Relatório da AMR Research sobre Pequenas e Médias Empresas

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1 J2u 0n 0e ARelatório M R R e sde e apesquisa r c h R e pamr o r t Relatório da AMR Research sobre Pequenas e Médias Empresas Processo, Produtividade e Lucro: A Estrutura do Executivo das PMEs para Investimento em ERP Para as pequenas e médias empresas, gerenciar a satisfação dos clientes e dar suporte a altas taxas de crescimento exige maneiras totalmente novas de fazer negócio. Competir lucrativamente exigirá sistemas de informação que possam acelerar a inovação, melhorar a resposta dos clientes e fornecer uma visibilidade global para uma tomada eficaz de decisões. por David Caruso

2 Copyright 2005 da AMR Research, Inc. Nenhuma parte deste relatório pode ser reproduzida em sua totalidade ou parcialmente sem a permissão prévia por escrito da AMR Research. Quaisquer materiais escritos são protegidos por leis de direitos autorais dos Estados unidos e por disposições de tratados internacionais. A AMR Research não oferece nenhuma garantia específica em relação à exatidão ou completeza das informações apresentadas, mas a equipe profissional da AMR Research coloca todos os esforços razoáveis para apresentar as informações mais confiáveis disponíveis e atender ou superar quaisquer normas pertinentes do setor. A AMR Research não é uma firma registrada de consultoria de investimentos, e não é intenção deste documento recomendar empresas específicas para investimento, aquisição ou outras considerações financeiras.

3 Processo, Produtividade e Lucro: A Estrutura do Executivo das PMEs para Investimento em ERP por David Caruso As pequenas e médias empresas que não estiverem agressivamente desenvolvendo uma estratégia de ERP estarão em uma certa desvantagem frente a suas concorrentes até O Resultado Final Resumo Executivo Os executivos de visão considerarão as capacitações estratégicas do negócio como os impulsionadores para justificar o investimento em ERP. Nos últimos anos, as pressões competitivas desencadearam profundas mudanças no estilo e velocidade dos negócios globais. Para as Pequenas e Médias Empresas (PMEs), administrar a satisfação do cliente e sustentar altas taxas de crescimento exigem formas inteiramente novas de realizar negócios. Concorrer de forma lucrativa exigirá sistemas de informações que possam acelerar a inovação, melhorar a resposta do consumidor e proporcionar visibilidade global para a tomada eficaz de decisões. Além dessas preocupações operacionais, as atuais exigências rígidas de relatórios de conformidade normativa exigem que os executivos avaliem de que forma seus sistemas de informações darão suporte a seus planos futuros. Muitas organizações, em especial as empresas menores, perceberam que não dispõem da arquitetura de TI necessária para competir no novo mundo impulsionado pela demanda. Para muitas empresas, isso significa voltar aos princípios básicos: um sistema de ERP (Enterprise Resource Planning) que padronize os processos do negócio, expanda o alcance da empresa junto aos seus fornecedores e clientes e reduza o overhead. AMR Research Relatório de Pequenas e Médias Empresas 2005 AMR Research, Inc. 1

4 Quatro impulsionadores sustentam o caso de negócio para investimento em ERP Em um estudo de 2005 que a AMR Research realizou junto a mais de 550 empresas em relação a seus planos de investimento em ERP, verificamos que somente 27% das pequenas empresas (com menos de 500 funcionários) estão atualmente usando ERP. Isso contrasta fortemente com os 57% das grandes empresas (de 500 a funcionários) e com os 70% das empresas enormes (mais de funcionários) que possuem sistemas operacionais de ERP. Com esses dados, não é de surpreender que quase 50% dos respondentes entrevistados estarão fazendo mudanças substanciais em seus sistemas de ERP existentes nos próximos 12 a 18 meses. O desafio para os executivos encarregados da decisão é estabelecer um contexto poderoso para fazer o investimento em ERP. Ao considerar a decisão de investimento em ERP do ponto de vista da alta direção, há quatro impulsionadores dominantes que englobam o que os executivos precisam considerar: Produtividade Obter o máximo do valioso patrimônio representado por seus funcionários Conectividade Trabalhar em colaboração com os seus principais clientes e fornecedores Percepção do negócio Melhorar a velocidade e qualidade da tomada de decisões Custo total de propriedade Reduzir o custo de possuir e operar os sistemas de TI AMR Research, Inc. AMR Research Relatório de Pequenas e Médias Empresas

