PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA INTERNA. 1 Objetivo Este Procedimento tem como objetivo descrever a rotina aplicável aos procedimentos de auditoria interna

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1 025 1/8 Sumário 1 Objetivo 2 Aplicação 3 Documentos complementares 4 Definições 5 Procedimento 6. Formulários 7. Anexo A 1 Objetivo Este Procedimento tem como objetivo descrever a rotina aplicável aos procedimentos de auditoria interna 2 Aplicação Este Procedimento se aplica à atividade de certificação e é válido a partir da data de sua aprovação. 3 Documentos complementares Na aplicação deste procedimento será necessário consultar os demais procedimentos da bem como o Manual de Qualidade em suas versões atualizadas, e demais regulamentos e normas legais que regem a matéria, tais como: a) Decreto Estadual /2007 b) NBR ISO Diretrizes para auditorias de sistema de gestão da qualidade e/ou ambiental c) NBR ISO/IEC Guia 65 Requisitos Gerais para organismos que operam sistemas de d) ISO 9001:2008 Auditor Líder 4 Definições Os termos utilizados neste documento encontram-se aqui definidos. = Gerência de Certificação IMA = Instituto Mineiro de Agropecuária SGQ = Sistema de Gestão da Qualidade : é um processo sistemático, documentado, independente para obter evidências de auditoria (registros, fatos ou outras informações) pertinentes aos critérios de auditoria para avaliar se o SGQ é eficaz e se está implementado na organização

2 025 2/8 5 Procedimentos 5.1 Função: A auditoria interna se constitui em um conjunto de procedimentos, tecnicamente normatizados, que funciona por meio de acompanhamento indireto de processos, avaliação de resultados e proposição de ações corretivas para os desvios gerenciais da que por ventura forem detectados. Os trabalhos de auditoria interna são executados por equipe de auditores internos nomeados pela Diretoria Geral do IMA, com objetivo principal de assessorar e avaliar a eficácia do SGQ da organização formando a base para a auto declaração de conformidade pela alta administração do IMA. A nomeação se fará através de instrumento interno, denominado Ordem de Serviço, que será emitido pela Diretoria Geral do IMA. 5.2 Operacionalidade: Auditoria Interna é formada por um quadro de funcionários, treinados em ISO/IEC GUIA 65, ISO e na portaria 276/2009 do INMETRO, os quais terão como funções avaliar se os processos de avaliação de conformidade e certificação estão seguindo os procedimentos estabelecidos pela, e conforme norma ISO/IEC GUIA 65 e ISO 9001: Cada funcionário deve avaliar de forma independente e imparcial a fim de tornar transparente o processo de auditoria Todos os envolvidos deverão ser avisados antecipadamente sobre a data de auditoria e o foco da mesma, bem como período de duração, forma de acesso aos documentos confidenciais Deverá existir um funcionário, denominado auditor líder, o qual deverá realizar a reunião inicial, definir a participação de cada auditor, realizar o acompanhamento e elaborar avaliações sobre os resultados Ao ser realizada a auditoria deverá ser considerado NÃO CONFORMIDA qualquer desvio em relação os procedimentos internos da organização, baseado na NORMA ISO/IEC GUIA 65.

3 025 3/ Todas as não conformidades devem ser registradas no Formulário F O mesmo será avaliado na análise crítica Concluída esta etapa deve ser dada uma data específica para AÇÃO CORRETIVA e após esta data, verificar se o que foi definido como ação corretiva foi eficaz e se realmente foi implantada As auditorias Internas devem acontecer em datas especificas, não ultrapassando 12 meses, dependendo da sua real necessidade Auditorias internas funcionarão como base para o desenvolvimento da melhoria continua da qualidade. 5.3 Objetivos da auditoria interna a) verificar a existência, a suficiência e aplicação dos controles internos, bem como contribuir para o seu aperfeiçoamento. b) verificar se as normas, regulamentos e procedimentos internos estão sendo seguidos. c) verificar a necessidade de melhoramento das normas internas vigentes e avaliar a necessidade de novas normas. 5.4 Auditores Internos Aos auditores internos devem possuir conduta ética, imparcial e independente, focados na exatidão e veracidade dos fatos levantados. O objetivo dos auditores é assessorar os membros da instituição para desincumbiremse eficazmente de suas responsabilidades Formação de Equipes de auditoria As equipes de trabalho serão constituídas de acordo com as características, objetivos e prazos das auditorias com ênfase especial para os seguintes aspectos:

