INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCAÇÃO DO VALE DO JURUENA CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO GESTÃO EMPRESARIAL COM ÊNFASE EM PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS

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1 INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCAÇÃO DO VALE DO JURUENA CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO GESTÃO EMPRESARIAL COM ÊNFASE EM PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA - GESTÃO DE CRÉDITO E COBRANÇA EM EMPRESAS DE PEQUENO PORTE ESTUDO DE CASO Autor(a): Angelita Aparecida Macedo Orientador(a): Cynthia Cândida Corrêa ARIPUANÃ-MT/2013

2 INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCAÇÃO DO VALE DO JURUENA CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO GESTÃO EMPRESARIAL COM ÊNFASE EM PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA - GESTÃO DE CRÉDITO E COBRANÇA EM EMPRESAS DE PEQUENO PORTE ESTUDO DE CASO ANGELITA APARECIDA MACEDO Trabalho apresentado como exigência parcial obrigatório para à obtenção do titulo de Especialista em Gestão Empresarial com ênfase em Pequenas e Médias Empresas. ARIPUANÃ-MT/2013

3 Uma das coisas importantes na vida não é saber onde estamos, mas em que direção estamos indo. Oliver Wendell Holmes

4 RESUMO O tema se justificou devido à necessidade de se ter uma ideia da real situação da empresa estudada na área financeira de crédito e cobrança, tornando-se assim, relevante para a sociedade por apresentar a realidade vivenciada em muitas empresas de pequeno porte, e assim, auxiliar os empresários a terem um olhar clínico em relação às finanças empresariais e também adotar normas que zelem pelo bem estar financeiro da organização. Para a empresa é de suma importância o entendimento de suas finanças, para que, assim, possa efetivar politicas competitivas, que fomentem sua sobrevivência e permanência no mercado. Os procedimentos metodológicos empregados na pesquisa, quanto a seus fins foram: pesquisa exploratória, explicativa e descritiva; em relação aos meios: considerou-se um estudo de caso, pesquisa bibliográfica e documental. Os dados foram coletados através da observação sistêmica e com a aplicação de um questionário com perguntas fechadas, o tratamento e analise dos dados foi realizado de maneira qualitativa. No desenvolvimento da pesquisa, foi apurado que a empresa apresenta cerca de 90% de suas vendas a vista, o restante vendas a prazo (considerando também vendas no cartão e cheque em ambas as situações). No contexto financeiro, a empresa não apresenta controle efetivo de suas finanças, como consequência, não tem definido um programa de credito e cobrança, pois utiliza-se de métodos subjetivos e aleatórios no momento da concessão de crédito. Desse modo, as contas a receber compreendem 58% de seu capital parado nas mãos de terceiros (montante de contas a receber em relação giro/mês) e 4,86% se comparado (valor dos recebíveis) ao giro anual (no acumulado de doze meses). Portanto, a administração das finanças de uma empresa colabora para análises de futuros investimentos e sua estabilidade num ambiente competitivo. Palavras-chave: Finanças, crédito, cobrança, empresas.

5 SUMÁRIO INTRODUÇÃO REFERENCIAL TEÓRICO Conceito de Empresa Definição de Micro, Pequena e Média Empresa Micro e Pequena Empresa O Que é Administração Financeira e Orçamentária Politica de Crédito e Cobrança Crédito Cobrança METODOLOGIA Universo da Pesquisa Sujeitos da Pesquisa Métodos da Pesquisa Técnicas para a Coleta de Dados Técnicas para a Compreensão de Dados ANÁLISE E DISCUSSÃO DE DADOS Resultados da Pesquisa Considerações sobre a empresa Política de crédito Política de cobrança CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS ANEXOS APÊNDICES... 45

6 INTRODUÇÃO Micros e Pequenas Empresas (MPEs) são responsáveis por uma parcela significativa da economia mundial e nacional, um setor de grande relevância social e econômica. As MPEs são fundamentais no desenvolvimento econômico e social do Brasil, conforme estudos representam a maior parte de empresas economicamente ativas e também por postos de trabalho oferecidos. Contudo, observa-se a partir de estudos, que empresas de menor porte evidenciam falhas de gestão, o que consequentemente não permite sua manutenção e permanência no mercado. Desse modo, a globalização da economia fez com que a concorrência ficasse cada vez mais acirrada, e para ser economicamente viável e competitiva uma empresa independentemente de seu porte deve ser financeiramente saudável. Ser saudável financeiramente exige que haja uma ligação entre o controle organizacional e à capacidade administrativa da empresa em integrar diversos departamentos em prol de um objetivo comum. Deve-se procurar facilitar a gestão com métodos de monitoramento e acompanhamento do desempenho de cada célula que a compõem e avaliar os resultados esperados diante das expectativas futuras e/ou das previsões anteriores alcançadas. Portanto, a administração financeira é um dos principais pontos a serem abordados com maior critério pelas empresas. A partir da análise das finanças, pode-se tomar decisões estratégicas importantes para continuidade de seu desenvolvimento e permanência competitiva no mercado. Nesse contexto, muitas empresas de micro e pequeno porte encontram dificuldades na administração de suas finanças, principalmente no setor de contas a receber. Por isso, ter um controle dos créditos concedidos aos clientes e uma política de cobrança eficaz, muitas vezes auxilia no não desperdício financeiro pela inadimplência dos consumidores. Independente do ramo de atuação de uma empresa se vende bens ou serviços, cabe ao administrador determinar a melhor forma de recebimento, podendo utilizar os meios de venda à vista ou a prazo, concedendo crédito ou não a seus clientes. Parte do capital das empresas está ligada diretamente a contas a receber. Trabalhar esse setor, com adoção de praticas que viabilizem as atividades é

7 6 fundamental para a sobrevivência da organização, pois considerando as inúmeras questões que devem ser observadas e analisadas antes de se conceder o crédito aos clientes e também observar o processo de cobrança das contas pendentes, são medidas que contribuem para o sucesso da organização. O processo de concessão de crédito por meio do conhecimento e da subjetividade, sem uma política de cobrança definida, na maioria das vezes resulta na perca dos créditos concedidos, e assim, consequentemente afetando a saúde financeira da empresa. Observa-se que MPEs, normalmente não possuem uma política de concessão de crédito aos clientes e também não apresenta uma política de cobrança efetiva, que respalde por normas a atividade financeira da empresa. As atividades exercidas dentro da área de finanças voltadas para a concessão de crédito e cobrança não são feitas sob uma norma determinada em empresas de pequeno porte, ou seja, é realizada de modo aleatório levando em consideração o conhecimento e a subjetividade e não a real capacidade do pagamento, já em relação à cobrança apresentam falhas nesse âmbito não exercendo certos procedimentos que facilitem o recebimento e ajudem no controle das contas a receber. Dessa forma, o problema se originou da necessidade de se conhecer as ferramentas que podem ser utilizadas pelas empresas para que tenham maior e melhor efetividade no controle e concessão de credito e cobrança. Assim, questionase: Quais ferramentas podem ser utilizadas pelas empresas para que tenham eficiência e eficácia no controle da concessão de crédito e efetuação de cobranças dos créditos em atraso? Diante da problemática apresentada foram consideradas as seguintes hipóteses, as quais podem ser validadas ou refutadas: H1 Planejamento financeiro facilita o momento da decisão da concessão de crédito aos clientes. H2 O sistema de informatização é o melhor meio para controle de crédito e cobrança ou não, apenas auxilia no gerenciamento da informação. Conforme o problema apresentado tem-se como objetivo principal verificar quais ferramentas podem ser utilizadas pelas empresas para que tenham eficiência e eficácia no controle da concessão de crédito e efetuação de cobranças dos créditos em atraso.

