GESTÃO PARA RESULTADOS: COMO GERAR INDICADORES DE GESTÃO DE PESSOAS, UTILIZANDO FERRAMENTAS BÁSICAS DE TI

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1 Centro de Convenções Ulysses Guimarães Brasília/DF 16, 17 e 18 de abril de 2013 GESTÃO PARA RESULTADOS: COMO GERAR INDICADORES DE GESTÃO DE PESSOAS, UTILIZANDO FERRAMENTAS BÁSICAS DE TI Ronaldo Rodrigues da Silva Costa

2 2 Painel 44/166 Planejamento da força de trabalho GESTÃO PARA RESULTADOS: COMO GERAR INDICADORES DE GESTÃO DE PESSOAS, UTILIZANDO FERRAMENTAS BÁSICAS DE TI Ronaldo Rodrigues da Silva Costa RESUMO Um dos grandes desafios dos especialistas do setor público é construir um sistema de indicadores de fácil manutenção, atualização e que seja relevante a ponto de subsidiar o gestor público na tomada de decisão. Em alguns casos o indicador é representativo e muito útil do ponto de vista estratégico, porém sua construção (base de cálculo) é tão complexa que o torna inviável do ponto de vista operacional. O trabalho aqui apresentado será de demonstrar como é possível, de maneira não tão complexa, criar um rol de indicadores e/ou de informações gerenciais a partir de variados ambientes de armazenamentos de dados provenientes da rotina dos processos pertinentes à gestão de pessoas no setor público. Partindo do pressuposto de que uma grande maioria dos técnicos e especialistas em recursos humanos das instituições públicas do país utiliza as ferramenta do Office da Microsoft, principalmente o Excel e o Access, explanaremos numa linguagem de passo-a-passo para facilitar o entendimento da metodologia adotada. Por fim será ilustrado parte do trabalho desenvolvido pela Coordenadoria de Monitoramento vinculada á Superintendência de Gestão de Pessoas, ambas pertencentes à SAD- Secretaria de Estado de Administração do Estado de Mato Grosso utilizando este meio alternativo para subsidiar o gestor na tomada de decisão. Palavras-chave: Indicadores. Informações gerenciais e gestão de pessoas.

3 3 INTRODUÇÃO Santos 2006 define que gestão pública refere-se às funções de gerência pública dos negócios do governo. DEMING 1992, sintetiza que não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia. A função dos indicadores como instrumento de gerenciamento na administração pública é exatamente confirmar o que estes dois teóricos defende, principalmente quando se tem indicadores representativos que conseguem captar as alterações e as tendências dos processos/produtos pertinentes à gestão pública. Um dos grandes desafios dos especialistas do setor público é construir um sistema de indicadores de fácil manutenção, atualização e que seja relevante a ponto de subsidiar o gestor público na tomada de decisão. Em alguns casos o indicador é representativo e muito útil do ponto de vista estratégico, porém sua construção (base de cálculo) é tão complexa que o torna inviável do ponto de vista operacional. Graças ao avanço de soluções tecnológicas o que muitas vezes é considerado complexo tem sido superado por processos mais simplificados, tornando estes indicadores, que antes inviáveis do ponto de vista operacional, factíveis de serem mensurados e utilizados como instrumento de gestão. O grau de complexibilidade na elaboração de um indicador ou de uma informação gerencial pode ser analisado sobre vários prismas, porém nos ataremos às dificuldades enfrentadas por diversos Estados Brasileiros que é de armazenarem a matéria-prima fragmentada em diversas bases, resultado do uso desenfreado de diversos sistemas, com variados formatos e códigos de linguagem das mais diversas maneiras encontradas no mercado de soluções tecnológicas atualmente. O trabalho aqui apresentado será de demonstrar como é possível, de maneira não tão complexa, criar um rol de indicadores e/ou de informações gerenciais a partir de variados ambientes de armazenamentos de dados provenientes da rotina dos processos pertinentes à gestão de pessoas no setor público. Partindo do pressuposto de que uma grande maioria dos técnicos e especialistas em recursos humanos das instituições públicas do país utiliza as ferramenta do Office da Microsoft, principalmente o Excel e o Access, explanaremos numa linguagem de passo-apasso para facilitar o entendimento da metodologia adotada.