5 Produtividade: Essencial para competir Os executivos instintivamente sabem que seus funcionários são seu patrimônio mais valioso. De fato, em muitos setores tais como Serviços Financeiros e Imóveis a população de funcionários é o patrimônio mais crítico e custo administrável. A questão perturbadora é como eles conseguem criar um ambiente de trabalho mais eficiente e revelar o valor desses funcionários. Infelizmente, muitos produtos e ambientes de TI existentes atravancam o progresso rumo à meta. Como parte da Pesquisa de Tendências Tecnológicas da National Manufacturing Week de 2004 compilada pela AMR Research, os executivos fizeram a ligação entre informações e desempenho. Claramente, os executivos reconhecem que os dados críticos necessários para o sucesso já existem dentro de suas empresas; o desafio agora é alavancar seu uso por toda a organização para uma melhor tomada de decisões. Figura 1: Qual é o impulsionador mais importante do investimento em TI em 2004? Melhor utilização dos dados por toda a organização 39% Gerenciar clientes e canais de distribuição Inovação e desenvolvimento de produtos Manufatura enxuta 13% 12% 18% Reduzir os custos de TI 9% Fonte: AMR Research, 2005 AMR Research Relatório de Pequenas e Médias Empresas 2005 AMR Research, Inc. 3

6 Em outras palavras, as empresas estão buscando maneiras de usar as informações para diminuir o tempo de resposta aos eventos de negócios, como novas vendas potenciais, atendimento do pedido do cliente e solicitações de serviço. Atualmente, os processos ineficientes de fluxo de trabalho e as ilhas isoladas de informações são as causas básicas de custos de overhead exagerados e tempos de resposta sofríveis. Freqüentemente os funcionários desperdiçam tempo valioso redigitando informações redundantes em muitos sistemas diferentes porque esses sistemas não estão integrados. Além disso, os processos manuais que dão suporte à nova conformidade normativa devem sem automatizados para liberar recursos valiosos para um uso mais produtivo. A boa notícia para as PMEs é que a atual geração de sistemas de ERP fornece uma poderosa proposição de valor. Esses sistemas integram com eficácia atividades, funcionários e parceiros comerciais através de processos de negócio administráveis, possibilitando às empresas automatizarem e orquestrarem interações de uma forma altamente flexível e eficiente. Para muitos executivos, isso representa uma oportunidade para reduzir custos e estabelecer uma plataforma para um crescimento lucrativo contínuo. Em termos de processos de negócios e funcionários, o sistema ERP abrange uma gama de funcionários e processos de negócio sem precedentes em comparação com aplicações anteriores. O sistema atual típico de ERP inclui uma série de recursos inexistentes em gerações de produtos anteriores. Na maioria das empresas, isso deve significar cerca de 90% da gama de funcionalidade exigida. Os sistemas de ERP da geração atual podem incluir aplicações para gerenciar as seguintes funções-chave de negócios: Desenvolvimento de novos produtos Gestão e relatórios financeiros Compras, pesquisa de fornecedores e cadeia de fornecimento Operações de fabricação e produção Projetos e serviços Qualidade, saúde e segurança Lista de materiais e especificações Recursos humanos e folha de pagamentos Gestão de pedidos de clientes Relacionamentos com clientes, vendas e serviço Business Intelligence (BI) e análises AMR Research, Inc. AMR Research Relatório de Pequenas e Médias Empresas

7 Conectividade: Como atingir os seus clientes e parceiros fornecedores As iniciativas mais importantes de muitas PMEs freqüentemente são impulsionadas por seus clientes. De fato, a maioria das empresas da Fortune 1000 estão explorando mais formas de trabalhar com seus fornecedores para reduzir custos e acelerar a colocação de produtos no mercado sempre que possível. Em muitos casos, esses fornecedores são PMEs. A terceirização eficaz de projeto e produção exigirá uma colaboração mais estreita e melhor compartilhamento de dados entre as empresas. Os sistemas manuais ou não interligados afetam o sucesso da parceria e conectividade. Além disso, os sistemas não interligados custam às empresas em termos de capacidade de resposta, visibilidade perante mercado e clientes e estoques maiores. Isso está fazendo com que mais empresas abordem questões dispendiosas e complicadas de várias áreas importantes gestão de cliente e canal, integração de fornecedores e colaboração na cadeia de fornecimento. A Tabela 1 mostra vários exemplos de colaboração. Tabela 1: Tipos de colaboração e seu impacto Tipos de colaboração Colaboração de projeto de grupos múltiplos Impacto Tempo de colocação no mercado/custo do produto Lançamento de novos produtos Tempo de colocação no mercado/participação de mercado Gestão de mudanças de engenharia Tempo para obter volume/satisfação do cliente/qualidade Colaboração entre compras e fornecedor Custo do produto/capital de giro Fabricação sob contrato Custo do produto/utilização do capital Gestão de demanda e previsão Custos de fabricação/capital de giro/ custos logísticos Vendas em equipe SG&A (Vendas, Geral e Administração)/prazos de fechamento do pedido Atendimento ao Cliente Menor overhead/satisfação do cliente Gestão de projeto Resolução mais rápida dos problemas/menor custo de viagens/ entrega pontual Fonte: AMR Research, 2005 AMR Research Relatório de Pequenas e Médias Empresas 2005 AMR Research, Inc. 5

