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1 AVISO: Os exemplos contidos no HELP ONLINE são meramente ilustrativos e têm como objetivo principal ensinar o usuário a utilizar o sistema. Os casos não refletem casos reais e não devem ser utilizados como modelos. 1

2 REQUISIÇÃO: Antes da Criação da Requisição Página 3 Criação da Requisição Página 3 Criação de Requisição Solicitação de Compra (Consumo da Ata SRP) - Página 9 Criação de Requisição SRP (Sistema de Registro de Preços) Página 14 Visualização e Exclusão da Requisição Página 15 Edição da Requisição - Página 16 Envio da Requisição para Aprovação Página 19 Acesso à Requisição a ser Aprovada Página 23 Aprovação/Rejeição da Requisição- Página 25 Envio da Requisição Página 27 Inserção, na mesma requisição, de itens de diferentes Classes e Artigos que possuam o mesmo Tipo e Família Página 30 MÓDULO PROCESSO E PESQUISA DE MERCADO Página 39 2

3 Antes da Criação da Requisição: Passo 1: Acessar o Menu Requisição Submenu Consulta de Itens para verificar se o item já está catalogado no SIGA. (Para maiores informações, acessar módulo SOLICITAÇÃO DE CATALOGAÇÃO/ CONSULTA DE ITENS). Passo 2: Caso o item não esteja catalogado no SIGA, solicitar a catalogação do mesmo. (Para maiores informações, acessar módulo SOLICITAÇÃO DE CATALOGAÇÃO/ CONSULTA DE ITENS). Criação da Requisição: Passo 1: Acessar o Menu Requisição Submenu Requisitar. 3

4 Passo 2: Clicar no botão CRIAR, se o objetivo for a criação de uma requisição. Se a finalidade for efetuar consulta a uma requisição, preencher os campos convenientes da tela abaixo e clicar no botão CONSULTAR. 4

5 Passo 3: Preencher os campos necessários e clicar no botão CONTINUAR. MUITA ATENÇÃO: Se você pretende elaborar um Registro de Preço com esta requisição, não se esqueça de marcar este checkbox (que só aparecerá para quem tem o perfil Registro de Preço e Gerir Ata). Processo Padrão: Refere-se a editais para licitações por menor valor. Para aqueles que têm perfil, há outras opções como maior desconto percentual. Se uma destas outras opções for a desejada, o usuário deverá selecioná-la no campo Tipo. Passo 4: Localizar o item que fará parte da Requisição por meio de uma das seguintes opções: Opção 1: Localização através do campo Tipo de Pesquisa: Selecionar uma das opções do campo Tipo de Pesquisa (Código ID, Nome do Item ou Código do item) e preencher o campo Parâmetro a Pesquisar. Após estas definições, clicar no botão CONSULTAR. Os dados Código ID e Código do item podem ser conseguidos por meio da execução prévia de uma consulta de itens (Para maiores informações, acessar módulo CONSULTA DE ITENS). 5

6 Opção 2: Localização através da seleção da Classe: 4.2 Selecionar a Classe desejada Selecionar o artigo desejado (um dos que surgirão após a seleção da classe). Se este checkbox for marcado, aparecem todos os artigos/ itens da classe escolhida. Observe que uma vez selecionada a classe, foram relacionados todos os artigos que a compõem. 6

7 Selecionar (opcionalmente) os novos campos para consulta (que surgirão após a escolha do artigo). Esses novos campos não são de preenchimento obrigatório e são usados quando há necessidade de filtro dos itens que o requisitante procura. Em seguida, clicar no botão CONSULTAR. 7

8 Passo 5: Marcar o(s) item(ns) desejado(s), definir a(s) quantidade(s) e clicar no botão REQUISITAR. ATENÇÃO: É possível inserir, na mesma requisição, itens de diferentes Classes e Artigos desde que pertençam ao mesmo Tipo e Família. (Veja como fazer isso através do tópico Inserção, na mesma requisição, de itens de diferentes Classes e Artigos que possuam o mesmo Tipo e Família É possível inserir alguma observação neste campo (OPCIONAL). Essa observação não ficará visível ao Fornecedor em nenhum momento (Pesquisa de Mercado, PED, proposta para Pregão Eletrônico, etc.). Clicando-se neste botão, é possível detalhar mais a descrição do item da requisição. Esta descrição poderá ser visualizada em qualquer fase do processo e também pelo fornecedor, no preenchimento da Pesquisa de Mercado ou na elaboração da Proposta para Pregão Eletrônico. Cabe observar, ainda, que nenhuma característica que modifique o item deve ser inserida como complemento do item. (se este for o caso, deve-se solicitar nova catalogação). CUIDADO: Após o clique neste botão, não será possível a inclusão de novos itens. Por isso, só deve-se clicar nele após todos os itens desejados terem sido selecionados. Se for necessária a inclusão de mais itens da mesma família: rolar a tela para cima, fazer nova pesquisa, selecionar o(s) item(s) desejado(s) e inserir a(s) quantidade(s) do(s )mesmo(s). ATENÇÃO: Caso o órgão participe de uma Ata de Registro de Preços, e tenha saldo para o material, a bolinha que indica SRP estará verde, e a Requisição gerada será uma SC (Solicitação de Compra). ATENÇÃO: Para os órgãos que já trabalham com o Módulo de Almoxarifado do SIGA, é preciso atentar para a bolinha indicativa de Almox porque se a bolinha estiver verde, o item é estocável e a requisição será do tipo RAL (Requisição ao Almoxarifado). Neste caso, não irá ser gerado um novo processo de compra, mas uma solicitação de material para o Almoxarifado. 8

9 Criação de Requisição Solicitação de Compra (Consumo da Ata SRP): Passo 1: Acessar Menu Requisição Submenu Requisitar. Passo 2: Clicar no botão CRIAR, se o objetivo for a criação de uma requisição. Se a finalidade for efetuar consulta a uma requisição, preencher os campos convenientes da tela abaixo e clicar no botão CONSULTAR. 9

