4. BANCO DE COMPETÊNCIAS PROPOSTA DE UMA FERRAMENTA DE APOIO À DECISÃO DE CAPACITAÇÃO DE RH

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1 4. BANCO DE COMPETÊNCIAS PROPOSTA DE UMA FERRAMENTA DE APOIO À DECISÃO DE CAPACITAÇÃO DE RH 1. INTRODUÇÃO Gilson da Silva Cardoso Antonio Carlos Francisco Luciano Scandelari O mundo está experimentando mudanças profundas e aceleradas em todos os âmbitos. Este vertiginoso processo de transformações exige das organizações certo dinamismo para se antecipar e se adaptar aos novos desafios. Assim, estas mudanças têm modificado o mercado do trabalho, que se apresenta mais dinâmico. Este novo contexto exige novas abordagens nos campos da organização e atividade produtiva, onde o elemento humano se constitui numa das peças chave para alcançar os níveis de competitividade, produtividade e excelência das economias. O fator competitivo passa a ser o conhecimento e as competências das pessoas de cada organização. Dessa forma, muitas organizações perceberam a importância de ações sistemáticas facilitadoras para identificar, desenvolver, compartilhar, utilizar e reter o conhecimento (MULLER, 2003). Alguns avanços tecnológicos produzem grande impacto nas organizações empresariais, inclusive na sociedade como um todo, exigindo uma completa alteração na forma de agir diante desta nova realidade. Como decorrência destes avanços tecnológicos, o problema que se percebe é a falta de preparo dos colaboradores para processar as informações, a fim de mapear, perceber e interpretar seus ambientes para guiar suas decisões e ações (FREIRE, 2001). Os gestores de RH têm diante si questões relevantes, tais como: Quem são os profissionais de nossa empresa? Quais suas habilidades? Quem precisa de treinamento?estamos investindo nas pessoas certas?temos estratégias para aproveitar o potencial das pessoas? Nos dias de hoje, em um mundo que se caracteriza pela competitividade acirrada e por ser globalizado, torna-se imprescindível que as empresas possuam a tecnologia da informação como infra-estrutura básica e suporte de seus processos de gestão de RH. Portanto, faz-se necessário que tenhamos uma base de dados que nos possibilite conhecer a força de trabalho disponível, identificando os pontos fortes e insuficientes de cada colaborador. Neste contexto este trabalho tem como objetivo destacar a importância do banco de competências como ferramenta de Tecnologia da Informação no apoio ao processo decisório de capacitação de RH. Este estudo está delineado da seguinte forma: após esta introdução, é feita uma abordagem sobre as mudanças no mundo do trabalho e sua influência na gestão de RH; em seguida faz-se uma análise sobre a importância do banco de competências no processo decisório de capacitação de RH, bem como se descreve o projeto lógico e diagrama de relacionamento de entidade de um banco de identificação de competências.