8 7 Para o atendimento do principal objetivo foram elaborados os seguintes objetivos específicos: a) analisar as contas a receber e o montante de inadimplência; b) identificar como é realizado o processo de concessão de crédito e cobrança; c) verificar as formas de pagamento aceitas pela empresa; d) diagnosticar se a empresa tem um planejamento financeiro e; e) observar quais ferramentas podem ser implantadas para um melhor controle do crédito e cobrança. A justificativa dessa pesquisa se dá através do interesse da pesquisadora em estudar o tema, devido à necessidade de se ter uma ideia da real situação da empresa na área financeira de crédito e cobrança. O tema abordado possui grande relevância para a sociedade por apresentar a realidade vivenciada por muitas empresas de pequeno porte, e assim, auxiliar os empresários a terem um olhar mais clinico em relação às finanças empresariais e também adotar normas que zelem pelo bem estar financeiro da organização. Quanto ao meio acadêmico o estudo representa um conhecimento a mais em relação ao objeto de estudo. Como a empresa atua a mais de seis anos no comercio local, é de suma importância o entendimento de suas finanças, para que, assim, possa efetivar politicas competitivas, que fomentem sua sobrevivência e permanência no mercado. A monografia está estruturada da seguinte maneira, estando dividida em três capítulos: contendo uma introdução com o cenário do estudo e suas delimitações; o Capítulo I apresenta a fundamentação teórica do cenário global em que está envolvida a empresa foco do estudo. Posteriormente é apresentado Capítulo II que engloba a metodologia utilizada no estudo; o Capítulo III vem apresentar a discussão dos resultados obtidos com a pesquisa. E por fim, fazendo a colocação das considerações finais do estudo realizado.

9 1 REFERENCIAL TEÓRICO Neste capítulo, são abordados conceitos que na compreensão e entendimento do objetivo proposto, a partir de conceitos com embasamento teórico de empresa, compreensão da administração financeira, política de crédito e cobrança e demais conceitos. 1.1 Conceito de Empresa Empresa é definida no dicionário da língua portuguesa como: (ê) sf. 1. Aquilo que se empreende; empreendimento. 2. Econ. Organização particular, pública ou de economia mista, destinada à produção e/ou venda de produtos ou serviços. 3. Firma, sociedade. (XIMENES, 2000, p.355). Ferragut (2013) discorre atribuindo empresa à atividade econômica organizada, que visa à obtenção de lucros mediante o oferecimento, ao mercado, de bens e serviços, gerados mediante a organização dos fatores de produção, tais como força de trabalho, matéria-prima, capital e tecnologia. Portanto, há varias definições para empresa, de acordo com vários autores entende-se por empresa toda atividade econômica que tem por finalidade o lucro Definição de Micro, Pequena e Média Empresa Silva (2004) cita que segundo o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE, 2004): Pessoa Jurídica é uma entidade civil de direito público ou privado com ou sem fins lucrativos. Pode ser entendido também como um ente abstrato com características próprias. Pode ser classificada em micro, pequena, média e grande empresa, podendo ser, desde uma firma individual até uma empresa com operações em bolsa de valores. Firma individual pode ser entendida com uma pessoa natural, a qual se dedica a pratica comercial com fins lucrativos, que institui pessoa jurídica, a qual é constituída através de um ato jurídico, que estabelece formalmente as pessoas que a integram. A Lei de 05/10/1999, Art. 1º conceitua formalmente micro e pequena empresa, considerando: a) Microempresa: pessoa jurídica e a firma mercantil

10 9 individual com receita bruta anual igual ou inferior a R$ ,00 (duzentos e quarenta e quatro mil reais); b) Pequena empresa: pessoa jurídica e a firma mercantil individual que não esteja enquadrada como microempresa, que tenha receita bruta anual superior a R$ ,00 (duzentos e quarenta e quatro mil reais) e igual ou inferior a R$ ,00 (um milhão e duzentos mil reais). Valores alterados pelo Decreto n 5.028, de 31 de março de 2004: Art. 1º Os valores dos limites fixados nos incisos I e II do art. 2º da Lei n o 9.841, de 5 de outubro de 1999, passam a ser os seguintes: I - microempresa, a pessoa jurídica e a firma mercantil individual que tiver receita bruta anual igual ou inferior a R$ ,14 (quatrocentos e trinta e três mil, setecentos e cinquenta e cinco reais e quatorze centavos); II - empresa de pequeno porte, a pessoa jurídica e a firma mercantil individual que, não enquadrada como microempresa, tiver receita bruta anual superior a R$ ,14 (quatrocentos e trinta e três mil, setecentos e cinquenta e cinco reais e quatorze centavos) e igual ou inferior a R$ ,00 (dois milhões cento e trinta e três mil duzentos e vinte e dois reais). (Presidência da Republica, 2004). Existem outras formas de classificação utilizadas por outros órgãos, por faturamento (utilizado pelo BNDES) e numero de empregados (utilizado pelo SEBRAE), conforme demonstrado: a) Microempresa (ME) indústria: até 19 empregados, comércio/serviço: até 09 empregados; b) Pequena empresa (EPP) indústria: de 20 até 99 empregados, comércio/serviço: de 10 a 49 empregados; c) Média empresa indústria: de 100 a 499 empregados, comércio/serviço: de 50 a 99 empregados, e d) Grande empresa indústria: acima de 500 empregados, comércio/serviço: acima de 100 empregados Micro e Pequena Empresa Com o crescimento da competitividade entre empresas, nota-se que a micro e pequena empresa tem se destacado no desempenho de seu papel no âmbito econômico, de maneira a se destacar pelo grande número de emprego gerado e também por sua representatividade econômica. Argumentos mostram quão significante a participação de empresas de pequeno porte na economia de qualquer país, principalmente diante da globalização do comercio e da alta competitividade para se manter no mercado.

11 10 Dessa forma, Ramos (2007, p. 21) enfatiza que as pequenas e médias empresas desempenham também um relevante papel nos planos económico e social, estabelecendo a base de uma economia descentralizada. Com a competitividade cada vez mais acirrada, [...] a sobrevivência de uma empresa resulta da competência na satisfação dos clientes, da gestão dos recursos financeiros e humanos disponíveis. Desta forma, as características de pequenas empresas podem apresentar pontos fortes e pontos fracos no que se refere a sua competitividade, comparando-se com suas similares maiores, pela forma como são gerenciadas por seu principal executivo (CÂNDIDO, 1998, s.p.) 1. Observa-se que competitivamente, empresas de menor porte (Micro e Pequenas empresas - MPEs) detém flexibilidade, com maior capacidade de adaptação as alterações mercadológicas (mudanças econômicas, politicas, entre outros fatores internos e externos ao ambiente de atuação). Com facilidade de adaptação esses empreendimentos comerciais contribuem significativamente com o crescimento e o desenvolvimento econômico e social do país e da comunidade ao qual estão inseridas. Nesse sentido, influenciam e estimulam o empreendedorismo, gerando oportunidades de emprego e renda. Nesse contexto, Criar uma empresa verdadeiramente competitiva é, segundo Pereira [PER95], o principal desafio, tanto dos empreendedores já atuantes como daqueles que estão pensando em iniciar um empreendimento. [...] Entretanto, Ramos e Fonseca [CEN95], afirmam que as pequenas estruturas empresariais costumam ser mais ágeis e respondem, por conseguinte, às flutuações do mercado e às mudanças de hábito do consumidor com menos dificuldade que as empresas maiores (CÂNDIDO, 1998, s.p.). Cândido (1998, s.p.) enfatiza [...] o surgimento de uma pequena empresa se dá através de um empreendedor, que ao ser o principal executivo, acaba por influenciar a organização, dando-lhe seu próprio estilo em relação a características individuais como: arrojo, crenças, obstinação pelo trabalho e pelo sucesso. Nesse sentido o autor relaciona as palavras de Vieira (1995) e Pereira (1995), 1 Disponível em:

