e-nota NF-e (Nota Fiscal eletrônica)

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1 Parabéns! Ao ter em mãos este manual, significa que você adquiriu um Sistema e-nota Safeweb Este manual (versão completa) apresenta as informações do Sistema Safeweb e-nota NF-e. O que é preciso para acessar o sistema? Acessando o Portal e-nota O Portal e-nota Histórico Financeiro Home do Sistema Clique nos links e nas setas para navegar neste manual Clique aqui para ser direcionado ao manual (versão resumida) sobre o Acesso ao sistema. e-nota NF-e (Nota Fiscal eletrônica)

2 Continuação... O primeiro acesso? O Menu Cadastros O Cadastro do Emitente Novos cadastros Novo cliente (exemplo para os demais cadastros) Cadastros já realizados Filtro de Pesquisa Importação de dados para os Cadastros Cadastro de Produtos Botão duplicar Cadastro de Produtos Clique nos links e nas setas para navegar neste manual Clique aqui para ser direcionado ao manual (versão resumida) sobre os Cadastros do sistema.

3 Continuação... Como emitir a nota? Emitir Nova NF-e Abas opcionais na emissão da nota O que fazer após a autorização da nota? Onde estão as notas emitidas? Como cancelar uma nota? E se a nota for rejeitada? Outras situações de notas Como inutilizar um número de nota? Clique nos links e nas setas para navegar neste manual Clique aqui para ser direcionado ao manual (versão resumida) sobre a Emissão da Nota.

4 Continuação... Sintegra, DNF, SPED e ICMS NF-e por Data de Emissão Vendas por Data de Emissão Listas Curva ABC Clique nos links e nas setas para navegar neste manual Configurações Como sair do Sistema e-nota NF-e? Clique aqui para ser direcionado ao manual (versão resumida) sobre os Relatórios e as Configurações do sistema.

5 O Token é um dispositivo eletrônico que é conectado a um computador através de porta USB O software do Token (SafeNet) precisa estar instalado em seu computador. Página da Safeweb/Menu Suporte/Opção Tokens/Link Download/Clicar em Executar/Botão Next (até concluir a instalação) E em seguida o Token tem que ser conectado para que o acesso ao sistema seja possível. A Safeweb não recomenda a utilização de Certificados Digitais Modelo A3 (Cartão ou Token) em computadores MAC. Todos os softwares são encontrados no menu Suporte do site: https://safeweb.com.br/ O que é preciso para acessar o sistema?

6 Abra o navegador e digite o site da Safeweb na barra de endereços: https://safeweb.com.br/ Em seguida, selecione o atalho identificado pela nuvem e clique Portal e-nota. 1 Selecione o Certificado Digital da empresa e digite a senha. A senha padrão é safeweb. Para alterá-la, observe o manual do software SafeNet. 2 3 Acessando o Portal e-nota

7 O Portal e-nota é a tela que você visualizará ao incluir a senha e clicar OK. Antes de selecionar o ícone para acessar o sistema Safeweb de emissão de Nota Fiscal eletrônica e-nota NF-e, veja o que é o (1) Histórico Financeiro e como (2) Sair do sistema com segurança. 1 2 Os sistemas que estão destacados com ícone na cor azul estão contratados pela empresa Demais sistemas? Passe o mouse sobre o sistema que deseja obter mais informações ou contate com a área Comercial O Portal e-nota

8 Este é o local que você encontra a lista de boletos pagos, e os que estão em abertos. É possível retirar uma segunda via do boleto para pagamento da mensalidade e retirada da segunda via da sua nota fiscal. Ao clicar, você será direcionado diretamente para uma nova tela, com a relação dos pagamentos em aberto e fechados. Para imprimir a segunda via do boleto, clique na imagem da impressora. O novo boleto será gerado automaticamente, com prorrogação de cinco dias, com nova data de vencimento. O juro será recorrente até a data que ocorreu a emissão do boleto prorrogado. 1 Histórico Financeiro

9 1 Esta é a única forma para gerar, se necessário, a segunda via do boleto bancário Observe as configurações do seu navegador para que a geração do boleto não seja bloqueada E ainda, na outra extremidade da tela, você encontra a opção Visualizar NFS-e, ou seja, o arquivo eletrônico (XML) correspondente à prestação do serviço da Safeweb para a sua empresa. Ao abrir o Portal e-nota, logo no topo da página está o link de acesso ao Histórico Financeiro da empresa

10 Agora que você está no e-nota NF-e. A tela principal do sistema identifica a versão que está disponível. Faça contato com o Suporte para alterar a versão do sistema para Produção A versão solicitada ficará disponível até um novo contato para troca de versão novamente Nesta versão as notas emitidas não têm valor jurídico Para alterar o modo do ambiente de emissão, Versão de Testes (NF-e sem valor fiscal) ou Versão de Produção (NF-e com valor jurídico), entre em contato com o suporte da Safeweb pelo telefone: (51) ou pelo e solicite. Home do sistema