10 Passo 3: Preencher os campos necessários e clicar no botão CONTINUAR. ATENÇÃO: Por tratar-se de consumo da Ata SRP, não é necessário marcar este checkbox. Processo Padrão: Refere-se a editais para licitações por menor valor. Para aqueles que têm perfil, há outras opções como maior desconto percentual. Se uma destas outras opções for a desejada, o usuário deverá selecioná-la no campo Tipo. Passo 4: Localizar o item que fará parte da Requisição por meio de uma das seguintes opções: Opção 1: Localização através do campo Tipo de Pesquisa: Selecionar uma das opções do campo Tipo de Pesquisa (Código ID, Nome do Item ou Código do item) e preencher o campo Parâmetro a Pesquisar. Após estas definições, clicar no botão CONSULTAR. 10

11 Opção 2: Localização através da seleção da Classe: 4.2 Selecionar a Classe desejada Selecionar o artigo desejado (um dos que surgirão após a seleção da classe). 11

12 Selecionar (opcionalmente) os novos campos para consulta (que surgirão após a escolha do artigo). Estes novos campos não são de preenchimento obrigatório e são usados quando há necessidade de filtro dos itens que o requisitante procura. Em seguida, clicar no botão CONSULTAR. 12

13 Passo 5: Marcar o(s) item(ns) desejado(s), definir a(s) quantidade(s) e clicar no botão REQUISITAR. Caso o órgão participe de uma Ata de Registro de Preços, e tenha saldo para o material, a bolinha que indica SRP estará verde, e a Requisição gerada será uma SC. Só são exibidas, neste campo, as atas SRP que estiverem com Status Válida. saldo para o material, a bolinha que indica SRP estará verde, e a Requisição gerada será uma SC (Solicitação de Compra). Se for necessária à inclusão de mais itens da mesma família: rolar a tela para cima, fazer nova pesquisa, selecionar o(s) item(s) desejado(s) e inserir a(s) quantidade(s) do(s) mesmo(s). Marcando-se o checkbox Comprar Fora do SRP, é possível realizar a requisição sem consumir da ata de registro de preço. Neste caso, será gerada uma requisição do tipo PAM ou PES, de acordo com o tipo selecionado no passo 3. Essa opção existe no sistema para situações especiais, que deverão ser analisadas e justificadas pelo órgão/entidade. Caso a ata SRP não esteja válida, o sistema não gerará uma SC e sim PAM ou PES dependendo do caso. 13

14 Criação de Requisição SRP (Sistema de Registro de Preços): MUITA ATENÇÃO: Antes da criação de uma Requisição SRP, é necessária a criação de um Plano de Suprimentos. Para maiores informações, acessar módulo SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS. Passo 1: Acessar o Menu Requisição e o Submenu Requisitar. Passo 2: Clicar no botão CRIAR, se o objetivo for a criação de uma requisição. Se a finalidade for efetuar consulta à requisição, preencher os campos convenientes e clicar no botão CONSULTAR. Passo 3: Preencher os campos necessários e clicar no botão CONTINUAR. Para criar Registro de Preço, deve-se obrigatoriamente marcar este checkbox. Processo Padrão: Refere-se a editais para licitações por menor valor. Para aqueles que têm perfil, há outras opções como maior desconto percentual. Se uma destas outras opções for a desejada, o usuário deverá selecioná-la no campo Tipo. Passo 4: Localizar o(s) item(ns) que fará(ão) parte da requisição ( sugestão: selecionar o número do PLS criado no campo Plano de Suprimento) e clicar no botão CONSULTAR. Esta quantidade não é editável. Ela é definida através do somatório das respostas do PLS. 14

15 Passo 5: Marcar o(s) iten(s) e clicar no botão REQUISITAR. Visualização e Exclusão da Requisição: Passo 6: Clicar em um dos locais sublinhados para visualizar as informações da requisição. Ou marcar o checkbox ao lado da requisição e clicar no botão EDITAR; ATENÇÃO: Clicando-se neste botão, exclui-se a requisição. Apenas o criador da requisição pode excluí-la. 15

16 Edição da Requisição: Passo 7: Clicar no botão MARCAR (que seleciona os itens) e, posteriormente, no botão EDITAR. Pode-se, ao clicar neste clipe, acrescentar um anexo ao item. Se a requisição for de serviço, este campo deve obrigatoriamente conter o Termo de Referência (que contém a especificação detalhada do serviço). Para anexar, clicar no ícone do clipe. Aqui, pode-se preencher o campo observação da requisição. Se isto ocorrer, em seguida, deve-se clicar no botão GRAVAR OBSERVAÇÃO. Esta observação ficará no campo DADOS GERAIS DA REQUISIÇÃO. ATENÇÃO: Apenas requisições com Status Em Aberto poderão ser editadas. 16

17 Passo 8: Preencher os campos Local de Entrega (obrigatório) e Observação(opcional) e clicar no botão GRAVAR. Marcando-se este checkbox, o sistema resgata o último preço praticado para os itens em questão e habilita os campos de valor unitário. Entretanto, quando os itens não têm preços praticados no SIGA, os valores unitários deverão ser preenchidos pelo usuário. Este é o único campo, de preenchimento obrigatório nesta etapa. Através da seta simples, o local de entrega é replicado para o próximo item. Através da seta dupla, o local de entrega é replicado para todos os outros itens. 17

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19 Envio da Requisição para Aprovação: Pode ser feito pelo usuário elaborador da requisição, por outros usuários que tenham perfil para criar e/ou aprovar a requisição e por usuários com perfil de Usuário Master. Passo 9: Clicar no botão P/APROVAÇÃO do WORKFLOW DE APROVAÇÃO, para enviar a requisição para aprovação. ATENÇÃO: Só é possível incluir e excluir arquivos em requisições com Status Em Aberto. 19