2 2. AS MUDANÇAS NO MUNDO DO TRABALHO E SUAS INFLUÊNCIAS NA GESTÃO DE RH Nas últimas décadas os processos de globalização, modernização e diversificação da economia causaram efeitos sobre o fator trabalho. A atividade produtiva adquiriu novos contornos, cujas principais características foram a mudança na cultura organizacional e das práticas de gestão das empresas para enfrentar os novos paradigmas da qualidade, produtividade e competitividade internacional. Estabelece-se uma nova era de RH, onde o modelo centralizador, adotado até então passa a ter seus dias contados. As tendências atuais quando falamos sobre a função capacitação e, especificamente sobre a área de treinamento e desenvolvimento, configuram-se da seguinte forma (GRAMIGNA, 2002): - Aumento nos processos de identificação de competências funcionais, bem como na identificação de talentos internos, favorecendo o rastreamento de colaboradores em potencial e necessidades de treinamento por competências; - Oferta de programas de treinamento e desenvolvimento a partir de diversas bases de informações (avaliação de desempenho, resultados de avaliação de potencial, observação no posto de trabalho, redes de feedback, entre outros); - Participação e influência da área-cliente na definição de seus programas de treinamento, fazendo uso de critérios mais objetivos no encaminhamento dos colaboradores para estes eventos, e - Programas de treinamento e desenvolvimento por competências ou habilidades, em que participam aqueles que realmente necessitam ampliar seus domínios, para apresentar melhores resultados no trabalho. Para atender estas novas demandas torna-se necessário à introdução de sistemas informatizados, tais como os Sistemas de Informação e de Apoio à Decisão. Logo, através da adoção dos sistemas de informação tornam-se ágeis os processos de rastreamento dos talentos internos, das consultas de avaliações de desempenho, dos resultados de avaliação de potencial, entre outros dados, assim como o perfil de competências funcionais. Mediante aplicação de outros recursos como o sistema de apoio à decisão torna-se possível estabelecer critérios objetivos e justos de participação nos programas de treinamento e desenvolvimento. Com o uso de um banco de competências identificam-se as competências necessárias aos trabalhadores, podendo assim estabelecer programas de treinamento e desenvolvimento por competência ou habilidades, em que participem somente aqueles que realmente necessitem ampliar seus domínios, para apresentar melhores resultados no trabalho. 3. A IMPORTÂNCIA DO BANCO DE COMPETÊNCIAS NO PROCESSO DECISÓRIO DE CAPACITAÇÃO Banco de competências é definido com uma ferramenta gerencial que possibilita o mapeamento e a gestão do conhecimento individual e institucional (CEZAR, 2002). Observase que o mesmo nos permite ter uma visão completa sobre o quadro de funcionários quanto ao seu potencial, servindo como base referencial para diversas ações gerenciais e isto fica muito claro quando visualizamos seus vínculos com as demais áreas que pertencem ao setor de Gestão de Pessoas, quando se faz um enfoque em competências (ver figura 1).

3 Através do banco de competências podemos elaborar planos de treinamento e desenvolvimento de pessoal com base nas competências em déficit. Treinamento e Capacitação Planejamento Avaliação de Desempenho e Carreira Recrutamento e Seleção Qualidade de Vida BANCO DE COMPETÊNCIAS Apoio ao Gerenciamento de Ações estratégicas Movimentação de Pessoal Figura 1 - Vínculos do banco de competências Fonte: CEZAR, Os benefícios gerados pelo banco de competências podem ser evidenciados tanto para a organização, bem como para o colaborador (CEZAR, 2002). Os benefícios gerados para a organização são: - Alinhamento das competências individuais com as estratégias da organização; - Aproveitamento e reconhecimento dos talentos internos principalmente no preenchimento de vagas internas, e - Colaborador preparado para assumir funções futuras. Já para o colaborador os benefícios obtidos são: - Transparência nos critérios de escolha de profissionais para a participação em programas de treinamento e desenvolvimento; - Planejamento de seu desenvolvimento, apoiado pelo gestor; - Desenvolvimento de competências que agreguem valor profissional e reconhecimento, e - Criação de horizontes profissionais compatíveis com a capacidade de desenvolvimento das pessoas, provendo maior qualidade e produtividade. Para que tenhamos um banco de competências, torna-se necessário termos um banco de dados informatizado que possa acumular estas informações de forma organizada e que seja acessado facilmente. Segundo Laudon e Laudon (1999, p.126) um banco de dados é uma coleção de dados organizados de tal forma que possam ser acessados e utilizados por muitas aplicações diferentes.