4 4 Considerando que alguns Estados, assim como Mato Grosso, utiliza o Sistema Ergon da empresa Techne, serão abordados alguns exemplos utilizando modelo praticado por Mato Grosso, no Sistema Estadual de Administração de Pessoas SEAP. Entendemos que o ideal, e por sinal é a tendência que se percebe, é implementar uma solução denominada de Business Intelligence, solução esta que tem condições de gerar, em tempo hábil, informações gerencias. Um dos grandes problemas enfrentados pelos envolvidos no processo é conseguir mapear todas as regras dos sistemas institucionas, principalmente a do Ergon, e fazer com que esta solução entenda as correlações das tabelas e assim gerar a informações de forma precisas. A experiencia de Mato Grosso é um exemplo desta complexidade, um dos motivos pelo qual ainda não foi validado para uso definitivo. Por fim será ilustrado parte do trabalho desenvolvido pela Coordenadoria de Monitoramento vinculada á Superintendência de Gestão de Pessoas, ambas pertencentes à SAD- Secretaria de Estado de Administração do Estado de Mato Grosso utilizando este meio alternativo para subsidiar o gestor na tomada de decisão. CONCEITO DE INDICADORES Acompanhando o raciocínio de VALARELLI, e incorporando algumas adaptações, podemos conceituar indicadores de forma objetiva como uma "marca" ou sinalizador, que busca expressar algum aspecto da realidade onde é possível observá-lo ou mensurá-lo. É importante deixar claro, que eles indicam, demonstram, mas não é a própria realidade, eles simplesmente ajuda a compreender a realidade e suas variações. Baseiam-se na identificação de uma variável, ou seja, algum aspecto que varia de estado ou situação, variação esta considerada capaz de expressar um fenômeno que nos é relevante. VALARELLI segue descrevendo que um bom sistema de indicadores para monitoramento e avaliação de resultados apresenta as seguintes características: É coerente com a visão da entidade observada; Considera as particularidades do produto/resultado;

5 5 Captam os efeitos atribuíveis às ações, serviços e produtos; Apresentam indicadores bem definidos, precisos e representativos; Está orientado para o aprendizado; Prevê e especifica os meios de verificação que serão utilizados; Combina, de modo adequado à natureza do projeto; É simples, capaz de ser compreendido por todos; É viável do ponto de vista operacional e financeiro; Fornece informações relevantes; Aproveita as fontes confiáveis de informação existentes, poupando recursos, tempo e energia do projeto. Para Sutter (2002), múltiplos indicadores podem ser utilizados por uma organização: uns para resolver problemas conjunturais, outros para assegurar que os procedimentos internos sejam aplicados; outros, ainda, para levantar aspectos econômicos da organização, qualidade de seus produtos e satisfação de sua clientela. Para MEYER (2000:96) a mensuração do desempenho deve maximizar a eficácia das equipes e, portanto, estas devem concentrar em processos capazes de melhorar o fornecimento de produtos e serviços aos clientes, através de indicadores de processo que monitorem tarefas e atividades geradoras de resultados. Segundo Araujo (2001:98), a mensuração de desempenho pressupõe a existência de um Sistema de Informação Gerencial (SIG). Nesse sentido convém destacar a importância de criar mecanismo capaz de absorver as informações das áreas de análises para que se crie um banco de dados suficiente para desenvolver um histórico que possibilite análises por indicadores de desempenho. Considerando os indicadores como um instrumento de avaliação e exatamente por isto, eles também podem ser considerados um instrumento de gestão. Partindo do pressuposto de que os indicadores também podem ser considerados um instrumento de gestão, a análise aqui apresentada será de extrema importância também aos gestores de recursos humanos. Considerando que um dos atributos dos indicadores é que seja de fácil mensuração e que aproveita as fontes confiáveis de informação existentes, poupando recursos, tempo e energia, a análise partirá de dados disponíveis do próprio SEAP e de outras fontes institucionais do Estado.