20 Este botão só aparece para quem tem perfis: de Aprovador de requisições e de Ordenador de despesas. Ao se clicar neste botão, a requisição será automaticamente aprovada e ficará disponível para a inclusão em um processo. Passo 10: Escolher o aprovador para a requisição e clicar no botão ENVIAR. 20

21 Quando envia-se a requisição para aprovação, aparece a mensagem destacada abaixo. A partir deste momento, só após o aprovador executar as ações necessárias a requisição ficará disponível para ser inserida em um processo. 21

22 Caso a solicitação de aprovação tenha sido enviada para a pessoa errada, é possível retornar ao passo anterior e enviar para outra pessoa. Apenas o Usuário Master poderá fazer esta ação. 22

23 Acesso à Requisição a ser Aprovada: Passo 1: Acessar a requisição a ser aprovada: Opção 1: 1.1- Clicar na frase Requisições Para Aprovar da Caixa de Entrada do usuário escolhido pelo requisitante no momento do envio para aprovação. O aprovador da Requisição pode ter o perfil de Ordenador De Despesas ou Aprovador De Requisições. 23

24 Clicar no número da Requisição que se deseja aprovar. Ou Opção 2: 1.2- Acessar o Menu Requisição Submenu Aprovação de Requisição Consultar a requisição a ser aprovada. 24

25 Aprovação/Rejeição da Requisição: Passo 2: Clicar no botão APROVADO ou no botão REJEITADO do Workflow de Aprovação. Se não for clicado em nenhuma destas duas opções, a requisição continuará pendente. 25

26 CUIDADO: Se houver o clique em Rejeitado, não será mais possível utilizar essa requisição. Neste caso, só é possível a exclusão da mesma. Passo 3: Preencher a Justificativa para Aprovação ( janela que surge após aprovação ) e clicar no botão GRAVAR. 26

27 Envio da Requisição: Passo 4: Clicar no botão ENVIAR para que esta requisição seja liberada para ser incorporada em um processo. ATENÇÃO: Requisição com Status Autorizada não está pronta para ser incorporada a um processo. Para isso, deve-se fazer o envio da mesma. 27

28 O botão IMPRIMIR deve ser usado para que a impressão da Requisição seja assinada pelo aprovador e colocada na pasta do Processo Físico. 28

29 Após o envio da requisição, surgirá a tela abaixo: 29

30 Após a aprovação, a requisição ficará com status Aguardando Processo (conforme tela abaixo). Inserção, na mesma requisição, de itens de diferentes Classes e Artigos que possuam o mesmo Tipo e Família: Passo 1: Acessar o Menu Requisição Submenu Requisitar. Passo 2: Clicar no botão CRIAR. Passo 3: Preencher os campos necessários e clicar no botão CONTINUAR. Passo 4: Localizar o item que fará parte da Requisição por meio de uma das opções seguintes: Opção 1: Localização através do campo Tipo de Pesquisa: Selecionar uma das opções do campo Tipo de Pesquisa (Código ID, Nome do Item ou Código do item) e preencher o campo Parâmetro a Pesquisar. Após essas definições, clicar no botão CONSULTAR. Opção 2: Localização através da seleção da Classe: 4.2 Selecionar a Classe desejada Selecionar o artigo desejado (que surgirá após a seleção da classe) Selecionar (opcionalmente) os novos campos para consulta (que surgirão após a escolha do artigo). Esses novos campos não são de preenchimento obrigatório e são usados quando há necessidade de filtro dos itens que o requisitante procura. Em seguida, clicar no botão CONSULTAR. 30

31 Passo 5: Marcar os itens desejados e definir sua quantidades. Opção 1: Nesse espaço podem ser colocadas informações complementares ao item. Atenção: Complementar item só deve ser utilizado para informações que não alteram a caracterização do produto descrito. 31

32 Opção 2: 32

33 Requisição do próximo item: Passo 6: Requisitar o próximo item: Opção 1: Sem sair da tela de Seleção de Itens da Requisição, com a opção selecionada no campo Tipo de Pesquisa, preencher o parâmetro a pesquisar do próximo item. Clicar no botão CONSULTAR. Observe que este campo já está alterado. 33

34 Opção 2: Sem sair da tela de Seleção de Itens da Requisição, selecionar a Classe e o Artigo do próximo item( e se desejar, os demais campos opcionais) e clicar no botão CONSULTAR. Observe que os campos Classe e Artigos já estão modificados. 34

35 Passo 7: Marcar o novo item desejado e definir sua quantidade. Opção 1: 35

36 Opção 2: Passo 8: Clicar no botão REQUISITAR, após a escolha de todos os itens desejados. 36

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39 CRIAÇÃO DE PROCESSO: Criação de processo Página 41 Introdução Preço de Referência Siga Página 44 Entendendo mais sobre a planilha de Consulta do Preço de Referência Página 49 Criação de processo SRP (Sistema de Registro de Preços) Página 49 Criação de processo Multifamília Página 51 Criação de processo do Tipo SC (Consumo de Ata de Registro de Preços) Página 52 Criação de Processo do Tipo SC (Consumo de Ata de Registro de Preços) Mutifamília Página 55 PESQUISA DE MERCADO: Acesso à Pesquisa de Mercado Página 57 Inclusão de Fornecedores na pesquisa de mercado Página 58 Envio de solicitação de cotação eletrônica para os fornecedores Página 60 Inclusão de Preços na pesquisa de mercado (no caso das cotações recebidas não terem vindo diretamente pelo SIGA)- Página 61 Inclusão de Fornecedores não registrados no SIGA na pesquisa de mercado Página 63 Envio da Pesquisa de Mercado para aprovação (Dependendo da Unidade) Página 65 APROVAÇÃO DA PESQUISA DE MERCADO: Acesso à pesquisa de mercado a ser aprovada Página 67 Aprovação/Rejeição da Pesquisa de Mercado Página 69 Finalização/Conclusão da Pesquisa de Mercado Página 71 PLANEJAMENTO DE DESPESA: Acesso ao Processo Página 73 Planejamento de Despesa Página 74 Conclusão do Planejamento de Despesa Página 77 Envio do Processo para Aprovação Página 78 APROVAÇÃO DE PROCESSOS: Acesso ao processo a ser aprovado Página 81 39