11 Os cadastros não são obrigatórios, mas auxiliam no preenchimento da nota, buscando automaticamente os dados e completando os campos do sistema Uma experiência interessante para você dominar o uso do sistema é fazer os cadastros da empresa Ao acessar o sistema pela primeira vez, procure usar o Menu Cadastros e fazer o cadastro do Emitente. O cadastro de clientes, por exemplo, você pode ir fazendo a medida que for emitindo notas (se for de seu interesse manter os dados de seus clientes cadastrados). Já o cadastro de produtos é interessante ser feito com antecedência, ou seja, antes da emissão da nota. Este manual apresenta as telas do Cadastro do Emitente, de Clientes e de Produtos. O primeiro acesso? O Menu Cadastros

12 Para fazer o Cadastro do Emitente, selecione a opção correspondente no menu cadastros: Os dados salvos no menu cadastros ficam armazenados independente da versão Testes ou Produção Ao abrir esta opção de cadastro, clique no botão Editar, no canto inferior direito da página para inserir os dados da empresa. Comece informando o CNPJ e clicando em Consultar na SEFAZ. O sistema busca automaticamente e completa os campos. Confirme se os dados estão corretos e se os campos obrigatórios foram preenchidos. Para finalizar clique em Salvar. E precisando alterar alguma informação, clique novamente no botão Editar. Este cadastro normalmente é feito uma única vez, pois, os dados da empresa emitente não costumam alterar com frequência. O Cadastro do Emitente

13 Você pode incluir o logotipo da empresa no cadastro do emitente Use um arquivo de imagem (.jpeg,.gif ou.png), por exemplo Os campos obrigatórios são destacados em negrito e com asterisco Confirme com o(a) contador(a) o Regime Tributário da empresa Botão salvar/editar

14 Todos os dados salvos no sistema ficam armazenados independente da versão Testes ou Produção Selecione o menu, seguido da opção que deseja cadastrar. Ao entrar em qualquer uma dessas opções do menu cadastros, na parte inferior direita da tela, clique no botão: Use este botão toda vez que quiser incluir (antes da emissão da nota) um novo cadastro para o seu banco de dados no sistema! Se optar em cadastrar (clientes, produtos e transportadoras) durante a emissão da nota, o checkbox correspondente precisa estar selecionado (ver exemplos a seguir): O único cadastro deste menu que não pode ser realizado durante a emissão da nota é o de Vendedores. Novos Cadastros

15 Exemplo de novos cadastros mostrados a partir do cadastro de clientes: 1 O padrão é a consulta ser realizada no Estado do RS 2 Consulte o endereço através do CEP Para finalizar o cadastro clique para Salvar Ao clicar no botão para incluir um novo cadastro, preencha o CNPJ e clique em Consultar na SEFAZ. O sistema busca automaticamente e completa os campos, de acordo com a Secretaria da Fazenda do Estado (se houver inscrição Estadual). Esta consulta não funciona para Pessoa Física, desta forma, os campos obrigatórios deverão ser preenchidos manualmente. Novo Cliente

16 (1) Para Consultar na SEFAZ de outros estados, antes de clicar no botão, indique a UF correspondente. Outro ponto importante, é que só vai haver cadastro na SEFAZ para as pessoas jurídicas que têm Inscrição Estadual (IE). Se ao consultar aparecer uma mensagem de Rejeição, inclua os dados manualmente para o cadastro. Se a pessoa jurídica não tem IE, deve ser relacionado na emissão da nota que trata-se de um destinatário Isento : Aba Destinatário na emissão da nota Considere que a IE é importante apenas para o cadastro de clientes, assim, transportadoras ou fornecedores não é importante

17 (2) Contato Use a opção do contato para adicionar e salvar o(s) (is) para entrega da NF-e ao destinatário. Até 4 s simultâneos 1 Escolha uma ou as duas formas para entrega da NF-e Ao receber o link o cliente precisará clicar para fazer o download do arquivo do DANFE e do arquivo XML (haverá um botão para cada tipo de arquivo). E ao anexar o XML na própria mensagem de , o cliente poderá salvá-lo para o seu computador. Para separar os endereços de contato faça como o exemplo: Se optar pela entrega automática por , contrate com a Safeweb o sistema e-nota E Se o e-nota E não está ativo no Portal e-nota, a entrega da nota não será automática.