4 025 a) Devem ser aproveitados, o conhecimento e experiência dos membros da equipe com relação a mecanismo e princípios de auditoria, bem como compreensão técnica (ISO/IEC GUIA 65, ISO e na portaria 276/2009 do INMETRO) e gerencial pertinente às atividades a serem auditadas. b) O número de elementos da equipe deve ser adequado em função do volume de trabalho, da possibilidade de execução paralela de partes do trabalho e da disponibilidade de alocação física do pessoal. c) O programa de auditoria deve estabelecer os seus objetivos, abrangência, responsabilidades, assegurar a sua implementação, a manutenção dos seus registros, o seu monitoramento e a sua análise crítica com vistas à melhoria. d) Fluxograma de seleção de auditores (Anexo A) Características e Especialização do Pessoal a) Características gerais do quadro de auditores: Os atributos pessoais, conhecimentos, habilidades genéricas e específicas, educação e experiência profissional em auditoria devem atender os pré requisitos estabelecidos no item 7 e seus subitens da Norma NBR ISO Seção 2. Os níveis de educação, experiência profissional e treinamento em auditoria, serão considerados para formação da equipe, levando-se em conta o nº de anos em trabalhos de auditoria, conhecimento das normas, leis, regulamentos, princípios, métodos e técnicas pertinentes, em especial toda a norma do sistema de gestão da Qualidade do Organismo de certificação de Produtos Normas de Desenvolvimento do Pessoal Avaliação do Pessoal O auditor líder será o responsável final pela avaliação do pessoal, compreendendo as qualidades pessoais, intelectuais e técnicas de cada elemento, mantendo em seu poder o arquivo geral de avaliações, assim como os controles do acompanhamento de desenvolvimento do seu pessoal, por meio do Formulário F..015 Avaliação de Auditores. As avaliações deverão ser feitas de maneira conscienciosa, independente, franca, amigável, freqüente e dentro de padrões consistentes. A equipe de auditores deverá ser avaliada de forma a verificar: a) A análise crítica de registros treinamento, educação e experiência b) O desempenho do auditor referências pessoais, atestados, avaliação de desempenho, reclamações c) A avaliação de atributos pessoais, habilidades e conhecimento. 4/8

5 Treinamento do Pessoal 025 5/8 Os auditores devem ser submetidos a um desenvolvimento profissional contínuo de forma a melhor seus conhecimentos e mesmo a habilidade de auditar. O treinamento do pessoal técnico de Auditoria Interna é indispensável para o desenvolvimento da Auditoria Interna. Destacamos dois tipos básicos de treinamento a) Treinamento Teórico - Geral É o treinamento recebido de forma externa, através de cursos organizados. Este tipo de treinamento visa uma melhoria de conhecimentos técnicos, com abordagens gerais sobre os assuntos relacionados com Auditoria Interna. Baseado na norma ISO e ISO 9001:2008. a) Treinamento Teórico - Especializado É o treinamento recebido de forma externa ou interna, dando conhecimento à equipe auditora das normas específicas ao escopo da auditoria interna a ser realizada, como ISO/IEC GUIA 65 e portaria 276/2009 do INMETRO. b) Treinamento Prático É o treinamento que o auditor recebe, durante a execução dos trabalhos de suma importância, pois envolve assuntos de caráter específico da, tais como: - visão prática das áreas sob exame; - discussões com pessoas envolvidas com as operações das áreas auditadas; - discussões com os demais participantes da equipe de trabalho; - pesquisa e análise dos problemas específicos; - contato profissional com especialistas diferentes; 5.5 Controle do Plano de Auditoria O auditor líder deve acompanhar o cumprimento do Plano de Auditoria. Esse acompanhamento consistirá de: a) Identificação permanente dos trabalhos realizados e a realizar;