8 Do ponto de vista do cliente do tipo Fortune 1000, é dispendioso e ineficiente fazer negócios com parceiros que tenham processos manuais (por exemplo, enviar ou receber pedidos por fax exige processamento manual e é demorado). Por outro lado, para a PME que vive e morre atendendo seus clientes-chave, não poder colaborar eficazmente pode ter um grave efeito sobre os custos sem mencionar as questões de satisfação do cliente. Talvez seja dispendioso conectar-se com parceiros comerciais que tenham processos automatizados. Por exemplo, pode ser difícil e dispendioso fornecer acesso ao seu sistema, pois isso normalmente exige um certo nível de habilidades de TI bem como demorada intervenção manual para a configuração. No mundo conectado atual, o ERP é a própria infra-estrutura de como funciona o seu negócio. E essa infra-estrutura deve-se estender além das quatro paredes da sua empresa. De fato, para muitas empresas, uma proposição central de valor é sua agilidade em trabalhar com as necessidades de seus clientes principais. Além da melhoria da satisfação do cliente decorrente dessas atividades colaborativas, a conectividade do parceiro tem o impacto simples porém poderoso de reduzir os custos das transações. Percepção do negócio: A visibilidade em tempo real melhora a tomada de decisões. Conforme mostra a Tabela 1, a questão de negócios mais citada que impulsiona o investimento em TI é a melhor utilização dos dados por toda a organização. Entretanto, conseguir isso pode ser um sério problema quando as informações no sistema não estiverem atualizadas ou forem difíceis de acessar e compartilhar. Resultado: os funcionários são notificados tarde demais dos problemas ou oportunidades para fazer a diferença. Os executivos inteligentes querem fornecer aplicações mais ativas de planejamento e tomada de decisões que sejam norteadas por metas de negócio e auxiliem os funcionários com capacidade de monitoração e resposta em tempo real. Desde as informações sobre custos de compras e desempenho financeiro até o conjunto de dados cada vez mais robustos coletados sobre características demográficas e preferências de pedidos dos clientes, a capacidade de coletar, analisar e compartilhar informações que dêem suporte aos processos decisórios é uma prioridade absoluta. A adoção de ferramentas de BI está em alta por todo um mercado crescente de médio porte em Na verdade, mais de 82% estão em algum estágio de adoção de ferramentas de BI para relatórios e análise. E falando de se alavancar as informações por toda a organização: No artigo da Alert da AMR Research, As Médias Empresas Adotam para Valer a Business Intelligence, de 21 de dezembro de 2004, constatamos que 71% delas estão fornecendo BI a mais de 50 usuários, e 20% terão mais de 500 usuários em Externamente à empresa, 24% das PMEs estão usando ferramentas de BI para fornecer informações a clientes, parceiros e fornecedores AMR Research, Inc. AMR Research Relatório de Pequenas e Médias Empresas