18 O que você vai ver ao abrir o menu de cada cadastro do sistema? Ao abrir o menu, a tela inicial mostrará o Filtro de Pesquisa, local onde estarão todos os cadastros já realizados até então no sistema. Permitindo com isto, fazer Pesquisa de qualquer informação. As próximas páginas deste manual mostrarão a tela inicial dos cadastros descritos anteriormente (Clientes, Fornecedores, Transportadoras e Vendedores (pois todos têm a mesma estrutura de funcionamento). Apenas o Cadastro de Produtos terá um capítulo específico, mas pelos dados tão distintos que devem ser informados, como por exemplo, a tributação de ICMS, PIS e COFINS. Cadastros já realizados Filtro de Pesquisa

19 (1) Imediatamente após o Filtro de Pesquisa estão os dados cadastrados com três opções: lupa, lápis e lixeira. 1 Lupa: Visualizar os dados do cadastro. Lápis: Editar dados no cadastro selecionado. Lixeira: Excluir um cadastro por vez. Botões localizados na parte inferior desta tela Para realizar mais de uma exclusão ao mesmo tempo, marque no checkbox e clique no botão Excluir com os botões da parte inferior da tela (2) O Cadastro de Produtos também apresenta estas opções. Não há número nem número máximo nem mínimo para o banco de cadastros!

20 (2) E na parte inferior estão os botões para inclusão/administração das informações. Observe que a visualização deste exemplo corresponde a 15 clientes por página. Podendo ser alterado até para Importar: Possibilita a importação de dados recebidos de outras notas. Então, você deve ter o(s) arquivo(s) XML em mãos para usar este botão. 1. Selecione os arquivos que gostaria de importar os dados. 2. Os arquivos válidos aparecerão no quadro abaixo. 3. Use novamente o botão Importar. Assim você verá que os dados dos arquivos constarão atualizados automaticamente em seu cadastro. Só não é possível importar dados para o cadastro de Vendedores A próxima página apresenta mais informações sobre a importação de dados para o sistema.

21 Exemplo de importação a partir do cadastro de produtos: Quando você for importar dados de produtos para o seu cadastro, cuide: a unidade comercial do produto (kg, cx, pct, unid, mt, por exemplo) e os tributos do produto (ICMS, PIS e COFINS) Marque para usar os mesmos dados do(s) XML(s) selecionado(s) O sistema só salvará estes dados se eles forem selecionados no checkbox correspondente. Pois, cada empresa tem a sua forma de trabalhar com tais informações. Ex: Você comprou o produto X de um fornecedor. Este produto estava descrito em cx (caixa) na NF-e recebida, e você ao importar o XML quer cadastrar o mesmo produto, mas não trabalhará com a unidade cx. Então, não marque o checkbox. Depois que os dados forem importados, inclua manualmente o tipo de unidade que você vai trabalhar (use o lápis para isto). O mesmo vale para os tributos, que, normalmente são diferentes do fornecedor do(s) produto(s). Importação de dados para os Cadastros

22 Selecione o menu cadastros e a opção produtos Clique no botão Novo e inicie o preenchimento dos dados do produto: Preencha as abas Dados e Tributos 4 5 Veja na próxima página a explicação de cada um dos campos da aba Dados Cadastro de Produtos

23 (1) Código do Produto: É uma informação interna da empresa. Pode ser letras e números, como por exemplo, os já utilizados em sua empresa ou recebidos das notas de seu fornecedor, ou você pode criar uma codificação própria para os produtos da empresa. (2) Descrição do Produto: Escreva o produto que será adicionado (normalmente é de forma breve a descrição). (3) NCM (Nomenclatura Comum do MERCOSUL): São os oito dígitos que identificam a natureza das mercadorias e promovem o desenvolvimento do comércio internacional, além de facilitar a coleta e análise das estatísticas do comércio exterior. É uma exigência do Governo Brasileiro. Na maioria das vezes é utilizado o mesmo NCM da nota do fornecedor. Em caso de dúvidas, contate com o(a) Contador(a) da sua empresa. (4) Unidade Comercial: Inclua a unidade de comercialização e tributação respectivamente. (Exemplo: unidade un, caixa cx, pacote pct, kilo kg, etc). (5) Valor Unitário Comercial: Digite o valor do produto, conforme a unidade comercial informada anteriormente. Ou seja, o valor do kilo, do pacote, etc. A unidade tributável e o valor unitário tributável são preenchidos automaticamente, conforme (4) e (5) Todos os dados, mesmo cadastrados podem ser alterados na hora do carregamento do produto para a emissão da nota

24 Na aba Tributos, preencha obrigatoriamente o ICMS, o PIS e o COFINS Cuide que poderão ser necessários outros campos obrigatórios (negrito e *asterisco) Se estiver em dúvida sobre o preenchimento dos Tributos entre em contato com o seu Contador. Ele é a pessoa mais indicada para auxiliar sobre estas informações. A próxima tela apresenta mais informações sobre a tributação desta aba