4 4 PROPOSTA DO PROJETO LÓGICO DE UM BANCO DE COMPETÊNCIAS Este estudo foi delineado de tal forma, que aborda características descritivas. Nesta seção descreve-se a construção do projeto lógico de um banco de competências. O sistema a ser projetado é um típico sistema de recursos humanos, sendo classificado como de conhecimento, dando suporte a atividades de análises vinculadas ao desenvolvimento das funções, treinamento e identificação de talentos internos. Estes sistemas estarão armazenados em um banco de dados, o qual possui característica relacional. Para que possamos desenvolver uma proposta de sistema de informação é necessário um projeto lógico. Laudon e Laudon (2001) destacam que o projeto lógico esboça os componentes do sistema, seus relacionamentos entre si e como eles deveriam parecer para os usuários. Ele apresenta os requisitos funcionais necessários e não os técnicos, ou seja, descreve o que o sistema irá fazer, e não como ele funcionará fisicamente. Mostra inicialmente como deve ser construído e entendido em termos lógicos para que possa posteriormente ser traduzida em uma solução de sistema específica ou detalhada (Laudon e Laudon, 1999). O projeto lógico do banco de competências compõe-se dos seguintes itens: saídas, entradas, processamento, banco de dados, procedimentos e controles. As informações a serem produzidas pelo sistema incluem: relatórios contendo o desempenho individual ou perfil de cada colaborador; treinamentos realizados pelo colaborador; competências exigidas para cada cargo; gráficos comparativos entre as competências exigidas pelo cargo e aquelas já adquiridas pelos colaboradores; gráficos mostrando o desempenho global do colaborador por ordem de desempenho em cada competência e de desempenho geral por unidade de negócio. Os conjuntos de dados a serem inseridos para criarem as informações de saída constituem-se de: dados básicos do colaborador; de treinamentos de cada colaborador; do mapa das competências individuais de cada colaborador e dados do mapa de competências funcionais. As atividades necessárias para transformar os dados de entrada em saída envolvem: a criação e manutenção dos registros dos colaboradores; dos treinamentos realizados; das competências individuais da cada colaborador; das competências funcionais exigidas para cada cargo; dos critérios ou pesos para cada competência e também fórmulas de cálculo para geração dos gráficos comparativos e de análise de desempenho do colaborador, assim como da unidade de negócio e global. O método de organização e armazenamento de informação no sistema é relacional, pois o mesmo permite que combinemos os dados dos arquivos acima para geração de diversos relatórios e gráficos. O armazenamento será constituído de arquivos contendo todos os campos para os dados básicos do colaborador e suas respectivas competências, bem como as competências funcionais exigidas para cada cargo e os respectivos critérios ou níveis de exigência. Sugere-se atualizar com freqüência trimestral. As atividades que devem ser executadas pelos usuários finais e pela equipe de operação incluem: a introdução dos dados básicos dos colaboradores, quando estes são admitidos na empresa; a atualização dos dados dos colaboradores, quando estes participam de programas de treinamento e desenvolvimento ou passam por avaliações de desempenho; atualização do mapa de competências funcionais, quando este sofre revisões; gerar gráficos comparativos entre as competências exigidas pelo cargo e aquelas já adquiridas pelo colaborador; gerar gráficos mostrando o desempenho global do colaborador por ordem de

5 desempenho em cada competência e gerar gráfico geral de desempenho por unidade de negócio. Para assegurar que o sistema seja acurado e seguro, estabelece-se como formas de controles mandar um correio eletrônico para cada colaborador, que tenha participado de programas de treinamento para preenchimento da ficha de avaliação (reação) e efetuar conciliação entre os treinamentos solicitados pelos colaboradores ou supervisores, com aqueles que já foram feitos, evitando redundâncias. Com intuito de documentar este projeto lógico foi feito um modelo básico de conceitual de dados mediante um DER-diagrama de relacionamento de entidade (ver figura 2). Define-se como diagrama de relacionamento de entidade como um esquema lógico que auxilia na compreensão do funcionamento do banco de dados, além de mostrar as entidades e seus respectivos relacionamentos. A premissa básica de sua aplicação reside na identificação dos relacionamentos entre os elementos de dados e a maneira mais eficiente de se agrupar os elementos de dados para atender os requisitos da informação. O processo também auxilia na identificação de elementos de dados redundantes e os grupos de elementos de dados exigidos para programas aplicativos específicos (LAUDON e LAUDON, 2001). Neste diagrama os retângulos representam as entidades envolvidas no sistema e as linhas de ligação o relacionamento entre essas entidades. Por entidades podemos considerar depósitos ou elemento de dados. Nas linhas, a bolinha significa o relacionamento um-para-um e o pé de galinha representa o nenhum relacionamento ou muitos-para-muitos. Indivíduo possui Mapa de competências é parte de assiste Turma Treinamento contém Competências contém disponibiliza Conteúdo do treinamento Figura 2 - Diagrama de relacionamento de entidade A figura 2 mostra que a entidade INDIVÍDUO possui um MAPA DE COMPETÊNCIAS que possui tantas competências individuais, bem como funcionais. Este mapa de competência pode ser possuído por vários indivíduos, ou seja, pode incluir vários funcionários que realizam aquela mesma função. O mapa de competência contém uma ou mais COMPETÊNCIAS e uma competência pode estar contida em vários mapas. A entidade TREINAMENTO disponibiliza um CONTEÚDO de curso e, este conteúdo de curso ou treinamento, pode estar disponibilizado em mais de um curso, bem como proporcionar mais de uma competência.