9 Felizmente, os sistemas atuais de ERP aliados a ferramentas analíticas potentes e de fácil uso finalmente dão um contexto poderoso à forma pela qual você deseja gerir o seu negócio. Entre muitos outros, eis alguns exemplos-chave: A métrica dos fornecedores pode ser delineada em termos de desempenho pontual e da medida da qualidade do produto, serviço e pedido. Pode-se analisar a métrica dos clientes por meio de estatísticas de fidelidade ou sensibilidade a preço. A métrica de vendas é medida em relação à contagem de unidades, proporções do mix de clientes e rentabilidade. Pode-se criar a métrica dos funcionários para monitorar os índices de desistência ou classificações de desempenho. Pode-se medir o desempenho de fabricação pela qualidade, tempos de ciclo e cumprimento da programação. Pode-se medir a distribuição com o atendimento pontual e execução perfeita do pedido. Independentemente da medição, a empresa exige que os planos operacionais sejam declarados financeiramente para avaliar plenamente o impacto monetário sobre ela. Finalmente, a liderança funcional e executiva tem acesso a informações de outras unidades operacionais, o que permite que os usuários tomem decisões que otimizem o desempenho globalmente, e não apenas localmente. Custo total de propriedade: Como conseguir o máximo do seu investimento em TI Gambiarra: é assim que muitos gerentes descrevem seu ambiente de TI. Embora certamente não seja culpa da laboriosa equipe de TI, chegou a esse ponto devido a inúmeros sistemas diferentes acrescentados ao longo dos anos. Resultado: os dados necessários não são confiáveis porque a movimentação de dados de uma fonte para outra e a reformatação deles para análise propicia erros e incorpora defasagens de tempo. As empresas que possuem esses sistemas ultrapassados provavelmente estão pagando mais um preço: custos exagerados de TI na medida em que o pessoal pena com esse ambiente complexo. Muitas empresas de pequeno e médio porte possuem sistemas e aplicações díspares de muitos fornecedores diferentes. Embora certamente implantados por um bom motivo, esses sistemas não obstante ainda requerem com freqüência diferentes conjuntos de habilidades técnicas, programas de integração e relatórios adicionais artesanais. Em decorrência disso, é dispendioso para a equipe de TI implantar, aprender, usar, manter e atualizar esses sistemas para não mencionar o tempo e dinheiro envolvidos para um consultor especializado fazer os sistemas funcionarem em harmonia. Colocando-se isso em perspectiva, os orçamentos de TI para as PMEs são em média 6,3% da receita das Américas, em comparação com empresas maiores cujos orçamentos normalmente são de 2% para o setor manufatureiro e 5% para as empresas de serviços. Claramente, parte desse investimento poderia ser mais bem utilizado. AMR Research Relatório de Pequenas e Médias Empresas 2005 AMR Research, Inc. 7

10 Conclusão As pequenas e médias empresas que não estiverem agressivamente desenvolvendo uma estratégia de ERP estarão em uma certa desvantagem frente a suas concorrentes até As empresas não podem permitir que a inércia seja sua estratégia básica. Alguns tipos de ações que os executivos deveriam incluir em sua lista de tarefas a curto prazo incluem as seguintes: Rever a produtividade dos funcionários. Esse desempenho é afetado pela sobrecarga de redigitação, papelada, interfaces entre lotes com defasagem de tempo e processos manuais? Entender os requisitos de informações de seu parceiro externo. Eles estão exigindo mais informações e melhor resposta? Eles estão exigindo que você participe de iniciativas para colaboração eletrônica ou integração de transações financeiras? Considere as suas necessidades de tomada de decisões. Você tem a visibilidade para impulsionar o negócio? As informações são oportunas e dentro do contexto? Os seus gerentes de linha de negócio possuem a percepção de última hora para tomar as decisões corretas? Analise seus gastos com TI. Quanto de seu orçamento de TI é gasto na manutenção de sistemas ultrapassados? O ambiente do sistema atual o impede de obter informações exatas? A complexidade de todos os sistemas interfaceados retarda os novos programas de melhoria de processo do negócio? Embora investir em um novo sistema de ERP possa parecer um pouco atemorizante, isso pode propiciar uma renovada eficiência para os seus gerentes de TI e colocar a sua empresa no rumo certo para se tornar uma concorrente global rentável AMR Research, Inc. AMR Research Relatório de Pequenas e Médias Empresas

11 Observações

12 Siglas e Abreviações BI ERP PMEs Business Intelligence Enterprise Research Planning Pequenas e Médias Empresas A AMR Research fornece pesquisa e consultoria prática de nível internacional a executivos encarregados de apresentar um desempenho aprimorado de processo de negócio e economia de custo com o auxílio da tecnologia líderes das empresas listadas no Global 1000 confiam na integridade, profundidade de experiência setorial e paixão pelo atendimento ao cliente por parte da AMR Research para dar suporte a suas iniciativas de negócio mais críticas, inclusive transformação de cadeia de fornecimento, lançamento de novos produtos, rentabilidade dos clientes, conformidade e governança, e realização dos benefícios de TI. Mais informações disponíveis em Seus comentários são bem-vindos. Reimpressões disponíveis. Envie quaisquer comentários ou dúvidas para: AMR Research, Inc. 125 Summer Street Boston, MA Tel: Fax: Montgomery Street Suite 650 San Francisco, CA Tel: Whittaker House Whittaker Avenue Richmond, Surrey TW9 1EH United Kingdom Tel: +44 (0) Fax: +44 (0) AMR-R-18378