25 Depois do ICMS não se esqueça do PIS e do COFINS Para finalizar o cadastro clique para Salvar

26 ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e prestação de Serviços): Escolha as opções adequadas para o produto no Regime Tributário, na Situação Tributária e na Origem, campos obrigatórios. IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados): Selecione a Situação Tributária e complete os demais campos que aparecem como obrigatórios logo abaixo. Como nenhuma das opções do IPI está em negrito ou com asterisco, o seu preenchimento não é obrigatório, salvo situações em que a empresa emitente atue com produtos industrializados. PIS (Programa de Integração Social) e o COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social): Possuem apenas um campo obrigatório cada: Situação Tributária. Lembrando que, dependendo da opção escolhida, outros campos obrigatórios podem aparecer. As abas Informações Adicionais e Produto Composto são opcionais para deixar a nota fiscal mais completa. Informe se for de interesse da empresa. Veja mais no capítulo sobre a emissão da nota A vantagem de cadastrar os produtos da empresa é que durante a emissão da nota você não precisará preencher nenhum desses dados novamente. Todos os dados são carregados automaticamente.

27 Esta função existe somente no cadastro de produtos (orientações na próxima página) Veja as informações sobre as funções da lupa, lápis, lixeira e botão importar no capítulo Cadastros já realizados deste manual Depois que o(s) produto(s) estão cadastrados você poderá pesquisar, excluir, editar dados, etc. Ou seja, administrar o seu banco de cadastros.

28 1 2 Depois de clicar para (1) Duplicar um cadastro, imediatamente abaixo do produto duplicado uma cópia do produto aparecerá também cadastrado. Isto facilita o cadastro de novos produtos a partir de um primeiro produto cadastrado corretamente. Você precisará apenas (2) Editar os dados, através do lápis. Os tributos você não precisará cadastrar, pois serão duplicados Normalmente precisam ser modificados apenas o Código, a Descrição, o NCM e o valor. Botão duplicar Cadastro de Produtos

29 No menu Nota Fiscal é que ocorre o processo de criação da nota fiscal eletrônica: Após, siga o preenchimento das abas conforme sequência: Aba Dados na NF-e Como emitir a nota? Emitir Nova NF-e

30 Como visto, alguns dados já são preenchidos pelo sistema, porém todos os campos podem ser alterados. Observe que a série e o número da nota são sequenciais. Se tiver emitido nota em papel, não precisa dar continuidade na numeração do talonário. Cuide sempre a (1) Natureza da Operação Este campo é de preenchimento descritivo, ou seja, é preciso identificar a operação da nota a ser emitida. O sistema também sugere algumas situações. Selecione, se for o caso. Junto disto, selecione se é uma operação de entrada ou saída de mercadorias. (2) Identificação de Operação Atente também se a nota é para dentro do estado (Operação Interna), fora do estado de origem da empresa emitente ou ainda com comércio exterior. (3) Condição de pagamento Marque se o pagamento é à vista, à prazo ou de alguma outra forma. Após conferência das informações da aba Dados, passe para a Emitente

31 Aba Emitente Se este cadastro não foi feito, os dados terão que ser preenchidos manualmente A empresa cadastrada no Cadastro do Emitente terá seus dados automaticamente preenchidos nesta aba. Se o cadastro não foi efetuado anteriormente, preencha os campos em negrito e com asterisco, pois são obrigatórios para a emissão da nota fiscal. Dica: A próxima aba refere-se ao cliente. Para saber qual a sua Inscrição Estadual, tente fazer o cadastro com antecedência, pois, o CNPJ poderá ser consultado na base de dados da SEFAZ. Clique aqui para ser direcionado ao manual sobre os cadastros do sistema.

32 Aba Destinatário/ Remetente (1) Carregar Use este botão se você cadastrou previamente o cliente no sistema. Os campos serão preenchidos automaticamente. (2) Versão de testes Observe que devido a versão do sistema o nome do cliente não aparece, sendo descrito NF-E EMITIDA EM AMBIENTE DE HOMOLOGAÇÂO SEM VALOR FISCAL. 6

33 (3) Indicador de Presença Relacione como ocorreu a Natureza da Operação, por exemplo: Uma nota de venda, o cliente fez de forma presencial ou pela Internet? (4) Indicador de Inscrição Estadual Selecione a opção referente ao cliente da nota. Se o cliente for Pessoa Jurídica e tiver Inscrição Estadual, a mesma precisa ser informada. Se for Isento de Inscrição Estadual, relacione selecionando a opção correspondente. E Pessoas Físicas NÃO são contribuintes de ICMS, logo, a última opção deve ser selecionada.