6 025 6/8 b) Comparação entre o tempo previsto e gasto em cada trabalho executado; c) Informação periódica formal ao Gerente da, do Plano de Auditoria ainda não executada, com comentários sobre a disponibilidade de tempo e o cumprimento do Plano dentro do ano/calendário. 5.6 Sistema de Arquivos Deverão ser mantidos arquivos independentes dos documentos gerados pela auditoria interna. Deverão ser guardados preferencialmente em meio eletrônico, desde que não haja nenhuma disposição legal em contrário e sua guarda e temporalidade estejam adequadamente normalizadas. O arquivo deverá conter o Plano de Auditoria e com os seguintes elementos: a) Programas detalhados de Auditoria; b) Normas de organização das Unidades auditadas; c) Outras informações permanentes, por exemplo: contratos, etc. d) Arquivo de Atas de Auditorias. 5.7 Emissão de Relatório O Relatório de Auditoria Interna (F..033) é um meio de comunicação formal com as áreas objeto de exame e motivação para tomada de ações corretivas. Deve ter as seguintes características básicas: a) Precisão O Relatório deve ser completo e escrupulosamente real. Cada frase, cada valor, cada referência deve estar fundamentada em forte evidência. A Auditoria Interna deve desenvolver sua reputação nos mais elevados graus de confiança. b) Clareza O princípio básico para ser claro é conhecer o suficiente sobre o assunto a relatar. Ponto básico para clareza é a ordenação das idéias. Deve haver uma seqüência lógica nos fatos relatados, assim como um agrupamento adequado em relação a informações diferentes sobre o mesmo assunto. c) Concisão

7 Concisão significa excluir tudo que for supérfluo para o entendimento dos objetivos do relatório. Devem, portanto, ser eliminadas idéias, observações, palavras, frases, PROCEDIMENTOS 025 7/8 parágrafos que não ajudam a dar suporte ao tema central, em foco, ou que sejam irrelevantes ou imateriais. d) Prazo adequado O Relatório de Auditoria Interna deve provocar ação imediata para benefício da Unidade e deve ter observações e recomendações sobre operações e fatos atuais na Unidade. O relatório deve, portanto, ser emitido no menor prazo de tempo possível após a complementação do trabalho. e) Impessoal O Relatório de Auditoria Interna deve ser impessoal tanto em relação às pessoas que executarem o exame como aquelas envolvidas com a área examinada. O tratamento deve ser cortês e objetivo, soando como voz da Auditoria Interna e não como voz específica de algum superior, e não devem ser citadas pessoas das áreas auditadas, mas apenas os cargos ou atividades. f) Conteúdo do Relatório de Auditoria Interna Tanto para o leitor como para quem revisa um relatório, é importante a adoção de certa padronização de conteúdo. O relatório deve ter um sumário informativo sobre: área examinada, atividade específica examinada, período em que foi feito o trabalho, tipo de trabalho desenvolvido, motivo do trabalho (cumprimento do Programa Anual de Auditoria ou solicitação específica), referência a relatórios sobre trabalhos anteriores nessa área e observações julgadas de interesse imediato. O relatório normalmente deve ser dirigido ao Gerente de Certificação. g) Objetivo Neste item devem ser descritos os objetivos do trabalho realizado, com detalhes suficientes que permitam ao leitor saber o que esperar do restante do relatório, facilitando o entendimento. h) Escopo Este item é importante para identificar as possíveis limitações do exame. Deve deixar bem claro quais foram às atividades ou áreas examinadas, ou evidenciar as que não foram revistas e que poderiam ter sido em função da correlação com o tipo de exame. i) Opinião ou Conclusão O item do relatório de maior interesse para o executivo responsável pela área examinada e para o Gerente da, responsável pela atividade de certificação.

8 A Auditoria Interna emitirá uma opinião profissional sobre as atividades examinadas. Esta opinião deve levar em consideração somente pontos relevantes e de interesse da Alta Administração do IMA. PROCEDIMENTOS 025 8/8 A Auditoria Interna poderá concluir que determinada atividade examinada está sendo adequadamente executada, existindo controles internos adequados, mas, apesar disso, incluir no relatório observações e recomendações que visam melhorar a eficiência ou sanar pequenas deficiências constatadas, para identificar oportunidades de melhoria. 6. Formulários: F..003: Termo de confidencialidade, conduta e ética F..015: Avaliação de Auditores F..033: Relatório de Auditoria Interna F..035: Checklist de Auditoria Interna 4ª REVISÃO 31/05/2010

9 Anexo A SENVOLVIMENTO COMPETÊNCIA AVALIAÇÃO INICIAL CRITÉRIO ATENDIDO NÃO SIM AUDITOR SELECIONADO SIM AVALIAÇÃO CONTÍNUA DO SEMPENHO CRITÉRIO ATENDIDO NÃO NÃO SELECIONADO SELEÇÃO DA EQUIPE AUDITORIA MANUTENÇÃO E MELHORIA DA COMPETÊNCIA AUDITANDO

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