40 Aprovação/Rejeição do Processo Página 83 Liberação do processo para ser incluído em um edital Página 86 OUTRO CASO: Reabertura da Pesquisa de Mercado Página 87 40

41 Criação de processo: Passo 1: Após a abertura do processo físico e da criação e aprovação da requisição no SIGA, deve-se criar o processo no sistema conforme os passos seguintes. Passo 2: Acessar Menu Requisição Submenu Definição de Processos. Passo 3: Clicar no botão CRIAR, se o objetivo for a criação de um processo. Se o objetivo for consultar um processo, preencher os campos necessários da tela abaixo e clicar no botão CONSULTAR. 41

42 Passo 4: Preencher os campos ordenadamente (porque alguns campos geram informações para os seguintes ) e, em seguida, clicar no botão GRAVAR. ATENÇÃO: Não é possível, no SIGA, a criação de dois processos com o mesmo número. O SIGA informará se o número de processo já existe. Processo Padrão: Refere-se a editais para licitações por menor valor. Para aqueles que têm perfil, há outras opções como maior desconto percentual. Através deste botão, é possível a visualização das informações das Requisições Disponíveis. Para isso, deve-se selecionar a requisição desejada e, em seguida, clicar nesse botão. Botões de passagem para mover (>>) /remover (<<) as Requisições Disponíveis para o campo das selecionadas. É possível a seleção de várias Requisições para um mesmo processo. Entretanto, se ele não for do Tipo MAT/ SERV/MULTIFAMÍLIA, consegue-se incluir apenas requisições do mesmo Tipo e Família. Outras instruções para o preenchimento da tela CRIAÇÃO DE PROCESSOS: Número do Processo - neste campo, deve ocorrer a digitação do número presente na capa do processo registrado no protocolo. Cabe observar que o sistema coloca automaticamente a barra e o ano no final do número que é digitado. Ano do Processo - este campo é preenchido automaticamente com o ano atual. Se houver necessidade de alteração do ano, o usuário deve digitar o ano desejado e, assim, o campo Número do Processo ficará com a informação digitada pelo usuário. Unidade Gestora - neste campo, deve haver a seleção da Unidade Gestora a qual pertence o Processo criado. Observação: Se um processo for cancelado ou excluído, no SIGA, o seu Número poderá ser reutilizado. 42

43 Tipo - neste campo, deve-se selecionar uma das opções: Processo Padrão, Menor Preço por Maior Desconto Percentual, Menor Preço por Menor Desconto Percentual ou Menor Preço por Menor Taxa Administrativa Percentual. As opções existentes são de acordo com o perfil do usuário. Tipo do Processo - neste campo, deve-se selecionar um dos sete tipos listados abaixo: - PAM Pedido de Aquisição de Material - PAM SRP Pedido de Aquisição de Material para Sistema de Registro de Preço - PES Pedido de Execução de Serviço - PES SRP Pedido de Execução de Serviço para Sistema de Registro de Preço - SC Solicitação de Compra (Consumo de Ata de Registro de Preços) - MAT / SERV / MULTIFAMÍLIA Pedido de Material e de Serviço de famílias diferentes - MAT / SERV / MULTIFAMÍLIA - SRP Pedido de Material e de Serviço de famílias diferentes para Sistema de Registro de Preço Os processos do tipo SRP são usados na criação de ATAS de Registro de Preço. Os processos do tipo SC são usados quando as compras são feitas por meio de consumo de ATAS de SRP já existentes no SIGA. Os processos do tipo MAT / SERV / MULTIFAMÍLIA são processos que contém requisições com materiais/serviços de diferentes famílias. Veja como fazer um processo Multifamília no tópico Criação de Processo Multifamília. Tipo - as opções que aparecem para serem selecionadas neste campo dependem da seleção feita no campo Tipo do Processo. - 1: Material (no caso das PAMs) - 2: Serviços (no caso das PESs) - 1- Material / 2- Serviços (no caso das SCs) - Nenhum para Multifamílias (nesse caso, o campo permanece com o texto Selecione). Família- neste campo, deve-se selecionar a Família do item desejado. No caso de o processo ser Multifamília, este campo permanecerá com o texto Selecionar. Objeto do Processo- neste campo, deve-se informar livremente a descrição do objeto do Processo. Razão do Pedido- neste campo, deve-se descrever a justificativa para o pedido. Requisições Disponíveis- neste campo, aparecem as requisições que podem ser incorporadas ao processo em questão. Elas são do Tipo e Família selecionados nos campos anteriores, com exceção do processo do tipo Multifamília (neste caso, todas as requisições aprovadas e liberadas estarão disponíveis). 43

44 Introdução Preço de Referência Siga: PREÇO DE REFERÊNCIA SIGA: O DECRETO Nº dispõe sobre sua utilização. Calculado com base nos preços que compõem o BANCO DE PREÇOS (já atualizados a valor presente pelo SIGA por meio de fórmula estatística própria). Calculado por Item. Calculado por Modalidade. Só é calculado para material. ATENÇÃO: Na tela do Processo, a opção por Pesquisa de Mercado ou Preço Referência SIGA (se houver) para o item, acontece na coluna Vl. Ref.. Na coluna Metodologia de Cálculo (da tela do processo) só aparecem opções (Médio, Mediano, Máximo e Mínimo) para serem selecionadas no caso da situação 3. Na situação 1, a coluna aparecerá com um traço e na situação 2 com o termo Padrão. 44

