TERMOS DE REFERÊNCIA

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1 Nô Pintcha Pa Dizinvolvimentu UE-PAANE - Programa de Apoio aos Actores Não Estatais TERMOS DE REFERÊNCIA CONTRATO DE ASSISTÊNCIA TÉCNICA PARA FORMADOR/A/S EM GESTÂO ADMINISTRATIVA E SECRETARIADO PARA O PESSOAL DA DIREÇÃO GERAL DE COORDENAÇÃO DA AJUDA NÃO GOVERNAMENTAL - DGCANG E SECRETARIA DE ESTADO PARA A COOPERAÇÃO DO MINISTÉRIO DOS NEGÓCIOS ESTRANGEIROS E COOPERAÇÃO INTERNACIONAL UE-PAANE - Programa de Apoio aos Actores Não Estatais - Nô Pintcha Pa Dizinvolvimentu 10º FED/ Decisão Nº INFORMAÇÕES DE BASE Contexto do UE-PAANE Resumo do UE-PAANE Actividade em que se insere o presente contrato OBJECTO DO PRESENTE CONTRATO Objectivos específicos do presente contrato Resultados a atingir pelo Consultor Actividades Específicas Produtos esperados PERFIL DO CONSULTOR/A/S Habilitações e competências Experiência profissional LOGÍSTICA E CALENDÁRIO Localização Prazo de execução das tarefas Outras informações de interesse Previsão de calendário Candidatura e Processo seleção... 6 Página 1 de 6

2 1. INFORMAÇÕES DE BASE 1.1. Contexto do UE-PAANE O presente Termo de Referência define as funções e responsabilidades do/a formador/a/s em Gestão Administrativa e Secretariado para o pessoal da Direção Geral de Coordenação de Ajuda Não-governamental (DGCANG) e da Secretaria de Estado para a Cooperação Internacional (SECI) do Ministério dos Negócios Estrangeiros, da Cooperação Internacional e das Comunidades no quadro do reforço de capacidades e apoio institucional previsto no Programa UE-PAANE Programa de Apoio aos Actores Não Estatais. O Programa de Apoio aos Actores Não Estatais (UE-PAANE) Nô Pintcha Pa Dizinvolvimentu enquadra-se na Convenção de Financiamento Nº GW/FED/2009/ , assinada entre a União Europeia (UE) e a República da Guiné-Bissau a 15 de Abril de 2010, no quadro do 10º Fundo Europeu de Desenvolvimento (FED), no âmbito da estratégia de cooperação da Comissão Europeia (CE), que prevê um apoio às iniciativas dos Actores Não Estatais (ANE) de 4 milhões de euros. O UE-PAANE segue as recomendações do Documento Estratégico Nacional de Luta contra a Pobreza (DENARP) onde se prevê a participação acrescida e uma implicação mais activa dos ANE no processo de desenvolvimento. Tal como previsto na referida Convenção de Financiamento, foi lançado um concurso para recrutamento de uma Assistência Técnica Institucional ao Ministério dos Negócios Estrangeiros, da Cooperação Internacional e das Comunidades (MNECIC) da Guiné-Bissau para a implementação de uma Unidade de Gestão do Programa (UGP) Nô Pintcha Pa Dizinvolvimentu Programa de Apoio aos Actores Não Estatais X FED (referência de publicação - EuropeAid/130222/D/SER/GW), contrato atribuído ao consórcio composto pela Organização Não Governamental (ONG) Portuguesa Instituto Marquês de Valle Flôr (IMVF) e pela CESO CI Internacional, SA (CESO CI). A UGP do UE-PAANE, composta por um Chefe de Equipa / Gestor de Fundos para Adiantamentos, um Contabilista, um Perito em Subvenções e um Perito em Media, é responsável por assegurar o sucesso da execução da Convenção de Financiamento e de todas as componentes do referido programa, em coordenação com o Ordenador Nacional (ON) e a UE. Depois de dois anos de implementação, a UE decidiu prorrogar o Programa de Apoio aos Actores Não Estatais UE-PAANE e estendeu por mais 24 meses a CF inicialmente assinada, passando esta a ter uma duração de 96 meses, até Março 2018, e reforçando o orçamento previsto inicialmente na CF com mais 2 milhões de euros, passando a ser a contribuição total de 6 milhões de euros. Desta forma o Programa UE-PAANE é prorrogado de 36 para 60 meses, até Abril de 2016, para a implementação das suas atividades. O UE-PAANE segue as recomendações do Documento Estratégico Nacional de Luta contra a Pobreza (DENARP) onde se prevê a participação acrescida e uma implicação mais activa dos ANE no processo de desenvolvimento. Página 2 de 6