12 11 [...] que além de administrar, na maioria das vezes com falta do conhecimento de técnicas gerenciais, o empresário da pequena empresa, normalmente, exerce papéis de encarregado da produção, office-boy, vendedor, planejador de produção, controlador de custo, pagador, assistente técnico, chefe de manutenção, além de atender o cliente. Ainda, segundo Vieira, com o acúmulo de tarefas menos nobres, não existe tempo para planejar o negócio, pensar no futuro, conquistar novos clientes, reunirse com clientes tradicionais para ouvir suas críticas e sugestões. Este acúmulo de tarefas impede o empresário de perceber o surgimento de novas tecnologias que, segundo Pereira [PER95], eliminam a médio prazo atividades tradicionais que hoje são executas pelas pequenas empresas, alterando seu potencial de produtividade. (VIEIRA, 1995; PEREIRA, 1995, apud CÂNDIDO, 1998, s.p.) O autor cita ainda em seu estudo a pesquisa realizada através do SEBRAE (1993), a qual buscou identificar as deficiências gerenciais desse setor, que serviram como parâmetros no desenvolvimento de produtos (treinamento e consultoria) atuantes diretamente em fatores como qualidade e produtividade, a fim de aumentar a competitividade. Cândido (1998, s.p.) mostra que: A pesquisa, realizada identificou os seguintes níveis de deficiências: 40% não utilizavam planejamento de produção; 50% não utilizavam planejamento de vendas; 45% não utilizavam sistema de apuração de custos; 47% não utilizavam sistemas de controle de estoques; 85% não utilizavam técnicas de marketing; 80% não utilizavam treinamento de recursos humanos; 90% não utilizavam recursos de informática; 65% não utilizavam avaliação de produtividade; 60% não utilizavam mecanismos de controle de qualidade; 75% não utilizavam layout planejado. Dados que demonstram o despreparo dos pequenos empresários, no conhecimento da empresa e dos recursos que elas disponibilizam para competitividade e permanência no mercado. Melo (2010) cita Correia (2004), expondo os principais fatores que condicionam ao crescimento do setor são: - Difícil acesso ao crédito, por exemplo, alta taxa de juros e elevado custo de transação bancária, falta de garantias apropriadas e grau de endividamento; - Ausência de fornecedores locais de insumos e componentes; - Dificuldade de acesso a tecnologias, algumas delas importadas; - Baixo nível de inovações e de qualidade dos produtos;

13 12 - Acesso a mercados, por falta de divulgação ou pelo alto custo da logística de distribuição; - Baixo nível de informação e conhecimento; - Baixo poder de barganha, devido ao pequeno poder de compra e reduzida parcela de mercado; - Pouca iniciativa de ação coletiva, para aumentar as economias externas de escala (alianças e parcerias, associativismo); - Deficiência nos sistemas de controle e planejamento financeiro; - Baixo nível de qualificação dos recursos humanos; - Pouco acesso a serviços de apoio a padronização e conformidade dos produtos; - Limitada inserção internacional. (CORREIA, 2004 apud MELO, 2010, p.21) De acordo com estudos, os principais motivos de mortalidade de MPEs são atribuídos a fatores como empreendedorismo, desconhecimento de técnicas de administração e falta de planejamento financeiro, que engloba várias técnicas administrativas, as principais vendas, recebimentos e pagamentos. Neste estudo será abordada a administração financeira no âmbito crédito e cobrança, um dos gargalos que muitas empresas enfrentam, como atrasos de recebíveis e inadimplência na concessão de crédito. Antes do entendimento de crédito e cobrança, será abordada a temática sobre administração financeira. 1.2 O Que é Administração Financeira e Orçamentária Nos últimos tempos as mudanças observadas no cenário mercadológico tornaram o exercício das finanças um dos fatores indispensáveis para a determinação e permanência das empresas no mercado competitivo. A administração financeira é definida por Bodie, Merton (2002) como sendo o estudo de como as pessoas administram recursos escassos ao longo do tempo facilitando a tomada de futuras decisões e observam a existência de três áreas importantes para a tomada de decisões financeiras em um negócio: orçamento de capital, estrutura de capital e administração do capital de giro. Na gestão de uma empresa, o administrador financeiro precisa encontrar respostas para três tipos de perguntas importantes. Em primeiro lugar, que investimentos a longo prazo deve a empresa fazer? [...] Em segundo lugar, como podem ser levantados os recursos para os investimentos escolhidos? [...] Em terceiro lugar, como deve a empresa gerir suas atividades monetárias financeiras no dia-a-dia?[...] (ROSS; WESTERFIELD; JAFFE, 2008, p. 21)

14 13 Diante de um ambiente econômico instável, a administração financeira permite visualizar os recursos das empresas e como investi-los, ou seja, direcionalos para o lugar certo no intuito de conseguir o retorno desejado para a organização. Gitman (2004, p. 04) define finanças de maneira poética como a arte e a ciência da gestão do dinheiro. A área de finanças está voltada para as atividades administrativas organizacionais e preocupa-se com os processos, as instituições, os mercados, os instrumentos associados à transferência de dinheiro entre indivíduos, empresas e órgãos governamentais. O processo para a tomada de decisão em uma organização deve partir da avaliação financeira e depende muito do porte da empresa. Gitman (2004) discorre dizendo que o principio econômico utilizado pela administração financeira é a análise marginal, e que a tomada de decisão em uma empresa, pode ser feita somente quando os benefícios adicionais forem maiores que os custos adicionais. Os objetivos relacionados à área financeira de uma empresa estão ligados de modo direto ou indireto com a maximização do lucro para manter suas atividades adequadas a sua necessidade. A administração financeira proporciona ferramentas que permitem uma análise do andamento financeiro, sua ligação com a contabilidade torna ainda mais prática às análises provenientes do exercício, possibilitando as mudanças necessárias para que a organização continue sua atividade de maneira saudável. Através de uma análise financeira a empresa tem a previsão de uma projeção do futuro da organização, o que facilita e agiliza o processo de mudanças que serão necessárias e a aplicabilidade de recursos em investimentos que podem trazer maior rentabilidade a organização, ou futuras intervenções de capital de terceiros para manter-se em funcionamento. Dentro da Administração Financeira, diversas ferramentas são empregadas para que a empresa tenha embasamento para futuras mudanças e verificação de sua qualidade financeira. Uma das formas de se trabalhar finanças está envolvida em grande parte na gestão de contas a receber que são geradas no momento de uma venda a prazo, ou seja, está ligada a política de crédito que se envolve na realização da análise necessária no processo de vendas a prazo para os clientes e cobrança está voltada aos instrumentos utilizados para recuperar os créditos em atraso, podendo colaborar para que a empresa tenha um melhor controle financeiro