45 Passo 5: Consultar o preço de referência através do botão CONSULTAR PREÇO REFERÊNCIA e selecionar para cada item a opção desejada na coluna Vl. Ref. Em seguida, selecionar a opção desejada na coluna Metodologia de Cálculo (nos casos dos itens que estiverem na situação 3 ) e clicar no botão GRAVAR OPÇÃO SELECIONADA. ATENÇÃO: Caso todas as opções selecionadas na coluna Vl.Ref sejam Preço de Referência SIGA, o processo não terá a etapa de Pesquisa de Mercado, ou seja, após a gravação das opções selecionadas, passará para o Status Aguardando Planejamento. Cabe observar que, em processos de Compra Direta / Outras Compras, a opção Pesquisa de Mercado deverá se marcada para todos os seus itens na coluna Vl.Ref porque estes tipos de processos precisam passar, no SIGA, obrigatoriamente pela etapa de pesquisa de mercado, para que o fornecedor seja indicado. Caso não haja preço de referência disponível para nenhum item do processo, ao invés deste botão, aparecerá uma frase em vermelho que indica a ausência de preço de referência naquele momento. Entenda mais sobre a planilha a ser consultada no tópico Entendendo mais sobre a planilha de Consulta do Preço de Referência. Observe que, após sua criação, o processo ficará com o Status Aguardando Pesquisa de Mercado. Caso o usuário tenha optado no campo Vl. Ref. por Pesquisa de Mercado para algum item, o número da Pesquisa de Mercado surgirá automaticamente após clique no botão GRAVAR OPÇÃO SELECIONADA. Os usuários com perfil Processos selecionam e gravam as opções nas colunas Vl. Ref. e Metodologia de Cálculo. 45

46 ATENÇÃO: No campo Acompanhamento do Processo fica registrado o andamento do processo com número da pesquisa de mercado, número de edital, licitação e contratação. Através deste botão, as requisições são desvinculadas e o processo é cancelado no sistema. Será necessário o preenchimento de uma Justificativa de Cancelamento. O conteúdo do MAPA DE PREÇO aparece separado em duas partes: BANCO DE PREÇO e MAPA DE PESQUISA DE PREÇOS. Na parte BANCO DE PREÇO, aparecem listados os itens que assumiram Preço de Referência SIGA como Valor Previsto. Na parte MAPA DE PESQUISA DE PREÇOS, aparecem os itens cujo Valor Previsto foi oriundo de pesquisa de mercado. 46

47 Caso haja preço de referência para o item, na coluna Vl. Ref aparecem disponíveis para seleção as opções Pesquisa de Mercado e Preço Referência SIGA. Quando o usuário seleciona a opção Pesquisa de Mercado nesta coluna, o item correspondente à coluna será cotado por pesquisa de mercado. Caso o usuário selecione a opção Preço Referência SIGA nesta coluna, o item referente a ela, assumirá o valor de referência e não precisará ser cotado por pesquisa de mercado. 47

48 Observe que, após a gravação das opções, o sistema apresentou um número de pesquisa de mercado. Isso acontece quando uma ou mais opções selecionadas na coluna Vl. Ref. forem Pesquisa de Mercado (como no exemplo). 48

49 Entendendo mais sobre a planilha de Consulta do Preço de Referência: É necessário formatar a planilha para 4 casas decimais porque o processo pode ser formatado para 4 casas decimais e a planilha está formatada apenas 2. O item não aparecerá na planilha quando ele não tiver preço de referência disponível (Situação 1). A coluna PREÇO DE REFERÊNCIA trará valores quando houver Preço de Referência disponível calculado por meio de fórmula estatística (Situação 2). A coluna PREÇO (nas opções MÉDIO, MÁXIMO, MÍNIMO E MEDIANO) trará valores quando o Preço de Referência disponível não for calculado por meio de fórmula estatística própria ( Situação 3). ATENÇÃO: Um mesmo item aparecerá em diversas linhas quando houver preço de Referência SIGA em mais de uma modalidade. Criação de processo SRP (Sistema de Registro de Preço): Passo 1: Após a abertura do processo físico e da criação e aprovação da requisição no SIGA, deve-se criar o processo no sistema conforme os passos seguintes. Passo 2: Acessar Menu Requisição Submenu Definição de Processos. Passo 3: Clicar no botão CRIAR, se o objetivo for a criação de um processo. Se o objetivo for consultar um processo, preencher os campos necessários da tela e clicar no botão CONSULTAR. 49

50 Passo 4: Preencher os campos ordenadamente (porque alguns campos geram informações para os seguintes ) e, em seguida, clicar no botão GRAVAR. No caso de processo para Registro de Preço, a opção de Tipo de Processo deve conter o termo SRP. Após um processo SRP ser criado, são necessárias as seguintes etapas até o mesmo ficar liberado para uma licitação: realização e aprovação da pesquisa de mercado, envio do processo para aprovação,aprovação do processo e a liberação do processo para licitação ( no caso do processo ter sido liberado). Para maiores informações acessar os tópicos: PESQUISA DE MERCADO, APROVAÇÃO DA PESQUISA DE MERCADO, ENVIO DO PROCESSO PARA APROVAÇÃO e APROVAÇÃO DE PROCESSOS presentes neste módulo. 50

51 Criação de processo Multifamília: Passo 1: Após a abertura do processo físico e da criação e aprovação da requisição no SIGA, deve-se criar o processo no sistema conforme os passos seguintes. Passo 2: Acessar Menu Requisição Submenu Definição de Processos. Passo 3: Clicar no botão CRIAR, se o objetivo for a criação de um processo. Se o objetivo for consultar um processo, preencher os campos necessários da tela abaixo e clicar no botão CONSULTAR. 51