34 (5) Cadastrar cliente automaticamente Caso o cadastro do destinatário da nota não tenha sido feito com antecedência, complete os campos obrigatórios manualmente. E, após digitar os dados, marque no checkbox ao lado do botão Carregar, se optar em cadastrar este cliente para o sistema. Na próxima nota que for emitir em seu nome, os dados poderão ser carregados automaticamente. (6) Local diferente Selecione para indicar, se necessário outro local para entrega ou retirada das mercadorias. Caso o endereço de entrega das mercadorias seja em outro local, clique para indicar o novo endereço

35 2 1 Aba Produtos Com o(s) produto(s) previamente cadastrado(s), cada um poderá ser acionado para inclusão na nota Se o produto não foi previamente cadastrado estas opções para seleção não aparecerão na tela Esta opção de inclusão automática de produtos já cadastrados está diretamente relacionada com a seleção do box (1) Carregamento Automático. O sistema reconhece que há um cadastro, no momento que o campo começa a ser preenchido, tanto o código quanto a descrição do produto. Selecione o produto para que conste na nota e tecle Enter (do teclado) para carregar os dados do cadastro. Ainda na aba Produtos, veja na sequência como incluir produtos na nota sem que estejam cadastrados previamente.

36 O produto que for incluído manualmente pode ser salvo para o banco de dados (cadastro de Produtos), clicando no checkbox (2) Cadastrar Produto Automaticamente. 2 3 Depois de incluir o produto, clique no lápis para editar, preenchendo todas as demais informações necessárias para cada produto incluído na nota. São as mesmas informações que podem ser cadastradas previamente, sendo que nestes casos, não é necessário clicar no lápis. Use os botões em destaque no item (3) para adicionar outras informações para o(s) produto(s), como por exemplo, desconto, valor de frete. Como o botão Tipos de Rateio. CFOP e Quantidade são sempre dados que devem ser lançados manualmente, ou seja, são independentes de cadastro prévio O valor de cada produto pode ser alterado manualmente, caso tenha sido cadastrado

37 Aba disponível ao clicar no lápis do produto Veja mais informações sobre os dados do(s) produto(s) em Cadastro de Produtos Clique aqui para ser direcionado ao manual sobre os cadastros do sistema. Preencha as informações do produto na aba Dados e na aba Tributos. São as duas abas que contém campos para preenchimento obrigatório.

38 Voltando para a emissão da nota, após incluir o(s) produto(s), clique na aba Totais. Aba Totais Esta aba tem a função de calcular internamente todos os valores de tributação e despesas da nota. Clique diretamente no botão Calcular Totais, para que o sistema gere automaticamente todos os totais da NF-e. Verifique atentamente se todos os totais gerados estão de acordo e, caso não estejam, confira se os produtos inseridos estão corretos. Havendo alteração nos valores da nota, como por exemplo, a inclusão de desconto, use o botão Recalcular.

39 Aba Transporte Abas opcionais, se não for incluir nenhuma informação adicional, passe as próximas três páginas deste manual O único campo obrigatório inicial deste item é a identificação da Modalidade de Frete. Se não houver nenhuma outra informação sobre o transporte da mercadoria que precise ser adicionada na nota, deixe os demais campos sem preenchimento. No caso do frete ficar por conta de terceiros, é necessário identificar a transportadora digitando os dados nos campos, ou selecionando o Tipo de Documento e o número do CNPJ/CPF. Caso haja alguma transportadora cadastrada no Cadastro de Transportadoras, os dados podem ser carregados automaticamente.

40 A partir desta aba, as informações são opcionais, pois não são obrigatórias. Se for o caso, preencha as informações sobre a Forma de Pagamento, Vendedor e/ou Prazos. O sistema irá gerar as informações sobre as duplicatas, conforme indicação do campo Fatura. Lembramos que o Safeweb e-nota NF-e não gera boleto de cobrança, somente a nota fiscal. Aba Cobrança O vendedor para ser referenciado na nota, deve ser cadastrado no menu Cadastro Os prazos podem ser previamente definidos no menu Configurações Clique aqui para ser direcionado ao manual sobre os cadastros e sobre as configurações do sistema. Abas opcionais na emissão da nota

41 Aba Informações Adicionais Use para informações como ordem de compra, número de pedido, dados para depósito bancário, etc. É o local onde podem ser acrescentadas informações complementares referentes à NF-e, ou seja, no primeiro campo dados de interesse do Fisco e no segundo, do Contribuinte. Estes campos também podem ser previamente definidos no menu Configurações Clique aqui para ser direcionado ao manual sobre as configurações do sistema.

42 Aba Exportação/ Compras Preencha quando for o caso de empresa que trabalha com exportação e compra de mercadorias. Aba Cana Para a empresa produtora de cana de açúcar, esta aba identifica a safra, com indicação de mês e ano de referência da colheita.

43 Seguindo a emissão da nota, veja as ações dos botões, para autorização e uso da NF-e: Continua na próxima página (1) Salvar/Editar Clique para salvar a nota, após preenchimento dos campos. Este botão faz uma cópia da nota e a mantém no sistema. Seu status passará para Digitação, o que permite a edição de informações. Em seguida, o botão (2) Validar ficará habilitado.