3 O UE-PAANE assenta numa lógica de reforço das capacidades e acompanhamento próximo dos ANE, de acordo com os ensinamentos tirados da intervenção realizada no quadro do 9º FED, através do projecto Reforço das Organizações da Sociedade Civil Guineense No Na Tisi No Futuru. O UE-PAANE pretende apoiar aos Actores Não Estatais no seu compromisso face aos desafios do desenvolvimento fortalecendo as suas capacidades para se tornarem ainda mais activos no processo de desenvolvimento. Tendo em conta o número de organizações guineenses, todos os níveis de estruturação dos ANE estão visados, embora tratados de forma diferenciada segundo a apreciação do nível de desenvolvimento de cada sector Resumo do UE-PAANE A lógica de intervenção do UE-PAANE encontra-se estruturada em dois eixos: 1º Apoio Institucional: visa acompanhar os ANE num percurso de reforço institucional que começa a partir da tomada de consciência do papel que devem desempenhar no processo de transformação política, institucional, económica e social do país e que desencadeia a participação efectiva dos ANE neste processo. Trata-se de agir sobre diferentes actores: a. Os ANE, incluindo os diferentes Media; b. O Ministério dos Negócios Estrangeiros, da Cooperação Internacional e das Comunidades, encarregue do seguimento dos ANE; c. A Direcção Geral da Comunicação, do Ministério da Comunicação Social, responsável pela política de comunicação. É de remarcar que os ANE são, prioritariamente, os beneficiários do reforço das capacidades. 2º Financiamento de Iniciativas dos ANE, nos diferentes domínios específicos da vida socioeconómica do país. Estas actividades e iniciativas de desenvolvimento serão um meio de apoiar o desenvolvimento socioeconómico e igualmente ferramentas para permitir a aprendizagem através da prática. O objectivo geral do UE-PAANE é o seguinte: Contribuir na consolidação da boa governação. E o objectivo específico é: Reforçar a participação, concertação e o compromisso dos Actores Não Estatais face aos desafios do desenvolvimento. Quanto aos resultados esperados, estão previstos os seguintes: 1º Eixo - Apoio Institucional Resultado 1 Os ANE melhoram a governação interna, assim como a capacidade de conceber acções de desenvolvimento e dialogar sobre as políticas de desenvolvimento. Resultado 2 As temáticas essenciais da actualidade socioeconómica e política do país são difundidas pelos media e a qualidade de informação cresce. 2º Eixo - Financiamento de Resultado 3 As capacidades operacionais dos ANE são Página 3 de 6

4 Iniciativas dos ANE consolidadas para a execução de micro projectos nos domínios socioeconómicos e de informação Actividade em que se insere o presente contrato O presente contrato insere-se no âmbito actividades de reforço de capacidades da Direção Geral de Coordenação da Ajuda Não-governamental do Ministério dos Negócios Estrangeiros, Cooperação Internacional e das Comunidades enquanto responsável pela coordenação e ligação entre as Organizações não-governamentais e o Governo, previsto no quadro do Eixo 1, Resultado 1, actividade A.1.9 Apoiar a criação no seio do Governo de uma estrutura Ad hoc para a concertação com os ANE. No quadro do reforço de capacidades previsto no programa UE-PAANE para o Ministério dos Negócios Estrangeiros, da Cooperação Internacional e das Comunidades, nomeadamente através da Direção Geral da Coordenação da Ajuda Não-governamental (DGCANG), o UE-PAANE tem mantido diversos encontros para definir os apoios que irão reforçar as suas capacidades. Nesses encontros e diálogos foi identificada como uma das necessidades a de reforçar as capacidades da DGCANG em termos de Gestão Administrativa e Secretariado. Esta capacitação irá abranger também o pessoal da Secretaria de Estado para a Cooperação Internacional (SECI) do Ministério dos Negócios Estrangeiros, da Cooperação Internacional e das Comunidades. 2. OBJECTO DO PRESENTE CONTRATO 2.1. Objectivos específicos do presente contrato Reforçar a capacidade do pessoal adscrito à DGCANG e SECI em Gestão Administrativa e Secretariado Analisar e melhorar o Manual de Procedimentos Administrativos da DGCANG Resultados a atingir pelo Consultor R1: Os técnicos participantes na formação melhoram os seus conhecimentos Gestão Administrativa e Secretariado. R2: Os técnicos participantes aplicam, no final do contrato, novas regras e métodos mais eficazes Gestão Administrativa e Secretariado. R3: Os técnicos da DGCANG contam com um manual de procedimentos administrativos, com ferramentas e modelos que orientam o seu trabalho. Página 4 de 6