52 Passo 4: Preencher os campos ordenadamente (porque alguns campos geram informações para os seguintes ) e, em seguida, clicar no botão GRAVAR. Nos casos de processos Multifamília, todas as requisições aprovadas e liberadas ficam disponíveis para seleção. Nos casos de processos que englobam diferentes famílias, o Tipo do Processo é MAT/ SERV/ MULTIFAMÍLIA. Os campos Tipo e Família permanecem sem seleção. Botões de passagem para mover (>>) /remover (<<) as requisições disponíveis para o campo das selecionadas. Após o processo Multifamília ser criado, as etapas subseqüentes até sua liberação são as mesmas da de um processo que não é Multifamília. Criação de Processo do Tipo SC (Consumo de Ata de Registro de Preços): Passo 1: Após a abertura do processo físico e da criação e aprovação da requisição no SIGA, deve-se criar o processo no sistema conforme os passos seguintes. Passo 2: Acessar Menu Requisição Submenu Definição de Processos. 52

53 Passo 3: Clicar no botão CRIAR, se o objetivo for a criação de um processo. Se o objetivo for consultar um processo, preencher os campos necessários da tela e clicar no botão CONSULTAR. Passo 4: Preencher os campos ordenadamente (porque alguns campos geram informações para os seguintes ) e, em seguida, clicar no botão GRAVAR. No campo Tipo do Processo, em caso de Solicitação de Compra, deve-se selecionar a opção SC. 53

54 Observe que, em caso de processo do Tipo SC, não há pesquisa de mercado no sistema. Após a criação do processo do Tipo SC, ele irá automaticamente para a etapa de planejamento. Após a criação do processo SC, deverão ocorrer os seguintes procedimentos: planejamento da despesa, conclusão do planejamento, envio do processo para aprovação, aprovação do processo e a liberação do processo para licitação (no caso do processo ter sido aprovado). Para maiores informações acessar os tópicos: Planejamento de Despesa, Conclusão do Planejamento, Envio do Processo para Aprovação e Aprovação do processo presentes neste módulo. 54

55 Criação de Processo do Tipo SC (Consumo de Ata de Registro de Preços) Mutifamília: Passo 1: Após a abertura do processo físico e da criação e aprovação da requisição no SIGA, deve-se criar o processo no sistema conforme os passos seguintes. Passo 2: Acessar Menu Requisição Submenu Definição de Processos. Passo 3: Clicar no botão CRIAR, se o objetivo for a criação de um processo. Se o objetivo for consultar um processo, preencher um ou mais campos de consulta disponíveis e clicar no botão CONSULTAR. Passo 4: Preencher os campos ordenadamente (porque alguns campos geram informações para os seguintes ) e, em seguida, clicar no botão GRAVAR. No campo Tipo do Processo, em caso de Solicitação de Compra Multifamília, deve-se selecionar a opção MAT/SERV/MULTIFAMÍLIA SC. Os campos Tipo e Família permanecem sem seleção no caso de processo do Tipo MAT/SERV/MULTIFAMÍLIA SC. Nos casos de processos Multifamília, todas as requisições aprovadas e liberadas ficam disponíveis para seleção. Botões de passagem para mover (>>) /remover (<<) as requisições disponíveis para o campo das selecionadas. 55

56 Observe que, em caso de processo do Tipo MAT/SERV/MULTIFA MÍLIA SC, não há pesquisa de mercado no sistema. Após a criação do processo do Tipo SC, ele irá automaticamente para a etapa de planejamento. 56

57 Acesso à Pesquisa de Mercado: Passo 1: Acessar Menu SRP&BP Submenu Pesquisa de Mercado. Passo 2: Selecionar o número da Pesquisa de Mercado( aquele que surgiu automaticamente na criação do processo) e clicar no botão CONSULTAR. Clicando-se no botão, pode-se realizar uma busca preenchendo-se o número a ser localizado. Número este que apareceu na criação do processo. Passo 3: Clicar sobre o número da Pesquisa de Mercado desejada ou marcar o checkbox ao lado da pesquisa desejada e clicar no botão ALTERAR. Observe que o botão CRIAR não aparece porque a Pesquisa já é criada automaticamente pelo sistema. 57

58 Inclusão de Fornecedores na pesquisa de mercado: Passo 4: Clicar no botão INCLUIR FORN., para realizar a inclusão dos fornecedores para os quais serão enviadas as cotações. Através de clique neste botão, ficará disponível para o usuário uma planilha (igual a disponibilizada no processo) através da qual é possível consulta aos preços de referência disponíveis. (caso existam preços disponíveis). 58

59 Passo 5: Selecionar os fornecedores desejados marcando-se os checkboxs ao lado dos nomes destes fornecedores e, posteriormente, clicar no botão INCLUIR. IMPORTANTE: Se o fornecedor que você deseja incluir não está registrado no SIGA, você poderá incluí-lo, na pesquisa de mercado, na etapa da inclusão de preços. Se este checkbox for marcado, aparecerão apenas os fornecedores credenciados (aqueles que possuem usuário e senha no sistema). Por meio do botão CONSULTAR, pode-se fazer pesquisa pelo Nome, Código, CNPJ ou Estado do Fornecedor. Se o checkbox Restringir por Prováveis Fornecedores for marcado, aparecerão, na tela, todos os fornecedores que, ao fazerem seu registro no SIGA, informaram que forneciam algum item desta classe de materiais/serviços. ATENÇÃO: Para realização de uma Compra Direta, acessar módulo COMPRA DIRETA / OUTRAS COMPRAS. 59

60 Envio de solicitação de cotação eletrônica para os fornecedores (só envio direcionado a fornecedores credenciados no SIGA): Passo 6: Clicar no botão ENVIAR COTAÇÃO ELETRÔNICA. Através deste botão, o Sistema envia automaticamente solicitações de cotações para os fornecedores incluídos na pesquisa de mercado. Após o envio da cotação eletrônica, uma mensagem avisando que há pesquisa de mercado aguardando resposta aparece na Caixa de Entrada do Fornecedor e um é enviado para ele comunicando-o sobre a existência de pesquisa de mercado a ser respondida. No momento de responder a pesquisa, o fornecedor poderá visualizar os arquivos anexados pelo usuário. 60