44 (2) Validar Este botão, faz uma busca interna no sistema para verificar se todos os campos obrigatórios foram preenchidos. Se estiver tudo certo, o sistema retornará a situação da nota para VALIDADA e também mostrará o número da chave de acesso criada para a NF-e. Se houver algum erro durante esta verificação, uma caixa de texto com o resultado da validação é mostrado, identificando o motivo para ser alterado. Para corrigir, clique no botão Editar e altere o campo. Salve e valide novamente a nota. Enquanto a nota fiscal eletrônica não for autorizada, o sistema permite alterar qualquer informação (3) Transmitir A transmissão é o processo de envio do documento eletrônico para a SEFAZ (Secretaria da Fazendo do Estado). Antes de transmitir, veja como vai ficar a nota, use o botão Pré-Visualizar Para que uma nota seja autorizada, a SEFAZ, verifica dados, como: Assinatura digital: dados do Certificado Digital que garante sua autoridade e integridade; Layout da NF-e: para que não ocorram erros de preenchimento dos campos e que todas as regras de validação foram observadas; Numeração: para que a mesma NF-e não seja recebida mais de uma vez; Emitente autorizado: empresa emitente está credenciada e autorizada a emitir notas na SEFAZ.

45 Após a nota ser autorizada, então, feche a mensagem da SEFAZ e escolha por usar o menu onde todas as demais notas já emitidas estarão disponíveis para impressão e download ou através dos botões que serão disponibilizados após a nota ficar com o status de Autorizada. Clique para: Resultado esperado após a transmissão! Usar o menu Gerenciar NF-e Acessar a nota através dos Botões dentro da NF-e autorizada O que fazer após autorização da nota?

46 1 2 3 NF-e autorizada não pode ser editada Se clicar no botão Voltar, você vai ter acesso ao menu Gerenciar NF-e. Local onde estão todas as demais notas já geradas pela empresa emitente. Veja Como cancelar a nota no capítulo específico Veja as orientações dos itens 1, 2 e 3 nas próximas páginas Botões dentro da NF-e Autorizada

47 (1) Imprimir Danfe: É o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica e que representa graficamente a NF-e. Com ele, a mercadoria pode circular livremente. Ao clicar no botão, uma janela abre: O DANFE é gerado no formato pdf, ou seja, para ser visualizado é necessário ter instalado o programa da leitura de arquivos com este formato, como o Adobe Reader Você pode ter acesso a este arquivo quantas vezes for necessário. Localize-o no menu Gerenciar NF-e

48 (2) Carta de Correção: É utilizada quando alguma informação relevante deixou de ser informada na NF-e. Atente para o que não é permitido alterar: Esta ação não gera um novo DANFE Ao utilizar a carta de correção um novo arquivo XML é anexado junto à NF-e. Ao clicar no botão (3) Exportar NF-e (próximo item deste Manual) será possível verificar os dois arquivos XML gerados neste processo, o da NF-e e o da Carta de Correção. Resultado da correção enviada para a SEFAZ

49 (3) Exportar NF-e: Este botão realiza o download das notas autorizadas e canceladas, para uma pasta no computador ou dispositivo móvel. Também podem ser enviadas ao Contador da empresa, por exemplo. Ao clicar para exportar, use o botão Salvar e indique o local em seu computador onde o arquivo da NF-e será salvo. Para abrir a NF-e acesse a pasta onde o arquivo foi salvo. Notas baixadas devem ser guardadas por um período de cinco a dez anos, pois possuem validade jurídica perante a SEFAZ Se optar pela guarda automática desses arquivos, contrate com a Safeweb o sistema e-nota G

50 Há um Gerenciador para cada versão do sistema, ou seja, notas em Testes não ficarão no mesmo local das notas em Produção Observe que na parte superior a primeira opção é o filtro de pesquisa. Onde você pode procurar notas geradas pelo status da NF-e, período, chave de acesso, dentre outras formas. 2 1 Onde estão as notas emitidas? Gerenciar

51 2 Os botões (1) e (2) são os mesmos disponíveis dentro da nota na Situação Autorizada. Ou seja, clique para Abrir/Salvar o DANFE ou para Exportar o XML. Lembrando que este arquivo deve ser armazenado pela empresa, (2) O XML é o arquivo por isso, a única opção disponível ao clicar para Exportar é Salvar eletrônico da NF-e 1 Na parte inferior, do Gerenciador você pode organizar a visualização de 15 NF-es por página até 1000 itens. Pode ver ainda que há diferentes Situações para as notas. 3 4 E conta ainda com algumas funcionalidades em (3) ícones e (4) botões. Veja na próxima página o que é possível fazer com os ícones ou botões do Gerenciar NF-e