15 14 assegurando suas atividades, e possibilitando a empresa conhecer melhor seus clientes. As contas a receber representam uma importante fatia do capital financeiro de uma empresa, portanto, um dos grandes desafios de MPEs, segundo RENDE (2007), é conceder crédito sem comprometer a situação financeira da empresa. Portanto, a administração de contas a receber em empresas de menor porte, compreende um dos maiores problemas Politica de Crédito e Cobrança A política de crédito pode ser vista como uma forma de análise dos clientes em relação a sua real capacidade de pagamento das dívidas assumidas a partir do requerimento de uma venda a prazo. De acordo com a visão de Hoji (2008) a política de crédito estabelecida em uma empresa deve tratar dos seguintes aspectos: prazo de crédito, seleção de clientes e limite de crédito. Nesse sentido, sua finalidade é fornecer subsídios, que fomentem o processo de decisão de disponibilização de crédito aos clientes (pessoa física ou jurídica). Em virtude das mudanças frequentes em que o mercado econômico está exposto, surge a necessidade de se ter uma administração financeira bem definida, para que a empresa esteja bem subsidiada de recursos monetários para a execução de suas atividades. Um dos fatores que dificultam as atividades das organizações são os fatores ligados à política de crédito empregada no momento de se conceder crédito a seus clientes. Um dos componentes mais expressivos e que compõem o capital de giro de uma empresa envolve contas a receber originárias de vendas a prazo, Santos (2009). Desse modo pode-se afirmar que as empresas devem primeiramente aprender a administrar o seu capital de giro para que não acabem reféns dos créditos a receber. A atividade financeira envolvendo crédito a clientes deve ser feita com um bom andamento das finanças da empresa como também uma análise sucinta dos créditos a serem disponibilizados, para que a empresa não acabe obtendo prejuízos que possam mexer com suas atividades. Um dos aspectos que tornam os recursos das organizações onerosos são fatores ligados à administração das cartas de crédito e cobranças nas organizações,

16 15 Ross (2008) comenta que ao conceder crédito, consequentemente cria-se uma conta a receber. Para trabalhar com concessão de crédito, a empresa deve observar aspectos ligados à política de crédito: 1. Condições de vendas. Uma empresa precisa estabelecer certas condições ao vender seus bens e serviços a prazo. Por exemplo, as condições de venda podem especificar o prazo de crédito, o desconto por pagamento à vista e o tipo de instrumento de crédito utilizado. 2. Análise de crédito. Ao conceder crédito, uma empresa procura distinguir entre clientes que pagarão suas contas e clientes que não o farão. 3. Política de cobrança. As empresas que concedem crédito devem adotar uma política de cobrança quando ocorrer seu vencimento. (ROSS, 2008, p. 638) Ao se adotar o sistema de crédito a organização deve estar atenta a inúmeros fatores que estarão ligados ao caso de recebê-los ou não. Ter uma boa informação de seus clientes é um dos fatores relevantes na hora de se conceder o crédito, trabalhar com margens de risco também é importante para manter uma atividade financeira satisfatória e saudável, a fim de não comprometer as operações de compra de matérias-prima para atuação da empresa. Segundo Gitman (2006) em sua afirmação a decisão de crédito deve ser tomada com base em sólidos princípios financeiros e empresariais e conclui dizendo que é melhor ter um cliente potencial de crédito contrariado do que colocar em risco a empresa com um excesso de duplicatas a receber não cobradas. Durante o processo de concessão de crédito há necessidade de uma análise de risco, ou seja, verificar qual a possibilidade do cliente honrar seus compromissos, isso é possível com a verificação e análise de dados cedidos pelos clientes quando a empresa exige para que se possa ter parâmetros para a concessão de crédito. Uma política de crédito contém diretrizes de natureza mercadológica e financeira que têm efeito sobre vários parâmetros econômico-financeiros da empresa. Por sua vez, os vários elementos de uma política de crédito precisam ter sua importância hierarquizada, o que varia de empresa para empresa, ou de setor para setor. (SANTOS, 2009, p. 40)

17 16 No momento da concessão de crédito a empresa também deve levar em consideração alguns fatores que auxiliam nos prazos concedidos que são definidos por Ross (2008): - A probabilidade de que o cliente não pague. - O valor da conta. - A perecibilidade dos produtos. Gitman (2006) visualiza os cinco Cs como técnica para a concessão de crédito, a fim de dar o enfoque para sua análise sobre as dimensões-chave da capacidade de crédito de um requerente, estás são constituídas pela observação do caráter, capacidade, capital, colateral e condições. Esse processo de análise estabelece e facilita a tomada de decisão de quando e quanto conceder crédito a um cliente. Ross (2008) acrescenta que muitas empresas utilizam essas diretrizes como meio de análise para a concessão de crédito. Outro ponto em relação à concessão de crédito está voltado a um fator que leva a inadimplência, isso devido muitas vezes existir em grande parte a subjetividade no momento da análise, ou seja, a concessão do crédito através da aparência do cliente ou pelo conhecimento, todas essas características podem contribuir: Para aumentar a inadimplência, trazendo graves problemas financeiros para as empresas e tornando-se um dos principais causadores do fechamento de muitas delas. Para resolver esse problema, as empresas devem ter uma Política de Crédito, cujo objetivo principal é acabar com a informalidade e a subjetividade no processo de concessão de crédito. (RENDE, 2007, p.25). As empresas que optam por conceder crédito acabam assumindo um risco de inadimplência, que na maioria das vezes acontece por vários motivos, desde uma dificuldade financeira por parte do cliente até uma atitude de má fé. Uma das principais maneiras abordadas para se evitar é agir de modo preventivo, através de regras já colocadas no momento da analise para concessão do crédito. No entanto, uma política para concessão de crédito nada mais é do que a disponibilização de um valor através de uma promessa de pagamento futuro, que deve ser rigorosamente analisado e controlado para que não haja significativas percas para a organização. Quando uma empresa resolve optar em conceder crédito diretamente acaba se expondo ao risco de inadimplência, podendo ou não receber

18 17 todos os créditos em atraso, no entanto, a empresa também deve adotar uma forma correta em busca de receber os créditos em atraso, para que não acabe tendo sérios problemas financeiros. A disponibilidade de crédito aos clientes reflete seus fatores para o setor de contas a receber, que necessita de uma política de cobrança eficiente e pessoas treinadas para efetuarem a cobrança das duplicatas vencidas. Ross (2008) define cobrança como sendo o processo de obtenção do pagamento de contas vencidas. A política de cobrança da empresa compreende os procedimentos adotados para cobrar as duplicatas a receber quando elas vencem. A eficiência da política de cobrança da empresa pode ser avaliada parcialmente, observando-se o nível dos inadimplentes ou incobráveis. Esse nível depende não só da política de cobrança, mas também da política em que se baseou a concessão do crédito. (GITMAN, 2002, p. 709) De acordo com as definições de Bodie, Merton (2002) entre inúmeros métodos de aceleração do processo de cobrança, está à melhoria da eficiência no processo de cobrança, destacando os pontos em que há o oferecimento de descontos para os clientes que pagam em dia e a cobrança de juros sobre duplicatas atrasadas. Mesmo tomando todas as precauções, fazendo um cadastro completo dos clientes e adotando uma política de crédito adequada para as vendas a prazo, alguns clientes acabam atrasando o pagamento de suas prestações. Quando isso ocorre, o empresário se vê diante da temível inadimplência, que pode comprometer o equilíbrio financeiro da sua empresa. (RENDE, 2007, p.45) As atividades de cobrança devem ser adequadas às necessidades da empresa. Quando se opta pela venda a prazo, o empresário já deve ter uma visão clara dos procedimentos necessários baseados em normas da empresa, para que consiga efetuar o recebimento das contas em atraso. Sanvicente (2009) comenta que a finalidade da política de cobrança está refletida exatamente nessas observações: ela existe para que vendas já efetuadas efetivamente transformem-se em recebimentos.

