tegopi tem de caminhar no sentido de responder cada vez mais rapidamente às necessidades dos seus clientes e de adaptar-se a novos desafios a cada dia que passa. É isso que lhe dá vantagem competitiva no mercado em que atua. O tempo de reação é fundamental, sustenta Pedro Oliveira, responsável pelo Departamento de Informática da Tegopi. E, atualmente, a Tegopi pode efetivamente orgulhar-se da velocidade e fiabilidade com que a informação circula dentro da organização, tanto na vertente operacional como na de gestão do negócio. O upgrade do já desatualizado e obsoleto SAP R/3 (versão 4.5B instalada nos anos 90) para a versão SAP ERP 6.0, realizado no final de 2010, implicou uma profunda transformação na forma como as TI eram encaradas na empresa. Não há comparação com a versão anterior. A mudança que sentimos foi extraordinária, desde a facilidade de uso à rapidez e eficácia com que hoje em dia conseguimos dar resposta às solicitações de clientes, fornecedores e colegas, e funcionamos enquanto organização. Estamos muito mais eficientes do ponto de vista operacional, reitera Pedro Oliveira. Sobretudo, acrescenta, conseguimos dominar melhor as diferentes variáveis de cada área de negócio e reagir atempadamente a mudanças que surjam. Na área das torres eólicas a produção é cada vez mais por projeto, depende da intervenção de vários fornecedores e nós temos de ter capacidade para poder reagir a qualquer alteração que surja em qualquer fase do projeto, já não se produz para ter em stock ou em armazém. O acesso da Administração e do acionista à informação, nomeadamente aos indicadores de gestão é incomparavelmente mais rápido, mas o mais importante é mesmo o rigor, a fiabilidade e a credibilidade da informação que lhes chega. Um bom exemplo disso foi a rapidez com que foi feito o fecho de contas de 2010.

3 O SAP BI é a cereja em cima do bolo e correu bem em grande parte por estar assente já num sistema bem mais sofisticado e avançado. Se estivessemos na versão antiga não o poderíamos ter instalado. Obrigou os utilizadores a cumprir algumas regras mas são necessárias para se conseguirem obter resultados. E mais uma vez o processo correu bem e em tempo recorde. Pedro Oliveira, Responsável pelo Departamento de Informática da Tegopi A importância de se saber o que se quer Mas nem sempre foi assim. E, nessa medida, a Tegopi é um caso paradigmático da importância de diferentes variáveis no sucesso da implementação e consequente uso e benefícios que uma organização consegue retirar das soluções de software. A empresa começou a usar tecnologia SAP em 1998, depois de analisar um conjunto de soluções de diversos fornecedores, como a Oracle, a BAAN e outros. Queríamos o melhor mas, na altura, havia a ideia de que as licenças e soluções SAP eram extremamente caras, assim como os serviços de consultoria para a implementação dessas mesmas soluções, recorda Pedro Oliveira. Por sorte, a pesquisa da Tegopi coincidiu com uma importante mudança na estratégia comercial da SAP, que colocou no mercado soluções e aplicações orientadas para as PME e, consequentemente, passou a ter parceiros de implementação mais focalizados em unidades de negócio e organizações de pequena e média dimensão. No entanto, a implementação da solução SAP R/3 não correu como o esperado. Mesmo com o apoio do parceiro SAP que na época prestou a consultoria, a parametrização da solução não foi a mais adequada, não abarcou todas as áreas de negócio e deixou de fora alguns importantes processos, impedindo assim que a Tegopi conseguisse atingir os objetivos a que se propôs ao optar pela solução SAP R/3. Integraram-se as áreas da Gestão Financeira, da Produção e da Logística, mas ficaram de fora, por exemplo, as da Qualidade, da Manutenção e das Vendas. Hoje em dia, o responsável pela Informática da Tegopi reconhece que a origem do problema esteve na ausência de reflexão interna, em especial na clara identificação dos recursos disponíveis, das necessidades e dos objetivos a atingir. Não fizemos bem o trabalho de casa, como, por exemplo, pensar A mudança que sentimos foi extraordinária, desde a facilidade de uso à rapidez e eficácia com que hoje em dia conseguimos dar resposta às solicitações de clientes, fornecedores e colegas, e funcionamos enquanto organização. Estamos muito mais eficientes do ponto de vista operacional. Pedro Oliveira, Responsável pelo Departamento de Informática da Tegopi nos recursos que temos, como funcionamos e onde queremos chegar. O que é a Tegopi? O que fazemos? Como fazemos? Como estamos organizados? A resposta a estas e a muitas outras perguntas impunha-se. Enquanto nas áreas Financeira e Logística tudo correu bem, tanto na implementação como posteriormente, na Produção surgiram imensas dificuldades e problemas com um impacto significativo na organização. Parceiro assume papel determinante A mudança que se impunha ainda demorou algum tempo a ser equacionada e só avançou mesmo quando foi necessário substituir o hardware e o sistema operativo em que assentava todo o software. Desta vez a decisão de alterar o rumo dos acontecimentos conduziu ao levantamento de todas as tarefas e processos existentes nas diferentes áreas de atividade da empresa, inclusive contemplou questionários para compreender até que ponto os utilizadores estavam satisfeitos com as funcionalidades a que tinham acesso e qual o potencial de evolução. Rapidamente percebemos que o êxito de qualquer solução de software instalada iria depender da gestão das expectativas e da rapidez com que se atingissem resultados. Entre um novo processo de consultas, a resolução do impasse chegou via ROFF, que tinha iniciado recentemente a colaboração com a empresa. Com a apresentação da ROFF ficámos extraordinariamente surpreendidos com a evolução e salto qualitativo que a SAP tinha conseguido atingir com o SAP ERP 6.0 e, sobretudo, com a possibilidade de fazermos o upgrade para essa versão. À nossa frente estava um produto bem mais sofisticado, com mais funcionalidades do ponto de vista operacional, muito mais amigável do ponto de vista do utilizador, com a vantagem de não ser necessário adquirir uma nova solução, bastava fazer o upgrade. Desta vez nada foi como antes. Tudo foi planeado, estudado, analisado e parametrizado em função dos processos