52 3 Copiar: copia todos os dados da NF-e selecionada e cria uma nova, mantendo os mesmos dados da anterior. O status dessa nota passa a ser digitação. Visualizar: permite somente a visualização dos dados da NF-e. Editar: libera os campos, para edição dos dados da nota. Excluir: exclusão da NF-e selecionada. Veja mais em Outras situações de Notas Novo: emitir uma nova NF-e. Consultar Situação: verifica se há um novo status para a(s) nota(s) selecionada(s). É utilizado nos casos de situação de NF-e em Processamento. Neste caso selecione os registros que deseja consultar. Transmitir NFes: envia para a SEFAZ a(s) nota(s) selecionada(s). Utilizado nos casos de situação de notas Validadas. 4 Reenviar NFes: pode ser reenviada para o do cliente incluído na nota. Sendo que, só funcionará se a empresa emitente tiver contratado o e-nota E, que é responsável pelo envio automático das notas. Exportar NFes: permite backup da(s) nota(s) selecionada(s) para o computador ou outra mídia externa. Podem ser selecionadas diversas notas simultaneamente, pelo período mensal, por exemplo.

53 Localize a nota Autorizada no menu Nota Fiscal E use a lupa para Cancelar Ao entrar na nota com a lupa, use o botão Cancelar e justifique: Ao cancelar, a situação da nota no Gerenciar NF-e passará para: A justificativa tem número máximo e mínimo de caracteres, além de não aceitar os caracteres especiais (*& %), por exemplo Atualmente o prazo de cancelamento é de 7 dias Como cancelar uma nota?

54 Localize a nota Rejeitada no menu Nota Fiscal E use o lápis para corrigir os dados Observe o motivo na aba Dados da NF-e e na subaba em vermelho Dados de Protocolo : Por exemplo, o que ficou errado neste caso, é que faltou incluir a Inscrição Estadual do destinatário O que é NF-e Rejeitada? Foi transmitida, porém, a SEFAZ retornou com rejeição por parte de alguns campos preenchidos incorretamente ou faltantes. Passos para você seguir: Identifique e interprete o motivo Clique na aba correspondente para fazer a edição Salve Valide e Transmita novamente Repita este processo até conseguir ter a nota autorizada E se a nota for Rejeitada?

55 Neste menu outras situações de nota poderão ficar disponíveis: DIGITAÇÃO nota ainda não foi transmitida para a SEFAZ, apenas está criada e salva no sistema, podendo ser editada, e/ou excluída. VALIDADA NF-e ainda não foi transmitida à SEFAZ, mas todos os campos obrigatórios já estão preenchidos. Uma NF-e validada não garante consistência tributária dos dados, por isso, pode ser editada e/ou excluída. PROCESSAMENTO a NF-e foi transmitida à SEFAZ, porém ainda não obteve retorno. Nesse caso, dentro do Gerenciar NF-e, clique no botão Consultar Situação e aguarde se a situação muda de status. Não há um tempo para mudança de situação, pois depende da SEFAZ. DENEGADA a nota foi enviada à SEFAZ, mas a empresa emitente e/ou destinatária tem alguma pendência ou restrição no seu cadastro de Pessoa Física ou Pessoa Jurídica. Nesta situação, a NF-e não pode ser editada ou excluída do sistema. Estas situações estão relacionadas com os ícones ou botões do Gerenciar NF-e Outras situações de notas

56 Só será necessário inutilizar caso haja falha na sequencia numérica de suas notas A numeração das notas é automática e sequencial no sistema, mas por exemplo, você pode começar a fazer a nota número 10. Salvar e não transmitir. A NF-e ficará em Digitação. Se entrar novamente no sistema e Emitir Nova NF-e será gerada a nota número 11. Cuide sempre a sequencia na emissão das notas de sua empresa. O que é a inutilização? É diferente de cancelar. Comparando com a emissão em papel, é quando você anulava uma nota. Então, este é o processo para informar à SEFAZ que determinada numeração não será utilizada no sistema. Isto deve ser realizado até o décimo dia do mês subsequente. As NF-es só podem ser inutilizadas enquanto não estiverem autorizadas ou canceladas. Veja nas próximas páginas as demais orientações deste menu Como inutilizar um número de nota?