6 6 INTEGRAÇÃO DAS BASES DE DADOS ESTUDO DE CASO DE MATO GROSSO Nossas fontes de dados relacionados aos fatos funcionais e financeiros de pessoal estão fragmentadas em vários ambientes de armazenamentos, pertencentes aos diversos sistemas institucionais no Estado. Abaixo segue uma ilustração de como se encontra os insumos para a elaboração de informações gerenciais, e como utilizamos o Access na integração das bases, a fim de permitir a manipulação dos dados em um mesmo ambiente. Obviamente o diagrama representa de forma bem simplificada a relação do Access com as fontes de dados demonstrados no esquema. A linguagem/formato dos dados, independente da fonte, deve-se obedecer a certo padrão para que a ferramenta funcione de forma adequada. Dos principais formatos aceitos pelo Access estão o Excel, txt, Arquivo XML, entre outros, conforme figura abaixo.

7 7 É imprescindível que as tabelas/relatórios importados para o Access estejam padronizados e estruturalmente organizados a fim de que sejam acionados no assistente de consulta da ferramenta. Uma vez estruturados de forma regular, o Access desempenhará sua função juntando informações complementares de uma base secundária B a uma base primária A, originando assim uma base ajustada C, conforme figura simplificada abaixo: Extraindo dados do SEAP (ERGON) Cabe registrar que o Sistema SEAP possui diversos relatórios prontos desenvolvidos ao longo do processo de implantação ou originais do produto. O problema é que nem sempre estes relatórios desenvolvidos ou originais atendem as demandas do setor de monitoramento e do estratégico e quando atende os formatos dos relatórios são apenas

8 8 em PDF e XML, dificultando fazer quaisquer ajuste necessário. Informações dadas pela empresa Techne é de que a versão mais recente do Ergon já permite exportar até os relatórios em formatos tais como Excel e Access, como usamos uma versão mais antiga não podemos desfrutar deste Plus. Como alternativa para não dependermos tanto dos analistas de sistemas, utilizamos as transações de consulta que o Ergon possui. Abaixo segue uma figura que ilustra um caminho para gerar informações financeiras, consultando lista de servidores incluídos na folha de pagamento por tipo de rubrica. Neste ambiente de consulta pode-se listar grupos de servidores por determinada rubrica ou puxar toda a base de uma folha de pagamento de determinado mês ou a base completa desde a implantação do Sistema. Considerando que o número de vínculos processados em uma folha, entre ativos e inativo, chega em torno de (cem mil) vínculos, o número médio linhas geradas fica algo em torno de 2 a 3 milhões de linhas, isto significa que para trabalhar com uma folha inteira os formatos que poderemos utilizar seria Txt, tendo em vista que o formato csv (formatado para abrir em Excel) não suportaria, já que a capacidade máxima do Excel 2010 é de linhas, capacidade inferior ao volume de dados de uma folha mensal. Para entender o porquê do crescimento exponencial do número de registros em uma folha processada, tendo em vista que a folha possui algo em torno de vínculos no Estado, segue a figura abaixo onde demonstra o espelho a título de exemplo de um único servidor que possui até mais que vinte linhas, onde cada linha representa uma referencia com rubrica específica, competência e valor. As rubricas podem ser tanto de cunho funcional como pessoal.

9 9 Assistente de consulta do Access Uma vez importado para o Access os relatórios originais de fontes diversas, basta acionar o assistente de consulta para correlacionar as bases a partir de um campo em comum dos relatórios. É necessário que o campo escolhido para ser a referência da interligação de um relatório com o outro seja dotados de valores únicos, ou seja, pessoais, que represente uma identidade. Costumeiramente adotamos a chave que é a junção da matrícula com o Nº do vínculo separado por uma constante, em nosso caso escolhemos a letra A, a explicação pela escolha está no fato de que se não separa as duas referência por uma constante, originaria um outro número que poderia coincidir com uma outra combinação, como por exemplo, o servidor com matricula de número 1 e por ventura tivesse um N de vínculo 11 teria uma chave igual a 111, por outro lado haveria um outro servidor de matrícula 11 e Nº de vínculo igual a 1, gerando uma chave também com valor 111, porém são pessoas distintas com informações funcionais e financeira totalmente diferentes daí a necessidade de ser uma letra para incluir entre a matrícula e o nº de vínculo. Abaixo segue a imagem que mostra passo-a-passo como utilizar o assistente de consulta do Access versão 2010, considerando que a etapa da importação já fora concluída.