4 de negócio previamente definidos e em função dos objetivos a atingir. Inclusive até os prazos e orçamentos foram cumpridos à risca. E se, por um lado, a experiência anterior da Tegopi ajudou bastante no sucesso do processo de implementação do upgrade, por outro, Pedro Oliveira não hesita em salientar o papel da equipa implementadora e o grau de conhecimento e de profissionalismo do parceiro da SAP. Quando se trabalha com soluções deste tipo, não é apenas a solução de software que está em causa, o que marca a viragem é a forma como os parceiros, no caso a ROFF, faz a abordagem. De repente, tudo passou a fazer sentido. A forma como a ROFF geriu os recursos para fazer o trabalho de upgrade, como a equipa de consultores se relacionou connosco do departamento de informática e com os restantes colegas, a disponibilidade para ouvir as necessidades de cada função e como compreendeu bem as especificidades do nosso negócio foram de facto determinantes. Como é natural, o maior objetivo do upgrade para a versão SAP ERP 6.0 foi o de simplificar e, sobretudo, integrar todos os processos das diferentes áreas operacionais e de negócio no sistema, assegurando assim a produção e circulação de informação fundamental para aumentar a capacidade de resposta aos clientes. O processo tem sido gradual mas consistente. Em conjunto com a ROFF temos colmatado lacunas que identificamos ou implementando melhorias que são sugeridas pelos utilizadores. Pedro Oliveira tem dificuldade em quantificar os benefícios financeiros resultantes do upgrade para a versão 6.0 do SAP ERP mas não hesita em enumerar alguns bons resultados sentidos na atividade do dia a dia da empresa, muitos deles decorrentes da forma como está orientada a arquitetura da plataforma em que que assenta a aplicação SAP ERP. A fluidez e a agilidade com que a informação circula entre os vários departamentos, mesmo com aqueles que cujos processos ainda não estão integrados no SAP ERP, como é o caso dos Recursos Humanos, são disso exemplo. E o mesmo se pode dizer em relação aos aumentos da eficiência e produtividade após o melhor alinhamento entre as operações e a estratégia de negócio. Em meados deste ano a Tegopi, mais uma vez com o apoio dos consultores da ROFF, iniciou a implementação da aplicação SAP Business Intelligence com o objetivo de disponibilizar à Administração e aos acionistas os indicadores de gestão necessários à tomada de decisões estratégicas. O SAP BI é a cereja em cima do bolo e correu bem em grande parte por estar assente já num sistema bem mais sofisticado e avançado. Se estivessemos na versão antiga não o poderíamos ter instalado. Obrigou os utilizadores a cumprir algumas regras mas são necessárias para se conseguirem obter resultados. E mais uma vez o processo correu bem e em tempo recorde, salienta Pedro Oliveira. Essencialmente, como conclui o responsável pela Informática da Tegopi sabemos o que temos, sabemos o que queremos alcançar e temos o parceiro e as soluções de TI que nos permitem lá chegar. 50 xxx xxx (YY/MM) 20YY 2011 by SAP AG. All rights reserved. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP Business ByDesign, and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. Business Objects and the Business Objects logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius, and other Business Objects products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Business Objects S.A. in the United States and in other countries. Business Objects is an SAP company. All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product specifications may vary. These materials are subject to change without notice. These materials are provided by SAP AG and its affiliated companies ( SAP Group ) for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP Group shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP Group products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty.

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