6 Demonstra-se que a entidade TURMA é constituída de vários indivíduos que possuem algumas competências em déficit e são indicados para participar de um programa de treinamento, ou seja, de um curso. Portanto, quem faz um treinamento através de uma turma termina por adquirir algumas competências devido ao conteúdo do treinamento. Neste primeiro momento não foi inclusa a figura do professor. À medida que vamos inserindo entidades no diagrama o sistema vai ficando mais completo e é claro, maior e mais complexo no momento da implementação. Este diagrama é capaz de explicar como o indivíduo adquire competências e permite verificar se o conteúdo do curso está refletindo no mapa de competências. 5 ANÁLISE DAS INFORMAÇÕES PROVENIENTES DO BANCO DE COMPETÊNCIAS NO PLANEJAMENTO DA CAPACITAÇÃO Ao se utilizar o banco de competências, o foco principal é a análise do potencial dos talentos da organização. Isto se dá através da análise comparativa entre competências individuais e competências funcionais, ou seja, uma comparação da performance individual com o perfil funcional desejado. No momento que se dá esta análise comparativa, é possível constatar ou não, a existência de um a diferença entre o grau mínimo recomendado de competência para o cargo/função e o grau de competência demonstrado pelo colaborador ocupante da função e a partir daí, oferta-se programas de treinamento e desenvolvimento para minimizar este diferencial. Estes programas de treinamento e desenvolvimento ofertados serão focados nas competências ou habilidades para aqueles que realmente necessitam ampliar seus domínios, proporcionando apresentar melhores resultados no trabalho em termos de produtividade. Através das informações provenientes do banco de competências no planejamento da capacitação, é possível identificar se existem colaboradores com níveis de competência além do necessário para a realização das atividades, sendo estes possíveis multiplicadores de conhecimento. Pode-se ainda, caso haja demanda de novas competências em função da evolução do processo ou provenientes da adoção de novas tecnologias, convertê-las em treinamentos que antecipem a mudança nos processos, de forma a aumentar a velocidade de aprendizagem e minimizar o risco de implementação dessas mudanças. 6 CONCLUSÃO As informações provenientes do banco de competências devem ser utilizadas como indicadores, com fins de tomada de decisão quanto à capacitação. Para que se possa auxiliar na decisão, sugere-se que devam ser integradas às informações do banco de competências outras informações tais como, o acompanhamento diário no trabalho, avaliações sistemáticas e regulares, informações provenientes dos pares e auto-avaliação. O banco de competências permite o controle dos treinamentos realizados e do investimento realizado pela empresa, proporcionando uma visualização diferenciada por colaborador e por área, gerando estatísticas de investimentos por colaborador, por área e total. O banco de competências nos conduz a uma gestão de RH mais dinâmica e participativa, proporcionando uma base de dados informatizada que nos permite consultas ágeis e objetivas para a identificação, absorção e aproveitamento máximo das potencialidades

7 de cada colaborador. A vantagem evidenciada é o aperfeiçoamento do colaborador na função, com conseqüente aumento de produtividade. Com isto permitirá um melhor uso dos recursos disponíveis para a capacitação. Além de ser um excelente passo rumo à Gestão do Conhecimento. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CEZAR, K.G. Construindo a gestão por competências a partir da promoção da qualidade de vida. (2002). Disponível em: < Acesso em: 15 abr FREIRE, J.E., SEIXAS, J.A., CAZARINI, E.W. Competência na atual sociedade do conhecimento. In: ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO, 21, 2001, Salvador. Anais... Salvador: ENEGEP, GRAMIGNA, M. R. Modelo de competências e gestão dos talentos. São Paulo: Makron Books, 2002, p.7-8. LAUDON, K.C.; LAUDON, J.P. Sistemas de informação com internet. 4ed. Rio de Janeiro: LTC Livros Técnicos e Científicos, 1999, p.126, 208. LAUDON, K.C.; LAUDON, J.P. Gerenciamento de sistemas de informação. 3ed. Rio de Janeiro: LTC Livros Técnicos e Científicos, 2001, p.164, 244. MÜLLER, F. M.; GRINGS, R.C. Gestão do conhecimento mediada por tecnologia da informação. In: ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO, 23, 2003, Ouro Preto. Anais... Ouro Preto: ENEGEP, 2003.

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