19 18 A cobrança deve ser desenvolvida de modo que em sua execução tenha sempre um respeito ao cliente, flexibilidade da empresa, observação de normas e da legislação vigente no âmbito de defesa do consumidor. Existem diversas formas para o procedimento de cobrança, Gitman (2006) descreve que á medida que uma conta se torna cada vez mais atrasada, os esforços para a cobrança da mesma, passa a ser mais pessoal e intenso e lista algumas possibilidades de acordo com o processo e o tempo de atraso da duplicata, exemplos como: cartas, telefonemas, visitas pessoais, agencias de cobrança e em último caso uma ação legal. Segundo Pedreira (2013), em seu artigo destaca o acompanhamento da atividade pode detectar o cliente que paga seus débitos mesmo em atraso. Dependendo da gravidade durante análise o credor pode definir qual providencia a ser tomada para a cobrança da dívida e podendo ser iniciada a partir do primeiro dia de atraso. Portanto, estabelecer crédito é um processo que exige rigor e análise, para que se tenha êxito nesse processo ter uma política de cobrança também é fundamental para que a empresa não perca com a inadimplência e consiga receber as dívidas atrasadas Crédito Crédito deriva da palavra latina credare, cuja expressão significa confiar ou acreditar, portanto, o ato de confiar inspira cuidados importantes na determinação de análise e concessão de crédito. No entanto, conceder crédito, consiste no ato de vender bens e/ou serviços a prazo, com a promessa de pagamento futuro o que caracteriza o estabelecimento de confiança entre quem disponibiliza o crédito (credor) e quem adquiriu o crédito (devedor). Castro Neto e Sérgio (2009, p.20), assim como Tsuru e Centa (2009, p. 18) utilizam as palavras de Schrickel (2000, p.24) para definir crédito é todo ato de vontade ou disposição de alguém de destacar ou ceder, temporariamente, parte de seu patrimônio a um terceiro, com a expectativa de que esta parcela volte a sua posse integralmente após decorrido tempo estipulado. No comércio e na indústria, o crédito geralmente assume o papel de facilitador da venda, conforme Silva (2000, p.64) apud Castro Neto e Sérgio (2009,

20 19 p.20), os autores acrescentam, que o crédito cumpre relevante papel econômico e social, pois viabiliza a circulação da riqueza e o atendimento às necessidades dos agentes econômicos. Segundo Rende (2007, p.25) A venda de bens e serviços a prazo é prática comum no mercado, como forma de facilitar o fechamento da transação comercial. Porém, caso a decisão de dar crédito aos clientes não seja baseada em critérios e normas bem definidos e claros, o crédito acaba sendo concedido apenas de acordo com aspectos subjetivos (aparência do cliente, percepção do vendedor etc.). Essa maneira de avaliar o cliente e conceder-lhe crédito contribui para aumentar a inadimplência, trazendo graves problemas financeiros para as empresas e tornando-se um dos principais causadores do fechamento de muitas delas. No entanto, conceder crédito sem um procedimento formal, acaba caracterizando problemas financeiros para empresas, no intuito de diminuir o risco na concessão do crédito ao cliente, necessita-se de um procedimento formal, através da politicas de crédito, que tem como principal objetivo, acabar com a informalidade e a subjetividade no processo de concessão de crédito (RENDE, 2007, p. 25) Muitas empresas encontram dificuldades na concessão e nas cobranças de cliente devedores, processo que normalmente é realizado de modo improvisado e com amadorismo, ou seja, sem a utilização de regras e pessoas especializadas, isso porque empresas de menor porte, em grande parte possuem um proprietário centralizador (que centraliza o poder de decisão), e acaba de modo intuitivo realizando esse processo. Castro Neto e Sérgio (2009, p.21) ponderam Silva (2000, p.68) que escreve que o crédito a) possibilita que as empresas aumentem o seu nível de atividade; b) estimula o consumo, influenciando na demanda; c) ajuda as pessoas a obterem moradia, bens e alimentos; d) facilitam a execução de projetos para os quais as empresas não dispõem de recursos próprios suficientes. Apesar dos diversos fatores favoráveis, o simples fato de se conceder crédito a um cliente inspira critérios de escolha (tomada de decisão). No cotidiano, as pessoas são impulsionadas a tomarem decisões, não diferente, conceder crédito dispõe de alternativas, como experiências anteriores, conhecimento e métodos

21 20 (instrumentos e técnicas) que dão embasamento e auxiliem no processo decisório de concessão de crédito. Nesse processo, há a necessidade de entendimento que ao disponibilizar crédito para um possível aumento de vendas, junto incorre o risco no momento da liquidação desses valores a receber, de possíveis perdas financeiras de devedores duvidosos. A empresa deve-se valer de informações confiáveis e integras, ou seja, quanto mais confiável for à informação, menor será o risco corrido. Intuitivamente, risco significa incerteza, imprevisibilidade, um fator que pode acontecer e contrariar as expectativas iniciais, de acordo com Castro Neto e Sérgio (2009, p.21). Conforme os autores, risco de crédito pode ser definido como a probabilidade de que o recebimento não ocorra. Contudo, diretamente as decisões de crédito estão vinculadas a saúde financeira da empresa fornecedora do crédito e do tomador do crédito, dessa forma, entende-se que para se conceder crédito, à empresa deve estar atenta a área de finanças e também analisar minuciosamente as informações cedidas pelo cliente, a fim de facilitar o processo e avalição do risco. A partir do momento que a empresa assumir o riso com crédito concedido, ela também será responsável por definir os limites disponíveis a cada cliente, de tal forma que seja expresso o valor de crédito máximo, tornando-se assim, uma ferramenta que facilita e torna mais ágil uma futura negociação Cobrança Toda empresa que faz concessão de crédito por meio de vendas a prazo, deve obrigatoriamente ter definido um planejamento de cobrança, em outras palavras, deve estabelecer normas claras e objetivas para efetuar a cobrança de clientes inadimplentes. Fica a máxima, toda venda a prazo realizada, consequentemente caracteriza o comprometimento de uma parcela do patrimônio da empresa. Mesmo tomando todas as precauções, fazendo um cadastro completo dos clientes e adotando uma política de crédito adequada para as vendas a prazo, alguns clientes acabam atrasando o pagamento de suas prestações. Quando isso ocorre, o empresário se vê diante da temível inadimplência, que pode comprometer o equilíbrio financeiro da sua empresa. (RENDE, 2007, p.45)