61 Inclusão de preços na pesquisa de mercado (no caso das cotações recebidas não terem vindo diretamente pelo SIGA): Passo 7: Clicar no botão INC. NOVOS PREÇOS para incluir cotações provenientes de outros meios. 61

62 7.1- Selecionar o fornecedor desejado, preencher os campos e clicar no botão GRAVAR. ATENÇÃO: Não se esqueça de repetir esta operação para todos os fornecedores desejados. A cada gravação, aparecerá mensagem dizendo que os preços foram registrados com sucesso. Se o usuário marcar este checkbox, ele poderá preencher o campo Validade da Proposta. Quando a opção Outra é definida, deve-se preencher manualmente o nome da Marca no campo imediatamente abaixo. É obrigatória a marcação dos checkbox dos itens desejados antes do clique no botão GRAVAR. Através desse botão, excluise a cotação. O botão é de Pesquisa. Este botão é usado para exclusão de item da Pesquisa de Mercado. O sistema criará automaticamente uma nova requisição com o item excluído. 62

63 Inclusão de Fornecedores não registrados no SIGA na pesquisa de mercado: Selecionar a opção OUTRO. Com isso, abrir-se-á um campo que servirá para o preenchimento do nome do Fornecedor. ATENÇÃO: Os fornecedores incluídos desta forma ficarão visíveis na coluna FORNECEDORES NÃO REGISTRADOS e não poderão ser declarados vencedores em compras diretas/ outras compras. 63

64 Após as gravações, os itens aparecerão como cotados. Para acessar o mapa de pesquisa de preços. 64

65 Envio da Pesquisa de Mercado para aprovação (Dependendo da Unidade): Passo 8: Clicar no botão P/APROVAÇÃO do Workflow de Aprovação. ATENÇÃO: Caso não exista nenhum aprovador de Pesquisa de Mercado definido para a Unidade responsável da pesquisa, surgirá nesse momento o botão FINALIZAR. IMPORTANTE: Clicar nesse botão se o processo for para uma Compra Direta. Para maiores esclarecimentos, acessar MÓDULO COMPRA DIRETA / OUTRAS COMPRAS. IMPORTANTE: Clicar nesse botão se o processo for para Outras Compras. Para maiores esclarecimentos, acessar MÓDULO COMPRA DIRETA/ OUTRAS COMPRAS. Através do botão PREÇOS ORÇADOS, visualizam-se as cotações podendo-se desconsiderar algum preço. ATENÇÃO: O usuário criador da pesquisa de mercado pode se desejar, pedir para um usuário com perfil Processos (ou fazer ele mesmo se tiver o perfil Processos) alterar as opções definidas nas colunas Vl. Ref. e Metodologia de Cálculo até a pesquisa de mercado ser enviada para aprovação. Esta alteração é feita na tela de Exibição de Processos (Menu Requisição Submenu Definição de Processos). 65

66 Passo 9: Selecionar o aprovador e clicar no botão ENVIAR. Após o envio do pedido de aprovação, aparecerá a tela abaixo: 66

67 APROVAÇÃO DA PESQUISA DE MERCADO: Acesso à pesquisa de mercado a ser aprovada: Opção 1: Passo 1: Clicar na mensagem Pesquisas de Mercado aguardando sua Aprovação que aparece na Caixa de Entrada dos usuários com perfil de Aprovador De Pesquisa. Passo 2: Acessar a pesquisa de mercado a ser aprovada clicando sobre ela ou marcando o checkbox e clicando no botão ALTERAR. Ou 67

68 Opção 2: Passo 1: Acessar Menu SRP&BP Submenu Pesquisa de Mercado. Passo 2: Selecionar/preencher um ou mais filtros disponíveis e clicar no botão CONSULTAR. Através do botão + consegue-se preencher o número da Pesquisa desejada. 68

69 Aprovação/Rejeição da Pesquisa de Mercado: Passo 3: Clicar no botão APROVADO ou REJEITADO do Workflow de Aprovação e preencher a caixa de justificativa. Após o preenchimento, clicar no botão ENVIAR. 69

70 ATENÇÃO: Caso a pesquisa de mercado seja rejeitada, haverá a possibilidade da mesma ser refeita através do botão REFAZER PESQUISA. Após a pesquisa de mercado ser refeita, deverá ser enviada novamente para aprovação. 70

71 Finalização/Conclusão da Pesquisa de Mercado: Passo 4: Clicar no botão FINALIZAR ( se o processo for de aquisição por licitação ). Se o objetivo for aquisição por Compra Direta, o botão COMPRA DIRETA ou CONCLUIR COMPRA DIRETA é que deverão ser utilizados ( Para maiores informações, consulte módulo COMPRA DIRETA). ATENÇÃO: Para reabrir a Pesquisa de Mercado, é necessário primeiro Aprovar e Finalizar o processo e depois clicar no botão REABRIR PROCESSO. Se o elaborador da pesquisa de mercado já tiver optado pela Compra Direta, o aprovador da pesquisa pode concluir esta compra após a aprovação ou apenas aprovar a pesquisa e permitir que o elaborador da pesquisa conclua a compra direta. No caso de uso do botão FINALIZAR deverá ser selecionado o Tipo de Cálculo desejado para a pesquisa de mercado e, em seguida, deverá ser acionado o botão FINALIZAR PESQUISA. 71

72 72

73 PLANEJAMENTO DE DESPESA: Após a pesquisa de mercado, poderá ser planejada a despesa do processo. Acesso ao Processo : Passo 1: Clicar na mensagem Processos aguardando seu planejamento que aparece na Caixa de Entrada dos usuários com perfil Planejamento De Despesa. 73

74 Passo 2:Selecionar o processo clicando-se sobre o mesmo. Planejamento de Despesa: Passo 3: Clicar no botão PLANEJAR PROCESSO ( que significa incluir as informações referentes à dotação orçamentária). Observe que os itens já aparecem com os preços advindos da pesquisa de mercado ou com preços de referência. 74