57 Clique e selecione a faixa de números que serão inutilizados O sistema identificará automaticamente as falhas de numeração ocorridas Selecione, justifique o motivo da inutilização e use o botão

58 A justificativa tem número máximo e mínimo de caracteres, além de não aceitar os caracteres especiais (*& %), por exemplo Este é o resultado esperado para a inutilização: Este exemplo inutilizou apenas a NF-e número 5693, que foi gerada no sistema mas não havia sido transmitida para a SEFAZ. Veja na próxima página como definir uma numeração de notas para inutilizar

59 Outra forma de inutilizar uma numeração é através do botão Definir Faixa. Informe a série, o número final e o inicial da faixa para inutilizar. Digite uma justificativa e clique em OK. Uma faixa poderia ser definida, por exemplo, para continuar a numeração já utilizada em outro sistema Seja inutilizando uma faixa já definida pelo sistema ou definindo uma faixa específica, uma justificativa terá que ser apresentada e o resultado da SEFAZ será apresentado na tela, como na página anterior deste manual. Agora veja como Gerenciar as notas inutilizadas: Use a opção correspondente para localizar o arquivo XML de suas notas inutilizadas

60 Na parte superior do Gerenciar há o filtro de pesquisa, para localizar os números de notas que já foram inutilizados no sistema e também para obter o arquivo XML correspondente. Na parte inferior há o botão para salvar o arquivo para o computador. Selecione a NF-e, clique para Exportar e indique em seu computador onde o(s) arquivo(s) será salvo

61 Esta opção do menu permite que o usuário gere diferentes tipos de relatórios Opte por abrir ou salvar o arquivo, no formato.pdf. Para visualizar é necessário ter instalado o programa Adobe Reader. São todos relatórios fiscais. Normalmente o(a) contador(a) da empresa emitente é quem solicita este tipo de relatório. Após preencher os dados para o relatório ser gerado, clique no botão para Gerar o arquivo correspondente. Sintegra: Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços DNF: Demonstrativo de Notas Fiscais SPED: Sistema Público de Escrituração Digital ICMS: Para contribuintes prestadores de serviços de comunicação e fornecedores de energia elétrica Sintegra, DNF, SPED e ICMS 61

62 Neste relatório é possível visualizar informações de NF-es autorizadas, canceladas, validadas, assinadas, rejeitadas, pendentes, em digitação, entre outras situações. Informe o período Clique para abrir ou salvar uma cópia do arquivo de relatório gerado NF-e por Data de Emissão

63 Informe o período Similar ao relatório anterior, use para visualizar as NF-es de Vendas (saídas) Clique para abrir ou salvar uma cópia do arquivo de relatório gerado Vendas por Data de Emissão 63

64 É possível gerar um relatório de todos os dados que você cadastrou Relatório de Listas Faça o mesmo procedimento para cada lista de cadastros que deseja obter relatório Exemplo de lista de Clientes Listas 64

65 Exemplo: no período de XX a XX, qual o cliente que mais comprou? (saída) Relatório de Curva ABC Exemplo a partir de clientes Relacione entrada ou saída de notas com cliente, produto ou vendedor Curva ABC 65

66 O que é configurado fica salvo e os dados aparecerão preenchidos automaticamente em todas as notas. De qualquer forma, os dados também podem ser editados. Clique para Editar e veja a primeira aba: Aba Informações Adicionais Se a empresa é optante pelo Simples Nacional alguns exemplos de textos serão sugeridos pelo sistema O primeiro campo para preenchimento refere-se aos dados de Interesse do Fisco Configurações

67 O segundo campo pode ser configurado para informações adicionais e relevantes à empresa, dados bancários, por exemplo Aba Informações Adicionais Indique nesta aba, quais cadastros (cliente, produtos, transportadora) deverão ser guardados automaticamente, no momento da emissão da nota. Aba Cadastros Automáticos Marcando para que os dados lançados manualmente sejam cadastrados, você não corre o risco de não incluir nenhum cliente para o seu banco de cadastros, por exemplo

68 Aba Opções Predefinidas Todos esses campos podem ser predefinidos, e ainda assim, serem alterados a cada emissão de nota Esta aba é recomendada para empresas que trabalham sempre com as mesmas informações nos dados nas notas, por exemplo, com relação ao Transporte, se a modalidade do frete é sempre Sem frete, uma vez aqui configurado, não terá que ser necessário preencher novamente este dado na emissão da nota.

69 Aba Prazos para Pagamento Os prazos configurados podem ser relacionados na aba Cobrança na emissão da nota É possível configurar os prazos de pagamento que a empresa trabalha.

70 Aqui o sistema monitora o armazenamento dos dados no computador. O botão aumentar armazenamento, define um espaço maior. Aba Dados em Cache Use somente quando o sistema alertar sobre a necessidade de mais espaço para armazenamento de dados Para finalizar as opções de configurações, clique no botão para Salvar

71 Clique no link Voltar para o Portal e você estará retornando ao local onde terá acesso: aos demais sistemas da Safeweb ao Histórico Financeiro e para a opção Sair Observe novamente as informações sobre o Portal e-nota Local onde estão essas três opções descritas acima. Estamos sempre à disposição! Chegamos ao final deste manual! Como sair do Sistema e-nota NF-e?

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