10 10 O modo padrão seguindo as etapas da figura acima é identificar dados não coincidentes, porém como vamos utilizar o inverso, a fim de incluir informações complementares a um determinado relatório, precisamos alterar o modo de consulta clicando com o botão de atalho do mause no resultado da consulta e marcar o modo design e em seguida alterar É Nulo para É Negado Nulo, e em seguida incluir no seu relatório primário quais campo pertencente ao relatório secundário, que é o SEAP Funcional no exemplo, dando um duplo click no campo desejado e por fim clicar em Executar, conforme figura abaixo.

11 11 Depois de salvar as alterações basta clicar com o botão de atalho do mause no relatório da consulta e escolher Exporta e em seguida Excel e escolher o local desejado para salvar sua base de dados ajustado com informações financeira e funcionais como mostra a figura abaixo.

12 12 Feito a integração das bases, a parte de elaboração das informações gerenciais e dos indicadores de gestão de pessoas é feita a partir do Excel, de preferencia aversão 2010 ou posterior, utilizando o ambiente de tabela dinâmica. A tabela dinâmica agrupa de forma simples os dados pertencentes à base que fora construída a partir das variadas fontes juntada pelo Access. Talvez seja necessário um aprofundamento no uso tanto do Access quanto do Excel. Abaixo segue imagens da capa, tabelas, gráficos e alguns indicadores do Boletim de Indicadores de Pessoal que é elaborado trimestralmente por nossa unidade a partir da metodologia aqui apresentada:

13 a) Capa 13

14 b) Evolução Real e Nominal 14

15 c) Remuneração Média por Escolaridade 15

16 16 d) Pirâmide Salarial e) Índice de Absenteísmo

17 f) Doenças mais frequentes de 2010 a

18 18 g) Índice de Rotatividade h) Flutuação de mão-de-obra

19 19 CONSIDERAÇÕES FINAIS Quando se pensa em criar indicadores é imprescindível basear-se nos aspectos de importância vital para a organização e para o cliente. Esses fatores dependem de cada organização, da sua estrutura organizacional, missão, visão e valores. Sob esse aspecto, nosso principal desafio é desenvolver um sistema de indicadores e de informações gerenciais que atenda a esses pré-requisitos. Seria perfeito se disponibilizássemos de uma solução tecnológica capaz de gerar indicadores de gestão e informações gerenciais, das mais diversas maneiras, de forma ágil e seguro. Frequentemente deparamos com algumas promessas que afirmam revolucionar esta área de negócio. Enquanto a promessa não torna realidade precisamos adotar alternativas viáveis do ponto de vista operacional e financeiro a fim de sempre termos como subsidiar o nível estratégico do setor público permitindo assim aos nossos gestores mais clareza e segurança na tomada de decisão.

20 20 REFERÊNCIAS ARAUJO, Aneide Oliveira Contribuição ao estudo de indicadores de desempenho de empreendimentos hoteleiros, sob o enfoque da gestão estratégica São Paulo: FEA/USP, p. Tese de Doutorado. DEMING, W. EDWARDS. Qualidade: A Revolução da Administração. São Paulo: Editora Saraiva, MEYER, Christopher. Como os indicadores adequados contribuem para a excelência das equipes, in Harvard Business Review, Medindo o desempenho empresarial. Rio de Janeiro: Campus, Santos, Clezio Saldanha dos. Introdução à Gestão Pública, Editora Saraiva, SUTTER, Éric. Documentation, Information, Connaissances: la gestion de la qualité. Paris: ABFF (Collection Sciences de l'information. Série Ètudes et Techiniques). VALARELLI, Leandro Lamas - Indicadores de resultados de projetos sociais_in_http:// dores_de_resultados_de_projetos_sociais.pdf - acessado em 20/03/2013. Boletim de Indicadores de Pessoal Dezembro de Cuiabá. Dezembro de Elaboração trimestral pela Coordenadoria de Monitoramento vinculada à Superintendência de Gestão de Pessoas da Secretaria de Estado de Administração de Mato Grosso.

21 21 AUTORIA Ronaldo Rodrigues da Silva Costa Governo do Estado de Mato Grosso - Secretaria de Estado de Administração/Técnico da área instrumental - coord. de monitoramento. Endereço eletrônico: ronaldosilva@sad.mt.gov.br