75 Ao clicar nesse botão, ocorre a solicitação para que a pesquisa de mercado seja refeita. Através deste botão, pode-se visualizar todas as cotações de preços dos itens. O cancelamento do processo, que ocorre por meio do botão CANCELAR, tem que ser justificado através do preenchimento da caixa Justificativa para o Cancelamento. Quando o cancelamento ocorre, as requisições são desvinculadas e o número do processo é desconsiderado do sistema podendo ser utilizado em outro processo. 75

76 Passo 4 : Selecionar as UNIDADES (nas disponíveis, aparecerão aquelas que o usuário tem competência para visualizar as células de crédito), selecionar as células de crédito (aparecerão, no quadro de Células de Crédito Disponíveis, as células pertinentes à Unidade escolhida, de acordo com dados registrados no SIAFEM) e distribuir o valor do processo pelos anos. Em seguida, clicar no botão GRAVAR. ATENÇÃO: As células de crédito e as naturezas de despesa disponíveis no SIGA são provenientes da integração SIGA- SIAFEM. As informações presentes no SIGA vindas dessa integração referem-se à integração do dia anterior. Após a integração, as células de crédito e outros dados orçamentários ficam disponíveis para seleção no SIGA. Esses botões são de passagem: Mover (>>) e Remover (<<). Os valores presentes ao lado das células de crédito correspondem aos saldos das mesmas no SIAFEM (informação referente ao dia anterior). Como estes valores refletem dados do SIAFEM, não levam em consideração os planejamentos de despesa realizados no SIGA. Os valores dos processos planejados no SIGA influenciarão os saldos das referidas células de crédito no SIAFEM conforme a realização dos empenhos seguidos da integração SIGA-SIAFEM. Para utilizar outra célula de crédito, é necessário clicar no ícone. A cada clique neste ícone, abrir-se-ão novos campos para utilização de novas células de crédito. O usuário poderá, se desejar, planejar parte do valor do processo selecionando células de crédito (dentre as disponíveis) e parte selecionando a opção Utilizar outra célula de crédito (uma ou mais vezes). ATENÇÃO: Se apenas a opção Utilizar outra célula de crédito for utilizada, no momento de criação da NAD, na Contratação, no bloco 2, no campo Célula de Crédito só aparecerá para o usuário para ser selecionada a opção Nova Célula. Quando esta opção Nova Célula, é selecionada, os campos Prog. de Trabalho, PT Resumido, Unid. Orçamentária, Fonte de Recurso e Modalidade deverão ser preenchidos manualmente. 76

77 Conclusão do Planejamento de Despesa: Passo 5: Clicar no botão CONCLUIR PLANEJAMENTO. 77

78 Envio do Processo para Aprovação: Passo 6: Clicar no botão P/ APROVAÇÃO do Workflow de Aprovação. 78

79 Passo 7: Selecionar o aprovador e clicar no botão ENVIAR. 79

80 Após o envio do processo para a aprovação, a tela fica da seguinte forma: O Usuário Master (o Gerenciador SIGA tem também este perfil), consegue excluir o pedido de aprovação do processo. 80

81 APROVAÇÃO DE PROCESSOS: Acesso ao processo a ser aprovado: Opção 1: Passo 1: Clicar na frase Processos aguardando sua aprovação da Caixa de Entrada (usuários com perfis de: Aprovador de processos e compra direta e Ordenador de despesas). Passo 2: Clicar no Processo para abri-lo. 81

82 Opção 2: Passo 1: Clicar no Menu Requisição Submenu Aprovação de Processos. Passo 2: Acessar o processo a ser aprovado por meio de um ou mais filtros disponíveis e clicar no botão CONSULTAR. Através do botão, é possível localizar o processo pelo seu número. 82

83 Aprovação/Rejeição do Processo: Passo 3: Clicar no botão APROVADO ou no botão REJEITADO. Em seguida, justificar a ação escolhida, e clicar no botão GRAVAR. 83

84 Através desse botão, as requisições são desvinculadas e o processo é cancelado do sistema. Através desse botão, a pesquisa de mercado é reaberta. Se o processo for rejeitado, ele ficará com Status Negado e as requisições e o número do processo não poderão ser utilizados novamente. Há possibilidade de reabrir um processo rejeitado. 84

85 MUITO IMPORTANTE: Somente Processos com status Liberado serão visualizados na Contratação (caso das Compras Diretas e Consumo de Ata SRP) e na criação de edital. 85

86 Liberação do processo para ser incluído em um edital: Passo 4: Clicar no botão LICITAÇÃO, se o objetivo for a inclusão do processo em um edital. 86

87 O botão LICITAÇÃO deverá ser acionado nos casos de processos do tipo PAM/PES/PAM SRP/PES SRP que seguirão para licitação. O botão CONCLUIR COMPRA deverá ser acionado nos casos de processos do tipo PAM/PES que seguirão sendo compra direta/outras compras. O botão Solicitação de Compra (SRP) deverá ser acionado nos casos de processos para consumo de ata SRP. Reabertura da Pesquisa de Mercado: A pesquisa de mercado pode ser reaberta, se necessário for, por meio do Menu Requisição Submenu Definição de Processos botão REFAZER PESQUISA, a partir da sua finalização até o envio do processo para aprovação. 87

88 A pesquisa de mercado pode também ser reaberta através do Menu Requisição Submenu Aprovação de Processos botão REABRIR (em processos com Status Aguardando Autorização e com o Status Liberado), desde que não estejam atreladas a um edital ou contratação. 88

89 Pelo campo Acompanhamento de Processo é possível saber se o processo está atrelado a algum edital ou contratação. 89

90 Se a pesquisa de mercado for rejeitada, o sistema disponibiliza o botão REFAZER PESQUISA para que a pesquisa seja refeita e novamente enviada para aprovação. 90

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