22 21 A adoção de uma politica de cobrança eficiente pode não reduzir o índice de inadimplência, mas poderá minimizar os impactos das perdas financeiras provenientes da venda a prazo. Portanto, Rende (2007, p.45) enfatiza que: O empresário que decide efetuar vendas a prazo deve definir os procedimentos de cobrança que deverão ser adotados tão logo ocorra a inadimplência. Para combater esse mal, o principal remédio é agir com rapidez. Ou seja, iniciar prontamente o processo de cobrança, para receber os recursos financeiros em atraso, a fim de preservar a saúde financeira da empresa. Conforme Rende (2007) o empresário deve agir com rapidez, com atitudes cuidadosas, ou seja, agir com cautela, pois o empresário deve entender que cobrança não é punição, e assim, [...] estabelecer um equilíbrio entre a necessidade de recuperar o capital da sua empresa e o risco de perder um cliente e de denegrir a imagem da sua empresa (LIMA, 2010, p.61). Diante disso, há necessidade de se empregar métodos ou procedimentos que organizem e deem viabilidade a aspectos importantes no setor de cobrança, assim, Rende (2007) conclui que: Os procedimentos são rotinas e tarefas a serem executadas, as quais devem ser baseadas nos critérios e diretrizes definidos pela empresa. As atividades de cobrança devem ser estruturadas de acordo com o tamanho e a necessidade da empresa. Para a grande maioria das micro e pequenas empresas, basta designar e treinar um colaborador para ser o responsável pela execução e pelo controle do trabalho de cobrança (RENDE, 2007, p.48). Portanto, quando se inicia o trabalho de vendas a prazo consequentemente, necessita-se de uma politica de cobrança estruturada e também flexibilidade financeira, pois a empresa estará exposta ao risco de concessão do crédito, dessa forma devem-se idealizar ambos os processos nos moldes da empresa, permitindo assim, o desenvolvimento mais adequado das técnicas de concessão e cobrança dos créditos, sem comprometer a saúde da organização.

23 2 METODOLOGIA 2.1 Universo da Pesquisa O estudo teve como universo a empresa X que atua no ramo de varejo de bebidas, em especial a visualização do setor de finanças crédito e cobrança. 2.2 Sujeitos da Pesquisa Vergara (2000) dispõem como sujeitos de uma pesquisa todas as pessoas que forneceram os dados necessários para execução da pesquisa, portanto, os sujeitos da pesquisa foram os sócios da empresa. 2.3 Métodos da Pesquisa Para construção e classificação da pesquisa, utilizou-se como base teórica as concepções apresentadas por Vergara (2007), que a define em relação aos seus meios e fins. Quantos aos fins: considerada como exploratória, com metodologia que propicia o levantamento de informações sobre a empresa foco do estudo, delimitando um campo de trabalho e observando as condições em que a empresa está posicionada e se relaciona em virtude da área financeira, especificamente as atribuições de contas a receber. Pesquisa explicativa que segundo Gil (1999, p. 44) têm como preocupação central identificar os fatores que determinam ou que contribuem para a ocorrência dos fenômenos. A utilização da pesquisa explicativa proporciona explicar os fenômenos que estão relacionados à empresa, propondo identificar os fatores que são relevantes dentro da área de estudo e que determinam ou que contribuem para a ocorrência dos fenômenos como a concessão de crédito a clientes e eventuais cobranças. E por fim como descritiva, por expor as principais características da organização e obter uma relação entre o estabelecimento e suas variáveis em questão da área abordada no estudo. Uma das técnicas utilizadas foi à observação sistêmica do ambiente. Para Vergara (2000) pesquisa descritiva expõe

24 23 características de determinada população ou de determinado fenômeno. Pode também estabelecer correlações entre variáveis e definir sua natureza. Quanto aos meios: Estudo de caso: nesta pesquisa será focalizada uma determinada empresa, utilizando de modo empírico uma investigação no local de trabalho, através da observação sistemática não participante com o propósito de coletar dados de modo natural sem intervenção. Através do embasamento teórico em livros de autores renomados e estudos realizados disponíveis na rede mundial de computadores, que proporcionarão a coleta de informações necessárias para a realização da pesquisa. E pesquisa documental, com a verificação de documentos, como notas que foram cedidas pela empresa para coleta de dados fundamentais para a pesquisa, Severino (2007) contribui dizendo que a pesquisa documental tem como fonte documentos no sentido amplo, ou seja, não só de documentos impressos, mas, sobretudo, de outros tipos de documentos, tais como jornais, fotos, filmes, gravações, documentos legais. 2.4 Técnicas para a Coleta de Dados Na coleta de dados foi utilizada a observação sistemática, que possibilitou o levantamento de dados contribuindo para a formação de opinião e desenvolvimento da pesquisa. Foi aplicado um questionário com perguntas fechadas, para obtenção de informações pertinentes a pesquisa. As perguntas que seguem junto ao apêndice A, serviram como referência e auxilio ao alcance dos objetivos propostos. E demais dados foram obtidos através das analises feitas ao montante de notas e pedidos de vendas cedidas pela empresa. 2.5 Técnicas para a Compreensão de Dados Os dados foram compreendidos em sua maioria, por método qualitativo, através de embasamento teórico e a partir da análise quantitativa do estudo, com a formulação de dados numéricos obtidos na pesquisa.

25 3 ANÁLISE E DISCUSSÃO DE DADOS 3.1 Resultados da Pesquisa Este capítulo apresenta o resultado da pesquisa realizada com os gestores da empresa. Os resultados serão mostrados com o auxilio de dados quantitativos e qualitativos, proporcionando um melhor entendimento dos dados obtidos na pesquisa Considerações sobre a empresa No estudo realizado pode-se observar que a empresa atua no ramo de varejo de bebidas, é uma empresa familiar, há pouca abertura e/ou flexibilização em relação à novos conhecimentos e inovação, dando assim, preferencia ao conhecimento empírico e subjetivo. Dessa forma, na área financeira, consequentemente não se tem definido um controle de crédito e cobrança e também não há planejamento financeiro (curto, médio e longo prazo). As vendas são realizadas em sua totalidade aproximadamente 90% à vista e 10% a prazo, das quais cerca de 75% à vista (em dinheiro), 9% no cartão (à vista e a prazo), 11% em cheque (grande parte à vista) e 5% no crediário. É observado que mesmo não havendo um programa de concessão de crédito a empresa possui muitos clientes, e não há uma quantificação dos mesmos, pois não há o credenciamento desses clientes. São poucos os clientes que possuem crédito em aberto, esses são escolhidos através do conhecimento (modo subjetivo), permitindo que apenas as pessoas muito conhecidas tenham a concessão de crédito, feito de modo aleatório sem seguir uma regra. Compreende-se que a receita de vendas estimada pela empresa seja de giro rápido, através das vendas à vista. Isso também garante que a empresa trabalhe sem a preocupação do recebimento de clientes em atraso, para o cumprimento dos compromissos advindos da atividade empresarial. Ou seja, a forma optada pela empresa em trabalhar, é uma maneira de garantir o pagamento de seus fornecedores, e cumprir com as obrigações que compreende a atividade desenvolvida.