5 2.3. Actividades Específicas Conceber um módulo de formação em técnicas em Gestão Administrativa e Secretariado que deve incluir entre outros conteúdos: Procedimentos administrativos e ofícios, Documentação e arquivo e Gestão financeira básica; Administrar um módulo de formação em técnicas de Secretariado e Administração, para 20 técnicos da DGCANG e SECI; Analisar e melhorar o Manual de Procedimentos Administrativos da DGCANG. Realização de tutorias ou formação on the job posteriormente à formação durante uma semana, acompanhando in loco ao pessoal na sua rotina diária e realizando recomendações de melhora na base da formação realizada e manual de procedimentos actualizado (arquivo de documentos, produção de relatórios, etc.) Produtos esperados Um manual de formação sobre Gestão Administrativa e Secretariado, com os conteúdos teóricos da formação (que devem incluir Procedimentos administrativos e ofícios, Documentação e arquivo e Gestão financeira básica), que deverá ser enviado para revisão e aprovação por parte da UGP e da DGCANG, com um prazo de 5 dias de antecedência da data de início da formação, e que deverá respeitar o modelo de manual do UE-PAANE previamente fornecido; Um Manual de Procedimentos Administrativos melhorado incluindo ferramentas e modelos; Um relatório da formação incluindo o período de tutorias, com especial enfoque para os resultados atingidos com a formação, os pontos positivos e negativos e as lições aprendidas (versão preliminar no máximo uma semana depois do final das tutorias e versão final após revisão e aprovação pela Coordenadora da UGP do UE-PAANE e da Directora Geral da Coordenação da Ajuda Não-governamental). 3. PERFIL DO CONSULTOR/A/S 3.1. Habilitações e competências Diploma universitário em Administração ou semelhante; Preferencialmente pós graduação ou mestrado numa área relevante para o presente contrato; Certificado de Formação de Formadores será uma mais-valia. Página 5 de 6

6 3.2. Experiência profissional Experiência como formador/a em técnicas de Secretariado e Administração; Experiência laboral nas áreas acima referenciadas; Experiência em reforço de capacidades de instituições; Preferencialmente ter experiência de trabalho no contexto Guineense; Conhecimento das instituições públicas da Guiné-Bissau é uma mais-valia. 4. LOGÍSTICA E CALENDÁRIO 4.1. Localização A formação decorrerá em Bissau, na sala de formação do escritório da UGP do UE-PAANE. As tutorias decorrerão no escritório da DGCANG Prazo de execução das tarefas O prazo de execução da missão compreende um total de 14 dias, distribuídos da seguinte forma: 2 dias para a preparação do trabalho 5 dias para implementar a formação 5 dias para realizar as tutorias in loco 2 dias para elaboração do relatório final da prestação de serviços, incluindo as duas fases: formação e de tutorias Outras informações de interesse O público-alvo dos serviços serão um máximo de 20 técnicos da DGCANG e SECI dos Ministérios dos Negócios Estrangeiros, da Cooperação Internacional e das Comunidades Previsão de calendário A previsão do calendário para realização desta formação é Março 2016, em datas a definir de acordo com a disponibilidade do formador(es)/a(s) seleccionado(s)/a(s) e da DGCANG e SECI Candidatura e Processo seleção Os interessados/as deverão apresentar, ate a data limite estabelecida nestes TDRs: a) Curriculum Vitae de todos os profissionais que serão envolvidos nesta prestação de serviços; b) Proposta técnica composta por proposta de metodologia de formação e das tutorias, programa de formação e plano de tutorias; e c) Proposta financeira (com todas as despesas incluídas salvo logística para a formação e sem IVA nos termos do artigo 31º, Anexo IV do Acordo de Cotonou). As candidaturas devem ser enviadas até ao dia 15 de Fevereiro de 2016 para o seguinte endereço electrónico: com CC a: No assunto do correio electrónico deve constar SEC/ADM/DGCANG/2016 UE-PAANE. Somente os/as candidatos/as pré-seleccionados/as serão contactados. * * * Página 6 de 6

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