26 25 No momento de se conceder crédito ao cliente, não há nenhuma formalidade e/ou burocracia imposta por parte da empresa, ou seja, não faz analise do cliente, não pede nenhum tipo de documentação, para que assim possa analisar os dados e poder tomar uma decisão em definir se concede ou não crédito aos clientes. Mas há o julgamento subjetivo, que faz jus ao conhecimento da pessoa. Contudo, a empresa possui um número considerado baixo de clientes que possuem crédito, isso porque, as vendas realizadas em grande parte são a vista. Conforme análise de documentos (notas e/ou pedidos de venda) pode ser observado que existem cerca de 150 (cento e vinte) clientes em contas a receber, totalizando um montante de aproximadamente R$ ,00 (setenta mil reais), que foram acumulando durante o decorrer dos anos (2011 a meados 2013). Diante do giro de aproximadamente R$ ,00 (cem mil reais) por mês (considerando o período de maio de 2012 a maio de 2013), ao evidenciar o total de contas a receber (o acumulado) em relação ao giro/mês, a empresa tem cerca de 58% de seu capital parado nas mãos de terceiros, mas se o montante das contas a receber for rateado e/ou igualmente distribuído por doze meses, observa-se assim, que a empresa terá aproximadamente 4,86% de seu capital em contas a receber. Portanto, do total de contas a receber aproximadamente 80% pode ser considerado recebível, pois mesmo que demore consegue-se receber, o restante (20%) é considerado como valor perdido, ou seja, irrecuperável, que representam à categoria de inadimplência. Outro ponto observado diante dos créditos concedidos é a falta de um limite estipulado para cada cliente e também o desuso de uma regra para concessão e cobrança dos créditos em atraso. O montante de inadimplência pode ser considerado baixo diante do giro mensal que a empresa possui. Mas dentro das irregularidades que apresenta em relação à concessão de crédito e a falta da cobrança, ela pode ser vista como um montante grande em relação ao total de crédito concedido. A empresa não possui um sistema de cobrança. Nesse âmbito pode ser dito que a empresa é acomodada, ou seja, espera o cliente vir até ela efetuar o pagamento dos débitos em atraso. Um dos fatores que gera um tumulto nesse setor de contas a receber é o fato de serem deixados de lado detalhes, como a data da compra dos clientes que na maioria das vezes não é colocada, falta o cadastramento de clientes, o que acarreta a desorganização das cobranças que poderiam ser realizadas de maneira eficiente.

27 26 Portanto, se não forem tomadas algumas decisões rápidas em relação a esses dois fatores, pode ocorrer que futuramente a empresa tenha um grande desfalque financeiro. A administração das finanças de uma empresa colabora para análises de futuros investimentos possíveis, e principalmente da garantia de como andam as atividades da organização e sua sobrevivência no mercado. Dentre as atividades financeiras que uma organização precisa para se manter no mercado, está à política de crédito e cobrança, que identificam o principal componente da área e que garantem o capital de giro para suas atividades Política de crédito A administração do capital de giro de uma empresa depende muito das técnicas utilizadas para ter um melhor controle. Um dos pontos importantes para a saúde financeira de uma organização está voltado para as técnicas de concessão de crédito e a forma que é realizada a administração de suas contas a receber, principalmente no envolvimento com técnicas utilizadas para a cobrança. O fator verificado dentro do estudo mostra que não há uma preocupação em seguir certa burocracia no momento da decisão de se conceder crédito, ou seja, há falta de documentação exigida pela empresa, que realmente comprove a capacidade do cliente em pagar suas dívidas. Mesmo que a empresa tenha se projetado em grande parte para vendas á vista, algumas exceções merecem ter uma definição de estratégias que facilitem o processo de concessão de crédito. Gerenciar duplicatas a receber é um dos maiores problemas financeiros que as pequenas empresas enfrentam. Empresas pequenas tem falta de pessoal e processos necessários para tomar decisões de crédito fundamentadas. Adicionalmente, elas estão ansiosas para aumentar o volume de vendas através da concessão de crédito, algumas vezes incorrendo em dividas incobráveis no processo. Frequentemente, os clientes de credito de empresas pequenas são negócios locais gerenciados por amigos pessoais, o que torna a decisão de negar o crédito particularmente difícil. No entanto, a decisão de credito deve ser tomada com base em sólidos princípios financeiros e empresariais. É melhor ter um cliente potencial de credito contrariado do que colocar em risco a empresa com um excesso de duplicatas a receber não cobradas. (GITMAN, 2006, p. 521). Nesse sentido, Gitman (2002) discorre que:

28 27 A seleção de crédito de uma empresa envolve determinar se o crédito deve ser concedido a um cliente e o limite quantitativo a ser concedido a ele. Fontes apropriadas e métodos de análise de crédito devem ser desenvolvidos, pois cada um desses aspectos é importante para a administração bem-sucedida das duplicatas a receber. (GITMAN, 2002, p.696). Segundo Ross (2009) a partir do ponto de vista contábil, quando um crédito é concedido, cria-se uma conta a receber. Comenta também em sua obra que se uma empresa optar pela concessão de crédito, ela deverá ter em vista alguns procedimentos para a concessão de crédito e como serão realizadas as cobranças, apresenta também três componentes da política de crédito: 1. Condições de venda. Condições sob as quais a empresa vende seus produtos e serviços em troca de pagamento à vista ou a prazo. 2. Análise de crédito. O processo pelo qual é determinada a probabilidade de que o cliente não pague. 3. Política de cobrança. Procedimentos adotados pela empresa para cobrar as contas a receber. (ROSS, 2008, p. 638). A falta de uma política de concessão de crédito pode causar alguns problemas para a empresa, como é o caso visto no estudo, à empresa não está apegada em parâmetros que colaborem no momento da concessão de crédito. Para a concessão de crédito a empresa deve seguir uma sequência de medidas que a auxiliarão de maneira adequada na utilização de métodos que contribuirão para ganhos significativos no processo de concessão de crédito e diminuição de inadimplência, segundo Rende (2007) deve-se levar em consideração: 1. Cadastro. Inadimplência: representa o volume de recursos de vendas a prazo em atraso, que pode ser apurado na forma de índice, por meio do seguinte calculo: Inadimplência % = Créditos em atraso x 100 Vendas a prazo Ficha cadastral: são anotadas as informações necessárias para a avaliação dos clientes, ou seja, para formar um conceito a respeito da capacidade e condição dos clientes de pagarem as prestações

29 28 geradas pela venda a prazo (seguem os modelos de ficha cadastral nos Anexos 1 e 2). Documentação: todos os dados registrados na ficha cadastral devem ser conferidos com base nos documentos apresentados pelo cliente, que geralmente são: - Carteira de Identidade; - CPF - Comprovante de residência; - Comprovante de renda A apuração da renda e do patrimônio dos clientes é decisiva para indicar sua capacidade de pagamento, por isso é importante a apresentação dos documentos que comprovam a condição econômico-financeira dos clientes. Os mais usuais são: - Carteira de trabalho; - Contracheque; - Declaração anual de Imposto de Renda; - Escritura registrada de imóvel; - Certidão de registro e Licenciamento de veículo. Atualização cadastral: em razão de mudanças que ocorrem ao longo do tempo na situação financeira e no patrimônio das pessoas, não basta fazer o cadastro do cliente uma única vez. É necessário realizar atualizações periódicas, para manter, aumentar ou reduzir o crédito do cliente. 2. Crédito. Prazos e plano de financiamento (30/60/90 dias ou parcelas etc.); Taxas de juros a ser praticada; Atribuição de limite de crédito para cada cliente e metodologia para calculo desse limite; Limite máximo de comprometimento da renda do cliente com as prestações; Liberação de crédito para cliente novo; Avaliação das restrições cadastrais; Instrumentos de crédito a serem utilizados; e Garantias fornecidas pelo cliente. (RENDE, 2007, p.13). A empresa deve observar alguns pontos principais para a concessão de crédito a seus clientes, independente se é direto ao consumidor ou a outras empresas, ou seja, a empresa deve estipular as condições de pagamento de seus serviços ou produtos (podendo ser à vista ou a prazo), deve fazer uma análise de crédito e também estabelecer uma política de cobrança. Os principais componentes de uma política de crédito são descritos por Santos (2009) através: a) Prazo de recebimento: o prazo concedido aos clientes é tido como um dos pilares da política de crédito e pode afetar parâmetros econômicos de uma organização, normalmente os prazos para pagamento são padronizados e podem ser aumentados de acordo com a situação financeira da empresa, observando que o

30 29 alongamento dos prazos para pagamento acarretando conseqüências como um maior investimento em contas a receber, que se reflete no capital de giro e em outros custos financeiros da empresa. b) Critérios de aprovação de crédito: métodos de análise do cadastro do cliente requerente de compra a prazo, através de uma observação rigorosa da documentação exigida pela empresa. c) Limite de crédito: no intuito de minimizar a inadimplência, a empresa deve estabelecer um valor máximo de venda a prazo para cada cliente, de modo a ser compatível com a situação financeira do requerente ao crédito. d) Condições financeiras do crédito: deve-se definir condições financeiras da venda a prazo, como por exemplo, descontos no pagamento antecipado e/ou juros por atraso no pagamento. e) Tratamento dispensado aos clientes inadimplentes: estabelecimento de algumas ações que podem ser tomadas em relação aos clientes inadimplentes, como métodos de cobrança e critérios de protesto de duplicatas vencidas, bem como a renegociação das dívidas em atraso. Tendo em vista que a empresa segue certos conceitos, verifica-se que há fragilidade no momento da concessão do crédito, pois não tem como fazer análise das características do cliente, devido não trabalhar com exigências de documentação para as devidas análises, que é realizada de forma superficial, ou seja, disponibiliza crédito a seus clientes de acordo com seu conhecimento. Diante de um trabalho de análise dentro de parâmetros e a utilização métodos que possam ser aderidos pela empresa, fica mais fácil que a mesma consiga analisar melhor seus clientes. Segundo Hoji (2001) e Gitman (2006), a análise de crédito pode ser feita através da técnica conhecida como 5 Cs, que se referem a alguns itens que devem ser analisados em conjunto no momento da decisão de concessões de crédito, como: 1. Caráter: item mais importante na análise de crédito. A avaliação do caráter do cliente, apesar do alto grau de subjetividade, por se referir a aspectos morais e éticos, é muito importante, porque vai depender da sua integridade ética (honestidade) para saldar compromissos financeiros. 2. Capacidade: a firme determinação de pagar (caráter) não terá validade se o cliente não tiver capacidade de saldar seus compromissos financeiros. O potencial de o cliente saldar seus compromissos financeiros pode ser obtido por meio da análise das demonstrações financeiras e informações financeiras adicionais.

31 30 3. Capital: a análise da estrutura econômica e financeira propicia o conhecimento do nível de solidez financeira da empresa. Analisa-se, por exemplo, o nível de imobilização em relação a patrimônio liquido, o nível de investimentos em máquinas, equipamentos e tecnologias. 4. Colateral: é uma palavra em inglês que significa garantia. O colateral é utilizado para contrabalançar ou reforçar a fragilidade de um ou mais C dos quatro outros itens. Pode ser representado por ativos tangíveis ou ativos financeiros, desde que cubram o período de crédito concedido, ou seja, por meio de hipoteca, fiança pessoal prestada por proprietário de imóvel devidamente registrado, fiança bancária ou seguro-garantia etc. 5. Condições: as condições atuais e o cenário econômico em que a empresa estará inserida devem ser avaliados em conjunto com o ramo de atividade em que ela atua. Se for esperada forte recessão, mas o ramo de atividade em que a empresa atua for substancialmente promissor, o risco de inadimplência será minimizado. Um dos pontos observados na empresa que foi estudada é o fato de que as vendas realizadas em sua grande maioria são feitas à vista através da aceitação de cartão de crédito ou débito, cheque e principalmente no dinheiro. As concessões de crédito são feitas para clientes já conhecidos, mas sem utilização de técnicas próprias para essa realização. Com a aplicação da técnica correta, utilizando certa burocracia à empresa conseguirá fazer uma boa análise do cliente e responder a técnica dos 5 Cs. Nesse sentido a burocracia empregada na empresa facilita a tomada de decisão nesse âmbito, para ter certa eficiência deve ser proposto que o cliente apresente documentos que auxiliarão na concessão ou não do crédito ao requerente. A forma como a empresa trabalha a concessão de crédito está de certa forma errada, pois é realizada pelo conhecimento do cliente e não por sua capacidade de pagamento, o que muitas vezes acarreta a inadimplência. Unicamente o conhecimento em relação ao cliente não quer dizer que ele vai pagar, na maioria das vezes há o aproveitamento da situação agindo de má fé e acaba em prejuízo para a empresa. As empresas que têm e praticam uma Política de Crédito própria costumam ter índices de inadimplência bem menores que aquelas que não têm normas claras para concessão de crédito e o fazem apenas com base na intuição, de acordo com "a cara" do cliente. A venda de bens e serviços a prazo é prática comum no mercado, como forma de facilitar o fechamento da transação comercial. Porém, caso a decisão de dar crédito aos clientes não seja baseada em critérios e normas bem definidos e claros, o crédito acaba sendo concedido apenas de acordo com aspectos subjetivos (aparência do cliente, percepção do vendedor etc.). (RENDE, 2007, p.25).

32 31 O modo como é trabalhado o fator crédito na empresa deve ser revisto e buscar uma saída para essa forma de avaliar o cliente e conseguir atribuir novas formas de análise, para evitar que o índice de inadimplência aumente. Com o auxílio de métodos eficazes para a análise da capacidade real de pagamento do cliente, alguns dados podem ser colhidos de modo satisfatório para a tomada de decisão em relação à concessão de crédito se seguido corretamente. Uma boa análise dos dados fornecidos pelo cliente pode trazer as seguintes conclusões: Tabela 01: Conclusões durante uma análise para concessão de crédito. Fonte: RENDE (SEBRAE, 2007) O equilíbrio entre o melhor resultado financeiro, por meio do aumento das vendas, e a menor exposição ao risco é que deve prevalecer. Ou seja, a decisão sobre conceder ou não crédito deve sempre contrabalançar a necessidade de vender com a real capacidade de pagamento do cliente. (RENDE, 2007, p.26). Muitas vezes se faz necessário uma equipe ou até mesmo um profissional que tenha um bom conhecimento da área e que possa auxiliar a empresa nesse